Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę: lankstūs sprendimai ir praktiniai patarimai verslui

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, kad kiekvienas biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę turi savo unikalų scenarijų. Vieną dieną viskas vyksta pagal planą, o kitą – klientas paskambina iš Londono ir sako, kad sandėlio raktai pasimetę, arba britų muitininkas užkliuvo ant biuro stalo kojų. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę nėra tiesiog daiktų įkėlimas į sunkvežimį, tai sudėtingas logistinis šokis, kurio metu reikia sujungti dokumentus, fizikinį darbą ir tikslią laiko planą. Verslo žmonėms svarbiausia yra nuolatinumas, todėl stengiuosi pasiūlyti lankstus sprendimus, kad įmonė neprarastų pajamų ne dėl to, kad kelių kilometrai atskyrė jos nuo kompiuterių. Nors dažnai kalbame apie didelius korporacinius judėjimus, dažniausiai susiduriame su vidutinio dydžio įmonėmis, kurios bandys išsikraustyti savaeilį (ir dažnai apgailestauja).

Pagrindiniai klausimai ir pradžios darbai

Kaip tinkamai pradėti rengti biuro perkraustymą į JK?

Pradžia visada pasirodo paprasta, bet taip nėra. Pirmiausia turite sudaryti detalią inventoriaus sąrašą – ne tik "5 stalai", bet "5 stalai, kurių du iš jų su sudėtinėmis dalimis". Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja tikslumo, nes britų muitinė labai mėgsta, kai viskas yra užrašyta. Po to, kai turite sąrašą, reikia nustatyti datas. Nepaisykite to, kad keliaukite per savaitgalį – tai gali būti brangiau. Viskas prasideda nuo to, ką iš tiesų norite vežti, o ne nuo to, ką galite sutalpinti į krepšį.

Kiek laiko užtrunka toks kelionės procesas?

Tai vienas populiariausių klausimų, bet atsakymas visada "noriu pasakyti, kiek užtrunka, bet...". Paprastai nuo Išpakavimo Lietuvoje iki iškrovimosi Mančesteryje ar Birmingeme praeina maždaug 3–4 dienos, jei nėra didelių eismo kamščių prie Kalė arba Duisburgo. Tačiau biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę neapsiriboja važiavimu – reikia susitvarkyti dokumentus, tai gali užtrukti dar savaitę prieš išvykstant. Vienas mano klientas maniau, kad tai dalykas dienos užmojui, tačiau realybėje mums teko laukti, kol bus paruoštos eksporto deklaracijos.

Ar galima susiplanuoti biuro perkraustymą į Angliją savaitgaliu?

Taip, galima, bet tai kainuoja brangiau, ne visi vairuotojai nori dirbti poilsio dienomis, ypač jei reikia atlikti fizinį darbą. Taip pat reikia atsiminti, kad Jungtinėje Karalystėje tam tikrose vietose (pvz., Londono centre) yra apribojimai sunkiasvoriams transportui, kurie gali būti skirtingi savaitgaliais. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę savaitgaliais yra geras dalykas, kad nustotumėte dirbti penktadienį ir pradėtumėte pirmadienį, tačiau viskas priklauso nuo to, ar užsakysite vairuotojams viešbutį, ar jie bus laukti sunkvežimyje (kas draudžiama taisyklėse).

Ką daryti, jei nežinome tikslaus krovinių kiekio?

Tai dažna problema. Dažnai klientai sako "turim maždaug tiek daiktų", o kai atvažiuoju, tai ten pilnas sandėlys. Geriausia padaryti preliminarų matavimį – paimti metrus ilgio ir pločio. Jei nežinote tiksliai, biuro perkraustymas į JK gali tapti brangesnis dėl to, kad teks siųsti antrą automobilį. Arba, dar blogiau, reikės viską permesti į didesnį sunkvežimį kelio viduryje (kas yra košmaras). Nenuokslumas čia yra priešas.

Ar verta pasamdyti arba įsigyti dėžes?

