Biuro perkraustymas į UK: efektyvus ir punktualus

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į UK niekada neina taip lygiai, kaip planuojame Excel lentelėje. Žmonės visada užmiršta, kad po Brexito pasikeitė taisyklės, o anglai dabar yra itin griežti dėl importo procedūrų, todėl net mažiausia klaida gali atšaukti visą reisą. Dažnai klientai skambina paskutinę minutę, kai jau viska supakuota, bet dokumentų nėra, ir tada prasideda nervai. Turiu būti sąžiningas – be tinkamo pasiruošimo tai taps košmaru su laukimu sienoje arba uoste. Gerai, kad turime patirties, bet ir mums kartais tenka kovoti su biurokratija, kurią sukuria tie patys britai.

Pasiruošimas ir dokumentai (burokratija)

Kokie dokumentai dabar reikalingi perkraustant biurą į Angliją?

Tai ilgiausia dalis. Be abejo, reikės krovinių deklaracijos (Export Declaration), kurią pateikiame Lietuvos muitinei, o atvykus į UK – importo deklaracijos. Jei vežate naujus daiktus, privalote mokėti PVM ir muito, o jei naudotus – turiu parodyti pirkimo-skyrimo aktus arba išrašus, kad įrodyti jų amžių. Be to, reikės EORI numerio, jei jo dar neturite. Biuro perkraustymas į UK be šio numerio tiesiog neįmanomas legaliai, todėl viską reikia sutvarkyti iš anksto, kitaip vairuotojas nebus įleistas į šalį.

Ar reikia mums rūpintis EORI kodu ar tai jūsų darbas?

Geriau, jei pasidarysite patys, nes tai ilgai trunka gauti, nors mes galime padėti pildyti paraišką. EORI kodas reikalingas bet kokiems prekių pervežimams iš ES į JK po 2021 metų. Esu matęs atvejų, kai klientai galvojo, kad pervežėjas viską išspręs, o paskui stovėjo pasienyje su pilnu sunkvežimiu be leidimo. Geriau pasidarykite šią procedūrą savivaliai, tai užtrunka kelias dienas, bet padės išvengti nereikalingų rūpesčių vėliau.

Kas nutinka jei dokumentuose nurodyta neteisinga prekių vertė?

Tada bus problemų. Britų muitinė (HMRC) labai mėgsta tikrinti deklaracijas, ir jei jiems atrodys, kad kompiuterių vertė per žema, jie pradės tyrimą. Buvo toks atvejis, vienas klientas nurodė, kad seni biuro baldai kainuoja vos 10 svarų, o muitininkams tai nepatiko. Galite gauti baudą arba priversti mokėti mokesčius pagal jų nustatytą vertę, kuri dažnai būna kelis kartus didesnė. Rašykite tiesą, nes jie turi savo duomenų bazes ir žino, kiek kainuoja technika.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai galima, bet aš nedariačiau taip. Muitinė gali tai pamatyti kaip komercinį siuntinį su paslėpta prekyba, ir tai sukels papildomų patikrinimų. Jei darbuotojai nori vežti savo dalykus, geriau juos pažymėti kaip "Asmeninis daiktas, perkraustymui" ir pateikti sąrašą. Vėlgi, biuro perkraustymas į UK turi būti aiškiai atskirtas nuo privataus turto, kad išvengtumėte klausimų dėl mokesčių ar neteisėto prekybos įtarimų.

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti ruoštis dokumentams?

Mažiausiai dvi savaites. Galit ir greičiau, jei viskas tvarkinga, bet geriau turėti laiko atsarginį. Tarkime, jei trūksta vieno dokumento, jo paieška gali užtrukti kelias dienas, o vairuotojo jau bus užsakytas. Nereikia vežti viską į paskutinę akimirką, nes tuomet visada kažką praleidžiate – arba nepasirašote sutarties laiku, arba pamirštate ką nors įrašyti į inventoriaus sąrašą.

Pinigai ir laiko tarpai (realybė)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į UK?

Kainos labai svyruoja, bet maždaug nuo 1500 iki 5000 eurų priklausomai nuo tūrio. Jei turite tik kelias stalines ir kompiuterius, tai bus pigiau, bet jei reikia vežti serverius, seifus ar didelę kiekį baldų, kaina didėja. Taip pat įtakos turi degalų kaina, kuri, kaip žinote, dabar nėra žemiai. Turiu paminėti, kad biuro perkraustymas į UK brangesnis nei į kitas ES šalis dėl papildomų muitinės išlaidų ir administracinių mokesčių.

Ar galima gauti fiksuotą kainą ar viskas priklauso nuo dienos?

Įprastai darome fiksuotą kainą, jei tiksliai žinome, kiek daiktų ir kur reikia važiuoti. Bet jei pasikeičia adresas arba pasirodo papildomų krovinių, kurių nebuvo sąraše, kaina gali pakisti. Vienas klientas pasakė, kad turi "keletą dėžių", o paskaičiavome, kad tai buvo 30 dėžių knygų. Tokiu atveju sunkvežimis užpildomas, o laikas prailgėja, todėl teko derėtis iš naujo.

