Biuro perkraustymas į UK be trikdžių: išsamus vadovas

Sveiki, taigi, planuojate biuro perkraustymas į UK. Esu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų – maždaug nuo tada, kai Lietuva įstojo į ES, ir tų kelionių per Lamanšą yra buvę begalės. Žinau, kad tai atrodo kaip siaubingai sudėtingas procesas, pilnas dokumentų ir nerimo, bet iš tikrųjų viskas gali vykti gana sklandžiai, jei žinai, į kur kišti galvą. Dažniausiai klientams būna bėda ne su paties transporto organizavimu, o su detalemis, kurias pamiršta arba jas numano per vėlai. Štai jums mano, šiek tiek chaosu permintas, bet labai praktinis vadovas, kaip nusivežti savo verslį už Didžiosios Britanijos ribų be nereikalingo streso.

Pradinis chaosas ir planavimas

Kiek laiko užtruks biuro perkraustymas į UK, jei viskas gerai?

Tai labai dažnas klausimas. Žiūrėkite, įprastas biuro perkraustymas į UK su visais reikalavimais trunka apie 3–5 savaites nuo tada, kai pasirašote sutartį, iki pat iškrovos Londono ar Mančesterio centre. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir ar reikia specialios prieigos prieigos leidimų (pavyzdžiui, Londone yra vietų, kur sunkvežimis gali važiuoti tik naktį). Esu matęs atvejus, kai viskas įvyko per savaitę, bet tai tada, kai klientas buvo visiškai pasiruošęs ir turėjo visus muitinės dokumentus iš anksto.

Ar tikrai reikalingas detalus inventoriaus sąrašas, ar galiu „bent apytiksliai“?

Nebent norite prasidirbti su britų muitinės (HMRC) pareigūnais. Jiems neįdomu, kad „turite keletą stalų“. Jiems reikia žinoti, kokio medžiagos stalas, koks jo serijinis numeris (jei yra) ir kokia jo pradinė vertė. Biuro perkraustymas į UK reikalauja labai tikslios informacijos, nes dabar, po Bresto, jie tikrina kruopščiau nei anksčiau. Vieną kartą klientas bandė įrašyti „biuro įrangą“ viena eilute, ir buvome sustabdyti sienoje porai dienų, kol viską išskaidrėme. Geriau praleisti dieną rašant sąrašą, nei sėdėti sandėliu.

Kiek maždaug kainuos toks reikalas, jei be jokių ypatingų „porų“?

Kainos labai svyruoja, bet žiūrėkite... jei kalbame apie vidutinį biurą (pavyzdžiui, 10–15 darbo vietų), tai turėtumėte numatyti biudžetą nuo 2500 iki 4000 eurų. Tai įskaitant pakavimą, vežimą ir iškrovą. Biuro perkraustymas į UK brangesnis nei į Vokietiją dėl keltų ir papildomų administracinių mokesčių. Dar pridėkite degalų mokesčius, kurie Didžiojoje Britanijoje irgi ne maži. Viskos tikslios kainos negaliu pasakyti, kol nepamatysiu, kiek daugiausiai turite sunkių metalinių seifų – jie kainuoja brangiau.

Ar galima pasiekti, kad vairuotojai padėtų supakuoti?

Taip, šiuolaikiniai biuro perkraustymas į UK pasiūlymai dažnai įtraukia ir „packing service“ – tai yra, mūsų komanda atvyksta, viską išmontuoja, sumuša į dėžes. Tikrai rekomenduoju tai, jei turite daug smulkių daiktų – popieriaus, raštinės reikmenų, buitinės technikos. Vieną kartą bandėme vežti neįpakuotus kompiuterius – laimė, kad viskas atvyko sveika, bet nervų praradome daug. Geriau mokėti už dėžes ir juos užpildančius žmones, nei vėliau šokti dėl sulūžusio serverio.

O jei aš noriu visiškai atsitikus? T.y. tik vežti?

