Biuro perkraustymas į Londoną: patikimas ir greitas įmonės relokavimo vadovas

Sunku įsivaizduoti didesnį stresą vadovui nei biuro perkraustymas, ypač kai kalba eina apie kelionę už Lietuvos ribų. Per daugiau nei dvidešimt metų šioje srityje mačiau viską – nuo puikių, „kaip iš knygos“ vykstančių procesų iki tokių katastrofų, kai vairuotojai dingdavo su stalu, o klientas laukdavo Londono centre be kompiuterių. Biuro perkraustymas į Londoną nėra tiesiog krovinių įkėlimas į sunkvežimį; tai sudėtingas logistinis šachmatų partijos žaidimas, kur klaida kainuoja ne tik pinigus, bet ir nervus. Čia nebeliks vietos romantikai, reikia konkretaus veiksmo plano, nes Jungtinė Karalystė po Breksito tapo dar sudėtingesne vieta mums, europiečiams. Taigi, kas turi žinoti, kad tai nenusuktų galvos? Štai mano tiesus ir be jokių „marketinginių“ uždaigų žvilgsnis į tą procesą, kaip jis vyksta tikrovėje, be pūslųjų balandžių.

Ką daryti anksčiau laiko (ir ką dažnai pamirštame)

Kada geriausia pradėti planuoti?

Nereikia būti genijui, kad suprastum – kuo anksčiau, tuo geriau. Idealų atvejį pradėtum galvojimą prieš 3–4 mėnesius, bet aš žinau, kad realybėje viskas sprendžiama prieš savaitę ar dvi. Jei galite, skirkite bent mėnesį laiko. Biuro perkraustymas į Londoną reikalauja ne tik vairuotojo, bet ir vietos Londono aplinkkelyje (M25) išsirinkimo, o tai gali užtrukti. Turite suderinti laiką su dviem šalimis, kad vieną dieną išvežtumėte, o kitą – įvežtumėte. Nežinau, kodėl visada manote, że sunkvežimis tiesiog „atsiras“ prie jūsų durų ryte. Jis turi atvykti.

Ar verta rinktis „viskas įskaičiuota“ paslaugą?

Tai priklauso nuo jūsų piniginės ir noro dirbti. Asmens, kuriam nereikia nieko daryti, paslauga kainuos brangiau, bet biuro perkraustymas į Londoną toks sudėtingas, kad kartais pavojingiau taupyti ant „pakuotojų“. Esu matęs, kaip vadovai patys bando suvilkti į dėžes serverius ir paskui stovi prieš Londono tiltą su nulūžusiu nugaros disku. Leiskite profesinaliams padaryti savo darbą, jei tam leidžia biudžetas.

Kas daryti su technika (kompiuteriais, serveriais)?

Tai, ko aš labiausiai bijau. Nesuprantu, kodėl žmonės neapžymimi kabelių. Paimkite nuotrauką prieš išjungiant! Biuro perkraustymas į Londoną užtrunka kelias dienas, o jei atkeliausite su maišais laidų, IT specialistas jums nesumokės, tik prakeiks. Kiekvienas monitorius ir sisteminis blokas turi būti užpakuotas į putą, o ne į „Lietuvos pašto“ dėžę, kurioje gulėjo bananai.

Kaip susitvarkyti su dokumentais?

Du variantai: pasiimkite juos su savimi rankinis bagaže arba uždarykite į metalinę seifą dėžę. Biuro perkraustymas į Londoną yra rizikingas dėl paprasto dalyko – sunkvežimiai gali būti apkrėstai sanitarinių kontrolių (visiškai be jūsų kaltės). Jei dėžė su svarbiais sutartims bus užrakinta, ją lengviau perbrauti per muitinę, nei jei visa įmonės istorija gulės atvirai.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Absoliučiai taip. Be jo, jei dingsta kažkas smulkaus (kas, tiesa sakant, nutinka dažnai), neįrodysite, kad tai buvo. Parašykite ant dėžės „4 vadybininkai“ ir sudarykite Excel lentelę. Biuro perkraustymas į Londoną tampa chaosą be šio sąrašo, ypač kai atvykstate į naująją patalpą ir visi šaukiasi „kur mano stalas?“, o jis dar tik kerta Lamanšą.

