Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus procesas ir planavimas: kaip išvengti chaoso

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – niekas niekada nesugalvoja, kiek tos popieriaus darbo yra. Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus procesas ir planavimas skamba kaip iš mokslinių darbų, bet realybėje dažnai baigiasi prarastu dėže arba užstrigusiu sunkvežimiu prie Dover. Nenoriu jus bauginti, tiesiog noriu, kad žinotum, į ką įsijungiate, nes po Brexit viskas pasikeitė, ir ne į gerąją pusę. Svarbiausia yra suprasti, kad šiandien jau ne taip paprasta kaip anksčiau – reikia daugiau laiko, kantrybės ir tikrai gerų partnerių, kurie nepradings pusiaukelėje.

Dokumentai ir muitinės reikalavimai Anglijoje

Kada reikia pradėti planuoti biuro perkraustymą iš Anglijos?

Pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 3-4 savaites, o jei didelis biuras – tai dar anksčiau. Žmonėms visada atrodo, kad tai užtrunka dvi dienas, bet tada prasideda problema su inventoriaus sąrašais ir muitinės deklaracijomis. Efektyvus procesas neįmanomas be laiko rezervo, nes Anglijoje dokumentų surinkimas gali užtrukti ilgiau nei įsivaizduojate, ypač jei ten dirbate su vietinėmis apskaitos firmom, kurios veikia savo ritmu.

Ar tikrai reikia TIR karnetą ar Ex1 dokumentus?

Tai priklauso nuo to, ką vežate, bet dažniausiai taip. Jei tai yra jūsų nuosavybė, kuri buvo naudojama Anglijoje ir ją grąžinate atgal į Lietuvą (arba atvirkščiai), galima naudoti reeksporto procedūras. Bet man atsitiko, kad vienas klientas pamiršo pasirašyti vieną lapą ant anglų pusės, ir sunkvežimis stovėjo pasienyje dvi paras. Geriau leiskit logistikos specialistui tai suorganizuoti, nes klaidos čia brangios.

Kas su Brexit ir muitinės patikrinimais dabar?

Po Brexit viskas tapo sudėtingiau, anaiptol ne efektyvus procesas kaip kadaise. Dabar reikia deklaruoti kiekvieną siuntą, net jei tai tik viena dėžė su dokumentais. Muitininkai Lietuvoje ir Anglijoje dabar yra daug atidesni, nes jie taip pat mokosi šių naujų taisyklių. Biuro perkraustymas iš Anglijos dabar reikalauja tikslaus inventoriaus, kuris neturi būti tiesiog "biuro reikmenys", o "2 stalai, 5 kėdžių, 1 spausdintuvas HP", kitaip jūsų krovinys gali būti sustabdytas.

Kas nutinka jeigu trūksta kokio nors dokumento?

Tada prasideda vėlavimai ir baudos. Kartais galima susitarti dėl vėlesnio dokumento pateikimo, tai vadinama "vėluojančiu pateikimu", bet tai kainuoja. Esu matęs situaciją, kuomet dėl trūkstamo VAT sertifikato krovinys buvo grąžintas atgal į sandėlį Londono pakraštyje. Planavimas čia yra raktas, turite turėti visus popierius paruoštas prieš vairuotojui atvykstant pas jus.

Ar reikia įtraukti apskaitininką į šį procesą?

Būtinai. Aš asmeniškai nelabai ką supratau apie tą PVM perkėlimą tarp šalių (o iš tikrųjų tai sudėtinga daugiau nei atrodo), tai jūsų buhalteris turi žiūrėti, kad viskas būtų tvarkingai pateikta mokesčių institucijoms. Biuro perkraustymas iš Anglijos ne tik apie baldus, tai ir apie mokesčių nemokėjimą arba užtikrinim, kad nenukentės jūsų įmonės mokestinis statusas.

Kas dėl pavojingų medžiagų biure? Toneriai ir panašiai?

