Biuro perkraustymas į UK – efektyvus planavimas ir eiga

Sakyčiau taip, po dviejų dešimtmetis šioje srityje, jau mažai kas gali mane nustebinti, bet klientai visada sugeba. Biuro perkraustymas į UK yra kaip mini operacija, kur viena klaida dokumentuose gali sustabdyti visą procesą Dovere. Ne taip paprasta kaip anksčiau, prieš „Brexitą“, kai tiesiog užsukdavom ir važiuodavom toliau. Dabar reikia galvos ne tik dėl sandėlių Londono pakraštyje, bet ir dėl to, ką parašyti muitinės deklaracijoje. Čia ne tik baldų pernešimas, tai nervų valdymas ir logistika, kurioje viena detalė gali viską sugadinti, bet mes su tuo tikrai susitvarkome, jeigu visi laikosi plano.

Viskas prasideda nuo šiukšlių... t.y. planavimo

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti perkraustymą?

Nebijokite pradėti vėlai, bet geriau neapsiriskoti. Įprastai sakau, kad mėnuo, o dar geriau šešios savaitės yra auksinis standartas, ypač kalbant apie biuro perkraustymą į UK. Turi laikas susitvarkyti su EORI kodais, kurie dabar būtini be išimčių, ir surasti gerą vairuotoją, kuris nenoriau važiuoja per Londoną. Jei spėjote, visas procesas vyksta ramiau, o jei ne – visada gauname iššūkius su vietomis keltuose.

Ar tikrai reikia inventoriaus sąrašo, ar galiu tiesiog parašyti „baldai“?

Tikrai privalote padaryti detalių sąrašą, kitaip muitinėje Jums bus neskamba. Anglai yra labai griežti dėl dokumentų tikslumo, todėl „biuro baldai“ nenuvež Jų toli, reikia rašyti, kas ten yra: 4 stalais, 5 kėdžių, 1 spinta. Biuro perkraustymas į UK tampa košmaru, jei sąraše užrašote „vario laužas“, o ten yra brangios serverinės dalys, tai tuomet gausite didelę baudą.

Ką daryti su daiktais, kurių mums nebereikia?

Geriau juos niekaip nevežti per jūrą, nes Jums kainuos brangiau nei juos atsisakyti čia. Pas mus dažnai klientai bando taupyti ir vežti senas sulūžusias kėdes, kurias ten tiesiog išmes. Rekomenduoju prieš kelionę padaryt ofiso „priežiūrą“ – viskas, kas sena, nebeveikianti ar tiesiog bjaura, turi likti Lietuvoje. Netaupykite ant krovinio vietos, jei ten važiuoja vertinga technika.

Dokumentai, kuriuos niekas nemėgsta (bet be kurių niekas neina)

Kokius dokumentus reikia turėti sienai kirsti?

Pagrindai yra CMR konosmenta, kurioje turi būti tikslus svoris ir prekių sąrašas, taip pat eksporto deklaracija (EX-1), jei neesate registruotas atstovas. Be to, būtinas gavėjo Anglijoje EORI numeris, be kurio krovinys tiesiog bus užfiksuojamas kaip „nepripažintas“. Biuro perkraustymas į UK reikalauja šiek tiek biurokratijos, tiesa? Be šitų popierių vairuotojas gali pristatyti prekes tik iš Londoną atgal, o to niekas nenori.

Kas vyksta, jei pamiršau paveldėti EORI kodą?

Tada stovėsite pasienyje arba sandėlyje Dovere ir mokėsite už laikomąją vietą kas valandą, o tai pinigai degina. Man atrodo (ar ne?), kad Anglijoj taip nėra lengva gauti tą kodą iš karto, reikia laukti dieną-dvi. Tada gali kilti problemų, jei Jūsų krovinys jau yra ten, o dokumentų dar nėra. Geriau viską patikrinti dar prieš mėnesį ir pasidaryti kopijas vairuotojui.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius už įrangą?

Jei tai yra perkėlimas tarp savo įmonių padalinių, tai dažniausiai taikoma 0 % PVM norma, tačiau reikia pateikti tinkamus dokumentus (Intrastat ir t.t.). Biuro perkraustymas į UK apima ir mokesčių klausimus, kurie kartais būna paini, net man. Pasitarkite su buhalteriu, aš tik logistikos vyras, bet žinau, kad jei nenurodysite teisingo mokesčio kodo, muitinė įvertins prekę pagal aukščiausią tarifą.

Ką daryti, jei dokumentuose yra klaida?

Nelaukite, kol vairuotojas bus sienoje – reikia taisyti iš karto. Jei klaida pastebima jau Anglijoje, ten reikės kreiptis į tarpininką (customs broker), o tai papildomi darbai ir pinigai. Kartais gali užtrukti keletą dienų, kol viskas išsivalys, todėl geriau pasiduoti rūpesčiams anksčiau.

Vairuotojai, keliai ir kiti nugalėtojai

Ar vairuotojas padės iškrauti biurą Anglijoje?

