Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir operatyvus: kas tikrai vyksta užkulisiuose

Taigi, nusprendėte, kad biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir operatyvus procesas turi būti jūsų prioritetas dabar, bet realybė dažnai būna šiek tiek kitokia nei brošiūrose. Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir matau viską – nuo pačių brangiausių Londono kvartalų iki mažų sandėliukų šiaurėje. Dažniausiai visiems tenka stovėti eilėse prie „Port of Dover“ arba spręsti, kur dingo vienas svarbiausias serveris. Čia nėra lengva. Nors mes stengiamės viską padaryti greitai, tas angliškas biuro chaosas su jo mažais ir nekomfortiškais liftais priverčia nemažai pavargti. Bet sužinojau, kad jei susitari iš anksto ir nesusitiki sau iliuzijų, daugelio problemų išvengiama.

Pradžios sumetimai ir planavimas (kaip suprastai būna)

Kaip tiksliai pradėti visą tą procesą?

Tiesiog paimkite telefoną ir sušaukite vadovą, o ne tik buhalterį. Turime susipažinti su tuo, ką tikrai turite pervežti, o ne su tuo, kas parašyta knygose. Vieną kartą važiavome į Mančesterį, o klientas tik vieną dieną prieš tai prisiminė, kad turi dar pusę sandėlio už miesto. Jei norite, kad biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir operatyvus pasirodytų pradžioje, privalote padaryti inventorizaciją. Be to, gera žinoti, kur bus matuojami daiktai – ar jie jau supakuoti, ar dar stovi ant lentynų.

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka tas planavimas?

Nepasitikėkite, kad viską įsibėgės per savaitę, ypač jei pervežate aparatūros. Normaliai, tokie dalykai užtrunka maždaug mėnesį, arba bent du savaites, jei viskas staiga įvyksta. Anglijoje viskas vyksta savo greičiu, ir jei jums reikalingi leidimai iš pastato valdytojų (angliškai „landlord“), tai gali trukti ilgai. Jei susidursite su tokia situacija, geriau pradėti derėtis su jais dar prieš užsakant vairuotojus, kitaip liksite su dėžėmis gatvėje.

Ar tikrai reikia įmonės, kurios specializuojasi tik biuruose?

Galite samdyti ir bet ką, bet ar tikrai norite rizikuoti? Vienas mano klientas Londone bandė taupyti ir pasamdė „cheap removal“ firmą, kuri dažniau vaišino baldus, o ne pervežė. Specializuotos įmonės žino, kaip elgtis su IT įranga, kurios kaina kartais viršija visą tą biuro baldų vertę. Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir operatyvus rezultatas priklauso nuo to, ar žmonės žino, kas yra serveris ir ką reiškia „anti-static“ pakavimas.

Kas daryti su tais dokumentais, kurių tūkstančiai?

Tuos dokumentus reikia susirūpinti pirmiausia. Geriausia juos susidėti į tvirtas dėžes ir pažymėti, kitaip vėliau praleisite savaitę ieškodant sutarčių. Tarkim, galima juos ir nufotografuoti, tam, kad turėtumite kopijas, jei kas nors pasiklysdamas kelyje (tai tik gerai, jei nieko neprarandate fiziškai). Dažniausiai klientai sako, kad viskas tvarkingai, bet įkrovos metu paaiškėja, kad popieriai drabstosi visur.

Ar apžiūra nuotoliniu būdu tikrai veikia?

Siaubingai blogai, aš sakau. Negaliu pamatyti to, kas už kameros ir kaip aukštas yra tas pirmas laiptinis nupjovimas. Vaizdo skambutis tinka tik pradinei aptarimui, bet ne galutiniam brėžiniui. Paskutinį kartą bandžiau taip padaryti biržoje Birmingham ne, nepavyko, teko važiuoti paties, kad pamatčiau, ar mašina įlės į kiemą. Todėl reali apžiūra yra būtina, kadangi biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir operatyvus būtų įmanomas be nesusipratimų.

Angliškos realybės: ką tik sužinojau

Kodėl Londonas taip skiriasi nuo kitų miestų?

Anglija ne tik susideda iš Londono, tačiau ten yra didžiausias chaosas. Ten reikia mokėti už „congestion charge“, už „ULEZ“ zonas ir dar žiūrėti, ar vairuotojui nereikia specialios leidimo (važiavimui į centrą). Vieną kartą teks mokėti baudą, kadangi klientas pamirė pasakyti, kad mums reikia važiuoti per tam tikrą zoną, kurioje buvo apribojimai. Kituose miestuose, kaip Leeds ar Sheffield, lengviau su privažiavimu, tačiau ten daug siaurų gatvelių.

