Biuro perkraustymas į UK efektyviai: kaip išvengti chaoso ir sutaupyti nervus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į UK efektyviai taupant jūsų laiką nėra paprasta važiavimo reikalas. Dažnai klientai galvoja, kad tai tiesiog užsako sunkvežimį ir viskas. O čia tiek daug smulmenių, tiek dokumentų, be kur vos neprarastei galvos, ypač po „Brexit“. Noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brochure’ų, kaip iš tiesų paspartinti procesą, kad jūsų laikas neišleistų veltui. Efektyvumas čia raktas, nes laukti kelių dienų ir dėl to nebepriimti užsakymų – tai didelis verslo praradimas, kurio nėra norima patirti.

Pasiruošimas ir brangūs dokumentai (ir kodėl juos reikia)

Ar tikrai reikalingas EORI numeris?

Taip, be jo niekur neišvažiuosite, bent jau legaliai. Muitinės sistemos dabar yra sujungtos, ir jei nėra to kodo, krovinys gali likti uoste kaip „nepatvirtintas“. Vieną kartą gavome situaciją, kai klientas užmiršo tai paminėti, ir mes praleidome tris dienas ties Doveriu. Geriau jį užsiregistruoti iš anksto, tai trunka kelias minutes, bet sutaupo daug nervų vėliau. Biuro perkraustymas į UK efektyviai vyksta tik tada, kai dokumentai tvarki. Be šio numerio tai kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo – galima bandyti, bet pavojinga.

Ką daryti su inventoriumi sąrašu (packing list)?

Jis turi būti tikslus. Ne „stalai, kėdės“, o „4 mediniai rašomieji stalai, 10 biurinių kėdžių“ ir t.t. Muitininkai mėgsta tikrinti, ar ten tikrai tiek daiktų, kiek parašyta. Jei sąrašas bus per daug abstraktus, gali tekti atidaryti sunkvežimį ir viską iškrauti patikrai. O tai laikas. Pinigai. Nervai. Geriau praleisti valandą ir jį sudaryti teisingai (arba mums duoti duomenis, o mes jums padarysime), nei vėliau gailestis.

Ar mums reikia muitinės brokerio?

Jeigu jūsų įmonė nėra didžiulė ir daugiausia keliauja įrangos, kurios vertė nėra milžiniška, tai kartais galima išsiversti be. Bet... na, jeigu turite brangią techniką ar užsakymą, brokeris padeda. Jis žino visus tuos kodus (HS codes). Aš asmeniškai rekomenduoju turėti bent konsultaciją, nes britai dabar yra griežti. Biuro perkraustymas į UK su brokeriu kainuoja brangiau, bet miegas ramiau.

Kas vyksta su PVM mokesčiais?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra registruota mokesčių mokėtoja UK. Jei taip, galima naudoti 0% PVM perkėlimo procedūrą (intra-community supply – nors dabar tai jau nebe ES, o export/import). Jei ne, teks mokėti importo PVM, kurį vėliau galima grąžinti arba atskaityti. Sistemos yra sudėtingos, man patys kartais tenka pasikonsultuoti su buhalteriu, kad nesusukti galvos. Svarbiausia – viską fiksuoti sąskaitose.

Galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai – ne, jei tai yra komercinis reisas. Jei muitinėje ras jūsų vadybininko drabužių ar vaiko dviračio, tai gali būti problema. Jie gali laikyti tai kontrabanda arba nelegaliu importu, nes deklaruojamas biuro turtas. Biuro perkraustymas į UK turi būti tik apie biurą. Jei darbuotojai nori vežti savo daiktus, tegul susitvarko kitu būdu, nepamelskime to į bendrą krovinių sąrašą.

Ką daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų iš karto?

Tai blogiausias scenarijus. Kartais klientai sako: „Oi, atsimeniau, kad sandėlyje dar yra senų serverių, kurių nėra sąraše“. Tuomet reikia greitai redaguoti dokumentus ir siųsti naujus pakeitimus brokeriui. Tai gali atidėlioti išvykimą valandomis arba dienomis. Biuro perkraustymas į UK efektyviai vyksta tik tada, kai dokumentai yra ant stalo prieš savaitę.

