Biuro perkraustymas į Londoną užtikrina sėkmę: logistiko veterano pamokos

Taigi, nusprendėte kilstelti verslą už Lietuvos ribų? Gerai, sužinojau. Biuro perkraustymas į Londoną yra tas dalykas, kuris atrodo kaip paprasta logistika, tačiau paverčia jūsų gyvenimą košmaru, jei nežinote detalių. Aš šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo prarastų konteinerių iki to, kad klientai pamiršdami mokėti mokesčius uoste. Kadangi Londonas – tai ne tik Didžioji Britanija, bet ir visiškai kita sąžiningo žaidimo lygmenis po Brexit, reikia žinoti, ką veikti. Kadangi biuro perkraustymas į Londoną yra sudėtingas procesas, reikia rūpintis kiekvienu detaliu. Štai trumpas vadovas, kaip tai padaryti taip, kad perkraustymas būtų sėkmę užtikrinantis žingsnis, o ne bankrotas.

Dokumentai ir Britanijos „naujosios tvarkos“ painiava

Ar tikrai reikia muitinės deklaracijos perkraunant biurą?

Žiūrėk, po „Brexit“ viskas pasikeitė. Anksčiau buvo lengviau – įvažiavai ir važiuoji. Dabar biuro perkraustymas į Londoną be muitinės deklaracijos yra tiesiog neįmanomas, net jei tai tik jūsų asmeniniai daiktai ar įrangos dalys. Jums reikės eksporto deklaracijos iš Lietuvos pusės ir importo deklaracijos Jungtinėje Karalystėje. Be to, viską reikia padaryti prieš krovinį išvežant, o ne kai jis jau stovi pasienyje. Daugelis klientų man klausia, ar negalima „praslysti“, bet tikrai negalima – britai dabar labai griežtai tikrina kiekvieną popierių.

Kas daryti su PVM mokesčiais ir mūsų VAT numeriu?

Tai yra viena sudėtingiausių dalių. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, biuro perkraustymas į Londoną gali būti apmokestinamas kaip prekių tiekimas arba laikinasis įvežimas. Aš nėra muilų accountantas, bet iš patirties žinau, kad blogai užpildytas dokumentas gali sukelti didelių bėdų. Reikėtų pasikonsultuoti su savo buhalteriu dėl „reverse charge“ mechanizmo. Jei neužpildysite teisingai VM1 formos, gali tekti mokėti PVM JK, o grąžinti pinigus iš jų biurokratijos – tai yra darbas kelias savaites.

Kiek laiko trunka muitinės patikra uoste?

Paprastai tai trunka nuo kelių valandų iki kelių dienų. Viskas priklauso nuo to, ar jūsų vairuotojas turi visus dokumentus paruoštas iš anksto. Buvo atvejis, kai vienas klientas nenumatė, kad jo krovinys turi medžiagų, kurios reikalauja papildomo sertifikato, ir mes stovėjome Folkstono tunelyje beveik dvi dienas. Biuro perkraustymas į Londoną tokiu atveju virsta nuostoliu, nes vairuotojo laikas ir stovėjimas moka brangiai. Geriausia visus sertifikatus atsiųsti brokeriui dar prieš kelionę prasidedant.

Ar galima vežti naudotą techniką be mokesčių?

Galima, bet sąlygos yra griežtos. Technika turi būti naudota mažiausiai 6 mėnesius ir ji turi atrodyti naudota (ne dėžėse!). Biuro perkraustymas į Londoną dažnai apima kompiuterius, serverius ir biuro baldus. JK muitinės sistema leidžia įvežti tokius daiktus „Transfer of Residence“ arba kompanijos perkėlimo atveju be muito ir PVM, jei pateiksite inventorizą su vertėmis ir pirkimo sutartimis. Bet jei bandysite įvežti naujus „iPhonus“ dėžėse – jums mokesčius skaičiuos.

Kas tas EORI numeris ir kur jį gauti?

