Biuro perkraustymas į UK profesionaliai ir greitai: kaip išvengti šurmulio ir neišprotėti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į UK niekada nevyksta taip, kaip planuojame Excelio lentelėje. Visada kažkas nutinka: kelyje užšąla sunkvežimis, klientas pamiršta pavadinti dėžutes su svarbiausiais dokumentais, arba britų muitinėje (HMRC) atsiranda nenumatyta kliūtis. Kai pradedi planuoti perkraustymą į Londoną ar Mančesterį, atrodo, kad viskas simple – susikraunam ir važiuojam, tačiau realybėje susiduri su tona smulkių detaljų, kurios gali suksti galvą. Po „Brexit“ situacija pasikeitė, dabar reikia daugiau popierių, o kainos šokinėja kaip pakeliaujantys vairuotojai. Štai trumpas vadovas, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus, be jokių gėlių ir be tobulumo, tiesiai iš vairuotojo kabino.

Kas per žaidimas su kainomis ir laiku?

Kiek iš tiesų kainuoja biuro perkraustymas į UK?

Tai vienas populiariausių klausimų, bet atsakymas visada nepatogus. Nėra fiksuotos kainos, nes biuro perkraustymas į UK priklauso nuo tūrio, svorio ir konkrečios vietovės. Jei tu perkeli vieną stalų į Londoną, tai pigiau, nei visą „call center“ į Birminghamą. Paprastai kaina formuojama pagal užimtą vietą sunkvežimyje (kubiniais metrais) arba nuvažiuotus kilometrus. Tarkime, jei turi mažą įmonę, 3-4 europalus, tai gali tekti nuo 1200 iki 2000 eurų, priklausomai nuo kuro kainų ir keltų. Dideliems perkraustymams skaičiuojama individualiai, ten reikia gyvai matyti, ką keliame. Nepasitikėkite kaina, kai jums nesako, ar įeina keltų bilietas.

Kiek laiko užtrunka visa procesas?

Niekas negali pasakyti tiksliai „antradienį 14:00“, nes tai nerealu. Standartiškai, jei važiuojame iš Vilniaus ar Klaipėdos, tai iki Anglijos tenka važiuoti dviem-triem dienomis (pridėkime dar darbo dienas pakrovimui ir iškrovimui). Taigi, numatykite savaitę laiko nuo tada, kai pasirašysite sutartį, iki kol paskutinis stalas atsistatys naujoje vietoje. (Čia turiu omenyje, kad vairuotojai turi poilsio laikus, negali važiuoti 48 valandas be perstojo). Dažnai klientai klausia, ar galima atvežti per savaitgalį? Galima, bet už tai reikės mokėti papildomai, nes vairuotojai taip pat turi savo gyvenimą.

Ar galima keliauti pigiau, jei laukiu?

Galima, bet biuro perkraustymas į UK nėra tas dalykas, kurį verta laukti. Turime tokias paslaugas kaip „part load“ arba dalinis krovinys, kai mes surenkame keletą mažų siuntų į vieną sunkvežimį. Tai gali būti pigiau, tačiau užtrunka ilgiau, nes reikia surinkti pilną mašiną. Jei jums skubama, geriau užsisakyti pilną sunkvežimį (FTL), kada jis važiuoja tiesiai jums. Jei skubėsite, tikrai gausite kainą, kuri nukels jums ant pečių, tad svarstykite – laikas ar pinigai jums svarbiau? Dažniausiai verslas renkasi laiką, nes nedarbo laikas kainuoja brangiau nei pervežimas.

Kodėl kainos keičiasi kas mėnesį?

Žmonės sužlugsta, kai sako, kad prieš metus kainavo pusantro karto mažiau. Aišku, kuro kainos, keltų tarifai (DFDS, P&O) viskeliojasi, o be to, infliacija. Dar ir svaras sterlingų eiga įtakoja galutinę sumą, jei sutartis susitarta eurais, o mokėjimas vyksta iš Anglijos pusės. Be to, vairuotojų trūkumas vis dar yra aktualus, gerų specialistų reikia užmokėti daugiau, kad jie nevažiuotų dirbti į kitas šalis. Tiesa, pastaruoju metu situacija šiek tiek nurimusi, bet stabilumo dar nečia. Geriausia kreiptis iš anksto, tada galima „ušaldyti“ kainą bent jau dviem mėnesiams.