Kiek laiko užtrunka nuvežti krovinius į Londoną ar Mančesterį?

Pats važiavimas trunka apie 2–3 dienas, jei nėra didelių spūstių. Bet turiu omenyje, kad tai nėra tikslus laikas, nes uostuose (Dover arba Hull) gali būti eilės per kontrolę. Kartais vairuotojas gaišta po 6 valandas ties britų pasieniu. Taip pat reikia laiko patikrinti dokumentus, ir tik tada galima važiuoti tiesiai į adresą. Geriau planuokite savaitę, o ne tik savaitgalį.

Ar brangiau vežti į Škotiją nei į Angliją?

Šiek tiek brangiau, kadai atstumas didesnis, tačiau pagrindinis skirtumas yra tas, kad reikia daugiau laiko vairuotojui. Jei biuro perkraustymas į UK yra planuojamas į Glazgą ar Edinburgą, reikia atsižvelgti į tai, kad vairuotojui reikės poilsio. Tai reiškia, kad jei išvažiuojame pirmadienį, atvyksime tik trečiadienį arba ketvirtadienį.

Ar taikomi mokesčiai už šiukšlių ivežimą?

Jei kalbame apie pakuojimo medžiagas (dėžės, plėvelės), tai jos dažniausiai lieka jums arba mes jas išvežame už papildomą mokestį. Anglijoje labai griežtos taisyklės dėl atliekų, todėl negalima tiesiog mesti visko į pirmą pastebimą konteinerį. Jei turite senų baldų, kuriuos norite išmesti, tai reikia specialių leidimų arba mokėti už jų utilizavimą. Geriau tai pasirūpinti iš anksto.

Krovimas ir technika (kaip ne visi sugriauti)

Ar jūsų komanda išmontuoja ir sumontuoja baldus?

Taip, darome tai kasdien. Mūsų vairuotojai turi su savimi įrankius, gali išmontuoti stalines, spintas ir kitus didelius daiktus, kad tilptų į sunkvežimį. Atvykus į vietą, viską susumontuoja atgal. Bet turiu perspėti, jei baldai yra labai seni arba sujungti ne standartiškai, gali užtrukti ilgiau, nei numatėte. Vienas kartas teko išmontuoti labai sudėtingą serverinę spintą, kurią buvo sunku surinkti vėl.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria technika?

Tai yra atsakomybė. Serverius reikia išjungti teisingai, patikrinti, ar visi kabeliai pažymėti, jei ne – mes padėsime, bet geriau, kad tai padarytų jūsų IT specialistas. Pakavome juos į specialias dėžes su putomis, kad niekas nejudėtų kelionės metu. Biuro perkraustymas į UK su technika visada yra rizikingas, todėl rekomenduoju turėti draudimą, nes jei ką nors pamušame, bus skaudi žala.

Ar galima užsakyti pakavimo paslaugas tik dieną prieš išvykstant?

Galima, bet tai didelė rizika. Jei turite daug smulkių daiktų, geriau tai daryti iš anksto, nes diena gali neužtekti. Buvo atvejis, kai klientas maniau, kad viskas supakuota, bet mums atvykus pasirodė, ant stalo vis dar guli dokumentai ir puodeliai. Tai prailgino krovimą keturias valandas. Geriau užsakyti pakavimą dieną anksčiau, kad viskas būtų ramiai.

Kas dėl seifų? Jie labai sunkūs.

Seifus kelti reikia specialia technika – arba su kranu, arba su specialiais kėlikliais. Jei seifas sveria daugiau nei 200 kg, negalima jo tiesiog pakelti rankomis. Reikia žinoti, ar yra liftas naujame biure, ar teks kelti laiptais. Kartais teko išmontuoti seifo duris, kad jis tilptų pro durů angą, o paskui vėl surinkti. Tai papildomas darbas, kurį reikia įvertinti.

Ar reikia, kad kas nors būtų vietoje krovimo metu?

Būtina bent vienam žmogui būti, kuris žino, kas kur eina. Mes galime pakrauti viską į sunkvežimį, bet jei atvyksime į Londoną ir nieks nebus atsakęs, kur pastatyti dėžes, tai bus chaosas. Geriau, kad biuro vadovas arba administratorius būtų vietoje, galėtų parodyti vietą ir pasirašyti dokumentus, kad viskas atvyko saugiai.

Kelias ir rizikos (kas gali nueiti ne taip)

Kas jei vairuotojas užstrigs uoste dėl problemų su dokumentais?

Tai blogiausias scenarijus. Tada jis privalo laukti, kol problema išsprendžiama, o tai gali trukti dieną arba dvi. Kartais būna, kad muitinė pasiruošusi, bet vairuotojas pamiršo pasiimti fizinį dokumentą, kurį atspausdino. Tuomet teko siųsti kurjerą. Visiškai užtikrinti negalime, bet mes stengiamės patikrinti viską du kartus prieš išvykdami.

