Biuro perkraustymas į UK: patikimas ir be rūpesčių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į UK niekada nevyksta taip, kaip planuojame PowerPoint prezentacijoje. Visada kažkas pasikeičia, kažkas užstringa arba susidaro problema su muitinės, kurią neįmanoma numatyti iš anksto. Anglija po Brexito tapo dar sudėtingesnė, bet tuo pačiu ir reikalingesnė rinka, todėl reikia žinoti, į ką įsijungiame. Čia ne tik apie tai, kaip padėti kompiuterius į dėžes, bet ir apie tai, kaip išvengti tūkstančių sterlingų baudų už neteisingai užpildytus dokumentus arba dėl to, kad vairuotojas paprasčiausiai neįvažiuoja į Londono centrą. Kalbėsime tiesiogiai, be šlapių popierių, kaip ir turi būti tarp savo.

Pasiruošimas ir dalykai, kurių neįsivaizstuoja

Ar tikrai reikia inventorius sąrašas, ar galiu tiesiog padėti viską į mašiną?

Žinoma, kad gali padėti, bet tada pasiruošk ilgai stovėti prie sienos, kai britų muitininkai (HMRC) susimąstys, ką tu ten veži. Inventoriaus sąrašas tai ne pasirinkimas, o būtinybė, net jei tu atrodai kaip patikimas žmogus. Jame turi būti viskas: nuo didžiausio serverio iki mažiausio sraigtinio popieriaus. Vieną kartą turėjau klientą, kuris manė, kad "baldai" užtenka užrašyti vienoje eilutėje, ir galų gale mes praleidome penkias valdas prie Doverio, aiškindami, kas yra kas. Geriau praleisti laiką rašant, vėliau stovint.

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka viskas supakuoti?

Tai priklauso nuo to, kiek darbuotojų turite ir ar jie moka greitai veikti. Paprastai sakyčiau, kad vidutinio dydžio biuras (apie 20-30 žmonių) užtrunka vieną ar dvi darbo dienas, jei viskas eina kaip turi. Bet jei reikia išmontuoti复杂的 IT sistemas arba yra daug archyvinių dokumentų, kurie reikalingi specialioms dėžėms, tai gali užtrukti ir savaitę (nors paprastai spėjame greičiau). Geriau planuokite rezervą dienai, kad nektų mokėti vairuotojui stovėjimo mokesčio.

Ar galiu vežti asmenines daiktas kartu su biuro prekėmis?

Techniškai negalima, nes tai yra sumaišytas siunta, o muitinė to nemėgsta – asmeninės daiktys ir komercinės prekės turi eiti skirtingais kanalais. Yra žmonių, kurie sneipina į dėžes savo drabužius ar vaikiškus žaislus, manydami, kad niekas nepastebės, bet jei sulaips, gausi didelę baudą ir problemų. Jei tikrai turi ką nors nuosavo, tai geriau deklaruokti atskirai arba tiesiog nesiųsk su biuro perkraustymu į UK, nes nėra verta rizikuoti dėl trijų kuprinių.

Kas dėl tos jūsų įrangos, ar ji neišsikraus važiuojant?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai viskas jautri daikta. Profesionalios perkraustymo kompanijos turi specialias antšokines dėžes ir putą, bet vistiek gali įvykti nesklandumų. Pats svarbiausia yra tai, kad prieš išvežant reikia padaryti atsarginę kopiją (backup). Vieną kartą važiavome per aklovėlę kelyje netoli Birmingamo, vairuotojas staigiai stabdė, ir vienas serveris nukrito, nors buvo prifixuotas. Klientas buvo laimingas, kad turėjo duomenis saugoti debesyje, kitaip būtų buvęs katastrofa. Geriau sauguok.

Kainos ir pinigai (Biuro perkraustymas į UK kainos)

Kodėl kainos tiek skiriasi tarp skirtingų pasiūlymų?

