Biuro perkraustymas iš Londono efektyviai: praktinis vadovas be idealizacijos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – efektyvumas yra sąvoka, kurią kiekvienas supranta savo. Kai kalbame apie biuro perkraustymą iš Londono, tai ne tiesiog dėžių kėlimas į sunkvežimį. Londonas yra savotiška visata, kurioje taisyklės keičiasi greičiau nei oras, o Brexit tik sudarė dar daugiau komplikacijų. Dažnai klientai klauso, ar įmanoma tai padaryti efektyviai, ir atsakymas yra „taip“, bet su dideliu „bet“. Reikia suprasti, kad efektyvumas čia ne reiškia „greitai“, o reiškia „be nenumatytų sustojimų, kurios kainuos brangiai“. Jaučiuosi tarsi senas kareivis, kuris moka išvengti minų laukų, nors kartais ir pats sužingsiu ant vienos.

Pradinis pasiruošimas ir biuro inventorius

Kiek laiko užtruks biuro perkraustymas iš Londono planavimas?

Visada sakau, kad planavimas turi prasidėti mažiausiai prieš mėnesį, o idealiau – šešias savaites. Londono biuruose dažnai būna sudėtingos išsiregistravimo sutartys, o tarpų tarp pastatų rasti beveik neįmanoma. Vieną kartą turėjome klientą, kuris manė, kad viską susitvarkys per savaitę, ir galų gale teko mokėti baudą už vėlavimą išsinuomotose patalpose. Geriausias laikas yra ne paskutinė penktadienis, o ramus antradienis. Taip pat reikia laiko pasirūpinti liftu – jei jame nėra, kaina šokąs aukštyn.

Ar reikia detalaus inventoriaus sąrašo?

Be abejo, ir tai nėra pasirinkimas, o būtinybė, ypač kai atvykstate iš JK. Muitinė be sąrašo nepraleis nei vieno sunkvežimio, o jei sąrašas bus klaidingas, gausite didelę baudą. Rašykite viską: nuo stalų iki popieriaus karpiklių. Buvau situacijoje, klientas parašė „biuro įranga“, o muitininkas sulaikė visą krovinį trims dienoms, kol išsiaiškino, kas ten tiksliai yra. Nereikia būti pernelyg detaliam su spalvomis, bet svoriai ir kiekiai turi būti tikslesni.

Kaip susitvarkyti su dokumentais ir konfidencialia informacija?

Čia esą viena svarbiausių dalių. Geriausia visus dokumentus susirūpinti patys – neleiskite jų krauti į bendras dėžes su foteliais. Turiu omenyje tąkart, kai viena didelė finansų įmonė beveik prarado sutartis, nes jas išmetė į vieną krūvą su senais kavinės puodeliais. Pasirašykite su mumis slaptumo sutartį, jei reikia, bet geriau, jei „sensitive“ duomenys keliauja atskiru, užrakintu automobiliu arba su jumis lėktuve.

Ar verta dalyvauti pakavimo procese?

Jei galite, būtinai dalyvaukite, bent pirmą dieną. Jūs žinote, kur seni failai, o kur svarbių projektų diskai. Vienas vadybininkas mums pasakė, kad „viskas vienoda“, o paskui paaiškėjo, kad puse dalykų reikėjo išmesti, o ne vežti. Darbuotojai dažnai pasigaili senų daiktų, todėl jūsų akys ant vietos padės išvengti nereikalingo krovinio. (Tikrai, nereikia vežti to sugedusio spausdintuvo, kuris stovi kambaryje jau metus).

Ką daryti su nereikalingais baldais Londonuje?

Londono šiukšliadėžės neįsisavia didelių baldų, o jų ivežimas kainuoja prabangiai. Prieš perkraustant biurą iš Londono, reikia susirasti vietinę慈善 organizaciją arba specializuotą įmonę, kuri išveš metalo laužą ir senus stalus. Kartais už tai netgi imama nedidelis mokestis, bet tai pigiau nei vežti per jūrą šiukšles. Galima pabandyti parduoti „Gumtree“ platformoje, bet tai užima laiko.

Londono logistika ir specifika

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie biuro?

Tai yra košmaras, ypač Westminster ar City zonoje. Negalima tiesiog sustoti prieš duris ir krauti. Reikia kreiptis į savivaldybę (council) dėl stovėjimo leidimo (suspension of parking bays), o tai trunka maždaug dvi savaites. Jei bandysite tai padaryti be leidimo, gausite baudą, o automobilį gali atitraukti. Vieną kartą teko mokėti 200 svarų už tai, kad vairuotojas užsidėjo „mirksi ant“ penkiomis minutėmis.

