Biuro perkraustymas į Londoną: minimalūs trukdžiai, nerealios kalbos ir patirtis iš vidaus

Dirbu šioje srityje beveik du dešimtmečius ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Londoną niekada nevyksta taip, kaip piešiamis PowerPoint pateiktėse. Visada kažkas klysta, arba kuris nors vadybininkas pamiršta pasakyti, kad liftas naujose patalpose neveiks jau savaitę. Esu matęs viską – nuo dingusių serverių iki vairuotojų, kurie tiesiog „užmiego“ tiltuose. Bet esu čia ne kad išgąsdintų, o pasakytų, kaip iš tiesų suvaldyti tą chaosą, kad jūsų verslas pajėgtų kvėpuoti ir atvykus į JK sostinę. Minimalūs trukdžiai tai ne mitas, tai tiesiog geras planavimas ir daug kantrybės, ypač dabar, kai taisyklės keičiasi dažniau negu orai Lietuvoje. Sekite patarimus, būkite atidūs ir nepasiklustykite tiems, kas sako, kad „viskas keliaus kaip pasaka“.

Parengimas ir organizavimas (arba kaip išvengti panikos paskutinę minutę)

Kada tiksliai reikia pradėti ruoštis biuro perkraustymui į Londoną?

Nėra vieno atsakymo, bet jei norite, kad biuro perkraustymas į Londoną neuktų jums per galvą, pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 3–4 mėnesius. Taip, aš žinau, skamba kaip per daug, bet tikėkite, dokumentų tvarkymas (ypač po „Brexit“) dabar trunka ilgiau negu anksčiau. Vieną kartą turėjome klientą, kuris manė, kad dvi savaitės užteks, ir galų gale jo kompiuteriai stovėjo sandėlyje Tilbury uoste dvi savaites, nes trūko vienos formulės. Geriau anksti pradėti ir turėti laiko atsipalaiduoti prieš išvykstant, nei skubėti kaip paskutinį kartą.

Ar tikrai reikalingas detalus inventorizacijos sąrašas ar skaičiuoti kiekvieną spintelę?

Absoliučiai taip, ir tai dėl dviejų priežasčių. Pirmiausia, tai leis tiksliai pasakyti, kokio tūrio sunkvežimį reikia – nereikės mokėti už tuščią erdvę arba, blogiau atveju, sužinoti, kad daiktai netilps. Antra, muitinėje (nors tai biuras, bet vis tiek tikrinamos krintančios prekės) reikės parodyti, ką vežate. Jei sąraše bus tiek daug „įvairių daiktų“, tikimybė, kad sustabdys ir išmontuos visą sunkvežimį, pakyla iki 90%. Rašykite viską: nuo stulų iki to seno kavos aparato, kuris niekas nebežino, kas veikia.

Ar verta samdyti vadybininką ar daryti patiems?

Jei jūsų įmonė didesnė nei 10 žmonių, geriau turėti žmogų, kuris tikrai tuo užsiima. Jūsų užduotis – vystyti verslą, o ne ginti nuo vairuotojo pykčio, dėl to, kad negalėjo privažiuoti prie įįjimo London centre. Geras vadybininkas žino visus tų „Anglijos niuansų“ (ir jų ten daug). Kai bandote tai daryti patys, visada pasitaiko toki momentų, kai tiesiog trūksta rankų ar galvos koordinuoti tuos žmones, kurie neša dėžes ir tuos, kurie spaudžia „Enter“ kompiuteryje.

Ką daryti su paštomis ir slaptaisiais dokumentais?

Nešti juos kartu su baldais – blogiausia idėja. Geriausia juos vežti atskirai, įsidėti į specialias užrakstamas dėžes arba netgi pasilikti pas save ir vežti asmeniškai (jei kiekis nedidelis). Tarp tų vežėjų... ne, aš nieko nekalbu apie mūsų srities žmones, bet yra atvejų, kai dings svarbių sutarčių. Dabar, su tais naujais duomenų apsaugos reikalavimais (GDPR ir panašiai), jums tiesiog neprieks pasiduoti, jei dings duomenų bazės diskas. Rizikuoti nenuverta, pasidėkite viską brangų į rankinį bagažą arba kurkite specialų krovinį.

Kaip susitvarkyti su IT įranga ir serveriais? (tai svarbiausia)

Čia esu tikras, kad geriausia pasitarti su IT žmonėmis prieš kelias savaites. Jie turi išjungti viską teisingai, padaryti atsarginęs kopijas (backup) – tai būtina. Kartais biuro perkraustymas į Londoną sužlugia ne todėl, kad sulūžo stalas, o todėl, kad serveris buvo išjungtas staiga ir neatsileido. Be to, stambi įranga reikalauja specialios pakoavimo medžiagos (putų, antšoklių). Negalima tiesiog įmesti į dėžę su popieriumi, vėliau bus liūdna.