Nes vienos įmonės pasakoja kainą už "važiavimą", o kitos už pilną paslaugą su draudimu, įkrovimu ir iškrovimu. Kartais atsitinka taip, kad žmogus pasirenka pigiausią variantą, o paskui uosto terminaluose jo laukia papildomi mokesčiai už terminalą arba "užlėkimas" dėl kvadratinių metrų skirtumo. Biuro perkraustymas į UK kainuoja ne tik degalus, bet ir darbo valandas, muitinės brokerio paslaugas bei riziką. Jei kainos atrodo per mažos, tai greičiausiai kažką slepia arba nežino, ką daro.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Oi, tikrai yra. Pavyzdžiui, Londono zonos mokesčiai (ULEZ arba Congestion Charge), kurie gali būti baisiai dideli, jei turi senesnę mašiną. Taip pat gali būti mokestis už užstatą, jei reikia išsinuomoti kėbulą (liftą) Londone, nes ten daugelis pastatų neturi lifto, arba jis per mažas. Kartais dar už "laukimą", jei gavėjas vėluoja ir vairuotojas privalo laukti valandą ar dvi. Visada klauskite apie "galimas papildomas išlaidas", o ne tik pagrindinę sumą.

Kaip skaičiuojama kaina – pagal tonas ar kubinius metrus?

Daugiausiai pagal kubinius metrus (m3), nes tai logiškiausia, kai veži daiktus, kurie nėra labai sunkūs, bet užima daug vietos. Jei tu veži tik sunkias metalines seifus, tai skaičiuosime pagal svorį, bet biuro daiktai dažniausiai lengvi. Geriau padaryti tikslius matmenis iš anksto, o ne manyti "kažkiek". Vienas klientas man sakė, kad turi "mažą biurą", o pasirodo, jis turėjo penkias pilnas sandėliukus su senais archyvais, kurie užėmė tris puslaukius.

Ar galima gauti nuolaidą, jei važiuoju ne sezono metu?

Žinoma, jei nekalbame apie Kalėdas ar Naujuosius metus, kai visi ilsisi, o kainos šuoliuoja į viršų. Vasarą arba rudenį, kai mažiau judėjimo, galima susiderėti dėl geresnės kainos, ypač jei turi lankstumo dėl datų. Bet nereikėtų tikėtis, kad bus pusę pigiau – degalai vis tiek brangūs, o britų darbo rankos nėra pigios. Verta klausti, bet nereikėtų gudroti per daug.

Kelionė, vairuotojai ir techniniai niuansai

Vairuotojai moka anglų kalba ar aš turičiau būti vietoje?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent jau pagrindiniais žodžiais, kad suprastų instrukcijas, bet nekalbėkite su jais apie orus ar politiką. Jei reikia sudėtingesnio komunikavimo su uosto darbuotojais arba gavėju, geriau, kad būtų kas nors iš jūsų pusės, kurie kalba sklandžiau. Yra buvę atvejų, kai vairuotojas susipainiojo adresu (Anglijoje gatvių pavadinimai kartais būna vienodi skirtinguose rajonuose) ir važiavo ratu, kol nepaskambino man išsigandęs. Geriau būti pasiruošusiam.

Kas nutinka, jei mašina sugenda pusiaukelėje?

Tai blogiausias scenarijus, bet įvyksta. Mes turime pagalbos tarnybą, bet jei sugesta važiuoklė arba variklis, tai gali užtrukti. Tada reikia skubiai perkrauti krovinį į kitą mašiną, o tai kainuoja pinigus ir laiką. Kartais gali atsitikti, kad padangai plyšta (ypač Anglijoje keliai neblogi, bet statybų zonose yra daug šiukšlių). Tai realus gyvenimas, ne filmas, todėl visada turi turėti planą B, jei biuras turi atidaryti rytoj.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma modernių kompanijų siūlo GPS stebėjimą, tačiau kartais signalas dingsta tuneliuose arba tiesiog vairuotojas užmiršta įjungti įrenginį. Aš asmeniškai visada siūlau tiesiog turėti vairuotojo numerį ir rašyti jam pažodžiui "Kur tu esi?". Tai senas mokyklos metodas, bet jis veikia geriau nei bet kokia programėlė, kai užstrigai ant M25 žiedinio kelio ir nori žinoti, ar spėsi prieš pietus.

