Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę: kas turi žinoti verslui

Sutikime, biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę dabar nėra taip paprasta kaip anksčiau, kai užteko tik vairuotojo pažymėjimo ir pilnos degalinių bako. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, mačiau viską – nuo dėžių su svarbiausiais kontraktais, kurias prarado vairuotojas pietų metu, iki serverių, kurie atkeliavo su įdrėskėliais ir nebeužsileido. Po „Brexit“ visa situacija pasikeitė, daugiau popierių, daugiau nervų, bet jei žinai, ką daryti, viskas įmanoma. Čia nebe ta tiesiogi linija Kaunas–Londonas, dabar reikia galvoti apie muitinę ir taisykles, kurios keičiasi greičiau nei oras. Todėl nusprendžiau papasakoti taip, kaip būtų kalbėjama prie kavos puodelio, be jokio gražaus viršelio.

Bendrai pasikalbėjus apie biuro perkraustymą į Jungtinę Karalystę

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę?

Viskas priklauso nuo to, ką tu perveži – ar tai tik kelios dėžės su dokumentais, ar pilnas konteineris su įranga. Įprastas biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę keliaujančiu furgonu trunka apie 3–4 dienas, jei niekas nepasikeičia. Žinoma, jei užeina į audrą La Manče arba pasirodo papildomi patikrinimai, gali prailgti iki savaitės. Geriau visada planuoti savaitės atsargą, kad nereikėtų galvoti, kodėl darbuotojai sėdi ant grindų ir nieko negali dirbti, nes stalai dar važiuoja.

Ar galiu važiuoti savo furgonu ir daryti biuro perkraustymą į Jungtinę Karalystę?

Techniškai gali, bet praktiškai gausi daugiau galvos skausmo nei naudos. Turi būti ne tik vairuotojo pažymėjimas, bet ir visi muitinės dokumentai, kuriuos dažnai sunk užpildyti be patirties. Be to, biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę savo jėgomis reiškia, kad turi rūpintis draudimu, kuriame dažnai nėra įrašyta „komercinė veikla“. Vienas mano klientas taip padarė ir sėdėjo sienoje dvi paras, nes muitininkai abejojo, ar jis neveža prekių pardavimui, o ne tik savo reikalams.

Kiek kainuoja toks ekspertas pervežti biurą?

Kainos šokinėja kaip šuo ant uodegos. Paskutiniais metais kuro kainos ir ferijų brangimą padarė savo. Paprastas biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę mažu furgonu gali prasidėti nuo tūkstančio eurų, bet viskas priklauso nuo tūrio. Dideliems biurams reikia skaičiuoti tūkstančiais. Neklausk kainos telefonu be matavimo – visada ateina vairuotojas, pasako „oi, čia daugiau nei galvojau“, ir kainą pakelia 30 proc.

Kaip susitarti dėl terminų, kad neperliktų?

Dėl terminų geriau kalbėti aiškiai – jei tau reikia dalykų pirmadienio ryte, prašyk atvežti penktadienį arba šeštadienį. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę turi savo specifiką – ferijos važiuoja ne kas valandą. Niekada nerašau savo klientams „prieš 10 valandą“, rašau „iki 12 valandos“, kad nebūtų nepasitenkinimo, jei įvyks spūstis Doverio uoste.

Ar sunku rasti tinkamą pervežėją?

Rasti ne sunku, rasti gero – tai kita istorija. Dabar yra daug tų, kurie nusipirko furgoną ir skelbia save ekspertais. Tarkim, tikrasis biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja iržtų apie muitines, EORI numerius ir fermo. Jei vadybininkas nebeklausia apie tai, tai greičiausiai jie tiesiog užkraus ir vys, o tave paliks su problemą pasienyje. Patikrink ar jie turi licenciją.

Popieriaus darbai ir formalumai (Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę)

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinėje?

Pagrindinis dalykas yra prekių deklaracija ir sandėliavimo žinutė (EXS arba ENS). Be to, reikalingas EORI numeris, jei tai komercinis siuntimas. Kai darau biuro perkraustymą į Jungtinę Karalystę, visada prašau kliento paruošti inventoriaus sąrašą ne tik „kėdės, stalai“, o su serijiniais numeriais technikai. Muitininkai mėgsta tikslumą, ir jei pamato „biuro technika“ be išsamios informacijos, pradeda krapštyti.

Kas dėl PVM (Mokesčių) ir tokius dalykus?

Jei pervežame turtą, kuris priklauso jūsų įmonei ir jis bus naudojamas toliau Anglijoje, paprastai taikoma 0 proc. PVM tarifas (intra-community supply arba panašios procedūros), bet dabar, po išstojimo, tai tampa sudėtingiau. Reikia pildyti specialius formuliaraus. Tiesa, jei biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę įvyksta be tinkamo dokumento, gali tekti mokėti visą 20 proc. JK PVM, kurio vėliau nebegalėsi atgauti.

Ar turiu deklaruoti kiekvieną kompiuterį atskirai?

