Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės: kodėl rinktis mus ir kaip išvengti chaoso?

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtmetis, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės niekada nėra tiesiog "pasidėti dėžę į mašiną ir važiuoti". Ypač dabar, kai pasaulis pasuko į neprognozuojamą pusę. Dažniausiai žmonės mano, kad tai logistika, tačiau iš tiesų tai nervų kontrolė. Anglijoje viskas atrodo tvarkingai, kol pradedama rinkti dėžes su serveriais ar istoriniais archyvais.

Esu matęs viską – nuo įmonių, kurios bandė vystyti biurą į "furgonėlį" prie pat Tames upės, iki tokių, kurios nusipirko bilietą į neegzistuojančia kelią. todėl, jei planuojate biuro perkėlimą, geriausiai pasiruoškite ne tik的钱, bet ir paciams. Čia nebus standartinis "mes esam geriausi" tekstas, o tiesiog tai, kas vyksta realybėje – be įmantrių frazių, bet su patirtimi. Jeigu klausiate, kodėl verta rinktis mūsų komandą, atsakymas paprastas: mes jau matėm tą filmą ir žinome, kur jis baigiasi blogai, jei niekas nekiša rankos.

Pradžiamokslis: kainos, pasiruošimas ir pinigai (ką reikia žinoti iš anksto)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės?

Nemėgstu meluoti iš karto, todėl tiesiogiai – kaina priklauso nuo to, kiek daugiau ar mažiau norite padėti. Jei tai tik keli stalai iš Mančesterio, gali tekti vos keletas šimtų svarų, tačiau pilnas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės su 50 darbo vietų, serveriais ir archyvais į Vilnių ar Klaipėdą kainuos "gražiai". Priklausomai nuo kuro kainų (kurios dabar, tiesa sakant, beprotiškos) ir kuro normos, kalbame apie tūkstančius. Beje, dažnai žmonės pamiršta, kad reikės mokėti ne tik už važiavimą, bet ir už darbą abiejuose galuose.

Ar galite pateikti tiksliai įkainiojimą telefono pokalbio metu?

Negalime. Ir niekas, kas sako, kad gali tiksliai įkainoti be vaizdo ar sąrašo, meluoja arba ruošiasi jums nustatyti "kompensaciją" vėliau. Mes stengiamės būti sąžiningi. Jei jūs sako "turime kelias dėžes", o mūsų vairuotojas atvyksta ir randa tris vagonus be etiketės, tai ne mūsų kaltė. Bet dažniausiai, kai gausime inventorizaciją, galime pasakyti kainą su tikslumu iki 10 proc. Tikrinkite tą sąrašą du kartus, o po to – dar vieną.

Kas nulemia galutinę kainą, be atstumo?

Atstumas tai tik pusė reikalų. Didžiausią įtaką turi tai, kiek laiko reikės praleisti prie jūsų biuro Anglijoje. Jei ten nėra liftų ar reikia turėti specialų leidimą sustoti prie "Red Zone" Londono centre, tai kainos šuolis garantuotas. Taip pat įeina draudimas (jūs tikrai norite drausti serverius?), dėžių kaina ir darbo jėgos. Kartais klientai stebėsis, kad dėžutė kainuoja 5 svarus, bet gi tai ne popieriaus lapas, o tvirtas daiktas, kuris neprasidės.

Ar galima sutaupyti dėl to, kad mūsų darbuotojai padės supakuoti?

Sutaupyti galima, tačiau nežinau, ar verta. Mūsų komanda yra greita, bet jei jūsų vadybininkai pradeda spaudinėti kompiuterius į mažas krepšelis "kažkaip įsilenks", tai vėliau brangiau išeis remontas. Paprastai siūlome pakavimą patys atlikti, jei tai smulkios ataskaitos, bet baldus ir elektroniką geriau palikti mums. Žinau, kad atrodo paprasta – atjungti kabelį ir į dėžę, tačiau vėliau paaiškėja, kad vienas kabelis dingo, o kitas suvirintas per pusę (tai tikras atvejis).

Ar imate mokestį už užsakymo atšaukimą?

