Biuro perkraustymas iš Anglijos profesionalus planavimas ir vykdymas: kas turi būti žinoma

Sąlyginai sakant, biuro perkraustymas iš Anglijos – tai ne tiesiog dalykų įkėlimas į furgoną ir važiavimas, o visas ritulys su dokumentais, muitinėmis ir anglų biurokratija, kuri gali užknisti net patį kantriausią. Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtims metų ir matavau viską – nuo idealiai suskaičiuotų kubinių metrų Londono centre iki tų situacijų, kai klientas pamiršta pasakyti, kad jų biure yra seifas, sveriantis toną, kurio neįmanoma nuleisti per standartinius liftus. Profesionalus planavimas čia yra pusė sėkmės, tačiau ir vykdymas turi būti lankstus, nes Anglija išliko Anglija – ten visada gali užplūkti rūkas, užsidaryti tiltas arba pasikeisti taisyklės, apie kurios niekas nesuinformavo. Tiesą sakant, biuro perkraustymas iš Anglijos reikalauja kantrybės ir tikro išmanyto, o ne tik „vežėjo“ su vairuotojo pažymėjimu.

Pradžia: kaip viskas prasideda ir kodėl reikia nešti galvą

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka biuro perkraustymas iš Anglijos į Lietuvą?

Niekas negali pasakyti tiksliai, tai kaip su orų prognoze. Paprastai jei viskas tvarkinga – dokumentai paruošti, muitinės deklaracijos užpildytos, tai pati važiavimo dalis trunka porą dienų priklausomai nuo to, kur Anglijoje esate, ar tai Mančesteris arba pietų Londonas. Bet jei pasitaiko klaidų dokumentuose, kas, deja, dabar būna gana dažnai po „Brexit“, tai gaištime laiką uosto kelyje arba prie Lietuvos sienos. Geriausia planuoti savaitę ar dvi atsargiai, kad nereikėtų panikuoti, kai vairuotojui reikės poilsio pertraukos arba kilo techninių problemų. Biuro perkraustymas iš Anglijos nėra toks greitas kaip nupirkti bilieto lėktuvu.

Ar galiu suorganizuoti perkraustymą patys be firmos?

Teoriškai – taip, jei turite savo furgoną, kurio bendroji masė neviršija 3,5 tonos, ir jūsų vairuotojas turi visus leidimus kirsti kanalą (Eurotūnelis arba keltas). Bet praktiškai? Tada atsiranda milijonas smulkių problemų – kaip deklaruoti krovinius, kas daryti jei anglai sustabdys patikrai, kas daryti su draudimu, jei įvyks avarija. Esu matęs situaciją, kai maža įmonė bandė važiuoti savaime, jų furgonas užgriuvo Kelso tiltą (ne, ne Anglijoje, bet panašus buvau matęs netoli Birmingemo), ir rezultate – nuostoliai didesni nei pasamdyti profesionalus. Biuro perkraustymas iš Anglijos be ekspedicinės firmos yra savotiška loterija.

Kada geriausia pradėti planuoti perkraustymą?

Kuo anksčiau, tuo geriau, idealiai – mėnesį iki planuojamos datos. Neskubėkite laukti paskutinės savaitės, nes tada brangsta keltų bilietai ir sunkiau surasti laisvą sunkvežimį. Be to, dokumentų surinkimas (inventoriaus sąrašai, vertimai) užima daugiau laiko nei atrodo. Kartais klientai man sako: „važiuokit penktadienį“, o štai jau trečiadienį net neturiu galutinio daiktų sąrašo. Toks biuro perkraustymas iš Anglijos tampa stresu ne tik man, bet ir jums.

Ar tikrai reikalingas toks detalus inventoriaus sąrašas?

Taip, muitinė be jo nepraleis. Jums reikės nurodyti ne tik „kompiuteriai“, bet ir serijinius numerius, bukles, vertę. Kadaš vienas klientas man parašė „biuro baldai ir geri daiktai“ – to užteko, kad mums siuntą užstrigti Doverio uoste dviem dienoms. Angliškai muitininkai labai griežti, jei matai, kad kas nors čia ne taip. Biuro perkraustymas iš Anglijos pareikalauja, kad kiekvienas stalas ir kėdė būtų užfiksuotas popieriuje (arba elektroniniu).