Tai labai dažnai užmirštama detalė. Jei turite daug spausdintuvų ir tonerių, juos reikia pakuoti atskirai ir deklaruoti, nes yra degiųjų medžiagų. Kartais vairuotojas tiesiog atsisako vežti, jei maty neįžengiamą dėžių su chemija be etikečių. Mano patirtis, jei pasakote "ten tik keletas tonerių", geriau juos išimti ir vežti atskirai automobiliu, kad nekelti problemų visam sunkvežimiui.

Kainos ir biudžeto planavimas

Nuo ko priklauso kaina?

Nuo daugelio dalykų – atstumo, svorio, tačiau labiausiai nuo to, kiek darbo reikia angliškame pame. Jei jūsų biuras yra penktame aukšte be lifto, tai kils kaipniek. Anglijoje darbo rankos yra brangios, todėl planavimas turi apimti ir tai, ar mokate už krautuvus ten, ar vežate savo. Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus procesas ir planavimas dažnai sužaidžia tame, kad sutaupote ant krautojų, bet praradote laiko.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, jei turite tikslų inventoriaus sąrašą. Jei sakykite "turim maždaug 10 dėžių ir keletą baldų", tas pasiūlymas bus labai apytikslis, o pabaigoje gali smarkiai užaugti. Vienas kartas man klientas taip padarė, ir jam kaina padidėjo tris kartus, nes pasirodė, kad jis turi milžinišką apsauginę spintą, kurią reikėjo išmontuoti. Tikslumas čia taupo pinigus.

Kas brangiau – siunta dalimis ar pilnas sunkvežimis?

Pilnas sunkvežimis (FTL) paprastai išeiga pigiau vienam kubui, nei dalinis (LTL). Bet jei turite tik nedidelį biurėlį, nėra prasmės mokėti už visą mašiną. čia reikia suskaičiuoti, ar jums taip skubia. Efektyvus procesas gali būti sulėtintas, jei sutikite laukti, kol logistikos kompanija surinks kitą krovinį tame pačiame maršrute.

Ar mokama už laukimą Anglijoje?

Taip, dažniausiai taip. Vairuotojas negali laukti nemokamai valandų, jei jums užtrunka ilgiau nei numatyta. Anglijoje yra griežti taisyklės vairuotojų darbo laikui, todėl jei jis praleis ten laiką, jo reikės apmokėti pagal tarifą. Geriau iš anksto suderinti tikslias laikas, kad nenukristumėte iš biudžeto.

Kokios yra paslėptos išlaidos?

Muitinės išlaidos, kurias gali pridėti brokeris, arba priešpriešinimo mokestis už sunkvežimį Londono zona (ULEZ). Dabar ten viską stebi kameromis, jei mašina ne taip patikima, gausite baudą, kurią teks mokėti jums. Biuro perkraustymas iš Anglijos turi apimti ir šiuos dalykus, kitaip jūsų sąskaita gali būti nemalžiai nustebinta.

Ar verta drausti kroviniį?

Be abejo. Manau, kad tai ne paslėpta išlaida, o būtinybė. Žinote, buvo toks atvejis, kai sunkvežimis važiavo per lietų Anglijoje ir, stabdant, ant grindų nukrito serveris. Nors buvo supakuotas, dėl drėgmės sugedo. Jeigu nebutų draudimo, klientas būtų praradęs tūkstančius. Geriau permokėti už draudimą, nei rūpintis technika vėliau.

Pakavimas ir techninė įranga

Kaip teisingai supakuoti IT įrangą?

Viską reikiažymėti, o geriausia – fotografuoti prieš išmontuojant. Vienas klientas savo protingųjų sistemų kabelius surinko į vieną didelį maišą, o Lietuvoje juos nebeįsivaizdavo susigaudyti. Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus procesas ir planavimas reiškia, kad IT žmogus turi būti šalia ir žymėti kiekvieną laidą. Nenaudokite plastikinių maišelių, imkite specialias kėdes su putomis.

Ar reikia išpakuoti kompiuterius?

