Biuro perkraustymas į Londoną: kaip neišprotėti ir neišsišvaistyti pinigų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Londoną niekada neįvyksta taip lygiai, kaip piešiate PowerPointe. Viskas prasideda nuo planavimo, kuris dažniausiai pasidaro panika paskutinę savaitę. Anglija po Breksito pasikeitė, muitinės dabar yra rimtas "stop" punktą, o Londono gatvės... oi, tie gatvės. Reikia ne tik tiesiog užsakyti sunkvežimį, bet ir suprasti, ką daryti su serveriais, ar reikia mokėti PVM, ir kodėl vairuotojas gali atsisakyti važiuoti į jūsų naująją adresą tiesiog dėl to, kad ten nėra kur pastatyti. Supraskite, biuro perkraustymas į Londoną nėra tik apie baldus, tai apie nervus ir logistiką.

Ką reikia žinoti prieš pradedant (ir ką dažnai pamirštama)

Ar tikrai verta planuoti biuro perkraustymą į Londoną iš anksto?

Būtina. Jei manote, kad pakanka savaitės, geriau užsirašykite psichologui. Mums, perkraustymų firmoms, reikalingas laikas paruošti dokumentus, o jums – susirinkti daiktus. Biuro perkraustymas į Londoną reikalauja maždaug mėnesio (o gal ir dviejų) planavimo, jei norite išvengti dvigubų kainų. Kartais stiga vietų uoste arba pervežėjų, ypač vasarą. Nenuokankite iki paskutinės minutės, nes tada kaina šoką kaip reikalauja.

Kiek dėžių reikės mažam biurui?

Daugiau, nei manote. Žmonės visada prisistato mažiau dėžių, o paskui bėga ieškoti papildomų parduotuvėje (o šeštadienį Lietuvoje viskas uždaryta). Geriau paimkite mažų dėžių, kurioms galėsite atsigulti ant nugaros (tarkime, 50x40cm), o ne tų dideliųjų, kurias pilnos neįmanoma nešti. Stiprios mažos dėžės yra geriau nei dėžės, kurios plyšta po pusės kelio.

Kas daryti su pasenusiu archyvu?

Tai nuobodus darbas, bet būtinas. Prieš biuro perkraustymą į Londoną patikrinkite, ar tikrai visus dokumentus reikia vežti. Anglijoje vietos brangios, o seni popieriaus kaladės užima geriausius biuro plotus. Jei tenka vežti, surašykite sąrašą – jei dings, bent žinosite kas. Kartais klientai sako, kad viskas svarbu, bet paskui paaiškėja, kad ten buvo 2010 metų sąskaitos, kurias jau galima išmesti.

Ar reikia žymėti kiekvieną dėžę?

Žinoma, jei nenorite rinkyti kompiuterių iš virtuvės dėžių. Naudokite spalvas arba skaičius – "1 aukštas", "Finansai", "Vadovas". Kai atvykstate į Londoną, nėra laiko paklausti "kas čia yra?". Tikrai, biuro perkraustymas į Londoną sužlugsta tada, kai dėžės neišsirūšiuotos. Užrašykite iš kurios pusės dėžė turi būti atidaryta (o gal ir viršų pažymėkite).

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spausdintuvų kasetes, valiklius ar aerozolius negalima tiesiog įmesti į sunkvežimį tarp baldų. Tai yra draudžiama ir pavojinga. Jas reikia atskirti, sudėti į hermetiškus indus. Vieną kartą teko laukti kelias valandas pasienyje, nes vairuotojas neįsidarbino, kad kablyje yra degių daiktų. Geriau juos palikti čia arba vežti atskirai.

Dokumentai, muitinė ir tas prastas Breksitas

Ar mums tikrai reikalingas EORI kodas?

Be jokio abejo. Jūsų įmonei būtina turėti EORI kodą, kuris prasideda LT (jei registruota Lietuvoje), kitaip biuro perkraustymas į Londoną sustos ties siena. Be šio kodo neišgelbėsite nei pinigai, nei įtakos. Muitinė Anglijoje dabar tikrina labai griežtai. Jei jo neturite, pradėkite registruotis dabar, tai trunka kelias dienas, kartais ilgiau.