Burekavimas su dokumentais ir muitine

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Čia prasideda blogiausia dalis, bent jau mane. Reikės prekių transportavimo sutarties, pirkimo-sandorio dokumentų (jei tai perkėlimas dėl įmonės steigimo), pakavimo sąrašo (packing list) ir krovos vŽ. Jei keliate kompiuterius ar serverius, būtinai nurodykite jų serijinius numerius, nes britų muitinė labai mėgsta detales. Be viso šito, reikės EORI numerio (jo reikia absoliučiai viskam, kas juda per sieną). Jei jo neturite, gausite baudą arba ilgai stovėsite pasienyje, o tai laiža pinigus.

Kas tas EORI numeris ir kur jį gauti?

EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris – tai jūsų „pasas“ prekių pasauliui. Be jo neįmanoma legaliai atlikti biuro perkraustymas į UK (iš Lietuvos ar kitos ES šalies). Jį gali užpildyti pats verslininkas arba jo buhalteris per Lietuvos muitinės portalą, tai nemokama. Dažnai klientai mania, kad mes, pervežėjai, tai padarome, bet ne, tai jūsų atsakomybė. Vieną kartą buvo situacija, kad klientas ėjo į Kaliningradą per Lietuvą be EORI ir jam sąskaitą uždėjo 5000 eurų baudos. Nepykite ant manęs, jei kaskart primenu.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) ar mokesčius UK?

Jei perkeliate biurą, kuris jau veikė ir tiesiog keičiate adresą, tai paprastai tai laikoma perkėlimu tarp savo padalinių (intra-community supply), jei viskas tvarkingai su dokumentais. Tačiau jei steigiate naują filialą, tai gali būti traktuojama kaip importas ir gali tekti mokėti importinį PVM (20% UK), nors vėliau jį galima grąžinti. Esu girdėjęs istorijų, kai buhalteriai nurodydavo neteisingą mokesčių kodą, ir siunta strigdavo Doverio uoste savaitę. Geriau pasikonsultuokite su muitinės brokeriu prieš kelionę, aš tik vežuju, o teisinius niuansus turi žinoti jūsų accountant'as.

Kas daryti, jei trūksta kokių nors popierių?

Jei pasienyje paaiškėja, kad trūksta faktūros arba dėžės neatitinka sąrašo, prasideda rimtas skambutis. Kartą man teko stovėti 3 valandas Kaliningrado pasienyje, kol klientas nufotografavo dokumentą ir atsiuntė man į telefoną. Anglijoje griežtesni – jei trūksta EORI, mašina gali būti nukreipta atgal arba į sandėlį laukiniam išėjimui. Tada mokesčiai už sandėliavimą (storage charges) suvalgo visą pelną. Nu, bent jau nebūkite kaip tas vienas klientas, kuris dėžę su brangia technika pažymėjo kaip „seni drabužiai“. Muitininkai turi akis kaip sakalai.

Ar reikia draudimo?

Būtina. Nenujaukiate, kas nutinka kelyje – gali būti avarija, gali užeiti vanduo į priekabą (lyja kaip iš kibiro Anglijoje), arba gali būti bandymas apiplėšti. Standartinis draudimas apima CMR draudimą, kuris dažnai būna labai mažas (pvz., 1-2 EUR už kg). Jei vežate serverius vertus tūkstančius, reikia sudaryti papildomą draudimo sutartį (All Risk). Geriausia prisiminti vieną dalyką – jei nepasakote apie brangų krovinį, ir jis dingsta, gausite tik standartinę minimalią sumą. Pasakykite tiesiai: „Čia yra 10 tūkst. vertės įranga“.

Pakavimas ir technika: ne taip paprasta

Ar jūsų komanda padeda supakuoti?

Taip, mes turime vyrus, kurie moka sukti „tašus“, bet jei kalbame apie biuro perkraustymas į UK, geriau, kad jūsų darbuotojai susiruošia patys. Jie žino, kur kas stovi, kur svarbūs failai, kur galima „mesti“ visus brėžinius. Mūsų vairuotojai gali padėti su sunkiais daiktais (spintos, seifai), bet smulkmenas geriau susitvarkyti iš anksto. Taip sutaupysite laiko – vairuotojas laukia, laikmatis bėga. Jei reikia pilno pakavimo (paking service), tai kaina šuoliau aukštyn.

Kaip supakuoti IT įrangą ir kompiuterius?

Tai labai rizkinga dalis. Monitorius geriau įdėti į originalią dėžę, jei jos likusios. Jei ne, reikia storo burbuliuko plastiko ir kietų kraštų dėžių. Būtinai atjunkite visus kabelius ir pažymėkite juos (pvz., „PC nr 5“, „klaviatūra“). Vieną kartą gavome kompiuterių, kurie buvo tiesiog sumesti į plastikinius krepšius – stebuklas, kad nieko nebužuvo. Nustatyti viską atgal vėl užtruko dieną. Ir nepamirškite atsarginių kopijų (backup)! Jei diską sukratys per stipriai, gali dingsti duomenys, o mums neina atsakingi už jūsų „cloud“.

