Biuro perkraustymas iš Anglijos be streso: praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš Anglijos be streso yra toks mitas kaip ir nemokamas pietus. Visada kažką nutinka: vairuotojas užstringa Kent’e, klientas pamiršta paminėti apie trečą aukštą be lifto, arba muitinėje kažkas ne taip su dokumentais. Tačiau, jeigu pasiruošiate tinkamai, tą stresą galima sumažinti iki minimumo, kad jums net liktų laiko pasidžiaugti persikėlimu. Anglija nėra toli, bet po „Brexit“ viskas tapo sudėtingiau, todėl reikia kantrybės ir gero plano. Štai kaip tai atrodo iš mano, patyrusio logistiko, pusės.

Pradžia: kodė visada prasideda nuo chaoso?

Kada reikia pradėti galvoti apie biuro perkraustymą iš Anglijos be streso?

Geriausia būtų prieš maždaug mėnesį ar du, o jei perkraustote didelį įmonės skyrių – tai net ir tris. Nemanau, kad biuro perkraustymas iš Anglijos be streso įmanomas sužinojus apie jį prieš penkias dienas. Tada tikrai bus skubėjimas, brangios kainos ir nervai. Reikia laiko ne tik surasti vairuotoją, bet ir suderinti muitinę, pakavimą, o galbūt ir sandėliavimą tarpiniais laikotarpiais.

Ar tikrai verta samdyti firmą, ar galima patikti „draugui“?

Žinau, visi nori sutaupyti, ypač Lietuvoje. Bet kai kalbame apie tarpinę pervežimą, draugas su „Ford Transit“ nebeužteks. Jums reikalinga licencijuota įmonė, kuri turi draudimą ir žino, ką daryti, jei sustoja sunkvežimis. Jei kas nors paslysta su jūsų brangia serveriu, „draugas“ tiesiog išnyks, o įmonė atsakingai atlygins žalą.

Ką daryti, jei biure viskas dar pilna darbų?

Tai dažniausia problema. Verslas sustoti negali. Biuro perkraustymas iš Anglijos be streso reiškia tas dalis, kurios neįmanima perkelti viena diena, reikia planuoti etapais. Galbūt reikės išsinuomoti konteinerius Anglijoje, kur laikinai padėsime daiktus, kol paruošsite naujas patalpas Lietuvoje. Nesistenkite viską daryti per savaitgalį – tai nuovargis.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Būtinai. Be jo nepraeisite nei muitinės, nei draudimas neveiks. Nėra nieko blogiau nei kai vairuotojas sėdi pasienyje ir negali pasakyti, kas yra jo vairuojamame sunkvežimyje. Užrašykite viską: stalus, kompiuterius, net tuos senius spausdintuvus, kuriuos norite išmesti. Tai užtruks valandą, bet sutaupys dienų vėliau.

Kiek iš tikrųjų užtruks šis procesas?

Jeigu viskas eina sklandžiai – nuo krovimo Anglijoje iki iškrovimo Lietuvoje gali užtrukti 3–4 dienas. Tačiau jei tenka laukti keltui Doveriuje (kas vyksta dažnai), tai gali pavėluoti iki savaitės. Niekas nesakyk, kad biuro perkraustymas iš Anglijos be streso truks tik 48 valandas. Angliški keliai yra neprognozuojami.

Dokumentai ir muitinė: kas pasikeitė po „Brexit“?

Ar dabar reikia muitinės deklaracijų?

Taip, dabar reikia. Nuo 2021-ųjų Jungtinė Karalystė nėra ES narė, tai reiškia, kad net jei tai yra jūsų įmonės turtas, judantis tarp padalinių, vis tiek turiu deklaruoti. Be to, reikės EORI numerio. Jei jo neturite, gausite baudą arba sustabdytą krovinį, o tai prieštarauja idėjai apie biuro perkraustymą iš Anglijos be streso.

Kas tas EORI numeris ir kaip jį gauti?

Tai Economic Operators Registration and Identification numeris, reikalingas prekybai su ES šalimis. Jeigu jūsų įmonė jau turėjo kontaktų su Europos sąjunga, turbūt jį turite. Jei ne – teks registruotis Lietuvos muitinės portale. Tai paprasta, bet trunka kelias dienas, taigi nedelskite.

Ar mums reikės mokėti PVM ar muito?

Nuo tada, kai perkėliote savo turtą iš vienos ES šalies į kitą, PVM ir mokesčiai nebuvo taikomi. Dabar, kai keliame iš trečiosios šalies (Anglijos), situacija kitokia. Jei daiktai buvo naudojami verslui ir nebus parduodami (tai yra perkėlimas), dažniausiai galima taikyti nulinį muito tarifą, bet reikia įrodyti, kad tai ne prekyba.

Kas daryti, jei dokumentuose įrašyta neteisinga prekės vertė?

