Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje: viskas vienoje vietoje

Sveiki, taigi jūs planuojate biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje? Gerai, tai nėra tiesiog kėdžių nešiojimas iš vienos vietos į kitą. Aš šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, maždaug nuo tada, kai vairuotojai dar naudojo popierinius žemėlapius, o ne GPS navigacijas. Anglija yra specifika – ten keliai siauri, o muitinės (jei važiuojate iš Lietuvos ar ES) gali būti tikras košmaras, jeigu dokumentai nėra tvarkingai surikiuoti. Čia ne tik apie fizinį daiktų pervežimą, bet ir apie tai, kad jūsų verslas neturi nustoti veikti net per valandą. Pasakysiu tiesiai – dažniausiai viskas klostosi gerai, bet kartais... o, tas incidentas su serveriu Birmingame, apie jį vėliau. Svarbiausia – žinoti, į ką įsileisti ir ką tikėtis.

Bendri klausimai ir procesas

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje?

Tai labai priklauso nuo to kur judate. Jei tai tik perkėlimas per Londoną ar iš Londono priemiesčio į centrą, tai gali užtrukti vieną ar dvi darbo dienas, priklausomai nuo patalpų dydžio. Bet jei kalbame apie biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje iš Lietuvos ar kitos ES šalies, tai tada žiūrime į savaites. Reikia susiderinti su keltų laikais, o jie yra kaip laikrodis – jei praleidote, tai laukiate kitos dienos. Taip pat reikėtų atsižvelgti į tai, kiek daug turite technikos, kuri reikalauja ypatingo elgesio. Geriau planuoti su atsarga, nes Anglijoje eismo spūstys gali suvalgyti kelias valandas per akimirką.

Ar biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje reikalauja ypatingo planavimo?

Būtinai, be jokio abejo. Negalima tiesiog atvykti ir sakyti "taip, vežkime". Turiu omenyje, kad jei jūsų įmonė turi daug įrangos, reikia sudaryti detalią inventoriaus sąrašą. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje be plano baigiasi tuo, kad vairuotojas stovi kieme ir laiko jums, o jūs ieškote raktų nuo sandėlio arba nežinote, kur dėti serverius. Geriausia pradėti planuoti mažiausiai mėnesį iki įvykio, o jei tai tarptautinis pervežimas, tai dar anksčiau. Tada išvengsite streso ir papildomų išlaidų už vairuotojo laukimą, kuris, turiu pasakyti, nėra pigus.

Kas daryti, jei neturiu pakankamai pakavimo medžiagos?

Nerūpinkitės, mes viską paruošiame. Dažnai klientai mano, kad turi pakankamai dėžių, o paaiškėja, kad jos senos ir suyra vos užkėlus jas su sunkiu spausdintuvu. Mūsų komanda atvyksta su tvirtomis dėžėmis, pleistru, burbuliukine plėvele. Ypač svarbu tai biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje atveju, kai keliaujame keltu – drėgmė gali sugadinti popierius. Tiesiog pasakykite mums apytikslį kiekį daiktų, o mes paskaičiuosime reikiamą kiekį medžiagos. Geriau turėti dėžių per daug, nei neįsivaizduojate, kaip sudėti į maišus kompiuterius.

Ar galite padėti supakuoti visus dokumentus?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Žinoma, galite tai daryti patys, bet tada atsakomybė už prarastus dokumentus krenta ant jūsų pečių. Jei mums patikėsite supakavimą, mes užrašysime kiekvieną dėžę ir sudarysime sąrašą. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje dažnai susijęs su konfidencialia informacija, todėl mes žinome, kaip elgtis atsakingai. Be to, mūsų darbuotojai supranta, kad dokumentai reikalingi darbe, todėl juos žymime taip, kad po perkraustymo juos būtų lengva rasti ir sudėti į tas pačias lentynas.

Ką daryti su labai vertingais daiktais?

Geriau juos pasilikti pas save arba vežti asmeniškai. Mes, žinoma, turime draudimą, bet kai kalbame apie labai brangią meninę kolekciją arba asmenines vertybes, geriau jų nekrauti į bendrą furoną. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje yra saugus procesas, bet visada egzistuoja nedidelė rizika, pvz., avarija keliane. Tokius daiktus reikia specialiai aptarinėti, o galvojant apie brangų serverį ar duomenų laikmenas – reikia pasirūpinti, kad jos būtų ne tik fiziškai, bet ir programiškai užšifruotos arba paslėptos.

