Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių: praktinis vadovas, kaud išvengti chaoso

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – teigiamų emocijų besikeliant iš Didžiosios Britanijos beveik nebūna. Ypač kai kalbame apie įmonių perkėlimą. Dažniausiai klientai sako, kad nori biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių, tačiau realybėje viskas baigiasi naktiniu telefonu paieškai, kur dingo kompiuteriai su serveriu. Londonas – ypatingas miestas siaubingai apkrauta infrastruktūra ir amžinomis spūstimis. Tačiau jei viską suplanuoti bent jau maždaug (nors tiksliai neįmanoma), procesas gali būti tiesiog nuobodus, o ne stresuojantis. Štai kas iš tikrųjų laukia jūsų ir ką reikia žinoti, kad nereikėtų skambinti policijai dėl dingusios kėdės.

Viskas prasideda ne nuo automobilio

Kada pradėti planuoti perkėlimą iš Londono?

Geriau vėliau, nei niekada, bet idealiai – maždaug mėnesį iki, o jei turite didelį archyvą, tai dar anksčiau. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojas, o kai jūs suskaičiuojate, kiek tos spintelės iš tikrųjų sveria. Vieną kartą ėjome iš Canary Wharf, ir klientas manė, kad turime tris dėžes, o pasirodo, buvo trys šimtai. Dėl to teko keisti visą grafiką. Taip pat, nepamirškite, kad Londono taisyklės gali pasikeisti per naktį, todėl rezervuoti vietą gatvėje reikia iš anksto.

Ar tikrai verta samdyti profesonalų?

Klausimas retorinis, jei norite išlikti sveiki. Kai pamačiau, kaip vadybininkas bando nešti 27 colio monitorių viena ranka, laikydamas kavos puodelį kita, supratau, kad biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių be ekspertų – tiesiog fantazija. Profesionalai turi ne tik rankas, bet ir draudimą. O jei nukris jūsų brangiausias serveris? Ar norite už tai mokėti iš savo kišenės? Be to, mūsų vairuotojai žino, kur Londono centre galima sustoti, o kur jus iš karto nutrauks.

Kiek tai viskas kainuos?

Kainos kinta kaip oras Lietuvoje. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių nėra pigus malonumas, nes ten reikia mokėti už kiekvieną valandą stovėjimo, už leidimą užimti kelio juostą (congestion charge), už mokesčius ULEZ zonai. Maždaug galiu pasakyti, kad jei kas sako, kad viską atveis už šimtą svarų – tai jūsų apgauna. Reikia kreiptis dėl detalios sąmatos, kitaip bus keblu. (Čia nerašiau apie PVM, jis taip pat bus pridėtas).

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Būtina. Tikrai būtina. Be jų biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių virsta begalybe. Pasirašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra, geriau su numeriais. Vieną kartą klientas pasakė „viskas čia“, o atvykus į Vilnių paaiškėjo, kad neįsivažiavo du popieriniai seifai su svarbiais kontraktais. Buvo nelabai smagu ieškoti tūkstančiuose dėžių. Naudokite Excel'į arba seną gera sąrašą ant popieriaus.

Kas daryti su dokumentais?

Dokumentų naikinimas prieš išvykstant – geriausias būdas sutaupyti. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių taip pat reiškia nenešti brudančių popierių, kurių niekas nebežiūrėjo nuo 2010 metų. Jei turite slapta dokumentų, reikia naudoti specialias užrakintą dėžes. Mes paprastai įsiduodame raktą atsakingam žmogui, o ne vairuotojui, kuris gali jį pamiršti vienoje iš tų britų užeigų prieš kelionę.

Londono specifika – kas gali nueiti blogai

Ar gauti leidimą stovėti gatvėje sunkiai?

Labai sunku. Londono savivaldybės (boroughs) turi skirtingas taisykles. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių be „suspension parking“ leidimo yra neįmanomas. Vieną kartą mus beveik nuvarė iš Westminster, nes klientas padarė klaidą formoje ir nurodė blogą datą. Teko mokėt baudą. Tai trunka apie dvi savaites, tad planuokite anksčiau, kitaip teks nešti daiktus per pusę miesto iš parkavimo aikštelės.

Kas daryti, jei nėra lifto?

Tada mūsų vairuotojai labai nuliūsta. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių, kai biuras yra penktame aukšte viktoriniame name su siaurais laiptais – tai košmaras. Reikia tarpti su klientu, ar mums leidžiama uždėti stendus ant fasado, ar ne. Kartais reikia specialios technikos. Ir tikrai, tai kainuos papildomai, neapsukite.

Ar galima perkraustyti savaitgalį?

Galima, bet ne visur. Kai kurios sritys (pvz., City of London) turi griežtus apribojimimams triukšmo. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių sekmadienį gali atrodyti kaip puiki idėja, kol gausite skundą iš kaimynų dėl triukšmo ir policijos kvietimą. Geriau pasitarti su pastato administratoriumi, kuris visada žino daugiau negu mes.

