Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi sklandžiai: kaip išvengti chaoso per „Brexit“ epochą

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi sklandžiai visada buvo iššūkis, o pastaraisiais metais jis tapo dar sudėtingesnis. Anksčiau užtekdavo užkrauti dėžes ir važiuoti, dabar reikia galvoti apie muitines, paso kontrolę ir kelių eismo taisykles už Lietuvos ribų. Vis dėll, jei viską suplanuoti teisingai, tai nėra neišsprendžiama užduotis. Štai mano, kaip patyrusio logistiko, žiūris į tai, kaip susitvarkyti su biuro reikmenų pervežimu per Lamanšą, nenukrypstant nuo proto ir išlaikant biuro funkcionalumą.

Pagrindiniai klausimai apie organizavimą

Kas tiksliai įeina į tą sklandų perkraustymą?

Sprendžiant pagal mano patirtį, sklandumas – tai sąvoka, labiau susijusi su jūsų nervų sistema nei su keliu būkle. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi sklandžiai prasideda nuo to, kad žinote, kas kur keliauja. Nebūtina žymėti kiekvieno pieštuko, bet kompiuterių, serverių ir svarbių dokumentų sąrašas turi būti ant rankos. Vieną kartą mačiau klientą, kuris visus failus sumetė į vieną didelę dėžę be etikečių – vėliau jie praleido pusę savaitės tiesiog ieškodami sutarties su banku. Gerai pagalvota strategija čia yra pusė sėkmės.

Kada pradėti planuoti tokį reikalą?

Nepalaukite paskutinės minutės, tai yra mano pagrindinė taisyklė. Idealiu atveju pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį, o jei perkraustote didelį įmonės padalinį, tai ir anksčiau. Reikia laiko ne tik viską susirinkti, bet ir išspręsti biurokratijos klausimus, kurie, deja, nėra sprendžiami per vieną dieną. Taip pat reikia rezervuoti laiką keltuose, o jie per šventes ar sezoną gali būti užpildyti savaitei iš anksto.

Ar reikia profesonaolio, ar galima patiems?

Jei turite tik kelis stalus ir kėdes, galit bandyti patiems su nuomos mašina, tačiau dideliam biuro perkraustymui Jungtinės Karalystės kryptimi geriau pasikviesti specialistus. Kodėl? Nes tada ant jūsų pečių nekraus atsakomybės, jei kas nors nutiks kelyje arba su muitine. Beje, vairuotojas, kuris reguliariai važinėja į Londoną ar Mančesterį, žino, kur geriau prisipilti degalų ir ką tiksliai reikalauja britų pareigūnai, o tai nenuvertinama.

Kaip pasirinkti tinkamą mašiną?

Čia ne vien apie tūrį kalba, bet ir apie patogumą. Jei turite daug elektros įrangos, reikės mašinos su_lifta_ (taip, turiu omenyje keltuvas), kitu atveju vairuotojai susinervins, o jūsų nugaros sugedą. Taip pat įsitikinkite, kad mašina yra techniškai tvarkinga – negi jūs norite stovėti prieš Karaliaus Jurgio salų tilto su sugedusiu radiatoriumi? Tai tikras niūrus scenarijus.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis (toneriai, chemija)?

Tai dažna problema IT įmonėse. Negalima tiesiog mesti spausdintuvo kasetės į bendrą krovinią. Jos turi būti deklaruojamos atskirai ir užkrautos taip, kad nepriekaištautų. Priklauso nuo to, kiek to turite, bet paprastai reikia specialios pakuotės. Vieną kartą teko spręsti situaciją, kur klientas užmiršo pasakyti apie dėžę dažų – vairuotojas užsidarė prie štabo be prieigos prie mašinos, kol viską ištiesinom. Tokių dalykų geriau vengti.

Dokumentai ir muitinės (tas baisiausias dalis)

Ar tikrai reikia EORI kodą?

Taip, be jokio abejojo. Jei verslate kuriamas biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi sklandžiai, EORI kodas yra privalomas. Nors daiktai gali būti laikomi "tempimo importu" (jei grįžta atgal) arba galutinėmis prekėmis, be to kodo muitinė net neišleis kroviniio. Užregistruoti jį gana paprasta internetu, tačiau tai trunka kelias dienas, tai nedarykite paskutinę dieną.

Ką daryti su CMR sąskaita-faktūra?