Muitinės formalumai ir dokumentai

Ar biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje reikalauja muitinės deklaracijos?

Jeigu keliaujate iš Europos Sąjungos, tai taip, būtinai. Po „Brexit“ viskas tapo sudėtingiau. Nėra jau tos laisvės kaip anksčiau. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje dabar reikalauja T1 dokumento arba Exports deklaracijos. Tai ne taip baisu, kaip atrodo, jeigu turite gerą brokerį. Mes padedame suformuoti visus dokumentus, tačiau jums reikia pateikti tikslų inventorių. Jeigu dokumentuose bus klaidų, anglai muitininkai gali sulaikyti krovinį, o tai reiškia prastovas pinigams.

Kas nutiks, jei pamiršiu įrašyti vieną daiktą į sąrašą?

Tai gali sukelti nemažai problemų. Muitinėje tikrina, kas parašyta popieriuose, su tuo, kas yra furgone. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje be pilno sąrašo yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – gali pavykti, jei niekas nepasibaigs, bet jei sustabdys... Tada gali būti bauda arba reikalavimas sumokėti mokesčius už tą daiktą, net jei jis jums priklauso ir jums nereikia jo mokėti. Geriau pasidairyti dukart ir užpildyti viską sąžiningai, nei išgyventi stresą prie sienos.

Ar kompiuteriai ir serveriai yra apmokestinami?

Įprastai ne, jei tai yra jūsų įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir dabar perkeliamas į JK filialą. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje leidžia perkelti įrangą be PVM ir muito, tačiau reikia įrodyti, kad tai ne prekyba. Reikės pateikti pirkimo sąskaitas arba įrangos amortizacijos lapus. Be to, reikia nurodyti, kad technika nėra nauja (pvz., pirktą prieš metus), kitaip muitinė gala manyti, kad jūs tiesiog importuojate prekes į Angliją pardavimui.

Kas daryti, jei vairuotojas nekalba angliškai?

Tikrai nebekrypstate nuo minties. Mūsų vairuotojai dažniausiai suprama pagrindinius žodžius, o ir Anglijoje dabar dauguma kalba lietuviškai arba lenkiškai statybų aikštelėse ir sandėliuose. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje vyksta sklandžiai net ir be idealios anglų kalbos žinojimo, nes viską galima susiderinti gestais arba per telefoną su dispečeriu. Be to, visus svarbiausius punktus (pvz., kur atvykti) aptariame iš anksto, tad ten kalbos nereikia.

Ar reikia specialaus draudimo kelionei per Lamanšą?

Taip, keltų kompanijos turi savus reikalavimus, o mūsų draudimas juos dengia. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje neapsieina be keltų arba Eurotunelio. Ten būna staigių posūkių, o jūra jūra. Nors retai kas nutinka, bet furgonas gali nuslysti nuo vietos, jeigu jis blogai užfiksuotas. Mūsų draudimas apima ir krovinį, ir atsakomybę prieš trečiuosius asmenis, todėl galite būti ramūs, kai furgonas plaukia per jūrą.

Kainos ir mokėjimai

Kiek kainuoja biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje?

Be konkretaus matavimo nepasakysiu tikslios sumos. Kainos svyruoja priklausomai nuo tūkstančiaus veiksnių – ar tai pilnas furas, ar tik kelios dėžės. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje prasideda nuo maždaug tūkstančio eurų, jei tai mažas įmonės perkėlimas iš Baltijos šalių, ir baigiasi keliais dešimtis tūkstančių, jei judame didelį korporacijos centrą. Degalai Anglijoje brangesni, mokesčiai už tiltus (kaip Dartford Crossing) taip pat reikia mokėti. Geriausia – kvietkite mūsų vadybininką, jis atvažiuos ir apskaičiuos tiksliai.

Ar mokate už laukimą, jei patalpos nėra paruoštos?

