Biuro perkraustymas į UK lanksti kainodara įmonėms: kas už tai slepiasi ir kaip neišprotėti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, o atrodo, kad pradėjau dirbti vakar. Visiems kas dieną kažkas keičiasi – taisyklės, muitinės, kuros kainos, o vairuotojų trūkumas jau nebe problema, o tikra katastrofa. Kai įmonės svarsto biuro perkraustymą į UK lanksti kainodara įmonėms atrodo kaip išsigelbėjimo ratas, bet aš turiu jus nuo to atkalbėti. Lankstumas gerai, tačiau jis dažnai reiškia, kad kaina galiausiai padvigubėja, jei žmogus neįsivaizduoja, ką pasako. Rašau šitą tekstą ne kaip konsultantas, o kaip vairuotojas, kuris matė, kaip serveriai nukrenta iš sunkvežimio, o klientai verčia skaičiuoti kiekvieną centą. Čia nebus gražių žodžių, bus tikra tiesa apie tai, kaip perkelti savo verslą per jūrą.

Apie pinigus, kainodarą ir tas "lankstumo" gudrybes

Kiek tiksliai kainuoja biuro perkraustymas į UK?

Viskas labai priklauso nuo to, ką jūs vadinate biuru. Vienam tai keletas stalų ir kompiuterių, kitam – pilna sandėlykla su archyvais. Biuro perkraustymas į UK kainuoja nuo tūkstančio iki penkiolikos tūkstančių eurų, jei kalbame apie vidutinę įmonę. Jei turite tik kelius dėžutes su dokumentais, tai galima susitvarkyti ir pigiau su dalyvinėmis siuntomis, bet jei ten yra seifai ar specialūs stalai, tai kaina šoka į viršų. Nenoriu čia dabar skaičiuoti, rašykite man el. paštu, nustatysime.

Ar ta kainodara tikrai lanksti?

Žodis "lanksti" mūsų versle dažnai reiškia "mes nežinome, kiek tai kainuos, kol neįkelsime". Taip, galime daryti nuomos valandą, galima fiksuotą kainą, bet jei vairuotojas laukia kalno perpylimo Dovere tris dienas, kas tuomet? Tada tas lankstumas pradeda spausti klientą. Geriausia susitarti dėl fiksuotos kainos su tam tikra rezerve, kad nereikėtų vėliau ginčytis dėl kuro pabrangimo.

Ką reiškia "kaina nuo kubo"?

Tai senas triukas. Tarkime, pasakome 50 eurų už kubą. Jūs susiskaičiuojate, kad turite 10 kubų, ir galvojate, kad viskas kainuos 500 eurų. Tačiau kai atvažiuoja sunkvežimis, pasirodo, kad jūsų baldai yra "nešiojami" (tai yra, brangiau), o reikia įrenginio su liftu. Galų gale tas 10 kubų užima 15 vietos sunkvežimyje dėl blogo supakavimo. Taigi, kaina "nuo" yra tik marketingo priemonė.

Ar galima gauti nuolaidą dideliam perkraustymui?

Jeigu perkrašote visą įmonę, tada aišku, galime sėsti ir kalbėti. Dideliems volumenams biuro perkraustymas į UK lanksti kainodara įmonėms leidžia numesti apie 10–15 proc. Bet ne tikėkite 50 proc. nuolaida – vairuotojai taip pat nori valgyti, o kuras nebe tas koks buvo prieš penkerius metus. Didelės nuolaidos dažnai reiškia blogą paslaugą.

Ar reikia mokėti už pakavimo medžiagas?

Dažnai taip, ypač jei reikia specialių dėžių serveriams ar kompiuteriams. Paprastos dėžės dokumentams gali būti įskaičiuotos, bet jei reikia įrengti liftą ar užtikrinti, kad nieko nesužaloja, tai medžiagos kainuoja. Kartais klientai sako: "o mes nusipirksime savas". Gerai, tik tada jei jos atitinka standartus, o ne kokių senų prekybos centrų dėžių, kurios suyra kelyje.

Ką daryti, jei pasiūlyta kaina per didelė?

Klauskite detalaus skaidymo. Kas ten yra? Kuras, muitinės išlaidos, vairuotojo pernakvojimas? Jei nematote skaidymo, bėkite. Kartos įmonės uždeda didelę maržą tiesiog todėl, kad klientas nežino rinkos kainos. Aš visada sakau – palyginkite bent tris pasiūlymus, bet ne tik pagal kainą, o ir pagal tai, kas įeina.

Ar galima apmokėti dalimis?

Įprasta taip: 50 proc. pradžioje, 50 proc. – kai daiktai atkeliauja į Angliją. Nė vienas normalus vežėjas neišvažiuos be avanso, nes turi sumokėti kuro. Bet jei kalbame apie ilgalaikį bendradarbiavimą, galima susitarti dėl sąskaitos-faktūros mokėjimo termino, pvz., 30 dienų, jei esate patikimi.

