Biuro perkraustymas iš UK su visais patogumais jums: kaip jį išgyventi be chaoso

Įvadas

Per dvidešimt metų tarptautinių pervežimų mačiau visko: ofisų, kurie išsikraustydavo per savaitgalį lyg niekur nieko, ir tokių, kur serveris nebuvo pažymėtas, o spausdintuvai „pamiršti“ sandėlyje. Kai klientai sako biuro perkraustymas iš UK su visais patogumais jums, jie dažniausiai nori vieno – kad kas nors ne tik atvežtų dėžes į Vilnių ar Kauną, bet ir pagalvotų už juos. Viskas prasideda nuo inventorizacijos, dokumentų, laiko rezervacijos ir normalaus žmogaus, kuris neperša brangiausio varianto.

DUK – biuro perkraustymas iš UK su visais patogumais jums: planavimas ir terminai

Kada pradėti planuoti biuro perkraustymą iš UK su visais patogumais jums?

Geriausia – prieš keturias–šešias savaites (tiksliau – penkias, jei viskas paprasta). Jei turite IT įrangą, serverius, archyvą, baldus iš Londono ar Birmingamo centro, dėkite daugiau laiko. Reikia rezervuoti krovėjus, automobilį, liftą, parkavimo leidimą, muitinės dokumentus. Vieną kartą turėjome klientą, kuris norėjo „greitai rytoj“, o naujame biure Kaune dar nebuvo paruošti stalai. Tai baigėsi saugojimu ir nervais.

Ar tikrai reikia viską dėlioti į dėžes, ar galima palikti stalčiuose?

Stalčiuose palikti galima, bet aš to nerekomenduoju. Bent jau ne dokumentų, raktų, antspaudų, atmintinių, pinigų dėžučių ir visko, kas vadinasi „čia tik smulkmenos“. Pervežimo metu dėžės juda, vartosi, kartais būna drėgmė ar temperatūrų pokyčiai. Mes pažymime kiekvieną dėžę: kambarys, zona, prioritetas. Jei stalčiuje lieka tik tušti segtuvai, dar praeina. Bet jei ten buhalterija – ne.

Ką daryti, jei Londono biure nėra lifto arba liftas mažas?

Tada pirmiausia reikia žinoti aukštą, laiptų plotį, durų plotį ir ar leidžiama dirbti po valandų. Londone buvome situacijoje, kai biuras trečiame aukšte, liftas „techninis“, o jis tiesiog neįsijungė tą dieną. Krovėjai nešė rankomis, bet tai pailgino darbą beveik valandai. Tokiais atvejais kaina auga ne todėl, kad kas nors nori „pasipiniginti“, o todėl, kad laikas ir rizika realiai didėja.

Kam reikia inventorizacijos lapo, jei viską ir taip matom?

Nes matyti ir suskaičiuoti – ne tas pats. Inventorizacijoje rašome: darbo vietų skaičius, stalai, kėdės, monitoriai, spausdintuvai, archyvo dėžės, virtuvės įranga, seifai, augalai, net tie keisti stovai, kurių niekas neprisimena. Be šito sunku sudaryti kainą, parinkti transportą ir pasakyti, kiek žmonių reikia. Kartais klientas sako „mažas ofisas“, o realybėje – 40 dėžių dokumentų ir du sunkūs serverių spinteliai.

Ar kompiuteriai, serveriai ir spausdintuvai keliauja kartu?

Dažniausiai taip, bet IT įranga yra ta vieta, kur chaosas prasideda greičiausiai. Prieš kraunant reikia išjungimo plano: kas atjungia monitorius, kas pažymi laidus, kas pakuoją serverį, kas turi prieigą prie raktų. Jei laidai nepažymėti, naujame biure Vilniuje galima pusę dienos ieškoti, kuris kabelis kuriam ekranui priklauso. Mes rekomenduojame IT specialistui būti vietoje bent startui ir pabaigai.

Kas atsakingas, jei ryte išjungus IT viskas „nebekyla“?

Atsakomybė turi būti aiški iki pirmos dėžės. Jei pervežėjas tik neša ir pakuoją, jis negali garantuoti, kad serverio konfigūracija „pakils“ po perkėlimo. Jei paslaugoje yra IT palaikymas, tada jau reikia rašyti, kas ką daro: išjungia, pakuoją, perveža, pajungia, testuoja. Esu matęs, kad kaltė keliauja tarp buhalterės, IT vyro ir vadybininko, o kompiuteriai tuo tarpu stovi dėžėse.