Ką daryti su baldais, kurie netilps?

Nukreipkite juos į sandėlį arba išparduokite. Vargu ar verta vežti sofas, kuris buvo nupirktas prieš 15 metų už 100 litų. biuro perkraustymas į Londoną moka už kubinius metrus. Vežti orą – branguiausias malonumas. Būkite realūs, senos spintos tik užims vietą sunkvežimyje, kurią galima panaudoti brangesniems daiktams.

Pinigai, kainos ir nemalonios staigmenys

Kaip sudaroma kaina?

Paprastai: kiek km x kiek kainuoja sunkvežimis + darbo valandos. Tačiau biuro perkraustymas į Londoną turi savo niuansų – prieškeltinis mokestis (Eurotunelis arba keltas). Tai nėra pigu, tenka mokėti už kiekvieną toną. Todėl skubėkite klausti apie galutinę sumą su visais mokesčiais, kad nereiktų tą gaidyti vairuotojui, kai jis jau yra Didžiosios Britanijos tilto viduryje.

Ar kaina gali pasikeisti?

Gali. Ir dažnai pasikeičia. Jei sakiau, kad reikia 20 kubinių metrų, o paaiškėjo, kad turite 35, tai ne mano klaida, o jūsų. Biuro perkraustymas į Londoną yra matematika. Dažniausiai klientai blogai įsivaizduoja, kiek daiktų turi. Vieną kartą teko iškrauti viską dėžėmis ant gatvės Londono centre ir matuoti, nes jie netilpo. Tai kainavo papildomų 300 eurų už laukimą.

Kaip mokėti? Grynaisiais ar pavedimu?

Geriau pavedimu, kad būtų apskaita. Bet klausimas yra tas – kada? Dauguma įmonių nori visą sumą iš anksto, arba bent 50%. Biuro perkraustymas į Londoną nėra pirkimas internetu, čia reikia pasitikėjimo. Jei paslauga teikiama oficiali įmonė, pavedimas yra saugesnis abiem pusėms, tada turite kuponas.

Ar brangiau vežti savaitgaliu?

Taip, vairuotojai taip pat turi gyvenimus. Jei norite, kad jie dirbtų šeštadienį ar sekmadienį, turite sumokėti už viršvalandžius. Be to, Londono centre savaitgaliais gali būti dar daugiau apribojimų važiavimui. Biuro perkraustymas į Londoną daromais dienomis (pirmadienis-penktadienis) yra paprastas dėl to, kad jei trūksta dokumentų, galima paskambinti brokeriui, o savaitgalis jis neatsilieps.

Kas atsitinka, jei pasikeičia savikaina (surašymas)?

Jei suteikiate neteisingą svarbių daiktų sąrašą muitinės deklaracijai, gali tekti mokėti baudas arba brangiau perregistravimo mokestį. Biuro perkraustymas į Londoną po 2021 metų tapo daug daugiau apie popierius. Negaliu būti tikras, kokia dabar yra bauda už neteisingą deklaravimą (ji keičiasi kasmet), bet ji tikrai ne iš mažųjų.

Ar galima taupyti ant dėžių?

Nesužinosite, kol jums nenukris monitorius. Naudokite kokybiškas, dideles dėžes. Biuro perkraustymas į Londonas reiškia, kad dėžės kels 2000 km. Jei dėžė pradeda griūti ant kurio nors Lenkijos automagistralės, tai jūsų problema. Geriau duokite 50 eurų daugiau už dėžes, nei 500 eurų už naująją techniką.

Dokumentai, muitinė ir tas prakeiktas Brexit

Ar reikia EORI kodą?

Taip, be jo nepraeisite net jokios sienos. Esu girdėjęs, kad kai kurios mažos įmonės mėgina prasibrauti be, bet tai pavojinga. Biuro perkraustymas į Londoną verslo reikalams reikalauja, kad įmonėtumėte būti registruotas importuotoju. Jums reikalingas GB EORI numeris (jei esate registruoti JK) arba EU EORI. Šitą reikalą reikia užtikrinti iš anksto, o ne kai jau stovite prie paties sienos perėjimo.

Kas daryti su AT kadru (Transfer of Residence)?

