Biuro perkraustymas: kaip sutaupyti laiko ir pinigų? Ilgalaikio vadybininko patarimai

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, tikiuosi, maždaug tiek pat manęs yra ir plaukų, tik tamsesnių. Per tą laiką mačiau viską – nuo tėviškiškų patalpų, kurias vadina „biurais“, iki milžiniškų „open space“ erdvių centre, kur reikėjo perkraustyti tūkstančius kompiuterių per vieną naktį. Žmonės visada klausia to paties: kaip padaryti, kad nekainuotų milžiniškų pinigų ir kad verslas nustotų dirbti vos dviem dienoms? tiesą sakant, biuro perkraustymas: kaip sutaupyti laiko ir pinigų yra tas klausimas, kurio atsakymas keičiasi priklausomai nuo to, kiek rytą gerti arbatos sugebėsite susirinkti.

Nebūkite idealistai – visada nutiks kažkas blogai. Liftas suges, raktai pasiliksen senose patalpose, arba darbuotojai pamiršs padėti į dėžes savo asmeninius daiktus (o to yra daugiau nei įsivaizduojate). Vis dėlto, geras planas ir realiai vertinami biuro perkraustymo kaštai gali išgelbėti jus nuo širdies smūgio, kai pamatysite galutinę sąskaitą. Sunku sutaupyti, kai viską darote paskutinę minutę, tad jei norite efektyvaus biuro perkraustymo, geriau pradėkite skaityti dabar.

Visi pradžios vargai ir planavimas (ir kodėl visada vėluojame)

Kaip anksti reikia pradėti planuoti biuro perkraustymą?

Geriau prieš metus, bet suprantu – tai fantastika. Realiai maždaug prieš mėnesį ar du. Jei turiate didelį biurą, pradėkite galvoti apie biuro perkraustymą jau dabar, nors dar neužžibėjo naujųjų metų. Paskutinį kartą matęs, kad vadybininkai pradeda skambinti savaitę prieš išsikraustymą – tai tragedija. Jūs turite susitarti su darytojais, patikrinti liftus iš anksto. Nesąmonė būti tas žmogus, kuris tada, kai jau sunkvežimis stovi po langais, pradeda ieškoti dėžių. Tada kaina šokelėja dvigubai.

Ar tikrai reikia samdyti vadybininką ar galima patys?

Galima patys, jei nenorite miegoti naktimis. Biuro perkraustymas yra complex process (sudėtingas procesas). Esu matęs savininkus, kurie bandė tai daryti patys – jie pasimetė tarp dėžių ir darbuotojų skundų. Reikia žmogaus, kuris tiesiog žino, ką daro. Vadybininkas ne tik stebi, bet ir išsprendžia problemas, kai pasidaro chaosas. Jei jūsų įmonėje toks nėra, geriau pasamdyti išorės specialistą. Tas, kas moka organizuoti, sutaupo daugiau nei atrodo iš pirmo žvilgsnio.

Kas tiksliai daroma pareiškime apžiūros metu (survey)?

Einame į jūsų dabartinę ir naują vietą. Matuojame viską. Ne tą, ką jūs man pasakote, o tai, kas yra iš tikrųjų. Kartais klientas sako: „turime penkias stalus“, o atvyksta – dešimt didelių, dar penkios spintos ir serverinė pilna daiktų. Tada biuro perkraustymas tampa brangesnis. Be to, žiūrime, ar įlenda sunkvežimis, ar nereikia specialių kėlimų priemonių. Vieną kartą Vilniaus senamiestyje teko kelti biurą per langą, nes laiptai buvo per siauri. Tokių dalykų reikia žinoti iš anksto.

Kas dėl sutarties – ką labiausiai reikėtų į ją įrašyti?

Viską. Kiek dėžių, kiek darbuotojų, kas dėžių nebus surinkta. Būtinai įrašykite baudas, jei vėluojama. Nors aš juos nemėgstu (nežinau, ar jus taip pat), bet be jų firmos tiesiog neatsidaro. Užfiksuokite, kad jūsų darbuotojai nedirba fiziškai – jų užduotis tik susirūpinti dėžėmis su savo daiktais. Turime vieną atvejų, kai klientas pagalvojo, kad jo IT padalinys prikels visus serverius – tai baigėsi nukritusiu disku. Todėl viskas turi būti popieriuose.

