Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas: Kaip išvengti nervų griūties

Sąžiningai sakant, biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas skamba kaip kažkas iš prabangaus katalogo, bet realybėje tai yra tiesiog sudėtingas logistikos galvosūkis. Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – niekas niekada nepasiruošia pakankamai gerai, net jei ir mano kitaip. Viskas prasideda nuo paprasto kvietimo pasikalbėti pietų metu, o baigiasi traukiniu „Eurotunnel“ arba laukimu Doverio uoste, kai kuris vairuotojas prarado dokumentus. Šiandien noriu padėti jums suprasti, kaip tas procesas tik atrodo be jokio „sukapojimo“. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas reikalauja kantrybės, ir jei jūs manote, kad tiesiog užpildysite kelias dežes, tai labai klaidinga. Čia ne tik apie baldus, čia apie jūsų verslo gyvybę, kuri turi persikelti per jūrą saugiai.

Pagrindiniai dokumentai ir biurokratinės kančios (Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas prasideda ne nuo dėžių)

Ar tikrai reikia EORI numerio?

Be abejo, jo tikrai nepraleisite be gailesčio. Anglijai jau nebe ES, todėl be to kodo daiktai tiesiog užstrigs sienoje. Užtruks tai gauti? Na, paprastai kelias dienas, jei nemeluate su mokesčių inspekcija. Buvo atvejis, kai klientas laukė savaitę dėl vienos klaidos formoje, o mums tešėjo atostogas. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas be šio numerio yra neįmanomas. Taigi, užpildykite paraišką iš karto, kai tik nuspręstate keltis. Nenorite, kad jūsų kompiuteriai gulėtų sandėliyje Tilbury porą savaičių, ar ne?

Ką daryti su kompiuteriais ir duomenimis?

Čia dažniausia būna panika. Negalima tiesiog išjungti serverio, įmesti į dėžę ir tikėtis, kad viskas veiks. Pirmiausia, padarykite pilną atsarginę kopiją. Antra, jei turite duomenis ant kištukinių diskų, juos geriau vežti su savimi lagamine. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas reiškia, kad technika turi būti suregistruota specifiai kaip naudojama įranga, ne prekė. Vieną kartą mums muitininkai išardė visą serverią, nes kitaip negalėjo patikrinti serijinio numerio, kuris buvo nuplyšęs lipdukas. Nesenėkite su tuo.

Ar reikia mokėti PVM (VAT)?

Tai klausimas, kurį visi užduoda paskutinę minutę. Jei perkeliate savo nuosavą turtą, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir toliau bus naudojamas Anglijoje, PVM mokėti nereikia – tai vadinamas „Intra-Community Supply“ (bent jau anksčiau taip buvo, dabar taisyklės kiek pasikeitė po „Brexit“, reikėtų patikrinti dabartinę nuostatą). Bet jei vežate naują įrangą, ką tik nupirktą, tai jau gali būti importas. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas apima ir mokesčių suplanavimą. Geriau pasikonsultuokite su buhalteriu prieš kelionę, nei gausite sąskaitą iš britų muitinės už dvigubą sumą.

Kaip sužinoti, kiek tai kainuos?

Kainos formavimas yra tamsus menas. Priklauso nuo to, kiek turite daiktų (kubiniais metrais), kur tiksliai esate Lietuvoje ir kur Anglijoje. Londonas ar jo apylinkės visada brangiau dėl ULEZ zonos ir congestion charge. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas gali kainuoti nuo kelių šimtų iki tūkstančių eurų. Vieną kartą teko vežti tik tris stalus ir penkias kėdes, tai kaina buvo nedidelė, bet kai reikia išvežti visą „open space“ erdvę, tai skaičiai auga eksponentiškai. Siūlau nešioti detalius inventorius, o ne sakyti „aš turiu biurą“.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai negalima maišyti. Jei registruojame siuntą kaip komercinį biuro perkėlimą, o ten užkaisite vėžių su drabužiais, muitininkai gali susirūpinti. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas turi būti aiškus – vežame įmonės turtą. Tačiau, jei turite nedidelį krepšį su asmeninėmis drobėmis, paprastai praeina, jei tai nėra alkoholis ar tabakas kiekiais, verslo kelionei nederančiais. Geriau tai paslėpti giliau (šipučiau), tiesiog nedarykite to atvirai.

