Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir organizuotas darbas

Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir organizuotas darbas nėra tada, kai viskas blizga prezentacijoje. Paprastai tai prasideda nuo paprasto klausimo: „kiek daiktų turite ir kada reikia būti Lietuvoje?“ Per 20 metų darbo tarptautiniuose pervežimuose mačiau, kad chaosas dažniausiai atsiranda ne dėl kelių, o dėl blogo sąrašo, nesuderinto laiko ir žmogaus, kuris „manė, kad viskas aišku“. Todėl biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir organizuotas darbas yra tada, kai prieš įvykį žinome, kas važiuoja, kas lieka, kas laukia sandėlyje ir kas turi veikti pirmadienio rytą. Be dokumentų, IT plano ir atsakingo žmogaus niekas čia nestebuklingai „susitvarko“.

DUK

Pirmas etapas: biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir organizuotas darbas prasideda nuo sąrašų

Ar realiai reikia inventoriaus, ar galima tiesiog sukrauti viską į konteinerį?

Taip, inventoriaus reikia, net jeigu biuras atrodo mažas. Be sąrašo visada atsiranda „ai, kur dingo tas spausdintuvas“ arba „kas atvežė penkias kėdes, jei mes turėjome tris?“ Geras inventoriaus aprašas turi kambarius, baldų kiekį, IT įrangą, dėžių numerius ir kelias nuotraukas. Prieš įvykį padarykite biuro įrangos paruošimas perkraustymui sąrašą, net jei jis šiek tiek chaotiškas. Tai ne popierizmas, o draudimas nuo ginčų. Jei kas nors dingsta, tada žiūrite ne į atmintį, o į lapą.

Kiek laiko prieš perkėlimą pradėti planuoti biuro perkraustymą iš Anglijos?

Normaliai reikėtų pradėti prieš 6–8 savaites, o mažiems biurams – bent prieš 3–4. Jei turite serverių, telefonijos sistemą ar specialius baldus, geriau neskubėti. Aš mačiau atvejų, kai „greitas“ perkraustymas tapo brangesnis, nes žmonės vėliau mokėjo už naktinį saugojimą ir papildomus reisus. Sąrašas, nuomotojo sąlygos, IT planas ir dokumentai turi susitikti viename lape. Kiek galim, be dramų. Bet realybėje kartais lieka tik 10 dienų, tada dirbame pagal rizikas, ne pagal idealą.

Ką daryti, jei nuomotojas Londone ar Mančesteryje duoda tik kelias dienas išsikraustyti?

Tokiu atveju pirmiausia reikia žinoti, kas turi raktus ir kada galima įvažiuoti į kiemą. Londone kartais nuomotojas duoda tik 48 valandas, o liftas rezervuotas vienam langui. (pataisau – ne tik Londone, bet ir Birmingame, Mančesteryje ar net Edinburge, jei kalbame apie UK.) Todėl planuojame dvi komandas: viena pakuoja, kita neša. Jei leidžiama, dalį dėžių išvežame į laikiną saugyklą, kad paskutinę dieną neliktų kalnas ant grindų. Tai nėra gražu, bet veikia.

Ar reikia išmontuoti stalus, serverius ir posėdžių kambario įrangą?

Taip, ypač jei kalbame apie posėdžių stalus, stalčius, monitorių laikiklius ir serverių spintas. Kabeliai turi būti pažymėti, kitaip IT žmogus naujame biure keikia ne mus, o save. Dalį baldų galima išmontuoti vietoje, bet stiklines pertvaras ar brangius kėdžių mechanizmus geriau palikti specialistams. Jei klientas pats atsukinėja viską, dažnai pritrūksta varžtų. Tada montavimas virsta detektyvu, o detektyvai pervežimuose kainuoja.

Kokius dokumentus reikia paruošti biurui keliantis iš Jungtinės Karalystės?

Reikia bent jau sąskaitos faktūros arba perdavimo dokumento, packing list, CMR, EORI numerio ir prekių kodų, jei muitinė jų prašo. Kadangi Jungtinė Karalystė nėra ES, biuro baldai ir įranga kerta muitų sieną. Reikia nurodyti, kas yra savininkas, kur krovinys važiuoja ir ar tai galutinis perkėlimas. Aš visada prašau nuotraukų ir inventoriaus, nes popieriuje „10 dėžių“ kartais reiškia 10 dėžių su popieriumi, o kartais 10 dėžių su monitoriais. Geriau per daug informacijos negu paskui aiškintis.

Kainos, terminai ir maršrutai Anglija–Lietuva

Kiek kainuoja biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir organizuotas darbas?

Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir organizuotas darbas prasideda nuo tūrio, ne nuo gražaus pasiūlymo. Mažam biurui, apie 12–18 m³, realiai galima matyti £1 800–3 500, vidutiniam 30–45 m³ – £4 500–8 500. Jei reikia išmontuoti daug baldų, dirbti naktį arba laukti keltu, kaina kyla. Konteineris dažnai kainuoja £2 800–5 500, bet ne visada yra greitesnis. Grupinis pervežimas pigesnis, tik terminai platesni. Todėl klausimas „kiek kainuoja“ be sąrašo yra beveik orakulas.

Kuo skiriasi krovininis furgonas, konteineris ir grupinis perkraustymas?

Furgonas tinka mažam biurui, kai viskas telpa į vieną reisą ir norite greičiau judėti. Konteineris geresnis didesniam kroviniui, ypač jei dalis daiktų važiuos jūra arba lauks sandėlyje. Grupinis perkraustymas reiškia, kad jūsų dėžės keliauja su kitu kroviniu, todėl kaina mažesnė, bet grafikas ne toks aštrus. Jei pirmadienį reikia atidaryti biurą, aš nerizikuočiau su per plonu terminu. Čia svarbiausia ne transporto pavadinimas, o tai, ar jis tinka jūsų dienai.

Kiek trunka kelionė iš Londono į Vilnių, Kauną ar Klaipėdą?

Iš Londono iki Vilniaus vairuotojas teoriškai gali nuvažiuoti per 2–3 dienas, bet realiai skaičiuokite 3–5 dienas iki pristatymo. Įtakos turi keltas, Doverio eilės, muitinės patikra, vairuotojo poilsio laikas ir tai, ar biuras priima krovinį naktį. Į Kauną dažnai būna šiek tiek paprasčiau, į Klaipėdą – trumpesnis kelias, bet uosto grafikai savo istorija. Jei kas nors sako „rytoj jau bus“, klausčiau, kuriuo stebuklu. Geriau turėti rezervą.

Ar verta rinktis Dover–Calais ar keltą per Šiaurės jūrą?

Dover–Calais yra populiarus, nes trumpas kirtimas per sąsiaurį, bet eilės kartais sugadina visą grafiką. Per Šiaurės jūrą, pavyzdžiui, iš Felixstowe ar Harwich, kelionė jūra ilgesnė, tačiau kartais stabiliau planuojamas laikas. Beje, kava krovinininkų aikštelėse prie Calais nėra romantiška tema, palikim. Jei turite brangią IT įrangą ir griežtą terminą, reikia žiūrėti ne tik į maršrutą, bet ir į planą B. Kartais ilgesnis kelias būna saugesnis.

Kodėl kaina gali pasikeisti paskutinę savaitę?

Kuro kaina, keltų vietos, vairuotojų trūkumas, savaitgaliai, Londono leidimai įvažiuoti į centrą ir net oro sąlygos gali pakeisti sąmatą. Aš ne visada žinau 100%, ypač kai klientas sąrašą pakeičia trečiadienį vakare. Tada staiga „dar kelios dėžės“ tampa antru reisu. Todėl fiksuotas pasiūlymas turi aiškiai pasakyti, kas įeina ir kas ne. Jei įeina viskas be ribų, kažkas meluoja arba labai klysta.

IT, dokumentai, darbuotojai ir biuro įranga

Kaip saugiai perkelti serverius, kompiuterius ir telefonijos sistemą?

Serverius reikia išjungti tvarkingai, pažymėti kabelius, išsaugoti konfigūracijas ir, jei įmanoma, daryti atsargines kopijas prieš pakrovimą. Monitorius, kompiuterius ir telefonijos stoteles pakuojame į antistatines dėžes arba originalias taras. Brangesnius įrenginius geriau vežti atskirai, ne po sunkiais stalais. IT žmogus turi būti pasiekiamas perkraustymo dieną, nes kažkas visada „tikrai prisimena, kuris kabelis kur eina“, o paskui ne. Čia biuro IT perkraustymas nėra tik nešimas.

Kas turi pažymėti dėžes ir kabelius?

Pažymėti turėtų tas, kas geriausiai žino, kur daiktai gyvens naujame biure. Dažniausiai tai būna biuro administratorius arba IT atsakingas asmuo, ne pats sunkiausiai dirbantis kraustikas. Dėžėms užtenka numerio, kambario ir trumpo turinio, pavyzdžiui „3–Buhalterija–spausdintuvas“. Kabeliams reikia lipdukų abiejuose galuose, nes vienas galas be pavadinimo yra būsimas galvos skausmas. Jei visi tik šaukia „čia į tą salę“, chaosas ateina pats.

