Biuro perkraustymas iš Anglijos: patikima ir efektyvi logistika ar nerealūs lūkesčiai?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o kartais atrodo, kad mažiausiai sužinojau būtent tiek, kiek dažniausiai klausiate. Biuro perkraustymas iš Anglijos atrodo kaip paprasta užduotis iššaukite vairuotoją, įkraukite dėžes, važiuokite. Tačiau realybėje, ypač dabar, po „Brexit“ ir visų tų kainų šuolių, tai yra sudėtingas mechantizmas, kur viena sugedusioji pavaros grandis sustabdo visą procesą. Dažnai klientai sako: „O mes tik galvojame, kad tai užtruks kelias valandas“. Ne, nebus taip greit. Čia ne tik apie vairavimą, tai apie dokumentus, muitinę, fizinį sunkų darbą ir, žinoma, tą pačią psichologiją, kai vadovas panikoje bando rasti dėžę su svarbiaisiais kontraktais. Todėl štai jums gidas, kaip tai iš tikrųjų veikia, be jokių gražių paveikslėlių iš reklamų.

Bendrai apie procesą ir nesusipratimus

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkraustymas iš Anglijos?

Tai vienas populiariausių klausimų, bet atsakymas visada vienodai erzinantis: „ką įkraunate?“. Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai iš smalaus kabineto Mančesteryje, tai galėtume spręsti per 2-3 dienas nuo pasirašymo iki įkėlimo. Tačiau biuro perkraustymas iš Anglijos, kai kalbame apie pilną įmonės relokaciją su sandėliu, tai visai kita istorija. Ten eiga gali užtrukti net savaitę ar dvi, tik tam, kad suderintume grafikus ir patikrintume, ar viskas telpa į mašiną. Viska lemia ir dienos, jei reikia važiuoti per savaitgalį, kai muitinės dirba pagal sutrumpintą grafiką, gali atsirasti neplanuoti uždelsimai.

Ar reikia, kad kas nors iš mūsų būtų ten vietoje?

Idealiai taip, bet ne visada įmanoma. Tiesa, jei nieko nėra, vairuotojas gali tiesiog palikti daiktus prie durų (jei leidžia taisyklės), bet jis neįsileis jums į vidų, nes nebus atsakingas už jūsų raktus. Buvau atvejų, kai klientai siuntė atstovą, kuris net nežinojo, kur reikia pastatyti dėžes, ir tai sukėlė papildomo streso. Geriausia, jei bent tas žmogus, kuris žino, kas yra svarbiausia, būtų pasiekiamas telefonu. Biuro perkraustymas iš Anglijos be jūsų dalyvavimo arba atstovo yra kaip lošimas rulete – gali pavykti, o gali ir likti lauke su dėžėmis.

Kaip elgiamasi su technika ir serveriais?

Tai yra pati jautriausia dalis. Negali tiesiog įmesti serverio į bagažinę kaip kuprinės. Jis turi būti išjungtas teisingai (ne tik ištrauktas lizdas), o geriausia – pakuotas į specialią dėžę su putomis. Biuro perkraustymas iš Anglijos technikos atžvilgiu reikalauja ypatingo dėmesio. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris nurodė, kad serveriai „užfiksuoti“, tačiau paaiškėjo, kad tai tiesiog lipdukas ant viršaus. Nuvykę į Lietuvą pastebėjome, kad vienas diskas „susisuko“ ne taip. Taigi, duomenų backup'as prieš kelionę yra privalomas, net jei mes pasistengsime važiuoti kaip su kiaušiniais.

Ar galima su jumis vežti ir asmeninius daiktus?

Taip, galima, bet turi būti aiškus pasiskirstymas. Jei įsirašysime į sąmatą „biuro baldai“, o ten bus dar ir viryklė ir dviračias, muitinėje gali būti nemažai klausimų. Biuro perkraustymas iš Anglijos dažnai susimaišo su fizinio perkraustymu, kai darbuotojai nutaria parsivežti savo dalykus. Geriausia tai atskirti, kitaip mums teks mokėti PVM už visą krovį, o jums tai gali būti nenaudinga. Pasakykite mums iš karto, jei planuojate vežti kažką asmeninio, sudarysime atskirą sąmatą arba papildomą punktą, kad viskas būtų pagal įstatymus.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojai yra lietuviai, tačiau yra ir tokių, kurie geriau šnekasi lenkiškai ar rusiškai. Angliškai dažniausiai supranta pagrindinius dalykus, kad susitartų dėl vietos ar padavimo, bet nekalbės apie orus. Jei jums būtina, kad vairuotojas kalbėtų idealia anglų kalba, praneškite iš anksto. Biuro perkraustymas iš Anglijos dažnai vyksta ten, kur vietiniai darbuotojai tik anglų kalba ir nieko kito, todėl reikia, kad kas nors iš mūsų komandosgebėtų susitvarkyti, pvz., prie sandėlio vartų Londone.

