Biuro perkraustymas iš Londono: vadovas ir praktiniai patarimai

Sveiki, sėdžiu štai prie savo stalo ir galvoju, kiek kartų esu matęs tą pačią paveikslą. Viskas prasideda entuziastingai, o baigiasi nervų griūviu, kai vairuotojas neišsimauna iš sunkvežimio Londono centre dėl ribojimų. Esu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir per tą laiką biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės man nebebekelia nieko stebintino, jei nebūtų klientų, kurie visada pasitaiko kažką naujo sukurę. Londone yra savos taisyklės, kurios neegzistuoja kitur, ir jei jų nepažinsi, tas biuro perkraustimas taps brangia pamoka. Kalbėsime ne iš vadovėlių, o iš to, ką iš tikrųjų matau gatvėse ir sandėliuose.

Pasiruošimas ir planavimas

Kada pradėti ruoštis?

Geriau ankstyvai ryte, vėliau vakare ar bent prieš savaitę? Sunku pasakyti, bet paprastai visi pradeda vėlai. Biuro perkraustymas – tai ne dvi dėžės su knygomis, tai sistemos, kurios negali sustoti ilgam. Vienas mano klientas iš Soho rajono skambino tik penktadienį, norėdamas viską nuvežti į kitą savaitės pirmadienį. Mes su juo beveik nemiegojame, kad sutvarkytume visus dokumentus, todėl nedelskite iki paskutinės minutės, nes laikas – tai pinigai, o čia jis dega greičiau nei bet kur.

Kas dėžių klausimas?

Ar reikia pirkti naujas? Galima susirasti naudotų? Jei jums svarbi kaina, naudotos dėžės iš supermarketo puikiai tiks, jei nekeliate jautrių daiktų. Tačiau turiu omenyje, kad kai keliame serverius ar brangią elektroniką, reikia specialios pakavimo medžiagos. Negalima tiesiogmesti monitoriaus į paprastą dėžę ir tikėtis, kad jį išgelbės stiklo vata.

Ar verta samdyti vadovą?

Jei turite didelę kompaniją, tai būtina. Biuro perkraustymo vadovo darbas yra koordinuoti vairuotojus ir darbuotojus, kad niekas nepasimestų. Pats turbūt nebesugebėčiau sekti, kur dingo trečios aikštės stalas, jei ne būtų žmogaus su sąrašu rankose. (Tiesą sakant, kartais ir vadovai pasikrauna per daug, bet tai jau jų problema, ne mano.)

Kaip suskaičiuoti tūrį?

Niekas nežino tiksliai, kol nepradeda dėti į dėžes. Paprastai sakau, kad imkite savo biuro plotą kvadratiniais metrais ir padalinkite iš dešimt – gausite apytikslį kubinių metrų skaičių. Ne visada tas skaičius tikslus, bet duoda vaizdą, kokį sunkvežimį reikės.

Ar reikia žymėti dėžes?

Be abejo. Kiekviena dėžė turi turėti lipduką su informacija, kur ji turi patekti ir kas joje yra. Praėjusį mėnesį Vakarų Londone mes iškrašėme viską koridoriuje, nes klientas negalėjo atsakyti, kur yra buhalterijos dokumentai. Gaišome tris valandas tiesiog juos ieškodami.

Ką daryti su atliekomis?

Jei turite senus baldus, kurių nebebeiteks, juos reikia išmesti dar prieš perkraustant. Nenuvaziokite su šiukšlėmis į naują biurą, tai paprasčiausiai beprotybė. Yra specialios kompanijos, kurios atsiima senus kompiuterius ir baldus nemokamai, jei jie dar veikiantys.

Ar reikia informuoti darbuotojus?

Žinoma, jie turi žinoti, kada reikia susikrauti asmeninius daiktus. Niekas nemėgsta, kai jo peiliukas ar puodelis dingo be žinios. Biuro perkraustimas yra psichologinis procesas ne tik jums, bet ir visam kolektyvui.

Kainodara ir biudžetas

Kiek kainuoja biuro perkraustymas?

Kainos labai svyruoja. Nuo tūkstančio iki penkių tūkstančių svarų sterlingų, priklausomai nuo to, kiek daug krovinių ir kiek toli reikia vežti. Jei keliate iš Londono į曼彻斯特 (Manchesteris), bus brangiau nei į netolimą Lutoną dėl degalų ir vairuotojo darbo laiko.

Kas daro įtaką kainai?

Atstumas, kiekis, prieigos prie objekto sunkumas ir, žinoma, laikas. Jei reikia dirbti naktį ar savaitgalį, mokesčiai didesni. Vienas projektas Kensingtone kainavo dukart brangiau tik todėl, kad negalėjome užstoti sunkvežimio dieną – reikėjo gauti specialų leidimą.

Ar verta taupyti ant pakavimo?