Galima, bet tuomet tu atsakeni už tai, kad tavo monitoriai nenukrito nuo stalčiaus. Kai mes atvykstame pakrauti, o ten visas chaosas – stovinės kėdės ant stalų, viskas kasama – tai vairuotojai gali tiesiog atsisakyti krauti, nes bijo sugadinti daiktus. Biuro perkraustymas į UK nėra tas momentas, kai reikia taupyti ant darbo jėgos, jei pats nesi pakavimo ekspertas.

Ar reikia kažkaip specialiai pažymėti dėžes?

Būtina. Turite padaryti ne tik ant dėžės parašyti „knygos“, bet ir nurodyti, iš kurio kabineto tai keliauja. Pvz., „Direktoriaus kabinetas, stalčius Nr. 3“. Tai labai pagreitina iškrovą naujoje vietoje UK. Be to, jei dėžė ypač sunki, užsirašyk „SUNKIAI“. Niekas nenori, kad darbuotojas susirgus nugarą perkeldamas 30 kilogramų svorio dėžę su spaudine.

Muitinė, dokumentai ir Brexit siaubas

Kas dabar vyksta su muitine, po to kai UK išėjo iš ES?

Tai didžiausias galvos skausmas. Anksčiau buvo tiesiog – užsirašai TIR knygelę ir važiuoji. Dabar biuro perkraustymas į UK reikalauja, kad įmonė turėtų EORI numerį (Jungtinės Karalystės) ir atliktų importo deklaraciją. Jei esate registruota Lietuvoje įmonė, kuri perkrausto savo nuosavybę į savo filialą UK, dažnai tai galima padaryti be PVM mokėjimo (intra-community supply ar panašios procedūros), bet viskas turi būti dokumentuota kaip „Transfer of own goods“. Reikia manyti, kad britų muitinė dabar yra griežtesnė nei buvo.

Ar man reikia muitinės brokerio, ar galiu pats?

Techniškai gali pats, jei turi nemažai laisvo laiko ir nori susipažinti su britų muitinės portalais (CHIEF arba naujuoju CDS). Biuro perkraustymas į UK be brokerio yra kaip loterija – gali pavykti, bet jei padarysi klaidą kode (pvz., nurodysi naują daiktą kaip naudotą), gausi didelę baudą arba pristabdysi siuntą. Mūsų patirtis rodo, kad 95% atvejų klientams tikrai reikalingas brokerio pagalba. Jie moka už tai, kad jų nereikėtų kalbėtis su pareigūnais.

Kokius dokumentus tikrai reikia paruošti?

Sąrašas nėra trumpas. Reikės: komercinės faktūros (jei perkate naujų daiktų), inventoriaus sąrašo su vertėmis, transporto sutarties, EORI numerio, draudimo poliso. Jei daiktai yra naudoti, reikia įrodymo, kad jie buvo naudojami jūsų įmonės veikloje ne mažiau kaip 6 mėnesius. Tai svarbu, kadangi naudotiems turtą importuoti į UK galima taikyti lengvatas. Biuro perkraustymas į UK be šių popierių yra tiesiog neįmanomas legaliai.

Kas daryti, jei pamečiu kurį nors dokumentą kelionės metu?

Nebijokite, šitos situacijos įvyksta. Vieną kartą vairuotojas paliko TIR dokumentą Lietuvoje (kaip tai įvyko, nežinau iki šiol). Teko skambinti brokeriui ir daryti viską iš naujo elektroniniu būdu. Biuro perkraustymas į UK gali šiek tiek pavėluoti, bet jei turite gerą brokerį, jis gali išrašyti „Emergency Declaration“. Tai kainuoja brangiau, bet išgelbsti nuo to, kad sunkvežimis stovėtų prie sienos savaitę.

Ar turiu mokėti PVM (VAT) importuodamas biuro įrangą?