Nusipirkti dėžių dažniausiai neapsimoka, nebent jei planuojate keltis kas antrą mėnesį. Siūlau jas išsinuomoti – tai pigiau ir ekologiškiau. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę tampa daug lengvesnis, kai turi standartines dėžes, kurias galima uždėti viena ant kitos. Viena kartą matęs, kaip įmonė bandė vežti viską senose prekybos centro dėžėse – tiesiog griuvo važiuojant.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš vežant?

Pralobusiu žodžiu – taip, didžiąją dalį. Stalai, spintos, sekcijos – viskas turi būti išmontuota, kad jos tilptų į liftą arba pro duris. Biuro perkraustymas į JK nėra tiesiog "padėkime ant sunkvežimio", tai yra geometrija. Vienas klientas bandė neišmontuoti didelės konferencijios stalo lentos – tiesiog neįėjo į patalpą Anglijoje, teko laužt angą (sąžiningai sakant, tai buvo jų kaltė, nes neklause patarimo).

Kaip apsaugoti jautrią įrangą perkeliant?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai visa jūsų verslo prasmė. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja specialios pakuotės, vata, putų. Negalima tiesiog įmesti monitoriaus į dėžę su knygomis. Turiu įprotį visada pakartoti: "jei dėžę numesite nuo 1 metro aukščio, ar viduje esantis daiktas išliks sveikas?" Jei ne, pakuokite dar kartą. Ypatingai reikia saugoti duomenis – saugyklos (diskus) geriau vežti su savimi rankinis lagamine (o ne krovinyje).

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilkasis zona. Oficialiai, biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę yra komercinis siuntimas, todėl asmeninių daiktų (pvz., dviračių, senų drabužių) gabenimas gali sukelti problemų muitinėje. Kelis dalykus galima "prismegti", bet jei bus matuojama, kad tai neverslo turtas, gali tekti mokėti非常 mokesčius arba pareikalauti atskiro importo deklaravimo. Geriau nedaryti problemų sau.

Kainos, dokumentai ir biuro perkraustymo į JK niuansai

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Kaina – tai tai, ką visi klauso, bet niekas nenori girdėti atsakymo. Tai priklauso nuo tūrio, svorio, maršruto (Londonas brangesnis už Šiaurės Angliją) ir to, ar reikia krovinio įkėlimo/iškrovimo paslaugų abiejuose galuose. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę gali kainuoti nuo kelių šimtų eurų (maži keliai) iki kelių tūkstančių. Paskaičiuoti galiu tik kai atsiųsite sąrašą (tą patį, kurio jūs tikriausiai dar neturite). Be to, dabartinių kuro kainų laikais, skaičiai keičiasi kas savaitę.

Kas nutiko su kainomis po Breksito?

Breksitas pakeitė viską. Anksčiau tai buvo paprasta – važiuoji, perbėgi, važiuoji toliau. Dabar biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę reiškia muitinės procedūras, brokerio mokesčius, galimas vėlavimas. Tai įeina į galutinę kainą. Nematęs, kad kaina nukristų – tik paaugo, nes mums reikia daugiau laiko ir dokumentų. Tiesa, kai kurios mokesčių išimtys (pvz., atostogaujančių asmenų daiktai) gali padėti, bet verslui tai nelabai taikoma.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtina turėti eksporto deklaraciją iš Lietuvos ir importo deklaraciją Jungtinėje Karalystėje. Tai reiškia, kad mums reikės jūsų EORI numerio (jei turite) arba mūsų brokerio paslaugų. Taip pat reikia sąrašo su verte (kiek kainavo stalai kai juos nupirkote). Be to, biuro perkraustymas į JK gali reikalauti specialių leidimų, jei vežate pavojingas medžiagas ar brangų elektroninį. Negalima tiesiog važiuoti tuščiomis rankomis.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) importuojant į JK?

Jei esate registruota JK įmonė, galite naudoti "postponed accounting" sistemą, t.y. mokėti PVM savo mokesčių deklaracijoje, o ne pasienyje. Tai labai palengvina biuro perkraustymą į Jungtinę Karalystę, nes nereikia išleisti pinigų vietoje. Jei esate Lietuvos įmonė, kuri tiesiog perkelia biurą (t.y. keičiate adresą), dažnai tai laikoma ne prekyba, o turto perkėlimu, todėl PVM gali būti taikomas kitaip (arba visai ne). Bet čia reikia pasikonsultuoti su buhalteriu, aš tik vairuotojų ir dėžių specialistas.