Ar įvežiate į Londono centrą (Congestion Charge zona)?

Įvežiame, bet tada sąskaitoje atsiras papildomi eilutės. Londonas yra košmaras vairuotojui, ten ne tik žiedadulkes, bet ir mokesčiai už važiavimą (ULEZ, Congestion Charge). Biuro perkraustymas iš Anglijos, ypač jei jūsų biuras buvo Soho ar City rajone, reiškia, kad turime užtikrinti leidimus. Vieni klientai nustemba, kai mata tiek papildomų mokesčių, bet tai ne mūsų išgalvojimas, tai miesto taisyklės. Geriausia, jei galite užsikreipti daiktus šiek tiek už miesto ribų, taupysite ne tik nervus, bet ir pinigus.

Muitinė, dokumentai ir „Brexit“ nūdėmės

Kas pasikeitė su Brexit dėl perkraustymo?

O, kur be to. Anksčiau buvo paprasta: važiuojam, pasirašom, atvažiuojam. Dabar biuro perkraustymas iš Anglijos yra formalumų kalnas. Reikia EORI numerio (jei esate verslas), reikia deklaruoti kiekvieną daiktą, jei vertė viršija tam tikrą ribą. Muitinės taisyklės pasikeitė taip, kad kartais net ir patys ekspertai susisuka galva. Viskas dabar truputį lėčiau, nes kiekvienas krovinys turi būti „išvalytas“ sistemoje. Nepaisant to, kas sakoma žiniose, praktikoje tai daroma, bet reikalauja daugiau kantrybės ir kruopštumo.

Kokius dokumentuos reikia paruošti?

Pagrindinis yra prekių sandėliavimo sąrašas (pakavimo sąrašas). Jis turi būti ne tik „kėdės, 5 vnt.“, o geriau būtų nurodyti buvimo vietą, vertę, net serijinius numerius, jei tai brangi technika. Be to, reikia galiojančio asmens dokumento, jei vykstate patys, arba įgaliojimo, jei atstovauja kiti. Biuro perkraustymas iš Anglijos be gerai parengto pakavimo sąrašo yra kaip važiuoti automobiliu be benzinų – nenuvažiuosite toli. Muitininkai mėgsta tikslumą, jei jiems kas neaišku, jie gali sulaikyti visą mašiną.

Kas dėl PVM (VAT) mokesčių?

Jei perkraustote nuosavą biurą (t.y. daiktai jums priklauso ir jų neparduodate), tai dažniausiai galima taikyti 0% PVM tarifą perkėlimo atveju (intra-community supply of goods, nors dabar tai trecios šalies atvejis). Tačiau čia reikia labai gerai užpildyti eksporto deklaraciją. Biuro perkraustymas iš Anglijos verslo atveju visada keliauja klausimą apie mokesčius. Jei padarysite klaidą ir nurodysite, kad tai prekybinis krovinys, gali tekti mokėti visą PVM Lietuvoje. Geriau pasikonsultuoti su mūsų buhalteriu arba jūsų apskaitininku prieš kelionę.

Kas nutinka, jei trūksta kai kurios faktūros ar dokumento?

Tada prasideda „linksmiausia“ dalis. Muitinėje gali paprašyti papildomų patvirtinimų. Vieną kartą turėjome atvejį, kai klientas pamiršo paimti įrodymą, kad jis nupirko tuos stalus prieš 3 metus. Biuro perkraustymas iš Anglijos sustojo Doverio uoste 2 dienas. Teko siųsti skenuotus dokumentus el. paštu, rašyti paaiškinimus. Dėl to paprašėme papildomo mokestio už vairuotojo laukimą. Taigi, tikrinkite dokumentus du kartus.

Ar reikia celių (muitinės tarpininko)?

Jums, kaip klientui, gali ir nereikėti turėti savo, bet mes užtikriname, kad mūsų partneris turi. Be celių dabar neįmanoma legaliai perkelti beveik jokio krovinio iš UK. Biuro perkraustymas iš Anglijos apima ir šią paslaugą, įskaičiuodami ją į kainą (arba kaip papildomą paslaugą). Celiai užpildo visas tas deklaracijas, kurios jums atrodo kaip kinų rašmenys. Pasitikėkite juo, jei jis sako, kad reikia kažką papildyti – geriau padarykite.

Kas vyksta sienoje jei kažką pamiršote pasakyti?