Tai priklauso nuo to, kada atšaukiate. Jei mes jau esame susiruošę, vairuotojas jau užpildęs degalines, o krovinininkas laukia prie durų Birmingeme, tai taip, imame. Negalime uždirbti iš oro. Tačiau jei pasakote mums savaitę prieš, kad planai pasikeitė, tai paprastai nenuimame nieko arba tik simbolinį mokestį už dokumentų paruošimą. Mes irgi žmonės, suprantame, kad verslas yra dinamiškas dalykas, kartais verslo partneriai atsisako.

Ar mokate už dėžes ar jas reikia pirkti patiems?

Galite pirkti patys, jei norite važinėti po "B&Q" ar "Homebase" su savo automobiliu. Bet mes dažniausai atvežame patys, nes mūsų dėžės pritaikytos sunkesniems krūviams. Jas galima nupirkti iš mūsų, o po perkėlimo – mes jas pasiimame atgal (jei nenorite laikyti garaže kaip relikvijų). Tai patogu ir nenuostabu, kad dauguma klientų pasinaudoja šia galimybe, o dėžių grąžinimas įtrauktas į pasiūlymą.

Dokumentai, muitinė ir tas prastas "Brexit" (biurokratinis siaubas)

Kaip dabar veikia dokumentai dėl Brexit?

O čia yra tas dalykas, dėl ko visi susiraukia smakrus. Anksčiau buvo paprasta – važiuoji, perkeli, viskas. Dabar biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės reikalauja EORI numerių, prekių deklaracijų ir kitokių "malonumų". Jei jūsų įmonė perkelia visą turtą iš vienos šalies į kitą kaip natūrųjį įnašą (transfer of goods), tai aišku, reikia įrodymų, kad tai ne parduodama prekė. Be šių dokumentų per sieną neišvažiuosite.

Ar jūsų įmonė susitvarko su muitinės procedūromis?

Taip, dirbame su brokeriais, kurie žino, ką rašyti tuose languose. Bet čia svarbu – jūs turite mums pateikti teisingą informaciją. Jei deklaracijoj parašysit, kad vežate "stalą", o tai bus brangus vintage baldas, muitinės pareigūnai susirauks antakių. Mes padedame su procesu, bet atsakomybė už duomenis liep ant jūsų. Būna, kad klientai pateikia excel lentelę, kurioje viskas sumišta, ir tai prailgina procesą.

Kas dėl PVM (mokesčių) perkėlimo atveju?

Čia aš nebūčiau patikimas咨询 (tarkime, konsultantas), geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu. Bendrai kalbant, jei perkeliate įmonės turtą, kuris buvo naudojamas veikloje Anglijoje, ir nebeplanuojate jį parduoti, PVM mokėti iš karto nereikia (taip vadinama 0 proc. tarifą schema). Tačiau reikia pateikti atitinkamus dokumentus. Esu matęs atvejų, kai įmonėms teko mokėti PVM, nes nebuvo teisingai suformuluotas perkėlimo tikslas.

Ar reikia atskiro muitinės brokerio?

Mes turime savo partnerių tinklą, todėl galime pasiūlyti "viskas įskaičiuota" variantą. Bet jei jūs turite savo brokerį, su kuriuo dirbate jau 10 metų ir jį mylite, niekas nedraudžia jo naudoti. Svarbiausia, kad jis žinotų Lietuvos ir UK specifiką. Kartais brokeriai "užšoka" ant kainos, todėl mūsų pasiūlymas dažnai būna pigesnis, nes mes turime nuolaidas dėl apimties.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų sienoje?

Tuomet laukiate. Ir ne kelias minutes, o kartą ir dieną. Mūsų vairuotojai yra nervingi (jie nori grįžti namo), jūsų įmonė neturi darbo vietų. Tai blogiausias scenarijus. Todėl visada paprašome pasiruošti "Pirkimo-pardavimo" sutartis (jei turtas jau perleistas) arba kitus dokumentus iš anksto. Geriau pavėluoti atvykti diena, nei stovėti Kaliningrado ar Lietuvos pasienio punkte be dokumentų.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai – galima, tačiau nepatariu. Muitinėje tai gali būti įvertinta kaip prekybinių prekių bandymas išvengti mokesčių. Jei vairuotojas turi savo personalinę bagažinę, tai viena, bet jei į biuro krovinią kišami drabužiai, buitinė technika – tai rizikuojate. Geriau atskirti. Asmeninius daiktus geriau vežti kitaip arba deklaruoti atskirai, kad išvengtumėte kratos.