Pakavimo procesas: kaip išvengti stiklo skambesio

Kur gauti dėžes?

Nenusipirkite jų! Tai didžiausias švaistymas. Eikite į bet kurį prekybos centrą, paklauskite sandėlininko, ar neturi dėžių po bananais ar buitinės technikos. Jos dažnai stipresnės ir nemokamos. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas taupo biudžetą, todėl nereikia mokėti už kartoną. Jei norite idealios vizualios fotosesijos, tai gal pirkti, bet jei norite, kad kompiuteris atvyktų gyvas, gerkite kavą ir ieškokite nemokamų dėžių. Vienas klientas taip taupojo, kad net vyno dėžes naudojo – labai patvarios.

Kaip užtepti daiktus?

Naudojame burbuliukų plėvelę. Daug. Nekukliai daug. Negailėkite jo. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas nenumato, kad kelyje bus lygu. Vilkikas svyruoja, o jei vairuotojas staigiai stabdo, viskas, kas ne užtepta, nukrito. Stiklinės lentos, monitoriai – visa tai turi būti įvyniota. Kartais naudojame senus laikraščius, bet jei drėgnu oru, tai gali padaryti spaudą, todėl plėvelė saugesnė. Ir nepamirškite lipjuotos juostos – geriau užtepti dėžę per viršų tris kartus.

Ar reikia rašyti ant dėžių?

Prašau, rašykite! Niekas nenori atidaryti dėžės su buhalterine dokumentacija, kai ieško kavos aparato. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas turi apimti ir inventorizaciją. Užrašykite „Kambarys 1“ arba „Vadyba“, o viduje – kas yra. Taip sutaupysite savaitę darbo naujoje vietoje. Buvo atvejis, kai viena firma taip gerai pažymėjo dėžes, kad viską iškrovė per 4 valandas. Tai buvo stebuklas, paprastai trunka dvi dienas.

Kas dėl augalų?

Negalima vežti augalų į UK be specialios licencijos ir fitosanitarinių sertifikatų. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas – o tai reiškia, kad jūsų mėgstamas fikusas greičiausiai liks Lietuvoje arba bus sudegintas pasienyje. Anglijai labai griežti taisyklės dėl kenkėjų. Nenaudokite savo darbuotojų kaip kontrabandininkų su kaktusais lagamine, jei nenorite problemų. Palikite augalus kolegoms dovanai.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spalvų bureliai, lakai, valikliai – tai viskas eina į specialią kategoriją. Negalima tiesiog įmesti į dėžę su popieriumi. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas reikalauja atskyrimo. Jei turite tokio daikto, praneškite mums iš anksto. Kartais pigiau nupirkti naujų Anglijoje nei mokėti už pavojingų krovinių pervežimą. Ir nepamirškite, kad aerozoliai gali sprogti temperatūros pokyčių metu, tai nerekomenduoju juos vežti.

Kelionė ir muitinė: realijos kelyje

Kiek laiko trunka kelionė?

Teoriškai – 2-3 dienos. Praktiškai – niekada nežinai. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas susiduria su eismais, o ypač prieš Kalėjas arba, jei yra avarija A20 kelyje. Jei važiuojame keltu, reikia įsivaizduoti laukimą eilėje. Vieną kartą mums tekę laukti 12 valandų Doverio uoste dėl „Brexit“ dokumentų patikros. Geriau planuokite savaitę atsargos, kad jūsų darbuotojai neturėtų sėdėti be stalų.

Kas vyksta pasienyje?

Čia prasideda magija (ir nervai). Vairuotojas turi pateikti manifestą, prekių deklaraciją ir savo pasus. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas sėkmingas tik tada, kai dokumentai sutampa. Jei vienas skaičius ne taip, viskas sustoja. Muitininkai gali atidaryti sunkvežimį ir patikrinti kiekvieną dėžę. Tai retai, bet nutinka. Būkite pasiruošę, kad jūsų dėžės gali būti išbarstytos ir patikrintos. Atsiprašau, bet to išvengti neįmanoma.