Ar galima vežti spausdintuvus su dažais ir toneriais?

Vežti galima, bet tonerius ir rašalų kasetes reikia išimti arba pritvirtinti taip, kad neišsilietų. Ypač senesni spausdintuvai mėgsta „pasveikinti“ dėžę juodais dryžiais. Jei įranga yra nuomos, pasitikrinkite sutartį, nes kai kurie tiekėjai nori patys ją perkelti. Stambius plotterius ar gamybinius spausdintuvus reikia fiksuoti, kad nejudėtų vibracija. Paprastas biuro spausdintuvas dažniausiai išgyvena, tik be garantijos nežadėčiau stebuklų.

Ką daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Asmeninius daiktus geriausia išvežti atskirai, kad darbuotojas pats žinotų, kas jam priklauso. Darbovietės dokumentus, dovanas, vaistukus ar brangesnius asmeninius daiktus nereikėtų maišyti su bendromis dėžėmis. Mes esame matę, kaip „tik vienas puodelis“ tampa konfliktu tarp skyrių. Jei leidžiate žmonėms susidėti savo stalčius, sutaupote laiko, bet tada reikia nustatyti dydį ir terminą. Kitaip vienas atsineša maišelį, kitas – visą namų archyvą.

Kaip sutvarkyti darbuotojų darbo vietas perkraustymo dieną?

Darbo vietas reikia sutvarkyti taip, kad perkraustymo rytą niekas nebėgiotų ieškodamas dokumentų. Prieš dieną darbuotojai turi išsivalyti stalčius, atjungti savo monitorius, jei taip sutarta, ir palikti tik pažymėtas dėžes. Vadovas arba administratorius turi patvirtinti, kas lieka Anglijoje, kas keliauja ir kas išmetama. Tai skamba kaip mokyklinė tvarka, bet be jos visi tampa vadovais vienu metu. O tada niekas neklauso.

Muitinė, draudimas ir rizikos valdymas

Po „Brexit“ reikia muitinės formalumų vežant biuro baldus?

Taip, po „Brexit“ formalumai yra realūs, net jei vežate tik senus biuro stalus. Reikia suprasti, kad Jungtinė Karalystė iš ES perspektyvos yra trečioji šalis, todėl muitinė gali klausti dokumentų. Dažniausiai tvarkomas eksportas iš UK ir importas į ES, o kartais tranzitas per ES šalį. Jei įmonė persikelia su savo turtu, reikia parodyti nuosavybę ir tikslą. Čia ne tas atvejis, kur „seni baldai“ automatiškai reiškia „be popierių“.

Kas yra CMR, EORI ir kodėl jų klausiama?

CMR yra tarptautinio krovinių vežimo važtaraštis, EORI – įmonės identifikacijos numeris muitinėje. Packing list rodo, kas dėžėse, sąskaita arba perdavimo aktas rodo vertę ir savininką. HS kodai ne visada lengvi biuro baldams, nes kėdė, stalas ir elektronika nėra tas pats. Aš visada prašau brokerio pažiūrėti anksčiau, nes paskutinę minutę aiškintis kodą prie muitinės nėra malonu. Čia biuro dokumentų ruošimas perkraustymui labai gelbsti.

Ar verta pirkti papildomą draudimą?

Verta, ypač jei vežate serverius, brangias kėdes, stiklą ar įrangą, kurios negalima greitai pakeisti. Standartinė vežėjo atsakomybė dažnai skaičiuojama pagal svorį, o ne pagal nuotaiką po gedimo. Papildomas draudimas kainuoja procentą nuo vertės, bet rami galva kartais verta daugiau. Bloga žinia: ne kiekviena „draudimo“ fraza pasiūlyme reiškia tą patį. Reikia skaityti, kas neįeina, nes ten dažniausiai ir slepiasi šuo.

Kas nutinka, jei muitinė sustabdo krovinį?

Jei muitinė sustabdo krovinį, pirmiausia reikia dokumentų, ne nervų. Trūkstantys prekių kodai, netiksli vertė arba painus savininko aprašymas gali laikyti krovinį dieną ar ilgiau. Todėl brokeris turi turėti kontaktinį asmenį, kuris atsako greitai. Kartais užtenka pakoreguoti sąskaitą, kartais reikia papildomo paaiškinimo. Blogiausia, kai niekas nežino, kas pasirašė popierius, o visi tik laukia, kas pirmas pasakys „aš maniau“.