Ar sunku gauti leidimus transportui?

Jei važiuojame standartiniu sunkvežimiu, viskas gerai. Bet jei reikia didesnio arba su specialia įranga, gali tekti gauti leidimus vietinėms savivaldybėms UK. Paprastai mes tai tvarkome, bet reikia žinoti iš anksto. Londono centre yra griežti apribojimai (LEZ zona), todėl ten reikalingi specialūs sertifikatai. Užmiršti apie tai – reiškia gauti baudą.

Kaip greitai galima susitvarkyti su dokumentais?

Greitiausiai per 2-3 dienas, jei viskas yra tvarkinga. Bet jei reikia naujų registracijų ar sertifikatų, tai gali užtrukti ir savaitę. Biuro perkraustymas į UK nėra tas dalykas, kurį galima nuspręsti rytoj ir išvažiuoti popiet. Planavimas čia yra pusė sėkmės. Nenoriu gąsdinti, bet realistiškai žiūrėkite į 2 savaičių laikotarpį.

Ar dokumentų reikia angliškai?

Taip, visi pagrindiniai dokumentai turi būti anglų kalba arba su oficialiu vertimu. Muitinės pareigūnai UK nedirbs su lietuviškais popieriais, jei jie neturi vertimo. Tai sukelia laiko vėlavimą. Geriau iš karto ruošti angliškus variantus, tai padaro biuro perkraustymas į UK efektyviau.

Krovimo procesas ir kaip išvengti chaoso

Ar jūsų komanda padeda išardyti baldus?

Žinoma, darome tai kasdien. Turime savo įrankius, žinome, kurį varžtą atsukti pirmiau. Kartais klientai bando tai daryti patys, kad sutaupyti, bet paskui sukausto varžtus į vieną dėžę ir paskui niekas negali surasti ko ko. Biuro perkraustymas į UK efektyviai įvyksta, kai mus paliekate mūsų darbe. Mes išardome, užrašome, o vietoje vėl surenkame.

Kaip elgtis su IT įranga?

Tai yra pačios jautriausios dalys. Monitoriai, serveriai, taisyklos – viską reikia labai kruopščiai supakuoti. Nenaudojame paprastų dėžių, turime specialias putų dėžes. Vieną kartą vežėme firmą, kurios IT vadybininkas nepasakė, kad vienas serveris veikia. Mes jį išjungėme, jis užsileido, o ten buvo duomenų bazės. Nors ne mūsų kaltė, bet nervų praradome abiejų pusės. Dabar visada klausiu tris kartus.

Ar reikia ištuštinti spintas?

Būtina. Net jei ten tik popieriaus lapai. Jei spinta pilna, ji per sunki, gali atitrūkti rankena arba susilūžti sienelė per keliamąjį darbą. Be to, jei ten kažkas slidi (pavyzdžiui, buteliai vandens – kas biure neįtartina, bet būna), tai gali sugadinti kitus daiktus. Biuro perkraustymas į UK turi būti saugus, o ne lošimas.

Galima pakrauti patys?

Galima, jeigu norite sutaupyti. Bet tada mes neatsakome už tai, jei dėžė suksis arba sugrus. Mūsų vairuotojai yra profesionalūs, bet jie nemato, kas yra viduje, jei jūs užklijuojate lipduką „kruopščia“. Biuro perkraustymas į UK efektyviai vyksta, kai krovimą atlieka žmonės, kurie žino, kaip dėti dėžes į „puzzle“, kad niekas nejudėtų kelyje.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (dažai, chemija)?

Tai nebegalinome vežti. Muitinės taisyklės yra griežtos dėl ADR krovinių. Jei turite senų dažų ar aerozolių sandėlyje, juos teks išmesti arba likviduoti čia, Lietuvoje. Negalime rizikuoti, kad mums sustabdys sunkvežimį ir nubaugs dėl nelegalaus krovinių gabenimo. Geriau pasirūpinkite tai iš anksto.

Kaip užtikrinti, kad niekas nenukentės?