Ar reikia vairuotojo vizą?

Dabar taip, britai sugriežtino. Lietuvos vairuotojams reikia CETA vizos arba kažką panašaus (tarkim, tiesiog leidimo įvažiuoti). Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas reikalauja, kad ir vairuotojas būtų tvarkingas. Nenoriu net įsivaizduoti, kas nutinka, jei pasienyje pasirodo vairuotojas be leidimo. Automobilis grįžta atgal, o jūsų baldai lieka Lietuvoje. Tai mūsų nuodėmė – pasitikrinti dokumentus prieš kiekvieną išvykimą.

Kaip vežama technika žiemą?

Šalta. Labai šalta. Jei kelionė užtrunka, temperatūra sunkvežimyje gali nukristi žemiau nulio. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas turi numatyti, kad LCD monitoriai gali nekęšti šalčio. Geriau juos įvynioti į šiltą pledą arba termo dėžes. Buvo atvejis, kai vienas monitorius atvyko su „juoduju tašku“ viduje, tiesiog sušaldė skystis. Garantija jo nedengia, tai pinigai vėju. Neklausiate, ką daryti tiesiog praleiskite šalta naktį.

Ar saugu vežti brangius daiktus?

Saugiau juos vežti su savimi. Tarpininkavimas yra geras, bet 100% garantijos nėra. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas apima draudimą, bet jei dingsta serveris su visais duomenimis, draudimo pinigai neatkurs duomenų. Brangiausius dalykus, popierius, sutartis – viską imkite į rankinį bagažą. Nekilkite į priekį su turtu, kuris jums brangiausias.

Finansai ir paslėpti mokesčiai

Ar galima gauti sąskaitą faktūrą be PVM?

Jei esate įregistruota JK įmonė ir turite VAT numerį, taip, galime išrašyti be PVM (reverse charge). Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas turi būti apskaitomas teisingai. Jei esate fizinis asmuo ar įmonė be JK PVM, turiu mokėti Lietuvos PVM, o jums jis nepadės. Tai svarbu žinoti, paskaičiuojant biudžetą. Neapsigaukite, kai pasakysiu, kad kaina yra „be PVM“, tai gali reikšti papildomus mokesčius jums.

Kokia yra depozito suma?

Depozitas? Dažniausia neimame, jei sutartis pasirašoma ir apmokama iš karto. Bet jei norite atidėti mokėjimą po perkėlimo, galiu paprašyti užtikrinimo. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas remiasi pasitikėjimu. Tačiau vienas klientas mums nedavė pinigų mėnesį, teigdamas, kad „dar nesuskaičiavo“. Nuo tada esu atsargesnis. Geriau susitarti dėl 50% avanso, likusią dalį sumokėti atvykus.

Ar į kainą įeina iškrovimas?

Įprastai įeina, jei nėra ypatingų sąlygų, pvz., trečio aukšto be lifto. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas įtraukia krovinių manipuliavimą abiejose pusėse. Bet jei jūsų naujasis biure Anglijoje yra labai siauras koridorius ar reikia naudoti specialią techniką („tail lift“), tai gali kainuoti papildomai. Pasakykite iš karto apie visas kliūtis. Nenorėjau girdėti, kad kaina „šoktelėjo“ 200 svarų dėl laiptų.

Kaip mokėti?

Geriausia banko pavedimu. Grynaisiais pinigais vengiame – pavojinga ir nelegalu didžioms sumoms. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas yra tarptautinė operacija, todėl viskas turi būti „popieriuose“. Jei kas bando mokėti vairuotojui rankomis, aš tuomet neduodu leidimo važiuoti toliau. Tai mano taisyklė. Saugumas pirmiausia.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mokesčiai už uostus, keltus, greitkelius – tai įskaičiuota į mano pasiūlymą. Bet jei įvyksi avarija arba dings dėžė (kaip jau minėjau), draudimo franšizė gali būti jūsų problemą. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas yra skaidrus, bet gyvenimas – ne. Skaitykite sutartį dėl atsakomybės ribų. Neklauskite vėliau, kodėl negavote 10 000 eurų už dingusią kėdę, kuri buvo nurašyta.