Ar dėl oro tikrai reikia jaudintis?

Žinoma, jeigu tenka veži baldus, kurie nėra uždengti. Anglijoje lyja taip, kad kartais net nepastebi, kai drėgmė pasiekia pačią dėžę. Reikia pasirūpinti apsauginėmis plėvėmis ( stretches ), o ne tik lauku laukti, kol lietuslius lės. Buvo atvejų, kai tiesiog teko stabdyti įkrovą dėl liūties, nes klijamiuose dėžėse popierius pradeda tirpti (tai pavojinga dokumentams).

Kiek laiko užtrunka muitinėje (jei reikia)?

Tai tas momentas, kuris priverčia nerva dėti. Muitinė („customs“) dabar, po Breksito, daro patikras kiekvienam, net jei tai tik jūsų asmeniniai daiktai. Geriausia, kad visa dokumentacija būtų pateikta iš anksto elektroniniu būdu. Jei kas trūksta, mašina gali stovėti pasienyje valandas ar net dienas. Pasakysiu tiesiai – biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir operatyvus tampa blogu juoku, jei ten pasirodo, kad trūksta kilmės dokumentų.

Ar galima važiuoti savaitgaliu?

Galima, bet Anglijoje dauguma sandėlių ir biurų dirba tik iki 13:00 valandos šeštadieniais, o sekmadieniais visi uždaryta. Vėlgi, priklauso nuo to, kur esate. Škotijoje ar Velse taisyklės gali skirtis, tad reikia tikrinti. Mums patinka važiuoti per savaitgalį, nes mažiau eismo rūpesčių kelyje („traffic“), tačiau įkėlimo galimybės ribotos.

Kas daryti, jei pastate nėra lifto?

Tai klasika. Buvau tokiame būste Anglijoje, kur tekdavo nešti kompiuterius penktu aukštu laiptais, nes liftas buvo sugedęs jau mėnesį. Tai reiškia, kad reiks didesnės komandos, o tai – laiko ir pinigų. Jei planuojate įsikurti tokiame pastate, apie tai praneškite iš anksto, kad mes numatytume papildomus žmones arba keltuvas (jei gatvė leidžia).

Daiktai, technika ir tas „brangus“ kraštas

Kaip saugiai pervežti serverius?

Tai brangiausia dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai (o ne tiesiog ištraukti laida), uždaryti į originalias dėžes jei dar turite, o jei ne – į specialias klijamas dėžes su putomis. Vienas klientas ignoravo mane ir padėjo serverius ant grindų sunkvežimio – rezultatai liūdnai. Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir operatyvus neįmanomas, jei uždaroje dėžėje guli sugedęs įrenginys vertas tūkstančių.

Ar pakuojate patys ar mes turime?

Galima abiem būdais. Jei norite taupyti, pakuoja patys, bet tada mes neatsakome už tai, jei stiklas suyra dėl to, kad buvo įdėtas per daug daiktų. Geriausia, kad mūsų komanda padarytų tai, jei norite tikslumo. Mes turime savo medžiagas, o už juos nereikia mokėti atskirai – jas įtraukiame į kainą (dažniausiai).

Ką daryti su baldais, kurie nesikrauna?

Arba juos išardome, arba (jei tai negalima) stengiamės pervežti kaip yra. Išardymas Anglijoje kainuoja brangiau, nes ten dauguma baldų yra „flat pack“ tipo arba labai kompleksinių sistemų. Kartais tiesiog neina išsiversti be gręžtuko. Vieną kartą teko palikti didžiulę stalinę („boardroom table“) koridoriuje, nes ji neįlėjo į liftą – tai buvo nepatogu.

Ar galima pervežti chemines medžiagas?

Tai problema. Anglijoje yra griežti taisyklės dėl pavojingų medžiagų („hazardous“). Tuos daiktus, kaip valiklius ar dažus, geriausia išmesti arba pervežti atskirai. Negalima jų dėti į tą patį vagoną su baldais, nes muitinė gali sustabdyti visą krovinį dėl saugumo. Patikrinkite spinteles prieš išvykdami.

Ar saugu palikti daiktus lauke (prie įėjimo)?

