Biuro perkraustymas į UK minimalizuojant verslo trikdžius: praktiniai patarimai iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvišimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į UK niekada nevyksta taip lygiai, kaip pasirodo PowerPoint pateiktėle. Žmonės visada mano, kad tai tik dėžių kraustymas ir vairavimas į kitą šalį, tačiau realybė yra daug rudekšnės spalvos, ypač kai kalbame apie Jungtinę Karalystę. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, o klientai dažnai sužinoja apie tai tik tada, kai sunkvežimis stovi prie sienos arba jūra. Norint išvengti trikdžių verslui, reikia ne tik geros vadybos, bet ir šaltos galvos, nes biuras be kompiuterių ar dokumentų tiesiog nebeveikia. Čia nėra apie idealų pasaulį, o apie tai, kaip išgyventi tą chaosą.

Pradinis planavimas ir pasiruošimas (ir kodėl visada trūksta laiko)

Kaip geriausiai suplanuoti biuro perkraustymą į UK, kad verslas nestotų?

Visada sakau savo klientams – pradėkite planuoti ne savaitę, o omenį. Biuro perkraustymas į UK reikalauja detalaus inventoriaus, kurį dažniausiai niekas neturi. Turiu omenyje ne tik „stalai ir kėdės“, o serialiniai numeriai, svoriai, medžiagos. Jei viską išsirūpinsite paskutinę minutę, bus bėda. Geriausias būdas – rinktis laikotarpį, kai jums mažiausiai reikalingi intensyvūs darbai, pvz., tarp švenčių arba sezono pabaigoje, tačiau visiems patinka ketvirtadienio rytą, todėl tenka derinti. Nesitikėkite, kad viskas vyks be trikdžių, tiesiog reikia juos sumažinti.

Kada pradėti domintis logistika ir krovinių pervežimo įmonėmis?

Ką šiaip. Idealų atveju – mėnesį prieš, o dar geriau – du. Jei ieškote pigių pervežėjų paskutinę sekundę, gausite tiek kokybės. Geri pervežėjai, kurie žino biuro perkraustymas į UK niuansus, yra užsakyti iš anksto. Tai ypač aktualu, jei turite specifinės technikos. Vieną kartą mačiau, kaip firma laukė tris savaites, nes niekas nebuvo laisvas, tai nereikia tokių eksperimentų. Skambinkite iš anksto, klauskite apie galimybes, o ne tik kainos.

Ar reikalingas išsamus inventorius ir kodėl jis glūdi bėdoje?

Beveik visada. Muitinė UK dabar yra griežta, ir jei jūsų parengtame sąraše parašyta tiesiog „biuro įranga“, tai gali baigtis baudomis ar ilgu laukimu. Turiu omenyje, ką tiksliai vežate: 10 kompiuterių, 5 spausdintuvai, 2 sofos ir pan. Be to, inventorius padės vėliau viską susirasti naujoje vietoje (nors visada kažkas dingsta, tai nusistovėjusi tiesa). Biuro perkraustymas į UK be dokumentų – tai loterija, kurioje dažniau pralaimite.

Ką daryti su tais dalykais, kurių nebeplanuojame vežti?

Gerai klausimas. Prieš pradedant biuro perkraustymas į UK, atsikratykite senų dalykų. Nenaudodami spausdintuvai, sulūžę kėdės, seni popieriai – viską išmestas. Nėra prasmės mokėti už kelią šiukšlėms per jūrą. Vieną kartą vežėme klientui visą sandėlį su seniais archyvais, o jis vėliau sužinojo, kad britų įstatymai reikalauja specialios jų naikinimo licencijos. Būkite protingi, išsivalykite dar Lietuvoje, tai taip pat sumažins galimybę, kad kas nors pasikels nereikalingą daiktą į sunkvežimį.