Taip, vairuotojo laikas yra pinigai. Jei sutarėme atvykti 9:00 ryto, o jūs dar laukiate raktų nuo patalpų 10:30, tai laikmatis eina. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje yra brangus procesas, ir negalime leisti vairuotojui laisvai stovėti valandas Anglijos centre, kur už stovėjimą reikia mokėti. Todėl labai prašome pasirūpinti, kad patalpos būtų pasiekiamos. Jei žinote, kad vėluosite, pranešite iš anksto, galbūt pakeisime maršrutą.

Galima susimokėti tik atvykus į vietą?

Geriau nebūtų taip daryti. Mums reikia sumokėti degalams, keltui, vairuotojui už darbą. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje – tai ne taksi, kurį iškviečiate gatvėje. Mes paprastai prašome avanso, o likusią dalį sumokėti gavus daiktus arba prieš išvykstant. Taip ir jums saugiau, ir mums aiškiau. Ypač jei pervežame brangų turtą – reikia, kad viskas būtų tvarkoje dokumentuose.

Kas jei aš atšauksiu paslaugą paskutinę minutę?

Tada teks mokėti baudą, nes mes jau planavome maršrutą, rezervavome vietą keltui. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje reikalauja logistikos, ir jei atšaukiate, kai furgonas jau važiuoja link jūsų buvusių patalpų, mes prarandame pinigus. Žinoma, jei atšaukiate savaitę iki įvykio, tai paprastai nėra problemų, bet diena prieš – tai jau rimta problema. Supraskite, mes taip pat verslas.

Ar kainuoja daugiau važiuoti į Škotiją ar Velsą?

Taip, toli važiuoti. Anglija didelė, bet keliai į šiaurę, link Glazgo ar Edinburgo, gali būti siauresni ir lėtesni. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje neapsiriboja tik Londonu. Jei reikia važiuoti į Škotiją, skaičiuokite, kad vairuotojui reikės poilsio, o tai prailgina kelionę. Taip pat kuro kainos gali skirtis nors ir nežymiai, bet atstumas lemia didžiausią išlaidų dalį.

Techninė pusė ir įranga

Ar pervežiate didelius serverinius spintų kompleksus?

Taip, bet tai ne paprasta užduotis. Reikia, kad mūsų komanda būtų įspėta iš anksto, nes tokius daiktus reikia ne tik išimti, bet ir specialiai užfiksuoti furgone. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje su IT įranga reikalauja specialių tempimo juostų ir ratukų. Kartais net reikia išmontuoti grindinį, jei spinta per didelė durims. Geriau, kad jūsų IT specialistas būtų šalia, kai mes išmontuojame ir vėl montuojame įrangą, kad nenumestume kabelių.

Kaip sužinoti, ar viskas atvyko sveika?

Sudarome detalią sąrašą išvykstant ir patikriname atvykus. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje be kontrolės yra rizikingas. Vairuotojas duoda jums sąrašą, jūs patikrinote, ar viskas yra, ar nėra įbrėžimų. Jei randama žala, ją užrašome į aktą. Bent jau turi būti taip, jei niekas nepasimests kelyje (kaip kartais nutinka su smulkmenomis). Tada galime kreiptis į draudimo kompaniją, jei reikia.

Ar galite išmontuoti ir surinkti biuro baldus?

Žinoma, tai mūsų kasdieninė darbo dalis. Tiesiog nepamirškite pasakyti apie tai iš anksto, kad nenuvežtume surinktų stalų, kurie nepraeis pro liftus ar laiptus. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje dažnai susiduria su patalpų išplanavimo problemomis – seni pastatai turi siaurus koridorius. Mūsų meistrai turi su savimi įrankius, tad viską surinksime atgal. Tik reikia nurodyti, kur stovi kas, kad nereikėtų vėliau visko perstumti.

Kas daryti su senais baldais, kuriuos nebebeišiu?

Galime išvežti į šiukšliadėžę arba reciklavimo centrą, bet tai papildoma paslauga. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje taip pat gali apimti ir atliekų išvežimą. Anglijoje griežtos taisyklės dėl šiukšlių rūšiavimo, todėl negali tiesiog mesti visko į vieną krūvą. Jei turite senų sofų ar stalų, pasakykite mums, išvešime. Taip sutaupysite laiko ir nereikės ieškoti atskiro transporto.