Įprastai taip, jeigu tai įrašyta sutartyje, bet ne visada vairuotojas nori dirbti sunkų darbą po 1000 km važiavimo. Biuro perkraustymas į UK dažnai baigiasi tuo, kad vairuotojas tik atidaro duris, o reikia turėti savo žmonių (pavežėjų) ten, kad iškrautų greitai. Neklauskite vairuotojo ar jis gali nešti 50 kg spintas, jis dažniausiai pasakys „ne“, jeigu jo sutartyje nėra parašyta „krovimo darbai“.

Kiek laiko užtruks kelionė?

Standartiškai tai yra 3-4 dienos iki Londono, priklausomai nuo to, ką reikia vežti ir ką sako „TomTom“. Anglijoje eismo sąlygos gali būti sunkios, ypač ties M25 žiedu, kur užstringa visi. Biuro perkraustymas į UK nėra lenktynės, čia svarbiau, kad krovinys atvyktų sveikas, o ne per 24 valandas. Vakar vienas vairuotojas pranešė, kad stovi greitkelyje 3 valandas dėl avarijos – tai įprasta ten.

Ar galima sekti krovinių padėtį realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS seklius, tačiau signalas kartais pradingsta Vakarų Europos miškuose arba tuneliuose. Jeigu Jums labai svarbu žinoti, kur yra Jūsų dėžės, pasakykite mums anksčiau, nustatysime pranešimus. Bet nebeklauskite manęs penktą kartą per dieną, kur jis yra, jei aš jums atsiuntėjau nuorodą – ten matysite tiek pat, kiek ir aš.

Kas vyksta, jei lūžo mašina kelyje?

Tai galima blogiausia situacija, bet ji nutinka, o mes turime draudimą ir pagalbos tarnybą. Vairuotojai turi kontaktus ir gali iškviesti techninę pagalbą, bet tai gali atidėlioti pristatymą 1-2 dienas. Biuro perkraustymas į UK yra rizikingas dalykas, technika yra technika – ji kartais sugenda. Svarbiausia, kad Jums būtų pranešta iš karto, o ne tada, kai jau turėtų būti biure.

Kainos ir pinigai (blogiausia dalis)

Kiek kainuoja vienas kubinis metras?

Kainos šiuo metu šokiruoja, bet žiūrėkime tiesiai: nuo 150 iki 250 EUR už kubą, priklausomai nuo sezono ir kuro kainos. Biuro perkraustymas į UK nėra pigus dalykas, ypač jeigu reikia skubinti arba važiuoti į centrą. Taip pat prisideda uosto mokesčiai (Dover), kurie dabar yra aukšti. Neklauskite manęs kainos be to, kad aš nežinotumėt, kiek daiktų turite – aš nešairotėlis ant gatvės.

Ar kaina įskaičiuoja viskas?

Paprastai įskaičiuojama važiavimas, darbas Lietuvoje, darbas Anglijoje (jeigu sutarta), ir draudimas. Bet neįskaičiuojami priedai, kaip antai lifto nuoma, arba specialių klijų dėl kilimų paklotės. Kartais klientai stebisi, kodėl atsiranda papildoma sąskaita už „paleidį“, tai yra normalu, jeigu kelias iki biuro yra labai siauras.

Ar galima apmokėti atvykus į vietą?

Geriau ne, nes vairuotojas neleis Jums iškrauti, kol pinigai nebus paskaičiuoti. Mes reikalaujame išankstinio mokėjmo bent 50 %, likutį – pristačius. Taip yra saugiau ir mums, ir Jums, kadangi nėra abejonių dėl sumos. Biuro perkraustymas į UK yra rimtas verslas, o ne prekyba turguje, kur galima susitarti „ant akių“.

Ar taikoma nuolaida, jei vežu daug?

Visada galima pasitarti, ypač jei turite 40+ kubinių metrų arba jeigu tai ne pirmas kartas, kai vežame. Esame lankstūs, jei verslas yra ilgas. Tiesa, kuro kaina nesikeičia mūsų nuožiūrai, todėl ne tikėkitės 50 % nuolaidos – mes ne labai turtingi, tiesiog norime uždirbti.

Nepavykę atvejai ir klaustukai

Ar galima vežti maistą ar alkoholį biuro krovinyje?

Negalima, tai draudžiama muitinės taisyklėse, jeigu tai nėra prekybinis krovinys su licencijomis. Vieną kartą klientas bandė įslėpti dėžę vyno tarp dokumentų ir gavo didelę baudą, o mums teko iškrauti visą mašiną paieškai. Biuro perkraustymas į UK reikalauja gero sąžinės – geriau nedarykite tokių dalykų.

Kas daryti, jei Anglijoj neįeina į liftą?

Tai problema, su kuria susiduriame dažnai Londono senosiuose pastatuose. Reikia turėti planą „B“ – arba nešti per laiptus (kas brangiau), arba naudoti kėbulą (krautuvą) pro langą. Jeigu apie tai nepranešote anksčiau, vairuotojas gali tiesiog nuvažiuoti, nes jis negali laukti valandų, kol Jūs sprendžiate problemą.