Ar yra slaptų mokesčių?

Muitinės mokestis (Import Duty) ir PVM UK – tai ne mūsų mokesčiai, tai jūsų mokesčiai valstybei. Mes tik padėsime juos sumokėti, bet pinigai eina ne į mūsų kišenę. Taip pat gali būti mokestis už užstatą (Deposit), jei naudojame nuomojamą transportą Didžiojoje Britanijoje. Apie tai reikia kalbėti iš karto.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos be jokių priedų?

Galima, bet tada mes turime žinoti viską iš anksto. Kiek laiptų? Ar yra lifto? Ar reikia nešti per 100 metrų? Jei atvykstate į vietą ir ten laiptai į penktą aukštą be lifto, o vairuotojas pats sužinojo tai tik dabar, tai kaina keičiasi. Fiksuota kaina veikia tik su išsamiuoju planu.

Kaip kainodara keičiasi atsižvelgiant į vietovę UK?

Londonas ar pietryčiai visada brangesni dėl užstatų (Congestion Charge) ir brangios parkavimo vietos. Jei perkrašote į Škotiją ar Velsą, gali būti pigiau, bet ilgiau važiuosime. Biuro perkraustymas į UK į atokius rajonus kainuoja daugiau dėl vairuotojo darbo laiko, jis negali grįžti tą pačią dieną.

Ar verta rinktis pigiausią variantą?

Mano patirtis sako, kad ne. Prieš metus važiavome gelbėti vieną įmonę, kuri pasirinko "kišenę" lenkiškam sunkvežimiui. Jie nukrito į duobę, krovinys buvo sugadintas, o draudimas... ne, ten viskas buvo labai liūdna. Už kokybę reikia mokėti.

Dokumentai, muitinė ir tas prakeiktas Breksitas

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikia krovinio deklaracijos (Export Declaration), kurią darome Lietuvoje, ir importo deklaracijos UK. Taip pat reikia sandėlio žurnalų arba sąrašų, kas keliauja. Negali būti taip, kad vairuotojas nežino, kas yra jo vagonuose – muitininkai to nekenčia.

Ar reikia mums EORI numerio?

Taip, jei esate verslas, turite turėti Lietuvos EORI numerį (jis prasideda LT). Be jo neišvešite nieko iš ES. O jei esate registruota įmonė UK, jums reikės ir jų EORI (prasideda GB). Jei neturite, tai reikia susitarti su brokeriu, kuris galėtų naudotis savo, bet tai papildomai kainuoja.

Kaip su tuo PVM? Mums jį grąžins?

Paprasčiausiai naudojame atvirkštinį apmokestinimą (Reverse Charge). Jums nereikia mokėti PVM UK muitinėje grynais, jis užrašomas sąskaitoje-faktūroje ir susumuojate su savo PVM deklaracija Lietuvoje. Sunku paaiškinti trumpai, bet gerai, kad tai veikia be grynųjų pinigų išėjimo.

Ar galima vežti naudotus baldus be mokesčių?

Tarp ES ir UK vežant naudotą turtą (tai yra jūsų biuro inventorius), dažniausiai nereikia mokėti Import Duty (importo mokesčio), jeigu galite įrodyti, kad tai naudota daiktai ir jums jie priklauso ne mažiau kaip 6 mėnesius. Reikės pirkimo dokumentų arba inventoriaus sąrašų su data.

Kas nutinka, jei pamiršau ką nors paminėti deklaracijoje?

Tai blogai. Muitinėje gali sulaikyti visą sunkvežimį. Buvo atvejis, kai viena firma nenurodė senų serverių, manydama, tai metalo laužas. Pasirodo, ten buvo duomenys, ir teko mokėti baudą už netinkamą deklaravimą. Geriau per daug parašyti, nei per mažai.

Ar reikia draudimo muitinės garantijos?

Nebūtinai, jei mokėte mokesčius iš karto (DAP – Delivered at Duty Paid). Bet jei norite atidėti mokėjimą (pvz., mokėti kas mėnesį), tai reikės garantijos. Paprastai biuro perkraustymas į UK vyksta tiesioginio mokėjimo būdu, kad nereikėtų švaistyti laiko su banko garantijomis.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūros?

Dabar, kai visi jau priprato prie Breksito, tai trunka apie valandą ar dvi, jei dokumentai tvarkingi. Anksčiau buvo chaosas, vairuotojai stovėdavo po savaitę. Dabar sistema veikia elektroniniu būdu, vairuotojas tiesiog gauna kodą ir važiuoja.

Kas daryti, jei prekės yra pavojingos?