Jei tai yra naudojamas turtas, kurį perkelsite į savo UK filialą, dažniausiai galite taikyti nulinį PVM tarifą (Reverse Charge procedūra), jei pateikiate teisingus dokumentus apie turto perleidimą. Bet čia aš ne tikras 100%, nes taisyklės pasikeitė praėjusių metų pradžioje (arba gal prieš metus?). Geriausia pasikonsultuoti su savo buhalteriu UK arba brokeriu. Biuro perkraustymas į UK su naujais daiktais visada reiškia 20% PVM mokėjimą importo metu.

Ar galiu įvežti alkoholinių gėrimų iš biuro baro?

Galima, bet tai bus apmokestinta kaip prekė. Nėra jokių lengvatų „biuro reikmėms“. Jei turite biure „baro kampelį“ su degtine ar vynui, tai turi deklaruoti kaip alkoholį ir mokėti akcizus. Biuro perkraustymas į UK nėra proga įvežti pigesnį alkoholį draugui, britai tai tikrina labai gerai.

Kas yra „Safety and Security“ deklaracija?

Tai dar vienas naujumas po Bresto. Turime pateikti duomenis apie tai, kas veža, kas siuntėjas ir kas gavėjas (Entry Summary Declaration – ENS). Jei nepateiksite šios deklaracijos prieš atvykstant į UK, sunkvežimis nebus įleistas. Biuro perkraustymas į UK dabar yra ne tik fizinis darbas, bet ir didelis kiekis elektroninio rašymo.

Logistika, keliai ir realus gyvenimas

Ką daryti, jei naujieji biuro rūmai UK centre turi tik „Loading bay“?

Tai būna dažna Londono problema. Reikia gauti specialų leidimą iš miesto savivaldybės arba pastato administracijos. Biuro perkraustymas į UK centrą reikalauja detalaus planavimo – kartais tenka įvežti daiktus naktį, nes dieną negalima stovėti sunkvežimio. Buvome atvejų, kai teko perkrauti į mažesnį sunkvežimį (7.5t) prie miesto ribų, nes 18 tonų mašina tiesiog negalėjo įvažiuoti į gatvę. Apie tai reikia galvoti iš anksto.

Ar saugu vežti serverius ir duomenų laikmenas?

Rekomenduoju juos vežti ne sunkvežimyje su baldais, o atskirai, mažesnėje mašinoje arba su specialiu apsaugos vairuotoju. Biuro perkraustymas į UK gali sukelti vibraciją, kuri nepakenks stalams, bet gali sugadinti standžiuosius diskus. Be to, duomenys yra brangesni už fizinę techniką. Dažnai klientai patys pasemia „duomenų lagaminą“ ir skrenda juo lėktuvu.

Kas atsitinka, jei sunkvežimis sulūžta pusiaukelėje?

Turiu draugų vadybininkų, kurie sako, kad tai jų košmaris. Bet realybėje, jeigu dirbate su rimta kompanija, jie turi pagalbinę techniką arba partnerius visoje Europoje. Vieną kartą mums užgeso variklis Vokietijoje (aukštupio buvo, žiūrėk). Per valandą atvažiavo kitas sunkvežimis, perkrautė krovinius ir važiavo toliau. Biuro perkraustymas į UK su profesionaliomis firmomis yra apdraustas nuo suchnibių.

Ar galima sekti, kur mano daiktai yra realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS sekimą. Mes galime atsiųsti nuorodą, kurioje matote, kur mašina stovi arba kaip greitai važiuoja. Bet žiūrėkite, kartais signalas pradingsta tuneliuose arba kai vairuotojas ilsisi. Biuro perkraustymas į UK ne visada yra tokia gladiatorių kova, kad reikia žiūrėti į ekraną kas 5 minutes. Dažniausiai viskas vyksta pagal planą.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nenaudosiu?

Geriau juos palikti čia arba atiduoti labdaringai nešiojant. Vežti nereikalingus senus stalus į UK nėra jokia nauda – tik svorio mokėsite. Biuro perkraustymas į UK turi būti apie naują pradžią, ne apie seniukų muziejų. Vienas klientas bandė vežti 20 metų senumo sofą, kurią nuplėšė šuniukai, sakė „sentimentali vertė“. Ji atvyko, sugriuvusi, ir teko mokėti už jos išvežimą iš Londono.