Organizacija, kelionės ir realus gyvenimas (kas vyksta kelyje)

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono iki Vilniaus?

Standartiškai, jei nėra eismo įvykių, tai apie 2–3 dienas. Tačiau, tarkime, jei biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės prasideda šiaurės Škotijoje (Inverness), tai pridėkite dar vieną dieną. Laiko apskaičiavimas nėra tikslus mokslas. Taip pat reikia atsižvelgti į keltų (Dover-Calais arba Eurotunelio) laukimo laikus. Kartais ten eilės būna po kelias valandas, ypatingai atostogų metu.

Ar įeina į kainą, jei reikia įrenginio užkelti į trečią aukštą be lifto?

Neįeina. Mes ne akrobatų trupė. Jei jūsų biure nėra lifto, arba liftas per mažas, tai reikia iš anksto pasakyti. Mokame už krovėjų darbą "ant rankų", bet tai darbas – sunkus ir brangus. Esu matęs, kaip vairuotojai atsisako vežti 80 kg spintą per laiptus, jei tai nenumatyta sutartyje. Niekas nenori sužeisti nugaros dėl to, kad kas pamiršo paminėti apie laiptus.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojai kalba lietuviškai, tačiau su klientais Anglijoje jie kalba angliškai (dažniausiai pakankamai gerai, kad suprastų instrukcijas). Jei reikia, jog vairuotojas kalbėtų su jūsų angliškai kalbančiu personalu, nėra problemų. Kartais būna, kad vairuotojas ir savo kalba nežino kaip tinkamai ištarti kokią gatvę (ypaš Vels'e), todėl geriau turėti vietinio kontakto numerį.

Kaip vyksta komunikacija kelyje? Ar galiu sužinoti, kur yra krovinys?

Taip, mes naudojame GPS stebėjimo sistemas, tačiau kartai signalas dingsta tunelyje arba kažkur dykumoje. Galite paskambinti mums dispekčeriui, o jis susisieks su vairuotoju. Patariu nesusirūpinti per daug, jei jūsų krovinys nesileidžia 15 minučių – gali būti, kad vairuotojas tiesiog geria kavą arba stovi kelyje. Mes visada skambiname, kai artėjame prie tikslo.

Kas dėl draudimo? Ar apima viską, kas sudaužoma?

Draudimas yra sudėtingas dalykas. Jis apima "viską", jei viskas tinkamai supakuota. Jei jūs įmesite 10 kg monitorių į dėžę be putų ir jis sugs, draudimo kompanija gali atsisakyti mokėti. Yra specifiniai dalykai, kuriems reikia "specialus krovinys" draudimo. Visada perskaitykite draudimo sąlygas. Mes stengiamės aiškiai paaiškinti, kas yra apsaugota, o kas ne, kad vėliau nebūtų neskambinama su kaltinimais.

Ar galima nusipirasti "dalinių" vietų kelyje (jei daug nenuvažiuoja)?

Biuro perkraustymuose tai retas atvejis, nes įmonės paprastai perkelia visą turtą vienu metu. Bet jei turite nedidelę siuntą, galime sudėti į bendrą krovinią (konsolidacija). Tai pigiau, bet lėčiau. Turėkite omenyje, kad biuro įranga dažnai reikalauja greito pervežimo, nes kitaip įmonė negalės dirbti. Skirkite prioritetus – jei reikia serverio rytoj, turi būti išskirtinis reisas.

Kas, jei susidūrume su techninėmis problemų kelyje (padanga sugenda)?

Tai kasdienybė tokiame darbe. Mes turime pagalbos tarnybą visoje Europoje. Vairuotojai moka pakeisti ratą (nemanau, kad jie to nežino), tačiau rimtesnės gedimai sprendžia mechanikai. Jūsų įmonei nieko nereikia daryti – tiesiog gausite pranešimą, kad bus vėlavimas. Esu matęs, kaip sunkvežimis degė autostradoje prie Briuselio, tai buvo įspūdingas vaizdas, bet krovinys buvo išgelbėtas.

Ar parduodate panaudotas dėžes po perkraustymo?

Parduodame arba tiesiog atiduodame, jei jos dar tinkamos naudoti. Tai gera būklės dėžės, kurios tarnaus dar ne vieną kartą. Kai kurios įmonės renka jas kaip trofėjus, bet mums jos tiesiog reikalingos darbui. Jei norite įsigyti tik dėžių be paslaugų, taip pat galime pasiūlyti – geriau nei gamyklinės kainos, nes tai "antra ranka" (t.y. panaudota bet tvirta).