Kas daryti, jei neturiame EORI kodo?

Jei neturite, tai bus problema. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę be EORI numerio (arba dabar jie vadina kitaip "GB" numerį) praktiškai neįmanomas legaliai. Mes galime padėti gauti laikinąjį arba naudoti mūsų brokerio, bet tai papildomai kainuoja ir užtrunka laiko. Geriau užtikrinti, kad dokumentai tvarkingi dar prieš mums atvykstant į sandėlį.

Ar draudimas įeina į paslaugos kainą?

Draudimas yra būtinas, bet ne visada įeina į bazinę kainą. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę apima standartinį krovinių draudimą (paprastai 3-5 EUR už kg), bet jis nedengia visko. Pavyzdžiui, duomenys ar brangūs menkai daiktai gali būti neapdrausti. Rekomenduoju visada pasitikrinti sąlygas. Vieną kartą klientas buvo įsitikinęs, kad turi "pilną draudimą", bet kai dėžė su serveriais nukrito, pasirodė, kad draudimas nebuvo taikomas elektronikai (žiūrėkite smulkmenas!).

Galima gauti nuolaidą, jei darbas atliekamas ne sezono metu?

Sezonas yra vasara ir rugsėjis (kai visi grįžta iš atostogų). Žiemą biuro perkraustymas į JK gali būti šiek tiek pigesnis, nes mažiau užklausų. Tačiau taip pat reikia atsižvelgti į orą – lietus Anglijoje gali sukelti nemažai problemų iškeliant daiktus. Taigi, nuolaida galima, bet jos tikrai nebus 50 proc., turbūt gausite 5-10 proc. nuolaidą arba nemokamą dėžių pristatymą.

Ar priimate mokėjimus kortelėmis?

Taip, priimame, bet pirmiausia reikia sumokėti avansą (depozitą), kad užsakyti datą. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę – tai ne taksi, kur mokate ant galo. Dideliems projektams reikia sąskaitos faktūros apmokėjimo (paprastai 50 proc. prieš išvykstant, likusi dalį – atvykus). Tai apsaugo tiek mus, tiek jūs – tai yra profesionalus standartas.

Kas daro, jei klientas negali apmokėti laiku?

Tada biuro perkraustymas į JK sustoja. Paprasčiausiai neišvažiuojame. Negaliu rizikuoti savo sunkvežimiu ir degalais be užtikrinimo. Tai buvo atvejis, kai viena įmonė bandė mums mokėti "kai išsiims lėšas iš investicijų" – atsisakėme. Verslas turi būti tvarkingas, kitaip mes taip pat neveiksime.

Logistika, muitinė ir techninės problemos

Ar sunkvežimys gali važiuoti tiesiai į Londono centrą?

Londonas yra košmaras vairuotojams. Yra ULEZ zona (mažų išmetamųjų teršalų zona), kuri dabar apima beveik visą miestą. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę, ypač į Londoną, reikalauja specialių leidimų, kurie kainuoja pinigus. Be to, daugelyje vietų sunkvežimiams važiuoti draudžiama arba reikia specialaus leidimo iš savivaldybės. Tai viskas užtrunka laiko planuoti. Nenuokslus planavimas čia kainuoja brangiai baudomis.

Kaip vyksta muitinės kontrolė Lietuvoje ir JK?

Lietuvoje eksporto kontrolė dažniausiai vyksta elektroniniu būdu, retai kada sustoja sunkvežimis. Tačiau Jungtinėje Karalystėje, ypač "Newhaven" ar "Dover" uostuose, jie gali sustabdyti tikrinimui. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę gali vėluoti dėl to, kai ką nors įtaria, kad srautą "per daug". Vieną kartą mus laikė 12 valandų, nes jų sistema "nepamatė" deklaracijos (nors ji buvo teisingai pateikta). tiesiog sistema suklupo (tokios yra šios sistemos).

