Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę: nuo planavimo iki raktų įteikimo

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galima sakyti, kad mačiau viską. Pradedant nuo tų laikų, kai siena nebuvo, iki dabartinių „Brexit“ namelų. Žmonės visada klauso: „ar tai sudėtinga?“, o aš sakau – tai ne sudėtinga, tai varginanta. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę nėra tikrai paprastas dalykas, nes daug kas pasikeitė prieš keletą metų. Tiesiog užpakalinėje sunkvežimio dalyje užmeskite kelias dėžes šiukšlių nebus, čia reikalinga galva, o ne tik raumenys. Jei ketinate vežti kompiuterius, seifus ar tiesiog dideles biuro stalas, geriau apsirūpinkite kava ir nervais. Rašau čia tiesiogiai, be jokių užuominų, kaip būna tiesiogiai darbe, nes klientas turi žinoti, į ką įsistringa.

Planavimas ir organizacija

Kada pradėti ruoštis?

Prašom, nekelkite manęs ant sienų, kai paskambinate penktadienį ir sakote, kad reikia vežti pirmadienį į Londoną. Tai nevyksta. Biuro relokcija į JK reikalauja laiko, mažiausiai mėnesio, o jei kalbame apie didelius objektus, tai dar ir ilgiau. Reikia susitvarkyti dokumentus, kur dabar viską sustabdžia muitinėje, susirasti vairuotoją (tai buvo didelė problema praėjusią vasarą) ir papakavti viską taip, kad nenukristų kelyje, kai vairuotojas stabdys prieš „roundabout“. Ankstyvas planavimas tai pusė sėkmės, o kita pusė – tai tiesiog laimė, kad per sieną praeinate be užlaikymo.

Ar verta samdyti brėžininką?

Klausiate, ar reikia braižytojo? Žiūrėkite, jei turite tris stalus ir dvi kėdes, braižytojo nereikia, tiesiog užsirašykite ant dėžės „stalas“. Bet jei judinate visą aukštą iš Vilniaus verslo centro į Mančesterį, tuomet be braižinio nėnėm išeities. Vienas klientas prieš keletą metų taip padarė, atvežė viską į Birmingamą, o ten niekas nesugebėjo nieko surinkti, nes dėžės buvo pažymėtos tamsoje. Tada teismo praleidome dienas surinkinėjant biurus vietoj to, kad vairuotojas važiuotų atgal ir gautų kitą užsakymą. Braižinimas tai investicija į jūsų nervus.

Ką daryti su tais smulkesniais daiktais?

Popieriaus segtuvai, pieštukai, tos visos smulkmenos, kurios užkuria chaosą. Sutalpinkite tai į mažas dėžutes ir užsandarinkite. Nieko blogiau nėra, kaip atidaryti sunkvežimį užsienyje ir matyti, kad pusė smulkmenų iškrito vairuotojui į kabiną, kai jis staiga stabdėje Kent’o kelio atkarpoje. Supakuokite tai kruopščiai, nes vairuotojai ne jūsų sekretorės, jie ne rinks jums pieštukus nuo grindų.

Baldai ir technika: specifika

Ar išardyti spintas ir stalus?

Sunku pasakyti vienu žodžiu. Jei spinta yra tokia, kelia įlindžiąs pro duris, galima palikti. Bet dažniausiai sunkvežimiuose vairuotojai turi vietos apribojimus aukštyje, ypač jei važiuoja dviejų aukštų prikaba. Geležinkelio pervežimas į Liverpulį arba kitiems toliams maršrutams dažnai reikalauja, kad krovinys būtų kuo žemesnis. Tad geriau išardykite, o tą „knygą“ su varžtais įkelkite į vieną dėžę, kad neprarastumėte. Paskutinį kartą teko išardyti labai brangų direktoriaus stalą, kurio niekas negalėjo surinkti atgal be instrukcijos, tai žiūrėkite, kad instrukcijos neišnyktų.

Kaip vežti serverius ir jautrią techniką?

Čia jokia kalba neapsieina be specialios pakuolės. „Antistatinė“ – štai tas žodis. Ne už visus tai reikšmė, bet jei turite duomenų centrą ar tiesiog keletą stiprių serverių, juos reikia apvynioti burbuliukais, įdėti į tvirtas dėžes ir uždaryti. Prisimenu vieną atvejį Glazge, kai klientas padavė serverį be dėžės, tiesiog ant sėdynės. Nuvažiavome bump'ą kelio šone ir... sistema nebeužsileido. Draudimas tai padengs, bet duomenų atstatymas kainuoja milžiniškus pinigus. Geriau neišleisti šimto litų ant dėžių negu prarasti verslą dėl trijų dienų stabdymo.

Galima vežti augalus?

