Biuro perkraustymas į UK: efektyviai ir be streso patarimai

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į UK niekada nepasidaro boringas. Vieną dieną viskas vyksta kaip pažais, kita dieną – sėdi ir galvoji, kodėl pasirinkai šį darbą. Anglija yra specifinis rinkas, ten viskas kitaip – kairysis važiavimas, muitinės taisyklės po „Brexit“, ir kelių, kurie tiesiog baigiasi vietoje, gausa. Dažniausiai klientai klausia ne apie tai, kaip padėti kompiuterius į dėžes, o apie tai, kaip neišprotėti nuo biurokratijos. Čia rasite praktiškų patarimų, paremtų mano realia patirtimi, be jokio „marketinginio“ balso. Tiesiog giliųjų pervežimų vadybininko žodžiai.

Pasiruošimas ir planavimas: kas tikrai svarbu

Nuo ko pradėti, kai nusprendžiaat keltis?

Pradėkite nuo inventoriaus sąrašo, ir darykite tai jau dabar, ne rytoj. Dažnai įmonės vadovai mano, kad „turim 10 stalų ir keletą kompiuterių“, o realiai pasirodo, kad yra dar trys sandėliukai pilni senų dokumentų, kuriuos niekas nebuvo matęs dešimt metų. Biuro perkraustymas į UK reikalauja tikslumo, nes kiekvienas nepaisytas kubinis metras kainuos. Geriau vieną dieną praleisti skaičiuojant ir įrašinėjant, nei vėliau mokėti už tą patį oro gabenti per jūrą.

Ar verta samdyti įmonę, ar patys suvaryti?

Nesijukite. Jei jums svarbu verslas, samdykite profesionalus. Buvo atvejis, kai viena maža IT firma nusprendė taupyti ir nuvažiavo patys su dviejomis furgonais. Vienas furgonas sugedo Vokietijoje, o antrą sulaikė muitinėje, nes neteisingai užpildė deklaraciją. Jie prarado savaitę darbo ir klientus. Profesionali komanda žino, ką daryti, kai kyla problemų, o ne tik tiesiog vežia dėžes iš taško A į tašką B.

Kaip supakuoti kompiuterius ir techniką, kad nesužlūžtų?

Geriausia – į originalias dėžes. Bet jei jų nebėra (kas dažnai nutinka, nes mes juos išmetame iš karto), naudokite stiprią burbuliukų plėvelę ir stiprius kartonus. Svarbu užfiksuoti kabelius – pasirašykite juos, arba nufotografuokite prijungimą prieš išjungiant. Niekada negalvokite, kad „prisiminsiu“, nes išsikraunant naujame biure Londone ar Mančesteryje, jūs tiesiog prarandate galvą nuo nuovargio.

Kiek laiko užtrunka visoks procesas?

Tiesioginis biuro perkraustymas į UK gali užtrukti nuo 3 iki 7 dienų, priklausomai nuo maršruto ir krovinių kiekio. Bet planuoti reikia mėnesį iš anksto. Tame yra ir dokumentų tvarkymas, ir dėžių surinkimas, ir darbuotojų informavimas. Jei bandote tai padaryti per savaitę, bus chaosas. Aš mačiau tokių atvejų – žmonės verčiasi dėžėmis paskutinę naktį, o vairuotojas laukia kieme ir pyksta.

Ar reikia specialių dėžių?

Žinoma, yra specialios „turginės“ dėžės su ratukais – jos gelbėja nugaras. Bet jei jų neturite, drąsiai naudokite standartines, tik užklijuokite jas gerai. Niekada nenaudokite senų, drėgnų dėžių iš parduotuvės po maistą – jos tiesiog suyra svorio, kai keliate jas į antrą aukštą be lifts. (Tai asmeniškai patyriau, kai viena dėžė su svarbiais dokumentais išsilošio po mano akimis).

Dokumentai ir muitinė: nedaug gundrybės

Kokie dokumentai būtini išvykimui iš Lietuvos?

Reikės TIR knygelės (jei eina su pilnukraučiu), eksporto deklaracijos ir krovininio manifesto. Jei turite naujų technikos, kuri bus naudojama verslui, reikės pagrįsti, kad tai ne prekybinis siuntinys, o turtas, perkeliamas dėl veiklos keitimo. Be šių popierių per sieną nepraeisite, net jei vairuotojas būtų paties Šerloko Holmso giminaitis.

Kaip dabar veikia muitinė UK pusėje po „Brexit“?