Technika, baldai ir "trapūs" daiktai (kaip išvengti skausmo)

Ar saugu vežti brangią IT įrangą (serverius, switch'us)?

Saugu tik tada, jei ji supakuota. Mes turime specialias krepšylius su antivibracinėmis sienelėmis. Serverius nustatome ant specialios grindinės, kad jie nesiraitytų. Tačiau pats didžiausias pavojus yra ne kelyje, o įkėlimo/iškėlimo metu. Vienas netikęs žingsnis laiptuose gali kainuoti tūkstančius. Dėl to IT techniką paprastai vežame atskirai, ant viršaus, nieko nepadengdami.

Kaip elgiatės su konfidencialiais dokumentais?

Giliai įdėkite į dėžę ir užklijuokite (tiekai). Na, o rimčiau – mes nesame šnipai, mūsų vairuotojams tie dokumentai nieko neleidžia. Tačiau, jei jūs turite labai slaptų duomenų, patariame juos vežti patys sau pasikrovę į mašiną arba naudoti saugumo spaudas ant dėžių. Mes gerbime privatumą, bet fizinis saugumas (užrakta mašina) yra pagrindinis.

Ar išmontuojiate ir surenka biuro baldus?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Išmontuojame stalus, spintas, sekcijas. Atvykę į vietą juos surenka atgal. Tačiau čia yra vienas "butas" – jei baldai seni ir sprogsta, kai bandome atsukti varžtą, mes neatsakome už medienos kokybę. Buvę atvejų, kai kabinetas išsiskiria į tris dalis. Stengiamės būti atsargūs, bet fizikos dėsniai nenugalimi.

Ar galite sujungti IT įrangą naujame biure (susieti kabelius)?

Mes galime pastatyti_monitorių ant stalo ir prijungti maitinimą, tačiau jei kalbame apie tinklo konfigūraciją (tai kas tas "routeris", "IP adresas" ir pan.), tai tą turi daryti jūsų IT specialistas. Mes ne programuotojai. Mes pastatysme tuos 20 kompiuterių kur jūs sakysite, o jūsų IT žmogus susies viską tarpusavyje. Štai toks pasidalinimas pareigų.

Kas dėl labai trapių daiktų (vazos, paveikslai, dekoracijos)?

Jie turi būti pažymėti "FRAGILE". Ir tai ne tiek, kad mes įrašytume sąraše, kiek daugiau - kad vairuotojas matytų didžiulį užrašą ant dėžės. Paveikslus supakuojame į specialias dėžes be jokių tarpų. Dekoracijas (pvz., stiklo) darome taip, kad jos susispaustų. Bet vėl gi, jei dėžė bus numesta ant grindų (o mums tai neleidžiama), stiklas subyrės. Su šokiais dalykais geriausiai vežti asmeniškai.

Ar vežiate augalus (biuro zeleni)?

Galime, tačiau augalai turi savo specifikos – jiems reikia oro (negalime uždaryti į hermetišką furgoną daugiau kaip parą). Be to, kai tikrinate augalus sienoje, muitinė gali labai smarkiai patikrinti dėl kenkėjų. Buvo atvejis, kai mums teko laukti valandą, kol agronomai tikrino vieną fikusą. Jei augalai brangūs ir reti, geriau rasti juos Lietuvoje, nei gaišti laiką inspektoriams.

Ar atiduodate panaudotas pakuojimo medžiagas?

Taip, kaip jau minėjau, galime jas pasiimti. Arba, jei norite, paliekame jums – galbūt jums dar prireiks kito perkraustymo arba norite išparduoti "Facebook" grupėje. Panaudotas dėžės yra kaip auksas tiems, kurie dirba su sandėliavimu. Nesislapstome, mes jas vėl panaudojame kitam klientui, tai taip taikoma cikliškumo prieraša (recycling).

Kodėl rinktis būtent jūsų komandą biuro perkraustymui?

Nes mes nežaidžiame "kažką pasakiu, o padarysiu ką nors kitaip". Esu šioje srityje ilgai ir žinau, kad biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės reikalauja patikimumo. Mes nenuvažiuosime ir nesaysime "ops, pamiršome". Mūsų vairuotojai yra vyrai su žodžiu, o mūsų dispečeriai miega su telefonu po pagalveje (ne iš tiesų, bet jums atrodo taip). Nėra tobulų įmonių, bet mes stengiamės ištaisyti klaidas, jei jos atsiranda, o ne pasislėpti.