Kas daryti su jautria technika – serveriais ir tais?

Serverius reikia išjungti tikrai gerai, užfiksuoti, pamegti kabelius (visada patariu daryti nuotraukas prieš išjungiant). Geriausia juos pakuoti ne į paprastas dėžes, o į specialias užmurytas su putomis. Turiu atvejį, kai vienas IT vadybininkas tikėjosi, kad vairuotojai sužinos, kuris kabelis kuria eina... (aišku, nesužinojo). Biuro perkraustymas iš Anglijos turi apimti ir IT infrastruktūros paruošimą, kitaip atvykus į naująją vietą Lietuvoje, savaitę niekas neveiks.

Anglija, muitinės ir dokumentacija – kur dažniausiai užstringa

Ar po „Brexit“ kažkas pasikeitė perkraustant biurą?

O kaip. Anksčiau buvo paprasčiau, dabar tai turi būti formalus importas iš trečiosios šalies. Reikia EORI numerio (jei jo neturite, gausime greitai), reikia mokėti PVM (jei esate PVM mokėtojas) arba Muitą (jei vertė viršija nustatytą ribą). Anglijos pusė taip pat dabar reikalauja išvykimo deklaracijų. Biuro perkraustymas iš Anglijos tapo daugiau „popieriaus darbo“, o ne tik fizinio. Kartais jaučiuosi ne vežėjas, o teisininkas.

Kokius pagrindinius dokumentus reikia paruošti?

Mums reikės sutarties, jūsų įgaliojimo (jei deklaruosime už jus), inventoriaus sąrašo su vertėmis, ir beje, jei vežate naudotą techniką, reikės jos pirkimo dokumentų (kadangi gali būti klausimų apie kilmę). Be to, reikia nurodyti, kad tai yra perkėlimas (perkelimas turtas iš vienos buvimo vietos į kitą), o ne prekyba. Biuro perkraustymas iš Anglijos be teisingų formų – tai tiesiog laiko švaistymas.

Kas daro EORI numeris ir kodėl jis svarbus?

Tai unikalus kodas, skirtas identifikuoti jums kaip importuotojui muitinės sistemoje. Be jo negalima pateikti importo deklaracijos. Jei neturite, reikia užregistruoti Lietuvos muitinėje (prieš tai buvo galima ir ES, bet dabar viskas vyksta per nacionalines institucijas... arba gi vis dar bendrą? (Patikriniau – taip, galima gauti ES EORI, bet greičiau Lietuvoje)). Biuro perkraustymas iš Anglijos prasideda ne nuo furgono, o nuo šio numerio.

Ar reikia mokėti PVM importuojant biuro turtą?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, tuomet PVM sumokėsite Lietuvos muitinei (arba taikysite atidėjimo mechanizmą), bet galėsite jį susigražinti (pateikti PVM mokėjimo deklaraciją). Jei ne esate PVM mokėtojas (pavyzdžiui, ne pelno organizacija), gali tekti mokėti PVM ir negalėsite jo susigrąžinti, tai didelė pinigų suma. Biuro perkraustymas iš Anglijos gali nustebinti kaina, jei iš anksto neapsiskaičiuosite su mokesčiais.

Kas daryti, jei siunta užstrigs Anglijos muitinėje?

Tai nepasitenkinimo momentas. Reikia sužinoti priežastį – dažniausiai trūksta duomenų apie prekę arba klaidingai nurodyta HS kodas (prekės kodas). Mes tada bendraujame su vietiniu tarpininku, pataisome klaidas. Kartais užstrigta dėl to, kad vairuotojas nepateikė teisingo dokumento fizinėje patikroje. Biuro perkraustymas iš Anglijos gali užstrigti pačioje blogiausioje vietoje – prieš keldą į Francūziją.

Ar mokėti muito mokestį už biuro techniką?

