Biuro perkraustymas į UK minimalus veiklos sustabdymo laikas: praktikos vadovas nuo logistiko

Dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus tarptautinės logistikos srityje, o biuro perkraustymas į UK minimalus veiklos sustabdymo laikas visada išlieka viena sudėtingiausių užduočių, net tiems, kurie manosi, kad viską žino. Kasdien sutinku klientus, kurie mano, jog pakanka nupirkti bilietus ir viskas nusirinks patys, tačiau realybėje, ypač po „Brexit“, viskas pasikeitė. Svarbiausia ne tik pakrauti dėžes į sunkvežimį, bet ir suprasti, kaip išvengti to, kad jūsų verslas stovėtų be darbo dienų ar net savaičių. Štai realus vaizdas iš vidaus, be malonumo kalbos, o kaip tikrai vyksta ant žemės.

Kuo prasidėti ir kiek tai kainuos (apytiksliai)

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į UK iš Lietuvos?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų ir ką pervežiate. Jei tai tik keletas stalų ir kompiuterių, biuro perkraustymas į UK minimalus veiklos sustabdymo laikas gali trukti vos 3-4 dienas nuo išvežimo iki iškraunimo. Tačiau jei reikia pervežti visą sandėlį ar archyvą, gali užtrukti ilgiau. Buvo atvejų, kai dėl brangios technikos dokumentų trūkumo muitinėje sunkvežimis stovėjo penkias dienas. Taigi, visada skirkite laiko atsargai.

Ar galima numatyti tikslią kainą iš karto?

Sunku pasakyti iš karto, kadangi kainos svyruoja priklausomai nuo degalų ir kuro tarifų. Taip pat įtakos turi ir tai, ar keliaujate per tunelį, ar keltu. Dažnai klientai klausia apie fiksuotą kainą, bet aš visada sakydamu, kad gali būti priedavimai už papildomas paslaugas, pvz., liftą arba įvežimą į miesto centrą. Geriau gauti brangiau, bet su garantija, nei pigiau ir vėliau gaišti nervus.

Kas yra toks „biudžeto“ variantas ir kodėl jo vengti?

Biudžetas yra gerai, bet pervežant į Angliją, pigiausios firmos dažnai padaro daugiau žalos naudos. Vieni mano, kad tereikia rasti „vietinį“ vairuotoją kuris važiuoja tuščiu atgal. Bet problema ta, kad jis gali neturėti reikiamų leidimų arba draudimo biuro turtui. Jei dingsta krovinys, jūs nieko negaunate. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl šimto eurų skirtumo.

Kiek laiko reikia planuoti iš anksto?

Mažiausiai mėnesį, o idealiau – du. Reikia suderinti laiką su technikų montavimo komanda ir patalpų savininku Anglijoje. Kartais žmonės skambina pirmadienį ir sako, kad reikia važiuoti penktadienį. Tai tiesiog neįmanoma atlikti kokybiškai, jei norite, kad biuro perkraustymas į UK minimalus veiklos sustabdymo laikas būtų tikrai minimalus. Reikia ir laiko muitinės deklaracijoms pateikti.

Ar verta daryti tai savaitgaliu?

Savaitgalis yra puikus, kadangi nereikia stabdyti darbo, bet jis brangesnis. Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus, o Anglijoje griežtai sekioja, kas neleidžia tiesiog važiuoti 24 valandas per parą (kaip buvo anksčiau). Be to, jei atvykstate sekmadienį ir nėra kas atidaryti duris, vairuotojas eis stovėti iki pirmadienio. Tai gali padidinti sąskaitą už stovėjimą.

Dokumentai, muitinė ir tas gėdingas „Brexit“

Ar reikia mokėti mokesčius už biuro techniką?

Jei technika jums priklauso ir naudojote ją Lietuvoje mažiau nei 6 mėnesius, dažniausiai galite naudotis TIR procedūra arba reimportuoti be mokesčių. Bet čia yra gudrybė – reikia turėti visus pirkinius čekius, o ne tuos „elektroninius“, kurie dingsta iš išmaniojo. Be įrodymų, anglai gali įvertinti prekę pagal savo sąrašus, ir tada mokesčiai bus dideli.