Kaip su mokesčiais (PVM) ir muitais?

Tai sudėtingiausia dalis. Jei vežate įrangą, kuri buvo naudojama Lietuvoje, dažnai galima taikyti "perleidimo" režimą (todė be PVM), bet... čia reikia gero buhalterio. Aš ne esu muitininkas, bet matau, kad biuro perkraustymas į Londoną tampa brangus, jei dokumentai surašyti neteisingai. Gali tekti mokėti importo PVM (20% JK), kurį vėliau galima susigrąžinti, bet pradžioje reikės išleisti pinigų.

Kas daryti, jei trūksta sąskaitų faktūrų?

Tada bus problemų. Muitininkai mėgsta rašus. Jei neįrodysite, kad serveris yra jūsų ir jis nupirktas legaliai, gali jį sukonfiskuoti arba priversti mokėti didelius mokesčius. Prieš biuro perkraustymą į Londoną susirinkite visas vertės dokumentus. Jei kažkas dingo, parašykite deklaraciją, kad daiktas priklauso jums, bet tikėkitės papildomų klausimų.

Kas yra "inventorizacinis sąrašas"?

Tai paprastas sąrašas, ką vežate. Bet ne tiesiog "baldai", o "2 stalai, 5 kėdžių, 3 kompiuteriai". Kuo tikslesnis sąrašas, tuo greičiau nueis per kontrolę. Kai darydame biuro perkraustymą į Londoną, kartais klientai bando nuslėpti brangius daiktus, kad nemokėtų mokesčių – tai blogai, baudos didelės. Būkite sąžiningi.

Ar reikia draudimo?

Privalomai. Sunkvežimys gali nukristi (nors retai, bet būna), arba gali būti apiplėšimas. Draudimas turi dengti visą krovinio vertę nuo išvežimo iki atvežimo. Žinoma, biuro perkraustymas į Londoną nėra "pasaulio pabaiga", bet jei dingsta jūsų serveriai su duomenimis – tai katastrofa. Pasidairykite apsidrausti ne tik už fizinę žalą, bet ir už atsakomybę.

Technika, serveriai ir jautrūs daiktai

Ar galima vežti įrengtus serverius?

Galima, bet labai rizikuota. Geriau juos išmontuoti, sudėti į originalią pakuotę (jei dar ją turite). Vibruojantis sunkvežimis gali sugadinti standžiuosius diskus. Perkeliame daug biurų, ir biuro perkraustymas į Londoną dažnai baigiasi IT skyriaus keiksmu, kai serveris neįsijungia. Nuplaukite duomenis į debesy (cloud) prieš kelionę.

Kas daryti su laidais ir kištukais?

Jei nesudėliosite laidų į maišelius ir pažymėsite juos, jums teks juos perrišti po valandos. Anglijoje kai kurie kištukai skiriasi (tipo G), nors dauguma įrangos turi universalius maitinimus. Pasirūpinkite adapteriais iš karto. Nėra nieko blogiau, nei atvykti į naują biurą Londono centre ir negalėti įjungti projektoriaus.

Ar saugu vežti didelius monitorius?

Tik su specialiomis dėžėmis su putomis. Negalima tiesiog apvynioti antklode. Monitorių stiklas labai trapus, ypač kai vairuotojas užkabina bumbulą greitkelio žiede. Mums teko išmokėti kompensaciją už sugadintus 5 "Apple" monitorius, nes klientas norėjo taupyti ant dėžių. Geriau išleiskite šiek tiek daugiau dėžėms.

Kas darysi su biuro augalais?

Augalai į Angliją be specialios licencencijos neįeina. Tai griežta taisyklė dėl kenkėlių. Prieš biuro perkraustymą į Londoną geriau juos padovanoti kolegoms arba parduoti. Vieną kartą mums teko palikti 2 metų augintą fikusą pasienyje, nes trūko fitosanitarinio sertifikato. Skaudu, bet taip taisyklės.

Kokias spausdintuves geriausia vežti?

