Biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais: kaip neišprotėti ir viską išvežti laiku

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip, kaip planuoja vadybininkai PowerPoint prezentacijose. Ypač kai kalbame apie biuro perkraustymą į UK su minimaliais terminais. Visada kažką pamirštą, kažkur pasikeičia vairuotojas, o muitinėje atsiranda naujas pareigūnas, kuriam viskas nepatinka. Bet ne viskas taip blogai, tiesiog reikia žinoti, į ką įsileisti. Dažnai klientai skambina išsigandę, kad jiems reikia išsikraustyti per penkias dienas, o jie net nė nesuskaičiavo kėdžių. Čia patariu ne panikuoti. Visada galima kažką įsisukti, jei žinai kelius ir turi gerus kontaktus uoste. Štai realus vaizdas iš vidaus, be šlifuotų frazių.

Dokumentai ir muitinės nuobodūliai (Anglija nebe ES, priminkite sau)

Ar tikrai reikia taip daug dokumentų biuro perkraustymui į UK?

Žinoma, kad reikia, nors ir norėtųsi tiesiog įslipti ir važiuoti. Nuo "Brexit" viskas pasikeitė, dabar biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais be teisingų popierių yra savotiška loterija. Jums reikės ne tik sandėliavimo dokumentų, bet ir detalios inventoriaus knygos kopijos. Be to, jei vežate kompiuterinę įrangą, būtinai reikia serialinių numerių sąrašo, kitaip gali tekti mokėti PVM kaip už naują prekę. Darbuotojai dažnai mano, kad "biuro reikmenys" nėra prekė, bet anglai su tuo nesutinka.

Kas daryti, jei trūksta PVM mokėtojo kodų ar jie pasikeitė?

Tai klasikinė problema. Vadybininkai pasako, kad viskas tvarkoje, o įmonės kodas paseno prieš metus. Tuomet sustojame sienoje. Geriausia turėti visus naujausius dokumentus išankstžiai nusifaksuoti. Jei kodas pasikeitė, būtinai paminėkite tai eksporto deklaracijoje. Nors tai atidės laiką, bet bus mažiau klausimų vėliau. Vieną kartą teko laukti pora valandų, kol klientas rado naują sertifikatą, tai nebuvo smagu.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro inventoriumi?

Techniškai negalima, bet praktiškai – visi veža. Tiesa, biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais neleidžia mums taip ilgai žiūrėti į kiekvieną dėžę. Jei vairuotojas pamatys, kad dėžėje yra asmeninės avalynės ar maisto, gali pradėti nervinti. Muitinė gali tai traktuoti kaip nelegalų importą. Geriau viską atskirti, kad neiškiltų nesusipratimų sienos kirtimo metu. Nereikia rizikuoti dėl vieno batų poros.

Kas nutinka, jei neteisingai užpildysime eksporto deklaraciją?

Tada gausite baudą arba privers grąžinti atgal. Angliška muitinė (HMRC) labai griežta dėl klaidų. Jei parašysite, kad vežate stalus, o bus seifai, bus problemų. Nors ir biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais skatina skubėti, deklaraciją reikia tikrinti du kartus. Vieną kartą teko klientui padėti išsikraustyti iš paties uosto, nes jie užmiršo paminėti brangią techniką. Nenusiminkite, geriau praleisti valandą popieriuose nei dienas prie sienos.

Ar reikia mokėti importo mokesčius už naudotą biuro techniką?

Jei tai įmonės turtas, kuris buvo naudojamas ne mažiau kaip 6 mėnesius, dažniausiai atleidžiama nuo PVM (relief). Tačiau reikia pateikti įrodymus, pvz., pirkimo sąskaitas. Jei įrangos nėra sąraše, teks mokėti 20 proc. PVM. Tai gali smarkiai padidinti sąskaitą. Todėl biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais prasideda ne nuo vairuotojo atvykimo, o nuo buhalterijos patikros.

Kodėl kai kurios firmos sako, kad dokumentus tvarko jos, o kai kurios ne?