Negalima taupyti ant burbuliukų plėvelės ar stiprios dėžės. Vieną kartą klientas norėjo sutaupyti penkiasdešimt svarų ir viską supako į senas mažmeninės prekybos dėžes. Rezultatas – sulūžęs langas brangiame kompiuteryje, kuris kainavo tris tūkstančius. Sutaupyti ilgainiui atsieina daug brangiau.

Ar mokesčiai už tiltus įeina į kainą?

Daugelis klientų apie tai pamiršta. Dartfordo tiltas arba užmokestis už užterštumo zoną (ULEZ) Londone gali padidinti sąskaitą. Visada klauskite, ar kaina yra galutinė, ar prie jos bus pridėti papildomi mokesčiai.

Kas yra „valandinis“ tarifas?

Kai kurios kompanijos dirba pagal valandas. Tai gali būti pigu, jei viskas nueina sklandžiai, bet jei užstrigsite įspūžime tris valandas, mokėsite už vairuotojo laiką, kai jis tiesiog gėrė kavą. Aš asmeniškai labiau mėgstu fiksuotą kainą.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei perkraustote didelį biurą arba derinate su kitomis paslaugomis, pavyzdžiui, sandėliavimu, taip. Tačiau nedarykite to iš karto – pirmiausia sužinokite, kas įeina į standartinę kainą, kad galėtumėte lyginti obuolius su obuoliais.

Kaip apmokėti paslaugas?

Paprastai reikia sumokėti avansą, kad užtikrintumėte datą, o likusią dalį – atlikus darbą. Nepatikite tiems, kurie prašo mokėti visą sumą iš karto, tai nebėra normali praktika šiame versle.

Ar draudimas įskaičiuojamas?

Draudimas dažnai yra papildomas pasirinkimas. Biuro perkraustimas turi būti apdraustas bent nuo pagrindinių rizikų, todėl neskubėkite atmesti šios paslaugos, norėdami sutaupyti keletą dešimčių svarų.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus reikia turėti?

Jei keliate tik po Jungtinę Karalystę, pakanka CMR (tarptautinės krovinių vežimo sutarties) sąskaitos faktūros. Jei vykstate į Lietuvą ar kitą ES šalį, reikės ir TSL dokumento bei prekių deklaracijos. Be šių lapų jūs nekirsite Doverio uosto muitinės.

Kas tas CMR?

CMR – tai standartinis dokumentas, kuris patvirtina sandorį tarp siuntėjo ir vežėjo. Jame turi būti nurodytas krovinių sąrašas, svoris ir adresas. Be to, jis yra pagrindas draudimo atveju, jei kažkas pasidarytų kelyje.

Ar reikia deklaruoti elektroniką?

Taip, jei keliate per sieną. Muitininkai Dover labai griežtai tikrina serialinius numerius kompiuterių ir serverių. Praeityje turėjau atvejį, kai clientas negalėjo išvežti tris nešiojamuosius kompiuterius, nes neturėjo jų pirkimo kvitų.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų?

Tada prasideda problemos. Gali tekti mokėti baudas arba laukti, kol gausite reikiamus popierius iš gamintojų. Geriau viską surinkti iš anksto ir pasidaryti kopijas.

Ar reikia TSL?

Jei vežate prekes iš JK į ES šalis, TSL – tai būtinas dokumentas, kuris patvirtina, kad prekės buvo išvežtos iš JK ir muitinės procedūros atliktos. Be jo, krovinys gali būti uždelstas.

Kaip sekti siuntą?

Dauguma kompanijų suteikia sekimo numerį, tačiau tarptautiniuose maršrutuose signalas gali dingti, kai vairuotojas keliauja per tunelį arba atokiose vietovėse. Neretai Klaipėda ar Vilnius pasiekiami be jokio pranešimo, tik tada, kai vairuotojas užsuka degalams.

Ar turi būti inventoriaus sąrašas?

Būtinas. Be jo neišsiversite nei su draudimu, nei su muitine. Sąraše turi būti viskas iki mažiausio detalės, net ir tos senos kėdės, kurias planuojate išmesti.

Kas nutinka su užšaldytu įrangą?

Jei turite serverius, juos reikia išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištraukti kištuką. Duomenų centrai turi savo procedūras, kurioms reikia laiko. (Nesu tikras, ar visos kompanijos taip daro, bet pas mus duomenų praradimas – didžiausia baima.)

Transportas ir logistika

Kokį sunkvežimį pasirinkti?

Jei turite mažą biurą, pakanka 3.5 tonų sunkvežimio, tačiau jis turi ribojimus Londone. Didesniems biurams reikės 7.5 arba 18 tonų mašinos. Atsiminkite, kad Londono centre važinėti dideliu sunkvežimiu be leidimo yra neįmanoma.

Ar galiu vairuoti pats?