Didžiulius "multifunkcinius" spausdintuvus geriau palikti čia ir nusipirkti naujus Anglijoje. Jie sunkūs, nepraktiški, o jų transportavimas kainuoja daugiau nei jų vertė. Mažus biuro spausdintuvus galima vežti, tačiau išpilkite tonerius, nes jie gali išsilieti. Biuro perkraustymas į Londoną yra puikus proga atsikratyti senų technikos monstrų.

Londono logistika: kur statyti tą sunkvežimį?

Kiek laiko užtrunka nuvežti daiktus?

Priklausys nuo kelio. Lietuva – Londonas yra apie 2000 km viena kryptimi. Tačiau biuro perkraustymas į Londoną užtrunka ilgiau dėl dujų paieškų, poilsio ir, žinoma, Anglijos muitinės. Skaičiuokite 3-4 dienas nuo to momento, kai sunkvežimis pasiima krovinį, iki to momento, kai jis atsiranda prie jūsų durų. Neskubėkite suplanuoti susirinkimo pirmadienį ryte.

Ar sunkvežimis gali važiuoti į Londono centrą?

Gali, bet tai košmaras. Dauguma gatvių turi aukščio apribojimus arba draudžiamas sankryžas. Prieš biuro perkraustymą į Londoną turime patikrinti maršrutą google maps (su sunkiasvorių transporto nuorodomis). Kartais teks parkuoti už kesto blokų ir pervežti daiktus rankomis arba mažesnėmis transporto priemonėmis.

Kas yra "Congestion Charge" ir "ULEZ"?

Tai mokesčiai už važiavimą miesto centre. ULEZ (Ultra Low Emission Zone) dabar apima didžiąją dalį Londono. Jei jūsų sunkvežimis neatsitinka standartų (o seni sunkvežimai dažnai neatitinka), teks mokėti 100 svarų per dieną. Biuro perkraustymas į Londoną gali brangiai pasitaisyti dėl to. Reikia skaičiuoti šias išlaidas į kainą iš karto.

Kas daryti su parkavimo leidimu?

Jūsų naujame adrese reikės gauti vietos savivaldybės leidimą parkuoti "bays" (parkavimo vietose). Mes galime tai padaryti, bet tai užtrunka 2-3 savaites. Jei leidimo nėra, vairuotojas gaus baudą (120 svarų), kurią turėsite sumokėti jūs. Neleiskite vairuotojui stovėti tiesiog ant "red line" (raudonos linijos) – nuvarys automobilį.

Ar galima vežti sekmadienį?

Galima, ir kartais netgi geriau, nes mažiau eismo. Bet tikrai tikrinkite, ar jūsų naujas biuras atidarytas. O, ir svarbiausia – ar galima statyti sunkvežimį tądien. Kai atliekame biuro perkraustymą į Londoną, stengiamės planuoti atvykimą darbo dieną, kad kas nors iš jūsų komandos atidarytų duris. Sekmadieniais Londonas mirgulioja, bet viskas uždaryta.

Pinigai, kainos ir realybė

Ar brangu perkelti biurą į Angliją?

Nebūtinai brangu, jei planuojate teisingai. Bet jei skubate – bus labai brangu. Biuro perkraustymas į Londoną kainuoja nuo kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio. Taip pat prisidės kuro rinkos (kurios dabar aukštos) ir muitinės mokesčiai (jei blogai su dokumentais). Neklauskite "kiek kainuoja" be to, nepasakius kiek krovinių.

Kodėl kainos skiriasi tarp firmų?

Kai kurios firmos siūlo "pigiai", bet paskui prideda mokesčius už lifto keliamąją, dėžes, parkavimo bilietus. Kiti (kaip mes) stengiamės sakyti visą kainą iš karto. Pasidomėkite ar įmonė turi realų transportą, ar tik "brokeriai" (perpardavinėtojai), kurie ieško atsitiktinių vairuotojų. Pas brokerius biuro perkraustymas į Londoną dažnai baigiasi vėluojančiu kroviniu.

Ar galima sutaupyti dėlžėmis?