Kaip susitvarkyti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Čia visada būna problemų. Kai darbuotojai mataja dėžes, pradeda įmesinėti savo daiktus: augalinius bulves, senas batus, net šunų maistą. Mums tai nepatinka, nes už tai neatsakome. Jei biuro perkraustymas į UK vyksta, reikia aiškiai pasakyti – ar asmeniniai daiktai galimi, ar ne. Geriausia jei kiekvienas pasidarys savo mažą dėžutę su savo pavardėm, bet tikrai ne su maistu ar skysčiais, kurie gali išsilieti kelyje.

Dokumentai, muitinė ir tų gėdų „Brexit“ kvailystės

Kokius dokumentus būtina paruošti sklandžiam perėjimui per sieną?

Nors tai keičiasi, bet pagrindiniai yra prekių eksporto deklaracija, kurią dažniausiai daro vadybininkai, ir krovos manifestas. Taip pat reikalingas transportavimo sutartis ir jeigu daiktai naudoti (o jie paprastai būna), tai reikia įrodymų, kad jie jau buvo naudojami (panaudojimo kvitai, senos sąskaitos). Biuro perkraustymas į UK nėra tiesiog pavėžėjimas, tai oficialus procesas. Be teisingų popierių, sunkvežimis gali būti užstrigęs Dover‘e valandomis.

Ar reikia mokėti PVM ar muito atvejant biuro įrangą?

Daug kas mania, kad jie ką nors priklauso. Naudotos biuro įrangos atveju, jeigu ją perkeliate į kitą savo filialą arba įmonę, biuro perkraustymas į UK paprastai yra laikomas laikinu importu ir galima taikyti nulinį muito tarifą (relief). Tačiau tai tikrai nereiškia, kad jums nereikia deklaruoti. PVM gali būti taikomas atvirkštinis apmokestinimas, tiesiog reikia gero buhalterio. Neteisingai užpildyta forma – ir privalėsite mokėti 20 proc. britų PVM, o tai jau nemažai pinigų.

Ar reikia EORI numerio ir kur jį gauti?

Taip, absoliučiai būtina. Be EORI numerio jūsų siunta neišliks iš Lietuvos. Jį galima gauti internetu nemokamai, tačiau procesas gali šiek tiek užtrukti (pvz., savaitę-dvi). Nemanau, kad reikia aiškinti, kas vyksta, jei būsite jūros viduryje ir suprasite, kad to numerio neturite. Biuro perkraustymas į UK su EORI yra kaip vairavimas su teisėmis, be jo – bėda. Užtikrinkite, kad jis aktyvus dar prieš pradedant vežti krovinius.

Kas daryti, jei muitinė pareiškia, kad kažką trūksta arba ne taip?

Nepanikuokite (nors bus noras). Kartais pasitaiko klaidų jų sistemoje arba mūsų vadybininkų. Reikia greitai pateikti trūkstamus dokumentus arba paaiškinimus. Esu matęs atvejų, kai sulaikytas konteineris tik dėl to, kad buvo neparašyta „Made in China“ ant vieno stalo. Biuro perkraustymas į UK tampa brangus, jei tenka mokėti už sandėliavimę uoste. Būkite pasirengę siųsti dokumentus el. paštu iš karto, kai jie paprašo.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus kartu su baldais?

Gerbiamieji, nerekomenduoju. Biuro perkraustymas į UK su svarbiaisiais sutartimis viename sunkvežimyje su kėdėmis – tai didelė rizika. Jei dėžė dings (o tai kartais nutinka), turėsite didelių problemų. Geriau pasikrauti konfidencialius dokumentus į asmeninį automobilį arba siųsti kurjeriu su draudimu. Pasitikėjimas vairuotojais yra geras, bet užtikrinti 100 proc. saugumą 2000 km atstumu neįmanoma.

Techninė įranga, baldai ir fizinis kraustymas

Kaip tinkamai supakuoti serverius ir jautrią techniką?

Tai yra kritiška vieta. Negalima tiesiog įmesti serverio į dėžę ir uždaryti. Reikia originalių pakuočių, arba bent jau specialios putos, stipraus scotcho (ploto). Biuro perkraustymas į UK keliais keltais ar tiltu yra vibracija, kuri gali sugadinti standžiuosius diskus. Kartais rekomenduoju net išjungti techniką ir pažymėti, kad ji yra jautri. Vieną kartą gavome skundą, kad visa IT įranga atėjo sugadinta, nes jie ją supakavo kaip bulvės.