Jeigu turite chemijas ar spaudas, reikia specialių leidimų (MSDS). Negalima tiesiog taip įmesti į sunkvežimį ir važiuoti. Muitinė to neleis, o vairuotoją gali bausti. Tai reiškia papildomus dokumentus ir dažniausiai brangesnį vežimą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta. Negalima maišyti įmonės turt su darbuotojo drabužiais. Muitinė gali manyti, kad tai prekyba, o ne perkraustymas. Geriausia padaryti atskiras dėžes su užrašais "Asmeniniai daiktai".

Ar reikia vertimo į anglų kalbą?

Techniškai dažnai taip, ypač jei muitininkas užklausia. Bet dažniausiai pakanka anglų kalbos krovinio sąrašo (Packing List). Geriausia iš karto visus dokumentus ruošti angliškai, kad išvengtumėte nesusipratimų pasienyje.

Kas tas "Carnet ATA" ir ar mums jis reikalingas?

Tai tarptautinis dokumentas, leidžiantis laikinai įvežti prekes be mokesčių, pavyzdžiui, parodoms ar įrangai testavimui. Jei perkrašote biurą galutinai, jums jis nereikalingas. Jis reikalingas tik tada, jei planuojate daiktus vėl parvežti atgal (pvz., įrangą konferencijai).

Technika, baldai ir kaip tai viskas išsilaikys kelyje

Ar jūsų komanda išmontuoja baldus?

Taip, mes darome ir tai. Vairuotojai dažnai turi su savim įrankius, bet jei turite sudėtingų sisteminių stalų ar lentynų, geriau, jei ateina speciali komanda. Biuro perkraustymas į UK lanksti kainodara įmonėms gali apimti ir montavimą UK pusėje, tai reikia suderinti iš anksto.

Kaip vežti serverius ir jautrią techniką?

Serveriai turi būti išjungti (svarbu!), užfiksuoti (kad diskai nešoktų) ir įdėti į specialias, amortizuotas dėžes. Negali būti taip, kad serveris stovi virš kėdžių. Aš asmeniškai visada įspėju – atsarginės kopijos (backup) turi būti padarytos prieš važiuojant mums. Kelyje viskas gali nutikti.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet į UK yra griežti reikalavimai dėl žemės. Geriausia nuplauti šaknis, kad neliestų vietinės žemės. Jei augalai serga ar turi vabzdžių, muitinė juos sulaikys ir sunaikins. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl kelių kaktusų.

Kaip apsaugoti baldus nuo drėgmės?

Kartais vairuotojai praleidžia anglą arba lietūs įsiveržia pro pakrovimo angą. Naudojame stora stretch plėvelę ir specialias uždangas. Jei daiktai važiuoja atvira platforma (tai retai, bet kartais būna), tai turi būti labai gerai uždengta.

Ar imate vežti seifus?

Seifai – tai nuobodus darbas. Jie sunkūs, dažnai turi būti išmontuojami. Jei seifas sveria 500 kg, negali jį nešti du vyrai per laiptus. Reikia keltuvo. Tai visos papildomos išlaidos, kurias reikia įvertinti pasiūlyme.

Kas daryti su biuro atliekomis?

Jei turite senų spausdintuvų ar susidariusių makulatūros, mes galime tai paimti, bet ne už nemokamai. Atliekų surinkimas UK yra brangus dalykas. Geriau čia išsirūpinti vietine įmone, kuri viską išveš į perdirbimą.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Labai rekomenduoju. Ne tik "1", "2", "3", bet ir "Buhalterija", "Direktoriaus kambarys". Taip greičiau susidės naujoje vietoje. Be to, jei dings kažkas, bus aišku, kurioje dėžėje tai buvo.

Kaip elgtis su vitrinomis?

Vitrinos yra labai trapios. Jas reikia įdėti į medines rėmus. Kartais klientai sako: "o ji stiklinė, ji stipri". Ne, ji nėra stipri, kai sunkvežimis užlipo į šalikelės kraštą. Vitroms visada reikia specialios apsaugos.

Ar galima vežti vaistus ar maistą iš biuro virtuvės?

Maistą iš ES į UK nebegalima vežti be specialių leidimų (dėl gyvūnų ligų). Geriausia viską suvalgyti arba atiduoti darbuotojams prieš išvykstant. Vaistai turi būti originalioje pakuotėje su receptu, jei tai receptiniai vaistai.

Kaip transportuoti didelius plotterių ar kopijavimo aparatus?

Tie dalykai turi būti fiksuojami ant specialių vežimėlių. Negali būti pastatyti ant grindų sunkvežimyje, nes jie nukris pirmąjį posūkį. Dažnai reikia išimti tonerius, kad išsilietų, jei aparatas pakryps.

