Biuro perkraustymas: lankstūs logistikos sprendimai iš Anglijos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, o biuro perkraustymas visada sukelia vienodą chaosą, nepriklausomai nuo to, ar tai maža startuolis Londono centre, ar didelė korporacija Mančesteryje. Žmonės visada mano, kad tai tiesiog dėžių įkėlimas į sunkvežimį, tačiau realybė yra daug kompleksiškė, ypač kalbant apie judėjimą tarp salos ir žemyninės Europos. Svarbiausia čia yra ne tik fizinis darbas, bet ir sugebėjimas susidoroti su dokumentais, muitinės (Brexit vis dar keliauja galvoje) ir logistika. Štai kodėl biuro perkraustymas: lankstūs logistikos sprendimai iš Anglijos tampa būtina sąlyga sėkmei, nes standartiniai variantai retai kada veikia be priekaištų.

Bendras organizavimas ir pradžia

Kaip tikrai pradėti rengti biuro perkraustymą iš Anglijos?

Pradžiai nereikia jokio sudėtingo projekto planavimo, tiesiog pasiimkite lapą ir užsirašykite, ką turite. Dažnai klientai skambina ir sako: "turime biurą", bet negali pasakyti, ar tai 5 ar 50 dėžių. Biuro perkraustymas: lankstūs logistikos sprendimai iš Anglijos prasideda nuo to, kad išsiaiškiname, ar jums reikia pilno sunkvežimio, ar užteks dalinio krovinio. Negalima tikėtis, kad vairuotojas atvyks ir viską susirinks per valandą, jei neinformavote apie didelį seifą rūsyje.

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas, ar tai per daug?

Žinau, kiekvienas nekenčia rašyti tu sąrašų, bet be jų bus siaubingai. Tarkime taip: jei dingsta dėžė su svarbiais dokumentais, ir sąrašo nėra, kas tada? Muitinėje taip pat reikia deklaruoti kiekvieną daiktą, jei vertė didesnė. Taigi, parašykite bent apytikslį, kiek yra stalų, kompiuterių ir t.t. Tai padės ne tik mums, bet ir jums sužinoti, ką iš tikrųjų vežate.

Atvykstate įvertinti vietą ar tikrai nuotoliniu būdu?

Galime ir nuotolinai, jei pasiųsite vaizdo įrašą, bet geriau atvyksta žmogus. Vakar vienas klientas siuntė nuotraukas, kuriose tilo tik viena kambrio dalis, o atvažiavome pamatėme, kad dar yra antras kambarys pilnas baldų. Biuro perkraustymas tampa košmaru, jei neteisingai įvertiname vietos apimtį. Taigi, jei esate netoli Londono ar Birminghamo, užsukame, jei toliau – tikrai gerai išsižiūrėkite patalpas.

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka visas procesas?

Nepasakysiu tiksliai, nes viskas priklauso nuo jūsų. Jei viskas supakuota, tai viena diena įkėlimas, keli dienos kelyje, viena iškėlimas. Bet jei dar reikia išmontuoti baldus... tada gali užeiti daugiau laiko. Kartais klientai mano, kad tai dėl "valandos", bet ne, tai procesas. Nuo to momento, kai pasirašome sutartį, iki galutinio iškėlimo Lietuvoje gali praeiti net savaitė dėl muitinės ar kitų pervežimų tame pačiame kelyje.

Ar galima vežti ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra gana dažna situacija, bet čia reikia būti labai atsargiems. Jei tai kompanijos krovinys, tai muitinėje gali būti problemų, jei rastų asmenines drabužes ar vaikus. Biuro perkraustymas turi būti aiškiai atskirtas nuo private pervežimų. Galima, bet tada reikia tai aiškiai fiksuotu dokumentuose, kad neįtartų, kad tai kontrabanda ar nelegalaus darbo rezultatas.

Dokumentai, muitinė ir Anglijos niuansai

Kas dabar vyksta su tuo Brexit ir muitinės?

Oho, čia yra mėsainis. Iš esmės, dabar reikia eksporto deklaracijas iš Anglijos ir importo deklaracijas į Lietuvą. Biuro perkraustymas: lankstūs logistikos sprendimai iš Anglijos reiškia, kad mes (arba mūsų brokeriai) turime viską užpildyti už jus. Jei neturite EORI kodo, gausime bėdų pasienyje. Tai nebe taip paprasta kaip anksčiau, kai tiesiog važiavai pro vartus.

Ar mums reikia savo EORI kodo ar jūsų?