Ar galima sutaupyti pasirinkus „ne oficialią“ pervežimo firmą?

O, čia jautri tema. Galima sutaupyti šimtą eurų, bet prarasti tūkstančius. Neoficialios firmos neturi draudimo (arba jia fiktyvi). Jei jie nukrito su tais jūsų brangiais projektais, kas atsitiks? Nieko. Jie tiesiog išsikraus ir išjungs telefoną. Geriau mokėti šiek tiek daugiau už patikimą biuro perkraustymo paslaugas Vilniuje ar kitame mieste, nei vėliau liūdną galvą sukti teisme. Pasitikėjimas čia svarbiau už kainą.

Ką daryti su senais baldais, kurių nebeimsime į naują biurą?

Išmeskite arba parduokite iš anksto! Vieną kartą perkraustinome įmonę, kuri nusprendė vežti visas senias, sugedusias kėdes, „tiek už atsarginėms“. Galų gale jos kelis mėnesius stovėjo koridoriuje naujame biure ir trukdė. Sutaupykite vietos – nenuverkite šiukšlių. Jei baldai vertingi – paskelbkite skelbimą, jei ne – išvežti į savaitgalio aikštelę bus pigiau nei vežti kartu su biuro turtu.

Ar verta daryti biuro perkraustymą savaitgalį ar poilsio dienomis?

Tai priklauso nuo to, kiek norite mokėti už viršvalandžius. Mūsų vairuotojai ir krautojai taip pat moka mokesčius, tad savaitgalis darbo kaina yra didesnė. Bet jei jūsų verslas negali sustoti darbo dienomis, tai nėra ką daryti – reikia mokėti. Tiesa, sakau jums, poilsio dienomis eismas mažesnis (ypač Vilniaus centre), tad sunkvežimis greičiau atvyks. Kai kurie klientai renkasi penktadienį vakarą, kad turi visą savaitgalį susitvarkyti su dėžėmis.

Kiek laiko užtrunka planavimas?

Galima suplanuoti per dieną, jei viskas paprasta. Bet įprastai tai trunka savaitę-dvi. Reikia suderinti grafikus, surasti dėžių tiekėją, susitarti su interneto tiekėju (nes tai ilgai trunka). Geriau leisti daugiau laiko planavimui, nei po to skubėti ir spręsti problemas, kai jau viskas vyksta. Biuro perkraustymas be plano yra kaip važiuoti automobiliu su uždarytais akynėmis.

Daiktai, baldai ir specifiniai reikalai (ir tas, kurį visi pamiršta)

Ką daryti su kompiuteriais ir technika (IT įranga)?

Pažymėkite visas vietas. Kabeliai – tai pats didžiausias siaubas. Kiekvienas monitorius, klaviatūra, pelė turi būti padėta į savo dėžę su numeriu. Kartu su IT specialistu turite padaryti schemą, kuris stalas stovės kur. Negalima tik mesti visko į vieną krūvą. Vieną kartą teko laukti, kol IT žmogus surinko 30 kompiuterių, nes negalėjo atpažinti, kuris kabelis priklauso kuriam įrenginiui. Gailiu laiko.

Kas yra svarbiausia perkraustant dokumentus?

Slaptumas. Ne tik tai, kad dėžės turi būti tvirtos (knygos sunkios), bet ir kad prie jų neprieitų pašaliniai žmonės. Rekomenduoju naudoti dėžes su užraktais arba užlijuojančiomis juostomis, kurias sunku nutraukti be pastebėjimo. Jei turite konfidencialių dokumentų, geriau juos pervežti patys arba samdyti specialiai tam paruoštą transportą, o ne įmesdami tarp stalų ir žemyn grąžinamų butelių.

Ar jūs parduodate ar duodate dėžes?