Ar vairuotojai padeda su įkėlimu ir iškėlimu?

Priklauso nuo to, ką užsisakote. Standartiškai, vairuotojas atsakinga tik už vairavimą, o biuro perkraustymas į UK reikalauja rankų. Turime komandas, kurios padeda krauti, tai reikia pasirinkti dar užsakant paslaugą. Negalima tikėtis, kad 55 metų vairuotojas su nugaros skausmais ims nešti 30 kilogramų spintą į trečią aukštą be liftą be papildomo mokėjimo. Paprašykite „manpower“ jei reikia.

Kaip apsaugoti baldus nuo įbrėžimų pervežimo metu?

Naudojame įvairias apsaugas: kartoną, burbulinę plėvelę, pledus. Svarbu supakuoti baldus atskirai, kad jiedu nesitrenktų važiuojant. Labai dažnai biuro perkraustymas į UK eina per sunkius kelius, pvz., vengtišką arba vokišką autostradą kur daug „viršų“. Tiesiog uždenkite baldus, net jei atrodo, kad jie standūs. Tai sutaupys pinigų vėliau atnaujinimui arba dažymui.

Ką daryti su didelėmis spintomis, kurios neįeina per duris?

Klasikinė problema. Prieš vežant reikia išmatuoti duris abiejuose pusėse – ir Lietuvoje, ir Anglijoje. Jei netelpa, reikia arba išmontuoti, arba (pabaisa) pro langą. Kartais biuro perkraustymas į UK tampa statybų projektu, nes kažkas pamiršo pasakyti, liftas naujame biure yra per mažas. Geriau tai sužinoti iš anksto, nei stovėti gatvėje ir galvoti, kur išmontuoti sofos nugarą.

Ar reikia išjungti techniką prieš supakuojant?

Būtina. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad techniškai biuro perkraustymas į UK turi būti saugus. Įjungtas spausdintuvas gali įkaisti vienoje vietoje ir užsidegti (retas atvejis, bet įmanomas). Be to, jei jūsų technika turi baterijų, jos gali išsilieti arba pavojingai užsiliesti. Tai smulkmena, bet jos svarbios ugnių saugumo požiūriu.

Kiek laiko užtrunka fizinis išsikraustymas tame pusėje?

Tai labai priklauso nuo pastato. Jei yra liftas ir galima pastatyti sunkvežimį prie pat durų – tai gali užtrukti 3-4 valandas. Jeigu ten yra senas pastatas Londono centre, kur reikia vežti per 50 metrų su specialia leidimu, tai diena gali praeiti. Biuro perkraustymas į UK miesto centruose yra košmaras. Reikia geresnio planavimo. (Nors kartais patinka pabūti Londone, bet ne tada kada laikas bėga).

Laikas, kaina ir verslo trikdžių minimizavimas

Kiek vidutiniškai trunka kelionės laikas į Didžiąją Britaniją?

Su visais sustojimais, keltais arba tuneliu, tai yra apie 2-3 dienos viena kryptimi. Tačiau nepamirškite, kad biuro perkraustymas į UK nėra tik vairavimas. Tai dar laukimas muitinėje, keltų tvarkaraščiai (kurie dažnai būna nukelti dėl vėjo). Žvaigždėms neįmanoma numatyti tikslaus laiko, todėl visada pasakykite savo darbuotojams, kad kompiuteriai bus po 3-4 dienų, o ne po 24 valandų.

Kaip nustatyti realų biuro perkraustymo į UK biudžetą?