Jei esate įmonė, kuri registruota Lietuvoje ir perveža savo turtą, geriau, kad jūs turite EORI kodą, bet ne visada būtina. Viskas priklauso nuo to, kaip deklaruojame prekes – kaip turtą grąžinimą ar kaip prekių perkėlimą. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasidaryti, nes tai užtrunka penkias minutes internetu, o sutaupo valandas pasienyje. Nors dabar... galima ir be, bet brangiau.

Kiek laiko trunka muitinės patikra Doveriuje arba Folkestone?

Gali būti ir valanda, ir dvi dienos. Žinau, skamba baisiai, bet ten eilės yra įprastos. Jei vairuotojas pamiršo kurį nors lapelį arba deklaracija blogai suvesta, sustoja. Biuro perkraustymas yra jautrus dalykas, nes ten daug elektronikos, o jos dažnai tikrina. Tačiau su mūsų brokeriais dažniausiai viskas praeina "žalią", jei dokumentai tvarkingi.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada vairuotojas sėdi ir laukia. Negali važiuoti toliau, kol neatvyks brokeris su pataisymais. Buvo atvejis, kai klientas nepateikė vertės sąrašo, ir krovinys stovėjo sandėliyje tris dienas. Tai kainuoja pinigus – laikymas sandėliyje Anglijoje nėra pigus. Taigi, geriau duokite viską iš karto, net jei tai atrodo per daug detalu.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Jei tai perkeliamas jūsų įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Anglijoje ir dabar naudojamas Lietuvoje, dažniausiai PVM taikomas pagal reverse charge mechanizmą (t.y. jūs susiskaičiuojate), o moksčio nėra. Bet jei tai naujos prekės... tada gali tekti mokėti. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, aš tik vežiu, o mokesčiai tai jūsų (ir buhalterio) galvos skausmas.

Krovimas, įranga ir techninės detalės

Ar jūsų komanda supakuoja viską už mane?

Galime, jei to norite. Turiame komandą, kuri atvyksta su dėžėmis, popieriumi, burbuliukais. Bet už tai reikia mokėti. Dauguma klientų nori sutaupyti ir pakuoja patys, o mes tiesiog užkeliame ant sunkvežimio. Biuro perkraustymas tampa brangniu malonumu, jei mums reikia sudėti į dėžes kiekvieną pieštuką. Tačiau jei reikia saugumo, geriau palikite mums.

Kaip elgiatės su serveriais ir jautria IT įranga?

Čia būna baimės, bet darome tai kasdien. Serverius dedame į specialias dėžes, užfiksuoju juos, kad nešoktų. Vieną kartą vairuotojas staigiai stabdėje, ir serveris nukrito... na, buvo nepavykęs atvejis, bet mokėmės. Dabar dedame ant specialių guolių arba tarp kitų dalykų, kad niekas nejudėtų. Svarbu, kad jums būtų išjungti visi įrenginiai prieš supakuodami.

Ar galite pakelti 200 kilogramų seifą?

Galime, jei yra liftas arba galima užkelti per langą su kranu (jei leidžia). Bet jei seifas yra rūsyje ir ten laiptai... tai jau problema. Turiu vieną klientą, kuris pasakė "mažas seifas", o jis svėrė pusę tonos. Biuro perkraustymas tokiu atveju tampa statybos darbais. Reikia organizuoti specialią techniką, ir tai kainuoja ne mažai.

Kokias dėžės naudojate? Standartines?

Na, naudojame standartines "tėviškes" (tai tokios didelės dėžės ant ratai), bet turiame ir mažesnes. Jei reikia, galime atvežti dėžes su skyreliais dokumentams. Svarbiausia, kad dėžės būtų tvirtos, nes Anglijos keliai... tarkime taip, vietomis jie prastovėję, o vairuotojai varo greitai. Negali leisti, kad dėžė sugriūtų po kitų dėžių svoriu.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Taip, tai įeina į paslaugą, jei sutarta. Atvyksta meistras su šaltkalviu, išsuka stalus, spinteles, visą tai užrašo, kad vėliau žinotų, kaip surinkti. Kartais ten būna sudėtingos sistemos, ypač šiuolaikiniai "open space" biurai. Tiesa, kartais pasidaro painu, kai vieno spintelės varžtų nebepanaudojame, bet viską surandame vietą.

Kas daryti su biuro atliekomis? Ar jas išvežiate?

Galime išvežti, bet tai jau atskira paslauga, ne įtraukta į standartinį kainyną. Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl šiukšlių, negali tiesiog numesti į mišką. Reikia vežti į specialią aikštelę. Jei turite senų stalų, kuriuos nenaudosite, pasakykite iš karto, nes juos nešti į Lietuvą be reikalo yra beprasmiška.