DUK – baldai, IT, archyvas ir smulkmenos

Ar baldus galima išardyti vietoj, ar geriau vežti surinktus?

Priklauso nuo baldų. Kokybiškus modulinius stalus, konferencijų stalus ir kai kurias kėdes geriau išardyti, nes taip jie užima mažiau vietos ir mažiau daužosi. Senus pigius baldus kartais apskritai neapsimoka vežti – pigiau pirkti naujus Lietuvoje. Ypač jei vežate iš Mančesterio ar Glazgo į Alytų. Mes visada klausiame: ar baldai bus naudojami toliau, ar jie daugiau sentimentaliniai?

Ar biuro perkraustymas iš UK su visais patogumais jums apima baldų išardymą?

Taip, jei tai įeina į pasirinktą paketą, o ne tik į gražų pasiūlymą. Pilnas biuro perkėlimas dažniausiai apima baldų išardymą, apsaugą plėvele, dėžes, etiketes, pakrovimą, tarptautinį pervežimą, iškrovimą ir montavimą naujame biure. Bet reikia atskirti „atvešime baldus“ nuo „pastatysime viską pagal planą“. Pirmas variantas pigesnis, antras ramesnis. Ir taip, kartais trūksta varžtų.

Ką daryti su dokumentais, kurie turi būti sunaikinti?

Jei dokumentai konfidencialūs, jų nereikia vežti tik tam, kad po mėnesio vis tiek būtų sunaikinti. Geriau susitvarkyti saugų dokumentų naikinimą UK arba Lietuvoje, su pažyma. Ypač jei ten yra asmens duomenys, sutartys, finansai, klientų bazės. Esu matęs dėžių su archyvu, kurios keliavo per pusę Europos, nors niekas jų nebeatidarė dešimt metų. Tai ne patogumas, tai papildomas svoris ir rizika.

Ar galima vežti kavos aparatus, virtuvės baldus ir seifą?

Kavos aparatus galima, virtuvės baldus galima, seifą galima, bet seifui reikia žinoti svorį. Paprastas seifas – dar nieko. Biuro seifas, kuris sveria 300–500 kg, jau reikalauja specialaus kėlimo, kartais keltuvo. Pabėgsiu nuo temos – kavos aparatai visada kelia daugiau emocijų nei dokumentai. Bet jei aparatas komercinis, su vandens linija, reikia jį išjungti, išvalyti, išdžiovinti. Priešingu atveju gaunamas mažas baseinas dėžėje.

Ar leidimai parkuoti krovinių automobilį Londone daromi prieš dieną?

Ne visada užtenka prieš dieną. Centrinis Londonas, riboto eismo zonos, tiltų aukščiai, loading bay rezervacijos – čia reikia žiūrėti anksčiau. Jei mašina atvažiuoja ne tuo laiku, ji gali stovėti ir laukti, o laikas skaičiuojamas. Vienas klientas pamiršo pasakyti, kad kiemo vartai užrakinami 16:00. Tai buvo linksma maždaug penkias minutes, po to jau nebe.

DUK – biuro perkraustymas iš UK su visais patogumais jums: dokumentai, muitinė ir Brexit realybė

Kodėl biuro perkraustymas iš UK su visais patogumais jums kartais užstringa prie dokumentų?

Nes po „Brexit“ UK nebėra ES dalis, tad krovinys kertant sieną nėra toks paprastas kaip anksčiau. Reikia pakavimo lapo, inventorizacijos, komercinės sąskaitos arba perkėlimo dokumento, HS kodų, EORI, kartais papildomų paaiškinimų muitinei. Daugelis galvoja: „juk tai tik mūsų baldai“. Muitinei tai vis tiek krovinys. Todėl dokumentų dalį reikia tvarkyti ne paskutinę naktį.

Kas yra EORI ir kodėl jis staiga visiems rūpi?

EORI yra numeris, kurio reikia muitinės veiksmams Europos Sąjungoje. Jei jūsų Lietuvos įmonė importuoja biuro įrangą iš UK, dažniausiai jis bus reikalingas deklaravimui. Kartais klientai jį turi, bet nežino. Kartais tenka registruoti. Aš niekada nežadu 100%, kad jūsų atveju viskas bus vienodai, nes priklauso nuo įmonės statuso, PVM situacijos ir dokumentų. Geriausia pasitikrinti su muitinės brokeriu prieš pakraunant.