Draudimas yra privalomas. Mes turime standartinę draudimo polisą, bet patikrinkite, ar ji apima brangią techniką. Kartais klientai mano, kad jei dėžė su „Fragile“ užrašu, tai ji yra nešiojama su viena ranka. Ne, ji yra dedama ant viršaus. Biuro perkraustymas į UK yra fizinis darbas, o ne magija, tad dėžės turi būti tvirtos.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Labai rekomenduoju. „Pirmas aukštas“, „Vadyba“, „Sandėlis“. Taip mūsų komanda vietoje gali tiesiog dėti dėžes į atitinkamas patalpas, o ne viską krauti vieną krūvą koridoriuje. Tai sutaupo daug laiko iškraunant. Biuro perkraustymas į UK efektyviai taip pat reiškia organizuotą iškrovimą.

Ar vežiate augalus?

Galime, bet nerekomenduoju ilgiems atstumams, ypač per žiemą. Sunkvežimyje nėra šilumos, gali būti šalta arba per karšta. Be to, fitosanitarinių kontrolių dėl augalų į UK dabar yra daugiau. Jei tai brangios orchidėjos, geriau vežti asmeniniu automobiliu.

Kelionės detalės: laikas, pinigai ir nenumatyta

Kiek laiko užtrunka nuvažiuoti iki UK?

Paprastai 2-3 dienas, priklausomai nuo vietos. Jei važiuojame į Londoną, tai greičiau, į Škotiją – ilgiau. Taip pat reikia prisiminti apie kelias per Lamanšą. Biuro perkraustymas į UK efektyviai numatomas tais atvejais, kai įtraukiate ir laiko atsargas. Ferija gali vėluoti dėl audros arba techniškų trikdžių.

Ar kainuoja daugiau, kai reikia skubinti?

Skubimas visada kainuoja. Jei sakote „reikia rytoj būti ten“, teks rasti vairuotoją, kuris gali važiuoti be poilsio (kas nelegalu, todėl nedarykime to) arba keisti vairuotojus. Biuro perkraustymas į UK efektyviai reiškia planingas procesas. Brangiau yra tuo atveju, jeigu reikia skambinti ir keisti grafikus paskutinę minutę.

Kas dėl kuro kainų?

Jos svyruoja, mes jų negalime užtikrinti. Kainos sudarytos pagal dienos normą, bet jei kuras staiga pakyla, gali būti pataisymas (nors stengiamės to daryti kuo rečiau). Užsakovams tai nepatogu, bet mes irgi ne naftos milžinai. Biuro perkraustymas į UK efektyviai taip pat reiškia suprasti, kad kuro kaina nėra mūsų rankose.

Kas vyksta, jei sunkvežimis sugenda?

Tai retas atvejis, mes turime techninę pagalbą visoje Europoje. Bet jei įvyksta rimtas gedimas, gali tekti perkrauti krovinią į kitą sunkvežimį. Tai užtrunka. Čia jau neišvengsime vėlavimo. Bet per 20 metų tai nutiko tik vieną kartą (tikrai, tik vieną), su varikliu, taigi tikimybės mažos.

Ar galime sekti, kur yra krovinys?

Taip, turime GPS sekimą. Galite matyti, kur yra vairuotojas realiu laiku. Tai padeda suplanuoti savo darbą – žinoti, kada reikia būti sandėlyje ar naujame biure. Biuro perkraustymas į UK efektyviai valdomas, kai žinai, kada tiksliai atvyksis komanda.

Galima susiplanuoti atvykimą savaitgalį?

Galima, bet UK sandėliai ir muitinės dažnai dirba tik darbo dienomis. Jei atvyksite šeštadienį, krovinys gali likti uždarytas iki pirmadienio. Jei tik perkraustote į patalpas, kur nereikia muitinės, tai savaitgalis puikus. Biuro perkraustymas į UK efektyviai įvyksta darbo dienomis, jei norite pradėti dirbti iš karto.

Ką daryti, jei klientas nėra pasiruošęs priimti?