Ar užstatote biurą taip, kaip buvo seniai?

Jei turite planą, kur kas stovėjo, taip. Galiausiai sužymėkime grindis lipdukais "A stalas", "B stalas". Taip gerai. Jei plano nėra, mes tiesiog iškrauname dėžes į kambarį ir jūs gaunate "lego" rinkinį. Patariame prieš mus atvykstant nupiešti schemą, o ne tikėtis, kad vairuotojas iš atminties prisimins, kur stovėjo direktoriaus kėdė prieš 3 metus Anglijoje.

Kas daro, jei naujieji patalpose nėra lifts arba erdvės?

Tada prasideda kūryba. Mes galime iškelti pro langą (jei telpa), arba pro laiptus. Bet tai reikalauja papildomo įrangos (keltuvai) ir pinigų. Geriausia iš anksto nufotografuės įėjimus ir mums nusiųskite. Mes matome tūkstančius biurų, bet jūsų – ne. Be to, verta patikrinti, ar gatvėje yra kur padėti sunkvežimį, ar ne ten "tik taksi" sustojimo zona.

Ar įmanoma atidėti krovinią jūsų sandėlyje Lietuvoje, jei dar nebaigėme remonto?

Taip, turime sandėlius. Galite laikyti dėžes pas mūsų savaitę, dvi ar mėnesį. Tai saugiau nei juos palikti gatvėje arba mažame kambaryje su statybinkais. Mokate tik už laiką, kai jos čia stovi. Labai dažnai naudojama paslauga, kai biuro remontas vėluoja (kas, kaip žinome, įvyksta 95 proc. atvejų).

Ar priimate mokėjimais kortelėmis ar tik pavedimais?

Priimame ir tuo, ir tuo. Tačiau, jei mokate kortele, įeina banko komisinis (mums tai nėra malonu, bet suprantame). Dažniausiai darome sąskaitą-faktūrą ir laukiame pavedimo. Esu matęs, kaip klientai stumia stambias banknotes vairuotojui rankose – tai tiesiog nesaugu ir kažkokia senovė. Geriau viską sutvarkyti elektroniniu būdu.

Ar garantuojate, kad nieko nesudaužote?

Negarantuojame. Jei kas nors sako, kad garantuoja 100 proc., jis meluoja. Mes padarome viską, kad tai nebūtų, tačiau gyvename pasaulyje, kur fizikos dėsniai veikia. Mes galime garantuoti, kad jei kažką sudaužome mūsų kaltės (ne dėl blogo pakavimo), tai atlyginsime iš draudimo. Mes tikri savo komandoje, bet tobulumo nėra.

Kokios yra jūsų privalumai prieš "AliExpress" tipo pervežėjus?

Mes esame fiziniai žmonės, su kuriais galima susitikti, pasikalbėti ir skųstis (jei reikia). Mes neturime "robotų" linijų. Mūsų atsakymas į skambutį bus tikras, o ne įrašas. Be to, mes žinome Anglijos ir Lietuvos realius įstatymus, o ne tik tai, kas parašyta internetiniuose puslapiuose. Tai reiškia mažiau rizikos jums.

Ar turite atsiliepimų iš kitų įmonių?

Turime, bet neįdėsime jų čia, kad neskaitytumėte reklamų. Paklauskite savo pažįstamų, kurie jau perkelėsi. Galbūt girdėję apie mus. Arba tiesiog pabandykite pasitikėti mumis mažu užsakymu ir pažiūrėkite, kaip mes dirbame. Geriau vienas bandymas nei šimtas pažadų.

Apibendrinant galiausiai, norėčiau pasakyti – nenusileiskite nuo kainos. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės yra investicija į jūsų ramybę. Rinkitės tuos, kurie atrodo tikri, kalba paprastai ir neturi šimtų įšalusių teisių. Mes būtent tokie. Jei turite klausimų – skambinkite, arba rašykite, jei nemėgstate kalbėtis (suprantu, kartai lengviau parašyti). Sėkmės perkėlimo procese, jis tikrai nebus toks baisus, kaip atrodo iš pradžių.