Biuro perkraustymas į UK planuokite protingai ir efektyviau nei konkurentai

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo mažų startų, kurie vežia vieną kompiuterį, iki milžiniškų korporacijų, persikelančių iš Vilniaus į Londoną ar Mančesterį. Anksčiau buvo paprasčiau, o dabar, po „Brexit“ ir visų tų naujųjų muitinės taisyklių, biuro perkraustymas į UK tampa tikru logistiniu iššūkiu, kurį reikia planuoti su akute. Tačiau nesijaudinkite, viskas įmanoma, jei žinote, į ką įsijungiate. Ne visada viskas eina lygiai pagal planą – kartais vairuotojas užstringa ties Doveriu, o kartais pasirodo, kad deklaracijos trūksta laiko. Štai keletas patarimų ir atsakymų į klausimus, kuriuos dažnai užduodate man ir kolegoms.

Pradinis chaosas ir planavimas (arba kaip nieko nepamiršti)

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą į UK?

Tikrai ne vakar. Idealų atveju, jei kalbame apie biuro perkraustymą į UK, reikėtų pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš 4–6 savaites. Tai leis susidoroti su visais dokumentais, susitarti dėl vietos sandėliuje, jei reikės, ir išvengti streso. Žinoma, esame lietuviai, dažnai viską paliekame paskutinę sekundę, bet tada kainos šuoliau aukštyn. Planuokite iš anksto.

Ar reikia atliekti inventorizaciją prieš perkraustant?

Be abejo. Negalite tiesiogi sumesti visko į sunkvežimį ir tikėtis geriausio. Susirašykite, kiek yra stalų, kompiuterių, biuro kėdžių (šios dažnai dingsta). Tai ne tik padės vairuotojui suprasti, kokia mašina reikalinga, bet ir padės apskaičiuoti draudimo sumą. Praėjusią savaitę vienas klientas pamiršo suskaičiuoti stelažus ir tekilo nemaža painiava pakraunant.

Kaip teisingai apskaičiuoti tūrį (kubus)?

Tai sudėtingiausia dalis klientams. Dažnai sako: „turime tris kambarius“, bet ten gali būti tiek tuščios erdvės, tiek pilna spintų. Pagalvokite apie tūrį kubiniais metrais (m3). Vienas darbo vietas su kompiuteriu ir kėde – tai apie 1.5–2 m3. Jei nežinote, nufotkinkite kiekvieną kambarį atskirai, aš iš akies pamatysiu (arba mūsų vadybininkai), kiek vietos užims.

Ar galima atlikti biuro perkraustymą į UK savaitgaliais?

Techniškai – taip, bet praktiškai tai brangiau. Ir ne tik dėl mūsų viršvalandžių. Britų keltai ir muitinės taip pat turi savo grafikus. Jei planuojate atvykti sekmadienį į Londoną, įsivaizduokite, kas bus, jei muitininkas nėra poste arba uždarytas sandėlis. Geriausia rasti penktadienį arba antradienį, kai judesys mažesnis. Nors... (čia pagalvočiau), darbo dienomis ir eismo kamščiai didesni. Žiūrėkite, kas jums svarbiau – laikas ar pinigai.

Kas nutinka, jei biuras dar nebaigtas remontu UK pusėje?

O, tai klasika. Atvažiuojame į vietą, o ten dar dažai džiūva arba montuotojai nebaigė montuoti liftų. Tuomet kyla klausimas,kur dėti dėžes. Kartais teks palikti sunkvežimį aikštelėje ir užsibrėžti 2 valandas laukimo. Arba net ieškoti laikino sandėlio šalia. Tokiu atveju biuro perkraustymas į UK tampa brangesnis dėl stovėjimo mokesčių. Pasirūpinkite, kad vieta būtų paruošta.

Dokumentai, muitinė ir tas "naujasis" nubraižymas

Ar reikalingas EORI kodas?

Jūsų įmonei – taip, be jokio abejo. Be EORI kodo (Economic Operators Registration and Identification) jūs nelegaliai negalite siųsti prekių į Jungtinę Karalystę. Viskas vyksta kaip eksportas / importas. Jei jo neturite, gausite didžiulę baudą, o krovinys gali būti sulaikytas uoste. Tai dabar bazine sąlyga, jei planuojate biuro perkraustymą į UK.

Kas daryti su kompiuteriais ir duomenų saugojimu?

Čia būna bjaurybės. Ne visada vairuotojas žino, kad serveriai negali būti pastatyti ant Galės. IT įrangą reikia ypatingai užfiksuoti. Beje, dėl duomenų saugumo verta išsirinkti patikimą pervežėją, nes pasitaiko atvejų, kai iš automobilio dingsta ne tik kėdės, bet ir diskai su konfidencialia informacija. Geriau pasidarykite atsarginęs kopijas prieš kelionę.

Ar reikia mokėti PVM importuojant biuro įrangą?