Tai galioja tik fiziniams asmenims, ne juridiniams. Jei perkeliate asmeninius daiktus, taikoma Tokant pačiam biuro turtui (stalams, kompiuteriams) – tai komercinė prekyba, net jei tai jūsų nuosavybė. Biuro perkraustymas į Londoną verslo atveju visada yra laikomas importu. Neteisingai manote, kad jei tai „seni“ baldai, tai mokesčio nėra. Yra, ir jis gali būti didelis (PVM ir muitai), nebent jūsų įmonė jau turi JK PVM mokėtojo kodą.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra?

Jeigu viskas tvarkoje – valanda, dvi. Jei trūksta kurio nors kvito ar faktūros – gali užstringti ir dienai. Biuro perkraustymas į Londoną dažnai sustoja ties „Kent“ arba „Folkstone“ punktais. Vieną kartą teko laukti 12 valandų, nes klientas buvo užmiršęs paminėti, kad dėžėje yra maisto produktų (kavos pakelis). Tas kavos pakelis tiesiog užklojo visą sunkvežimį tol, kol atvyko sanitarnė kontrolė. Prisiminkit – maistas neleidžiamas be specialių leidimų.

Kas daryti, jei įmonė įregistruota Lietuvoje, o biuras bus Londone?

Reikės susisiekti su britų muitinės (HMRC) brokeriu. Biuro perkraustymas į Londoną tokiu atveju laikomas eksportu iš EU ir importu į JK. Jūs turite pateikti eksporto deklaraciją Lietuvoje ir importo JK. Be brokerio tai padaryti praktiškai neįmanoma, nes viskas vyksta elektroniniu būdu naudojant specialias sistemas, kuriose paprastas vadybininkas pasiklystų.

Ar reikia drausti krovinius?

Būtina. Ir ne tik „nuo nelaimingų atsitikimų“, bet ir nuo štai tokių situacijų, kai sunkvežimis užsidega arba užkliūna. Biuro perkraustymas į Londoną kainuoja tūkstančius, o draudimas – keletas dešimčių. Neapsirinkite rizikuoti. Asmeniškai visada patariu įtraukti ir draudimą nuo atsakingumo (Civil liability), jeigu vairuotojas sugadins ką nors išsinuomotose patalpose (pvz., per aukštą liftą neįvažiuoja ir drasko apdailą).

Kas su viza ar vairuotojo leidimais?

Jūsų vairuotojai turi turėti teises įvežti krovinius į JK. Po Breksito senosios vairuotojo pažymėjimų kortelės (pink ones) nustojo galioti. Biuro perkraustymas į Londoną dabar reikalauja, kad vairuotojas turėtų Kent Access Permit (jei keliaujat per tunelį) tarptautinį kvietą. Dar viena smulkmena, kurią dažnai pamirštame, kol vairuotojai nebegali provažiuoti sienos.

Vairuotojai, keliai ir Londono chaosas

Ar vairuotojas gali atlikti iškrovimą pats?

Gali, jei jis vienas ir turi „rankas“. Bet jei reikia nešti dideles spintas ar serverius į 3 aukštą be lifto? Biuro perkraustymas į Londoną be pagalbininkų vietos yra nerealus. Dažniausiai siūlau imti du vairuotojus arba samdyti vietinę komandą Londone pradėti iškrovimą, nes europiečiui reikės laukti valandą, kol atvyks antrasis.

Ką daryti, jei sunkvežimis netilpina į gatvę?

Londonas – tai ne Vilnius, kur galima sustoti ant „šaligatvio“. Čia taisyklės griežtos. Biuro perkraustymas į Londoną dažnai reiškia, kad sunkvežimis turi likti artimiausioje aikštelėje (pvz., „NCP“ parke už 50 svarų per valandą), o krovinys perkeliamas į mažesnį „Luton“ tipo furgoną. Tai papildomi kaštai ir laikas. Planuokite tai iš anksto.

Ar galima važiuoti per miestą (ULEZ)?