Kiek laiko užtrunka plaukti keltu arba važiuoti per tunelį?

Keltas (Dover-Calais) paprastai trunka apie 1,5 valandos, bet jei yra eilės (o jos būna dažnai, ypač po Brexito), tai gali prailgti iki 4-5 valandų. Tunelis (Eurotunnel) greitesnis, ten užtenka 35 minučių važiuoti traukiniu, bet ten reikia griežčiau laikytis grafiko. Jei vėluoji 10 minučių, gali praleisti vietą ir laukti kito išvykimo. Biuro perkraustymas į UK reikalauja tikslumo, tad geriau rinktis tunelį, jei laikas yra kritinis, nors jis ir brangesnis.

Brexit, muitinė ir biurokratinis siaubas

Ar tikrai reikia muitinės brokerio, ar galiu padaryti pats?

Gali pabandyti, jei turi daug laisvo laiko ir nori susiraukyti nervus. Sistema yra sudėtinga, ypač kai kalbame apie prekių kodus (HS codes) ir EORI numerius. Vieną kartą klientas manė, kad išmanė viską ir pats užpildė deklaraciją, o rezultate jis padarė klaidą ir jo siunta buvo sustabdyta 2 savaitėms. Muitinės brokeris tai kaip advokatas – jis žino, kur paspausti, kad judėtų greičiau. Neklausai, ar verta taupyti ant to, ką atlieka profesionalas.

Kokius dokumentus reikia tur�ti sienoje?

Turi būti komercinė invoice (Commercial Invoice), pakavimo sąrašas (Packing List) ir eksporto deklaracija, jei reikia. Be to, visi dokumentai turi būti anglų kalba (arba suverte verte). Jei turi kokių nors specialių leidimų, pvz., elektronikos arba cheminių medžiagų, tai ir juos reikia turėti pasiruošus. Muitininkai mėgsta, kai viskas tvarkinga, ir nekenčia, kai tenka spėlioti, ką tu ten parašei lietuviškai be vertimo.

Kas dėl PVM (VAT) mokesčių, ar aš juos moku?

Tai sudėtinga klausimas, nes priklauso nuo to, ar tu esi registruotas UK PVM mokėtoju. Dažniausiai taikoma "0" tarifas perkraustymui (jei tai nuosavas turtas, parduodamas verslas), bet jei tai tiesiog prekės, tai gali tekti mokėti importo PVM, kurį vėliau galima grąžinti (jei esi registruotas). Geriau pasikalbėti su savo buhalteriu, nes aš esu vadybininkas, ne mokesčių ekspertas (nors turiu patirties, bet čia per daug sudėtinga). Neklausk manęs dėl mokesčių detaliai, galiu suklysti.

Ar dažnai tikrina biuro siuntas?

Po Brexito tikrinimai tapo dažnesni, ypač jei siunta atrodo įtartai arba dokumentuose yra nesutapimų. Jie gali atidaryti sunkvežimį ir patikrinti, ar ten nėra nelegalių daiktų (narkotikai, cigaretės ir t.t.). Jei turi švarią siuntą, tai nėra ko bijoti, bet tai užtrunka laiko. Buvo atvejis, kai mūsų mašiną tikrino 4 valandas, nes jų sistema parodė kažkokį "raudoną signalą", o ten buvo tiesiog seni biuro kėdės. Nervai šlubuoja, bet su taip.

Kas nutinka, jei pamiršau vieną dokumentą?

Tada laukiau. Nėra ką daryti. Dabar viskas yra kompiuterizuota, jei trūksta vieno failo, sistema neleidžia praeiti. Kartais galima kažką nusiųsti el. paštu (jei draudžia), bet kartais reikia fiziškai atsiųsti dokumentą kurjeriu, o tai trunka dieną-dvi. Visada daryk kopijas ir įkelk jas į debesį, kad galėtum bet kada parodyti QR kodą telefonu. Nereikia tikėtis, kad "jis pažįs mane", tai nebeveikia.