Ar reikia komercinės sąskaitos, jei nieko neparduodam?

Dažniausiai reikia dokumento, kuris paaiškina krovinio vertę ir pobūdį, net jei tai ne pardavimas. Gali būti komercinė sąskaita be PVM, perkėlimo sąskaita, inventorizacija su verte. Svarbu, kad muitinė suprastų: čia naudoti biuro baldai, kompiuteriai, kėdės, spausdintuvai, o ne nauja partija prekių pardavimui. Jei vertės parašytos „0“, dažnai kyla klausimų. Nulis nebūtinai reiškia „nėra vertės“.

Ką reiškia HS kodai, kodėl jie tokie nuobodūs ir svarbūs?

HS kodai yra prekių kodai muitinei. Nuobodūs? Taip, baisiai. Svarbūs? Irgi taip. Stalai, kėdės, kompiuteriai, monitoriai, spausdintuvai, serveriai – viskas turi savo kategoriją. Neteisingas kodas gali sukelti papildomus klausimus, delsimą ar net neteisingą muito/PVM skaičiavimą. Mes paprastai ruošiame preliminarų sąrašą, o brokeris patikrina galutinai. Čia geriau neatsiminėti „kaip atrodo“.

Ar kroviniui reikia draudimo, jei viskas įdėta į dėžes?

Draudimas visada yra atskiras sprendimas, bet biuro perkraustyme aš jo beveik visada rekomenduoju bent pagrindinį. Dėžės nepadaro stebuklų. Monitorius gali būti gerai supakuotas, bet jei kėlimo metu kažkas atsitrenkia, problema lieka. Draudimo kaina dažniausiai skaičiuojama procentais nuo deklaruotos vertės, maždaug 1–2%, priklausomai nuo rizikos. Jei vežate senus fotelius, kurių sentimentalumas didesnis už rinkos vertę, tai jau kita daina.

DUK – kaina, maršrutai ir draudimas

Kiek kainuoja biuro perkraustymas iš UK su visais patogumais jums?

Labai priklauso nuo tūrio, miesto, aukšto, dokumentų, IT ir to, ar reikia montavimo. Mažam biurui su 6–10 darbo vietų galima matyti orientacines kainas nuo 2 500 iki 5 500 svarų arba eurų ekvivalento. Vidutiniam biurui su 20–30 vietų dažniau būna 6 000–12 000. Jei pridedate serverius, laikiną saugojimą, draudimą, keltuvą Londone – kaina lipa. Todėl kainos dalį reikia skaičiuoti pagal sąrašą, ne pagal „atrodo mažai“.

Koks geriausias maršrutas iš UK į Vilnių, Kauną ar Klaipėdą?

Dažniausiai – keltu arba tuneliu iki Kontinentinės Europos, tada per Nyderlandus, Vokietiją, Lenkiją į Lietuvą. Iš Londono ar Birmingamo patogiau į Doverį, tada Kalė–Roterdamas/Antverpenas. Jei krovinys į Klaipėdą, kartais logika kita, ypač jei dalis įrangos gali atkeliauti jūra. Bet biurui dažniausiai renkamas automobilinis pervežimas, nes greičiau ir paprasčiau kontroliuoti grafiką.

Ar galima dalį baldų palikti UK arba parduoti prieš išvežant?

Žinoma, ir dažnai tai yra protingiausias variantas. Senus stalus, pigias kėdes, nebenaudojamus spausdintuvus kartais pigiau parduoti, paaukoti arba išmesti vietoje. Ypač jei naujame biure jau perkami ergonomiški stalai ir kėdės. Mes esame darę taip: viena dalis keliauja į Lietuvą, kita lieka UK sandėlyje trumpam, trečia iškeliauja į perdirbimą. Tik reikia tai nuspręsti anksčiau, ne tada, kai mašina jau stovi kieme.

Ar perkraustymas penktadienį tikrai mažiau trikdo darbą?

Dažniausiai taip, bet ne visada. Penktadienis skamba gražiai: darbuotojai išeina, savaitgalį viskas atkeliauja, pirmadienį sėdite naujame biure. Realybėje penktadienį visi nori tos pačios mašinos, to paties lifto ir tų pačių krovėjų. Jei naujas biuras Vilniuje dar nėra pilnai paruoštas, penktadienio vakaras gali virsti labai ilgu vakaru. Kartais geriau perkraustyti ketvirtadienį ir palikti rezervinę dieną.