Kaina, laikas ir logistikos sprendimai

Kiek apytiksliai kainuoja toks pervežimas?

Klausimas kaip "kiek kainuoja maistas". Priklauso nuo tūrio, svorio, vietos Anglijoje (Londonas brangiau nei kaimas) ir vietos Lietuvoje. Biuro perkraustymas: lankstūs logistikos sprendimai iš Anglijos gali kainuoti nuo tūkstančio iki kelių dešimčių tūkstančių. Geriausia, jei duodate matmenis, aš tada galiu pasakyti. Be to, degalų kainos šokuoja, tai kaina gali pasikeisti per savaitę.

Kuo skiriasi kaina, jei aš pasiruošiu pats?

Gerokai pigiau. Jei jūs supakuojate ir išnešite prie durų (arba į gatvę), mums liksta tik užkelti. Anglijoje darbo jėga brangi, o vairuotojo laukimas brangiausias. Jei jis praleidžia pusę dienos laukdamas, kol jūs susirinkite dėžes, tai mokėsite už tą laiką. Taigi, pasiruošimas – tai pinigai.

Ar galima gauti fiksuotą kainą, be jokių priedų?

Galime pasiūlyti fiksuotą, jei viskas aišku. Bet jei atsiranda neprognozuojamų dalykų, pavyzdžiui, lifto gedimas arba muitinės bauda, tai tą žaistą turi kas nors mokėti. Aš stengiuosi į kainą įtraukti viską, kas įmanoma, bet gyvenimas yra neprognozuojamas. Dažniausiai klientai nori fiksuotos, kad žinotų, ką skirti biudžetui.

Ar dirbate savaitgaliais arba naktį?

Dirbame, bet tai papildomai kainuoja. Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus, negali važiuoti 24 valandas. Jei reikia iškrauti biurą pirmadienio ryte, kad darbas nestotų, reikia važiuoti per savaitgalį. Anglijoje taip pat yra apribojimų, kada galima važiuoti sunkvežimiu miesto centre. Planuokite iš anksto.

Ar reikia mokėti už vairuotojo laikymą (waiting time)?

Taip, jei vairuotojas atvyksta į punktą B (pvz., sandėlį) ir ten laukia, nes jums nėra raktų arba darbuotojų. Laikas yra pinigai. Anglijoje laukimo mokestis gali būti gana aštrus, ypač jei tenka stovėti ilgiau nei valanda. Geriau derėkis dėl laiko su vadybininku iš anksto.

Rizikos, draudimas ir problemų sprendimas

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Turiame draudimą, bet... viskas priklauso nuo to, kaip buvo supakuota. Jei jūs padėjote vitriną ant neapklotos grindų be fiksavimo, o ji suskilo, draudimas gali nemokėti. Biuro perkraustymas turi būti atsakingas. Mes stengiamės vežti saugiai, bet jei vairuotojas nepasako, kad kažkas juda, ir staigiai stabdo... tai būna įdomių situacijų.

Kaip veikia draudimas? Ar jis apima viską?

Draudimas paprastai apima 3-5 eurų už kilogramą (priklausomai nuo pasirinkimo). Jei turite brangų serverį, kuris sveria 10 kg, bet kainuoja 5000, standartinis draudimas neapkels. Tokiu atveju reikia specialios draudimo polisą. Būtinai pasakykite apie brangius daiktus iš karto, o ne po to, kai jie dingsta arba sulūžta.

Ar galima realiu laiku sekti, kur yra mano krovinys?

Dabar beveik visi sunkvežimiai turi GPS, taip kad galime parodyti, kur jis maždaug yra. Bet ne tikėkite tikslumo iki metro. Kartais vairuotojas užkliudo į eilę Doveriuje ir stovi ten 10 valandų. Sistema rodo, kad jis "važiuoja", bet greitis 0 km/h. Biuro perkraustymas iš Anglijos reiškia, kad tikslumo nėra, nes jūra ir muitinės sukuria savo taisykles.

Kas daryti, jei vairuotojas užstrigs arba susirgs?

Tai retai, bet nutinka. Tada mes siunčiame kitą vairuotoją arba organizuojame perkrovimą į kitą sunkvežimį. Tai gali atidėti pristatymą dienai-dvi. Turiu atvejį, kai vairuotojui užstrigo stabdžiai Prancūzijoje, teko laukti mechaniką. Jūsų darbas šiuo atveju sustoja, todėl visada turkite planą B.

Ar saugu perduoti konfidencialius dokumentus?

