Biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių: kaip išvengti chaosas ant kelio

Sveiki, štai ir vėl tas momentas, kai reikia viską kraustyti. Jei galvojote, kad biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių tai kaip nors pats užsidega, tai labai klystate. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, dabar čia yra visai kita lyga. Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir matęs buvau viską – nuo dingo dviračių iki virstančių kelių Anglijoje. Taigi, nerašysiu čia jokių saldžių istorijų apie tai, kaip lengva gyvena tų, kurie nieko neplanuoja. Jums reikės kantrybės, geros dokumentacijos ir šiek tiek laimės su muitinės taisininkais. Štai jums tiesos apie tai, kas laukia kelio.

Dokumentai, muitinė ir kiti galvos skausmai

Kokie dokumentai būtini perkraustant biurą į Angliją?

Žiūrėk, pagrindas yra sąrašas, kuris turi būti tikslus. Ne joks „ten kėdės, ten stalai“ – reikia serijinių numerių, ypač jei tai nešiojami kompiuteriai ar brangūs serveriai. Be to, jums reikės CMR konosamento, kuris yra pagrindinis vežimo dokumentas, ir, žinoma, eksporto mokesčių deklaracijos, jei verta daugiau nei tų 3000 eurų (arba dabar jau kiek kitokiu limitu, geriau patikrintit). O vat, jei vežate techniką, kuri buvo naudota, reikia įrodymo, kad ji nėra nauja, kitaip muitinė UK bandys įskaičiuoti PVM ir importo mokesčius. Būkite pasiruošę parodyti pirkimo sutartis.

Ar tikrai reikia muitinės tarpininko (brokerio)?

Atsakymas trumpas – taip, jei nenorite, kad vairuotojas pradingtų Doverio uoste su savo sunkvežimiu. Dabar, po išstojimo, UK muitinė tikrai labai griežta. Mūsų vairuotojai tiesiog negali užpildyti tų visų formų, jiems reikia specialios programos. Tarpininkas padarys tą „Entry Pre-Notification“, kas leis praeiti per sieną be sustojimo. Vieną kartą matėau, kaip firma taupė ant brokero, ir jų krovinys stovėjo 3 dienas kalnelyje. Tas biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių baigėsi darbuotojų nervų išdegimu.

Kas daryti, jei neturiu EORI numerio?

O tai didelė bėda. Jūs turite jį gauti iškart, kai tik pradėjote galvoti apie perkėlimą. Be EORI numerio jūs negalite legaliai importuoti ar eksportuoti prekių iš ES į JK. Jo gavimas trunka kelias dienas ( kartais ilgiau, jei sistema užstringa ), todėl nepamirškite šito dalyko. Be jo, jūsų krovinys bus sustabdytas ir pradės bėgioti baudos už neteisingą deklaravimą. Tai tas dalykas, kurį reikia padaryti „vakar“.

Ar daiktai turi būti supakuoti į dėžes ar gali būti nešiojami?

Labiau rekomenduočiau dėžes, bent jau mažesniems daiktams. Muitininkai mėgsta matyti tvarką, kai tikrina, kas vyksta. Jei viskas bus sumesta į didelius maišus arba tiesiog pilna krepšių, tai gali sukelti papildomą susidomėjimą ir patikrinimą. O tas patikrinimas reiškia laiko praradimą. Technika turi būti originalioje arba stipriai užfiksuotoje pakuotėje, nes vairuotojas gali važiuoti pro bumpą ir – viskas. Nenorite, kad jūsų brangūs serveriai būtų „krūvos“ pavidalo.

Kaip deklaruoti mašinas, jei perkraustome darbuotojus su automobiliais?

Čia jau yra sudėtingiau. Jei tai ne tik biuro įranga, bet ir darbuotojų asmeninės mašinos, tai jums reikės atskirų dokumentų. Gali tekti mokėti importo mokesčius, nebent tai bus laikoma perkėlimu tarp gyvenamųjų vietų (Transfer of Residence), bet tai taikoma tik asmenims, ne įmonėms. Geriausia pasitarti su brokeriu, nes kainos gali būti baisios. Nenoriu jums gąsdinti, bet jei mašina nauja, muitinės vertinimas gali nustebinti.

Ar galiu vežti alkoholį ar maisto produktų biuro reikmėms?