Ką daryti, jei trūksta faktūrų?

Tai didžiausia bėda. Buvo atvejis, kai klientas nebegalėjo rasti senų serverių pirkimo dokumentų. Teko mokėti PVM (angliškai VAT) ir muitus, o tada prašyti grąžinti, kas trunka mėnesius. Jei norite išvengti to, darykite inventorių iš anksto, o biuro perkraustymas į UK minimalus veiklos sustabdymo laikas nenuklys dėl biurokratijos. Visada saugokite dokumentus bent metus po perkėlimo.

Kas dėl duomenų saugumo muitinėje?

Muitininkai turi teisę tikrinti krovinius, tačiau jie neturėtų jungti jūsų kompiuterių. Tačiau geriau užšifruoti diskus arba išimti juos iš įrenginių. Vieną kartą girdėjau istoriją (nors asmeniškai nepatvirtinau), kad muitininkas bandė įjungti serverį. Nesiūlyčiau rizikuoti su klientų duomenimis, jei neįmanoma fizikiai juos apsaugoti.

Ar reikia specialios licencijos vairuotojui dabar?

Taip, po „Brexit“ reikia „Standard Visitor“ ar dar ko nors panašaus, jei vairuotojas ne iš UK. Arba turi būti „Community Licence“ (ES) sąraše. Jei vairuotojas nebus įrašytas į sąrašą, jo neįleis į Britų pusę. Dėl to dažnai įvyksta nesusipratimai, todėl patikrinkite vairuotojo dokumentus prieš važiuojant. Ne visi seni vairuotojai su tuo susidoroja.

Kaip greitai einą muitinės procedūros?

Jei viskas tvarkinga, tai gali užtrukti valandą, jei ne – dieną. Dabar daug kas daroma elektroniniu būdu iš anksto („pre-notification“). Kai mes išsiunčiame visus duomenis 24 valandas prieš atvykimą, viskas vyksta sklandžiau. Tačiau jei pasitaiko klaida deklaracijoje, pvz., blogai nurodytas svoris ar kodas, sustoja eilė. O eilėse Dover’e gali būti tikrai karšta ir ilgai.

Logistika: kaip viskas telpa ir keliauja

Ar galiu vežti viska vienu sunkvežimiu?

Galite, jei telpate. įprastas 40 pėdų sunkvežimis telpa apie 33 europalus (tai tokios didelės dėžės). Jei jūsų baldai nėra išardomi, gali tekti keisti tipą. Taip pat žiūrėkite, ar naujieji biuro rūsiai turi pakankamai aukšto įėjimo. Kartais stogai per žemi, ir ten neįvažiuoja sunkvežimis su „kablys“ (keliamuoju kėbulu). Tada teks perkrauti į mažesnį sunkvežimį (angliškai „sweeper“).

Kokį transportą rinktis: keltą ar tunelį?

Tunelis (Eurotunnel) greitesnis, užtrunkia 35 min., bet brangesnis. Keltas pigesnis, bet važiuoti reikia apie 1,5 val. (iš Lietuvos atvažiuojant dažniau vairuotojai renkasi keltą, kad pailsėtų). Tačiau jei skubate, kad biuro perkraustymas į UK minimalus veiklos sustabdymo laikas būtų trumpas, rinkitės tunelį. Mažiau tikimybė, kad dėl audros bus atšauktas reisas.

Ar vairuotojas padės išnešti dėžes?

Įprastai ne. Vairuotojo darbas – vairuoti. Jei jums reikalingi rankų darbai, reikia užsakyti „2 men“ arba „3 men“ komandą. Tada atvažiuoja vairuotojas ir du padėjėjai. Kitu atveju gali atsitikti taip, kad vairuotojas atveš krovinį, stovės prieš duris ir žiūrės, kada jums išnešti dėžę. Neklauskite, kodėl jis ne padeda, jis tiesiog neturi tokio darbo aprašyme.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys?