Ar turiu drausti krovinius?

Būtina. Nors mūsų vairuotojai yra profesionalūs, kelyje gali atsitikti bet kas – nuo avarijos iki uosto striko. Biuro perkraustymas į UK įtraukia draudimą pagal CMR konvenciją, bet jo apims (apie 10-11 SDR/kg) retai užtenka padengti brangų IT įrangą. Turėtumėte pasidaryti papildomą „All Risk“ draudimą visoms prekėms. Geriau sausuokite, kad negaila.

Kaip elgtis su parkavimu prie naujo biuro UK?

Jei nėra specialios aikštelės, reikės užimti vietą gatvėje. Londone ar Birmingeme tai gali kainuoti milžiniškas pinigus (Congestion Charge, ULEZ ir t.t.), arba gautite baudą, jei neužsirašysite. Biuro perkraustymas į UK reikalauja, kad vietos vadovas iš anksto patikrintų, ar reikia rezervuoti vietos „yellow lines“.

Ar galiu įsivežti asmeninį automobilį kartu su biuro daiktais?

Techniškai - galima, jei yra vietos. Bet tada tas automobilis turi būti deklaruojamas kaip importuojamas transporto priemonė, reikės mokėti muito importavimo mokesčius ir PVM pagal vertę. Biuro perkraustymas į UK nėra pigus būdas įvežti savo seną „BMW“, nors kai kas bando taip padaryti. Muitinės žino šiuos triukus.

Problemos ir „nepatogūs“ dalykai

Kas daryti, jei įmonė, kurioje pirku paslaugas, pasirodė „kišenių imdytojos“?

Būkite atsargūs, jei kaina per maža. Yra firmų, kurios pasako „1000 eurų viskam“, o paskui atvyksta į Doverį, sako, kad muitinės mokesčiai neįskaičiuoti ir reikalauja dar 2000. Biuro perkraustymas į UK turi būti sutartyje detaliai aprašytas – kas įskaičiuota, o kas ne. Jei sutartyje rašo „iki 1000 kg“, o turite 5000 kg, jūsų laukia nemalonumas. Visada skaitykite smulkmenas.

Ar galiu pasitikėti vairuotoju savo daiktų atžvilgiu?

Dauguma vairuotojų – geri vaikinai, kurie dirba sunkiai. Bet jie ne jūsų biuro darbuotojai. Žiūrėkite, kartais jie gali būti pavargę, o kai kurie (nepasakysiu iš kurios šalies) gali būti šiek tiek... nežiūrėti į smulkmenas. Biuro perkraustymas į UK yra verslas. Geriausia, jei gavėjo pusėje yra kas nors, kas prižiūri iškrovą, o vairuotojas tik duoda dėžes. Neliudokite, kad vairuotojas vienas paliktų siuntas prie angliško namo durų be stebėjimo.

Kaip elgtis, jei biuro daiktai atvykta sužaloti?

Skubiai fotografuokite pažeidimus dar prieš sunkvežimį išvažiuojant. Nerašykite pranešimo vėliau, nes niekas nepasakys, kad ne vairuotojas tai sulaužė važiuodamas pro kelio ženklus. Biuro perkraustymas į UK su draudimu leis jums padaryti „claim“ (draudimo reikalavimą), bet be įrodymų – be jokių pinigų. Buvau atvejo, kai klientas pasakė „viskas blogai“ tik po savaitės – per vėlu buvo.

Ar teisinga, kad kai kurios firmos vemia daiktus tarp sandėlių?

Taip, tai yra blogoji praktika, vadinama „cross-docking“. Jie surinko jūsų daiktus, nuvežė į tarpinį sandėlį Lietuvoje, paskui į kitą Lenkijoje, o tik paskui į UK. Biuro perkraustymas į UK turi būti tiesesnis. Kiekvienas perkrovimas padidina sugadinimo riziką. Klauskite tiesiogiai: „Ar tai bus tiesioginis vežimas arba kiek kartų bus krauta?“

Ar galima susiderėti dėl mokėjimo atidėlio?