Ką daryti, jei nėra lifto arba jis per mažas?

Tada biuro perkraustymas iš Londono tampa brangiausiu paslaugų rūšiu. Reikia samdyti papildomus krovėjus ir naudoti nešimo juostas. Kaina skaičiuojama ne pagal valandas, o pagal laiptų aukštą. Buvau pastate Soho rajone, kur liftas galėjo pakelti tik 300 kg, tai teko įrenginius nešti rankomis per ketverius aukštus. Planuokite tai iš anksto, kad nenuviltumėt.

Ar įmonių automobiliai turi teisę važiuoti į centrines zonas?

Londonas turi ULEZ (Ultra Low Emission Zone) ir dabar jau didesnę Congestion Charge zoną. Mūsų sunkvežimiai yra Euro 6 standarto, taigi galime važiuoti, bet kiekvieną važiavimą turiu užregistruoti. Jei pasamdysite „vyrą su furgonu“, kurio automobilis senas, jis gaus baudą netrukus po įvažiavimo. Patikrinkite mūsų transporto priemonių sąrašą, kad būtumėt tikri – mokame už leidimus, o jūsų biudžetas nenukris dėl baudų.

Kaip elgtis su „Red Routes“?

Raudonosios linijos Londono gatvėse yra šventa karvė. Negalima sustoti net iškrovimui, jei nėra specialaus leidimo. Net jei vairuotojas tik penkioms sekundėms išlips, gali užfiksuoti kamerą. Geriausia rasti šalutinę gatvelę arba pristatyti dėžes prieš pat darbo pradžią, kai mažiau transporto. Planuokite maršrutą taip, kad išvengtumėt šių zonų, nors centriniame Londone tai beveik neįmanoma.

Ar galima vežti per naktį?

Kartais tai vienintelis būdas padaryti efektyviai, jei biuras yra labai judrioje vietoje. Tačiau Londono taisyklės draudžia triukšmą naktį tam tikrose vietose, tad reikia gauti specialų leidimą. Be to, naktiniai darbiai kainuoja brangiau – darbuotojai dirba pagal priedėlius. Bet jei jums būtina išsikraustyti be stabdymo, verta tos kainos.

Kainos ir biudžetas

Kiek kainuoja vidutinis biuro perkraustymas iš Londono?

Kainos svyruoja labai stipriai. Mažam biurui (2-3 kambariai) su 10-15 dėžių ir kelių stalų komplektu, tai gali kainuoti nuo 2500 iki 4000 eurų, priklausomai nuo to, kur Lietuvoje reikia pristatyti. Didelėms įmonėms skaičiuojama individualiai. Atsimenu vieną projektą, kuris atėjo per 10 tūkstančių, nes buvo daug specialios technikos. Kiekvienas atvejis yra unikalus, todėl neduokite bendrų kainų.

Kokios yra paslėptos išlaidos?

Apie jas niekas nepasako, jos pasirodo vėliau. Tai gali būti laukimo mokestis, jei pastato apsauga neleidžia vairuotojui įleisti, arba muitinės procedūrų mokestis. Dar viena dalykas – jei dėžės yra blogai supakuotos ir joms reikia pakartotinai uždaryti, tai darbo valandos. Taip pat, jei reikia išmontuoti ir vėl surinkti sudėtingus baldus, tai papildomos paslaugos.

Ar kaina priklauso nuo metų laiko?

Taip, ir labai stipriai. Vasarą ir rugpjūtį kainos šoką, nes visi nori vežti atostogų metu, o taip pat feriais būna pilna. Žiima yra pigiau, bet tada yra rizika dėl blogo oro jūroje. Pavasaris ir ruduo yra auksinis vidurkis. Jei galite pasirinkti, bandykite planuoti ne liepos viduryje – taip sutaupysite 10-15 proc.

Ar galima sumokėti atidėliotai?

Standartinė praktika yra 50 proc. avanso, o likusi dalis – pristatymo dieną. Tačiau jei dirbame su jumis pirmą kartą, galiu prašyti 100 proc. išankstinio apmokėjimo, ypač jei krovinys yra labai vertingas. Banko pavedimai iš JK į LT trunka keletą dienų, tad reikia tai apskaičiuoti, kad pinigai atvyktų laiku.

Kas įeina į kainos sudėtį?

Į kainą įeina transportas, krovėjų darbas, pakavimo medžiagos (jei užsakote), ir draudimas. Neįeina: išmontavimas/montavimas labai sudėtingų konstrukcijų, muitinės deklaravimas (jei tai ne įtraukta), arba speciali technika (kranai). Viskada geriau klausti „kas nėra įskaičiuota“, kad būtų mažiau staigmenų.