Tai priklauso nuo to, ar tai naudota technika, kuri buvo nusipirkta prieš daugiau nei 6 mėnesius ir naudota jūsų verslo veikloje. Jei taip – tai galima taikyti mokesčių atleidimą (perkėlimo režimas). Jei perkate naują techniką Anglijoje ir vežate į Lietuvą, tai tai yra paprastas importas ir reikia mokėti muitą pagal tarifus. Biuro perkraustymas iš Anglijos gali būti brangus, jei nuspręsite paskutinę minutę nupirkti visą naują įrangą Londone.

Kokie dokumentai yra reikalingi naudotai technikai?

Patvirtinimas, kad technika buvo naudojama jūsų įmonės (pvz., buhalterinės apskaitos dokumentai, inventoriaus knygos išrašai). Anglai labai mėgsta paklausti: „Kada šis kompiuteris buvo nupirktas?“. Jei negalite parodyti, gali tekti mokėti mokesčius kaip už naują prekę. Biuro perkraustymas iš Anglijos – tai ir dokumentų archyvų naršymas.

Kainos, pinigai ir nepalankios staigmenos

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas iš Anglijos?

Klausimas „kiek“ yra toks kaip „kiek kainuja namas“ – viskas priklauso nuo tūrio. Mažam biurui (10 kubinių) gali tekti susimokėti apie 1500–2000 eurų, o dideliam (50+ kubinių) skaičiai šoktų iki 5-10 tūkstančių. Kainą lemia keltų bilietai (jie dabar labai brangūs!), degalai ir darbas Anglijoje. Biuro perkraustymas iš Anglijos nėra pigus malonumas, bet viskas priklauso nuo to, ką tiksliai reikia vežti.

Ar kaina priklauso nuo to, kur Anglijoje randasi biuras?

Žinoma, jei esate Škotijos kalnuose, tai keliaujame daugiau. Taip pat Londono centras reiškia, kad sunkvežimiui gali reikėti speciali leidimo važiuoti į miestą (ULEZ zona ir pan.) arba mokėti už įvažiavimą. Vairuotojui tenka laukti eilėse. Biuro perkraustymas iš Anglijos, pradedant nuo Londono „City“ rajono, visada bus brangesnis nei iš kokio nors pramoninio parko netoli Lidlo.

Kas įeina į galutinę kainą, o kas gali būti papildomai?

Į kainą įeina: darbas abiejuose pusėse (krovimas/iškrovimas), transportavimas, keltų bilietai, draudimas. Papildomai gali kilti: pakavimo medžiagos (jei reikia dėžių, burbulų), specialūs kėlimo darbai (jei nėra lifto ir reikia kelti per langą – taip, būna), laukimas (jei jūsų vėluojate paruošti daiktus). Biuro perkraustymas iš Anglijos turi būti aiškiai susitarta dėl „papildomų“ paslaugų, kad nebūtų nepykančių veidų.

Ar galima kažkaip taupyti?

Taip, galite susirūpinti pakavimu patys (iš anksto sudėti viską į dėžes), taip mums reikia mažiau laiko. Taip pat, jei galite pristatyti daiktus prie mūsų sandėlio Anglijoje (jei turime tokį partnerį), tai gali būti pigiau. Bet dažniausiai taupyti ant vairuotojo rankos nėra gerai. Biuro perkraustymas iš Anglijos – tai toks dalykas, kur „cheap“ pasirodo „expensive“.

Kada reikia apmokėti už paslaugą?

Įprasta praktika – 50% avanso sutvirtinant užsakymą, likusi 50% – atlikus darbą prieš išduodant dokumentus arba iškraunant Lietuvoje. Esu susidūręs su klientais, kurie norėjo mokėti tik po mėnesio „kai pinigai atkeliauja“, bet su tokiomis firmomis mes tiesiog nedirbame. Biuro perkraustymas iš Anglijos reikalauja išankstinio pasitikėjimo – mums reikia sumokėti už keltus ir degalus iš anksto.

Ar brangiau, jei reikia išmontuoti ir sumontuoti baldus?

Taip, tai papildomas darbas valandomis. Paprastai vienas vadybininkas su grandinele išmontuoja biurą per dieną, jei tai ne per daug sudėtingi sisteminiai baldai. Jei ten stoginės konstrukcijos ar „open space“ pertvaros, tai tai jau brangiau. Biuro perkraustymas iš Anglijos turi apimti ir baldų surinkimą, kitaip atvyksite į tuščią kambarį su krūva detalių.