Atvykimas ir išsidėstymas naujoje vietoje

Kas vyksta atvykus?

Vairuotojas išsiregistruos, pristatys prekes (jei reikia). Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas baigiasi tada, kai paskutinė dėžė stovi žemėje. Tolimesnis išsidėstymas – jūsų reikalas, nebent susitarkeme kitaip. Dažnai darbuotojai jau laukia ir padeda. Tai greičiau. Bet jei nieko nėra, vairuotojas tiesiog iškrauna ant grindų ir važiuoja toliau gulti. Jis pavargęs po 2000 km.

Ar galite surinkti baldus?

Taip, jei sutartyje nurodyta. Mūsų komanda turi įrankių. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas gali apimti ir baldų surinkimą. Bet jei jūsų baldai yra iš „IKEA“ ir jie buvo išardyti prieš 5 metus, gali būti, kad varžtai nebetinka. Tokiu atveju surinkimas trunka ilgiau ir gali kainuoti brangiau. Neteiraukite, kodėl stalo koja virpa, jei pats ją atidavėte be varžtų.

Ką daryti su siukslių (atliekų)?

Dėžės, plėvelė, polistirenas – viskas tai lieka po jūsų. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas neįtraukia šiukšlių išvežimo. Anglijoje už tai gali tekti mokėti didelius pinigus, jei neturite savo konteinerio. Susitarkite su savo nuomotoju dėl atliekų išvežimo iš anksto. Mes paliekame viską tvarkingai susirinkta vienoje krūvoje, kad galėtumėt tai padaryti.

Ar galima perkelti darbuotojus?

Ne, mes vežame daiktus. Žmones turi važiuoti savo automobiliais arba lėktuvu. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas yra apie logistiką, ne apie keleivius. Nėra legalu vežti žmones krovežimiu be specialios licencijos. Neklauskite manęs dėl to, aš nenoriu turėti problemų su policija. Jūsų vadybininkas gali sėdėti šalia vairuotojo tik tada, jei yra susitarta dėl „palydos“ (escort), bet tai retas atvejis.

Kas dėl draudimo atvykus?

Jei pastebite, kad dėžė sutrupta arba stalo kampas sulūžo, praneškite iš karto vairuotojui. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas baigiasi pasirašant pavedimo dokumentus. Jei pasirašote, kad viskas gerai, o paskui randate sulūžusį kompiuterį, draudimas nieko neatskurs. Būkite budrūs. Fotografuokite pažeidimus iš karto. Vienas klientas taip išsisaugojo 3000 eurų.

O jei viskas nebetilpta?

Tai dažna problema. Jūsų biuras Anglijoje gali būti mažesnis. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas turi numatyti „plan B“. Mes galime palikti dalį daiktų sunkvežimyje naktį (už papildomą mokestį vairuotojo laikui) arba vežti į sandėlį. Nežiūrėkite į mane kaip į burtininką, erdvės negaliu sukurti iš oro. Susimatuokite naująją vietą prieš vežiant.

Kaip elgtis su parkavimu Anglijoje?

Anglijoje su parkavimu yra siaubingi siautai. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas reikalauja, kad jūs užtikrintumėte vietą prie pat įėjimo. Jei reikės vežti dėžes 500 metrų per miesto centrą, tai kils dvigubai. Gaukite leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bays) iš anksto. Vairuotojas nesugebės įvežti sunkvežimio į siaurą gatvelę, jei ten stovės „Ford Fiesta“. Jūsų atsakomybė.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas nėra begalybė, bet reikalauja daug darbo. Niekas nepasakys, kad buvo lengva, bet jei pasiruošiate gerai, viskas pavyks. Pamirškite idealias nuotraukas iš interneto, tikrovėje yra dulkes, vargstantys vairuotojai ir dingę dokumentai. Bet sugeba tai padaryti. Svarbiausia – neberūkyti ir neprarasti kvapo. Biuro perkraustymas į UK kruopštus planavimas ir vykdymas baigiasi tada, kai paskutinis darbuotojas gali padaryti kavą naujame kambaryje. Sėkmės, jums reikės jos.