Nėra praktiška. Mūsų srityje, kai kalbame apie biuro perkraustymas į UK, dažniausiai reikalaujama 50% avanso, o likutį – gavus prekes arba prieš išvežimą. Niekas neisiųs sunkvežimio be užmokesčio. Jei kas pasiūlo „mokėk po mėnesio, kai nusistatysite biurą“, tai tikriausiai sukčiai arba jie patys neturi pinigų degalams.

O dėl tų vairuotojų kalbos? Ar jie supras, ko aš noriu?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai bent jau baziniu lygmeniu, o su Didžiąja Britanija dirbantys – geriau. Biuro perkraustymas į UK susideda ne iš ilgų pokalbių apie orą, o iš komandų „kairėn“, „dešinėn“, „pirmyn“. Tačiau sudėtingesniems nurodymams apie IT įrangą geriau turėtumete savo koordinatorių, kuris lietuviškai pasakytų vairuotojui, kas ir kaip daryti.

Kaip sužinoti, ar įmonė yra patikima?

Pažiūrėkite, ne tik į gražią svetainę. Ieškokite atsiliepimų „Google Maps“ arba „Trustpilot“. Jei matote daug raudonų (blogų) atsiliepimų apie dingusius daiktus – bėkite. Biuro perkraustymas į UK yra rizikingas užsiėmimas patikimiems, o apgavikams – laukiamybija uždirbti ant jūsų baimės.

Ar verta rūpintis dėžių utilizavimu UK?

Taip, dauguma firmų tai siūlo kaip papildomą paslaugą. Jums tikrai nebus smagu iškrauti 50 dėžių ir tada galvoti, kur jas dėti lietuviškame biure Londone. Biuro perkraustymas į UK paslaugos pakete dažnai įeina ir „unpacking“ bei dėžių išvežimas. Tai sutaupo daug vietos ir nervų.

Ką daryti, jei atvykstant paaiškėja, kad durys per mažos?

Tai klasika. Planuojate biuro perkraustymas į UK, matote brangų sofą, bet pamirštate išmatuoti liftą ar laiptų plotį. Tada reikia arba išmontuoti sofą (kas kainuoja), arba įvežti pro langą (kas dar brangiau). Matavimai yra svarbiausias dalykas, kurį daro ne klientas, o mūsų matuotojas iš anksto.

Ar galiu vežti pavojingas medžiagas (pavyzdžiui, dažus, chemija)?

Įvežti chemikalus į UK gana sudėtinga, reikia specialių leidimų (MSDS dokumentai). Biuro perkraustymas į UK paprastai neapima pavojingų krovinių (ADR). Jei turite biure sandėliuką su tokiomis medžiagomis, geriau jas atsisakyti čia arba vežti specialiu transportu, o ne kartu su kompiuteriais.

Galų gale, kada geriausia viską pradėti?

Jei galite, pradėkite planuoti mažiausiai prieš 2 mėnesius. Turiu omenyje, kad biuro perkraustymas į UK yra kaip šachmatų partija – reikia įvertinti kiekvieną ėjimą. Jei pradėsite planuoti savaitę prieš išvykstant, tikrai bus brangiau ir stresingesnis.

Išvada

Taigi, biuro perkraustymas į UK nėra jokia neišsprendžiama užduotis, tačiau ji reikalauja kantrybės ir detalaus planavimo. Dirbu šitoje srityje jau ilgiau nei dauguma jūsų esate susituokę, ir galiu pasakyti – geriausia gynyba yra informacija. Neikite pigiausiu keliu, jei nenorite gauti didžiausio galvos skausmo. Pasirūpinkite dokumentais iš anksto, pasiklauskite brokerio (nepamirškite apie tą EORI numerį!) ir tikrai tikrinkite, ar vairuotojai žino, ką veža. Sėkmės jūsų naujam verslui Anglijoje, tik tespėja tas kelias būna kuo lygesnis.