Tai yra pacituoklis. Dabar reikia „Import Entry“ deklaracijos, kurią turi pateikti jūsų atstovas arba brokeris UK. Dažnai kyla nesusipratimų su EORI numeriais. Lietuvos EORi čia neveikia, jums reikalingas JK EORI kodas. Vieną kartą mes sulaikėme sunkvežimį Doverio uoste dviem dienoms, nes klientas manyjo, kad jo senas kodas dar galioja. Buvo nemalonu.

Ar mokėti PVM ar mokesčius už techniką?

Jei technika ne nauja (naudota daugiau kaip 6 mėnesius) ir ji yra jūsų įmonės turtas, kurį perkeliate, tai paprastai PVM mokėti nereikia (galima taikyti nulinį tarifą Transfer of Own Goods procedūra). Bet jei vežate naujas spausdintuvas iš sandėlio, tai jau bus importas, ir teks sumokėti JK mokesčius. Čia geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, aš tik vairuoju ir organizuoju.

Kas daryti, jei dokumentuose klaida?

Nesigauna. Klaidos taisomos, bet tai kainuoja laiko ir pinigų. Jei klaida randama Lietuvoje, dar kaip nors galima viską pataisyti prieš išvykstant. Jei klaida randama britų pusėje, laukiate delspinigių uoste arba sandėlyje. Mano patirtis rodo, kad dažniausiai klaidos daromos spaudžiant „Enter“ – nukrenta vienas skaičius iš VIN kodo arba svorio, ir viskas sustoja.

Ar reikia draudimo dokumentų?

Būtinai. Tarptautinis pervežimas be draudimo – tai tai pat, kas važiuoti automobiliu be techninės apžiūros. Gal ir nueisi, bet jei kas nutinka – bėdos. Draudimas turi dengti ne tik dėžių kritimą, bet ir „jėgos majeur“ situacijas, pavyzdžiui, jei sunkvežimą užlieto potvyniai (kas, tiesa sakant, retai, bet nutiko Kente prieš metus).

Kas yra Carnet ATA ir ar jis mums reikalingas?

Tai kaip pasas prekėms, kurias planuojate atgal parvežti per 12 mėnesių. Jei biuro perkraustymas į UK yra galutinis, t. y. jūs išsikraustote ir ten likstate amžinai, Carnet jums nereikalingas. Jis tinka parodoms, konferencijoms ar laikinam įrangos nuomai. Jei bandysite jį daryti galutiniam perkraustymui, britų muitinė gali turėti klausimų, kodėl deklaruoja prekes kaip „grąžinamas turtas“.

Logistika ir transportas: ką reikia žinoti

Kokį transportą rinktis – sunkvežimį ar furgoną?

Viskas priklauso nuo tūrio. Jei turite 3-4 biuro stalus ir kabinetą, užtenka 3.5 tonos furgono (jis gali važiuoti greičiau ir lengviau randa vietą mieste). Jei perkeliate visą įmonę su sandėliu – reikės sunkvežimio su priekaba. Svarbu atsiminti – 12 metrų sunkvežimiu į Londono centrą („Congestion Charge“ zona) patekti sudėtinga, reikia leidimų.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – ne. Pagal įstatymus, negalima maišyti komercinio krovinio su asmeniniais daiktais viename siuntime, nebent tai yra „moving personal effects“ kategorija, kuri turi savo procedūras. Jei vairuotojui sulaikys ir rasių jūsų žmonos dviratį ar vaiko lovelę gale krovinio, gali būti dideli rūpesčiai su muitine ir baudos.

Kaip yra su kelių mokesčiais Didžiojoje Britanijoje?

Ten viskas mokama. Už važiavimą per tunelį ar per Lamanšą, už važiavimą kai kuriais tiltais (pavyzdžiui, Dartford Crossing), o Londono centre dar ir už taršą (ULEZ). Šios sumas dažnai pamiršta įtraukti į sąmatą, ir vėliau klientas stebisi, kodėl atsirando papildomų sąskaitų. Aš visada primygtinai rekomenduoju susitarti dėl „all inclusive“ kainos.

Kas daro, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai reali grėsmė. Mes turime techninę pagalbą, bet jei sugenda variklis Vokietijos autobane, tai prarandame dieną. Geriausios kompanijos turi rezervinius vairuotojus arba partnerių tinklą, kuris gali perkrauti krovinį į kitą sunkvežimį. Nenuokryskite pigių pasiūlymų, kur sako, kad „viskas bus gerai“ – jei jie neturi techninės pagalbos, pasilikite kelyje.

