Biuro perkraustymas į UK: duomenų ir įrangos saugumas – kas tikrai vyksta kelyje?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską. Nuo to, kaip musdavo vairuotojus su senais „Scania“ be kabinos kondicionierių, iki šių dienų, kai viskas turi būti „smart“ ir appse. Jeigu planuojate biuro perkraustymą į UK, tai ne vien tik dėžių įkėlimas į sunkvežimį. Dabar, po Brexito, tai visai kitas lygvis pykčio. Ypač kai kalbame apie jautrią įrangą, serverius ir tų visų duomenų, kurie serveryje sukasi, saugumą. Dažnai klientai galvoja, kad užsisako pervežimą kaip picerijoje – atėjo ir nuėjo, bet realybėje būna taip, kad vairuotojas stringa pasienyje su neteisingu CMR, o jūsų IT vadovas jau pradeda spręsti, kur dės savo galvą, jei dingsta serveris. Štai trumpai ir be reklamų, kaip tai veikia iš vidaus.

Bendri klausimai apie procesą ir kainą

Kiek laiko užtrunka tas biuro perkraustymas į UK?

Viskas priklauso nuo to, kur būna Jūsų biuras ir kur Lietuvoje jūs tiksliai stovite. Jei Vilniuje, tai į Londoną galima nusviesti per dvi dienas, jei nėra didelių spūsčių. Bet dažniausiai biuro perkraustymas į UK užtrunka maždaug tris-cetverias dienas, įskaitant pakavimą ir išpakavimą gale. Vien pervežimas pats savaime yra greitas, tačiau tų visų formalumų su muitinė dabar priverčia laukti. Paskutiniu metu Dovere eilės kartais būna tokios, kiekvienas mano, kad pasaulio pabaiga, taigi geriau įsiskaičiuoti laiko atsargą.

Ar kaina gali pasikeisti naktį?

Nemanau, kad aš kadaž nors būčiau matęs fiksuotą kainą, kuri būtų tokia pat po mėnesio. Degalai brangsta, keltų kainos šokinėja kaip kiaulės skerdykloje, o dar tas pasienio formalumas... Taip, kaina gali pasikeisti. Patarčiau nekreipti dėmesio į tą kainą, kurią matote sename pasiūlyme, jeigu jums liko trys dienos iki išvykimo. Geriau klausti dėl galimų priedų už ilgą laukimą terminaluose.

Ką reiškia tą CMR draudimas?

CMR tai yra kaip jūsų bilietas į saugumą, bet dažnai žmonės jo supranta neteisingai. Jis nedengia visko vienodu būdu. Pvz., jeigu vairuotojas uždaro krovinią prastai ir lietus užlieja jūsų serverius, draudimas gali atmesti atsakomybę, nes buvo pažeista pakavimo taisyklė. Biuro perkraustymas į UK būtina apdrausti papildomai, ypač jei vežate brangią techniką. Neapsikentkite ant to standartinio, jis ten labai mažas.

Ar jums reikia vizualiai įvertinti kiekvieną dalyką?

Būtų idealu, jei atvyktume ir viską pamatytume. Bet realybėje dažniausiai klientai siunčia nuotraukas ar video per „WhatsApp“. Esu matęs situacijų, kai klientas sako: „ai, turiu keturias dėžes“, o atvyksta ir pamatome dešimt didelių konteinerių su popieriumi. Todėl kiekviena vizualinė apžiūra padeda išvengti to, kad sunkvežimis tiesiog netilps.

Kodėl kai kurios firmos siūlo neįtikėtinai mažas kainas?

Jei jums kažkas pasako, kad veš jūsų pilną biurą į Britanija už kainą, už kurią nusipirktumite dviračią, bėkite. Tai arba jie neturi draudimo, arba važiuos be poilsio, arba kraus viską į vieną didelę krepšį be užkėlimo. Girdėjau istorijų, kai tokių „pigų“ firmų vairuotojai tiesiog išsijungdavo telefonus ir dingdavo savaitę su kroviniu. Neklausote, kodėl pigu, klauskite, kas bus, kai sugedus sunkvežimiui reikės iškrauti ir perkrauti.

Ar galima pasirašyti sutartį lietuviškai?

Žinoma, mes kalbame lietuviškai, rašome lietuviškai. Bet viskas susiję su pervežimu paprastai būna dvikalbiai, nes jeigu kils problemų UK pusėje, jų teismai nekalbos lietuviškai. Taigi, sutarties esmė lietuviška, bet techniniai dalykai – angliškai arba vokiškai, priklausomai nuo to, kur įmonė registruota. Nesuklyskite, dokumentai čia svarbiau nei pažadai.

Technika, serveriai ir duomenų saugumas

Kaip supakuoti serverį, kad neišsirtų?

Tai, kas man visada kelia didžiausią baimę. Serveris – tai ne lova su kūdikiu. Jis turi judėti viduje (o ne, kad stovėtų). Reikia specialių antistatinių dėžių. kartais netgi reikia tų „paddle“ padėklų. Dar geriau, jeigu galite jį išjungti ir išmontuoti dalį detalių. Biuro perkraustymas į UK su veikiančiu serveriu yra didelė rizika, jeigu vairuotojas staigiai stabdo arba vairuoja per griovelius (ir UK keliai... nu, ten ne visur asfalte lygu).