Pavojingi momentai ir kaip išvengti blogų įmonių

Kaip atpažinti blogą pervežimo įmonę?

Jei jie siūlo kainą, kuri yra per pusę mažesnė nei rinkos, ir neduoda sutarties spausdintu – bėkite. Taip pat jei atsisako duoti draudimo poliso numerio arba sako, kad "viskas bus gerai". Geros įmonės turi svetaines, atsiliepimus (tikrus, ne pirktais) ir aiškias sąlygas. Yra daug "pavienių vairuotojų", kurie dirba be firmos, ir jei jiems pasibaigs degalys arba sugers mašina, tavęs niekas nebesirūpins.

Ar tikrai reikia draudimo, ar tai tik pinigų švaistymas?

Draudimas yra būtinas. Aš esu matęs, kaip dega sandėliai (nors retai), kaip vėjas numeta krovinius iš laivo (dar rečiau), bet dažniausiai įvyksta smūgiai ir įbrėžimai. CMR draudimas apsaugo tave, jei krovinys pasidaro nebevertas. Jei turi brangų serverių ar meno kūrinių biure, tai tikrai reikia papildomo draudimo. Netaupyk ant to, nes viena nelaiminga situacija gali kainuoti daugiau nei visi pervežimai per metus.

Kas dėl tų "dirbtinių" atsiliepimų internete?

Jei matai, kad visi atsiliepimai parašyti viena diena ir vienodu stiliumi – tai tikriausiai melas. Ieškok detalių istorijų, kur žmonės rašo apie problemas ir kaip jos buvo išspręstos. Gerbiantis save sakysiu, kad mums taip pat yra buvę nusiskundimų (nes mes žmonės, ne robotai), bet mes visada stengiamės juos išspręsti. Bėk nuo tų, kurie sako, kad jie yra "tobuli".

Ar galiu pasitikiti tarpininkais (brokeriais), kurie randa vairuotojus?

Kartais taip, kartais ne. Tarpininkas tiesiog suranda mašiną ir už tai ima pinigų, bet jis nekontroliuoja to vairuotojo. Jei kyla problema, tarpininkas sako "aš tik suradau, dabar kalbėk su juo". Geriau rasti įmonę, kuri turi savus vairuotojus arba ilgalaikius sutartinimus su patikimais partneriais. Tada atsakomybė aiški.

Ką daryti, jei atvykęs vairuotojas reikalauja daugiau pinigų?

Nepirmok. Jei sutartyje parašyta viena suma, tai vairuotojas negali reikalauti daugiau, nebent tu papildomai papildomai užsiregistravai daugiau daiktų. Jei jis pradeda šantažuoti, paskambink man arba policijai (jei jis grasina). Tai retas atvejis, bet jis įvyksta su nereikalingomis firmomis. Užsirašyk viską sutartyje, kad nebūtų dviprasmybių. Geriau pasilikti vieną dieną ilgiau negu mokėti kyšį.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Saugu, jei juos užrakini. Nenaudok paprastų kartoninių dėžių konfidencialioms byloms, paimk specialias su spynomis. Vairuotojai nėra suinteresuoti skaityti tavo apskaitą, bet jei dėžė atsivers važiuojant, tai tavo duomenys gali patekti į blogas rankas. Biuro perkraustymas į UK taip pat reiškia duomenų apsaugą, todėl būk atsargus. (Nors dažniausiai juos domina tik brangūs daiktai, ne popieriai).

Išvada

Galiausiai, viskas susumavė į tai, kad biuro perkraustymas į UK nėra tiesiog logistika, tai psichologija ir planavimas. Jei pasiruoši gerai, rasi patikimus partnerius ir netaupysi ant draudimo bei dokumentų, viskas vyks gana sklandžiai, bent jau tiek, kiek įmanoma šioje srityje. Niekas nesako, kad nebus nervingų momentų, bet juos galima išvengti gerai dirbant iš anksto. Sėkmės jūsų verslui Anglijoje, tik laikykitės kairės (o ne, ten dešinės, juk važiuojate į UK).