Viskas priklauso nuo to, ką jie turi omenyje. Kai kurie tiesiog perduoda jums nuorodą į muitinės portalą ir sako "naudokitės". Tikros pervežimo firmos turi savo brokerius, kurie už jus viską padaro. Aš visada patariu rasti tą, kuris turi brokerį, nes kitaip prarasite dienas bandydamas suprasti anglų muitinės terminus. Neklauskite tų, kurie sako, kad "pats nusipirksi bilietus į keltą", tai ne jūsų darbas.

Ar sunku gauti leidimą važiuoti į "green lane" (žaliąją juostą)?

Jei viskas tvarkoje – ne. Bet jei trūksta bent vieno parašo, vos ne įkelia į raudonąją juostą. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais labai priklauso nuo to, kiek greitai sistema patvirtina duomenis. Kartais sistemos užstringa ir tada tenka stovėti. Tai nelabai priklauso nuo mūsų, bet sužinojau, kad geriau turėti spausdintą deklaraciją su barkodu, tikrai praverčia.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Tiesiog įdėkite juos į užrakintą dėžę ir pasakykite vairuotojui, kur ji stovi. Mes nežiūrime, kas viduje, mūsų darbas – gabenti. Bet aš visada pasakau: svarbiausius dokumentus geriau vežti su savimi rankiniame bagaže. Nors ir vairuotojai sąžiningi, bet biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais sukelia chaoso, ir dėžės gali sumaišyti.

Kas daryti, jei dėžės prastos kokybės ir sugedo?

Negalima taip daryti. Naudokite stiprias dėžes. Jei suguls ant grindų visa technika, nebus nieko gero. Vieną kartą teko matyti, kaip klientas dėjo serverius į senas "Lietuvos pašto" dėžes. Viskas iškrito. Neklausykite manęs, kodėl taip atsitiko, tiesiog nenaudokite senų dėžių. Užtikrinkite, kad pakavimo medžiagos yra geriausios.

Ar galima susitarti dėl pristatymo tiesiai į biurą be iškrovimo sandėlyje?

Taip, jei ten yra kur statyti. Angliški miestai, ypač Londonas, labai užstatyti. Didelės mašinos negali užeiti į siaurus gatvelius. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės (parking permit) stovėti gatvėje. Jei to nepadarysite, gausite baudą. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais gali užstringti dėl to, kad negalima pastatyti mašinos prie pat durų.

Logistika, laikas ir kiti "malonumai"

Kiek iš tikrųjų trunka toks kelias?

Nesitikėkite stebuklų. Jei viskas idealiai, tai 3-4 dienos iki Londono. Bet jei įvyks avarija A11 greitkelyje arba uostas bus užblokuotas, tai gali užtrukti ir savaitę. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais reikalauja atsarginio laiko. Niekas nesako, kad reikia planuoti dvi savaites, bet bent viena diena "kėdės" turi būti. Realus pasaulis nėra kaip GPS skaičiuoklė.

Ar įmanoma atvežti per 48 valandas?

Teoriškai taip, jei tai tik viena mašyna ir ji važiuoja be sustojimų. Bet praktiškai? Labai rizikuota. Vairuotojas turi ilsėtis. Be to, jei uoste bus eilė, tas laikas išgaruoja. Aš nesiūlau spaudžiati vairuotojus, pavargęs žmogus padaro daugiau žalos nei naudos. Geriau pasakykite tiesiai: "mums reikia kuo greičiau, bet saugiai".

Kas vyksta su keltų bilietais?

Jei spėjame, perkame iš anksto, pigiau. Jei biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais įvyksta staiga, tenka pirkti paskutinę minutę, o tai kainuoja dvigubai. Kartais bilietų nėra visai, tada tenka važiuoti pro kitą uostą, pvz., Hull arba Newhaven. Tai prailgina kelionę. Nereikia pykti į mane, aš ne valdau keltų grafikus.

Ar vairuotojai moka anglų kalbą?

Dauguma moka pagrindus, bet ne visi kalba laisvai. Jei reikia sudėtingai aiškinti, kur įvažiuoti, geriau turėti kontaktinį asmenį vietoje. Nors ir biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais reikalauja greičio, bet komunikacija turi būti aiški. Kartais vairuotojai tiesiog nenujauna, ką sako apsauga, ir tada skambina man naktį.

O jei reikia padėti iškrauti?

