Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai: kaip išvengti chaoso verslui

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, maždaug nuo tada, kai Lietuva įstojo į ES, ir tais laikais visa šita sritis atrodė daug paprastesnė. Dabar dažnai gaunu laiškus iš verslininkų, kurie rašo: "mums būtinas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės, greiti rezultatai yra gyvybiški mums, nes nuomos sutartis baigiasi". Aš juos suprantu, stresas didelis, bet reikia būti realistu – greitis šiuo atveju nereiškia, kad vairuotojas kursuos 140 km/h, tai reiškia, kad dokumentai turi būti pateikti muitinėje anksčiau nei krovinius užkraus į sunkvežimį. Be to, Anglijoje dabar situacija pasikeitusi, ir daugelis dalykų, kurie anksčiau buvo savaime suprantami, dabar reikalauja ypatingo dėmesio.

Pasiruošimas ir dokumentai (be to nepraeisi)

Ar tikrai reikalingas EORI numeris?

Be abejo, tai dabar yra privalomas dalykas, jei norite, kad biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai būtų įmanomi be sustojimų. Be EORI numerio jūsų krovinius tiesiog neleis per sieną, o muitinės tardymas gali užtrukti dienomis, kas jums tikrai nereikalinga. Esu matęs situacijų, kai įmonės laukė savo inventoriaus savaitę, nes pasirodė, kad jų buhalteris užmiršo užpildyti paraišką šiam kodui gauti. Geriau tai padaryti iš karto, kai tik pradėsite galvoti apie persikėlimą.

Kas daryti su T1 dokumentais?

T1 dokumentas yra kaip pasas kroviniui, kai jis keliauja per šalis, kuriose nėra apmokestintas mokesčiais, tai yra, kai gaunate biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai, bet neesate mokėję PVM. Dažnai klientai many, kad tai mūsų, pervežėjų, reikalas, tačiau tai reikalas jūsų muitinės brokerio. Jis turi užpildyti šį dokumentą Anglijoje ir uždaryti jį Lietuvoje. Jei čia padarysite klaidą, gausite baudas, kurios gali būti didesnės nei patys pervežimo išlaidos.

Kiek laiko užtrunka dokumentų paruošimas?

Tai priklauso nuo to, kaip greitai jūs sugebate surinkti duomenis, bet geriau skirti bent savaitę iki išvykimo. Reikia surašyti detalią krovinių deklaraciją (packing list), kurioje nurodytas kiekvienas stalas, kėdė ir kompiuteris su serijiniais numeriais. Kartais klientai bando rašyti "bendrą kiekį", pvz., "50 dėžių su biuro reikmenimis", bet Anglijos muitinė to nebeprisileidžia (ypač po brexito), jie nori matyti tikslumą.

Ar galiu rūpintis dokumentais pats?

Žinoma, galite, jei turite laiko ir norite susirūpinti galva, bet aš asmeniškai tai nerekomenduoju, nebent esate profesionalus. Muitinės taisyklės pasikeitė taip dažnai pastaraisiais metais, kad sunku sekti visus niuansus, o viena klaida gali sustabdyti visą sunkvežimį. Geriau pasiklauskyti profesionalo, kuris kasdien tai daro, o jūs galite susirūpinti tuo, kas jums svarbiau – savo verslu ir naujojo biuro įrengimu.

Kas nutinka, jei pamiršau ką nors paminėti deklaracijoje?

Tada gausite "raudoną vėliavę", tai yra, muitinės inspekciją, kuri gali trukti nuo kelių valandų iki kelių dienų. Buvo atvejis, kai vienas klientas nurodė "naudojamus baldus", o dėžėje buvo visiškai nauji serveriai, neįpakavoti į originalią pakuotę. Mums teko mokėti baudą už klaidingą deklaravimą, o vėliau klientas dar ir mums priekaištaudavo, kad vėluojame.

Fizinis pervežimas ir laikas (kiek tikrai reikia laukti)

Kiek vidutiniškai trunka kelionė iš Londono?

Paprastai į Lietuvą važiuojame apie 4-5 dienas, jei viskas eina pagal planą ir nėra didelių spūsčių prie Lamanšo sąsiaurio. Jei jums reikia, kad biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai būtų pasiekti per 3 dienas, tada turime kreiptis į ekspresinius reisus, kurie kainuoja geriau brangiau. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad vairuotojas turi poilsio laikus, juos niekas negali panaikinti.

Ar galima pervežti dalykus per savaitgalį?

Teoriškai galima, jei susitariame iš anksto ir užsakome vairuotojui papildomus darbo laikus, tačiau tai kainuoja. Taip pat reikia prisiminti, kad Lietuvoje ar Anglijoje gali būti šventės, kada nelabai kas veža arba iškrenta keltų grafikai. Vieną kartą mums teko laukti iki pirmadienio, nes keltas iš Doverio nevažiavo dėl audros, o klientas tikėjosi, kad jo biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai bus pasiekti sekmadienį vakare.