Biudžetas ir kainos (apie kurias nedaug kas kalba atvirai)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Londoną?

Klausimas „kiek kainuoja“ yra toks pat kaip „kiek kainuoja automobilis“ – priklauso, ką norite. Vidutiniškai, jei kalbame apie nedidelę biurą su 10–15 darbo vietų, tai gali svyruoti nuo 3 iki 6 tūkstančių eurų (su visais mokesčiais). Bet čia be to, ką aš minėjau apie paslėptus mokesčius. Didelės įmonės gali užleisti dešimtis tūkstančių. Reikia atsižvelgti į tūrį (kubiniais metrais), atstumą ir tas angliškas muitines.

Ar mokėti už pakavimo medžiagas atskirai ar jos įskaičiuotos?

Daugelis sako, kad „viskas įskaičiuota“, bet paskui pasirodo, kad dėžės kainuoja po 2–3 eurus, o oho, kiek to reikia. Būtinai klauskite, ar kaina apima ir dėžes, ir lipdukus, ir pakuotę. Kartais pigiau nusipirkti paties (Lietuvoje pigiau) ir palikti juos ten (jau Londone nesiverčia grąžinti tuščių). Sutaupysite nemažai, jei šitą detales pasirūpinsite patys, o ne per pervežėjo tarpininką.

Ką daryti su senais baldais – vežti ar išmesti?

Jeigu baldai seni, apibrėžti, ir juos pervežti kainuos daugiau negu nusipirkti naujų Londone (kur, tiesą sakant, baldai irgi brangūs, bet „IKEA“ vis tiek veikia), geriau atsisakyti. Turime atvejų, kai vežėme senas „gamas“ sofas, kurios vos neiširo kelyje, o paskui jas teko mesti Anglijos sąvartynuose už didelius pinigus. Skaičiuokite: krovininio vietos kaina + įkėlimas/iškėlimas vs. naujų baldų kaina. Dažniausiai išmesti labiau pasiteisina.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kurių niekas nesako?

O taip, būtinai klauskite apie „waiting charges“ arba laukimo mokesčius. Pavyzdžiui, jei vairuotojas atvyksta į Londoną, o jums dar neleidžia įrauti į biurą (nes dar nėra pasirašyta sutartis ar liftas neveikia), jis laukia. Laikas eina, skaitliukas sukasi. Dar yra mokesčiai už ULEZ zoną (jei sunkvežimis neįregistruotas), kuriuos galite pamiršti, o vairuotojas ją sukurs ir paskui pasetins sąskaitą. Be to, jei reikia specialaus leidimo važiuoti centrumi, tai taip pat kainuoja.

Ar draudimas tikrai apima viską, ką vežame?

Tikrai ne. Perskaitykite smulkmeną. Dažnai draudimas neapima brangių kompiuterių, telefonų ar juvelyrinių dirbinių, jei jie nepakuoti specialiai. Dar viena kalba – „gėrio vertė“. T.y., jei vežate senus stalus už 100 eurų, o jie sudegs, jums sumokės tą 100 eurų, o ne tiek, kiek kainuoja naujas. Geriausia susiderėti, kad biuro perkraustymas į Londoną būtų apdraustas pagal naują vertę (arba bent jau tą, kurią realiai galite įrodyti sąskaitomis).

Briuselio sutartis, Brexit ir muitinės (nuobodžiausia bet svarbiausia dalis)

Ar mums reikalingas EORI numeris pervežiant biuro įrangą?

Taip, be jokio abejo. Jis privalomas bet kuriam prekių (net jei tai jūsų nuosava baldai) pervežimui iš ES į JK. Be to, jei vežate techniką, gali tekti užpildyti ir kitus formalius nustatymus. Vieną kartą turbūt turėjome klientą, kuris manė, kad „EORI tai tik verslui, o mes perkeliam biurą“. Sulaikė mašiną pasienyje ir teko stovėti tris dienas, kol viską ištaisė. Nežiau, kodėl žmonės to negerbia, bet dabar tai būtina kaip oras.

Kas vyksta su muitinės deklaravimu – turime daryti tai patys?

Dažniausiai tai darba logistikos kompanija, bet ne visada. Kartais tai įeina į kainą, kartais tai papildoma paslauga. Deklaravimas dabar yra sudėtingesnis – turiu omenyje „Atsiskaitymo“ procedūrą (Entry Summary Declaration). Jums gali tekti pateikti sąrašą (inventorių), kurį jie tada įkelia į sistemą. Jei sąraše bus klaidų (pvz., nurodysite „kompiuteriai“ viena eilute, o realiai yra 50 vnt. su serijiniais numeriais), gali būti problemų. Būkite tikslūs.