Abu variantus. Dažniausiai į kainą įskaičiuojame dėžių nuomą. Jos turi būti standartinio dydžio, 50 litrų (arba kaip dabar vadinasi – 50l). Neperkate mažų prekybos centro dėžių – jos neišlaikys tos knygos. Stiprios, dvigubos sienelės. Po perkraustymo jas surenkame. Jei norite nupirkti – tai taip pat įmanoma, bet tai tikrai būna brangiau. Daugelis klientų sako, kad jiems nereikia, o paskui stovi ir mums skamba: „kur mus dėžės?“.

Kaip elgtis su ypatingai sunkiais daiktais (lagaminai, seifai)?

Seifai tai yra mano mėgstamiausi (sarkazmas). Jei jis pilnas – tai bėda. Reikia ištuštinti iš anksto. Kelti tuščią lengviau, bet jei sveria 300 kilogramų, reikalingi specialiai priemonės. Vieną kartą, prieš daugiau nei dešimt metų, teko kelti seifą per trečią aukštą be lifto (liftas buvo per mažas). Tai buvo įdomi patirtis... (sakyčiau, baisi). Nuo to laiko prašau ištuštinti viskas, kas juda sunkiai.

Ar reikia išmontuoti baldus ar galima juos įvežti sukomponuotus?

Visada patariau išmontuoti. Net jei spinta įeina į liftą, ją sužalojant per duris (pvz., nuplėšiant rėmą). Arba ji gali neišlipti per koridoriaus posūkį naujoje vietoje. Išmontavimas ir surinkimas užtrunka laiko, bet taip išvengsite rūsčių baldų ir brangaus restauravimo. Ypač dideli konferencijų stalai – jie turi būti visiškai išardyti.

Kas su vaizdo stebėjimo kameromis ir internetu?

Tai ne mūsų darbas, bet tiesiogiai susijęs su biuro perkraustymu. Jūs turite susisiekti su telematikos įmonėmis. Mes patys išjungsime kameras, jei reikia išmontuoti, bet pajungimą turi daryti profesionalai. Nenorite, kad pirmąją dieną naujame biure nebūtų interneto ar apsaugos. Pasirodo, didelė dalis klientų apie tai galvoja tik tada, kai jau sėdi tuščioje patalpoje be ryšio.

Ar atsiimate „elektroninės atliekas“?

Taip, jei pasakote iš anksto. Seni monitoriai, spausdintuvai, serveriai – tai ne šiukšlės, kurias galima mesti į konteinerį. Tai pavojingos atliekos. Mums reikia tai sudėti į atskirą transportą ir nuvežti į perdirbimo punktą. Už tai paprastai imamas papildomas mokestis, bet bent jūs esate ramūs, kad nesiauginsiate už taršą. Galiausiai biuro perkraustymas turi būti ir ekologiškas.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nesimestų?

Kodų sistema. Kiekvienam stalui arbi kambariui – savo spalvos lipdukas ar numeris. Pavyzdžiui, viskas išbuvožiuota raudonai, o į naują vietą tenka ant žalios sienos. Darbuotojas tiesiog rašo ant dėžės „Vadyba 3“. Tai greita ir efektyvu. Nenaudokite markerių, kurie nusiplauna, o ir nebekrapštykite juostų ant grindų (išskyrus laikinus), nes valymo kompanija jums nebepadės susirasti dėžių.

Kainos, sutartys ir pinigai (arba kodėl taip brangu)

Kaip susiformuoja kaina valandinio darbo atveju?

Imame valandinę tarifą, pridedame kelių vadybininkų ir vairuotojų darbą, taip pat degalus. Tačiau jei trukmės neįsivaizduojame, valandinis tarifas gali būti pavojingas – jei užtrunkame ilgiau nei planavote (dėl jūsų kaltės), mokėsite daugiau. Biuro perkraustymas pagal valandas tinka tik tada, kai darbų kiekis labai mažas arba labai neaiškus.

Kodėl fiksuota kaina dažniausiai brangesnė nei įsivaizduojama?