Taip, jei įmonė nevykdo atitinkamų procedūrų. Tačiau dauguma Lietuvos įmonių, kurios tarsi su JK, gali taikyti nulinį PVM tarifą, jei tai yra laikinas perkėlimas arba perkėlimas įmonės turto (transfer of own goods). Bet čia reikia gero buhalterio, kuris sužinos apie intra-community supply (nors Anglija jau ne bendrijoje, taisyklės šiek tiek pasikeitusios). Nepadarykite to savarankiškai, jei nesuprantate kvitų.

Kas yra "Packing List" ir kodėl jis svarbu?

Tai ne tik sąrašas daiktų „stalas, kėdė, spinta“. Muitinai reikia žinoti prekių kodus (HS codes), medžiagas, svorį ir serijinius numerius (jei yra). Netvarkingas sąrašas – tai garantuota užlaikymo pamaina. Buvau atvejų, kai vairuotojas stovėjo pasienyje 12 valandų tik todėl, kad klientas parašė „baldai“ vietoje „mediniai biuro stalai“. Detalumas čia gelmių svarbus.

O kas su tarpininkais (customs brokers)?

Jei nesate muitinės ekspertai (ir turbūt nesate, nes dirbate biure), reikės brokerio. Mes tai užtikriname, bet jei vežate patys, turite turėti žmogų Anglijoje, kuris padarys importo deklaraciją. Be to, dabar reikalinga ir eksporto deklaracija Lietuvoje (susidorojame mes tai). Nepaisykite šio žingsnio, kitaip biuro perkraustymas į UK baigsis dar prieš prasidedant.

Ar galiu įvežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su įranga?

Tai gana sudėtinga klausimai. Jei darbuotojas persikelia gyventi, tai jo asmeniniai daiktai gali būti be muito (Transfer of Residence). Tačiau jei tai tik įmonės įranga, kurią jis naudoja, tai traktuojama kaip komercinis krovinys. Griežtai atskirkite kas yra kas. Muitininkai mėgsta įrėžti, kai matai tą pačią dovana „pajuoduom“.

Logistika: baldai, technika ir vairuotojai (realus gyvenimas)

Ar reikia išmontuoti baldus?

Dažniausiai – taip. Nė vienas normalus sunkvežimis nepriims stalo, kuris nenusilenkia per 2 metrus. Mūsų komanda arba jūsų technikai turi viską išmontuoti. Patarimas: įsisegiate varžtus į mažas plastikines maišelius ir lipkite ant paties baldo. Darykite tai, nes prieš savaitę gavau skambutį – varžtų nerado, stalus negalėjo surinkti. Panika.

Kaip su vairuotoju kalbėtis, jei jis neką lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojai kalba lietuviškai (arba rusiškai), bet jei pasitelkiate subrangovą Anglijoje, gali būti angliškai kalbantis šoferius. Visgi logistinio sektoriaus bendra kalba – anglų arba gestų. Dažniausiai problema ne kalba, o telefonų ryšiu. Užsukite į „Three“ ar „O2“ parduotuvės, kadangi lietuviškos simkortos dirba rohamingu režimu, o kainos... gali būti nepalyginamos.

Ar reikia draudimo?

Bene brangiausias dalykas, kurį žmonės sutaupo. Taip, reikia. Ypatingai kai vežame brangią techniką. Standartinis draudimas apima sudėjimo/iškrovimo procesą. Jei dėžės paslysta ir susilaužo „Apple“ technika, nebus juokinga. Patikrinkite, ar draudimas apima visą maršrutą, ir kokia yra dedukcija (nuostolis). Kai kada pigesni pasiūlymai turi dedukciją 1000 eurų, kas tiesiog beprasmis.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai, chemija)?

Biure dažnai būna spausdintuvų kasetės, valikliai ar net senos baterijos. Tą negalima tiesiog mesti į bendrą krovinią. Tai yra pavojingas krovinius (ADR). Reikia tai atskirti, užpildyti atitinkamus lapus. Vieną kartą teko laukti, kol atvažiavo speciali technika pašalinti nulūžusią kasetę, kuri visai išsiplėšė kelyje. Nežaiskite su tuo.

Ar galima vežti maistą (kava, arbata, cukrus)?

Tiesioginis atsakymas – geriau nevežti. Anglijoje griežti sanitariniai reikalavimai. Vienos uždarytos kavos pakelės gali sukelti problemas muitinėje, jei bus dubliuojami prekių ženklai arba bus neaiškus sudėtis. Nupirkite kavą Londone. Tai sumažins galvasvaidį ir nereikės aiškinti, kodėl vežate 50kg Lietuvos cukraus (kaip buvo praeitą kartą, nejuoking).

Kokio dydžio sunkvežimis reikalingas?

Įvertinkite ne tik tūrį, bet ir prieigą prie biuro Anglijoje. Londono senamiestyje milžiniškas 40 tonų sunkvežimis nepravažiuos. Gali tekti mažesnis 7.5 tonų ar net „Luton“ (su aukštu stogu) sunkvežimis. Tai užtruks ilgiau, reikės daugiau reisų, bet išsaugosite gyveną nervą nuo parkingo bilietų uždarymo. Patikrinkite aukščią grindinio angą (loading bay). Nemanau, kad norite šokti su vairuotoju, kas kurį aukštą.