CMR – tai pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina, kad kroviniyas perduotas pervežimui. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi be šio popieriaus yra nelegalus. Turiu omenyje, kad sąskaita-faktūra turi būti labai aiški – nurodykite tikslų prekių kiekį, svorį ir, svarbiausia, jų vertę. Muitininkai mėgsta, kai viskas aišku, ir nekenčia, kai ten parašyta "biuro įranga" suskaičiuota kaip "1 vienetas". Tokiu atveju gali pradėti klausinėti ir atidaryti dėžes.

Ar reikia prekių gavėjo deklaracijos?

Jei tai yra galutinis eksportas (ne grįžtamas), tai dažniausiai taip, J pusė turi susitvarkyti su importo deklaravimu. Yra tokių atvejų, kai pervežėjas tai darba užsiima, tai reikia aptarti iš anksto. Esu matęs, kad krovinius sulaikydavo muitinėje tiesiog todėl, kad britų pusė nebuvo parengusi dokumentų. Būna, kad klientai manys, kad mums, lietuviams, viskas įmanoma, bet įstatymai užsienyje yra tokie pat griežti.

Kas tas "Intrastat" ar ką ten?

Na, tai jau sudėtingesnė tema. Jei pervežate daugiau nei tam tikrą vertės ribą (priklauso nuo šalies), gali tekti pateikti statistinę deklaraciją. Daugelis mažų įmonių to nežino, bet aš visada patariu pasikonsultuoti su buhalteriu. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi sklandžiai numato, kad jūs nebijosite šių oficialių reikalavimų, o ne slēpsitės nuo mokesčių institucijų. Geriau klausti daugiau kartų.

Kaip tinkamai sudaryti prekių sąrašą (Packing List)?

Joks dokuementai (taip, rašau taip, nes taip dažnai ištartu telefonu) neto patenka taip gerai, kaip gerai sudarytas sąrašas. Jis turi atitikti tą, kas yra dėžėje. Nerašykite "spausdintuvai", o rašykite "3 vnt. HP spausdintuvai, modelis X". Mažiau neaiškumų – greičiau sulaikysim (arba dar geriau – neleisime sulaikyti). Tai ta pati vieta, kur galite nurodyti, kad tai naudojama įranga, kas gali padėti su muitais.

Kelionės eiga ir realybė kelyje

Kiek laiko užtrunka nuvykti?

Vidutiniškai tai trunka apie 2–3 dienas, priklausomai nuo to, kur keliaujate (Londonas? O šiaip Škotija?). Tačiau niekada nesakykite klientui "rytoj bus", jei tai tikrai nėra 100% tikra. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi sklandžiai reiškia rezervuoti laiką lėktuvų (ferry) perėjimui ir kas valandą tikrinti, ar nėra spūsčių. Mano vairuotojas vakar pranešė, kad eismas prie Dover buvo 5 mylios, tai ilgėja viskas.

Kaip susitvarkyti su keltu?

Reikia bilieto ne tik vairuotojui, bet ir mašinai bei kroviniui (jei eina kaip "freight"). Paprasčiausiai "keleivio" bilietas nebetinka, kai vairuoji pervežimo mašiną. Žinoma, nuo Breksito daug kas pasikeitė – dabar ten reikia prašyti vairuotojo paso (negali būti lietuviško ID kortelės, turi būti pasas). Tai smulkmena, bet dažnai apie ją pamirštama, kol nepradeda šaukti per garsiakalbį prie išlipimo vietos.

Ar dažnai stabdo muitinė Liuksemburge arba Prancūzijoje?

Gali būti, bet dažniau "klaidos" daroma tiesiai prie išlipimo iš keltuo. Prancūzai tikrina dokumentus, o britai dabar labai griežtai tikrina, ar turite teisę dirbti ar atvykti. Tiesa, jeigu biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi vyksta konteineriu arba dideliu furgonu, tikimybė būti patikrintam yra didesnė. Reikia, kad vairuotojas būtų atsakingas ir nedarytų priekių (neužkaktų kojomis ant priekinės sėdynės ir panašiai).

Kas daro vairuotojas, kai laukia?

Laiko praleidimo tai daug. Kartais jie laukia valandas angliškame uoste. Geriausia, jei jie turi kur pailsėti ir pavalgyti, o ne sėdi kabinoje su įjungtu varikliu. Pasakysiu tiesiai – kai žmogus pavargęs, jis daugiau padaro klaidų. Todėl būtent todėl, norint išlaikyti procesą sklandžiai, reikia leisti vairuotojams laikotis poilsio režimo.