Ar duomenys bus saugūs kelyje?

Duomenys – tai ne fizinis dalykas, juos ne pavogsite kaip monitorių. Bet jeigu serveris sužūva dėl to, kad jį purentė, tai duomenų nebeparsisiųsite. Todėl visada rekomenduoju daryti pilną atsarginę kopiją (backup) prieš išsirūpinant pervežimo paslaugas. Nežinau, kaip vairuotojas elgsis kelyje, gali būti, kad jis tiesiog pamiršs uždaryti langus degant.

Ar vairuotojai moka elgtis su įranga?

Esu girdėjęs, kaip vienas vairuotojas bandė pajudinti serveria spaudžiant jo korpusą... tiesiog siaubas. Dauguma vairuotojai yra geri specialistai savo darbe, bet jie ne IT inžinieriai. Jie nežino, kur yra jautrus jungiklis. Jeigu turite labai brangios įrangos, geriau, jei jos montavimą ar išmontavimą atlieka jūsų žmogus, o mums palikite fizinį pernešimą.

Kas dėl monitorių – jie gi labai trapūs?

Monitoriai tai yra blogiausias košmaras. Juos reikia laikyti stovėjimo padėtyje (vertikaliai), ne gulėti ant ekranų. Turi būti specialios putos, skydeliai tarp jų. Kartais klientai sako: „o, jis stovi ant stalo, nukrausime“. Ne, nenukrausime. Uždėkite ant stalo šokinėdami – o taip ir bus kelyje. (Arba bent jau taip jaučiasi sunkvežimys).

Ar reikia šaldytuvo serveriams?

Dažnai klientai klausia apie šaldytuvus serveriams. Paprastai jums nereikia jokių specifinių vagonų, nebent kalbame apie didelius duomenų centrus. Standartinis konteineris tinka, jeigu nėra didelių temperatūrų skirtumų. Bet tiesa, kai vairuotojas pristabdo pietų metui ir užsidaro kabina vasarą, viduje gali užvirinti vynas. Taigi, geriau numatyti, kad oras gali būti karštas.

Kas jeigu dingsta vienas kompiuteris?

Jeigu dings, tai bus blogai. Mes viską užregistruojame inventoriaus sąraše (packing list). Kiekviena dėžė turi numerį. Jeigu atvykstate į Londoną ir ko nors trūksta, skambinate mums. Mes tikriname, ar viskas buvo įkrauta. Bet jeigu dingo kelyje... tai turime draudimą. Tačiau tikiuosi, kad niekur nedings, nes tada reikia rašyti pranešimus policijai, o angliškai rašyti ne visiems mėgsta.

Muitinė, dokumentai ir „Brexit“ chaosas

Ar reikia EORI numerio?

Taip, dabar be EORI numerio nepraeisite. Nereikia jo tik tada, jei vežate asmeninius daiktus, bet jei tai verslo įranga, tai privaloma. Pasižymėkite jį savo telefone arba rašte, nes muitininkai Dovere mėgsta klausinėti apie tai kažkur 3 ryto. Biuro perkraustymas į UK be dokumentų yra tiesiog neįsivaizduojamas dabar.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jums jis reikalingas?

T1 tai yra tranzito deklaracija, kuri leidžia kroviniui judėti per Europą (jeigu važiuojate per kitas šalis) į UK neapmokestinant. Jeigu tiesiog važiuojate iš Lietuvos į UK, galbūt užteks eksporto deklaracijos iš Lietuvos. Nemanau, kad verta jums gilintis į tas procedūras, tai mūsų brokerų reikalas. Tiesa, kartais mes patys užstrigam su tuo, kas yra kas, bet susitvarkome.

Kiek laiko užtrunka muitinės patikra?

Gali būti 5 minutes, gali būti 3 dienas. Yra buvę atvejų, kai sulaikė sunkvežimį, nes buvo įtartinas krumpliaračio pavadinimas sąraše. Jeigu turite elektroninę įrangą, geriau tiksliai parašyti, kas tai yra, ne „elektronika“ išvis. Kuo aiškiau, tuo greičiau. Muitininkai turi savo dienas, kai jie nori tikrinti viską iki smulkmenos.

Ar mokėti PVM importuojant į UK?

Jei jūsų įmonė jau registruota UK kaip mokėtoja, tuomet galite naudotis savo numeriu. Jei ne, tada reikės mokėti importo mokestį ir PVM pasienyje arba per savo brokerį. Geriau tai sužinoti iš savo buhalterio prieš išvykdami, nes pinigai gali būti nemaži, jeigu įranga brangi.

Kas dėl draudimo muitinės zonoje?

Standartinis draudimas ne visada apima laiką, kai kroviniu dar „žaidžia“ muitininkai arba jis stovi sandėliuke laukiant patikros. Reikia pasitikrinti sąlygas arba pasidaryti „cargo“ draudimą, kuris dengia ir tą laikotarpį. Nėra smagu girdėti, kad tavo dalykai gulėjo koridoriuje ir kas nors užkliuvo.