O kas su parkavimu Anglijoje – ar jums reikia vietos?

Būtina. Sunkvežimis negali tiesiog stovėti ant raudonos linijos „tik penkias minutes“. Jums reikia organizuoti vietą prie pastato (leidimas iš savivaldybės arba privatžemio). Jei ten yra „yellow line“, reikia mokėti už stovėjimą arba gauti leidimą. Vieną kartą teks mums giriantis 30 minučių, kol klientas gavo leidimą... Biuro perkraustymas iš Anglijos gali baigtis bauda, jei apie tai nepagalvojote.

Pakavimas, krovimas ir kitos bėdos kelyje

Kas su pakuoja mus – ar savo darbuotojai ar jūsų?

Geriau, kad tai darome mes, nes mūsų draudimas apima ir krovimo procesą. Jei jūsų vadybininkas nukrito nuo laiptų nešdamas dėžę su monitoriumi, mūsų draudimas to nedengia. Mūsų komanda turi reikiamas priemones. Biuro perkraustymas iš Anglijos yra atsakomybės klausimas – kas sugadina, tas ir moka.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams ir technikai?

Būtina. Nereikia dėti monitorių į paprastas dėžes, juos gali sutraiškyti sunkesni daiktai. Mes turime specialias „IT“ dėžes su skyrikliais. Kabelius reikia susieti, kitaip galvos skausmas bus garantuotas. Biuro perkraustymas iš Anglijos yra ne tik apie stalus, bet ir apie jautrią įrangą.

Ką daryti su serveriais – ar juos vežate?

Vežame, bet tik jei jie išjungti ir paruošti. Jei tai didelė serverinė, reikia specialios technikos (keltuvas). Dažniausiai patariame duomenis išsaugoti debesyje (jei dar nėra) o techniką vežti atskirai. Biuro perkraustymas iš Anglijos neapsiriboja tik fiziniais daiktais, duomenys svarbiau.

Ar saugu laidus uždėti tiesiog į maišą?

Nepatariu. Viskas susipainioja, tada tris dienas galite išsukinėti. Geriau naudoti maišelius su užsegimais arba rišimo juostas pažymėti. Vienas klientas taip padarė ir mes jam surinkome viską per 20 minučių. Biuro perkraustymas iš Anglijos turi būti organizuotas, kitaip prarasite daug laiko paieškoms.

Ar vežate pavojingus krovinius (toneriai, chemija)?

Tai gana sudėtinga. Toneriai yra pavojingi (jei yra daug), gali reikėti specialios dokumentacijos (ADR). Reikia mums pranešti iš anksto. Negalima tiesiog taip paslėpti dėžėje su popieriumi. Biuro perkraustymas iš Anglijos turi vykti pagal taisykles, o ne „kaip nors“.

Kaip elgtis su baldų išmontavimu – ar mokate?

Mokame. Turime savo įrankius. Bet jei turite labai senus, sudėtingus baldus, kurie išsiskiria, tai gali užtrukti. Kartais klientai sako: „ten tik vienas varžtas“, o atvyksta ir ten yra dešimt sujungimų, kurie visi prisvirtinti. Biuro perkraustymas iš Anglijos reikalauja, kad kas nors pažiūrėtų iš anksto kas ten yra (galima atsiųsti nuotraukas).

Kas nutinka, jei atvykus į Angliją daugiau daiktų nei planuota?

Tuomet reikia spręsti vietą. Jei sunkvežimis pilnas, reikia skambinti ir siųsti papildomą furgoną, o tai kainos. Kartais tiesiog išmetame nereikalingus dalykus (jei klientas leidžia). Geriausia būti sąžiningam iš pradžių. Biuro perkraustymas iš Anglijos moko sąžiningumą.

Nepageidaujami scenarijai ir kaip iš jų išeiti

Kas daryti, jei vairuotojas sustoja techninės apžiūros Anglijoje?