O jei atsitinka avarija?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tuomet reikia aviarinio draudimo. Be jo, jei sužeisiate vairuotoją arba sugadinsite kelią britų, baudos gali būti astronomiškos. Patirtis sako, kad geriau užsisakyti "visapušį" draudimą, įskaitant ir krovinio atsakomybę. Nemanau, kad norėtumėte mokėti už naują biuro baldų komplektą iš savo kišeno.

Ar galima sekti kur važiuoja krovinys?

Dauguma modernių firmų turi GPS sekimo sistemas. Žinau, kai yra biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi sklandžiai, klientai nori žinoti, kur jų daiktai yra kas valandą. Tai normalu. Mes tiesiogi dalinamės nuoroda, ir jie mato, kad mašina stovi prie "Eurotunnel". Tai sutaupo daug nervingų skambučių man.

Pinigai, kainos ir nepageidaujami siurprizai

Kiek tai kainuoja apytiksliai?

Kainos svyruoja labai stipriai. Už 1.5 tonos furgono maršrutą gali tekti mokėti nuo 600 iki 1200 eurų (ar net daugiau), priklausomai nuo degalų kainos ir rinkos. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi sklandžiai nebus pigus, jei norite kokybės. Neskubkite rinktis pigiausio pasiūlymo – jis dažnai baigiasi tuo, kad atvyksta kita mašina arba paprašo pinigų už "užstatą" prieš pat tiltą.

Ką daryti, jei pasikeičia degalų kaina?

Tai ne mūsų rankose. Dažniausiai susitarime yra punktas apie kuro priedą, bet jeigu kaina šokteli staiga, gali tekti susitarti dėl kompensacijos. Dabar, kai situacija pasaulyje nestabili, nėra ko stebėtis. Nors stengiamės laikyti fiksuotas kainas, kartais reikia sąlyginės korekcijos. Sakyčiau, tai tiesiog reikalavimas šioje srityje dabar.

Ar turi mokėti PVM?

Tai klausimas jūsų buhalteriui. Tarptautiniai pervežimai dažnai yra be PVM (0 proc. tarifas), tačiau tai priklauso nuo to, kas yra gavėjas arbe siuntėjas. Toliau vykdant biuro perkraustymą Jungtinės Karalystės kryptimi, reikia aiškiai susitarti dėl sąskaitos formavimo, kad vėliau neiškiltų problemų su "Sodra". Aš pats čia visada pasiuodžiuoti, ir patariu jums daryti tą patį.

Ar imamas avansas?

Dauguma įmonių dabar reikalauja bent 30-50 proc. avanso, išskyrus patikimus verslo partnerius. Perkraustant į kitą šalį rizika didesnė – ką jei klientas neatvyksta priimti prekių? Tuomet mums reikia grąžinti mašiną tuščia, o tai nuostolis. Todėl avansas yra tam tikras garantas abiejoms pusėms. Niekas nenori būti aptarnautas nemokamai.

Kas daro "keltų mokesčiai"?

Tai atskira sąnauda, kurią dažnai klientai pamiršta. Keltuose (Dover-Calais arba Dunkirk) kaina priklauso nuo mašinos aukščio ir ilgio. Priklausomai nuo to, biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi gali kilti dėl šio mokesčio. Reikia tai nurodyti sąskaitoje aiškiai, kad nebūtų klausimų, kodėl suma pasikeitė per savaitę.

Ar galima atsiskaityti grynaisiais?

Nebent mažomis sumomis vietiniam pervežimui Lietuvoje. Į JK važiuojant su dideliu kroviniu, grynaisiais pinigais vairuotojui nešiotis pavojinga ir be to, jiems to draudžia daugelis firmų. Geriau bankinis pavedimas, tai saugiau ir tvarkingiau.

Techninės pusės bei technika

Kaip supakuoti kompiuterius?

Geriausia juos supakuoti į pradines dėžes, jei dar jas turite. Jei ne, reikia daug putplasčio ir stiprių dėžių. Monitorius reikia apvynioti burbuliukine plėvele. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi sklandžiai baigiasi tada, kai įjungiate kompiuterį naujame biure ir jis veikia. Jei jis atvykęs su sulaužytu ekranu, tai nebe sklandžiai, o problemingai.

Ar galima vežti serverius?

Taip, bet tai jau atskira istorija. Serveriai turi būti išjungti teisingai (ne tik ištrauktas kištukas), o diskai – užfiksuoti. Turiu omenyje, kad vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosiuosius diskuose. Kartais rekomenduoju juos vežti kaip "rankinis bagažas" (kablyje), o ne ant grindų tarp kėdžių, jei yra labai svarbių duomenų.