Galite, bet čia yra pavojinga zona. Anglijoje yra griežti apribojai dėl mėsos ir pieno produktų iš ES. Jei vežatės kelių dešimčių žmonių biurą, o ten dar ir kelių kilogramų desra ar sūris, tai gali būti viskas konfiskuota. Alkoholis yra lengviau, jei tai ne prekybos kiekis, bet vistiek reikia deklaruoti. Geriau nerašyti „maisto produktai“ sąraše, o tiksliai nurodyti, kas ten yra, kitaip gali būti problema.

Logistika: laikas, keliai ir vairuotojai

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į UK?

Daug kas klauso „o kiek atvažiuosite?“. Žiūrėkime realiai. Įprastas maršrutas Lietuva – Anglija (per Kelerį arba Dunkerką) užtrunka apie 3-4 dienas viena kryptimi, jei viskas gerai. Tačiau biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių reiškia, kad reikia įskaityti ir pakrovimą, ir iškrovimą. Taigi, planuokite savaitę. Jei kas nors pasidarys su keliu arba uosto eilėmis (o jos vasarą milžiniškos), tai pridėkite dar dieną. Geriau pasakyti ilgiau ir atvažiuoti anksčiau.

Ar saugu važiuoti per Kalėdų/Kelerio uostus?

Yra saugu, bet... eilės ten gali būti baisios. Ypatingai vasaros atostogų metu arba kai uoste strike'uoja keliai (kas Anglijoje nutinka dažnai). Kartais geriau pasirinkti kitą maršrutą, pvz., pro Ostenę (Belgija) arba Hook of Holland (Olandija), nors ir yra šiek tiek toliau. Bet jei jūsų vairuotojas privers stovėti eilėje 12 valandų, tai jis tiesiog nebegalės vairuoti toliau dėl poilsio režimo. Tai vėlgi vėluosim.

Ką daryti, jei vairuotojas užstringa muitinėje?

Tai jau yra mūsų (tarpininkų) problema, bet tai paveiks jūsų laiką. Jei dokumentai buvo blogai užpildyti, tai gali trukti valandą, o gali ir dieną. Geriausia, kas gali daryti klientas – būti ant ryšio ir iškart pateikti trūkstamus dokumentus. Vieną kartą teko laukt, kol klientas išsiruošė faktūros kopiją, nes vairuotojas nebuvo padaręs nuotraukos. Tai buvo beveik paros praradimas. Taigi, duokite vairuotojui viską iš anksto.

Ar galima užsakyti ekspresinį pervežimą?

Galima, bet tai kainuos. Ekspresas reiškia, kad vairuotojas važiuos be sustojimų (be to, leidžiamo poilsio laiko ribos) arba mes samdysime antrą vairuotoją. Biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių ekspreso režimu įmanomas tik tada, jei jums visiškai nėra svarbi kaina. Paprastai vienas vairuotojas gali nuvažiuoti greitai, bet tada turi praleisti poilsį, tai tas greitis išnyksta.

Kaip užtikrinti, kad vairuotojas neprarastų krovinio Anglijoje?

Dabar su tiek GPS sistemų sunku prapulti, bet Anglijoje keliai... tarkime, specifiniai. Yra vietų, kur sunkvežimis negali važiuoti, o jei įvažiuos į siaurą gatvelę London centre, tai bus katastrofa. Reikia labai tikslaus adreso ir kontakto telefono, kurio vairuotojas gali paskambinti iškart. Patyręs vairuotojas žino, kur negalima važiuoti, bet geriau įspėti iš anksto apie aukščio apribojimus arba vienkelius kelius.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Būtinai. Jūsų turtas kelyje turi būti apdraustas. Mes turime standartinį draudimą, bet jis dažnai dengia tik ribotą sumą. Jei vežate brangų serverių kompleksą, patikrinkite, ar draudimo apribojimas jam užteks. Ypatingai svarbu sužinoti, kas atsitinka, jei įvyksta avarija – kaip bus atlyginama? Ar pagal naują vertę, ar pagal seną? Nemanau, kad norėtumėte gauti pinigus už 5 metų senumo kompiuterį.

Technika, baldai ir smulkmenos

Kaip pergabenti serverius ir jautrią techniką?

Tai yra visiškas košmaras, jei nežinai ką darai. Serveriai negali būti tiesiog padėti ant grindų. Jie turi būti specialioje transportinėje dėžėje (rack) ir užfiksuoti. Vibruojantis sunkvežimis gali sugadinti standžiuosius diskus. Biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių technikos atžvilgiu reikalauja specialios įrangos – putų, virvelių, amortizatorių. Geriau pasamdyti žmones, kurie specializuojasi IT technikos pervežime.

Ar reikia išmontuoti baldus ar galima vežti surinktus?