Nes mes privalome užsidrbti. Jei aš jums sakau „už 1000 eurų“, o ten pasirodo, kad reikia dirbti 10 valandų ne 6, tai aš prarandu pinigus. Todėl fiksuotoje kainoje mes įtraukiame ir rizikos maržą. Tačiau klientui tai saugesnė. Jūs žinote tikslią sumą ir niekas nepasikeis. Nors kartais gaila, kad negalima padaryti nuolaidos, kai viskas nueina greičiau, bet taip verslas veikia.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos nieko nesakoma?

Nebeturime paslėptų mokesčių, bet yra „paplūdimio mokesčių“. Pavyzdžiui, jei sunkvežimis negali priartėti prie durų ir reikia nešti 50 metrų rankomis – tai kainuoja. Arba jei reikia laukti, kol jums bus paruošta patalpa (laukimo mokestis). Geriau aptarti šiuos dalykus iš karto, kad paskui nereiktų ginčytis dėl 50 eurų.

Kiek reikia užstatyti (depocito)?

Paprastai 30-50% nuo galutinės sumos. Tai įprasta praktika. Užstatas užtikrina, kad jūs neatsisakysite paskutinę minutę. Ypač jei jums jau perkeliame dėžės (pakuojamos darbai). Kai kurie maži perkraustymai gali vykti ir be užstato, jei tai tik paprastas pervežimas vieno dienos metu, bet viskas priklauso nuo pasitikėjimo lygio.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įeina pagrindinis draudimas, bet jis dažnai būna mažas, pvz., 0,50 EUR už kilogramą. Jei vežate brangią techniką ar menu, reikia didesnio draudimo. Tai kainuoja papildomai, tačiau kai vienas „MacBook“ kainuoja kaip mano pusės mėnesio algos, verta apsisaugoti. Nemanau, kad norite rizikuoti dėl 10 eurų draudimo skirtumo. Svarbi biuro perkraustymo dalis – tai saugumas.

Kaip sutaupyti ant dėžių ir pakuotės medžiagos?

Susiraskite patys? Galbūt, bet kiek laiko tai užtruks? Mūsų dėžės yra tvirtos, idealios dydžio. Jei pasiimsite iš mažmeninės parduotuvės, jos gali neišlaikyti knygų svorio. Tas taupyklės jausmas gali paversti turtą griuvėsiais. Vienas klientas bandė taip padaryti – puse dėžių suskilo kėlimo metu. Geriau mums pasiimti dėžes ir atiduoti po kelias dienas (kaip ir numatyta). Taip sutaupote nervus.

Ar galima atsiskaityti su PVM?

Visada, jei esate juridinis asmuo. Išrašome sąskaitą faktūrą. Kartos smulkios verslininkai bando derėtis be sąskaitos, grynaisiais, dėl kainos. Bet kodėl jums to reikia? Jei esate įmonė, viskas turi būti tvarkingai. Nors, žinoma, kai kurie renkasi „grynaisiais“ variantą... (tai nelegalu, bet tokie atvejai pasitaiko). Aš visada siūlau legalų kelią.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei biuro perkraustymo kainai?

Kiek daugiau darbų atsisakote daryti patys. Jei mūsų darbuotojai turi susirinkti jūsų popierius ir susidėti į dėžes – tai laikas. Jei jūs tai padarote – sutaupote. Ir atvirkščiai – jei norite „viskas įskaitant“ (pilnus paslaugas), tada mokate už komfortą. Kiekvienas papildomas judesis kainuoja, tad nustatykite prioritetus: laikas ar pinigai?

Perkraustymo diena: kas vyksta iš tiesų (ir kodėl aš išsigandau)

Kas vyksta tą dieną ryte? Ar būna vėlavimų?

Kodėl gi ne? Stovi spūstės, vairuotojai praleido posūkį. Mes stengiamės atvykti laiku, bet esam tik žmonės. Dažniausiai vėluojame ne mes, o klientai, nes dar nėra išmesti senų baldų. Būna taip: atvažiavome, o durys užrakintos, o raktų niekas neturi. O tu metas bėga. Todėl susitikimo laikas nustatomas su rezervu.

Kaip elgtis su darbuotojais, kurie ten dirba?