Tai gali būti problema. Muitinė gali įtarti apgavystę. Viską reikia teisingai įvertinti pagal rinkos kainą, ne pagal tai, kiek jums tai kainavo prieš penkerius metus. Geriau parodyti peržiūrą (pirkimo-savinimo dokumentus), nei bandyti nukrypsti. Biuro perkraustymas iš Anglijos be streso baigiasi tada, kai pradeda šnibždėti apie muitinės patikrinimus.

Ar reikia draudimo, kai daiktai važiuoja per jūrą?

Būtinai. Keltai yra saugūs, bet jūra neapgauna. Kartais būna audrų, kartais keltuose įvyksta incidentai. Be to, vairuotojas gali netyčia užkabinti ką nors rampoje. Draudimas turi dengti visą krovinio vertę nuo išsikrovimo vietos Anglijoje iki galutinės vietos Lietuvoje. Nedarytų nuostolių.

Pakavimas ir technika: kaip neišsilyginti?

Kaip supakuoti kompiuterius ir IT įrangą?

Nenaudokite paprastų kartoninių dėžių. Kompiuteriai yra jautrūs. Geriau išsinuomoti specialias dėžes su putomis (anti-static foam). Be to, prieš išjungiant viską, būtinai atsarginęs kopijas (backup) padarykite į debesį. Niekada nežinai, kas nutinka kelyje. Kartais vairuotojas gali staigiai stabdyti.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Priklauso nuo to, ką jūsų vairuotojas gali pritraukti. Didelės sekcinės sistemos dažnai netilps į liftą ar duris, jei nebus išmontuotos. Geriau tai padaryti iš anksto ir pažymėti varžtus su maišeliais. Vėliau surinkimas bus greitesnis. Niekas nenori ieškoti „to vieno varžto“ tarp tūkstančių kitų.

Kaip elgtis su slaptais dokumentais?

Jūsų buhalteriniai dokumentai, sutartys, klientų duomenys – tai jautriausia dalis. Juos geriausia pergabenti atskirai, ne bendrame sunkvežimyje. Galbūt vienas iš darbuotojų juos veža savo automobiliu? Jei ne, užrakinkite juos stipria dėže ir padėkite prie vairuotojo kabinoje, ne atgal. Pasitikėjimas – svarbus dalykas.

Ar galima vežti cheminius skysčius (toneriai, valikliai)?

Taip, bet yra taisyklių. Negalima įdėti visko į vieną didelę dėžę ir tikėtis geriausio. Toneriai yra degūs, juos reikia pakuoja atskirai, segreguoti. Jei vairuotojas bus sustabdytas ir patikrins, rado netvarką su chemija, gali būti didelė bauda.

Ką daryti su biuro šiukšlėmis?

Nesivežkite šiukšlių iš Anglijos į Lietuvą. Tai paprasčiausia beprotybė mokėti už svorį, kurį išmesite čia. Išsirūpinkite konteinerį Anglijoje, išmeskite senias spaudas, sulūžusius kėdes. Biuro perkraustymas iš Anglijos be streso taip pat reiškia atsikratyti nereikalingų daiktų dar prieš išvykdami.

Kelionės detalės: Anglija, Lietuva ir viskas tarp jų

Kur dažniausiai užstringa sunkvežimai?

Doveris. Ten būna eilės į keltus, ypač po atostogų arba kai yra „Operation Stack“ (kai keliai uždaromi dėl migrantų problemų). Kartais reikia laukti 10–12 valandų. Viską apskaičiuokite su šia laiko rezerva. Nekelkite susirinkimo į oro uostą tą pačią dieną, kai turi atvykti sunkvežimis.

Ar vairuotojas gali važiuoti bet kuriu keliu?

Jis gali, bet jis gerbia savo sunkvežimio. Angliški keliai, ypač kaimiški, gali būti labai siauri, su „low bridges“ (žemais tiltais). Jei jūsų biuras yra kažkur giliau kaime, pasakykite iš anksto. Vairuotojas gali atsisakyti važiuoti, jei tiltas yra per žemas, ir turesite perkrauti daiktus į mažesnį furgoną vietiniam pervežimui.

Kaip sekti, kur yra mūsų krovinys?

Visos normalios firmos turi GPS sekimą. Gausite nuorodą, kur galėsite matyti, kur yra vairuotojas realiu laiku. Tačiau nepamirškite – Anglijoje daug kur yra blogas signalas (pvz., Velso kalnuose arba Midlandso miestuose), taigi žemėlapis gali „stovėti“ kelias valandas. Nereikia panikuoti ir skambinti vairuotojui kiekvieną pusvalandį.

Ar reikia mokėti už kelių mokesčius Anglijoje?