Tai blogas sapnas, bet įvyksta. Tada mes ieškome vietinio mechanikos pagalbos arba keičiamą furgoną. Laikas eina, bet mes viską stengiamės padaryti, kad klientas nepajustų didelio vėlavimo. Biuro perkraustymas iš Anglijos yra pavojingas tokiems dalykams.

Ar buvo, kad dingę daiktai?

Dings maži daiktai, jei jie neįrašyti į sąrašą. Dideli daiktai nedingsta, nes juos sunku paslėpti. Esu matęs, kad dingsta „pelės“ ar „klaviatūros“, todėl viską reikia fiksuoti. Biuro perkraustymas iš Anglijos be Kontrolės yra rizikinga.

O jei Anglijoje paduoda į lauką ir sako „aš čia daugiau negaliu laukti“?

Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus. Jei jūs vėluojate 3 valandas, jis gali turėti važiuoti poilsio. Todėl laikaraštis yra šventas. Biuro perkraustymas iš Anglijos turi būti vykdomas pagal laiką, kitaip mums gali tekti mokėt baudas už vairuotojo viršvalandžius.

Ar draudžiama vežti maistą iš biuro virtuvės?

Nedraudžiama, bet jei tai atidarytos pakuotės, tai gali būti problema biologinės saugos pusėje (nešvarumai, vabalai). Geriau viską išmesti. Biuro perkraustymas iš Anglijos ne apie sausainių atvežimą.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Reikia, kad darbuotojai pasiimtų savo daiktus. Mūsų sutartyje dažnai parašoma: „mes neatsakome už asmeninius daiktus paliktus stalų stalčiuose“. Jei kas lieka, tai gauname „gintaro“ rinkinį. Biuro perkraustymas iš Anglijos turi baigtis tuščiais stalčiais.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinius?

Taip, duodame nuorodą į GPS sekimą. Bet ten gali būti delsa (valanda ar dvi). Nereikia skambinti kas 20 minučių vairuotojui, jis vairuoja. Biuro perkraustymas iš Anglijos yra procesas, kuriam reikia leisti vykti.

Kas nutinka su atliekomis – pakavimo medžiagomis?

Jos lieka Lietuvoje. Galime jas išvežti, jei susitariame, bet dažniau tai lieka jums. Biuro perkraustymas iš Anglijos paliks daug dėžių ir plėvelių.

Galutiniai žodžiai ir praktiniai patarimai

Ar reikia apžiūrėti vietą prieš perkraustymą?

Labai rekomenduojama, ypatingai jei aukštai be lifto arba yra siauri koridoriai. Vieną kartą važiavome į biurą, kur liftas neįleido mūsų liftų... (ne, ne liftų, o kėlimo platformos). Teko kelti per laiptus už papildomą kainą. Biuro perkraustymas iš Anglijos prasideda nuo apžiūros (galba nuotraukomis).

O kas su draudimu – kiek jis dengia?

Standartiškai dengia 3-5 eurų už kilogramą, bet galima padidinti. Reikia įvertinti, kas yra brangiausia (serveriai, meno kūriniai). Biuro perkraustymas iš Anglijos turi būti apdraudžtas pilnai.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tik su fitosanitariniu pažymėjimu (beveik neįmanoma gauti greitai). Geriau juos palikti arba duoti darbuotojams. Biuro perkraustymas iš Anglijos ir augalų mylėtojų nelabai džiugina.

Kaip susisiekti, jei kažkas ne taip?

Skambinti mums. Mes esam atsakingi. Biuro perkraustymas iš Anglijos mums duoda galimybę parodyti, kad mes esame patikimi.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Nebūtina, bet jei pasiūlysite, jis bus dėkingas. (Nereikia girti su juo, jis vairuoja). Biuro perkraustymas iš Anglijos taip pat yra apie žmogiškus santykius.

Trumpai tariant, biuro perkraustymas iš Anglijos – tai sudėtingas, bet įveikiamas iššūkis, jei jį patikėsite profesionalams, kuriems nerūpi tiktai pinigai, bet ir jūsų ramybė. Geriausia pasikalbėti iš anksto, išsiaiškini visus niuansus ir tik tada vežti savo verslą per jūrą.