Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės be rūpesčių: praktinis vadovas, kaip neišprotėti nuo dokumentų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės niekada nebuvo toks paprastas, kaip atrodo brošiūrose. Nuo tada, kai įvyko „Brexit“, viskas pasikeitė. Anksčiau užkrauti viską į furgoną ir važiuoti lyg į pažintis į Lenkiją, dabar atrodo sci-fi filmas. Reikia ne tik fizinės jėgos, bet ir kantrybės su popieriais. Dažnai klientai klausia: „O ar tikrai taip sudėtinga?“ Ir až visada turiu pasakyti – ne, jei pasiruošiate. Jei ne – bus bėdų. Štai kas iš tiesų laukia jūsų, kai nuspręsite perkelti savo verslą iš Londono ar Mančesterio atgal arba tiesiog kitur.

Dokumentai, muitinė ir tų pačių „Brexit“ džiaugsmų

Ar tikrai reikia muitinės brokerio, ar tai tik pinigų iššūkis?

Žmonės man dažnai šaukia: „O kodėl aš negaliu tiesiog važiuoti?“ Galite, tik neįsivaizduojate, kas vykssta sienojje. Muitinės brokeris nėra privalomas, jei jūs norite praleisti tris dienas prie „Dover“ uosto laukdami, kol pareigūnai išsiaiškins, kas yra jūsų krovinyje. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės be tarpininko yra kaip lošimas rulete – galite laimėti, bet dažniau prarandate laiką. Brokeris užpildo EORI deklaracijas, tvarko T2 dokumentus (arba T1, priklausomai nuo situacijos) ir užtikrina, kad jūsų serveriai nebuvo sulaikyti kaip potenciali grėsmė. Pasitikėkite, mokesčiai už jo paslaugas atsiperka, kai vairuotojas skambina ir sako, kad jis jau Lietuvoje.

Ką daryti su EORI numeriu – jis mums reikalingas?

Taip, be EORI numerio jūsų kroviniui niekur neišvažiuos. Tai kaip pasas jūsų įmonei. Viską reikia užregistruoti Jungtinės Karalystės sistemoje, o jei perkraustote į ES šalį, tai ir ES sistemoje. Vieną kartą buvo situacija, klientas užmiršo patikrinti galiojimą, ir kroviniui teko sugrįžti atgal į sandėlį Londone. Buvo nepatogu. Užtruukite valandą ir patikrinkite iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie kelio užkardos.

Ar reikia mokėti PVM importuojant įrangą?

Čia viskas priklauso nuo to, kaip jūsų įmonė registruota. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje (ar kitoje ES šalyje), dažniausiai galite taikyti „0 %“ importo PVM tarifą, jei pateikiate teisingą importo deklaraciją. Bet jei perkraustote biurą į šalį, kurioje neesate registruotas? Tada teks mokėti. Geriausia pasikalbėti su buhalteriu prieš perkraustymą, o ne po to, kai gausite sąskaitą iš muitinės. Aš asmeniškai nėra ekspertas mokesčiuose, tai nešokit man už galvą, jei klystu, bet praktika rodo, kad visi stengiasi išvengti to mokesčio.

Kas dėl TIR knygelių – ar jos dar aktualios?

TIR knygelės dažniau naudojamos dideliems kroviniams, keliaujantiems per daug šalių. Paprastam biuro perkraustymui iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą ar Latviją tai gali būti per daug. Paprastai tiesiog darome eksporto ir importo procedūras. Bet jei jūsų keliai vingiuoja per Vokietiją ar Belgiją su sustojimais, gali prireikti. Nors dabar, su elektroninėmis sistemomis, fizinės knygelės jau retai matomos.

Ar galiu vežti asmenines daiktus biuro krovinyje?

Techniškai – taip, bet nerekomenduoju. Muitinėje tai gali būti įvardyta kaip prekybinis krovinių maišymas, o tai kelia riziką. Vieną kartą vairuotojas pasakė, kad turi savo dviratį furgone gale. Muitininkai suabejojo, ar tai ne parduodama. Teko aiškinti. Geriau vežti tik įmonės turtą, kad nebūtų nereikalingų klausimų.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra?

Jei visi dokumentai tvarkingi – tai klausimų minučių reikalas. Sistema „Automated Customs Clearance“ dabar veikia gana greitai. Bet jei trūksta commercial invoice ar prekių kodų (HS kodų), gali užstrigti. Girdėjau istorijų, kai kompanijos laukė po 48 valandas, nes neparašė, kad „stalas yra medinis“. Būkite tikslūs aprašymuose.

Ar reikia draudimo muitinės saugojimui?