Ar reikia rūpintis leidimais iškrovimai mieste?

Absoliučiai taip. Jei esate Londone, Birmingeme ar Mančesteryje, negalima tiesiog sustoti ant raudonųjų linijų ir pradėti iškrauti. Reikia kreiptis į savivaldybę dėl iškrovimosi leidimo (suspension of parking bays). Tai užtrunka kelias savaites, o ne minutes. Be to, jei neleisime, gausite baudą, o mums – sunkvežimį nuvaryti į impoundą (speciali aikštelė konfiskuotiems automobiliams).

Kaip sekti, kur yra krovinys?

Mes naudojame GPS sekimą, tačiau signalas pradingsta tunelyje arba kai vairuotojas ilsisi. Nereikia panikuoti, jei 4 valandas matoma ta pati vieta – gali būti, kad tiesiog stovi eilėje prie uosto arba turi poilsio laiką. Geriausia tiesiog paskambinti vadybininkui, o ne stebėti taškelį žemėlapyje kas 5 minutes.

Praktiniai patarimai: kaip išvengti suirimo

Kodėl reikia pažymėti dėžes?

Nes paskui jūsų buhalterė nužudys. Jei visos dėžės pilnos, o jos pažymėtos tik „1“, „2“, „3“, tai išsikraunant paversite biurą chaoso zona. Užrašykite, kas viduje: „Buhalterija“, „Vadovo kambarys“, „IT serveriai“. Tai sutaupo laiko ir nervų. Tiesiog pasirašykite storu markeriu ant kiekvienos pusės.

Kas daryti su baldais, kurie netilps į liftą?

Tai klasika. Didesnių biurų perkraustymas į UK dažnai susiduria su siaurais britų laiptais arba senais liftais. Reikia išmatuoti viską iš anksto. Kartais tenka išmontuoti stalus ar net sienas (jei tai yra laikinos). Žinokite, kad jei neįeina – neįeina. Jėga nieko nepadarai, be to, galiu sugadinti brangų baldą arba angą.

Ar verta parduoti senus baldus ir pirkti naujus Anglijoje?

Kartais taip. Jei turite senus, jau nulusenus biuro kėdes, jas vežti per visą Europą nėra logiška. JK yra daug „office clearance“ kompanijų, iš kurių galima nusipirkti naudotų, bet geros būklės baldų. Paskaičiuokite – kainos benzinas + darbo valandas + muitinę palyginti su kaina čia. Dažnai pirkti naują čia pigiau.

Kaip elgtis su jautria informacija?

Nenaudokite dėžių su permatomu plastiku, kurioje matosi dokumentai su konfidencialia informacija. Geriau juos supakuoti į nepermatomas dėžes ir užsegti plombomis. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, bet kelyje yra daug pašalinių žmonių – uostuose, sandėliuose. Saugumas – pirmiausia.

Ką daryti, jei naujasis biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai blogiausias scenarijus. Buvo atvejis, kai atvažiavome į Mančesterį, o ten dar džiūvo grindys ir nebuvo elektros. Ką daryti? Viską krauti į sandėlį laikinai, o tai kainuoja pinigus. Geriau susiderėti su savininkais, kad būtų bent laikinas priėjimas ir saugu palikti daiktus.

Ar jums reikia pagalbos išsikraunant?

Taip, jei norite, kad tai vyktų greitai. Mūsų komanda gali ne tik įvežti, bet ir išnešti į reikiamas vietas. Jei darbuotojai bandys tai daryti patys, tai užtruks tris kartus ilgiau, ir jie nusivils per pirmąją valandą. Palikite tai profesionalams, o savo žmones leiskite dirbti su kompiuteriais.

Kainos ir biudžetas: apie ką kalbama

Iš ko susidaro kaina?

Kaina susidaro iš atstumo, krovinio svorio/tūrio, kuro kainos (kuri šiuo metu kaip kokteilis), uosto mokesčių ir darbo užmokesčio vairuotojui/krautojams. Taip pat įeina draudimas. Biuro perkraustymas į UK nėra pigus malonumas, bet jei kas nors siūlo kainą perpus mažesnę nei rinkos, tai tikrai kažką slepia.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei esate lankstus su datomis – taip. Jei galite leisti mums paimti krovinią, kai mes jau ir taip važiuoame tu kryptimis (grįžtamas reisas), tai kaina gali būti žymiai mažesnė. Taip pat nuolaidos taikomos dideliems, nuo 50 m³ pradedant siuntimams. Bet nekalbėkite apie nuolaidas, jei reikia veži vieną kėdę – to neapsimoka.