Ką daryti su baldais?

Spintelės ir stalai turėtų būti išmontuoti. Negali tiesiog išnešti didelės lentynos per duris, ji sugrius arba įstrigs. Patys nenusimontuosite – mes padėsime vietoje. Būtinai įdėkite visus varžtus ir fiksuotojus į pažymėtus maišelių, prie kurių priklauso. Niekada nemegavau tų momentų, kai atvykstame į Londoną, o ten maišelis su visais kniedėmis dingo. Tada tenka ieškoti panašių „B&Q“ parduotuvėje, o tai laiko švaistymas.

Ar galima vežti cheminius skysčius?

Labai atsargiai. Jei turite biure valymo priemonių, spalvų (jei dizaineriai) ar biuro technikos skysčių (toneriai), tai yra pavojingos krovos (ADR). Negalima tiesiog įmesti į priekabą ir važiuoti. Reikia deklaruoti. Toneriai yra ypatingai blogi dalykas, jei išsilieja – visa krovinio dalis nubalnuoja ir turi būti išmetama. Geriau patikrinkite, ar nėra senų atliekų, kurias tiesiog norite išmesti Anglijoje – už tai gali baudžia už nelegalų atliekų pervežimą.

Kaip elgtis su įmonės automobiliais?

Jei perkeliate įmonės automobilius, tai jau ne biuro perkraustymas į UK, o automobilių pervežimas. Reikia specialios transporto priemonės (autovežio) arba priekabos, jei mašina eina savo eiga. Taip pat reikia MV1 („import notification“) formos užpildymo, kad mašina būtų užregistruota DVLA sistemoje. Be to, jei mašina neįregistravote dar metus, gausite baudą. Vairuotojai dažnai nežino šio taisyklių niuanso, tad patikrinkite prieš važiuodami. Ir nepamirškite pakeisti vairuotojo pusės (jei Lietuvoje – kairė, Anglijoje – dešinė)!

Rizikos ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs?

Atsitiko. 2021-aisiais žiema stovėjome ant A1 (M) kelio 12 valandų dėl sniego. Anglijos paslaugos nėra tokios greitos kaip Lietuvoje. Jei tai įvyksta, mes pranešame jums, kad bus vėlavama. Negali niekas padaryti, gamta yra gamta. Gali reikėti išsiųsti kitą mašiną (jei krovinys labai skubus), bet tai kainuoja milžiniškai. Dažniausiai tiesiog laukiam, kol išvalys kelią. Turiu omenyje, kad geriau turėti planą B – pvz., dirbti iš namų dar kelias dienas.

Ar saugu leisti dėžes be priežiūros?

Nerekomenduoju. Anglijoje, ypač Londone, yra daugiau „smulkiųjų“ vagysčių nei atrodo. Jei vairuotojas išsilaipina pietauti ir palieka atidarytą priekabą (arba blogai užrakintą), gali prapulti. Patirtis rodo, kad geriausia, jei vienas iš jūsų darbuotojų laukia vietoje arba naudojate saugus sandėlius. Vieną kartą mums pavogė dėžę su... kavinės aparatu. Nebuvo brangu, bet nervai buvo nukelti.

O jei aš esu nepatenkintas paslauga?

Tai reali situacija. Kartais gauname pranešimus, kad dėžės buvo supainiotos arba kažkas subraižyta. Mes turiame draudimą, tad galima pareikšti pretenziją. Tačiau, jei jūs nesuteikėte aiškaus nurodymo, kur pastatyti stalą, o mūsų vyras pastatė jį tiesiai prie langaus, kur vėjo pučia – tai ne mūsų kaltė. Geriausia iš anksto susitarti dėl išdėstymo plano (floor plan). Tiesa, jei vairuotojas buvo nesemandus, mes visada priimsime skundą ir aptarsime su juo.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus?

Gali, bet tai turi būti aiškiai atskirti. Negalima įterpti savo dviračio ar senų žiemos batų tarp biuro stalų be deklaravimo. Muitininkas gali įtarti, kad tai prekyba, jei daugiau nei vienas vnt. Asmeninius daiktus galima vežti kaip „Transfer of Residence“, jei persikėliate gyventi, bet verslo kontekste tai trikdo. Geriau jas išsiųsti atskira siunta arba vežti savo automobiliu, jei važiuojate kartu.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nepasiruošęs?