Muitinė, dokumentai ir techniniai reikalai

Kokius dokumentus reikia turėti išvykstant iš JK?

Po Brexit, situacija pasikeitė. Reikia turėti EX-1 (eksporto) deklaraciją. Ją gali padaryti jūsų brokeris arba mes. Taip pat būtinas krovinio manifestas ir sandėlio kvitas. Jei daiktai buvo naudojami verslui ir jums jų daugiau nebereikia (t.y. išvežate atgal), gali būti taikomas PVM grąžinimas, bet tai jau buhalterijos sritis, kurioje aš ne esu ekspertas (čia geriau klauskite savo accountant).

Ar reikia mokėti muitus ar PVM įvežant į ES?

Jei daiktai yra naudojami biuro turtas, kuris buvo nupirktas prieš Brexit ir jums priklauso, dažnai galima taikyti „Transfer of Residence“ arba „Returned Goods“ procedūras. Tai leidžia išvengti mokesčių. Tačiau reikia įrodyti, kad šie daiktai buvo naudojami JK ne mažiau kaip 6 mėnesius. Nauji daiktai, kuriuos nusipirkote prieš išvykdami, bus apmokestinti.

Kaip vežti IT įrangą ir serverius?

Tai yra pačios jautriausios dalys. Serveriai turi būti išjungti tinkamai (ne tik ištrauktas lizdas), o duomenys – pasidaryti backup. Mūsų draudimas neapima duomenų praradimo, tik fizinio įrenginio sugadinimo. Vienas klientas neatsiuntė serverių išjungimo ir jūsų galvojate, kas nutiko? Jie užsikrovė vėl Lietuvoje ir nebeveikė. Geriau juos vežti specialiuose, amortizuotuosiuose krepšiuose.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro baro?

Jei turite biuro barą su alkoholiu, tai yra problematiška. Reikia gauti specialius leidimus (excise goods). Be to, kiekis yra ribojamas. Jei tai kelios butelės vyno dovanoms, tai paprastai praeina kaip asmeninis daiktas, bet jei dėžės viskio – tai jau verslas. Muitinė labai griežtai tikrina deklaracijas dėl akcizo mokesčio.

Kaip užtikrinti, kad elektronika nebus sugadinta drėgmės?

Jūros pervežimo metu kondensatas yra realus pavyzdys. Naudokame silikagelio paketus didelėse dėžėse su elektronika. Taip pat, dėžės turi būti pakeltos ant paletės, net jei įeina į furgoną – taip apsaugome nuo galimo potvynio kelyje arba pralaidos laivo denyje. Geriau perdėti su apsauga negu gailėtis.

Rizikos, draudimas ir problemų sprendimas

Kas nutinka, jei kažkas pasidaužo kelyje?

Turiame visapusišką draudimą (CMR draudimas). Jei dėžė nukrenta ir sulaužo monitorių, pranešame draudimo kompanijai. Reikės nuotraukų ir vertinimo. Tačiau, jei pačios dėžės buvo blogai supakuotos (pvz., stiklas be burbuliukų), draudimas gali atmesti pretenziją. Visada patikrinkite, kaip darbuotojai supako brangius daiktus.

Ar jums buvo atvejų, kai dingo daiktų?

Per 20 metų buvo vienas ar du kartai, kai dingo mažos dėžės su asmeniniais daiktais (piniginės, telefonai). Tai nutiko ne dėl mūsų krovėjų, o dėl to, kad biuras buvo atidarytas ir įėjo svetimi žmonės. Dabar rekomenduoju brangius asmeninius daiktus neleisti ant stalo perkraustymo dieną. Didelių daiktų niekad nedingsta, nes juos sunku paslėpti.

Kaip elgtis, jei vėluojate su išsiregistravimu iš biuro?

Jei atrodo, kad nepavyks išsikraustyti iki 17:00 valandos, praneškite mums iš karto. Mes galime išsiųsti antrą komandą arba likti ilgiau (jei leidžia pastato taisyklės). Tačiau naktinis darbas Londono centre kainuoja dvigubai. Geriau pradėti krauti anksčiau, nei spėti paskutinę minutę.

Ar reikia rūpintis apsauga biuro patalpose?

Kartais taip. Ypač jei biuras yra bendras (coworking) arba pastate yra daug įmonių. Mes neatsakingi už daiktus, kurie lieka koridoriuje, kol mes įkeliame kitą dėžę. Užrakinkite kabinetus, kuriuos jau ištuštinote, arba pastatykite kažką prieš duris. Nenorėtume, kad dingo jūsų „MacBook“ pro kairę.