Kas yra ULEZ ir kaip tai įtakoja kainą?

Tai zona Londono centre, kur užeina tik mažai taršios transporto priemonės. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių reikalauja, kad mūsų sunkvežimiai atitiktų Euro 6 standartą. Jei mes nuspręsime siųsti senesnį autiną (kas retai, bet kartais įvyksta), mokesčiai bus milžiniški – kasdien po 100 svarų ar daugiau. Todėl kainos įtraukiame šį rizikos mokestį.

Ar dažnai įvyksta avarijų?

Ne dažnai, bet Londono žiedinis kelias (M25) – tai viena didžiausių baimių. Jei ten užstringa, biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių virsta laukimu. Ir vairuotojai niekur nenuvažiuos, jie tiesiog stovi. Todėl visada turime planą B – galbūt išsikrauname dalį krovinio anksčiau arba pakeičiamą maršrutą per mažesnius kelius, nors ten ir važiuoti sunkiau sunkvežimiui.

Daiktų pakavimas ir technika

Ar reikia išmontuoti baldus?

Beveik visada. Didelės darbo stotys (L-shaped desks) nepraeis pro duris. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių įtraukia ir mūsų meistrų darbą – jie išmontuoja, užfiksuja varžtus (pagalvokit, kad jie dingsta kaip pusryčiai po šventės), ir vėl surenka Lietuvoje. Būtinai pasakykite, jei kokie nors baldai yra jau subyrėję, kad nenukristų kaltė ant mūsų.

Kaip pakuojuoti elektroniką?

Kiekvienas monitorius turi eiti į savo dėžę su putomis. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių neįsivaizduojamas be buklės (bump) plėvelių. Kartais klientai mėgsta dėti vieną monitorių ant kito be jokios tarpsluoksnio – tai baigiasi pažeistais ekranais. Geriau duokite mums daugiau dėžių, mes jas užpildysime. Serverius reikia išjungti geriau dieną prieš, kad jis atvėstų.

Ar galima vežti atviras dėžes?

Nerekomenduoju. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių tampa chaotišku, jei viename iš tiesiog metų dėžių guli biuro puokštės. Pirmasis posūkis greitkeleje ir viskas bus grindyse. Uždarome ir klijavimo juosta. Arba dar geriau – naudojame dėžes su dangteliais, kurios užsegamos. Taip sutaupome nervų visiems.

Ką daryti su augalais?

Jei turite didelius biuro augalus, juos reikia specialiai uždengti, kad nelūžtų šakos. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių augalus neleidžia vežti be fumigacijos sertifikato (jei į Lietuvą), bet dažniausiai tai vidinės perkėlimai į kitą ES šalį ar atgal. Tiesa, sakyčiau, augalus geriau palikti kolegoms dovanai, jie dažnai neprižiūrimi miršta kelyje.

Ar turite savo dėžių?

Turime, jas pristatome anksčiau. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių prasideda nuo tų dėžių padėjimo koridoriuje. Darbuotojai dažnai jas naudoja kaip stalus, kol neišsikrauna. Dėžės skirtingos – mažos knygoms, didelės popieriams. Galima užsisakyti ir specialias dėžes drabužiams (wardrobe boxes), jei ką nors vežate iš šriftų kabineto.

Kelionė per Kanalą ir muitinė

Ką reikia žinoti apie muitinę?

Jei vežate tik biuro inventorius, tai paprasta, bet jei yra asmeninių daiktų ar prekių pardavimui – tai jau kita istorija. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių reikalauja tinkamų dokumentų – Ex1 formos arba TIR knygelės. Vieną kartą klientas bandė įvežti senus automobilius dalimis, nurodydamas kad tai biuro technika... teko ilgai aiškinti muitininkams Lietuvoje.

Kokia laivybė rinktis – keltą ar tunelį?

Tunelis (Eurotunnel) greitesnis, bet jame reikia specialių priemonių degalams (ADR), jei jų daug. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių dažniau vyksta keltu, nes ten vairuotojai gali pailsėti, o ne važiuoti 5 valandas iš eilės. Be to, keltuose (Dover-Calais) dažniau būna vietų, jei nesate rezervavę paskutinę minutę. Tunelyje vietos būna apribotos.

Ar reikia draudimo kelionei?

Būtinai. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių yra draudžiamas standartiniu CMR draudimu, bet jis dengia tik 8.33 SDR kilogramui. Kas tai reiškia? Jei dingsta serveris vertas 10 tūkstančių, gausite tik kelis šimtus. Todėl visada siūlau papildomą draudimą „viskas rizika“. Tai kainuoja papildomai 2-3 proc. nuo vertės, bet užmiegate ramiau.

Kiek laiko trunka kelionė?