Ar saugu vežti serverius ir kompiuterius?

Taip, jeigu jie uždėti į specialias dėžes ir užfiksuoti inventoriuje. Rekomenduoju nuplakti duomenis prieš kelionę (tai nėra mano darbas, bet aš visada primenu). Biuro perkraustymas į UK su jautria technika yra rizikingas, todėl geriau, kad technika eitų atskirai, mažesniu mikroautobusu, arba būtų labai gerai užpakyta.

Kas daryti, jei sugedo ką nors kelyje?

Mes turime draudimą „Casco“, kuris covers (dengia) pačias mašinas, o prekes draudžiame krovinių draudimu. Jeigu pasirodo, kad dėžė su monitoriumi užkrito vairuotojui ant kojos (tai realus istorijos atvejis), mes pildome pretenziją. Bet kiek aš galiu pasakyti, dauguma dalykų pasitaiko ne kelyje, o kraunant/iškraunant, todėl reikia stebėti procesą.

Ar reikia imones (įmonės) leidimų dirbti Anglijoje?

Mums, kaip pervežėjams, taip, mums reikia licencijų, bet Jums, kaip perkraustančiai įmonei, paprastai nereikia jokių ypatingų leidimų, tik jei nepervežate brangiausių daiktų ar ginklų. Biuro perkraustymas į UK yra laisvas verslas, tiesiog laikykitės taisyklių ir viskas bus gerai.

Ar galima veži asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, galima, bet turi būti aiškiai atskirta, kas yra įmonės, o kas – asmeninė, kitaip gali būti problemų su mokesčiais. Vieną kartą direktorius įdėjo savo motociklą į biuro krovinį ir galvojau, kad mums sulaikys visą mašiną su kontrabanda (juokauju). Nerašykite „asmeniniai daiktai“, tiesiog išvardinkite, kas ten yra.

Ką daryti, jei atvykome, o biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai Jūsų problema, ne mūsų (atsiprašau už tiesumą), bet mes stengsimės padėti. Galime laikyti krovinį mašinoje dar kelias valandas už papildomą mokestį, bet ne visą dieną. Biuro perkraustymas į UK turi būti sinchronizuotas su remonto darbais, kitaip mokėsite stovėjimą.

Ar reikia išvalyti biurą prieš mus atvykstant?

Būtina, vairuotojai nemėgsta dirbti šiukšlynuose. Jeigu ten yra seni kavos puodai ir popieriai, mes jų neišnešime (ne už tai, kad mokėte). Užtikrinkite, kad darbuotojai išsinešė viską, kas nereikia pervežti, tai greitins darbą.

Kaip elgtis su slaptais dokumentais?

Geriau juos vežti su savimi (rankinis bagažas), o ne perduoti vairuotojui. Nors mes sąžiningi, bet kelyje viskas gali atsitikti – prarasti sutartis ar buhalteriją yra blogiau nei prarasti stalą. Biuro perkraustymas į UK turi apimti ir šiuos smulkius, bet svarbius dalykus.

Ar galiu susisiekti su vairuotoju tiesiogiai?

Taip, mes duodame jo numerį išvykus, bet nenaudokite jo per dažnai. Jis turi vairuoti, o ne kalbėti telefonu. Jei yra skubus klausimas, rašykite mums, mes persimečiame.

Ką daryti, jei orai blogai – sniegas, lietus?

Važiuojame visada, jeigu kelyje nėra uždarytas. Anglijoje lietaus nėra baimė, o sniegas ten retas. Jeigu dėl oro sąlygų vėluojame, mes pranešame, bet nereikia panikuoti. Biuro perkraustymas į UK yra atsparus orams.

Ar galiu pasitarti dėl padėties biure?

Žinoma, mes galime padėti suplanuoti, kur pastatyti stalus, jeigu turite schemą. Bet mes ne interjero dizaineriai, todėl nereikėtų tikėtis, kad viskas bus pastatyta „pagal Feng Shui“.

Kas vyksta su pakuojimo medžiaga?

Jos dažniausiai pasilieka Jums, nebent sutarome, kad vairuotojas pasiima pakuotes atgal (papildomai). Medžiagos nėra pigios, todėl jas verta išsaugoti, jeigu dar planuojate ką nors perkelti.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Nebūtina, bet jei duosite, bus labai dėkingas (ir greičiau išneš dėžę). Humanumas svarbiau nei tiekiai.

Taigi, biuro perkraustymas į UK nėra paprasta, bet su geru planavimu ir patikimu partneriu viskas įmanoma. Svarbiausia – nebesisleiskite paskutinę minutę, būkite atviri su dokumentais ir pasirūpinkite savo darbuotojais. Mes pasirūpinsime likusiu dalimi – ratais ir keliu, o Jums belieka susitvarkyti naujoje vietoje ir gerti kavą.