EORI numeris – tai jūsų ID, kuris leidžia judėti krovinius po ES ir JK ribų. Be jo jūsų krovinys nebuvo išleistas iš Lietuvos. Jei jo neturite, biuro perkraustymas į Londoną sustos pačiame pradžioje. Lietuvoje jį išduoda Muitinės departamentas nemokamai, tai trunka vos keletą dienų. Nereikia jų bijoti, užpildymas yra paprastas, bet būtinai patikrinkite, ar numeris aktyvius prieš važiuojant. Vieną kartą teko laukti, kol klientas vėl kėlė paraišką, nes sistema „užstrigo“.

Ar reikia eksporto licencijos biuro įrangai?

Dažniausiai nereikia, jei tai ne speciali technologija. Bet jei vežate duomenų saugojimo serverius su stipriu šifravimu ar tam tikras specialistines programas, gali tekti gauti leidimą iš Žinios apie ginklus kontrolės departamento (tikrai retai, bet įmanoma). Biuro perkraustymas į Londoną turi būti legalus ir saugus. Geriau vieną kartą paklausti specialisto, nei vėliau aiškintis muitininkams, kodėl vežate kažką įtarto. Aš asmeniškai visada patariu susirasti gerą muitinės brokerį, kuris žino visas šitas niuansus.

Logistika: kaip viskas telpa į sunkvežimį?

Kaip supakuoti serverius ir jautrią techniką?

Tai yra kritiška. Negalima tiesiog įmesti serverių į dėžę su popieriumi. Biuro perkraustymas į Londoną reikalauja specialios pakuotės – antibranduolinės putos, stiprios dėžės, pažymėjimai „Viršus“ ir „Jautri“. Vieną kartą matęs, kaip klientas bandė taupyti ir supako brangų serverį į paprastą dėžę – rezultatas buvo gedimas atvykus į Londoną. Geriau pasamdyti profesionalų pakavimo komandą, kuri uždarys visus kabelius ir pažymės juos, kadangi surinkimas atgal gali būti tikras galvos skausmas.

Kiek dėžių realiai reikės mano biului?

Visada daugiau, nei manote. Žmonės dažnai pamiršta apie smulkmenas – raštinės reikmenys, asmeniniai daiktai lentynose, archyviniai dokumentai. Biuro perkraustymas į Londoną apima ir tas detales, kurios užima daug vietos. Aš dažnai sakau: paskaičiuokite savo dėžių skaičių ir pridėkite 20 proc. Jei turite lentynas, jas reikia arba išmontuoti, arba (jei jos ne per didelės) vežti kaip yra, bet tai valanda užima daugiau vietos sunkvežimyje.

Ar vežate baldus ar tik dėžes su dokumentais?

Tai keičia kainą ir sunkvežimio tipą. Jei biuro perkraustymas į Londoną reiškia, kad vežate ir stalus, fotelius, sekcijas – tai jau pilnavertis krovinius pervežimas. Jei tik dėžes su popieriais – galima rinktis mažesnį transportą. Reikia aiškiai pasakyti vadybininkui, kas yra „pavojingas krovinius“ – pavyzdžiui, foteliai gali būti lengvi, bet dideli, o dokumentai sunki. Kartais įdomu, kaip 5 dėžės su knygomis sveria kaip sofa.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis spausdintuvuose?

Spausdintuvų kasetės (toneriai) yra pavojingos medžiagos pagal tarptautinius standartus (ADR). Negalima jų tiesiog mesti į pilną sunkvežimį be specialios žymėjimo. Biuro perkraustymas į Londoną turi būti atliekamas pagal saugumo normas. Reikia išimti kasetes arba užtikrinti, kad jos yra originalioje pakuotėje. Jei vairuotojas bus sustabdytas patikrai kontroliuojant, ir rasite nežymėtas kasetes – baudos didelės.

Ar reikia išmontuoti biuro stalus ir spintas?

Rekomenduoju taip. Didelės L formos stalai nepraeis pro duris ar neįlips į liftą Londono biuruose (ten dažnai siauri liftai). Biuro perkraustymas į Londoną yra lengvesnis, kai baldai yra išrūšiuoti. Mūsų komanda dažnai atvyksta diena anksčiau ir viską išmontuoja, o vėliau Londone surinką atgal. Žinoma, tai kainuoja papildomai, bet taip sutaupote vietos sunkvežimyje ir išvengiate baldų sulaužymo nešant juos pro koridorių.