Tai yra viena visų mėgstamiausių baimių. Augalus į Jungtinę Karalystę vežti galima, bet turi būti sveiki, be žemės ant šaknų (arba labai nedaug), o svarbiausia – be kenkėjų. Jei jums viena kerpė užkirs kelią pasienio punkte (galvojame apie Eurotunelį arba Doverio uostą), visas sunkvežimis gali būti sustabdytas ir galinis krovinys iškrautas dezinfekuoti. Dirbant su krovinių gabenimu į Angliją, augalai visada yra rizika. Aš asmeniškai nusprendžiau niekada nevežti klientų gyvūnų ar augalų, jei nėra visiškai tikra, kad dokumentai tvarkingi.

Ką daryti su pavojingomis medžiagom?

Degalai generatoriams, dažai, tualetų skystis – tai viskas yra pavojingos krovos. Jų negalima tiesiog užmesti ant grindų. Reikia specialių sertifikatų, etikečių ir deklaravimo. Jei pasakyti muitininkui tiesiog „ką turim“, jums gali būti skirta bauda. Kai vežite biurą, ten dažnai būna valymo priemonių sandėlyje. Jas reikia paskaičiuoti. Vieną kartą teko laukti dvi dienas Tilbury uoste, nes vairuotojas pamiršo paminėti penkių kanistrų su benzinu žolinekove.

Muitinė ir dokumentai po „Brexit“

Kokie dokumentai yra būtini?

Dabar čia esminis dalykas. Anksčiau užtekdavo TIR knygelės (TIR – tarptautinė krovinių pervežimo sistema), o dabar jums reikalingas EORI numeris (jei esate verslas), prekių deklaracija (ES exit ir UK entry), o jei prekės ne naujos – tai dar ir galimas PVM sutartimas. Kiekvienas biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę dabar prasideda nuo dokumentų, o ne nuo dėžių pakavimo. Be gerai parengto komercinio invoice, jūsų sunkvežimis tiesiog nepaleis sienos. Ir tada dirbtę išlaidas turėsite padengti jūs.

Kas tas EORI numeris?

Tai toks kodas, kuris leidžia muitinei identifikuoti verslą. Jei jūsų kompanija jo neturi, gausite jį per dvi dienas, bet be jokio šanso įvežti ką nors teisiškai. DUK straipsniuose visi rašo tai kaip formalumą, bet praktikoje matau, kad be šio kodo vairuotojas stovi pasienyje ir gauna baudą už dokumentų stoką. Neklauskit manęs, kodėl taip sudėtinga, tiesiog užpildykite paraišką ir užmirškite.

Ar reikia mokėti muchą (muitinės mokestį) už naudotus biuro baldus?

Paprastai ne, jei galite įrodyti, kad tai naudotos prekės ir jos bus naudojamos toliau verslui, o ne parduodamos. Tačiau čia yra viena „bet“. Muitinė turi teisę (netgi pareigą) įvertiniškai įvertinti turtą. Jei jūsų biuro baldai atrodo kaip nauji, arba jei jų visai nėra inventoriaus sąraše, muitininkas gali nustatyti savo kainą. Tada susidursite su importo mokesčiais, kurie gali būti nemaloniai dideli. Geriau turėti seną sąrašą su nusidėvėjimo verte.

Kodėl taip svarbu nurodyti tinkamas prekių kodus (HS codes)?

Kiekviena prekė turi savo kodą. Stalas – vienas, kompiuteris – kitas. Jei padarysite klaidą arba nurodysite per daug bendrąkodą, gali kilti problemų. Už neteisingą deklaravimą gali būti baudos. Žinau vieną atvejį, kai vadybininkas visas biuro kėdes užrašė kaip „medžionės gaminių kategoriją“ vienu kodu. Muitinė sustabdė visą konvojų prieš Londoną ir reikalavo atidaryti per pusę krovinio patikrinimui. Skynimas kainavo brangiau nei vadybininko atlyginimas už pusmetį.

Ką daryti, jei dokumentai neteisingi?

Jei vairuotojas jau yra vietoje, o dokumentai blogi... tada kviečiate muitinės brokerį. Brokeris gali pataisyti klaidas nuotoliniu būdu, bet tai kainuoja. Kartais reikia pateikti papildomus pažymėjimus. Pats blogiausias variantas yra tada, kai vairuotojas nieko nežino ir pasako „klientas duoks duokmenis“. Tokiu atveju sunkvežimis gali būti nukreiptas į sandėlį dokumentams tvarkyti, o dienos užlaikymas kaštuoja šimtus svarų.

Transportas ir kelias

Ką rinktis: sunkvežimį ar dalinį krovinį?