Naudokite naudojamas dėžes (galite paimti iš prekybos centrų, jei jie leidžia), bet tik užtikrinkite, kad jos stiprios. Taip pat galite išsinuomoti plastikines dėžės – jos brangiau, bet labai patogios, nes neturi surinkti. O, ir svarbiausia – nenaudokite maišų. Maišuose viskas subyra, sugenda ir yra sunku nešti.

Kas jei kažkas sulūžta?

Parašykite pažymą apie žalą (protokolą) tiesiai vietoje, dar prieš vairuotoją išvažiuojant. Negalite paskambinti po savaitės ir sakyti "stalo koja nulūžo". Ką daryti su žala – priklauso nuo draudimo. Mums retai nutinka lūžti daiktams, nes žmonės moka įdėti. Bet biuro perkraustymas į Londoną yra ilgas kelias, vibracija yra neišvengiama.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Jei jie pristato daiktus ir išvyksta, tai ne. Jei jie dirba jums (iškrauna, surenka baldus) kelias dienas, geriau pasirūpinkite pietais arba bent vandenu. Vairuotojai yra žmonės, jei su jais elgsitės gerai, jie padarys viską, kad jūsų baldai neišsižiotų.

Nepageidaujami siurprizai (ir kaip jų išvengti)

Kas nutinka jei sunkvežimis sugenda?

Tai reta nutinka su patikimomis kompanijomis. Jei nutinka, turi būti planas "B" – kita mašina. Mes stengiamės turėti partnerių Anglijoje, kurie gali padėti. Biuro perkraustymas į Londoną neturi sustoti dėl techninių gedimų. Bet pasidomėkite – ar jūsų vežėjas turi atsarginę mašiną ar palieka jūsų daiktus pamiške.

O jei muitinė užstrigs su tikrinimu?

Tai tada dings diena ar dvi. Muitininkai gali iškrauti visą sunkvežimį ir patikrinti kiekvieną dėžę. Jei turite gerus dokumentus ir sąrašus, tai greitai baigiasi. Jei bandėte apgauti – laukite baudų. Būkite kantrūs, biuro perkraustymas į Londoną dabar yra ir biurokratinis procesas.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Jei sunkvežimis stovi neapsaugotoje aikštelėje – ne. Vairuotojai turi stovėti saugiose stovėjimo aikštelėse. Jei jūsų krovinys ypač vertingas, gali būti reikalingas apsaugos agentas, lydintis mašiną. Londono pakraščiuose nusikaltimų nėra tiek daug, bet visada geriau užtikrinti.

Kas daryti jei naujas biuras dar nebaigtas?

Tai klasika. "Mes jums pristatysime, o statybininkai dar nebaigė grindžių dėti". Tada ką mes darysime su dėžėmis? Reikia sandėliuko. Užsirašykite laikiną saugojimą iš anksto. Geriau pristatyti vėliau, nei krauti dėžes ant cemento dulkių. Biuro perkraustymas į Londoną turi būti sinchronizuotas su remonto darbais.

Kodėl svarbu turėti kontaktinį asmenį vietoje?

Nes vairuotojas nežino, kas yra "tas didelis stalas su raudonomis kojomis". Jis turi matyti atsakingą žmogų, kuris pasakys, kur dėti ką. Be kontakto asmenio, vairuotojas tiesiog paliks dėžes prie durų ir išvažiuos, nes jam skubia kiton.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai taip, jei tai nėra prekės. Tačiau biuro perkraustymas į Londoną skirtas biurui, o ne nešioti darbuotojų drabužių ar buitinės technikos. Jei tokia situacija, tai reikia aiškiai užrašyti sąraše, kad muitinė nesupyktų dėl "privataus krovinio". Geriau, kad darbuotojai susiruošia savo daiktus.

Išvada: Trumpai tariant, biuro perkraustymas į Londoną nėra pasivaikščiojimas parke. Reikia kantrybės, gero planavimo ir sąžiningų dokumentų. Jei viską padarysite teisingai, Londonas jūsų komandai nudžiugins, o jei skubėsite – galite susidurti su didelėmis problemų (ir sąskaitomis). Pasitikėkite patirtimi, ne kaina.