Terminai, vairuotojai ir realus gyvenimas kelyje

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Standartiškai iki Londono arba Midlands regiono važiuojame 3–4 dienas. Tai priklauso nuo to, kiek ilgai užtrunka pakavimas ir išpakavimas. Patys važiavimas įvežiamas per dieną (nuo Kauno iki Douvero), bet tarpinės stotelės ir muitinės valandos užima laiką.

Ar galima atvežti tam tikrą dieną?

Galima, bet už tai reikia papildomai mokėti. Jei jums reikalinga, kad dalykai būtų pirmadienio ryte 8:00, mes turime išvažiuoti antradienį (ne, ketvirtadienį... štai, sakau, turime išvažiuoti anksčiau, kad nevažiuotume per naktį). Greitas pristatymas reiškia greitesnį vairuotojo darbą, o tai brangu.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai tikrai nepatogu. Turiu atvejų, kai vairuotojui sprogo padanga, o jis neturėjo atsarginės (nepasakysiu kurios firmos, bet ne mūsų). Tada mes skubiai ieškome pagalbos vietos. Jei dėl to vėluojate, mes paprastai kompensuojame (draudimo arba nuolaidos forma), bet pilno atlyginimo už praleistą laiką neduodame.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent truputį, bet ne visi laisvai. Jie suprasi "Where is the loading bay?", bet gali nesuprasti sudėtingų instrukcijų dėl to, kaip įjungti jūsų el. lentynų sistemą. Geriau, jei UK pusėje būtų kas nors, kas galėtų paaiškinti.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Taip, mes turime GPS sekimą. Galite matyti, kur yra sunkvežimis. Kartais signalas dingsta tuneliuose arba kai vairuotojas užmiršta įjungti terminalą (tai nutinka dažniau negu galvojate), tačiau apskritai žinotumėte, kur jis yra.

Kas daryti, jei UK puseje nėra kur pastatyti sunkvežimį?

Didelioji problema Londono centre. Reikia gauti leidimą (suspension) stovėjimui arba rezervuoti vietą. Jei jūsų biuras yra siaurame gatvėlėje, kur sunkvežimis netilps, teks perkrauti į mažesnį sunkvežimį (Luton). Tai vadinama "cross-trade" ir kainuoja papildomai.

Ar galima vežti šunį ar katiną?

Jei tai ne įmonės gyvūnas, o darbuotojo, tai tai ne mūsų darbas. Gyvūnams turi būti specialios transporto priemonės su ventiliacija. Negaliu įsakyti vairuotojui vežti šunį kabinos, nes tai prieštarauja taisyklėms.

Ar dirbate savaitgaliais?

Dirbame, bet už papildomą mokestį. Jei reikia iškrauti šeštadienį, kad pirmadienį galima būtų dirbti, tai galima. Vairuotojai taip pat nori ilsėtis, taigi, savaitgalio darbas kainuoja brangiau.

Kas daryti, jei dingo daiktas?

Pirmiausia tikriname, ar jis nepaliko sandėlyje Lietuvoje arba nepasilikęs sunkvežimio gale. Jei tikrai dingęs, kreipiamės į draudimo kompaniją. Reikės nuotraukų (jei turite) ir vertinimo. Būkite tikri, dalyvaujant inventorizacijoje, kad nesusidurtumėte su tokia problema.

Kaip elgtis su alkoholiu, jei jis yra biuro atsargose?

Į UK galima vežti ribotą kiekį alkoholio be mokesčių (asmeniniam naudojimui), bet jei tai įmonės atsargos (pvz., restorano biuras), tai laikoma prekyba ir reikia mokėti didelius mokesčius. Geriau to nevežti arba deklaruoti kaip prekę.

Ar galima susitarti dėl sandėliavimo UK prieš iškrovą?

Taip, jei dar nebaigėte remontų. Mes turime partnerių su sandėliais Birminghamo ir Londono apylinkėse. Galima laikyai padėti dalykus ir juos atvežti vėliau. Tai papildoma paslauga, bet dažnai išgelbėja nervus.

Galutiniai patarimai ir išvados

Viskas su tuo biuro perkraustymu į UK atrodo sudėtinga tik tol, kol nepradžiuginate su dokumentais. Pagrindinis dalykas – nebijokite klausti ir reikalauti aiškumo. Lanksti kainodara yra gerai, bet tik tada, kai žinote, ką gažiate už savo pinigus. Nerašykite visų daiktų ant vieno lapelio pusiau valandą prieš išvykimą – tai garantuotas stresas ir problemų šaltinis. Pasiruoškite iš anksto, pasidarykite sąrašus ir pasikalbėkite su vairuotoju, kol jis dar Lietuvoje. Tada viskas nueis sklandžiai, o jūsų įmonė galės dirbti naujoje vietoje be nenumaldomų trikdžių. Geriau pasidaryti kavą ir ramiai susiplanuoti, nei vėliau gaudyti galvą dėl dingusių kėdžių.