Kuo skiriasi dalinis ir pilnas krovinių pervežimas?

Pilnas krovinių pervežimas (dedicated truck) yra tada, kai sunkvežimis eina tik su jūsų daiktais ir tiesiai į jūsų adresą. Dalinis (part load) yra, kai mes surinkime keletą klientų į vieną mašiną. Antrasis variantas pigesnis, bet lėtesnis, nes reikia apvažiuoti po kitus miestus. Jei jums svarbiausia yra biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai, be abejo, rinkitės pilną mašiną.

Ar vairuotojai gali padėti su krautu?

Taip, mūsų vairuotojai yra įpratę dirbti su rankomis, jei sutarta iš anksto, tačiau jie nėra profesionalūs staliai ar montuotojai. Jie gali nuleisti dėžes iš sunkvežimio ir padėti jas biure, bet jei reikia surinkti sudėtingas baldus arba pakelti ypatingai sunkius daiktus į aukštus be lifto, gali prireikti papildomų rankų. Nereikia manyti, kad vairuotojas darys viską vienas, nors kai kurie iš jų tikrai stengiasi padėti kiek gali.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nepasiruošęs?

Tai dažna problema, todėl visada siūlome galimybę laikinai padėti krovinius mūsų sandėlyje Lietuvoje. Tai kainuoja papildomai, bet yra pigiau nei laukti su vairuotoju prie biuro durų ir mokėti jam stovėjimo valandas. Jei planuojate biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai, bet dar nebaigėte remonto darbų, geriau apie tai pasakyti iš karto.

Kainos ir kur pinigai dingsta (nuo ko priklauso kaina)

Kiek vidutiniškai kainuoja toks pervežimas?

Kaina labai priklauso nuo tūrio, bet mažam biurui (pavyzdžiui, 10-15 darbo vietų) reikėtų numatyti biudžeto nuo 2000 iki 4000 eurų, priklausomai nuo sezono. Žiemą pigiau, vasarą brangiau. Taip pat įtakos turi degalų kainos, kurios šiuo metu (kaip visada) šokuoja. Jei ieškote pigaus biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai, tai gali būti sudėtinga.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums nieko neslepiame, tačiau gali būti mokesčių, kurių mes nekontroliuojame, pavyzdžiui, už keltą arba už užstatą (deposit) Anglijoje, jei ten reikia nuomoti lifto platformą. Taip pat, jei vairuotojas privalo laukti ilgiau nei 2 valandas (pavyzdžiui, dėl dokumentų problemų), gali būti paskaičiuojamas laukimo mokestis. Visada geriau klausti apie tai iš anksto, kad jums būtų aišku.

Ar galima sumokėti atvykus?

Paprastai darome išankstinį apmokėjimą bent 50 proc., o likusią dalį – gavus krovinius arba prieš išsikraunant Lietuvoje. Taip yra dėl to, kad kartais klientai, atvykę į kitą šalį, pradedą ginčytis dėl kainos arba tiesiog "dingsta" su mobiliuoju telefonu. Mums reikia užtikrinti, kad degalai ir vairuotojo alga bus apmokėti, todėl biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai prasideda ne nuo vairuotojo.

Ar verta drausti krovinius?

Be abejo, ypač jei vežate brangią techniką. Standartinė draudimo suma dažnai būna apie 10 eurų už kilogramą, tai nėra daug, jei vežate serverius arba brangų baldą. Vieną kartą klientas atsisakė draudimo, norėdamas sutaupyti 50 eurų, o vėliau, kai vairuotojas staigiai stabdė ir ant grindų nukrito vitrina, teko mokėti tūkstančius. Geriau būti saugiam.

Kodėl kaina kyla paskutinę minutę?

Dažniausiai dėl to, kad klientas pateikė neteisingus duomenis apie kiekį, ir kai mes atvykstame paėmti krovinių, pasirodo, kad dėžių yra dvigubai daugiau. Tada reikia keisti mašiną į didesnę arba siųsti antrą sunkvežimį, o tai kainuoja. Taip pat gali kilti kainos dėl staigių degalų pabrangimų, bet mes stengiamės to nedaryti, jei sutartis jau pasirašyta.

Technika ir jautrūs daiktai (kaip neišsitekti be kompiuterių)

Kaip saugiai pervežti IT įrangą?

IT įranga reikalauja specialaus dėmesio, geriausia naudoti originalią pakuotę, jei jos išliko. Jei ne, turi naudoti specialias antšokines pakuotes. Aš asmeniškai visada primenu vairuotojams, kad su technika reikia važiuoti labai ramesniu režimu, nes kelyje Anglijoj daugiau duobių nei Lietuvoje (galima sakyti). Jei jums svarbu, kad biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai nebūtų palygti su sugadintais serveriais, investuokite į kokybišką pakavimą.