Ką daryti, jei naujame biure nėra vietos?

Tai įvyksta dažniau, nei galvojote. Žmonės pamiršta išmatuoti erdvę. Turiu omenyje vieną atveją Radviliškyje, kur viskas neįėjo ir teko laikinai palikti dalį daiktų mūsų sandėlyje. Mes turime sandėlius Lietuvoje, tai ne problema, bet tai papildomos išlaidos jums. Išmatuokite naująją erdvę bent du kartus.

Kaip susitvarkyti su šiukšlėms po išpakavimo?

Galiu užsakyti konteinerius, kurie atvažiuos pas jus iš karto po to, kai iškrauname. Taip pat mūsų vairuotojai gali surinkti visą pakavimo medžiagą (popierių, plastiką) ir paimti su savimi. Tai paprasta, ir tai padeda išlaikyti naują biurą švarų. Nereikia jums patiesiems vežti pakuotes į artimiausią konteinerį.

Finaliniai klausimai ir apibendrinimai

Kodėl rinktis būtent jus, o ne „vyrą su furgonu“?

Todėl, kad aš žinau, ką daryti, kai lūžta vairuotojas arba užeina audra. „Vyras su furgonu“ tiesiog paliks jūsų daiktus kelio viduryje ir išnyks. Mes turime atsarginius vairuotojus, draudimą, ir manęs telefono numerį, kurį galite paskambinti bet kurią paros valandą. Patirtis lemia tai, kad aš išvengiu problemų anksčiau, nei jos atsiranda.

Ar galite perduoti kontaktą tarp seno ir naujojo biuro administratorių?

Galiau, tai padaryti dažnai padeda išvengti painiavos su raktų perdavimu ar prieigos kodais. Jei reikia, galiu būti tarpininkas, kuris užtikrina, kad abiejų pusų reikalavimai įvykdomi. Komunikacija yra pusė sėkmės.

Kas dėl kavinės ir vandens aparatų?

Juos reikia išjungti ir nuleisti vandeną bent prieš dieną. Vieną kartą teko valyti vandens pylą iš furgono, nes kas nors nepamiršo išjungti mašinos. Vandens aparatai yra sunkūs ir trikdo, jei juos neša ne specialistai. Geriau palikti juos specialistams.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotojais?

Teoriškai galite, bet praktiškai tai nerekomenduojama ilgiems maršrutams. Sunkvežimiuose yra ribotos vietos, o vairuotojui reikia poilsio. Jei norite sekti procesą, geriau susitikti jūrų uoste arba tiesiog sekti GPS. Be to, sėdėti 10 valandų sunkvežimyje nėra labai patogu.

Kaip susitvarkyti su augalais?

Augalus su žeme vežti draudžiama dėl kirmėlių ir ligų. Jei turite biuro augalus, juos geriau atiduoti darbuotojams arba išmesti. Arba... na, galima bandyti gauti fitosanitarinį sertifikatą, bet tai kainuoja brangiau nei pačių augalų vertė. Nupirkite naujus Lietuvoje, bus pigiau.

Ką daryti, jei pasikeičia planai paskutinę minutę?

Praneškite kuo greičiau. Jei sunkvežimis jau važiuoja, gali tekti mokėti už atšaukimą. Bet jei tik planuojame, galime lengvai perkelti datas. Lankstumas yra mūsų privalumas, bet jis turi savo ribas.

Ar tikrai verta kraustyti biurą iš Londono?

Jei klausiate mane, tai dažnai taip – Londonas tampa per brangus ir per chaotiškas. Lietuva siūlo stabilesnę aplinką, nors logistika visada kainuos. Efektyvumas čia matomas tada, kai pirmą dieną naujame biure visi sėdi ir dirba, o ne ieško dėžių su popieriais.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Londono efektyviai įmanomas tik tada, kai pasitikite logistika, o ne tik tikite savo jėgomis. Per tą laiką, kai dirbu šioje srityje, mačiau viską – nuo liekančių dėžių M1 žiedelyje iki džiaugsmo, kai serveris pasijungia be problemų. Svarbiausia yra ne taip, kiek greitai nuvažiuos sunkvežimis, o tai, kad jūsų verslas nustotų dirbti tik vieną dieną (arba nuliūztų). Pasiruoškite dokumentus, išmatuokite duris ir pasitikėkite savimi. O likusią galvos skausmą palikite man – su tuo susitvarkiu.