Kiek laiko užtrunka vairuotojo atvykimas?

Paprastai tai trunka apie 3-4 dienas nuo užsakymo patvirtinimo, jei kalbame apie planinį biuro perkraustymas į Londoną. Bet jei reikia skubiai, mes galim surasti vairuotojų ir per 24 valandas (žinoma, už didesnę kainą). Turite galvoje apie vairuotojo poilsio laiką – jis negali važiuoti 24 valandas iš eilės. Taip pat reikia atsižvelgti į uosto laiką – keltas iš Kalė į Dover’ą arba Eurotunelio vietą turi būti užrezervuota iš anksto.

Pinigai, laikas ir nerealūs lūkesčiai

Kiek kainuoja vidutinis biuro perkraustymas į Londoną?

Kainos šiandien šokinėja kaip bepročiai. Biuro perkraustymas į Londoną gali kainuoti nuo tūkstančio eurų, jei tai mažas biuras (1-2 tona), iki kelių tūkstančių, jei reikia pilno sunkvežimio. Viskas priklauso nuo to, kiek kubinių metrų turite ir ar reikia įrenginėti liftą. Dar pridėkite degalų, kurių kaina dabra... tiesiog siaubinga. Ir nepamirškite apie mokesčius už perėjimą per kalną (Lamanšo sąsiauris). Aš visada sakau klientams – gauti tikslią citatą be apžiūros neįmanoma.

Ar galima atvykti į Londoną savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Londono miesto centre savaitgaliais daugiau vietų, bet keltų ir Eurotunelio grafikai gali būti pasikeitę. Biuro perkraustymas į Londoną darbo dienomis yra lengviau planuoti logistiškai, nes jei kažkas nutinka (pvz., dėžės paslysta), sunkiau rasti pagalbą sekmadienį vakare. Be to, jei įsivažiuojate į miestą, kai visi uždaryta, negalėsite pasiimti raktų nuo patalpų (jei nebuvo perduoti iš anksto).

Kiek trunka pati kelionė per jūrą?

Kelionė iš Lietuvos iki Lamanšo sąsiaurio trunka apie 1.5 - 2 dienas. Paties perėjimo trukmė – maždaug 1.5 valandos (keltas) ar 35 minutes (traukinys). Biuro perkraustymas į Londoną nėra tik jūra – dar reikia nuvežti krovinių per Anglijos plačius kelių ruožus. Iš Doverio iki Londono centro gali užeiti dar 2-3 valandas, priklausomai nuo spūsčių M25 žiede. M25 – tai yra mūsų (ir jų) didžiausias blogis.

Ar kainuoja laukimas, jei vėluojame išsikrauti?

Taip, kainuoja. Vairuotojo laikas yra pinigai. Jei biuro perkraustymas į Londoną yra suplanuotas 8:00 ryto, o jūsų darbuotojai dar niekur nėra, vairuotojas laukia. Įprastai pirmoji valanda yra nemokama (arba įtraukta į kainą), bet po to skaičiuojamas valandinis tarifas. Londonas – brangus miestas ir stovėjimas sunkvežimiui ten kainuoja milžiniškai, jei nėra užrezervuota speciali vieta.

Kada reikia mokėti avansą?

Standartiškai prašome 30-50 proc. avansą, kad užfiksuotume datą ir užsakytume bilietus. Biuro perkraustymas į Londoną nėra pigus malonumas, todėl mes negalime rizikuoti, kad atvyksime, o klientas pasakys „aš nusprendžiau nevežti“. Avansas taip pat padengia išlaidas degalams. Likusi dalis sumokama grynaisiais arba pavedimu prieš iškraunant arba iš karto po to (priklausomai nuo pasitikėjimo lygio).