Jei turite vairuotojo pažymėjimą (C kategorija), taip. Tačiau ar tikrai norit praleisti savaitgalį vairuodami po visą Angliją? Biuro perkraustymas – tai ne tik vairavimas, tai fizinis darbas ir organizavimas.

Ką daryti su mašina stovėjimo metu?

Jei Londono centre, reikia mokėti už stovėjimą arba gauti specialų leidimą iš savivaldybės pakrauti/iškrauti. Vienas mano vairuotojas gavo 130 svarų baudą už tai, kad užsidūrė ant „raudonųjų linijų“ penkias minutes.

Ar reikia kelias mašinas?

Jei daiktai telpa į vieną, geriau imti vieną didelę. Dvi mažos kainuos brangiau dėl dviejų vairuotojų ir darbo laiko. Tačiau jei dalis daiktų važiuoja į sandėlį, o dalis į biurą, gali tekti skaidyti.

Kaip užtikrinti saugumą kelyje?

Visi daiktai turi būti užsegti juostomis, kad neiškristų posūkiuose. Ypač svarbu tvirtai užsegti dėžes su kompiuteriais. Nenorite, kad jūsų serveriai skristų kabinete kaip lazeriai.

Ar galima vežti pavojingas krovinius?

Jei turite spausdintuvus su toneriais arba chemikalus, reikia tai deklaruoti. Tokiems kroviniams gali reikėti specialių ženklų ir dokumentų (ADR).

Kiek laiko užtrunka kelionė į Lietuvą?

Standartiškai tai trunka apie 3–4 dienas, priklausomai nuo užimtumo uostuose ir situacijos magistralėse. Kalbant apie biuro perkraustymą į tolimus miestus kaip Birmingamas ar Glazgas, pridėkite dar vieną dieną.

Kas daryti, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada reikia skubiai kreiptis į pagalbos tarnybą arba siųsti kitą sunkvežimį su priekaba. Tokiu atveju visada turiu pasirūpinęs draudimu, kuris padengia šias išlaidas.

Patirtis ir praktiniai niuansai

Ar reikia išjungti kompiuterius?

Būtina. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad jie nekaista pervežimo metu. Pastaruoju metu dažnai girdžiu, kad žmonės palieka visą įjungtą „sleep“ režime, tai tikrai blogas įpročiai.

Ką daryti su augalais?

Jei biure yra daug augalų, juos reikia specialiai pakarti, kad neišdžiūtų. Žiema reikia įdėti į mašiną paskutinę minutą, o vasarą – saugoti nuo tiesioginių saulės spindulių.

Ar galima palikti dalykus sandėlyje?

Taip, dauguma kompanijų siūlo laikiną sandėliavimą. Tai naudinga, jei naujasis biuras dar nepasiruošęs. Biuro perkraustimas kartais būna etapinis, tada tokia paslauga būtiną.

Kaip elgtis su klientais perkelimo metu?

Informuokite juos iš anksto, kad gali būti trikdžių arba kad telefonai neveiks. Niekas nenori sužinoti apie jūsų perkraustymą tada, kai skambina dėl skubaus užsakymo.

Ar verta drausti biuro techniką atskirai?

Kartais tai pigiau. Draudimo brokeriai gali pasiūlyti atskirą polisą brangiems daiktams. Paprastai krovininio transporto draudimas turi didelę франшизę (privalomąjį nuostolį).

Kas daryti su serverine?

Serverinė yra jautriausia vieta. Ten reikia kvietis specialistus, kurie išjungia ir pažymi kabelius. Negalima tiesiog nutraukti laidų ir vėliau tikėtis, kad viskas veiks „kaip pats“.

Ar reikia valyti biurą po se?

Dauguma sutarčių numato, kad paliksite biurą tvarkingą valymo kompanijai. Už papildomą mokestį galima užsakyti ir mūsų padėjėjus, bet geriau tai padaryti patys, kad būtų tikrai švaru.

Ką daryti, jei daiktų per daug?

Tada tikrai reikės atsikratyti nereikalingų daiktų. Biuro perkraustimas yra puikus proga padaryti „priešgaisrinę“ apžiūrą ir išmesti visus senus užrašų knygeles, kurias niekas nepažiūrėjo nuo 2010 metų.

Išvados

Biuro perkraustymas, ypač iš tokio miesto kaip Londonas, nėra paprasta užduotis, bet su tinkamu planavimu viskas įmanoma. Svarbiausia yra nebandyti sutaupyti ant dokumentų, pakavimo ir patyrusių vairuotojų, nes nervai ir laikas vertesni nei šimtas svarų. Nereikia tikėtis, kad visos eis lygiai pagal planą – visada bus kažkas, kas ne taip, svarbiau sužinoti, kaip su tuo susitvarkyti greitai ir be panikos. Gerai susiderkite su ekskavatoriumi tikrai, kad jūsų verslas nestotų ne vienai dienai.