Ar reikia rūpintis pakavimu pacituose (Pallets)?

Taip, labai rekomenduoju. Jei turiu biuro perkraustymą į JK, daiktai ant pacų yra saugesni, lengviau kraunami ir neiškrenta važiuojant. Taip pat tai greičiau perkeliamas tarp sandėlių (jei naudojame grupinį pervežimą). Pacus galime paruošti mes, arba jūs galite tai padaryti patys, jei turite keltuvą. Bet pacas turi būti tvirtas – ne senos lentos su vinimis.

Kas daryti, jei įranga sugenda kelyje?

Tarkime, vairuotojas staigiai stabdo ir dėžė su serveriu nukrenta. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę apima draudimą, bet fizinė žala yra žala. Jei tai įvyksta, reikia nedelsiant fotografuoti, susisiekti su draudiku, o tada su mumis. Negalima tiesiog surinkti ir daryti, kad nieko nebuvo (bus pastebėta). Tiesa, didžiąja dalį laiko įranga išlieka sveika, jeigu pakavimas buvo atliktas taip, kaip sakiau anksčiau (su vata ir putomis).

Ar galima sekti kur yra mano krovinius?

Taip, mes naudojame GPS stebėjimą. Galite pamatyti, kur yra sunkvežimis realiu laiku (kol GPS signalas veikia – kartais Anglijos kaimo vietose jis dingsta). Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę tampa mažiau stresingu, kai žinai, kad vairuotojas jau pasiekį Bristolio apylinkes, o ne dar kažkur Vokietijoje.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga kelyje?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada mes turime organizuoti pakaitinį vairuotoją arba net kitą sunkvežimį. Biuro perkraustymas į JK gali šiek tiek pavėluoti, bet mes visada sprendžiame problemą. Vieną kartą vairuotojas susirgo per degalines Prancūzijoje – teko skubėti rasti ką nors vietinio (kalba buvo didelė problema, bet išsiveržėmė gestais). Kasdienybė.

Ar pervežate ir pavojingas medžiagas (chemiją)?

Tai priklauso nuo to, kas tai yra. Oficiniai rašaliniai, valikliai – dažniausiai taip, jei turi atitinkamas etiketes. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę draudžia vežti sprogmenis ar labai pavojingas medžiagas be specialios licencijos (ADR). Jei turite sandėlyje daug dažų ar lakų, tai reiks specialaus transporto, kuris kainuoja daugiau. Geriau pasakyti iš karto, kad nereikėtų slėpti (nors kai kurie bando).

Ką daryti su daiktais, kurių nebeiname vežti (atliekomis)?

Jei seniau norite atsikratyti senių baldų Anglijoje, mes galime juos nuvežti į šiukšliadėžę (waste disposal). Tačiau tai kainuoja – JK šiukšlių mokestis yra didelis. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę nėra "atliekų turizmas", taigi reikia mokėti už išvežimą. Geriau tai suplanuoti iš anksto, kadangi tiesiog palikti gatvėje nelegalu ir baudžiama.

Ar reikia vertėjo arba kontakto Anglijoje?

Techniškai ne, jei viskas suplanuota. Vairuotojas turi telefoną. Tačiau biuro perkraustymas į JK būtų daug lengvesnis, jei pusėje turėtumėte žmogų, kuris gali atidaryti duris, parodyti, kur statyti dėžes, ir pasirašyti dokumentus. Kalbos barjeras retai būna problema logistikoje (visiems suprantamas angliškas "please sign here"), bet techniniai nukrypimai gali būti paini be lokalios pagalbos.

Ar pervežiate į Škotiją ar Velsą?

Žinoma, biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę neapsiriboja Anglija. Važiuojame į Edinburgą, Glazgą, Kardifą ar net į šiaurines sritis. Tiesa, kainos gali skirtis dėl didesnių atstumų ir kuro. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad kai kurie keliai Škotijoje yra siauresni, todėl sunkvežimio pasirinkimas gali būti ribotas. Ten reikia labiau planuoti maršrutą.

Kas daryti, jei naujieji biuro patalpos ne paruoštos?