Jie nebe dirba, jie stebi viską ir trukdo. Geriausia, kad jie eitų dirbti iš namų tą dieną. Tačiau jei tai neįmanoma, atskirkite jiems vieną kampą. Niekas nenori, kad sekretorė klausinėtų: „kur mano rožinis stikliukas?“, kai mes mėginame išnešti didelei spintai. Tensions rise (įtampaauga). Pažadėkite jiems gerą kavą ar pizzą kitą dieną, kad tik neštųsi po kojomis.

Ar reikia rezervuoti vietą sunkvežimiui prie pat įėjimo?

Privalomai. Vilnius, Kaunas – visur sunku su parkavimu. Jei sunkvežimis stovės 500 metrų, jūsų biuro perkraustymas užtruks dvigubai ilgiau. Pasirūpinkite leidimu nuo savivaldybės arba tiesiog padėkite „Vairuotojo draudžiama stovėti“ ženklą (tik saugiai, nepažeisdami taisyklių). Policija taip pat nemėgsta, kai mes užstatome važiuojamąją dalį.

Kas daryti, jei sugenda liftas?

Tai blogiausias scenarijus. Turiu omenyje vieną atveją Panevėžyje, kai liftas sugedo praėjus pusvalandžiui po darbo pradžios. Teko nešti per laiptus penkius aukštus. Kaina, naturally, pakilo. Jeigu tik įmanoma, pasidarykite atsarginį planą su keltuvu arba susitarkite su kaimynais, ar galima panaudoti jų liftą (jei tai daugiabutis tipo biuras). Ir nepamirškite pasidaryti nuobodulio (gerti vandenį), jei tenkinsite rankas.

Ar jūsų komanda turi savo rankinius įrankius?

Taip, visi turi peilių, žirklų, veržlių. Bet jei reikia išmontuoti sudėtingą baldą, kurį surinko „IKEA“ prieš penkerius metus (ir kurio varžtai suvirtę), mes galime tur�ti problemų. Geriau, jei jūs turite originalią instrukciją arba įrankius, kurie tinka specifiniam baldui. Mes turime standartinį komplektą, o ne viskas pasaulyje yra standartinė.

Kas daryti, jei kažkas pasidaužo pervežimo metu?

Praneškite mums nedelsiant. Ne po savaitės, kai radote įbrėžimą ant kojos. Jei įvyko įvykis, jis užfiksuojamas defekte aktą. Viskas aptariama vietoje. Bandant išreikalauti kompensaciją vėliau be įrodymų... sunku. Mes sąžiningi, jei mes sugadinome – mes atsilyginame. Bet jei jūsų stalas buvo sujaužtas jau iš anksto, tai mes nekalbame.

Ar galima keisti planą pusiaukelėje?

Galima, bet tai brangu. „Šita spinta nėra čia, o ten“, „Šitą dėžę nešti ne į sandėlį, o į kabinetą“. Kiekvienas pasikeitimas reiškia sustojimą, aptarimą, papildomą laiką. Jei keičiate planą kelis kartus per valandą, mūsų vairuotojai gali pradėti nerimauti (juokauju, bet ne visada). Biuro perkraustymas turi būti kaip geležinkelis – tiesus ir aiškus.

Kaip užtikrinti, kad viskas pasibaigs laiku?

Kai viskas įnešta, mes sudarome sąskaitą. Jei užtrukome, mes užtrukome. Gali būti, kad liko vos keletas dėžių surinkti – tai paprastai daroma po to. Bet pagrindinės darbas turi būti baigtas tada, kai susitarėme. Jei reikia likti ilgiau, aptariame papildomą apmokėjimą, nes vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus.

Ar galima patys padėti nešti daiktus?

Galima, bet tik jei neužkeliate kojoms (literally). Esu matęs, kaip vadovai bando nešti dėžes ir tada supranta, kad jie per sunkios. Geriau pasakykite, kur dėti, o ne neškite. Mūsų draudimas nedengia jūsų sveikatos, jei susižalojate mūsų darbo metu. Taip pat – tikrai nenaudokite savo „Audi“ kad suvežtumėte dėžių tai smagu, bet pavojinga ir nelegalu (jei daugiau nei leidžiama).