Ką daryti su baldais?

Sulenkiami baldai (spintos, stalai) turi būti išmontuoti. Ne tik kad taip telpa daugiau, bet ir mažiau tikimybė, kad kažkas nulūž per posūkį. Vieną kartą teko vežti neirmontuotą didelę direktoriaus spintą – ji neprilipo pro duris į furgoną, o tada vėliau užstrigo prie angliško biuro vartų. Gyvenimas moko montuoti iš anksto.

Ar reikia apsaugoti grindų?

Neduok Dievo, kad lietus patektų į krosną (krovininę dalį). Jei biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi vyksta žiemos metu, reikia padėti drobes arba plastikines grindų dangas, kad dulkės ir drėgmė nepatektų į dėžes. Tai tas dalykas, kurio dažniausiai nepastebi, kol atidarai dėžę naujoje vietoje ir matai purvynus.

Kaip užfiksuoti, ką išvežiame?

Darykite nuotraukas prieš kraunant. Nėra nieko blogiau, nei kai vairuotojas atvyksta ir sako "aš čia nieko tokio negavau". O jūs žinote, kad davėte. Nuotraukos ir pasirašytas sąrašas – tai jūsų draugas. Aš visada sakau savo vairuotojams: padaryk nuotrauką, jei dėžė atrota sudaužyta prieš įkraunant.

Ar reikia specialios įrangos nešimui?

Jeigu biure yra dideli svoriai (severiai, safai), reikia ne tik rankų, bet ir vežimėlių, kėblių keltuvų. Negalima tikėtis, kad du vairuotojai nešis 300 kilogramų stalą laiptais. Tai tiesiog pavojinga. Pasiruoškite vieta keltuvui prie pat įėjimo.

Specifiniai ir retesni atvejai

Kas jei reikia palikti dalykus sandėlyje?

Atidarote filialą, bet biuras dar nebaigtas? Tai dažna situacija. Mes turime partnerių JK, kurie gali priimti krovinius į sandėlį (warehousing). Jis išlaikys daiktus iki kelių dienų ar net mėnesių. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi gali būti atliekamas etapais – dalis į sandėlį, dalis tiesiai į biurą. Tai leidžia išvengti streso.

Ar galima veži asmeninius daiktus?

Tai tamsi sritis. Jei darbuotojas nori vežti savo dviratį arba keturis krepšius drabužių kartu su biuro kroviniu, tai gali būti laikoma kontrabanda arba nelegaliu prekybos įrankiu, jeigu deklaruojama kaip įmonės turtas. Geriau juos vežti atskirai. Vieną kartą teko aiškinti muitininkui, kodėl furgone yra žvejybos lazdos... Tai nebuvo malonu.

Ar skirtingai keliaujama į Šiaurės Airiją?

O taip, tai visai kita istorija. Ten reikia keliauti per Airiją arba (beje, tai sudėtingiau) per jūrą iš Škotijos. O tarp Airijos ir Šiaurės Airijos taip pat yra siena, nors tai viena sala. Reikalavimai ten dar griežtesni dėl gyvūnų ir maisto produktų. Jeigu jūsų planuojamas biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi yra būtent į Belfastą, skambinkite man, reikės specialių instrukcijų.

Kas jei dingsta daiktas?

Privalomas yra draudimas. Jei įvyksta vagystė (ir tai, deja, nutinka, ypač stovint prie viešbučio arba degalinės), draudimas padengia nuostolį. Negaliu užtikrinti 100% saugumo, bet galiu užtikrinti, kad būsite atlygintas. Tiesa, reikia įrodyti, kad daiktas buvo įkrautas. Vėl gi – sąrašai svarbiausi.

Ar reikia specialios leidimo?

Jeigu biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi vyksta reguliariai (pavyzdžiui, kiekvieną savaitę), gali tekti registruoti savo vežėją JK transport departamente. Tačiau vienam kartui nereikia jokių ypatingų licencijų, jei tai yra "cabotage" (tarpšaliųinio pervežimo tęsinys). Įstatymai čia griežti, tad geriau klausti specialistų.

Ką daryti su augalais iš biuro?

Negalima. tiesiog negalima įvežti daugumos augalų su žeme į JK be specialių sertifikatų (fytosanitarinių). Palikite juos Lietuvoj arba padovanokite kolegoms. Nemanau, kad jūsų fikusas užtikrins sėkmingą muitinės prėjimą.

Kokia bauda, jei vėluojate su dokumentais?