Tai klasika. Atvažiuojame, o ten dar statybininkai dedba grindis. Biuro perkraustymas į JK tada tampa logistiniu košmaru – reikia laikyti dėžes sunkvežimyje (kuris negali laukti amžinai) arba ieškoti laikomojo sandėlio vietiniam. Tai papildomai kainuoja. Patariu – patikrinkite naująją vietą prieš savaitę iki išvykimo (arba bent jau prieš dieną).

Ar galima užsisakyti dalinį krovinių gabenimą (shared load)?

Taip, jei turite mažai krovinių (pvz., tik vieną biurą), galite jums priskirti vietą bendrame sunkvežimyje. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę daliniu būdu yra pigiau, bet lėčiau – reikia laukti, kol užpildomas kitas krovinys. Taip pat reikia laukti, kol iškraunami kiti klientai. Jei skubate, geriau pasirinkti išskirtinį transportą (dedicated truck).

Ar dirbate su didelėmis korporacijomis?

Dirbame ir su "Fortune 500" tipo įmonėmis, ir su mažomis startuoliais. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę didelėms firmoms reiškia daugiau dokumentų, griežtesnius laiko apribojimus (SLA) ir daugiau vairuotojų. Esu matęs, kaip didelės firmos sugeba viską supainioti dėl vidinių procedūrų, tad mažos firmos dažnai būna lankstesnės ir greitesnės.

Ką daryti, jei prarandame raktaus nuo sandėlio Anglijoje?

Tai jūsų (arba jūsų agento) problema. Negalime laukti amžinai. Biuro perkraustymas į JK turi savo tvarkaraštį. Jei vėluojate ilgiau nei 2 valandas, gali būti taikoma bauda už vairuotojo laiką (waiting time). Geriau turėti atsarginius raktus arba žmogų, kuris juos turi. Vieną kartą teko skambinti sarginiui per "Master key" (nelegalu? Ne, tiesiog skubėjome).

Ar reikia plačiau atidaryti dėžes muitinėje?

Jei muitinė nusprendžia patikrinti – taip. Jie gali atidaryti bet kurią dėžę. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę reiškia, kad turite būti pasiruošę tam. Jei dėžės yra klijuotos (tapėtos), jas reikės sulaužyti. Mes negalime už tai atsakomybę nešti, jei oficiali institucija reikalauja. Todėl dėžių turinys turi atitikti deklaraciją.

Ar galima naudotis jūsų sandėliu Lietuvoje prieš išvykstant?

Taip, tai dažnas pasiūlymas. Galite atvežti dėžes pas mus, laikyti savaitę-dvi, o tada mes jas sukrauname ir vežame. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę tampa toks lankstesnis, nes jums nereikia skubėti išsikraustyti vieną dieną. Tai padeda išvengti streso, kai senasis biuras turi būti ištuštintas iki penktadienio vakaro.

Kaip susitvarkyti su parkavimu Anglijos miestuose?

Parkavimas yra didelė bėda. Reikia pranešti vietinei savivaldybei (council) apie sunkvežimį, kad jie išduotų leidimą (suspension). Biuro perkraustymas į JK be leidimo baigsis bauda. Mes galime tai padaryti, bet reikia žinoti adresą ir automobilio numerius iš anksto (maždaug 2 savaites prieš). Nepaisykite to, nes Anglijoje stebėjimo kameros visur mat.

Išvados

Apibendrinant, biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę nėra tas procesas, kurį verta bandyti atlikti savarankiškai be patirties, ypač dabar, kai dokumentai ir muitinės sudaro didžiąją dalį rūpesčių. Nors kaina atrodo didelė, tačiau taupomas laikas ir nervai, kai viską sutvarko profesionalai, neįkainojami. Svarbiausia yra ne tiesiog perkelti stalus ir kėdes, o užtikrinti, kad verslas dirbtų be pertraukų. Tad, jei planuojate judėti, pradėkite nuo paprasto dalyko – sušaukite vadovų susirinkimą ir nuspręskite, ką tikrai norite pasilikti, o ką – palikti senoje vietoje. Sėkmės (ir gero kelio)!