Stalus ir spinteles geriau išmontuoti. Pirmiausia, taip jie užima daug mažiau vietos sunkvežimyje – galėsite sutalpinti daugiau. Antra, mažiau tikėtina, kad jie nulūž per važiavimą (ypač jei tai laminuotas medis, kuris sukelia). Didelės vitrinos arba stiklinės sienos turi būti specialiai supakuotos. Vieną kartą matęs, kaip surinktas stalas tiesiog užlūžo per posūkį uoste. Nerekomenduoju rizikuoti.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia juos vežti su savimi (o galiau pasirūpinti jų sunaikinimu čia, Lietuvoje). Jei tenka vežti, tada turi būti užrakinta dėžė, kurios raktą laiko atsakingas asmuo. Nesiųskite dokumentų kartu su likusiu krovininiu turgumi. Jei dėžė dingtų (kas nutinka retai, bet nutinka), jūs turėtumėte didžiulę problemą su duomenų apsauga. Tai ne verta rizikos.

Ar galima vežti augalus?

Biuro augalus vežti į UK dabar yra labai sudėtinga dėl fitosanitarinių reikalavimų. Turi būti specialios licencijos, šaknys turi būti apvalytos nuo žemės. Dažniausiai vairuotojams tiesiog draudžiama vežti augalus, nes jei muitinė juos pastebės, gali būti bauda ir visa komanda patikrinama. Geriau palikite senus kaktusus darbuotojams arba dovanokite kaimynams, nupirkite naujus Londone.

Kaip supakuoti mažas smulkmenas (plunksnakalius, puodukus)?

Naudokite dėžes, o ne plastikinius maišus. Puodukai turi būti įdėti vienas į kitą su tarpais užpildytais (popieriumi, burbuliukais). Jei tiesiog visą tai įmesite į didelę dėžę, tai kelio pradžioje bus puodukai, o pabaigoje – keramikos grūdeliai. Biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių taip pat priklauso nuo to, kaip gerai jūs pasirūpinote smulkmenomis, nes paskui brangiai išsirasote.

Ką daryti su baldais, kurie netelpa į liftą naujame biure?

Tai klasikinė problema. Reikia žinoti iš anksto – ar yra liftas, ar jo nėra. Jei nėra, reikia pasirūpinti kėlimu per langą (taip, tai daroma) arba laiptais. Tam reikalingi specialūs kėlimo mechanizmai. Užsakykite tai iš anksto, nes paskaičiuosite, kad biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių pavirs į dieną trukmąs spąstus su kėlimu laiptais. Pasakykite mums apie tai anksčiau, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi prie durų.

Pinigai, rizikos ir realijos

Kiek apytiksliai kainuoja toks pervežimas?

Klausimas kaip „kiek kainuoja automobilis?“. Priklauso nuo tūrio, svorio, vietos. Jei tai tik kelios dėžės ir kėdės, galima sutalpinti į dalinį krovinį (shared load) ir tai bus pigiau. Jei pilnas sunkvežimis – tai kils tūkstančiai. Taip pat atminkite, kad kuro kainos ir keltų mokesčiai dabar aukšti. Biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių nebus pigus, tai tikrai. Reikia numatyti biudžete apie 10-20% daugiau nei buvo planuota.

Ar gali būti papildomų mokesčių ant vietoje?

Taip, ir tai dažniausiai nutinka dėl blogo dokumentų užpildymo. Jei deklaravote mažiau svorio ar vertės, muitinė gali sau įskaityti baudas. Taip pat gali būti mokesčiai už ilgą laukimą uoste (storage charges), jei vairuotojas negali iškrauti dėl klaidų. Tai būna labai nemalonu gauti sąskaitą po to, kai jau manote, kad viskas baigta. Tikrinkite dokumentus du kartus.

Kaip atsirasti apgavikų rizikoje?

Rinkitės patikimas įmones. Yra daug „firminų“, kurie tik paėmė depozitą ir dingę. Patikrinkite atsiliepimus, ar jie turi realų transportą. Jei kaina atrodo per taiki (pvz., 50% pigiau nei rinkos kaina), tai tikrai apgavystė arba jūsų daiktai bus nuvežti ir parduoti. Realus biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių kainuoja pinigus, nes degalai nebe nemokami.

Ar verta drausti krovinią 100% vertės?

Sakyčiau, taip, jei tai labai brangūs daiktai. Bet dažnai įmonės renkasi vidutinį draudimą, kad sumokėtų mažiau premijos. Tai jūsų sprendimas apie riziką. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasidomėti sąlygomis, ypač dėl tų atvejų, kai dingo daiktai be pėdsakų (tai kartais nutinka perkraustymo metus).