Idealiu atveju – 3-4 dienos iki Vilniaus. Bet biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių gali užtrukti ilgiau, jei atsiranda techninių problemų arba sulaiko muitinė. Vieną kartą mūsų sunkvežimis užstrigo dėl blogų padangų Prancūzijoje, ir teko laukti atsarginio. Gerai, kad klientas nekvietė kas valandą klausti „kur jūs esate“.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų – lietuviai, ypač tiems, kurie važiuoja į Lietuvą. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių yra lengvesnis, kai galit susikalbėti su vairuotoju pažodžiui, o ne gestais. Tačiau jei reikia vairuotojo į Angliją, ten dirba ir vietiniai, bet jie dažniausiai dirba porose.

Atvykimas ir iškrovimas

Ar jie padeda iškrauti?

Taip, tai įeina į kainą. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių baigiasi tada, kai paskutinė dėžė stovi naujojoje patalpoje. Mes neįleidžiame jūsų darbuotojų nešti sunkių dalykų, jei nereikia – jie gali susižaloti, o mums tada bus problemų su draudimu. Geriau tegul mūsų žmonai tai daro, jie įpratę.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontu?

Tai problema. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių gali virsti sandėliavimu lauke. Reikia tiksliai suderinti su remonto komanda. Kartais įvyksta taip, kad atvykstame, o grindys dar nebetrintos, o sienos nedažytos. Tada tenka laukti parą ar dvi, o laukimas mums kainuoja, nes sunkvežimis negali važiuoti į kitą užsakymą.

Ar galite padėti sustatyti baldus į vietas?

Galime, jei turite planą. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių apima ir „baldų išdėliojimo“ paslaugą, bet tada būsite greičiau. Be to, jei neturite planų, galite susiginčyti, kur turi stovėti direktoriaus stalas, o kur – printeris. Geriau laikykitės piešinio, kurį, tikėkimės, turite (jei neturite, tai bus didelis chaosas).

Kaip apmokėti paslaugas?

Paprastai reikalaujame 50 proc. avanso, likutį – atlikus darbą. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių yra paslauga, o ne prekė, todėl negalima grąžinti pinigų, jei jūs nusprendžiate atšaukti dieną prieš išvykstant. Perleidimas į kitą dieną taip pat kainuoja, nes sunkvežimis jau rezervuotas.

Ar atliekate šiukšlių išvežimą?

Taip, jei nurodėte. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių dažnai susijęs su senų baldų atsaindavimu. Nešti juos į Lietuvą beprotiška. Galime užpildyti „skip“ (didelę konteinerą) Londone arba nuvežti į šiukšlių perdirbimo centrą. Tai papildoma paslauga, bet verta, kadangi biuras turi atrodyti švarus išsikraunant.

Ką daryti su raktų pakavimu?

Labai svarbu. Raktus reikia uždėti į specialią užrakintą dėžutę arba labai aiškiai pažymėtą dėžę. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių gali tapti košmaru, jei atvykstate į naują biurą sekmadienį ryte, o raktų nėra. Niekas nenori laukti po durimis kol kas ieško meistro spynų atidaryti.

Ar reikia pasirūpinti liftu naujame biure?

Žinoma. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių priklauso ir nuo to, ar galime naudotis liftu naujame pastate. Jei liftas per mažas arba jį reikia rezervuoti, tai turi padaryti jūsų administratorius. Mes negalime priekaištauti kaimynams, jei nešame dėžes per jų koridorių be leidimo.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių leidžia matyti, kur yra jūsų turtas, bet ne visada tiksliai – kartais signalas dingsta tunelyje arba miesto centre. Geriau tiesiog skambinti vairuotojui, jei jis nedirba (nors vairuoti ir kalbėtis telefonu draudžiama, jie gali pristabdyti priešais degalinę).

Kas nutinka jei kažkas sugenda?

Atsiskaitome. Jeigu biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių baigiasi sulaužytu stalu, mes jį kompensuojame arba keičiame. Tiesa, reikia įrodyti, kad tai nebuvo jau sulaužyta prieš mus. Todėl darome „inventoriaus check-in“ ir „check-out“ su komentarais. Užfiksuokite visas įbrėžimas prieš mes pradedame nešti, kad nebūtų nesusipratimų vėliau.

Pabaigos mintys

Taigi, biuro perkraustymas iš Londono be rūpesčių yra įmanomas tik tada, kai pasitikite žmonėmis, kurie tai daro kasdien. Nereikia bandyti taupyti ant dėžių ar vairuotojo kavo, tai galiausiai atsiskaitymo nervais. Planuokite iš anksto, sudarykite sąrašus ir, svarbiausia, pasirūpinkite, kad naujame biure būtų kur dėti tas dėžes. O mes pasirūpinsime, kad kelionė per tą triukšmingą Londoną ir ilgas Europos autostradas būtų kuo glotnesnė, nors be jokių nenumatytų situacijų išvis neina.