Standartiškai mūsų paslaugos įtraukia tik pristatymą "prie ratų". Jei reikia nešti į trečią aukštą liftu, tai papildoma. Sakykite tai iš karto, nes vairuotojas gali atsisakyti nešti sunkių dėžių. Jis turi savo darbo apribojimus. Nereikia manyti, kad jis yra jūsų personalas, jis – vairuotojas.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mašinų turi GPS, bet signalas gali dingti tuneliuose arba Škotijos kalnuose. Mes duodame nuorodą, bet ne visada tikslų laiką. Vieną kartą sistema rodė, kad mašina Kenijoje (nenuostabu, klaida). Taigi, pasitikėkite skambučiais, o ne tik žemėlapiais. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais sukelia stresą, todėl nuolatinis stebėjimas tik didina nerimą.

Kas daryti, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes išsiunčiame pagalbinę mašiną ir perkrauname krovinius. Tai užtrunka. Aš niekada nesakau "nieko nenutiks", nes nutinka. Bet turime draudimą. Jei biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais yra kritiškas, galima siųsti dvi mašinas su pusiau kroviniu, bet tai brangu.

Ar jūsų vairuotojai žino kelią Anglijoje?

Dauguma važinėja jau dešimtis metų, tačiau Anglijoje viską keičia – vieną dieną eina viena gatvė, kitą dieną uždaro. GPS kartais klysta. Geriau, jei kas nors iš jūsų komandos laukia priešais ir nukreipia. Neklauskite manęs, kodėl "Google Maps" nuveda į upę, taip kartais būna.

Ar saugu važiuoti naktį?

Anglijoje naktį važiuoti lengviau, mažiau spūstų, bet uostai dirba dieną. Taigi, jei biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais reikalauja, kad atvyktum ryte, reikės važiuoti naktį. Vairuotojai įpratę, bet visgi rizika didesnė. Aš visada raginu planuoti atvykimą darbo laiku.

Kainos ir pinigai (Neklausykite, kiek kainuoja "maždaug")

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais?

Nėra vienos kainos. Tai priklauso nuo tūrio, svorio, degalų kainos (o ji dabar aukšta) ir uosto mokesčių. Jei norite tikslų skaičių, turiu būti inventorius. Neklauskite manęs "kiek maždaug", aš nemėgstu meluoti. Galiu pasakyti, kad biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais kainuos nuo tūkstančio iki penkių tūkstančių eurų, priklausomai nuo to, kiek daiktų turite.

Ar galima mokėti atvykus?

Ne. Mums reikia užtikrinimo, kad užsakymas realus. Paprastai reikalaujame 50 proc. avanso. Jei kas nors nutiks ir jūsatsisakysite, mes prarasime laiką. Esu matęs daug atvejų, kai žmonės tiesiog nebeatsiliepė. Taigi, be pinigų – nevažiuojame.

Ar kainuoja papildomai pirkimas dėžių ir pakavimo medžiagų?

Taip, tai neįskaičiuota. Jei norite, kad mes supakuotume, tai darbo valandos ir medžiagos kainuoja. Neklauskite, kodėl lipdukas brangus, tai ne lipdukas, o darbas. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais turi būti apmokėtas iš anksto, kad mes galėtume pasirūpinti resursais.

Ar galima gauti PVM sąskaitą faktūrą?

Žinoma, mes esame legali įmonė. Lietuvoje PVM 21 proc., Anglijoje 20 proc. Jei esate užsienio įmonė, galime taikyti 0 proc. PVM (jei pateikiate PVM mokėtojo kodą). Bet tai turi būti susitarta pirmadienį, ne penktadienį po darbo.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Galbūt joms nereikia mokėti draudimo, arba joms dirba "pilki" vairuotojai. Aš nenurodinėsiu į konkurentus, bet žinau, kad kai kurie taupo ant visko – nuo degalų iki vairuotojų atostogų. Jei kaina peržema, pagalvokite, kur kažką trūksta. Geriau sumokėti daugiau, bet gauti paslaugą, nei važiuoti su "nulėktu" varikliu.

Ar imate mokestį už laukimą uoste?

Taip, jei uostas kalba, laukimas apmokamas pagal valandas. Tai ne mūsų kaltė. Vieną kartą teko laukti 12 valandų, nes buvo audra. Tas sąskaitas klientas gavo didelę. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais yra jautrus šiems dalykams. Niekas negali kontroliuoti jūros.