Pinigai, terminai ir nepalankios situacijos

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į UK?

Nepakaks vieno skaičiaus. Viskas priklauso nuo m3 (kubinių metrų) kiekio. Mažas biuras (10 m3) gali kainuoti apie 800–1200 eurų. Didelis (100 m3) – kiekvienas kubas gali kainuoti mažiau, bet bendra suma lipa į tūkstančius. Taip pat įskaičiuokite kuro priedėlį (fuel surcharge), kuris šiuo metu šokinėja kaip nori. Paskambinkite (užpildykite užklausą), gavę konkretų tūrį, sakysiu tiksliau.

Ar atsineša dėžės?

Taip, tai standartinė paslauga. Kartais atvykstame, o klientas neturi dėžių ir viską įrašo į juodas maišus. Vėliau tas maišas plyšta, dokumentai išbyra. Naudokite kietas dėžes. Galima išsinuomoti mūsų (tai pigiau) arba nusipirkti naujas (brangiau). Geriau užsisakyti dėžes iš anksto – pristatysime prieš kelias dienas.

Kas vyksta, jei užstringa kelyje (traukiniai, kelionės)?

Esmė ta, kad mums tai ne kasdienybė (na, kartais), bet stichija neprognozuojama. Jei dėl bad oro ar avarijos vairuotojas užstringa Kalėjų uoste, pradeda bėgti terminai. Esant įprastam biuro perkraustymui į UK, planuojame atvykti ryte, bet gali būti ir vakare. Būkite kantrūs. Nerekomenduju planuoti kritinius susirinkimus tuomet, kai turi būti atvežta įranga.

Ar galima užduoti daiktus (jei vietos trūksta)?

Taip, tai vadinama konsolidacija. Jei turite tik 5 m3, mes krausime kartu su kitu klientu (groupage). Tačiau tai atidės pristatymą, nes reikės aplankyti kelis adresus. Jei jums būtina, kad viskas atvyktų vienu metu, užsisakykite pilną sunkvežimį (part load), nors tai brangiau. Pasirinkimas priklauso nuo jūsų skubos.

O kas su parkavimu Anglijoje? Ar brangu?

Labai brangu. Vairuotojai baiminasi važiuoti į miesto centrus dėl parkingo zonų (ULEZ Londono). Geriausia, jei jūsų biure turi vietą sunkvežimiams arba darbo vietai nuomota aikštelė. Jei ne, teks stovėti gatvėje. Stovėjimas ant gatvės Londone – tai 10–20 svarų per valandą, o kartais ir daugiau, jei „konstebliai“ užfiksuos pažeidimą.

Ar įmanoma atidėti pristatymą (sandėliavimas UK)?

Taip, mes turime partnerių sandėliuose Anglijoje (prie Midlands ar šiaurėje). Jei jūsų biuras dar nebaigtas, krovinį galima atsivežti ir padėti laikinai. Kainuos 10–15 svarų už paltą (paletę) per savaitę. Neperkasite, bet tai sutaupys nervų. Būna atvejų, kad laikinai padedame ir mėnesį dvi.

Ką daryti su senais, nereikalingais daiktais?

Geriau atsikratyti Lietuvoje. Vežti šiukšles į Angliją – tai kvaila. Muitinės mokesčiai už "nešvarią" įrangą gali būti didesni nei jos vertė. Pasilyskite darbuotojams, išveskite į šiukšliadėžę, arba paskambinkite savanorių organizacijoms, jei tai biuro technika kurios nereikia (jie tikrai priims).

Kur galiu sekti savo krovinią?

Kai užsakote paslaugą, gaunate numerį (CMR arba sekimo numerį). Sistemose stebime, kur vairuotojas yra realiu laiku. Rekomenduoju sekti paskutinę valandą prieš atvykstant, kad galėtumėt paruošti darbuotojus iškrauti. Tačiau nesisunkinkit vairuotojui kiekvieną valandą – vairuotojas turi važiuoti, o ne rašyti ataskaitas.

Ar būna atvejų, kai klientas nesusimoka su vairuotoju?

Nedarau to, kas mane skaudina. Deja, kartos būna. Jei neapmokate grynaisiais arba pavedimu iš karto, krovinys gali išvažiuoti atgal į Lietuvą (atgaline kryptimi). Sutarkite dėl mokėjimo iš anksto (avansas). Užtikrinkite, kad pinigai būtų paskutiniame reiso etape.

Išvada

Taigi, biuro perkraustymas į UK nėra tiesiog kėslių įsidėjimas į automobilį. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis plano, dokumentų ir kantrybės. Nenuoksliai numatyta kaina arba pasitikėjimas savimi gali sukelti daugiau problemų nei pasidžiaugimo. Rinkitės patikimus partnerius, nebijokite klausti „kvailų“ klausimų (jie nėra kvaili) ir viską užrašinėkite. Tada ir biuras štai štai atsidurs naujoje vietoje be didelio streso.