Niekada. Anglijoje gatvėse dažnai vaikšto įvairūs žmonės, o biuro įranga yra lengva grobis. Vienas klientas paliko dvi dėžes su monitoriais prie durų 10 minučių – jų nebėra. Reikia, kad vairuotojas būtų ten nuo pat įkėlimo pradžios iki galo. Tai viena iš taisyklių, kurios išlaiko biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir operatyvus be nuostolių.

Ką daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Geriausia, kad kiekvienas darbuotojas susirastų savo daiktus ir nuneštų namo arba susidėtų į pažymėtas dėžes. Mes nėra atsakingi už tos poros fotografijų ar kavos puodelių praradimą. Kalbu iš patirties – po perkraustymo visada kažkas prisimena, kad paliko kažką svarbaus stalčiuje, kurį jau išmetėme.

Dokumentai, kainos ir nemalonumai

Kiek tiksliai tai kainuoja?

Sunku pasakyti be apžiūros. Priklausys nuo tūkstančių dalykų – kiek dėžių, kur atstumas, ar reikia išmontuoti baldus. Tarkim, smulkesniam biurui iš Londono į Vilnių tai gali kainuoti nuo 2-3 tūkstančių eurų (tiksliau priklauso nuo to, kiek dabar degalai), o didesniam sandėliui – gerokai daugiau. Geriausia paprašyti įvertinimo („quote“), o ne spėlioti.

Ar kaina gali pasikeisti važiuojant?

Taip, jei pasikeis jūsų dėžių skaičius arba atsiras papildomų daiktų, kurių nebuvo sąraše. Taip pat anglų tiltai („bridges“) kyla kasmet. Buvau atvejų, kai teko mokėti papildomai už sunkvežimio stovėjimą centriniame Londone, nes klientas vėlavo. Tad užtikrinkite, kad galutinė sąskaita atitiktų tai, ką sutarėte pradžioje.

Kokias sutartis reikia pasirašyti?

Standartinę tarptautinės vežimo sutartį. Joje turi būti aiškiai įrašyta, kas atsakinga už tai, jei kas nors sulūžta (asmens atsakomybės apribojimai). Perskaitykite tą punktą apie draudimą („insurance“). Dažnai žmonės galvoja, kad viskas uždrausta, bet iš tikrųjų tai netaikoma, jei jūs patys blogai supakavote.

Ar reikia mokėti PVM (VAT)?

Jei esate verslas, PVM tarifai gali skirtis. Anglijoje jis dabrau 20%, o Lietuvoje 21%, tačiau tarptautiniuose pervežimuose taikoma kita sistema („0% rate“), jei viskas tvarkingai suformuluota. Turiu pasakyti, aš ne teisininkas (teisingiau, ne patikimas ekspertas šitame), todėl geriau pasitarkite su savo buhalteriu dėl mokesčių grąžinimo. Nepaisant to, sąskaitą išrašome be PVM, jei tenka įvykdyti sąlygas.

Kas daryti, jei kažkas sulūžta kelyje?

Reikia užfiksuoti neatidėliotai. Padarykite nuotraukas, parašykite pastabą vairuotojo dokumentuose. Negalėsite paskelbti apie tą įvykį po mėnesio, niekas netikės. Mes stengiamės vairuoti atsargiai, tačiau angliški keliai kartai būna labai blogi, o duobės („potholes“) didelės. Kelyje London-Kenterberis mašinos gauna daugiauiau.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Įprastai imame avansą („deposit“) apie 30%, o likutį – gavus daiktus arba iškrovus juos į paskirties vietą. Negalima tiesiog atidėti visko iki „kai nors kitą kartą“, nes mums reikia sumokėti vairuotojams ir degalus. Be to, tai nepadeda biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir operatyvus procesui.

Vairuotojai, laikas ir pabaiga

Ar jūsų vairuotojai kalba lietuviškai?

Taip, dauguma mūsų vairuotojai lietuviai, kas tikrai palengvina komunikaciją. Vienas klientas prašė, kad vairuotojas tikrai būtų iš Lietuvos, kad galėtų paaiškinti, kur stovi kava (tiems smulkmenoms svarbu). Angliškai taip pat suprantame, taigi tarptautiniai klausimai ne problema.

Ar jie gali padėti išardyti ir surinkti baldus?

Gali, jei tai nėra per daug sudėtinga. Paprastai mes suprantame tvirtinimus, bet jei turite labai senus, unikalius baldus, geriau pasamdyti baldų meistrą. Vairuotojas – ne stalius, jis gali atsukti pjes, bet daro tai greitai. Kartais (tiesą sakant, dažnai) pasitaisome, kai kažką negalime surinkti tobulai.