Tikrinimas. Jei sąraše nėra „kavos aparato“, o jis yra, tai gali būti laikoma paslėptu kroviniu. Tai gali baigtis bauda arba konfiskavimu (nors retai atima biuro stalus, dažniau baudžia). Biuro perkraustymas iš Anglijos reikalauja 100% skaidrumo. Muitinės taisyklės yra griežtos dėl migracijos ir prekybų, todėl jie nejuokia. Jei radote kažką papildomo paskutinę minutę – nedelsdami praneškite mums, kad mes galėtume įrašyti į sąrašą.

Kainos, laikas ir realybė

Kokia orientacinė biuro perkraustymo iš Anglijos kaina?

Klausimas „kiek kainuoja“ yra kaip „kiek ilgas špagalas“. Viskas priklauso nuo tūrio (kubų) ir atstumo. Pervežimas iš Londono gali kainuoti dvigubai daugiau nei iš Šiaurės Anglijos dėl to paties ULEZ ir didesnių kelių mokesčių. Biuro perkraustymas iš Anglijos mažam biurui gali prasidėti nuo 800-1000 eurų, o dideliam sandėliui – siekti tūkstančius. Reikia atsiminti, kad dabar kuro kainos nėra tokios žemos kaip prieš 5 metus, tai ir įtakoja galutinę sumą.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia įkelti daiktus į 3 aukštą be lifto?

Žinoma, ir dar kaip. Mes ne kalėdai, nešti sofas ar spintą 3 aukštant laiptais yra sunkus darbas. Biuro perkraustymas iš Anglijos kainos skyriuje turi eilutę „krovinio įkėlimas / iškėlimas ne prie pat durų“. Paprastai vienas vairuotojas padeda su įkėlimu prie pat grindų, bet jei reikia nešti per 50 metrų ar aukštyn, tenka skambinti pagalbai. Tas papildomas darbas ir laikas yra įskaičiuojamas. Planuokite tai iš anksto, kad nereiktų diskutuoti tiesioms gatvėje.

Kada geriausia keltis, kad būtų pigiau?

Vasario mėnesį arba rugsėjo pabaigoje, kai ne tiek daug juda. Vasarą ir prieš Kalėdas kainos šoka aukštyn, nes visi nori vežti. Biuro perkraustymas iš Anglijos taip pat priklauso ir nuo keltų (ferries) užsakymo – jei imate bilietus paskutinę minutę, brangiau. Taip pat stenkite vengti švenčių abiems šalims – tuomet arba sunku rasti vairuotoją, arba muitinės uždarytos.

Ar galima mokėti išperkamąja arba tik gavus daiktus?

Standartinė praktika yra 50% avansas, likęs 50% – atvykus arba prieš išvežant iš sandėlio Anglijoje. Biuro perkraustymas iš Anglijos yra paslauga, o ne prekė, todėl mums reikia užtikrinimo, kad vairuotojas nevažiuos tuščias atgal. Didesnėms įmonėms galime derėtis apie atidėjotą mokėją (pvz., 30 dienų), tik jei pasirašome sutartį. Bet mažiems projektams reikia grynųjų arba pavedimo iš karto.

Kas dėl mokesčio už užstatą ar depozitą?

Jei naudojate mūsų dėžes (pakuojamąsias), reikia padėti užstatą, kurį grąžiname, kai gražinate tuščias dėžes. Biuro perkraustymas iš Anglijos dažnai įtraukia dėžių nuomą, nes tai patogiau nei pirkti naujas. Užstatas reikalingas tam, kad dėžės būtų grąžintos ne sudaužytos. Vieną kartą gavome dėžę su dėmėmis nuo riebalų, teko ją išmesti, tai užstatas neišsigrynino.

O jeigu reikia palikti daiktus Jūsų sandėlyje Lietuvoje?

Galime tai padaryti. Mums yra vietos Vilniaus ar Klaipėdos aplinkoje. Biuro perkraustymas iš Anglijos kartais baigiasi ne įmonės biure, o laikinai pas mus, kol jums suremontuojamas naujas pastatas. Tai kainuoja papildomai (priklauso nuo vietos kiekio), bet dažnai pigiau nei nuomoti apartamentas dėl dėžių laikymo. Susitarkime dėl mėnesio normos, ir viskas bus saugu.

Pakavimas, draudimas ir rizikos

Ar pakuodate patys ar turite savo komandą?

Turime vairuotojus, kurie padeda, bet jei reikia pilno „pakavimo“ (kai supakuojate ir knygų lentynas, ir stiklinius vitrinas), tada reikia specialios komandos. Biuro perkraustymas iš Anglijos gali būti įsigyta kaip „pilna paslauga“, tada mes atvykstame su popieriumi, burbuliukais ir dėžėmis. Tačiau tai brangiau. Dažniausiai klientai pačiuose susirenka dieną prieš ir uždėžia dėžes, o mes tik nešame.

Kas dėl draudimo? Ar jūsų apima visa vertė?