Ar galima vežti naudotus kompiuterius be mokesčių?

Jei tai verslo turimas turtas, kuris perkraustomas, tai taip, galima kaip laikiną įvedimą (Temporary Admission) arba tiesiog kaip perkėlimą tarp padalinių. Reikia įrodymų, kad tai buvo naudojama Lietuvoje. Neišmeskite senų faktūrų, gali tekti parodyti.

Organizaciniai ir „žmogiški“ dalykai

Ar vairuotojai padės supakuoti?

Paprastai ne. Mes atvykstame pakrauti. Jeigu reikia pakavimo darbų, tai reikia tartis iš anksto, kad atvyktų kita komanda. Vairuotojas nori užkrauti ir važiuoti, jis ne nori daryt kibiro darbo penkias valandas. Nors kartais, jei labai prašote ir užduodate alaus (o dabar gi negalima), gali padėti su dėžėmis.

Ar reikia iš anksto užsakyti vietos keltuose?

Absoliučiai taip. Jeigu bandysite važiuoti „be bilieto“ į keltą Dovere arba Eurotuneliu, galite likti stovėti kelias valandas (arba ir naktį). Biuro perkraustymas į UK reikalauja detalaus plano. Reikia žinoti lygį, svorį, kadangi jeigu pametote matavimus, nepriims.

Kas vyksta, jei vairuotojas susirga kelyje?

Tokia situacija buvą prieš metus. Vairuotojas užstrigo Belgijoje su karščiavimu. Teko rasti backupą, traukti kitą vairuotoją iš Lietuvos. Tai uždelsia pervežimą tikrai. Pasiruoškite, kad gamta ar sveikata gali sužaloti planus. Mes tada stengiamės pranešti kiek įmanoma greičiau, bet ne visada įmanoma iškart rasti pakeitimą.

Ar reikia mokėti už pietus vairuotojui?

Europos Sąjungoje ir dabar UK yra taisyklės dėl poilsio laiko. Vairuotojai turi ilsėtis. Jūsų nebijokit, jie moka patys už savo maistą. Bet jei užstrigsite dėl to, kad jums nebeina pakrauti, ir vairuotojas priverstas laukti, tuomet gali kilti klausimas dėl laukimo apmokėjimo. Planuokite laiką.

Ką daryti su senais dokumentais?

Jeigu juos išmesite, tai išmesite. Jeigu vežate, tai supakuokite į dėžes. Svarbu, kad dėžės nebūtų permestos, nes popierius sugeria drgmę (o UK yra drėgna). Jeigu tai konfidencialūs dokumentai, geriau susirasti specialią įmonę, kuri juos sunaikina Lietuvoje, nei vežti šiukšlių per jūrą.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS. Mes galime atsiųsti nuorodą, kur matote, kur dabar yra mašina. Kartais signalas dingsta tuneliuose arba kai vairuotojas užmiršta įjungti. Bet dažniausiai matote, kad jis stovi prie kažkokia parduotuvės arba vazyja per A2 kelią.

Ar įmanoma atvežti ir įrengti viską per savaitgalį?

įmanoma, bet tai bus labai intensyvu. Reikia, kad jūsų biuras UK būtų paruoštas (liftas veiktų, raktai būtų). Jeigu atvyksite sekmadienį ir bus uždarytas verslo centras, tai liksite gatvėje. Geriau nebandyti taip spaustis, išskyrus atvejus, kai viskas suorganizuota iš anksto iki pašto dėžutės raktų.

Ar verta rūpintis keltuvu vietoje?

Jei biure yra didelės spintos ar serveriai, kurie netilpės į liftą, tai taip. Reikia tartis su pastato administracija dėl leidimo naudotis išore esančiu keltuvu. Kartais reikia vietinės svetainės (kelių) uždarymo leidimo. Tai visai įmanoma, bet reikia laiko.

Kas dėl to, kad UK vairuoja kairėje pusėje?

Tai nepadaro pervežimo sudėtingesniu, tiesiog vairuotojai turi įprotį. Bet kai atvykstate prie Jūsų biuro, reikia žiūrėti, kur įvažiuoti. Kartais vairuotojas, nusipręstas, važiuoja į „Exit“ vietoj „Entrance“. Tarkim jam, kur važiuoti, nes jis nežino vietovės.

Išvada

Taip, biuro perkraustymas į UK nėra lengvas reikalas, ypač kai susiduria su technologijomis ir dokumentais. Iš 20 metų patirties galiu pasakyti, kad viskas priklauso nuo pasiruošimo. Ne tik nuo to, kiek mokėsite, bet ir nuo to, kaip tiksliai suruošiate inventorių ir duomenų kopijas. Neklauskite tų, kurie sako, kad „viskas bus gerai“ – patikrinkite du kartus draudimą ir dokumentus. O jeigu kils abejonių dėl kelių ar vairuotojų tiesiog skambinkite man, nors aš ir taip dažnai būnu užsiėmęs. Sėkmės persikraustant, ir tikimės, kad jūsų serveriai liks sausų.