Tai dažna problema. Atvykstame, o raktų nėra, arba patalpos nebaigtos valyti. Vairuotojas laukia. Laukimas mokamas pagal valandą. Geriau susitarti dėl laiko bent dieną prieš. Biuro perkraustymas į UK efektyviai baigiasi tada, kai abiejos pusės laikosi susitarimo.

Ar yra kokių nors slaptų mokesčių?

Nėra slaptų, bet yra papildomų. Pavyzdžiui, jei nėra lifto, o biuras 4 aukšte, mokamas laiptų mokestis. Arba jei reikia statybos juostos uždaryti gatvę. Mes apie tai kalbame iš karto. Biuro perkraustymas į UK efektyviai apskaičiuojamas, kai klientas atvirai pasako apie sąlygas vietos.

Kokia įmoka už reisą?

Įprastai reikalaujame 30-50% avanso, kad užtikrintume vietą grafike ir užsakyti bilietus. Likusią dalį mokate gavę daiktus. Tai standartinė praktika, kadangi mes turime išleisti pinigus iš anksto (kuras, kelių mokesčiai). Biuro perkraustymas į UK efektyviai pradedamas su sutartimi.

Atvykimas į Angliją ir paskutiniai prieskonis

Kas dėl parkavimo mieste (pvz., Londonas)?

Tai naktmaris. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bay). Klientai dažnai užmiršta tai padaryti. Tada vairuotojas privalo važiuoti ratu arba stovėti už miesto, o krovinį vežti mažesniais sunkvežimiais (shuttle). Tai brangu. Biuro perkraustymas į UK efektyviai reiškia iš anksto susitvarkyti su vietos savivaldybe.

Ar mokate angliškai?

Mūsų vadybininkai ir vairuotojai kalba angliškai bent pažengusiu lygmeniu. Mes suprantame instrukcijas, galime susitvarkyti su muitininkais. Bet jei jums reikia sudėtingų derybų su statybos kompanija vietoje, geriau, kad būtų kas nors iš jūsų komandos, kuris kalba štai tokiu tuo „Queen’s English“. Biuro perkraustymas į UK efektyviai, kai nėra kalbos barjerų.

Kaip su surenkamais baldais?

Surenkame juos vietoje. Paliekame įrangą, išmesame pakuotes (jei sutarta). Kartais klientai sako, kad patys surinks, o paskui gauname skambutį po savaitės, kad kažko trūksta. Geriau tai padaryti iš karto, kol mes ten esame. Biuro perkraustymas į UK efektyviai baigiamas, kai galite sėsti prie stalo ir dirbti.

Galite padėti su archyvais?

Taip, turime specialias dėžes dokumentams. Jos tvirtos, su skyrikliais. Archyvų perkėlimas yra dažnas dalykas, kai įmonės mažinasi arba keičia buveinę. Biuro perkraustymas į UK efektyviai apima ir šį smulkų, bet svarbų darbą, kad dokumentai nebūtų supainioti.

Kas dėl šiukšlių?

Jeigu turi senų baldų, kuriuos norite atsisakyti, mes galime juos nuvežti į šiukšliadėžę UK. Tai papildoma paslauga, bet taip išvengsite papildomo iškvietimo vietinėms firmoms. Biuro perkraustymas į UK efektyviai atsikrato nereikalingo daikto.

Ar reikia tikrinti techniką prieš išvykstant?

Būtina išjungti serverius, kompiuterius. Ne tik įjungti į „sleep“ režimą. Pervežimo metu gali būti vibracijos, o tai blogai veikia standžiuosius diskus. Biuro perkraustymas į UK efektyviai prasideda ne nuo dėžių, o nuo „Shutdown“ mygtuko.

Išvada

Viskas susumuoja į viena – planavimas ir pasitikėjimas. Biuro perkraustymas į UK efektyviai taupant jūsų laiką įvyksta tada, kai tu nesišluošia galvos paskutinę minutę. Pasitikėkite patirtimi, klauskite drąsiai, net tais nedidžiais klausimais, kurie atrodo kvaili. Gerai suplanuotas reisas sutaupo ne tik pinigus, bet ir, kas svarbiau, jūsų nervus. Sėkmės naujame biure!