Dabar tikrai ne su seniu sunkvežimiu. Londono ULEZ (Ultra Low Emission Zone) zona apima didžiąją dalį miesto. Biuro perkraustymas į Londoną sena „Volvo“ ar „Scania“ be Euro 6 variklio gali atnešti baudą, kuri siekia kelias šimtus svarų per dieną. Užtikrinkite, kad pervežėjas turi šiuolaikinį, ekologišką automobilį. Kitu atveju jūsų sutaupytos pinigai išsirus ties baudom.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Paprastai apie 2–3 dienas. Vieną kartą dėl blogo oro vienas vairuotojas strigo Vokietijoje. Biuro perkraustymas į Londoną tampa nervų lūžiu, kai sekmadienio vakare jūsų skambina telefonas su žinia „stoviu ant kalno, sniego blizga“. Turite turėti planą B – arba vėluoti įdarbinimo pradžią naujame biure, arba samdyti laikinai techniką iš nuomos biuro Londone.

Ką daryti su pervežimo priemonės registracija?

Nereikia nieko daryti, jei tai tiesiog tranzitas iš LT į JK. Tačiau jei planuojate palikti sunkvežimį JK ilgiau nei tam tikrą laiką (pvz., jis taps jūsų įmonės nuosavybe), tai tada reikalingas registravimas. Bet tipiniam biuro perkraustymui į Londoną sunkvežimį užpildo ir išvažiuoja atgal (tuščias).

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą?

Dauguma modernių įmonių siūlo GPS sekimą. Biuro perkraustymas į Londoną be GPS yra kaip važiuoti su užmerktomis akimis. Nors, turiu pripažinti, kartais GPS signalą prarandame (kalbos apie tunelius arba miškus), bet apskritai – tai standartas dabar. Jei įmonė to neduoda – abejojite jų modernumu.

Įranga, rizikos ir praktiniai patarimai

Kaip užtikrinti, kad nieko nebus pavogta?

Nesu girdėjęs, kad būtų vogtas biuro turtas vykstant per Europą su pilnu sunkvežimių (per sunku bei per daug triukšmo). Tačiau pavojus yra Londono sostinėje. Biuro perkraustymas į Londoną reiškia, kad kai kurios gatvės gali būti „nepatogios“. Jei paliekate dėžes lauke naktį (ką nerekomenduoju), užrakinkite juos ant rėmų. Geriau įsiveržti vieną naktį į sandėlį nei statyti gatvėje sargą.

Kas daryti su paštomis ir serveriais?

Jie turi būti paskutiniai, iškraunami ir pirmi, įkraunami. Serveris turi būti įrengtas prieš išjungiant senąjį. Biuro perkraustymas į Londoną IT techniko požiūriu yra kritiškas momentas. Asmuo, kuris sujungs visus laidus, turi būti paruoštas dirbti tuo pat metu, kai vairuotojai neša dėžes. Neleiskite IT žmogui atvažiuoti „kai nors po pietų“.

Ar reikia specialių leidimų iškilimui?

Londone dauguma pastatų yra „listinguoti“ (paveldimi). Jums gali būti draudžiama statyti pastolių fasade ar netgi pakeisti spalvas ant sienos. Biuro perkraustymas į Londoną gali būti sustabdytas pats patalpų savininkas, jei nebus sutarta. Nors vairuotojai dažnai pasirenka savo riziką (jei pastoliai nėra aukšti), bet geriau gauti leidimą, nei gauti baudą iš miesto tarybos.

Kaip elgtis su klientais tuo metu?

Perspėkite juos, kad telefonų linijos gali neveikti. Biuro perkraustymas į Londoną nėra 5 valandų reikalas. Nustatykite automatinį atsakiklį: „Mes jau čia, bet dar randam lizdus laidams“. Klientai supras, jei juos informuosite, bet nebus laimingi, jei jų skambinimas nukels į tuščią erdvę.

Ar verta vežti vandens_dispenserį?

Ne, jį lengviau išsinuomoti Londone. Vanduo svorio daug. Biuro perkraustymas į Londoną nėra poilsio kelionė. Užtenka to vandens, kurį geria vairuotojai (ir džiaugiuos, kad nemyli alkoholio darbo metu, nors ir girdėjau istorijų...). Išsiraskite vietos tiekėją Anglijoje – jų ten daug.

Kas, jei something breaks (kažkas sudūžta)?