Kiek laiko trunka visas procesas nuo pirmo skambučio iki montavimo?

Paprastam biurui – apie 3–6 savaites nuo pirmo skambučio iki pilno montavimo. Jei viskas maža, dokumentai tvarkingi, baldai paprasti, galima greičiau. Jei turite serverinę, archyvą, seifą, parkavimo leidimą Londono zonoje ir naują biurą Kaune, kuris dar dažomas, tada planuokite ramiau. Perkraustimui geriau skirti daugiau laiko nei mažiau. Paskutinės minutės sprendimai visada atrodo pigūs, kol pradeda kainuoti.

DUK – laikas, darbo sutrikdymas ir naujas biuras

Ką daryti, jei naujame biure Vilniuje dar nėra elektros lizdų?

Tada pirmiausia sustabdyti planą ir pasakyti tiesą pervežėjui. Be elektros, tinklo, interneto ir bent minimalaus apšvietimo montavimas gali būti beprasmis. Galima atvežti dėžes, bet kompiuterių nepajungti, stalų neišdėlioti pagal zonas, IT netestuoti. Esu matęs, kad klientai prašydavo „tiesiog palikti visur“, o po to pirmadienį visi ieškodavo savo dėžių tarp dažų kvapo ir kopėčių.

Ar biuro perkraustymas iš UK su visais patogumais jums įmanomas žiemą?

Įmanomas, tik reikia daugiau pasiruošimo. Žiemą UK gali būti lietus, vėjas, sniegas, o Lenkijoje arba Lietuvoje – slidūs keliai. Reikia geresnės pakavimo apsaugos, laiko rezervos, kartais kitokio grafiko. Baldai ir elektronika nemėgsta drėgmės, todėl negalima jų palikti lauke „penkioms minutėm“. Tos penkios minutės kartais tampa valanda, o valanda – sugadintu paviršiumi.

Ar reikia būti biure pakrovimo dieną?

Kažkas iš jūsų pusės tikrai turėtų būti. Nebūtinai visas skyrius, bet žmogus, kuris turi raktus, žino planą, gali patvirtinti, kas keliauja, o kas lieka. Be to, visada atsiranda klausimų: „šita dėžė į sandėlį?“, „ar šį stalą vežame?“, „kur yra projektorius?“. Jei niekas neatsako telefonu, krovėjai sprendžia patys, o tai ne visada gerai.

Kaip sumažinti darbo sutrikdymą perkraustymo metu?

Reikia planuoti ne tik mašiną, bet ir darbo dieną. Darbuotojams iš anksto duodamos dėžės, etiketės, instrukcijos, kas asmeninė, kas bendra, kas konfidencialu. IT išjungiamas pagal sąrašą. Vadovai patvirtina, kurios zonos pirmos turi būti pastatytos naujame biure. Mes dažnai pažymime „pirmo ryto“ dėžes: kompiuteriai, telefonai, dokumentai, kurių reikia pirmadienį. Skamba paprastai, bet tai labai gelbsti.

DUK – biuro perkraustymas iš UK su visais patogumais jums: rizikos ir blogi pasiūlymai

Kaip atpažinti, kad pasiūlymas per geras, kad būtų tiesa?

Jei kaina labai maža, klauskite, kas į ją neįeina. Kartais pasiūlyme yra „pervežimas“, bet nėra pakavimo, išardymo, draudimo, dokumentų, iškrovimo iki kabineto, montavimo. Kartais nėra net normalaus inventoriaus. Blogos įmonės mėgsta pradėti pigiai, o tada aiktelėti vietoje: „ai, čia jau papildomas darbas“. Todėl lyginkite ne tik kainą, bet ir sąrašą. Per 20 metų mačiau daug gražių pasiūlymų, kurie realybėje buvo pusdarbiai.

Išvada

Geriausias biuro perkraustymas iš UK su visais patogumais jums nėra tas, kur viskas atrodo pigiausiai. Tai tas, kur yra aiškus planas, inventorizacija, dokumentai, atsakingi žmonės ir rezervinis laikas. Nuo Londono iki Vilniaus, nuo Birmingamo iki Kauno – procesas gali vykti ramiai, jei niekas nepalieka svarbių detalių paskutinei dienai. O jos, patikėkite, visada atsiranda.