Sudėtinga. Tenka suskaičiuoti kiekvieną kūną (pavojinga frazė, bet taip yra). Kiekvienas kėdės kelias, kiekvienas dėžės kvadratinis metras. Taip pat reikia pridėti keltų bilietus, draudimą, galimybes mokėti už „White Van“ (mažesnis sunkvežimis) jei reikia vidutiniuose miestuose. Biuro perkraustymas į UK brangsta kaskart, kai degalai pabrango. Būkite pasiruošę, kad galutinė suma gali skirtis 10-20 proc. nuo įvertinimo.

Ar verta rizikuoti su nebrangiais pervežėjais?

Niekuomet. Jei kas pasiūlo kainą, kuri perpus mažesnė nei rinkos, tai reiškia, kad jis taupo ant kažko – ant draudimo, ant vairuotojo atostogų, arba tiesiog yra sukčiai. Biuro perkraustymas į UK yra atsakomybingas reikalas. Jei dings krovinys, jūs prarasite ne tik baldus, bet ir verslo duomenis (jei nebuvo atsarginės kopijos). Geriau sumokėti daugiau, bet miegoti ramiai.

Kaip užtikrinti, kad darbuotojai gali dirbti iš karto?

Planuokite viską taip, kad pirmadienio ryte jau būtų pasiekta paskutinė mygtuko. Tai reiškia, kad turi būti pasiryžta dirbti savaitgalį. Jei biuro perkraustymas į UK baigiamas penktadienį vakare, o darbai prasideda pirmadienį, tai yra per daug rizikinga. Technika turi būti pasiekiama, internetas sujungtas (o tai UK yra lėtas procesas). Pasirūpinkite „IT“ įrangos prijungimu iš anksto.

Ar galima suskaldyti procesą į dalis, kad mažiau trikdytų?

Taip, tai geras variantas. Pirmiausia vežkame tai, kas nereikalinga kasdieniame darbe (archyvai, atsarginės kėdės). Vėliau – pagrindinę įrangą. Taip biuro perkraustymas į UK tampa mažiau stresingu. Jei viską vežiate vienu metu, ir dings sunkvežimis, jūs būsite be visko. Suskirstymas leidžia išvengti visiško sustojimo.

Kokie yra papildomi mokesčiai, kurių niekas nemano?

Užkelti (Low emission zones) Londone, mokesčiai už sunkvežimius (HGV Levy), mokesčiai uoste už dėžių laikymą, jei vairuotojas pavėluoja. Taip pat jei reikia specialios leidimo įvažiuoti į miesto centrą. Biuro perkraustymas į UK turi daug paslėptų mokesčių, kurie apsunkina piniginę. Visada klauskite savo brokerio ar yra kokių nors vietinių mokesčių tiesioginio miesto.

Realijos, bėdos ir keisti dalykai (kuriuos patiria praktiškai)

Ar galiu vežti maistą ar gėrimus biuro virtuvėje?

Techniškai taip, bet yra griežtų taisyklių. Mėsos, pieno produktai į UK draudžiami be specialių sertifikatų. Biuro perkraustymas į UK su pilna biuro virtuve gali baigtis tuo, kad visa „Kiaulienos dešra“ bus sunaikinta sienoje. Geriau išgerti viską kava prieš išvykstant arba palikti čia (darbuotojai džiaugsis).

Kas nutinka, jei vairuotojas praranda raktus nuo sunkvežimio?

Tikrai nutiko (tik ne man, bet kolegai). Tai baisus kaosas. Reikia skambinti į atstovybę, siųsti kurjerišką. Visa biuro perkraustymas į UK sustoja vietoje. Jums reikės mokėti už stovėjimą ir vairuotojo laiką. Nėra ko čia daug kalbėti, tiesiog bėda, bet tai gyvenimas.

Ar dingo kada nors krovinys per jūrą?

Nedingo man, bet girdėjau istorijų. Konteineriai gali nukristi į jūrą (labai retai) arba būti pavogti. Todėl biuro perkraustymas į UK turi būti pilnai apdraustas. Perkraustant biurą, verta ypač dėmesį skirti brangiausiems daiktams – serveriams. Draudimas be jo yra beprasmiškas.

Kaip elgtis su britų kalbos barjeru jei vairuotojas nemoka angliškai?