Galite nusipirkti papildomą draudimą, bet dažniausiai jis nėra būtinas, jei krovinius saugo uosto sandėliai. Tačiau jei jums skubia, o krovinys užstrigs, gali tekti mokėti už „sandėliavimą“. Tas mokestis didėja kas valanda. Taigi, geriau užtikrinkite, kad dokumentai būtų tvarkingi iš karto.

Kas vyksta, jei pamestu originalius dokumentus?

Tai košmaras. Beveik viskas dabar yra elektroniniu būdu, bet kai kurios atvejai (ypač su kai kuriomis šalimis) vis dar reikalauja spausdintų lapų. Jei vairuotojas pameta originalą eksporto deklaracijos, teks daryti dublikatą. Tai užtrunka ir kainuoja. Dėlto visada darykite kopijas ir siųskite vairuotojui į telefoną.

Ar galiu vežti alkoholį biuro reikmenimis?

Biuro vakarėliui? Gal, bet muitinės akcizų požiūriu tai gali būti problema, jei kiekiai dideli. Kelios butelės vyno – nieko tokio, o jei dvidešimt dėžių – tai jau prekyba. Rašykite viską tiksliai, kad nebūtų įtarimų apie kontrabandą.

Kaip sužinoti, ar mano prekės yra ribojamos?

Jungtinėje Karalystėje yra savas sąrašas draudžiamų ar ribotų prekių, ir ES turi savą. Paprastai biuro įranga (kompiuteriai, stalai) nėra ribojama. Bet jei vežate specialią techniką, pvz., dujines baliones ar didelius kiekius cheminių medžiagų (valymo priemones), patikrinkite. Nesigauna pervežti tai, kas uždrausta.

Kainos, mokesčiai ir pinigai (kiek viskas kainuoja?)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės?

Sunku pasakyti vienu skaičiumi. Viskas priklauso nuo tūrio. Jei tai mažas biuras – 3–4 tūkst. eurų. Jei didelis – nuo 10 tūkst. Taip pat įtakos turi kuro kainos, kurios dabar... na, jūs žinot. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės brangsta ne tik dėl atstumo, bet ir dėl Rytų Anglijos uostų mokesčių, kurie ne kartą padidėjo per pastaruosius metus.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Deja, taip. Vienas didžiausių – „handling“ mokesčiai uoste. Jie neįeina į vairuotojo atlyginimą. Taip pat gali būti mokesčiai už užkrovimą/iškrovimą Anglijoje, jei ten nėra jūsų darbuotojų. Visada klauskite „all in“ kainos, kad nereikėtų vėliau ginčytis dėl 50 svarų priemokes už užkeltuvą.

Ar mokėti už pakavimo medžiagas?

Dažniausiai įmonės, kurios dirba su biuro perkraustymu iš Jungtinės Karalystės, siūlo įkainį su dėžėmis. Bet jei jums reikia specialių dėžių serveriams ar taisymo stalams (kristalinės pakavimo medžiagos), tai papildomai. Nereikia manyti, kad dėžės duoda nemokamai – jos kainuoja.

Ką daryti, jei biuro daiktų mažiau nei pilnas furgonas?

Tuomet galite rinktis „dalinius“ krovinius (part loads). Sumesime jūsų daiktus su kito kliento. Tai bus pigiau, bet lėčiau, nes reikės laukti, kol surinksime pilną mašiną. Jei skubate – teks mokėti už visą furgoną, net jei jis pusiau tuščias.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia vežti į Londono centrą?

Absoliučiai taip. Londono zonos mokesčiai (ULEZ), ribojimai sunkiesiems automobiliams. Vairuotojas gali tiesiog atsisakyti važiuoti į centrą, jei jo furgonas neatitinka standartų. Ir jei atvažiuos – tai kainuos brangiau. Reikia įsiskaityti šią „privalomą“ papildomą išlaidą.

Galima gauti nuolaidą, jei perkraustome ir butą?

Kartais taip, jei tai vienas maršrutas. Bet biuro ir buto daiktai skirtingai pakavami, o muitinės reikalavimai skiriasi (asmeninės vs. komercinės prekės). Nebūkite per daug nervingi dėl nuolaidų – geriau pasirūpinkite, kad viskas atvyktų sveika.

Ar grąžina pinigus, jei atšaukiate?

Tai priklauso nuo to, kada atšaukiate. Jei vairuotojas jau važiuoja ar jau supakavo dėžes – grąžinti neįmanoma arba grąžins labai mažai. Laikas yra pinigai, ir logistikoje tai labai aišku. Tarkime, jei atšaukiate prieš savaitę, gali būti, kad prarasite tik depozitą.

Ką daryti, jei gavau sąskaitą, kuri yra didesnė nei įvertinimas?