Ar galima sumokėti grynais pinigais vairuotojui?

Nerekomenduoju. Viskas turi eiti per sąskaitas (bank transfers), kad būtų įrodyma, kad jūs sumokėjote. Jei duodate vairuotojui grynaisius, o jis dingsta arba sako, kad negavo, jūs neturėsite jokių įrodymų. Be to, didelės grynųjų sumų pervežimas tarptautiniu maršrutu yra savotiška rizika ir vairuotojas gali tiesiog atsisakyti jų priimti.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tada mes siunčiame pagalbinį automobilį (breakdown truck). Jei tai techninė bėda, mes pakeičiame padangą arba variklio dalį. Jei sunkvežimis negali važiuoti toliau, tada perkrauname krovinį į kitą sunkvežimį. Tai gali užtrukti, bet mes visada radome būdą padaryti. Biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių šiuo atveju pavirs į šiek tiek ilgąną laukimą, bent jau kelias valandas ar dieną.

Smulkios ir keistos užduotys

Ar reikia mokėti už parkavimą prie biuro Anglijoje?

Žinoma, ir tai gali būti brangu (ypač London centre arba „Congestion Charge“ zona). Reikia iš anksto sužinoti, kur galima statyti sunkvežimį. Jei vairuotojas pristatys krovinį ir negalės pastatyti, jis turės važiuoti ratu arba stovėti už miesto ir laukti, kol jums pavyks rasti vietą. Tas laikas yra mokamas. Pasirūpinkite vieta iš anksto.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent šiek tiek, bet ne visi puikiai. Jei jums reikia kalbėti su apsauga arba recepcija, geriau turėti savo žmogų vietoje, kuris paaiškintų, kas vyksta. Nereikėtų tikėtis, kad vairuotojas aptars su jumis verslo strategiją ar sudėtingus techninus dalykus angliškai. Jis žino vieną dalyką – kur reikia nuvežti dėžes.

Ką daryti, jei pasikeičia adresas paskutinę minutę?

Tai yra baisiai erzina. Jei pasikeičia adresas tame pačiame mieste, tai dar pusiau gerai. Jei reikia važiuoti į kitą miestą, tai gali reikšti papildomų valandų (ir pinigų). Biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių sukelia stresą, bet paskutinės minutės pokyčiai sukelia vairuotojams nervų išsirgimą. Pasakykite mums bent jau 24 valandas iš anksto.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (lakus, dažus)?

Tik su specialiomis leidimais (ADR). Negalima tiesiog įmesti į sunkvežimį keleto dėžių su dažais ar degiais. Jei muitinė tai pastebės, gali būti didelė bauda ir krovinio konfiskavimas. Tokias medžiagas geriau nupirkti vietoije Anglijoje, neapsimoka rizikuoti dėl keleto litrų.

Ar reikia valyti biurą prieš išsikraustant?

Gerai būtų, taip. Niekas nenori rinkti šiukšlių po savęs, nors jūsų darbuotojai turbūt to ir nenori daryti. Bet jei paliksite daug šiukšlių, gali tekti juos išvežti atskirai, kas kainuoja. Paprastas tvarkymas padeda greičiau susitvarkyti su pakavimu.

Kas daryti su nenaudojamais baldais?

Geriau jų nevežti, jei tikrai nereikia. Anglijoje šiukšlių išvežimas (waste disposal) yra labai brangus. Vežti senas supuvusias spinteles per visą Europą, kad paskui mokėti už jų išvežimą – beprasmiška. Paskirkite dieną išmetimui čia, Lietuvoje.

Ar reikia iš anksto užsakyti liftą?

Taip, būtinai. Jei naujame biure yra liftas, jis gali būti užimtas kitų įmonių. Reikia pranešti pastato administracijai, kad atvyks sunkvežimis. Jei nepranešite, gali tekti laukti valandas, kol kol kas nors atlaisvins liftą. Tai smulkmena, bet sukuria didžiulę uždelstį.

Apibendrinant

Viskas pasakyta, biuro perkraustymas į UK greitai ir be trikdžių yra įmanomas tik tada, kai viskas detaliau suplanuota. Nėra jokių stebuklų – tik geras planavimas, patikimi partneriai ir kantrybė. Neleiskite, kad smulkmenos sugriaštų jūsų verslo procesus Anglijoje. Pasiruoškite dokumentus, užsakykite pagalbą ir tikėkis geriausio (bet turėkite planą B). Sėkmės kelyje, jums jo prireiks.