Ar galimas sekimas (tracking)?

Taip, mes naudojame GPS systems, tačiau kai vairuotojas užeina į „dead zone“, signal dingsta. Taip nutiko Škotijos kalnyje prieš kelis mėnesius. Bet dažniausiai galite matyti, kur mašina yra realiu laiku. Tai padeda su planavimu, kada atvykstant į iškrovą.

Kas atsitinka, jei vėluojame su iškrovą Lietuvoje?

Stengiamės pranešti. Jei užstrigote darbe arba neturite raktų, mums tenka laukti. Už laukimą Anglijos kelyse imamas mokestis, o už laukimą paskirties vietoje – taip pat (paprastai po valandą). Geriau derėkites dėl laiko ir būkite ten, kai numatėte.

Ar galima perduoti daiktus ir kitiems miestams?

Galima, tai vadinama „multi-drop“. Pavyzdžiui, iškrauname dalį į Vilnių, dalį – į Kauną, o likutį – į Klaipėdą. Tačiau tai nebegalime padaryti per vieną dieną. Tokiu atveju biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir operatyvus tampa sudėtingesniu logistiniu mazgu, tačiau visada įmanomas.

Ką daryti su atliekomis (trash)?

Geriausia juos palikti Anglijoje. Negalime vežti šiukšlių per kitą šalį sieną, tai yra draudžiama taisyklėmis. Vieną kartą teko grąžinti pilną dėžę atgal, nes ten buvo „waste“ mišinys. Susitvarkykite savo šiukšles prieš išvykstant, tai sutaupys pinigų ir nervų.

Pagrindinės problemos (ko tikrai venkti)

Kodėl klientams dažniausiai būna pyktis?

Dėl laiko. Žmonės galvoja, kad tai užtruks 2 valandas, o užtrunka 8. Biuro perkraustymas – ne filmas, čia fizinius darbas. Nustatykite realias lūkesčius. Aš niekada nepažadu stebuklų, o tik solidų darbą. Taip pat, nerimauja dėl brangių daiktų – tai natūralu.

Ar buvote atvejų, kai viskas klostėsi gerai?

Taip, dažniausiai tada, kai viskas buvo suplanuota mėnesį ir klientas klausė mano patarimų. Kai biuro perkraustymas vyksta ramu be pykių, be skubėjimo, tai pasidaro malonus processas. Tokie klientai visada grįžta dar kartą, kai išplečia verslą.

Kas daryti, jei dingsta raktai?

Niekada nekeliaite raktų kartu su krovininiu autobusu, tiek dažna klaida. Vieną kartą teks laukti kol klientas važiuoja duonas dienas iš Londono atgaminti raktus (tai ne melas). Raktus turi turėti asmuo, kuris laukia iškrovos vietoje.

Ar verta dirbti su didelėmis firmomis ar mažomis?

Mažos firmos, kaip mūsų, dažnai yra lankstesnės. Didelės korporacijos turi standartus, kurie kartais netinka prie individualių poreikių. Mes galime padaryti „efektyvus biuro perkraustymas iš Anglijos operatyvus“ tiek mažam startup’ui, tiek ir didesniam sandėliui, tiesiog prireiks šiek tiek kito požiūrio.

Kaip užtikrinti, kad kompiuteriai veiks iš karto?

Būtinai išjunkite tinkamai ir pažymėkite kabelius. Vienas klientas išjungioj visas ląsteles iškarto, o kai įjungė, sistema nebuvo susigrąžinusi (buvo darbas IT skyriui naktį). Mes esame vairuotojai, ne programuotojai, tad techninę pusę pasirūpinkite patys.

Kaip susisiekti, jei kažkas ne taip?

Tiesiog paskambinkite man arba manikėliui (dispatcher). Nerašykite el. laiškus, jei tai skubu. Telefono numeris turėtų būti ant pasirašytos sutarties. Esu pasiruošęs kalbėtis (kartais per lietų), jei kyla klausimų.

Galutinė mintis – ką svarbiausia patirti?

Kad viskas kas prasideda, baigiasi. Tiesa, gali būti, kad reikės rūpintis mažomis smulkmenomis dar kelias dienas po to. Bet svarbiausia – gauti savo darbą atgal į naują vietą. Biuro perkraustymas iš Anglijos efektyvus ir operatyvus pasirodo, kai galiai galėsite sėsti prie savo stalo su arbata ir dirbti, o ne galvoti, kur dingo dėžė su spaudiniais.