Klauskite išsamių paaiškinimų. Kartais įvertinime nebuvo įtrauktas kuro priedas arba muitinės išlaidos, kurias sunku numatyti iš anksto. Jei įmonė sąžininga, ji pateiks visas kvitas. Jei ne – vadinasi, jūs susidūrėte su blogais paslaugų tiekėjais.

Ar reikia mokėti vairuotojui iš rankų Anglijoje?

Pagal kontraktą – ne. Bet praktikoje... jei jie padėjo pakelti sunkų seifą trečiajame auke be lifto, o tai nebuvo sutartyje, geri vairuotojai visada vertinami. Tai ne privalomas, bet dėkingumo ženklas pagerina darbo kokybę.

Ar brangu vežti IT įrangą?

IT įranga vertinga, todėl reikalingas specialus draudimas ir geresnė priežiūra. Tai gali šiek tiek pakelti kainos, bet lyginant su duomenų praradimu, tai niekas. Geriau sumokėkite šiek tiek daugiau už patikimą transportą.

Logistika: kaip viskas telpa ir važiuoja

Kaip suskaičiuoti, kiek dėžių reikės?

Na, čia jau matematika. Vienas stalas – 2–3 dėžės. Kompjuteris – 1. Geriau pasidarykite inventorizaciją. Aš nusipirkau specialią programėlę telefonui, bet vis tiek dažnai matau, kad klientai numato 20 dėžių, o galiausiai jų susidaro 40. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės visada sukelia staigmenų dėl to, kiek tiksliai šiukšlių mes kaupime biuruose.

Ar galima vežti nebaigtus projektus ar atviras archyvas?

Galima, bet tai rizikuota. Atidarytos dėžės su popieriais gali pasimesti arba sudraskti. Jei tai būtina – užlankykite ir užklijuokite. Niekada neįsivaizdavau, kad kas nors veža atvirą archyvą per Lamanšą, bet klientai sugeba nustebinti.

Ką daryti su baldais, kurie netilps į duris?

Išardyti. Tai paprasčiausias būdas. Mūsų komanda padeda išardyti stalus ir spintas, o Lietuvoje – vėl surinkti. Nereikia bijoti to, tai standartinė procedūra. Vieną kartą bandėme ištraukti sofą pro langą... nepavyko. Teko išardyti.

Ar saugu vežti serverius?

Tik jei jie išjungti ir tinkamai užfiksuoti. Niekada nevežkite įjungtos elektronikos. Vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus. Ypač jei kelias per Angliją nėra lygus kaip lentelė (kas yra dažnai). Geriau pasidarykite pilną atsarginę kopiją prieš išvežant.

Kurį maršrutą pasirinkti – per Doverį ar Hullą?

Per Doverį trumpiau, bet ten daugiau eismo ir muitinės kamščių. Per Hull (arba Immingham) ilgiau važiuoti, bet ramiau. Jei krovinys neskubus, aš asmeniškai pasirinkčiau šiaurę. Tačiau dažniausiai klientai nori skubėti, todėl važiuojame per „Dover-Calais“.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Patikimai – 3–4 dienos nuo išvežimo iki pristatymo. Tačiau „Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės“ gali užtrukti ilgiau, jei uoste yra eilės arba jei reikia perduoti krovinią kitoje pervežimo įmonėje (tranzitas). Neskubėkite planuoti įrangos įjungimo tą pačią dieną, kai atvažiuoja furgonas – gali būti pavėluota.

Ar reikia vadybininko biure Anglijoje?

Labai padeda. Jei ten nieko nėra, vairuotojas gali susigaišti arba negauti leidimo užlipti į trečią aukštą. Kadangi biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės vyksta be jūsų (jei jūs jau esate Lietuvoje), reikalingas žmogus, kuris atidarytų duris ir parodytų, kas keliauja.

Kas nutinka, jei vairuotojas sugenda?

Turi turėti draudimą „laukiamasis transportas“. Tada mes siunčiame kitą automobilį arba mechaniką. Bet tai gali užtrukti dieną-dvi. Todėl visada turkite planą B – kas darbo dienas be kompiuterių? (Nors dabar visi dirba ir iš namų, tai gal nebūtų taip baisu.)

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma furgonų turi GPS seklius. Galite matyti, kur jis stovi. Kartais signalas dingsta Tunelyje arba šiaurės Anglijoje (ten tikrai blogas ryšys), tačiau dažniausiai žinome, kur jis yra. Tai ramina nervus.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis (toneriai, tūtelės)?