Kas daryti, jei biuras nebus pasiruošęs iškrovimui?

Tada vairuotojas laukia ir laukimas mokamas. Jis negali tiesiog išmesti daiktų ant gatvės. Turite užtikrinti, kad durys atidarytos ir liftas veikia. Nereikia pykti, kad vairuotojas "stojo ir nieko nedarė", jo darbas baigiasi, kai atiduoda krovinius.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Galima bandyti, jei turite didelį kiekį arba reguliarius reismus. Bet jei tai vienkartinis biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais, tai kaina yra kaina. Degalai nebecpigia. Aš galiu atsisakyti kai kurių priedų, bet bazinės kainos nepakeisiu.

Specifiniai dalykai (IT, baldai, pavojingi daiktai)

Kaip vežti serverius ir jautrią techniką?

Jie turi būti supakuoti į specialias dėžes su putomis. Negalima jų mesti ant grindų. Jei turite duomenų centrą, reikia specialios įrangos. Aš nesiūlau vežti serverių paprastoje "Euro" dėžėje, tai savižudybė. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais nereiškia, kad galima elgtis neatsakingai su technika.

Ar galima vežti baldus, kurie nesinaudoja?

Galima, bet kodėl? Jei jau seni ir suplyšę, geriau juos palikti ir nusipirkti naujų Anglijoje. Pervežimas kainuos brangiau nei jų vertė. Vieną kartą klientas norėjo vežti sofas, kuriam trūko kojos. Nenuostabu, kad aš bandžiau jį atkalbėti.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didelius spintas, stalus reikia išmontuoti, kad tilptų į liftą arba mašiną. Jei nesumontuosite, teks laukti, kol mūsų meistras tai padarys vietoje. Tai užtrunka. Jei norite, kad viskas vyktų greitai, išmontuokite iš anksto.

Kas su pavojingais medžiagais (dažai, chemija)?

Tai draudžiama be specialių leidimų. Negalima tiesiog įmesti dėžės su dažais į mašiną. Gali užsidegti arba išsilieti. Muitinė to neleistų. Geriau atsikratyti chemikos Lietuvoje legaliai. Nekelkite mūsų į riziką.

Ar galima vežti augalus?

Biuro augalus į UK be specialios licencijos (phytosanitary certificate) vežti draudžiama. Jūsų fikusas gali būti sunaikintas sienoje. Nė nebandykite. Nors ir biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais skatina "visiems paimti", augalus geriau palikti kolegoms dovanai.

Kaip apsaugoti grindų dangas pervežimo metu?

Uždėkite apsaugines kilimėlius (corrugated cardboard). Vairuotojai turi pasiūlyti tai, bet ne visada. Jei jūsų biuras su parketu, būtinite pasirūpinkite tuo, kitaip paliksite brangią pėdsakų kolekciją.

Ar reikia sujungti IT įrangą iš karto po iškrovimo?

Tai ne mūsų darbas. Mes atvežame, jūsų IT specialistas turi sujungti. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas žinos, kur įkišti laidą į routerį. Jis gali padėti dėžęs atnešti, bet ne konfigūruoti tinklą. (Nors kartais buvo padėjęs, bet tai išimtis).

Kas daryti su biuro "kavos puodeliu" arba virtuvės reikmenimis?

Supakuokite į dėžes pažymėtas "Virtuvė". Būkite pasiruošę, kad indai gali susilaužyti, jei blogai supakuosite. Naudokite popierių. Niekas nenori gauti indų rinkinio su trūkiais.

Išvada

Taip, biuro perkraustymas į UK su minimaliais terminais yra įmanomas net ir tais atvejais, kai atrodo, kad viskas prarasta. Pagrindas yra ne greitis, o organizacija ir dokumentų tvarka. Jei pasiruošiate iš anksto ir bendraujate su logistika atvirai, viskas vyks gerai. Nereikia tikėtis, kad kelia bus lygus ir be duobių, bet su gera komanda jas apeisime. Sėkmės jūsų naujame biure Londone ar Birmingeme, tik nepamirškite pavaišinti vairuotojų kavos, jei jie atvyks laiku.