Kokios yra papildomos paslaugos?

Pakavimas, išpakavimas, baldų surinkimas/išmontavimas, sandėliavimas abiejose pusėse, dežių nuoma. Viskas turi savo kainą. Dažnai klientai mano, kad „pakavimas“ yra kelių dėžių padėjimas, o tai yra kelių dienų darbas su medžiaga ir žmonėmis.

Kaip apmokėti paslaugas?

Įprasta yra 30-50% avansas, o likutį sumokėti atvykus į vietą arba prieš išvykstant (depozitas). Tai apsaugo tiek mus, tiek jus. Jei kas nors nepasirodo arba atšaukia paskutinę minutę, mes prarandame laiką ir pinigus. Geriausia susitarti dėl banko pervestos.

Ar kaina gali pasikeisti procese?

Gali, jei pasikeitė jūsų reikalavimai. Pavyzdžiui, pridėjote dar 20 dėžių paskutinę minutę arba reikia naudoti liftą su specialiu operatoriumi. Mes visada stengiamės įvertinti tiksliai, bet jei jūs keičiate sąlygas, keičiasi ir kaina. (Arba jei kuro kaina šuolis į viršų per naktį, tai irgi įtakoja galutinę sumą, nors mes stengiamės to daryti retai).

Pabaigos ir išvados: kas lieka po vargo

Kas nutinka po to, kai viskas iškraunama?

Tikriname sąrašus. Vairuotojas arba brigados viršininkas pasirašo perdavimo aktą. Jei ko nors trūksta arba yra sužalota – tai užrašoma ten. Negalima pasirašyti dokumentų, jei nepatikrinote, nes vėliau įrodyti, kad indas buvo sudaužytas ne jūsų kaltės, bus beveik neįmanoma.

Ar padedate su atliekų išvežimu?

Taip, galime susitvarkyti su pakuojimo atliekomis – dėžėmis, plėvele. Tai dažnai būna didelis kiekis, ir jei paliksite tai kieme, savivaldybė gali padaryti įspūdį. Geriau, kad mes tai išvežtume į perdirbimo centrą.

Kaip susisiekti, jei kyla klausimai kelionės metu?

Turite tiesioginį vadybininko numerį. Rašykite į „WhatsApp“ arba skambinkite. Mes ne būname miegoje, kol krovimas vyksta. Geriau klausti paprasčiausio klausimo, negu manyti, kad viskas aišku.

Ar atvežiate dėžes atgal?

Jei susitariant dėl dėžių nuomos, jas mes surenkame ir vežame atgal. Jei tai jūsų dėžės – jos lieka jums. Bet dažniausiai klientams patogiau išsinuomoti, nes nereikia galvoti, kur dėti 200 tusinų tuščių dėžių naujame biure.

Ar reikia įvertinti vairuotojui arba komandai?

Nebūtina, bet labai malonu. Jei vairuotojai padarė viską gerai, padėjo surinkti stalus ir nebuvo pykčio, arbūzų ar kavos puodelis visada vertinamas. Tai sukuria gerą atmosferą, o jei dar ką nors vežsite ateityje, jūsų bus laukiama su atvirais rankomis.

Ką daryti, jei radote žalą po išsikraunymo?

Skambinkite mums nedelsiant. Mes turime draudimo procedūrą. Reikės nufotografuoti žalą ir užpildyti prašymą. Negalima laukti savaitės, tada bus per vėlu. Draudikai mėgsta viską detaliai analizuoti, todėl kuo daugiau nuotraukų ir informacijos iš karto, tuo greičiau gausite kompensaciją.

Ar galima tikrai pasiekti „be streso“?

Tikrai be streso būna tik tada, kai tu nieko nedarai. Bet jei pasiruošiate gerai ir pasitikiate savo logistikos partneriu, streso lygį galima sumažinti iki minimumo. Biuro perkraustymas į UK yra sudėtingas procesas, bet su patirtimi jis t tiesiog darbo užduotis.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi tuo, kad sėdite naujame biure, gerate kavą ir laukiate pirmojo kliento. Kelias iki ten gali būti vingiuotas, su nenumatytais sustojimais ir dokumentų chaosu, bet rezultatas svarbiausias. Mano dviejų dešimtmetų patirtis rodo, kad geriausia gynyba nuo problemų yra detalus planavimas ir atviras pokalbis su pervežėjais. Nenaudokite pigių sprendimų, kur kainuoja jūsų nervai, ir viskas bus gerai.