Pabaiga ir klausimai, kurių niekas nebeužduoda

Kaip greitai galima susirūpinti dėžių išvežimu?

Jei susitarome iš anksto, atsiimame tą pačią dieną arba kitą rytą. Nesileiskite, kad jos stovėtų mėnesį. Jos trukdo dirbti. Kai vienas klientas paliko dėžes pusmečiui, paskui jas teko mesti, nes jos puvę drėgnumo. Biuro perkraustymas pasibaigia tik tada, kai palikote tuščias, grynas dėžes.

Ar turite rekomendacijų apie valymo kompanijas?

Taip, bendradarbiaujame su keletu gerų. Kai perkraustome, vis tiek pasiliekame dulkių pėdsakus. Geriau, kad valytojai atvažiuotų iš karto po mūsų. Taip jūsų naujas biuras blizga pirmą darbo dieną ryte. Neskubėkite su valymu prieš mus – tik nusipurvinkite tą vietą, kur mes nešiojame, kad nebešluotume purvo po visą patalpą.

Ar įmanoma padaryti visą biuro perkraustymą per vieną naktį?

Įmanoma, bet brangu. Reikia daugiau žmonių (pvz., 10-12 žmonių). Dirbame iki ryto, kol jūs miegate. Ryte jūs atėjote į naują biurą, viskas stovi. Tai puiku už didžiąsias korporacijas, kad verslas nepabūtų stabdytas nė valandos. Bet mažoms įmonėms tai nėra būtina – paprasčiau palikti vieną dieną pavargus.

Kas nutinka su surinkimo laužtėmis?

Mes jas surenkame į maišus ir išvežame. Nedarykite to paties, ką vienas klientas – jis surinko visą „IKEA“ laužtės į vieną didelę dėžę ir bandė ją užmesti į šiukšliadėžę. Vietos neužteko. Geriau mums pasakyti, kad norite atsikratyti baldų pakuočių – mes tai padarysime profesionaliai.

Galite padėti su baldų išdėstymo planu (layout)?

Mes išdėstome pagal jūsų schemą. Bet jei neturite schemos, mes tiesiog statome kaip tinkamiausia. Kartais mūsų akis mato, kur spinta stovės geriau, kad neuždarytų langų. Tačiau tai jūsų sprendimas – tik patarkite, mes ne architektai. Biuro perkraustymas yra logistika, o ne dizainas, nors šie dalykai susiję.

Ką daryti, jei naujoje vietoje nėra įrengto interneto (lietaus)? (Turiu omenyje laidus)

Neškite technikos, kol nėra tinklo. Vieną kartą mes viską įnešėm, o vadybininkai stovėjo su telefonais rankose ir negalėjo dirbti. Būna tamsu. Geriau perkraustyti stalus tuščius. Arba pasirūpinkite mobilųjų ryšių routeriu (4G/5G) laikinai. Be interneto dabar biuras yra beviltiškas kaip be kavos.

Ar reikia duoti arbatos/maisto jūsų darbuotojams?

Ne privaloma, bet labai padeda. Vairuotojai ir krautojai vertina, jei leidžiate gerti vandenį arba pasiūlotė kanapytę. Geros nuotaikos komanda dirba greičiau. O jei bandote jiems uždrausti eiti į tualeto arba žiūrite ant rankų... darbas sustoja. Mes žmonės, ne robotai.

Paskutinis patarimas – ką būtų geriausia nedaryti?

Nenuleiskite kainos peržemio. Pasirinkimas pigiausios pervežėjų firmos gali baigtis tuo, kad jūsų duomenys nuslysta arba baldai sugriaunami. Geriau pasidaryti gerą planą, pasirinkti patikimus žmones ir nedirbti paskutinę minutę. Sutaupyti galite ant dėžių (jei susitvarkote patys), bet ne ant patikimumo. Biuro perkraustymas: kaip sutaupyti laiko ir pinigų? Atsakymas paprastas: planuokite ir bendraukite.

Tik tiek ir tiek. Dvidešimt penkeri metai praeina greitai, o problemos išlieka tos pačios – tik baldai keičiasi į brangesnius. Sėkmės jūsų naujame ieškyme.