Kaip elgtis su sena įranga, kurią norima išmesti Anglijoje?

Seną įrangą Anglijoje geriau sutvarkyti vietoje, jei ji neturi vertės arba gali būti pavojinga vežti. Elektronika, baterijos, toneriai ir sugedę monitoriai nėra paprastos šiukšlės. Jei daiktas dar naudojamas, galima jį parduoti, perduoti arba įtraukti į inventorių. Jei jis griūva, vežimas į Lietuvą tik perkels problemą. WEEE taisyklės ir vietiniai reikalavimai gali skirtis, todėl verta pasitikrinti su nuomotoju arba vietiniu atliekų tvarkytoju.

Praktika ir pabaiga: kada biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir organizuotas darbas laikomas sėkmingu?

Ar galima atvykti į biurą Anglijoje be jūsų kliento?

Taip, jei turime rašytinį leidimą, kontaktinį asmenį ir aiškų sąrašą. Be leidimo į biurą niekas normalus neis, nes tai būtų kvailystė. Realybėje dažnai deriname durų kodus, apsaugą, liftų rezervacijas ir parkavimo langus. Jei pastato apsauga sako „tik iki 10 valandos“, tai reiškia tik iki 10 valandos, ne „na, dar pusvalandžiuką“. Todėl prieiga prie patalpų turi būti patvirtinta prieš atvykstant komandai.

Kaip atrodo normali perkraustymo diena, kai viskas vyksta gerai?

Gerai vyksta tada, kai anksti ryte komanda atvyksta, patikrina dėžių numerius ir pradeda krauti pagal planą. Vienas žmogus prižiūri sąrašą, kitas eina su IT, trečias bendrauja su pastato apsauga. Dėžės keliauja į furgoną tvarkingai, sunkesni baldai fiksuojami, trapūs daiktai nelieka po sunkiais stalais. Naujame biure viskas iškraunama pagal kambarius, ne „kaip telpa“. Tokia diena atrodo nuobodi, ir tai geras ženklas.

O kaip, kai viskas griūva?

Kai viskas griūva, dažniausiai kaltas ne vienas didelis įvykis, o keli maži. Pavyzdžiui, keltas vėluoja, kliento IT žmogus neatvyksta, o nuomotojas užrakina liftą, nes nebuvo užsakytas laiko langas. Tada pradedate gelbėti ne planą, o terminą. Gera komanda turi rezervinį vairuotoją, telefonų numerius ir gebėjimą pasakyti tiesą, o ne „viskas bus gerai“, kai nėra. Blogos komandos tuo metu dingsta iš pokalbio.

Ar reikia saugojimo tarp Anglijos ir Lietuvos?

Saugojimas reikia tada, kai naujas biuras Lietuvoje dar nėra paruoštas arba Anglijoje reikia išsikraustyti greičiau nei galima atvykti. Sandėlis gali būti tarpinis punktas, bet jis kainuoja. Mažoms partijoms skaičiuokite apie £25–60 per dieną, didesniam kroviniui – pagal paletes ar kubatūrą. Privalumas tas, kad galite atskirti IT ir dokumentus nuo baldų. Trūkumas tas, kad kiekvienas papildomas judėjimas didina riziką ir sąskaitą.

Kaip įsitikinti, kad biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir organizuotas darbas nesusigadins paskutinę dieną?

Reikia žiūrėti į tris dalykus: ar viskas atvažiavo, ar IT veikia ir ar darbuotojai gali dirbti pirmą darbo dieną. Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir organizuotas darbas nesusigadins paskutinę dieną, jei prieš išvykimą yra baigiamasis patikrinimas su nuotraukomis ir parašais. Pažiūrėkite dėžių numerius, baldų būklę, kabelius, spynas ir dokumentus. Yra įmonių, kurios žada „viską puikiai“, bet nepateikia jokio kontrolės lapo. Aš labiau pasitikiu nuobodžiu sąrašu nei gražiais pažadais.

Išvada

Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir organizuotas darbas nėra tik krovininė mašina ir dėžės. Tai yra planas, žmonės, dokumentai, IT, muitinė ir šaltas protas, kai kas nors vėluoja. Geriausias rezultatas būna tada, kai pirmadienį biuras Vilniuje, Kaune ar Klaipėdoje veikia, o ne visi ieško kabelių. Jei turite sąrašą, atsakingą asmenį ir realų terminą, jau galite daug ką sutvarkyti. O jei kas nors žada „viską padarysim greitai ir be popierių“, aš prašyčiau ramiai pasitikrinti, kas čia iš tikrųjų važiuos.