Jei dokumentai netinkami, krovinys gali būti sulaikytas. Už kiekvieną praleistą dieną sandėlyje (tarptautiniame uoste) reikia mokėti labai brangias pinigus (storage fees). Tai gali susidoroti šimtais eurų per dieną. Todėl viskas turi būti tikslu.

Ar galima važiuoti savaitgaliais?

Taip, bet keltų grafikai gali būti kitokie, o muitinės gali dirbti trumpesnias valandas. Be to, jei biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi baigsis sekmadienį, kas jums atidarys biuro duris? Įsitikinkite, kad turite raktus arba žmogų, kuris susitiks su vairuotoju.

Pabaigos gairės

Kaip surežiuoti viską į vieną pintinę?

Susiraskite vieną atsakingą žmogų savo pusėje, kuris bendraus su vairuotoju. Jei vairuotojas bus susisiekęs su konkrečiu asmeniu, o ne su visais darbuotojais paeiliui, procesas bus greitesnis. Ir duokite vairuotojai gėrio (kavos ar vandens), tai padeda užtikrinti geresnį aptarnavimą!

Ar jūs garantuojate, kad nieko neluž?

Garantuoti negaliu nieko, nes aš nevažinėju pats (kai kuriais atvejais) ir negaliu valdyti kelių. Bet galiu garantuoti, kad padarysiu viską, kas priklauso nuo manęs, kad rizika būtų minimali. Stengiamės gerai užtvirtinti krovinius.

Kodėl verta rinktis jus?

Esu šioje srityje jau ilgiau, nei kai kurie vairuotojai vairuoja. Žiuo visas tas niuansus, kurie neįrašyti vadovuose. Mano tikslas – kad jūsų verslas neblogtų dėl pervežimo trikdžių. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi sklandžiai yra mano darbas, ne tik hobis.

Ar galite atvežti ir kitur?

Taip, važinėjame visur. Bet jeigu kalbame apie JK, tai mes ten esame namuose (buitine prasme). Žinomi keliai, žinomi restoranai. Tai svarbu.

Ką daryti, jei tiesiog nežinau, nuo ko pradėti?

Paskambinkite man. Aš neparduodu, aš tiesiog paaiškinsiu. Kartais pakanka 10 minučių pokalbio, kad suprastum, kad tai ne toks baisis dalykas. Geriau klausti nei daryt klaidas.

Kada turėtum susisiekti?

Vakar. Na, šiaip juokingai. Bet realiai – kuo anksčiau, tuo geriau. Dabar yra sezonas, vietos uostuose užimtos. Taigi, jei planuojate vežti, rašykite dabar.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma kalba bent "trucker english". Tam, kad suprastų instrukcijas ir nenukryptų, to užtenka. O sudėtingesni dalykus sprendžia logistika čia Lietuvoje.

Ar tenka važiuoti pro Londoną?

Jeigu keliaujate į šiaurę, dažnai tenka apeiti, nes Londono mokesčis (Ulez) dabar didelis už senesnes mašinas. Mes planuojame maršrutus taip, išvengti papildomų mokesčių.

Kas nutinka su šiukšlėmis? (Pakuotės)

Geriausia, jei susitvarkote patiems vietoje. Reikia manyti, kad pervežti tuščias dėžes atgal neapsimoka – tai laiko švaistymas. Išmeskite juos Anglijoje arba susiplanuokite grįžtant tuščia mašina. (Geriau išmesti).

Ką daryti su automobiliais? (Jeigu darbuotojų)

Tai jau kita paslauga (automobilių pervežimas), bet galime derėtis. Jeigu automobilis eina "kablyje" (su priekaba), tai kitoks KROVINIO tipas. Paprasčiausiai užsidarykite jį į furgoną, jeigu telpa.

Ar yra kokių nors tabu?

Nevežkite narkotikų, nelegalių gyvūnų ir pinigų, kurių nedeklaravote. Tai bus greitas kelias į kalėjimą, o ne į naują biurą. Kiti dalykai dažniausiai įmanomi.

Galutinis patarimas?

Pasitarkite su mumis. Nerašykite "Google", rašykite man. Tiesiog būkite atviri ir sąžiningi apie tai, ką vežiate. Tada biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi sklandžiai taps realybė, o ne košmaras.

---

Taigi, trumpai tariant, sėkmės priklauso nuo paruošimo. Žinoma, visada gali pasitaikyti sunkumų kelyje, kaip kad spūstis M25 žiede arba sugedęs keltu, bet su geriūs planais ir patikimu partnery viskas išsilies. Nebijokite klausti ir neikite į aklu šita vežą.