Ar galima pervežti serverius įjungtus?

Ne, absoliučiai ne. Jie turi būti išjungti, išmontuoti ir tinkamai įpakuoti. Vibruojantis sunkvežimas sukelia didžiulę riziką, kad standieji diskai gali sugesti. Vienas klientas bandė taip padaryti su vienu senų duomenų serveriu, kuris nebuvo išjungtas, ir jis tiesiog nebeužsileido atvykus. Taigi, biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai nereiškia, kad turite rizikuoti savo verslo duomenimis.

Kas daryti su slaptais dokumentais?

Gerbiausia juos vežti su savimi, jei galite, arba naudoti specializuotą kurjerių paslaugą, o ne krauti į bendrą sunkvežimį. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, bet sunkvežis gali būti apšaukiamas kelionės metu, o dokumentų nutekimas gali būti katastrofiškas. Nemanau, kad jums norisi, kad jūsų kontraktai ar buhalterinės apyskaitos patektų į pažiūras.

Ar pervežiate augalus?

Galime, bet čia yra pavojinga zona, nes augalų žemė yra ribojama dėl kertimo karantininių taisyklių. Reikia turėti fitosanitarinius pažymėjimus, o tai yra ilgas ir brangus procesas. Dažniau klientai nusprendžia palikti augalus Anglijoje ir nusipirkti naujus Lietuvoje, nes biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai gali būti sustabdyti muitinėje dėl vieno purvo puodo su fikusu.

Kaip elgtis su vitrinomis?

Vitrinos yra viena dažniausiai lūžtančių prekių. Reikia jas įpakuoti į medines dėžes su putų plastiku arba specialiomis medinėmis rėmais. Jei tiesiog apvyniosite plėvele, 90 proc. atveju jos atvyks sulaužytos, nes sunkvežyje viskas juda. Neklauskite, kodėl tai taip, tiesiog fizikos dėsniai veikia, o kelyje Anglijoje būna staigių stabdymų.

Problemos ir netikėtumai (kas gali nueiti ne taip)

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai retkas atvejis, nes mūsų technikos parkas naujas, tačiau jei tai įvyksta, mes siunčiame pagalbą arba perkrauname krovinius į kitą sunkvežimį. Tai gali sukelti vėlavimą, bet mes stengiamės informuoti klientus iš karto. Nebijokite, mes turime draudimą ir atsakomybę, todėl jūsų daiktai nebus dingę be žinios.

Ar dažnai pasitaiko muitinės patikros?

Po "Brexit" tikimybė padidėjo, ypač jei krovinių deklaracija atrodo įtartai arba jei tai nėra pirmas jūsų pervežimas. Kartais pasitaiko, kad tikrina kas dešimtą sunkvežimį. Jei jums svarbu, kad biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai būtų užtikrinti, reikia, kad dokumentai būtų idealūs, tuomet tikimybė mažesnė, tačiau niekada negali būti 100 proc. garantijos.

Kas nutinka, jei klientas nėra vietoje atvykus?

Vairuotojas laukia standartinius 2 valandas nemokamai, po to pradedamas skaičiuoti laukimo mokestis. Jei kliento nėra ir neatsiliepia į skambučius, vairuotojas gali būti priverstas važiuoti toliau arba vežti krovinius į sandėlį. Nereikia daryti taip mūsų vairuotojams, jie taip pat žmonės ir nori namo po savaitės kelionės.

Ar galima keisti maršrutą?

Galima, bet tik jei dar nesame pakrovę krovinių arba jei sutartime tai numatyta. Jei jau važiuojame ir jūs sakinėte "užsukite į dar vieną vietą", tai gali būti neįmanoma dėl taisyklių apie vairuotojo darbo laiką arba dėl to, kad toje vietoje negalima įvažiuoti sunkvežimiui. Geriau viską suplanuoti iš anksto.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Paprastai todėl, kad jos nėra tikros pervežimo firmos, o tarpininkai, kurie ieško pigiausių vairuotojų iš kitų šalių, kurie gali neturėti patirties. Taip pat jie gali neįtraukti visų mokesčių į kainą. Jei matote kainą, kuri atrodo per gera būti tiesa, tikriausiai ji tokia ir yra. Mūsų biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai kainuoja tiek, kiek kainuoja kokybė.

Apibendrinant, norint pasiekti, kad biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės greiti rezultatai būtų garantuoti, reikia ne tik pinigų, bet ir kantrybės bei detalaus planavimo. Geriausia visada kreiptis į tuos, kurie žino ne tik teoriją, bet ir turi patirties su realiomis kliūtimis per Lamanšą arba pietinės Anglijos keliuose. Nesvarbu, ar jūs perkeliate dvi stalines spinteles, ar visą IT padalinį, pagrindinis dalykas yra ne pulti į ašaras, kai kažkas neiseina taip, kaip planavote, o veikti sistemingai.