Geriau taip. Vairuotojams gali būti sunkiau patikrinti, kas yra dėžėseje, jei viskas yra supakuota į kartoną. Be to, jei dėžė bus sužalota, tuomet gali būti sunkiau įrodyti, kas viduje buvo. Jei galite, išpakuokite techniką ir uždėkite ant specialių vežimėlių. Taip bus ir greičiau pakrauti.

Kas dėl baldų, kurie neisirenka?

Tie yra galvos skausmas. Reikia juos išmontuoti, o angliški baldai kartais būna keistai sukonstruoti. Kartais reikia išsivaryti savo meistrą, kuris juos išmontuotų prieš atvykstant vairuotojui. Negalima tikėtis, kad vairuotojas su kirviu ar atsuktuvu pradės ardyti jūsų biuro spintas, jis tiesiog nusipirkų mašiną ir važiuoja toliau.

Kokios dėžės geriausios?

Stiprios, dvigubos sienelės. Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvėse parduodamų plonų dėžių, jos susprogs po sunkių knygų. Geriausia išsinuomoti specialias perkraustymo dėžes, kurios turi dangtis ir gali būti dedamos viena ant kitos. Taip sutaupote vietos mašinoje ir laiko kraunant.

Ar galima vežti atviras dėžes?

Nerekomenduoju. Anglijoje keliai būna vingiuoti, o vėjas jūros pakrantėje gali būti stiprus. Jei dėžė atvira, turinys gali iškristi, o jei ten konfidencialūs dokumentai – bus katastrofa. Uždarykite viskas lipnia juosta kelis kartus. Aš vieną kartą mačiau, kaip biuro ataskaitas skraidė po M25 greitkelį, vairuotojui nepastebėjus atidarytos dėžės.

Logistika ir laiko taupykla

Kiek laiko trunka kelionė iš Anglijos?

Paprastai tai trunka apie 3-4 dienas, jei važiuojate į Rytus ar Vidurio Lietuvą. Bet jei tenka stoti ant eilės prie Kalė ar Dover, gali prailgėti. Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus procesas ir planavimas turi numatyti šias delsas. Neskubėkite planuoti darbo pirmą dieną po atvykimo, geriau palikite savaitgalį arba dieną atsargai.

Ar galima sekti krovinių vietą?

Dabar beveik visi vairuotojai turi GPS, taip kad galite. Bet neverkite jiems kas valandą klausti "kur jūs esat". Jie turi vairuoti ir ilsėtis pagal taisykles. Geriausia susitarti dėl pranešimo kai jie artėja prie paskirties taško. Per daug kontrolės tik erzina žmones ir nepriduoda greičio.

Kas jeigu reikia sandėliuoti daiktus tarpiniais laikotarpiais?

Tai įmanoma, mes turime sandėlius Anglijoje ir Lietuvoje. Bet tai kainuoja. Jei jūsų naujas biuras dar ne paruoštas, reikia apgalvoti, kur dėsiet tuos baldus. Kartais pigiau išsinuomoti laikiną patalpą Lietuvoje, nei mokėti už sandėliavimą Anglijoje, kur yra brangia žemė.

Ar galima veži asmeninius daiktus biuro kelyje?

Formaliai ne, jei tai deklaruoja kaip komercinį krovinią. Muitinė gali šiek tiek nusipulti, jei rinks asmeninį drabužį tarp biuro stalų. Geriausia juos išskirti arba nedėti į tą pačią mašiną, jei norite išvengti papildomų klausimų. Ypač jei tai alkoholis ar tabako gaminiai – tuomet gali būti didelės problemos.

Ką daryti jei vairuotojas pavėluoja?

Susisiekite su dispečeriumi. Neretai būna, kad vairuotojas tiesiog negalėjo pravažiuoti per tiltą arba buvo techninė gedimas. Nekelkite panikos iš karto. Jei tai įtakoja jūsų planavimą, tuomet galima kalbėti apie kompensacijas, bet dažniausia jos nedidžios. Svarbiausia – turėti planą B.