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Stengiamės būti atviri, bet yra dalykų, kuriuos nekontroliuojame. Pavyzdžiui, jei biuro perkraustymas į Londoną reikalauja specialios leidimo užimti vietą gatvėje (parking suspension), tai kainuoja apie 70-100 svarų (mokesčiai savivaldybei). Tai ne mūsų uždarbis, tai Londono meras pinigus gauna. Taip pat gali būti priedai už sunkvežimio praleidimą pro žemo išmetimo zonas (ULEZ).

Londono specifika: miestas, kuris nemiega

Kur galima statyti sunkvežimį Londone?

Tai didžiausia problema. Negalima tiesiog sustoti ant raudonos linijos (Red route) arba priešais „Double yellow lines“. Biuro perkraustymas į Londoną reikalauja išankstinio planavimo. Mes dažnai rezervuojame „loading bay“ vietą arba prašome savivaldybės padaryti „parking suspension“ (uždrausti parkavimą kitiems) tam tikru laiku. Jei sustosite nelegaliai – gausite baudą (PCN), kurią teks mokėti (ir ji nemaža, 120+ svarų).

Ar reikia leidimo užimti vietą gatvėje?

Taip, jei nėra oficialios įkrovos vietos. Reikia kreiptis į vietinę savivaldybę (council) ir pateikti paraišką. Tai trunka apie 10-14 dienų (nors sako, kad gali būti ir greičiau). Biuro perkraustymas į Londoną be šio leidimo yra lošimas. Vieną kartą teks laukti, kol vairuotojas važinėjo ratu aplink kvartalą, nes negalėjo niekur sustoti, o gatvės buvo pilnos privažiųjų automobilių.

Kas tas ULEZ ir ar jis mums aktualus?

ULEZ (Ultra Low Emission Zone) visiškai apima Londoną. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka Euro 6 standarto (beveik visi senesni nei 5-6 metų neatitinka), teks mokėti dieną 100 svarų (arba daugiau). Biuro perkraustymas į Londoną turi būti planuojamas su naujais sunkvežimiais. Mūsų flotilėje yra tik Euro 6 automobiliai, taigi mums tai nerūpi, bet jei samdote pigų pervežėjo „iš gatvės“ – patikrinkite, ar jis neteks mokėti šį mokestį, o tada jį „padės“ ant jūsų pečių.

Ar sunkvežimis įvažiuos į miestą centrą?

Yra vietų, kur sunkvežimiai draudžiami arba ribojami (pvz., netoli Trafalgar Square). Biuro perkraustymas į Londoną centrą reikalauja specialių leidimų, jei svoris viršija 18 tonų. Reikia tikslaus adreso ir patikrinti maršrutą. Kartais tenka iškrauti dėžes į mažesnį „7.5 tonos“ sunkvežimį prie miesto pakraščio ir tik tada važiuoti į centrą. Tai vadinamas „cross-trade“ arba tarpinis krovinys.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti?

Jūsų biuro perkraustymas į Londoną įvyksta su vairuotojais, kurie yra atsakingi už vairavimą ir saugumą, bet jie nebuferiai. Jie gali padėti nuleisti dėžes nuo sunkvežimio (jei yra „pilot“ arba rankinis keltuvas), bet nešti jas į trečią aukštą be lifto – jie neprivalo. Jei reikia fizinio darbo, reikia užsakyti „helpers“ (padėjėjus) Londone. Lietuviai vairuotojai dažnai yra geri vaikinai ir padeda, bet nereikia to nuo jų reikalauti kaip taisyklės.

Ką daryti su supakuotomis šiukšlėmis?

Niekas neleidžia palikti dėžių ir plėvelių ant Londono gatvės. Tai yra savivaldybės pažeidimas. Biuro perkraustymas į Londoną turi įsivertinti ir atgalinį logistikiką arba šiukšlių išvežimą. Galite arba išsiųti tuščias dėžes atgal su vairuotoju (jei vietos užtenka), arba iškviesti vietinę šiukšlių išvežimo komandą „Rubbish Clearance“. Jie ateina, surenka viską ir išvežia, bet tai kainuoja.

Draudimas ir rizikos, kurių nepagalvojote

Kokia apdraudimo suma būtina?