Tai problema, ypač jei tenka kalbėtis su pareigūnais arba gatvės darbininkais. Mūsų vairuotojai dažniausiai moka truputį, bet jei ne, mes siunčiame instrukcijas raštu. Bet ką daryti, jei tarkime skambina telefonas ir kalba angliškai? Biuro perkraustymas į UK geriau vyksta su vadybininku, kalbančiu kalba. Jei neturite tokio pervežėjo, pasirūpinkite vertėju telefonu.

Ar galima vežti augalus į Angliją?

Dabar tai labai sunku. Turi būti speciali sertifikata, kad augalai nėra kenkėjų užkrėsti. Dažniausiai biuro perkraustymas į UK su biuro augalais baigiasi tuo, kad juos atima ir sudegina (nors girdėjau, kad kartais praleidžia). Nerašykite „augalai“ sąraše, jei nenorite problemų, arba tiesiog atiduokite kaimynams.

Ar reikia rūpintis parkavimu Londone?

Absoliučiai taip. Jei bandysite sustoti „kur nors“ iškrauti biuro įrangą, greitai atvyks „clamping“ komanda ir sunkvežimis bus užrakintas. Ten reikia brangios leidimų (suspension). Biuro perkraustymas į UK mieste be leidimo yra brangiausia klaida. Planuokite tai savaitei iš anksto.

Ar vairuotojas gali miegoti sunkvežimyje prieš jūrų perėjimą?

Taisyklės griežtos. Yra nustatyti laikai, kai vairuotojas turi ilsėtis. Negalima jį verkti nuvažiuoti 1000 km be pertraukos. Tai saugumo klausimas. Jei biuro perkraustymas į UK vyksta per laiką, vairuotojas gali sustoti poilsio aikštelėje. Tai gali trukdyti jūsų grafikui, bet geriau vėluoti negu nueiti į avariją.

Kas daryti, jei naujame biure nėra lifto, o sunkvežimys per didelis?

Tokio scenarijaus bijau daugiausia. Tuomet reikia iškviesti „small van“ mažąjį furgoną ir pervežti dalimis. Biuro perkraustymas į UK tokiu atveju tampa brangus. Geriau iš anksto nuvykti į vietą ir pažiūrėti, kas ten vyksta. Nenaudinga kelti 3 tonų įrangą nešant per laiptus jėgomis.

Ar verta nuomoti biuro buitinę techniką Anglijoje vietomis?

Kartoms taip. Jei jūsų kava aparatas yra senas ir jį griažtai pervežti, galbūt pigiau nusipirkti naują arba išsinuomoti Anglijoje. Ypatingai jei biuro perkraustymas į UK yra laikinas, pvz., metų. Taip sutaupysite elektros adapterių problemų (ten dažniau kitokie kištukai).

Kaip apsisaugoti nuo to, kad biuro darbuotojai kažką pamirštąs?

Nerašykite „nieko nepalikti“. Uždarykite patalpas prieš išvykstant. Patikėkite, vienas vyresnis vadybininkas visada suranda kažką paslėpta spintoje. Biuro perkraustymas į UK turi baigtis tuo momentu, kai paskutinis žmogus išeina ir pasuka raktą. Kitaip bus skambinimas „o, aš kažką pamiršau“ po to, kai sunkvežimis jau važiuoja Kaune.

Išvada

Visiems, kuriems dabar tenka susidurti su biuro perkraustymas į UK, noriu pasakyti – nenusiminkite. Tai tik vienas etapas verslo gyvenime. Taip, bus trikdžių, bus pykčių su vairuotojais ir dokumentais, tačiau viskas įmanoma. svarbiausia yra pasiruošti ir nebijoti klausti klausimų, net jei jie atrodo kvaili. Dirbkite su patikimais žmonėmis ir tikėkitės geriausio. O jei kas nors nueina ne taip – tiesiog įsivaizduokite, kad tai tik dar viena istorija, kurią pasakosite po metų prie kavos. Sėkmės kelyje.