Jos negali būti vežamos įprastame krovinyje. Reikia specialios atliekų pervežimo licencijos. Geriau jas išmesti Anglijoje pagal vietines taisykles. Nebandykite slėpti tuščių tonerių dėžės tarp popierių – muitinė tai nemėgsta.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir adresą. Be to, pažymėkite „Kruopštus“ (Fragile), jei ten yra monitoriai. Niekada nežinai, kas furgone užkris ant kitos dėžės posūkyje.

Rizikos, problemos ir gyvenimas (realios istorijos)

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sąžiningai – ne. Mūsų statistika rodo, kad prarandame mažiau nei 0,1 % daiktų. Dažniau nutinka, kad kas nors susilaužo nei dingsta. Bet girdėjau istorijų apie kitas firmas, kur furgonai tiesiog dingo su visa įranga. Todėl tikrinkite įmonės atsiliepimus.

Ką daryti, jei atvykęs vairuotojas yra... keletas?

Kartais atsitinka, kad vairuotojas iššoka iš furgono ir pradeda šaukti, kad negali rasti vietos. Būkite kantrūs. Jie pavargę, važiavo tūkstančius kilometrų. Padėkite jam su navigacija arba su vietos ženklu. Geras bendravimas išspręs daugiau problemų nei teisiniai reikalavimai.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Jei kaina brangesnį pasiūlymą perkelia per pusę, tai kažką čia kyšo. Gali būti, kad jie naudos seną furgoną be draudimo, arba kad jims reikės jūsų pagalbos iškraunant (rankomis). Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės – tai ne vieta, kurioje taupyti ant kokybės.

Kas nutinka, jei Londono uoste „užstrigs“ keltas?

Laukiame. Nėra ką daryti. Gali užtrukti 4–6 valandas. Tokios yra perkraustymų realybės. Geriau, jei jūsų darbuotojai Lietuvoje apie tai žino iš anksto, o ne laukia prieš duris su pykčiu.

Ar galiu rūkyti vairuotojui furgone?

Joks būdas. Tai draudžiama ir saugumo taisyklėmis, ir dėl kvapo. Vieną kartą teko vėdinti visą krovinį, nes vairuotojas rūkė „kažką“ neaiškaus. Nerekomenduoju to toleruoti.

Kaip elgtis su sugadintais daiktais?

Skubiai fotografuokite ir rašykite pranešimą vairuotojui. Nedelskite, kol jis išvažiuos. Draudimo kompanijai reikalingi įrodymai iš karto. Jei pastebėsite įbrėžimą ant stalo tik po savaitės – niekas nepatikės, kad tai nutiko pervežimo metu.

Ar galiu vežti biuro augalus?

Galima, bet juos reikia specialiai įpakavoti. Be to, reikia fitosanitarinių sertifikatų, jei augalai yra dirvožemyje. Be to, jie gali nebeišgyventi šaltame furgone. Geriau palikti juos kolegoms Anglijoje kaip dovaną.

Ką daryti, jei pamiršau raktus nuo naujo biuro Lietuvoje?

Tai jūsų problema, ne mūsų (tiesa sakant). Vairuotojas negali laukti valandų, kol jūs ieškosite raktų. Jei nebus kas atidaryti durų, krovinys nuvežamas į sandėlį, o tai papildomi mokesčiai.

Ar saugu palikti daiktus furgone naktį?

Jei furgonas stovi saugomoje aikštelėje prie uosto arba degalinėje, dažniausiai taip. Bet jei jis stovi gatvėje mieste – nerekomenduojama. Nors didelių furgonų pavogti sunkiau, nebent jie tikrai nori to daryti. Geriau, kad kelias būtų toks, kad naktį nebūtų sustojimų.

Ką daryti, jei įmonė bankrutuoja pervežimo metu?

Tai blogiausias scenarijus. Tada turi kreiptis į draudiką ar teismą. Todėl visada pasirinkite didžiąsias, patikimas įmones, kurios veikia jau dešimtmetį. Jos nebankrotuos dėl vieno jūsų krovinio.

Ar galima įsivaizduoti biuro perkraustymą be streso?

Sakyčiau, kad ne be streso, bet su mažiau rūpesčių. Jei pasitikite profesionalais ir pasiruošiate, biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės gali būti tiesiog darbo diena. O jei bandysite tai daryti patys „pigiai“ – tai taps košmaru. Pasitikėkite patirtimi.

Išvada

Na, trumpai tariant, biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės nėra jokia mokslo sritis, bet jis reikalauja kantrybės ir tvarkos. Nuo dokumentų iki dėžių – viską reikia suplanuoti iš anksto. Jei pasirūpinsite brokeriu ir pasirinksite patikimą pervežėją, viskas vyks gana sklandžiai, nors ir su nedideliais nukrypimais. Svarbiausia – neskubėkite ir viską užrašinėkite. Tada ir naujas biuras veiks be perkraustymo „traumų“.