Tai klasika. Atvykstame į adresą, o ten statybinės dulkes, nėra elektros instaliacijos. Mūsų vairuotojai negali laukti dieną-dvi, kol darbininkai užbaigs darbus. Jums reikės arba atidėti atvykimo datą, arba išsinuomoti laikiną sandėlį netoliese. Tokiu atveju mes pakrauname atgal į mašiną ir vežame į mūsų sandėlį (mokama už patalpinimą). Nerekomenduoju žaisti šitaip – laiko taisyklės (time slots) uoste yra griežtos.

Organizacinės smulkmenos ir Londono ypatingumai

Ar galiu užsisakyti iškrovimą anksčiau laiko?

Negalima tiksliai nuspėti, kai vairuotojas atvažiuos, nes yra duomenys apie užstatymą (congestion charge zone) arba ULEZ zoną Londone. Mes bandome pranešti 4-6 valandų prieš, bet jei įvyks avarija kelyje, pranešime vėliau. Jums reikės turėti kontaktinį asmenį, kuris gali atvykti bet kuriuo metu. Neleiskite sekretorei, kuris važiuoja pas dantistą 14:00, būti atsakingam už priėmimą.

Kas yra ULEZ ir kaip tai veikia pervežimą?

Londono žemo išmetamųjų dujų zona (ULEZ) – nuodingas dalykas verslui. Jei mūsų sunkvežimis neįtrauktas į „Euro 6“ standartą (nors dauguma jau yra), mums reikės sumokėti 100 GBP už kiekvieną dieną, kai važiuojame zonoje. Šią kainą dažniausiai pridedame prie galutinės sąskaitos. Jei jūsų biuras centre, apie tai praneškite iš anksto. Jei nenurodysite, mums teks įsijungti GPS ir jei užkliuvam – mokate.

Ar reikia leidimų iškrovai gatvėje?

Londone daug kur negalima tiesiog sustoti „prieš pat duris“. Reikia gauti vietos savivaldybės leidimą (parking bay suspension), kuris kainuoja pinigų ir tvarkomas kelias dienas prieš. Jei jo nėra, vairuotojo gali nubausti „Traffic Warden“ su vaizdo kamera. Pasirūpinkite tuo arba pasakykite mums – mes galime pasiūlyti partnerius, kurie tai suorganizuoja. Niekada neužsistatykite ant dviračių takų – griežta draudžiama.

Kaip apmokėti paslaugas?

Standartiškai priimame banko pavedimus (SEPA ar SWIFT). Rekomenduoju nebandyti mokėti grynaisiais vairuotojui – tai prieštarauja mūsų saugumo normoms. Galima pasirašyti sutartį su 30% avansu (kad užtikrintume, kad krovinys neatšauks) ir likutį atsiskaityti pristačius krovinį. Angliškai „proforma invoice“ pateikiama iš anksto. Jei esate didelė kompanija, galima susitarti dėl mokėjimo termino (pvz., 14 dienų), bet tik su papildoma garantija.

Kas daryti, jei dingo dėžė?

Pradedame ilti plaukus. Pirmiausia tikriname, ar ji buvo įkelta (nuotraukos iš sandėlio). Jei taip – tikriname, ar nenukrito per kelią. Jei dingusios mažos vertės dėžės, dažniausiai jos paslysta po kitomis dėžėmis arba buvo išneštos su šiukšlių maišais (nors tai labai retai). Jei dingo svarbi dėžė – praneškite iš karto. Gali būti, kad ji liko anksčiau važiavusiame sunkvežimyje, jei dalis krovinio buvo padalinta. Žurnalai (CMR consignment notes) padeda sekti kelionę.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS seklius, tačiau mes neduodame tiesioginės nuorodos klientams, kadangi kartais signalas dingsta tuneliuose arba kelyje. Paprastai pranešame: „Sunkvežimis yra Brügge“, „Privažiavo prie Doverio“. Galima tiesiog parašyti man žinutę „kur jis?“ ir aš pažiūrėsiu sistemoje. Neleiskite savo IT direktoriui bandyti „hackerių“ būdų sekti – paprasčiausia paprašyti.

Išvados ir patarimai iš kampo

Galiausiai, biuro perkraustymas į UK nėra mokslas, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Nenusisukite nuo dokumentų, net jei tai atrodo nuobodu. Geriausia patirtis – kai viskas nužygiuota pagal planą, o klientas džiaugiasi nauja vieta Londono „Canary Wharf“ arba mažame miestelyje pietų Anglijoje. Nelygu, ar tai didelis korporacinis perkėlimas, ar mažo „start-up“ įrangos gabenimas, principai vienodi. Pasidomėkite apie ULEZ, susitvarkykite EORI ir nebijokite klausti aštrų klausimų pervežėjui. Ir svarbiausia – nepykite ant vairuotojų, jei jie užtrunka, jie taip pat nori grįžti namo.