Turiu turėti draudimo numerį. Biuro perkraustymas į Londoną nebejaucia, kad ką nors sudūžote. Pasiskambinkite brokeriui iškart, nufotografuokite sugadintą daiktą. Nedėkite jo į šiukšliadėžę (matytai, kaip vienas klientas bandė paslėpti sulūžusią kėdę ir paskui norėjo pinigų). Draudikai patikrina viską labai detaliai.

Likę klausimai ir galvos sukčiai

Ar galima pasitikėti pigiomis įmonėmis?

Tokiame atveju, kaip biuro perkraustymas į Londoną, pigiai dažniausiai reiškia blogai. Esu matęs įmones, kurios siūlo kainą be PVM, be mokesčių, be nieko. Paskui jūsų skambina iš Belgijos ir sako: „mums baigėsi degalai, reikia 500 eurų“. Pasidomėkite įmonės reputacija. Jei jie neturi tinklalapio arba jis atrodo lyg darytas „Word“ programa – bėkite.

Kaip patikrinti vairuotojo patirtį?

Paprašykite, kad jis atvyktų su technine apžiūra. Biuro perkraustymas į Londoną reikalauja patirties vairuoti kairės pusės eismo šalyje. Nors techniškai sunkvežimis yra tas pats, bet apsisukimas apkablių (roundabout) Londone yra menas. Naujokas gali užstrigti ir užblokuoti visą gatvę, kas sukelia didžiulį stresą.

Ar reikia mokėti už vietą parkavimo aikštelėje?

Taip, Londono centras tai brangu. Biuro perkraustymas į Londoną nenumato to, kad sustosite ant kelio. Užkelsite ratus? Bauda. Užblokuosite išvažiavimą? Bauda. Turite iš anksto sužinoti, kur galite legaliai laikyti sunkvežimį netoli biuro. Kartais teka mokėti „Council“ už leidimą (Bay suspension), tai kainuoja apie 30–50 svarų, bet tai verta.

Ką daryti jei dėžės pradeda lydytis (lietus)?

Naudokite pleveles. Net jei oras prognozuojamas saulėtas, Anglijoje gali pradėti lyti bet kurią minutę. Biuro perkraustymas į Londoną be vandeniui atsparios dangos dėžėms yra lošimas. Dar kartą pasakysiu – įdėkite dėžes ant paletės, kad net nedrėgtų nuo žemės.

Ar galima vežti augalus?

Greičiau ne. Muitinė labai griežtai tikrina augalus dėl kenkėjų. Biuro perkraustymas į Londoną su jūsų mylimu fikusu gali baigtis tuo, kad augalą sudegins (fumigavimas) arba konfiskuos. Naudingiau pirkti naujus augalus „IKEA“ Londone, nei verkti dėl vieno paparčio.

Kokia galutinė išvada apie laiką?

Planuokite daugiau, nei manote. Jei manote, kad išsivežti per dieną – planuokite dvi. Biuro perkraustymas į Londoną turi daug neaiškiųjų kintamųjų: srautai Anglijoje, muitinės darbuotojų nuotaika, technikos gedimai (pvz., vienas vairuotojas pamenka, kad pamiršo uždaryti benzininę). Niekada nežinai, kas gali nutikti.

Kur laikyti raktus, kai vairuotojas ilsisi?

Duokite juos atsakingam asmeniui. Vieną kartą teko laukti 3 valandas, kol raktų nešėjas atsigavo iš naktinio klubo... Biuro perkraustymas į Londoną turi būti organizuotas kaip karinė operacija, o ne kaip jaunimo vakarėlis.

Ar verta imti su savimi maisto?

Vairuotojų kalbant – taip. Anglijoje maistas (užkandinės prieš kelią) labai brangus ir ne visai skanus. Biuro perkraustymas į Londoną nėra apie giros, bet apie tai, kad vairuotojas būtų sotus ir laimingas. Sotus vairuotojas – greitesnis vairuotojas.

Trumpai tariant, biuro perkraustymas į Londoną nėra neįmanomas, bet jis reikalauja kantrybės, gero planavimo ir pasitikėjimo savo pervežėju. Nenustokite pigiai, pasirūpinkite dokumentais ir tepavykia jums išvengti Londono spūsčių. Sėkmės!