Naudojame GPS stebėjimo sistemas, tačiau signalas gali dingti tunelyje arba laive. Kartais klientai skambina kas valandą. Geriau nepykinti vairuotojo, jis turi važiuoti, ne kalbėti. Dažniausiai aš atnaujinu informaciją kartą per dieną arba kai pasikeičia statusas. Tikėkitės realaus laiko, bet ne sekundinio tikslumo.

Kas dėl draudimo – ar jis veikia visą kelią?

Draudimas turi būti „CMR“ ir apimti visą kelią, įskaitant Angliją. Dauguma lietuviškų draudimų tai daryti, tačiau patikrinkite ribas. Biuro technikai draudimo limitai turi būti aukšti. Jei ne, gali tekti papildomai pirkti draudimą. Nerekomenduoju vežti brangiausią daiktą be draudimo, net jei jūsų vairuotojas sako, kad jis „geras vairuotojas“ ir nieko neatsitiks.

Techninė pusė ir duomenys

Ką daryti su serveriais?

Serverius reikia išjungti teisingai, ne ištraukti laidą iš lizdo. Geriausia juos supakuoti į specialias dėžes su putomis. Jei serveris yra jautrus, biuro perkraustymas į UK minimalus veiklos sustabdymo laikas priklausys nuo to, kaip greitai jis bus vėl pasijungęs naujoje vietoje. Pasižymėkite laidus, kad nereikėtų spėlioti, kur kas jungiasi.

Ar galima vežti pilnas spausdintuvus su toneriais?

Galima, bet rizikinga. Toneris gali išsipilti, jei spausdintuvas apsivers. Geriausia išimti kasetes arba užsandarinti jas. Jei toneris išsilieja ant kitų dėžių, bus nemažai nemalonumo ir valymo. Nenoriu būt tas, kuris tai valo, todėl įspėju iš anksto.

Kaip užtikrinti, kad internetas veiks atvykus?

Turite susitarti su tiekėju Anglijoje (pvz., Virgin arba BT) iš anksto. Linijos jungimas gali užtrukti iki dviejų savaičių. Geriausia, jei galite laikinai naudoti mobilųjį internetą (4G/5G router'į) arba pasidaryti „temporary“ liniją. Neveikiantis internetas šiandien reiškia nebe darbo, o katastrofą.

Ar reikia išpjauti stalus?

Kai kurie dideli stalai (pvz., „L“ formos) netelpa pro liftą ar duris. Reikia iš anksto pamatyti, kokios yra durų angos Anglijoje. Angliški biurai dažnai turi siauresnes koridorius. Vairuotojai dažnai turi su savim grandiklius, bet geriau, jei tai atlieka baldų meistrai, kad nieko nebraižytum.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Juos geriausia vežti su savimi, o ne krovinyje. Arba užrakinti tam skirtingą dėžę ir sekti, kad ji niekur nedingstu. Aš asmeniškai nepatikėčiau svarbiausiomis sutartimis vairuotojui, kurį mažai pažįstu. Yra pasitaikę atvejų, kad dėžės sumaišomos, o tai vėliau problema.

Anglijoje: kas laukia priešais?

Kas nutinka, jei vairuotojas negali rasti adreso?

Londonas arba Mančesteris yra chaotiški. GPS kartais meluoja dėl „Low Emission Zones“ (Užterštumo zonų). Jei vairuotojui reikia specialus leidimas važiuoti į miestą, o jo nėra, jis negali įvažiuoti. Tai reiškia, kad krovinys stovi užmiestyje. Užsakykite vietinį „policeman“ (žmogų, kuris regulates eismą) arba nurodykite labai tikslią vietą susitikimui.

Ar reikia mokėti už stovėjimą prieš biurą?

Beveik visada taip. Anglijoje nėra vietos stovėti be mokesčio. Reikia užsisakyti „parking bay“ arba gauti leidimą iš savivaldybės (suspension). Jei vairuotojas nelegaliai pastos, gauti baudą, kurią teks mokėti jums (ir ji bus didelė). Skirkite laikui šiam biurokratiniam triuksmui.