Problemos ir realus gyvenimas

Kaip elgtis su blogomis perkraustymo įmonėmis?

Yra daug tokių, kurie pasiūlo žemą kainą, o paskui reikalauja papildomai pinigų prieš pat iškraunant. Vienas klientas man skundėsi, kad jam "pagrobė" biuro įrangą ir reikalavo dukart didesnės sumos. Visada tikrinkite įmonės atsiliepimus ir nebūkite naivūs. Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tikra, ji paprastai tokia ir yra.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Ne, dažnai ne, bet kartais nutinka. Dažniausiai dingsta smulkmenos – pelenadėžės, laikrodžiai ar pavieniai dokumentai. Todėl viskas turi būti inventorizuota. Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus procesas ir planavimas negali vykti be sąrašo, kurį pasirašo abi pusės. Be to, neužmirškite pasiimti visų raktų nuo spintų prieš išvykstant.

Kas su parkavimu Anglijos miestuose?

Tai tikras košmaras. Londonas ar Birmingemas – ten reikia leidimų (permit) sustoti. Jei jūsų vairuotojas sustos nelegaliai ir gaus baudą, šią sumą pridės prie jūsų sąskaitos. Užtikrinkite, kad turi vietos, kur galima laisvai stovėti sunkvežimiui netoli įėjimo. Negeriau, kai mašina sustoja gatvės gale ir blokuoja eismą.

Ar verta veži senus baldus ar nusipirkti naujus?

Kartai pigiau nusipirkti naujus Lietuvoje nei vežti senius, kuriems reikia specialios pakuotės. Sąskaitos už kuro poveikio mokestį (Excise duty) ir kuro kaina daro savo. Aš asmeniškai sakyčiau – vežkite tik tą, kas turi sentimentalę ar didelę vertę, likusią išmainykite į naują.

Ką daryti su atliekomis?

Neužmirškite išmesti šiukšlių. Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl atliekų, negalima tiesiog palikti dėžių gatvėje. Susitarkite su savininku dėl šiukšlių išvežimo. Jei paliksite chaosą, gali gauti baudą arba prastą rekomendaciją sekantiems nuomininkams.

Kaip susitvarkyti su vandeniu ir elektros atjungimu?

Tai ne mano kompetencija (t.y., aš ne elekrikas), bet žinau, kad tai reikia padaryti iš anksto. Paskutinis dalykas, kurį norite, yra gauti sąskaitą už vandenį po to, kai jau išsikraustėte. Užsirašykite visus skaitliukų duomenis prieš išvykdami.

Ar galima planuoti perkraustymą žiemą?

Galima, bet žiema Anglijoje gali būti drigna ir vėjuota, o Lietuvoje šalta. Keliai gali būti slystūs. Jei jums nėra skubu, geriau rinktis pavasarį ar rudens pradžią. Bet žinoma, verslo reikalai nelauko orų, todėl tiesiog būkite pasiruošę, kad krovinys gali atvykti su sniegu ant buferio.

Kas nutinka jei sugenda sunkvežimis?

Tada mes siunčiame kitą, bet tai trunka laiką. Esu matęs, kaip degančio sunkvežimio liekanos stovėjo šalia Oksfordo. Tokie dalykai reti, bet įmanomi. Turite turėti savo duomenų atsargas debesyje, nes jei sudegs fizinis serveris, o atsarginės kopijos buvo toje pačioje dėžėje... būna blogai.

Išvada

Viskas su tuo biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus procesas ir planavimas atrodo sudėtinga tik tuo metu, kai pradedate gaišti laiką. Jei pasiruošiate iš anksto, turite gerą sąrašą ir pasitiki savo logistika, viskas vyks sklandžiai, net jei Anglijoje lietys. Svarbiausia yra ne būti tingus ir tikėtis, kad kiti viską sugebės atspėti už jus. Geros kelionės (ir linksmesnio perkraustymo), nes be humoro šioje srityje būtų labai sunkiau gyventi.