Sunkvežimai turi mokėti ULEZ (Londonas) arba kitus zonos mokesčius, jei važiuoja pro miesto centrus. Įsitikinkite, ar šios išlaidos įskaičiuotos į jūsų sutartį. Kartos klientai nustemba, kai gavo sąskaitą už 100 svarų už pravažiavimą pro Londoną, kurio nė nebuvo planavę.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga ar sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada turiu skubiai rasti kitą vairuotoją arba meistrą. Gali pavėluoti dieną ar dvi. Čia jau nebe biuro perkraustymas iš Anglijos be streso, o tikras chaosas. Todėl visada turkite planą B – arba galimybę dirbti iš namų dar porą dienų.

Pinigai ir kainos: ką tiksliai reikia mokėti?

Nuomojame ar pirkame dėžes?

Perkraustymui tikrai geriau nuomoti. Nusipirkti 50 dėžių, jas užpildyti, vėliau jas išmesti arba laikyti garaže – tai nepraktyšku. Yra firmos, kurios pristato dėžes, o jums tereikia jas surinkti ir užpildyti. Po to jas atsiima.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia laikyti daiktus sandėlyje?

Taip, sandėliavimas yra papildoma paslauga. Jei negalite iš karto įsikrauti į naują biurą Lietuvoje, reikės mokėti už dieną ar savaitę. Anglijoje sandėliai brangesni nei Lietuvoje, todėl bandykite sinchronizuoti datas.

Kaip apskaičiuoti galutinę kainą?

Kainą lemia tūris (kubiniais metrais) ir atstumas. Taip pat reikia įskaityti keltų bilietus (brangiai!), draudimą ir galbūt kėlimo kraną. Jei kas nors sako: „važiuosime už 500 eurų“, tai tikrai kažką slepia. Tikra kaina bus didesnė.

Ar galima mokėti kortele?

Dauguma didelių pervežėjų priima mokėjimus banko pavedimu. Kortelėmis mokėti ne visi nori dėl didelių komisinių, ypač kai kalbame apie tūkstančius eurų. Pasirūpinkite, kad įmonės buhalterija būtų pasiruošusi pervesti lėšas iš anksto arba gauti sąskaitą-faktūrą.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Gali būti „waiting time“ – laukimo mokestis. Jei vairuotojas atvyksta į iškrovimą, o jūsų biure nėra nieko, kas galėtų priimti prekes, jis laukia ir laikmatis bėga. Paprastai pirmos 2 valandos nemokamos, bet toliau – mokama. Tai labai dažnų ginčų priežastis.

Finalas: išvilkimas ir pabaiga

Kas daryti, kai sunkvežimis atvyksta į Lietuvą?

Būkite ten. Turite turėti asmenų, kurie gali priimti prekes, pažymėti sąraše, kad viskas atvyko. Jei kas nors trūksta arba yra sulaužyta, tai turi būti užfiksuota vairuotojo buhalteriniame dokumente (CMR) iš karto. Vėliau niekas nepasakys, kad „taip atvyko“.

Kaip suorganizuoti iškrovimą?

Jei turite liftą – puiku. Jei ne – reikės stiprių vyrų. Užtikrinkite, kad koridoriai būtų laisvi. Niekas nenori nešti 30 kilogramų dėžės per biurą pilną žmonių. Nustatykite maršrutą, kur daiktai eis į sandėlį, o kur į darbo vietas.

Ar vairuotojas padeda surinkti baldus?

Priklauso nuo sutarties. Standartiškai, jie padeda nešti dėžes ir statyti ant žemės. Baldų surinkimas (montavimas) dažnai yra papildoma paslauga, už kurią reikia papildomai mokėti. Nebūkite nustebę, jei vairuotojas pasakys „tai ne mano darbas“.

Ką daryti su pakuojimo medžiaga?

Po to, kai viską iškraunate, lieka kalnas dėžių, popieriaus, plastiko. Pasirūpinkite iš anksto, kur tai viskas nueis. Galbūt yra vietos mieste, kur paimta makulatura? Arba reikės išsivežti į savo kiemą? Neužpilkite gatvės.

Kaip atsiskaityti su vairuotoju?

Jei viskas tvarkoje, pasirašote dokumentus ir skambinate mums, kad viskas gerai. Jei buvo problemų – skambinate iš karto. Nedelskite rytoj, nes sunkvežimis jau važiuos toliau į kitą užsakymą (galbūt į Vokietiją ar Prancūziją).

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors aš ir žadu biuro perkraustymas iš Anglijos be streso, visada bus smulkmenų, kurios sužlugys. Svarbiausia yra ne tada, kai viskas vyksta idealiai, o kaip jūs sprendžiate problemas, kai jos atsiranda. Pasiruoškite dokumentus, susitarkite su komanda ir būkite kantrūs su keliais. Tada šis persikėlimas taps tik dar viena verslo istorija, o ne košmaras.