Kaip elgtis su šiukšlėmis?

Po išpakavimo lieka daug dėžių ir plastiko. Angliški savivaldybių reikalavimai dėl atliekų rūšiavimosi yra griežti. Negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą gatvėje. Reikia pasirūpinti konteineriu arba išsivežti į perdirbimo centrą. Vairuotojas paprastai su tokiu nevažiuoja, jis turi važiuoti į kitą užsakymą.

O jei something sugenda kelyje?

Techninė problemą gali atsitikti bet kur. Tada veikia „pagalba kelyje“ (breakdown). Reikia tikrai geros draudimo kompanijos. Vieną kartą vairuotojui sugedo sankaba netoli Birminghamo. Užtrukome 12 valandų, kol atvyko mechanikas. Jei turite skubų susirinkimą rytoj, tai blogai. Nėra 100% apsaugos nuo to.

Ar verta pasamdyti koordinatorius vietoje?

Jei galite, tai puiku. Koordinatorius Anglijoje gali sutikti vairuotoją, parodyti, kur reikia statyti dėžes, ir prižiūrėti, kad niekas dingtų. Lietuviškai kalbantis asmuo ten labai padeda, jei biuro perkraustymas į UK minimalus veiklos sustabdymo laikas yra jūsų prioritetas. Tai kažkas panašaus kaip „wedding planner“, tik su dėžėmis.

Galutiniai patarimai ir problemos

Kodėl kai kurios firmos atsisako vežti mažus krovinius?

Nes mokesčiai už anglą yra tokie pat, nepriklausomai nuo to, ar vežiate vieną dėžę, ar pilną sunkvežimį. Mažoms firmoms nėra pelno. Todėl gali tekti laukti, kol surinksime „grupinį“ krovinį (part load). Tai gali trukti ilgiau, bet bus pigiau.

Ar saugu palikti dėžes koridoriuje?

Niekada. Anglijoje koridoriai dažnai bendri, o net jei ne, valytojos ar kiti darbuotojai gali pernešti dėžę į kitą vietą arba ją pamiršti. Užrakinkite patalpas arba tiesiog stovėkite prie jų. Pasitikėjimo klausimas.

Kaip nustatyti realią kainą už paslaugas?

Paprašykite išsamią sąskaitą (quotation), o ne įvadinį pasiūlymą. Į sąskaitą turi būti įrašyti visi mokesčiai: feriblis, draudimas, vairuotojo dienpinigiai. Jei matote žodį „apytiksliai“, būkite budrūs. Geriausia pasirašyti sutartį, kurioje kaina yra fiksuota (all inclusive).

Ką daryti, jei dėžė atkeliauja sugadinta?

Tikrinti būklę prieš vairuotojo išvykimą (jei galima) ir iškart atvykus. Jei pastebėjote įbrėžimą, užrašykite tai CMR sąraše. Neišlipę iš sunkvežimio vairuotojas gali pasakyti „viskas OK“, o kai jis išvažiuoja, tuomet liudijimo nebėra. Buvo atvejų, kad klientai neturėjo įrodymų.

Ar galima susiderėti dėl laiko?

Galima, bet už tai reikia mokėti. Jei sakote „atvykite tikslią valandą“, tai reiškia, kad vairuotojas turi laukti kitur, jei atvažiavo anksčiau. Laikas – pinigai. Jei jums svarbiausia greitis, nesvarbu, kiek tai kainuos (tarkim, 20 proc. brangiau), tuomet derėkitės dėl „express“ režimo.

Kod�l verta rinktis patyrusią komandą?

Nes jie žino, kur nusipirkti geriausią kavą (juokauju), bet tikrai žino, kur užsukti degalinei, kurioje neapvagą sunkvežimį. Naujokai gali susirasti problemų su vietiniais taksi vairuotojais arba policija. Patirtis šioje srityje yra svarbiausia už viską.