Minimali apdraudimo suma tarptautiniuose pervežimuose dažnai būna apie 10-12 eurų už kilogramą (pagal CMR konvenciją). Tačiau biuro perkraustymas į Londoną su brangia technika reikalauja didesnės apsaugos. Galite padidinti apdraudimą iki 20 ar 30 eurų/kg už papildomą mokestį. Svarbiausia – turėkite inventorizaciją su vertėmis. Jei serveris kainuoja 5000 eurų, o sveria 10 kg, standartinis draudimas neišmokės visos sumos.

Kas nutinka, jei dėžė dingsta arba sudužo?

Turiu pripažinti, kad retai, bet įvyksta. Jei biuro perkraustymas į Londoną baigiasi sugadintu kompiuteriu, reikia nedelsiant pranešti vairuotojui ir užpildyti „protokolą“ (pažymą apie žalą). Be šio dokumento, parašyto vietoje, draudimo kompanija atsisakys mokėti. Fotokopijuokite visus pažeidimus. Nesenai vienas klientas pastebėjo įtrūkimą ant stalą tik po to, kai vairuotojas išvažiavo – tai buvo problema, nes nebuvo įrodymų.

Ar draudžiamas vežti konfidencialius dokumentus?

Galima, bet tai jūsų rizika. Mes nežinome, kas yra dėžėse viduje. Biuro perkraustymas į Londoną dažnai apima sutartis, duomenų bazes ir kitus敏感s (jautrius) dokumentus. Geriausia juos vežti su savimi (asmeniškai) arba uždaryti į specialų seifą, kurį vairuotojas negali atidaryti. Nerekomenduoju palikti dėžės su užrašu „Pinigai“ ar „Sutartys“ neapsaugotai sunkvežimio priekyje.

Kas jei vairuotojas susirga arba sustoja sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus. Esant biuro perkraustymui į Londoną, mes turime pagalbinio transporto planą. Jei sunkvežimis sugenda, mes išsiunčiame kitą automobilį, kad perkrautų krovinius. Tai gali užtrukti dieną ar dvi. Deja, tai yra „Force Majeure“ situacija, todėl mes negalime garantuoti pristatymo laiko 100 proc., tačiau stengiamės padaryti viską, kad klientas nepatirtų didelių nuostolių.

Ar reikia apdrausti patalpas, kuriose krauname?

Tai ne mūsų darbas, bet gera idėja. Vieną kartą vairuotojas, bandydamas užvažiuoti į angą, nuplėšė biuro fasado apdailą. Biuro perkraustymas į Londoną gali sukelti žalos tretiesiems asmenims (pvz., kaimyno automobiliui ar pačiam pastatui). Tikrinte, ar jūsų nuomos sutartyje nėra reikalavimo turėti tokį draudimą, arba klauskite mūsų, ar mūsų civilinės atsakomybės draudimas to padengia (dažnai dengia, bet tik ribotai).

Kaip elgtis, jei klientas atsisako mokėti?

Tiesiogiai ir aiškiai. Mes turime teisę (pagal CMR) sulaikyti krovinius, kol mokėjimas nebus gautas. Biuro perkraustymas į Londoną yra paslauga, o ne labdaros akcija. Aš mačiau atvejų, kai kompanijos bandydavo „išsiversti“ su mokesčiais po to, kai jau atvyko į JK. Nerekomenduoju to daryti, nes sandėliavimo mokesčiai Londone yra astronomiški, ir greičiau iš jūsų pasiimsime skolą nei sugrąžinsime daiktus atgal.

Išvada

Trumpai tariant, biuro perkraustymas į Londoną nebe tas pats kas prieš penkerius metus. Dabar reikia daugiau kantrybės, dokumentų ir supratimo, kad Britanija dabar yra trečioji šalis. Pasirinkite patikimą partnerį, ne tą, kuris siūlo pigiausia kainą „be PVM“ ir be draudimo. Sėkmė priklauso nuo to, kiek gerai pasiruošiate ir kiek aiškiai numatote iššūkius. Gerai susiderkite su laiku ir pinigais, o tada viskas gerai. O jei kas nors nebus taip – skambinkite man, išspręsim kaip nors (tik neskambinkite naktį, aš miegu).