Ar dažnai dingsta daiktai pervežimo metu?

Su mumis retai, bet girdėjau istorijų apie kitas firmas. Yra "pilkiųjų" vežėjų, kurie pasiima krovinius ir dingsta. Mes naudojame GPS stebėjimą, todėl visada žinome, kur yra mūsų sunkvežimis. Tačiau rekomenduoju nekrauti pinigų ar labai brangių asmeninių daiktų (kaip papuošalai) į bendrą krovinių masę. Nors biuro perkraustymas į UK yra saugus, bet visada yra nedidelė tikimybė nusikirpti.

Kas dėl draudimo? Ar jis apima viską?

Standartinis draudimas apima tik turtą, tačiau ne visada apima techninės įrangos sugadinimą jei ji buvo blogai supakuota. Geriau pasidomėti sąlygomis. Vienas klientas skundėsi, kad sugedo kompiuteris, bet paaiškėjo, kad jis buvo padėtas tiesiog ant kėdės, neprifikuotas. Draudimo kompanija atsisakė mokėti. Todėl supakuokite viską kuo geriau, arba pasinaudokite mūsų pakavimo paslaugomis.

Ar jūsų vairuotojai moka angliškai?

Dauguma moka pagrindinius žodžius, kad susidorotų su policija ar muitininkais. Bet ne visi gali laisvai kalbėti dėl smulkių detalių. Jei reikia labai sudėtingų paaiškinimų, geriau, kad būtų kas nors iš jūsų pusės, kuris mūsų iškvies. Man atrodo, dauguma vežėjų moka pakankamai, kad nepradėtų problemų, bet ne tikėkite, kad jie kalbės kaip filologai.

Kas dėl automobilių? Ar galima suvežti biuro automobilius?

Galima, bet tai jau nebe krovinių pervežimas, o automobilių pervežimas. Reikia specialios leidimo, o automobilis turi būti užregistruotas JK transporto departamente pirmąją dieną. Jei bandysite važiuoti lietuviškais numeriais ilgiau, gausite baudą. Geriau tai išsiaiškinti iš anksto, nes taisyklės dabar yra griežtos.

Atvykimas ir iškrovimas (kas ten laukia)

Kaip susisiekti su vairuotoju kai jis jau yra UK?

Jis paskambins iš mobilaus, tačiau jeigu bus uoste be ryšio (būna ir tokių vietų), gali būti vėlavimas. Mes stengiamės duoti jums ir vairuotojui kontaktus. Taip pat turime sekimo sistemą, kurioje matote, kur jis yra realiu laiku. Taigi, jei biuro perkraustymas į UK artėja prie pabaigos, galite pasiruošti iškrovimui.

Ar galima atvežti tiesiai į Londono centrą (ULEZ zona)?

Galima, bet reikia atsižvelgti į ULEZ mokesčius. Jei mūsų sunkvežimis neatitinka standartų, teks mokėti 100 svarų dienai. Šią sumą pridėsime prie sąskaitos. Geriau iš anksto pasakyti, jei adresas yra ULEZ zonoje, kad galėtume suplanuoti maršrutą arba pakeisti sunkvežimį (paimti mažesnį, kuris neturi mokėti).

Ar reikia mokėti kažką UK pusėje atvykus?

Jei visi dokumentai tvarkingi, tai nieko. Bet jei trūksta kokių nors leidimų arba mokesčių nebuvo sumokėta iš anksto, mums teks mokėti muitininkams. Tuomet mes išrašome sąskaitą jums. Geriau viską apmokėti iš anksto Lietuvoje, kad išvengtumėte nemalonių staigmenų (ir didesnių mokesčių dėl delspinigių).

Kas jei naujas biuras dar nepasiruošęs iškrovimui?

Tada vairuotojas laukia. Laukimas yra mokamas (paprastai po 50 eurų per valandą). Jei jūsų darbuotojai vėluoja arba raktų nėra, tai laikas eina. Vienas kartas teka laukti keturias valandas, kol jie suranda raktus nuo sandėlio. Nereikia taip daryti, nes tai brangu. Pasirūpinkite, kad būtų kas nors, kas atidarytų duris.

Ar galima užsakyti iškrovimą ir įrengimą naujame biure?

Žinoma, mes tai darome. Iškrauname dėžes, išnešame jas į biurą, surandame ant stalų arba ten, kur jums patogu. Jei reikia, galime padėti sujungti kompiuterius (prikabinti kabelius), bet sudėtingesnį IT darbą geriau palikti specialistams. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jums liktų tik įsijungti techniką ir dirbti.

Biuro perkraustymas į UK nėra paprasta užduotis, ypač dabar, kai pasaulis labai pasikeitęs. Reikia daug planavimo, kantrybės ir gerų partnerių, kurie žino taisykles. Jei viską pasirūpinsite iš anksto, procesas gali būti net sklandus, nors visada bus smulkių nesklandumų. Svarbiausia – nebijokite klausti ir pasitikėkite patirtimi, o ne pigiausia kaina.