Ar aš galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Techniškai neleidžiama vežoti keleivių kroviniiniame sunkvežimyje be specialių leidimų (ir sėdynių). Nors kai kurie tai daro, aš nerekomenduočiau. Jei įvyksi avarija, draudimas neveiks, o policija nubaigs. Geriau susitikti Anglijoje.

Kas yra „packing list“ ir kodėl jis svarbus?

Tai sąrašas visko, kas yra sunkvežimyje. Be jo neišeis pro muitinę. Jis turi atitikti realybę. Jei sąraše parašyta „20 dėžių“, o yra 21, bus problema. Būkite tikslūs. Nerašykite „daiktai“, rašykite „biuro kėdės, 5 vnt.“.

O jei aš nežinau, kiek dėžių bus?

Tuomet reikia didesnio atsargos laiko arba daryti preliminarų sąrašą ir jį koreguoti iki išvykimo. Reikia tikrai suskaičiuot, kitaip vairuotojas tiesiog neįkels visko ir paliks likutį Lietuvoje. O jums tada teks šaukti taksi.

Ar galima vežti maistą ar gėrimus biuro reikmenims?

Nerekomenduojama, neb tai tai yra uždaryta ir pakuotėje. Muitinė gali uždrausti mėsos ar pieno produktus iš ES. Dėl biuro perkėlimo tai nėra svarbu, bet jei vežate „kaimyno dovanas“, geriau palikti namie.

Kaip apskaičiuoti, kiek laiko reikės viską išpakuoti?

Statistika sako, kad vienas žmogus išpakuja maždaug 5-10 dėžių per valandą. Jei turite 100 dėžių, reikės 2-3 darbuotojų dienai. Skirkite laiko išpakavimui į savo grafiką. Nemanau, kad darbuotojai dirbs efektyviai, jei jų stalai pilna dėžių.

Kokios yra dažniausios problemos?

Dingę raktai nuo naujo biuro, užstrigę liftai, nesuderintas laikas su apsauga. Dažniausiai problemos būna ne su technika, o su žmonėmis. Visada patikrinkite du kartus, ar kas atidarys duris.

Ar galima padaryti visą procesą nuotoliniu būdu?

Dalis taip, bet ne visa. Reikia kažko fiziškai paimti ir uždaryti. Galite pasamdyti vadybininką Lietuvoje, kuris viską užduos, bet Anglijoje reikės atstovo. Negalima viską padaryti per „Zoom“.

Ką daryti, jei biuras Anglijoje dar nebaigtas remontuoti?

Tuomet reikia sandėliavimo paslaugos (self-storage). Sunkvežimis negali stovėti gatvėje savaitę. Krovinį reikia iškrauti į sandėlį, o paskui vežti į biurą. Tai papildomas kaštas, bet kartai neišvengiama.

Ar verta bijoti anglų muitininkų?

Nebijokite, jei turite teisingus dokumentus. Jie darba savo. Jei bandysite meluoti, tada bijokite. Jie turi sistemą, kurioje mato viską. Geriau būti sąžiningas ir deklaruoti viską, kas gali kelti abejonių.

Galutinis patarimas: ką daryti pirmiausia atvykus?

Pirmiausia patikrinkite, ar sveikas vairuotojas (ar nenuvargęs), o tada – ar yra svarbiausios dėžės (su kompiuteriais ar dokumentais). Likusį laiką praleiskite ramiai. Gerkite kavą. Biuro perkraustymas į UK minimalus veiklos sustabdymo laikas pasiekiamas tada, kai viskas suplanuota, o tu gali tiesiog stebėti, kaip viskas vyksta.

Išvada

Viskas susiveda ne prie to, kiek gerai vežiate, o prie to, kiek gerai planuojate. Nors daugelis mano, kad biuro perkraustymas į UK minimalus veiklos sustabdymo laikas yra fantastika, tai tikrai įmanoma pasiekti, jei pasirūpinsite smulkmenomis iš anksto. Naudokitės patirtimi, neapsisukite ant smulkmenų ir pasitikėkite savo logistika. Sėkmės Anglijoje, ten tikrai įdomu gyventi ir dirbti, kai jau viskas ant savo vietos.