Ar dažnai stabdo krovinius važiuojančius į Angliją?

Ne taip dažnai kaip anksčiau, bet vis tiek taip. Dažniausia tikrina dokumentus arba fiziškai patikrina, ar ten nėra kažko nelegalumo (tobulių vynų ar cigaretų). Bet biuro daiktams dažniausiai tikrina tik tuos, kurių deklaravimai atrodo įtartini arba jei mašina atrodo „per daug pilna“. Sėdėjau prie to stalo (nėra malonu), kai darbininkai ištraukinėjo visas dėžes. Jums nenaudingi tokių pramogų, todėl dokumentai turi būti tvarkingi.

Kas nutinka, jeigu trūksta dokumentų prieš pat išvykstą?

Tada jūs nevažiuojate. Viskas sustoja. Vieną kartą... (o dabar prisimenu)... turėjome atvejį, kai vairuotojui trūko vieno parašo ant konsolidacinio sąrašo. Jis sėdėjo prie sienos Ferksfurte (Felixstowe) beveik parą, kol gavome faksą (taip, dar faksai naudojami). Neleiskite tokių situacijų, tikrinkite viską du kartus. Vienas trūkstamas popierius gali atidėti visą biuro perkraustymas į Londoną savaiteliu.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) ar importo mokesčius už savus daiktus?

Tai gana sudėtinga klausimą (ir čia aš galiu šiek tiek užklysti, nes taisyklės kartais pasikeičia). Paprastai, jeigu tai jūsų naudojami biuro baldai ir grįžtate (perkeliate) į JK įmonę, tai galima taikyti nulinį tarifą (transfer of own goods), bet privalote įrodyti, kad tai buvo jūsų nuosavybė Lietuvoje. Jeigu perkėlinate naujus daiktus, kur vos nupirkote, tai gali būti traktuojama kaip importas. Geriausia pasikonsultuoti su brokeriu.

Kelionė, vairuotojai ir keliai (kai kas nors nuslysta nuo kelio)

Kiek laiko įprasta užtrunka kelionei iki Londono?

Teoriškai, su keltu arba tuneliu, tai apie 24–30 valandų važiavimo (su poilsiais). Praktiškai? Stovi eilėse prieš keltą (Dover'is arba Kalė), stovi M25 žiede (Londono aplinkkelis), kur stovi visi. Tad žiūrėkite į 2–3 dienas nuo tada, kai mašina išvažiuoja, iki tada, kai ji atvyksta į jūsų adresą. Neskubėkite planuoti pirmosios darbo dienos atvykusimo rytą – bus didelė rizika, kad darbuotojai liks be stalų.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti baldus ar jis tiesiog vairuoja?

Tai priklauso nuo to, ką sutariate. Dažniausiai vairuotojas vairuoja ir gali padėti pakrauti/iškrauti sunkesnius daiktus, bet jis nebus statybininkas. Negalima tikėtis, kad jis surinks „IKEA“ spintas. Jei reikia pilno iškrovimo ir įrengimo, reikia užsakyti „men“ komandą (2–3 žmones), kuri važiuoja kartu su sunkvežimiu. Vairuotojas vienas su 10 tonų krovinio nieko nedarys.

Kas daryti, jei sunkvežimis užstringa M25 žiede arba avaruoja?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Esant avarijai, mes (kaip logistika) turime sandėliavimo galimybes vietose (pavyzdžiui, netoli Londono), kur galima perkrauti daiktus į kitą mašiną. Bet tai kainuoja. Tačiau dažniausia tai tik užstrigimas eilėje. Vairuotojas praneš, tada jums reikės suvaldyti klientų lūkesčius. Geriau turėti planą B – arba dirbti iš namų (remote) tą dieną, arba laikinai įsikurti kažkur.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams ar mašinoms?

Sunkvežimiai turi savo specifiką (Euro 6, euro 5...). London centre yra zonos (LEZ ir ULEZ), kur senesniems sunkvežimiams važiuoti draudžiama arba labai brangu. Taip pat, jei reikės važiuoti į pačią Londono centrą (City of London), gali prireikti specialaus leidimo (ekologinis leidimas). Jei vairuotojas tiesiai nuvažiuos į zonavimą neleidžiamą vietą, baudą gaus įmonė (ne vairuotojas). Patikrinkite mašinos registraciją.

Londono specifika ir „miesto chaosas“ (kur negali parkuoti)

Kur galima statyti sunkvežimį Londono centre tiesiog prieš biurą?

Jei jūsų biuras yra 2 aukšte be lifto, ir gatvė yra siaura, tai bus problema. Dažniausiai reikia gauti leidimą (parking suspension) iš miesto savivaldybės (council), kad galėtumėte užimti vietą. Be to, sunkvežimis negali būti per sunkus tam kvartalui. Vieną kartą teko nešti kompiuterius 200 metrų, nes 18 tonų mašinos negalėjo įvažiuoti į gatvę dėl tiltų apribojimų. Prieš išvykstant patikrinkite gatvės svorio ribas.