Jei turite 40 EUR paletės biuro prekių, būkite godūs ir imkite pilną sunkvežimį (FTL) – pilna krovinio masė. Jei tik dvi ar tris paletes – geriau dalinis krovinys (LTL – dalinė krovinių krova). Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę gali būti labai brangus, jei važiuojate tuščia grįžtant. Jei imate pilną mašiną, jums nereikės jaudintis, kas kas įsirašys prie jūsų dėžių. Tiesa, paskutinį kartą kada vežiau į Bristolį, vairuotojas pasakė, kelyje pastoviai stoją patikros, tai reikia laiko.

Kiek trunka kelionė?

Iš Lietuvos iki JK su visais formalumais (pasienio kontrolės, keltas arba tunelis) tai trunka maždaug 3-4 dienas. Jei viskas eina lygiai. Jei yra eilės „Eurotunelio“ punkte, tai gali užtrukti ir ilgiau. Neskubėkite skambinti pirmą dieną ir klausti „kur mano dėžės?“. Vairuotojai turi poilsio laiką, juos negalima versti dirbti 24 valandas. Kažkur tarp Vokietijos ir Belgijos jie privalo sustoti.

Ar yra apribojimų miestuose?

Žinokit, Didžiojoje Britanijoje yra daug vietų, kur sunkvežimams draudžiama važiuoti, ypač senamiestyje. Londonas yra vienas didžiausių košmarų. Ten reikalaujamas specialus leidimas (LEZ) arba mokestis už užterštumą (ULEZ). Jei jūsų vairuotojas su sena mašina bandys įvažiuoti į centrą, gauta bauda ateis į jūsų biurą. Būtinai patikrinkite, ar maršrutas neina per greitkelius, skirtus lengviesiems automobiliams, ir ar nėra aukščio apribojimų.

Kas daryti, jei sunkvežimis nueina numatytą adresą?

Tai pasitaiko. Kartais adreso Londone nėra nurodytas pašto kodas (tai būtina JK!), kartais gatvė uždaryta dėl statybų. Tada vairuotojas sustoja arčiau ir skambina. Reikia turėlį kontaktinį asmens, kuris yra vietoje ir gali susitarti su vairuotoju. Jei nieko nėra – krovinys nugabenamas į artimiausią sandėlį, o tada jums reikės samdyti vietinį transporterį, kad atvežtų tą dėžę į duris. Tai papildomi kaštai, kurių niekas nenori.

Ar saugu važiuoti per Kalę (Angliją)?

Keliai ten yra siauresni, o greičiai didesni. Stipriai vėjuota pakrantėje (ypač šiaurėje, prie Škotijos) gali sudaryti problemų tuščiam sunkvežimiui. Vairuotojai su patirtimi įrodė, kad ten reikia būti atsargiam. Ne daug kas kalbe apie tai, bet vėjo stipris ten gali sujudinti net sunkų krovinį, jei blogai užsegtas. Visada klauskite, ar krovinys užfiksuotas.

Kainos ir draudimas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į JK?

Negaliu pasakyti vieno skaičiaus, nes kaina priklauso nuo tūrio, svorio, degalų kainos (o ji dabar šokinėja) ir piko sezonų. Vidutiniškai už pilną sunkvežimį (90 kubinių metrų) galite numatyti 2500–3500 eurų vienam krypties, plus muitinės išlaidos. Jei tai tik dalis krovinio, skaičiuokite po 150–200 eurų už pavienių vietų arba paletę. Tačiau jei reikia įrenginio kėlimo su kroviniu (kranas), kaina šokteli aukštyn.

Ar draudimas apima viską?

Standartinis transporto draudimas (kaip ir CMR draudimas – tarptautinės vežimo sutarties draudimas) yra labai ribotas. Jis dažniausiai padengia tik 8.33 SDR vieną kilogramą. Tai labai mažai, jei kalbame apie brangų serverį ar meninį kūrinį biure. Būtinai pasitikrinkite, ar draudimas apima biuro techniką ir ar ji vertinama pagal tikrąją vertę, o ne pagal standartinę svorio ribą. Aš visada liepiu klientams pasirašyti papildomą draudimo polisą, jei veža brangmenas. (Manau, dabar tas limitas gal šiek tiek pakilo, bet geriau tiksliai patikrinti savo brokerį).

Kas yra „paskubus tarifas“?

Jei skambinate ir sako „reikia rytoj“, tai yra paskubus tarifas. Tada kaina gali padvigubėti. Reikia rasti vairuotoją kuris nėra užimtas, reikia greitai daryti dokumentus, gali reikėti permokėti už vietą keltuose arba traukinyje. Geriau nebandyti taip daryti, nebent tikrai gaisras. Planuokite šiaip ne taip.

Ar gali kilti papildomų mokesčių?