Ar galima vykdyti perkraustymą naktį?

Galima, ir kartais net būtina. Jei perkraustote didelį biurą centre, naktis yra geriausias laikas, kad neblokuotumėte eismo. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje naktimis taip pat leidžia išvengti spūsčių, ypač aplink M25 žiedkelį. Tačiau reikia atsižvelgti į tai, ar naujose patalpose leidžiama dirbti naktį (garsas). Be to, keltų darbo laikas gali skirtis, tad reikia derinti su jais.

Problemų sprendimas ir nepageidaujamos situacijos

Kas nutinka, jei automobilis sugesta kelyje?

Tada siunčiame kitą arba mechaniką. Tai retai nutinka, nes mes turime gerą techninę pagalbą. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje su senais furgonais būtų siaubingas, todėl keičiamą parką kas keletą metų. Jei sugenda, mes pranešame jums ir stengiamės išspręsti problemą taip, kad jūsų daiktai atvyktų kuo greičiau. Kartais tai gali reikšti dienos vėlavimą, bet stengiamės to išvengti.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Pas mus – ne. Mes žinome, kas ką įkėlė. O girdėjau istorijų apie kitas firmas, kurios veža pigiai ir tada pasirodo, kad neįsivaizduoja, kur dingo dėžė su dokumentais. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje turi būti patikimas. Pas mus uždarymų sistema griežta – furgonas neužsidaro, kol dispečeris nepatvirtina, kad viskas įdėta. Taigi, jei pasirinksite patikimą partnerį, dingimo rizika minimali.

O jei lietus? Ar dėžės sušlaps?

Anglijoje visada lyja, tai jau ne kas nauja. Mes turime uždarius furgonus, o dėžės stovėti lauke neturi. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje vyksta taip: iškėlimas – įkėlimas. Dėžės nėra paliekamos kieme po lietumi. Jei tenka laukti, furgonas uždaromas. Tačiau jei jūsų darbuotojai išneša dėžes ir palieka jas ant grindinės purvynėje, tada atsakomybė jūsų. Mums įdomu tai, kad klientai dažnai neįsivaizduoja, kiek vandens gali patekti pro mažą plyšį.

Ar reikia leidimo iš pastato administracijos?

Žinoma, be to, tereikia sutikti su administracija. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje, ypač verslo centruose, reikalauja rezervavimo keltų arba krovimo zonų. Negalima tiesiog sustoti ant pėsčiųjų takos. Jei to nepadarysite, gausite baudą iš savivaldybės arba pastato valdytojo. Mes paprastai padedame suorganizuoti šiuos leidimus, jei mums pateikiate kontaktus.

Ar galite padėti su IT išjungimu?

Mes ne IT specialistai, bet galime ištraukti kabelius (nors geriau, kad tai padarytų jūsų žmonės). Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje susijęs ne tik su fiziniais daiktais. Jei išjungsite serverį neteisingai, gali pradėti dygti problemos vėliau. Mūsų darbas – fizika, jūsų IT – duomenys. Geriausia, kai šios komandos dirba kartą, viena pakuoja, kita fiksuoja. Taip išvengsite nerealios būklės įrangos atvežimo.

Ką daryti, jei naujos patalpos dar nėra paruoštos?

Laikinai galime laikyti sandėlyje. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupys nervų. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje dažnai vėluoja dėl remonto darbų. Jei statybininkai sako "bus rytoj", tikėkite, kad bus po savaitės. Tokiu atveju mes iškrauname daiktus į mūsų saugią sandėlį ir laukiam jūsų kvietimo. Geriau taip nei gabenti dėžes iš vienos vietos į kitą kelis kartus.

Išvada

Taigi, biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje nėra būtinas blogis, jeigu viską suplanuojate ir pasitikit patyrusia komanda. Naudokitės mano patirtimi – nebandykite taupyti ant dokumentų tvarkymo arba pakavimo, tai nusipelno. Esu matęs daug, ir gerų, ir blogų situacijų (tai tas serveris Birmingame...), tad pasitikiu savo patarimais. Sėkmės suversle, o jei kils klausimų – žinokite, kur mane rasti. Geriau klausti per anksti nei vėliau.