Mes turime standartinį transporto draudimą, bet jis yra ribotas (pvz., iki 10 eurų už kg arba fiksuota suma). Biuro perkraustymas iš Anglijos su brangia technika reikalauja specialios draudimo polisos. Būtinai pasakykite apie ypatingai brangius daiktus (pvz., serverius, brangius menkus kūrinius) iš anksto. Jei tiesiog užrašysite „kompiuteriai“ ant dėžės, o jis kainuos 5000 eurų ir susilauž, standartinis draudimas tai padengti negali. Geriau papildomai apsisaugoti.

Ar saugu vežti kompiuterius be originalių dėžių?

Galima, bet rizikuojate. Originali dėžė yra sukurta tam tikram modeliui, ji laiko fiksatoriais. Jei nešiojate kompiuterių bokšlą be dėžės, dėmė ant viršaus gali nulūžti. Biuro perkraustymas iš Anglijos metu stengiamės juos uždėti į stangrias dėžes ir užpildyti tarpus putomis. Vieną kartą gavome „monitorių“ be jokios apsaugos, tik uždėtą ant sėdynės. Nuvykome – jis buvo suėjęs. Kaltas ne vairuotojas, o pakavimas.

Kas jei kažkas sužalojamas pervežimo metu?

Turi būti užpildyta „defect report“ formą vietoje (tiek Anglijoje, tiek Lietuvoje). Negalite skambinti po savaitės ir sakyti, kad stalo koja sulūžta, kai vairuotojo jau nebėra. Biuro perkraustymas iš Anglijos turi būti fiksuojamas. Turime foto ir video įrodymus iš pakavimo momento. Jei pažeidimas pastebimas įkėlimo metu, mes užrašome. Jei radote vėliau – reikia įrodyti, kad tai buvo ne jūsų padaryta.

Ar reikia ištuštinti spintas ir stalus?

Taip, būtinai. Nešti stalą su pilna stalčiaus turinčia knygų viršų – tai pasidaryti nugarai traumą. Biuro perkraustymas iš Anglijos taisyklės paprastos: tuščios baldus lengviau nešti ir mažiau tikėtina, kad jie lūžt nuo svorio. Stalčiai gali iššokti per važiavimą, ir tada viskas viduje bus sugriauta. Stenkitės ištuštinti viską, net smulkius daiktus patalpinti į atskiras dėžes.

Kas su pavojingomis medžiagomis (dažai, aerozoliai)?

Jų negalima vežti bendrame krove be specialios leidimų. Jei turite sandėlyje balų dažų ar degiųjų skysčių, tai turi būti atskirta. Biuro perkraustymas iš Anglijos draudžia vežti daugelį tokių dalykų per tunelį ar keltą. Geriau juos išmesti Anglijoje arba rasti specializuotą pervežėją pavojingiems kroviniams (ADR). Nesilaikant šios taisyklės, gali būti didelė bauda.

Ar galima vežti maistą (biuro kavos puodynus, arbata)?

Kavos pupelės arba uždaros pakuotės – taip, bet atidaryti maisto produktai (pvz., džemas, aliejus) – ne. Muitinė gali prireikti patikrinti maistą, o tai lėtina procesą. Biuro perkraustymas iš Anglijos nėra prekybos maistu vežimas, todėl stenkites nenešti pusiau valgytų atsargų. Geriau viską išgerti ar išmesti prieš išvykdami, kad nežlugdytumėte vegetarijų draudimo taisyklių.

O jei aš nežinau tikslaus dėžių skaičiaus?

Tai normalu. Dažnai klientai sako: „turim apie 20 dėžių“, o pasirodo, yra 50. Biuro perkraustymas iš Anglijos gali būti planuojamas apytiksliai, tačiau mums svarbiau žinoti tūrį kubiniais metrais. Jei pasakysite, kad telpa į 3 tonų sunkvežimį, o paskui reikia 5 tonų, teks skambinti pagalbai. Tai ne problema, bet tai gali sukelti vėlavimą (pavojinga situacija – galbūt pamačiau, kad taisyklės pasikeitė, bet tikrai dar ne taip griežtos). (Tikrinau šiandien – vistiek reikia laikytis apribojimų). Geriau pervertinėti nei nuvertinėti.

Išvada

Sąžiningai sakant, biuro perkraustymas iš Anglijos nėra tas dalykas, kurį reikia planuoti paskutinę naktį. Nors aš ir esu patyręs, kiekvienas kartas sukelia naujų netikėtumų, nuo užstrigusio keltiero iki dingusio raktų rinkinio. Jei pasiruošiate dokumentiškai ir turite kantrybės (ypač su muitine), viskas pavyks. Negalima tikėtis, kad kaina bus kaip „Lidl“ akcijoje, kai siūlome pilną aptarnavimą ir draudimą. Pasitikėkite savo pervežėju, bet ir patys būkite užsibrėžę.