Taip, gali. Tai gali būti mokesčiai už užlaikymą uoste (demurrage), mokesčiai už sandėliavimą, muitinės procedūras arba tiesiog už tai, kad vairuotojas laukė parą, kol nebežinojo, kurkelia. Už laukimą Britanijoje taip pat reikia mokėti, ir tai nėra pigu. Būtinai suderinkite su vadyba, ar kainoje įskaičiuotas „laikantis laikas“ (pvz., 2 valandos iškrovimui).

Ar verta rinktis pačias pigiausias paslaugas?

Noriu jums pasakyti tiesą. Jei kas siūlo pervežti biurą į Liverpulį už pusę mažiau nei rinkos kaina – bėkite. Tai reiškia, kad jie taupo ant vairuotojų, draudimo, degalų, arba tai yra „blakstienos“, kurios vos vežia ką nors po kitų. O tada, kai dingsta krovinys arba sulūžta sunkvežimis, niekas neatsakinėja į skambučius. Mėgstu sakyti, kad pigu yra tik du kartus – kai mokate ir kai gaunate prekę sugadintą.

Rizikos ir nusiskundimai

Kas nutinka, jei sugenda krovinys?

Tada prasideda draudimo išmokos procesas. Jums reikės turėti nuotraukas, inventoriaus sąrašą, o svarbiausia – įrodymus, kad buvo pakruvota tvarkingai. Jei pats klientas blogai užsegtė dėžes ir viduje visai susidarė, draudimas nebus mokamas. Kartais vairuotojai būna kalti, bet dažniau – netvarkingas pakavimas. Vienas klientas skundėsias dėl sulūžusio stalo, bet paaiškėjo, kad stalo kojos buvo įdėtos į dėžę be jokios fiksacijos.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Legaliai – ne, jei tai nėra deklaruojama kaip perkėlimas gyventi. Biuro perkraustyme, jei kas nors paslėps savo drabužių ar vaikių žaislų į dėžę su dokumentais, tai gali būti laikoma kontrabanda arba neteisėtu importu. Muitinė turi teisę nurodyti „personal effects“ apžiūrą. Aš asmeniškai neleidžiu savo vairuotojams vežti jokių asmeninių daiktų be aiškaus sąrašo, kad nepatektume į bėdą dėl nelegalios migracijos arba nenuvežtų prekių.

Kokios problemos dažniausiai kyla su klientais?

Dauguma problemų kyla ne dėl kelių, o dėl komunikacijos. Klientas nesako, kad trečias aukštas be lifto. Klientas nesako, kad gatvė yra per siaura. Klientas nesako, kad raktai nuo sandėlio yra pas kaimyną. Tada vairuotojas praranda pusę dienos, o klientas pyksta dėl uždelsto atvykimo. Pasitikėjimas yra svarbiausia, bet informacija turi būti pilna. Netvarkingumas čia kainuoja brangiai.

Kaip elgtis su nusiskundimais dėl laiko?

Jei atvykote vėlai, paaiškinkite priežastis. Jei tai ne jūsų kaltė, pateikite įrodymus (užlaikymo protokolus, kelio eismo informaciją). Kartais klientai tiesiog nenori suprasti, kad „Brexit“ sukūrė eiles. Būkite kantrūs, bet firmūs. Jei vadybininkas pažada, kad bus rytoj, o vairuotojas tik važiuoja iš Lietuvos, tai yra melas. Geriau sakyti tiesą, kad užtruks 4 dienas, negu pažadėti 2 ir nepaisyti.

Ką daryti, jei dingo dėžė?

Čia yra labai nepatogi situacija. Pirmiausia, tikrinkite, ar ji nebuvo palikta kitoje vietoje, ar nebuvo įdėta į kitą sunkvežimį (jei važiavote keliais). Jei tikrai dingusi – rašykite pranešimą policijai ir draudimo kompanijai. Prisimenu vieną įvykį Šefilde, kur viena dėžė su svarbiais dokumentais papuolė kitam vairuotojai, kuris vežė į Edinburgą. Teko važiuoti už ją 200 km. Tikrinkite numerius ant dėžių!

Taip atrodo realus biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę iš vidaus. Ne tai, kas parodyta reklamuose, o kas tikrai vyksta kelyje. Nėra tiek sunku susitvarkyti su technika, kiek su tuo visokiu popierizmu ir žmonių elgesiu. Jei ruošiatės judinti savo verslą, pasiskaitykite dokumentus, susiderėkite su keliais ir tikrai negerbkite ant pigių pasiūlymų. Geriau pradėti ruoštis anksčiau ir miegoti ramiau, nei vėliau gaudyti savo vadybininką vidurnaktį klaust, kur jūsų siunta. Sėkmės kelyje, Londone nebus lengva su ratais, bet jeigu viską suplanuosit, įveiksite.