Kas tas ULEZ mokestis ir kas jį moka?

ULEZ (Ultra Low Emission Zone) – tai zona, kurioje už kiekvieną neekologišką transportą (ir dauguma sunkvežimių patenka čia, nebent jie labai nauji) reikia mokėti didelį mokestį kasdien. Jei jūsų pervežėjas nebus užsiregistravęs, gausite baudą šimtais svarų. Dėl to biuro perkraustymas į Londoną gali staiga brangti, jei šios detalės neįskaičiuotos pasiūlyme. Užtikrinkite, kad mums (arba pervežėjui) tai padaryta.

Ar reikia gauti leidimą iš savivaldybės statyti ant gatvės?

Taip, tai vadinasi „Bay Suspension“. Jums reikia užsisakyti vietą (arba kelias vietas) konkrečiai dienai. Tai kainuoja, bet ne taip brangu, kaip bauda. Jeigu pastatysite be leidimo, gausite baudą, o mašina gali būti nutempta. Londono savivaldybės labai griežtos šituo atžvilgiu – jie mėgsto rašyti baudas.

Kas daryti, jei naujose patalpose nėra krovininio lifto?

O tai būna dažnai, ypač senesniuose pastatuose Soho arba City rajonuose. Tada reikia planuoti nešti rankomis arba nuominti mažesnę mašiną (7.5t), kuri gali važiuoti beveik visur, daryti daugiau reisų. Tai padidins laiką ir kainą, bet nėra išeities. Pasakykite mums iš anksto apie liftą, nes anksčiau vienas vairuotojas atvažiavo su 20 tonų mašina į namą be lifto... nereikėtų matyti jo veido.

Pabaigos braižymai ir smulkmenos (kai daiktai jau pasiekejo vietą)

Ar reikia išjungti telefonų linijas iš anksto Lietuvoje?

Būtinai susiderėkite su teikėju, kad telefono numeriai būtų perkelti (porting) arba įjungti anglų tinkluose. Negalite važiuoti ir numesti telefono, nes klientai (ypaš vietiniai Anglijoje) sušoks. Geriausia tai padaryti prieš savaitę, kad ryšys perkeliamas sklandžiai. Biuro perkraustymas į Londoną ne tik apie baldus, bet apie komunikaciją. Be telefono verslas miršta.

Ką daryti su maistu ir vandens buteliais biure?

Išmesti arba išgerti. Negalima vežti maisto produktų (mėsos, pieno, vaisių) per muitinę be sertifikatų. Tai yra griežtai reglamentuojama. Jei turite sandėlyje dėžę senų sausainių, geriau išmesti čia, nei rizikuoti, kad visa mašina bus sugrąžinta atgal (dėl fitosanitarinių taisyklių). Tikrai nenuverta, muitininkai nešildo juoda humora.

Kaip susitvarkyti su atliekų utilizacija (pakavimo medžiagos)?

Anglijoje atliekų utilizacija yra labai griežta. Negalima tiesiog padėti dėžių ant gatvės ir tikėtis, kad jas kaims paims. Reikia susitarti su savivaldybe arba privačia kompanija, kuri ateis ir paims šiukšles. Kai kurie pervežėjai gali pasiūlyti pasiimti šiukšles už papildomą mokestį. Manau, verta mokėti, kad nereikėtų jų rūkytis paskutiniąją dieną Londone.

Ar galima palikti dėžes angliškame biure ir juos išsiųsti atgal?

Galima, bet brangu. Tuščių dėžių gražinimas (retour) kainuoja beveik tiek pat, kiek tiekimas (gal net daugiau, jei pirkote pigias). Dažniausiai paprasčiau jas parduoti (jei kokios geros) arba išmesti į reciklavimo centrą. Kolkas Lietuvoje mediena brangesnė (ironiška, tiesa?), bet logistika valdo.

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors viskas atrodo sudėtinga, bet biuro perkraustymas į Londoną yra įveikiamas iššūkis. Svarbiausia – neitikti tiems, kas sako, kad „mes viską padarysime už jus“ ir nė nenužiūrės, ką vežate. Būkite ant žirgo, tikrinkite dokumentus, klausinėkite apie tą ULEZ ir liftus. Nors aš dirbu jau 20 metų, vis dar stebiuosi, kaip dažnai problemos kyla dėl paprastų dalykų, kuriuos galima išspręsti vienu telefonu. Sėkmės Londone, ir tikiuosi, jūsų kava jau bus virti naujose patalpose be nereikalingų dramų.