Mes nežiūrime, kas yra dėžėse, jei jos uždarytos ir užlakuotos. Bet jei dėžė su plyšu, vairuotojas gali pamatyti. Geriausia konfidencialius dokumentus pažymėti ir uždaryti tvirtai. Jei labai bijote, galima vežti atskirame, užrakintame konteineryje arba mažame furgone, kuris važiuoja tiesiai be perkrovimų.

Specifiniai klausimai ir pabaigos darbai

Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, bet Anglijoje griežtai tikrinama dirva. Jei augalai turi daug žemės, gali būti problema fitosanitarinės kontrolės. Be to, augalams sunku peržiūrėti kelias dienas be šviesos ir vandens. Biuro perkraustymas dažnai palieka augalus likimo valioje – dažniau juos paliekame arba išduodame darbuotojams. Jei labai reikia, galim, bet ne atsiskaitome, jei pavys.

Ar galite vienu metu vežti ir biuro įrangą, ir asmeninį automobilį?

Taip, galime užkrauti automobilį į sunkvežimį su automobilių nešikliu. Tai populiaru, kai vadovas grįžta į Lietuvą kartu su biuru. Tiesa, automobilis turi būti tuščias (daiktai viduje negali būti) ir turėti techninę apžiūrą. Tai papildomas mokestis už nešiklį, bet patogu.

Kas jei naujieji biuro patalpos Lietuvoje dar nebaigti?

Tai problema. Negalima iškrauti į purvyną. Turiu vieną klientą, kuris sakė "viskas bus baigta", o atvažiavome – grindys nebetrintos, be elektros. Teko laikyti krovinį sunkvežimyje ir ieškoti sandėlio Lietuvoje trumpam laikui. Tai papildomi kaštai. Biuro perkraustymas reikalauja, kad vieta būtų pasiruošusi.

Ar galite padėti išmesti senus baldus Lietuvoje?

Galime, bet tada reikia užsakyti didelę konteinerinę mašiną (šiukšliavežį). Paprastai tai darome po to, kai iškrauname naujus daiktus. Vienas važiavimas išmesti seniems stalams nėra pigus, tačiau tai išsprendžia problemą, kad nereikia jų laikyti kieme.

Kaip su mokėjimu? Kada reikia sumokėti?

Įprasta praktika – 50% avanso sutvirtinti užsakymui (ypač jei reikia pirkti bilietus keltui ar rezervuoti laiką), ir likusi 50% pristatymo dieną arba prieš iškrovimą. Galima mokėti įmonei Anglijoje ar Lietuvoje, pagal tai, kur jums patogiau. Svarbu, kad pinigai būtų prieš tai, kai vairuotojas išvyksta su kroviniu.

Ar dirbate tik su didelėmis firmomis ar ir su mažomis?

Dirbame su visais. Buvo atvejis, kai vežėm vieno žmogaus "biurą" – tai buvo stalas, kompiuteris ir kėdė iš garsonės Londone. Biuro perkraustymas: lankstūs logistikos sprendimai iš Anglijos leidžia mums surinkti kelis mažus krovinius į vieną sunkvežimį (part load) ir taip sutaupyti jums pinigų. Nedraudžkite skambinti dėl mažų reikalų.

Ar būna taip, kad klientas pats važiuoja su vairuotoju?

Kartais, jei tai asmeninės reikšmės arba reikia prižiūrėti krovinius. Tačiau turi būti pasirašyta speciali sutartis, kad vairuotojas neatsakingas už keleivį. Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl nelegalių keleivių sunkvežimuose, todėl reikia viską užregistruoti teisingai, kad nepagautų policija.

Kas daryti, jei pasilikti daiktų Anglijoje sandėlyje?

Galime palikti mūsų partnerio sandėlyje Anglijoje (pvz., netoli Londono) ir juos vežti vėliau, kai jums bus patogiau. Tai naudinga, jei dar nesurate biuro Lietuvoje. Mokėsite už laikymą (mėnesinę normą), bet tai ramiau nei vykti paskutine minute ir panikuoti.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Anglijos nėra tiesiog logistika, tai nervų valdymas. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jums būtų kuo mažiau streso, nors kelyje visada pasitaiko staigmenų. Nors aš dirbu jau ilgai, kiekvienas kartas yra kitoks – kartais viskas vyksta kaip laikrodžio, kartais... tarkime, ne taip. Svarbiausia yra rasti partnerius, kurie supranta, kad lankstūs logistikos sprendimai iš Anglijos reiškia gebėjimą prisitaikyti prie jūsų, o ne atvirkščiai. Pasidomėkite iš anksto, klauskite drąsiai, ir tada viskas gerai susiklos.