Taip, būtų geriausia. Muitinės sistemos mėgsta, kai viskas aišku. Nereikia rašyti apie kiekvieną pelę ar laidą, bet serverius, stacionarius kompiuterius ir brangius monitorius reikia išskirti. Vienas kartas teko laukti, kol klientas išsiuntė specifikaciją dėl 5-jų senų serverių, kuriuos užmiršo įrašyti į sąrašą. Laikas laukė, o ferija ne.

Kas nutinka, jei trūksta kokio nors dokumento?

Tu tiesiog stovi sienoje. Negali važiuoti toliau, kol nepateiksi visko. Yra baudos, kurios gali būti gana didelės, ir laikas, kuris praleidžiamas ten, prarandamas. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę be CMR draudimo arba eksporto deklaracijos yra kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo – galėsi nuvaziuoti kiek, bet sustabdys pirmasis patikrinimas.

Ar „Brexit“ vis dar kelia problemų pervežimuose?

Akivaizdu, kad kelia. Anksčiau buvo tiesiog „važiuojam“, dabar reikia tikrinti, ar nėra embargo prekių, ar atitinka standartus. Kai rengiu biuro perkraustymą į Jungtinę Karalystę, visada patikrinu, ar nėra elektronikos, kuri gali būti apribota. Kartais atrodo, kad visos taisyklės jau aiškios, bet po mėnesio ateina naujas reglamentas, ir vėl reikia prisiminti, kur kas yra rašoma.

Technika, baldai ir duomenys (Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę)

Kaip saugiai pervežti serverius ir jautrią techniką?

Serveriai turi būti išjungti (nebent tai specialios talpos), uždengti ir supakuoti į specialias dėžes su putomis. Geriausia juos pervežti atskirai, ne su baldais. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę dažnai sukelia vibraciją kelyje, todėl kietieji diskai gali nukentėti. Patariu visada daryti atsarginę kopiją prieš kelionę – geriau saugok nulioje, o ne tikėkis, kad furgonas važiuos kaip ant vatių.

Ar duomenys yra saugūs jūsų vairuotojų rankose?

Ką tiksliau klausiu... tai žinai, ką? Mes nežiūrime, kas yra kompiuteriuose. Mums svarbu, kad dėžė būtų uždaryta. Bet jei tu bijai, kad kažkas gali pasiimti duomenis, geriau užšifruoti diskus arba išjungti. Nors biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę yra patikimas procesas, visada yra rizika, kad furgonas gali būti apvogtas stovėdamas prie viešbučio. Tai retai, tačiau Londone tai įvyksta.

Ar reikia išjungti visus įrenginius prieš pakavimą?

Būtina. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad įrenginiai neįkaistų uždarytame furgone. Yra buvę atvejų, kai kompiuteriai sudegė tiesiog dėl to, kad buvo palikti įjungti ir stovėjo saulėtoje aikštelėje prieš įlaipinimą. Kai planuojamas biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę, visada įtraukiu punktą „išjungti viską“ į instrukciją klientui.

Kas su dideliais spausdintuvais ir kopijavimo aparatais?

Tai naktmaris. Jie sunkūs, jie trūkinėja, o juos dažnai pamiršta ištuštinti iš tonerio. Jei toneris išsilieja, viskas aplinkui bus juoda. Be to, kai kurie gamintojai reikalauja, kad aparatas būtų „fiksuotas“ prieš transportavimą, nes kitaip galio garantija. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę tokiu atveju reikalauja specialių keltuvų, ne tik fizinės jėgos.

Ar reikia specialios pakuotės baldams?

Baldai, ypač L-formos arba stikliniai, turi būti apvynioti į bubbline plėvelę ir kartoną. Negali tiesiog mesti į furgoną – jie susibrūž. Vienas klientas norėjo taupyti ant dėžių, o paskui skundėsi, kad visi jo vadovų biurai atrodo kaip po karo. Profesionalus biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę visada įtraukia medžiagos kainą, tai nėra vieta, kur galima taupyti.

Realios situacijos ir problemos (Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę)

Kas, jei vairuotojas užstringa Calaise (Prancūzijoje)?

Tai ganėtinai dažna problema. Ten gali būti eilės 10 valandų jei vyksta streikai arba patikrinimai. Jei biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę yra labai skubus, mes stengiamės važiuoti per tunelį (Eurotunnel), nes jis dažniau veikia kaip laikrodis, o ne laivai. Bet jei jau įvyko spūstis, nieko negalima padaryti – tiesiog reikia laukti ir informuoti klientą, kad reikia keisti planus.

Ar dažnai dingsta daiktai arba sugadinama?

Per mano 20 metų buvo tik 2-3 rimti incidentai. Dažniau sugenda maži dalykai – kojų nuimami stalai arba rankenos nuo spintų. Tiesa, esu girdėjęs istorijų apie kitas firmas, kurios pervežė pusę biuro, o kita pusė dingo kaip į juodą skylę. Rinkis pervežėją, kuris turi draudimą. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę be draudimo yra lošimas.

Kas daryti, jei dalykas buvo sugadintas kelyje?

Skambinti man (arba tiksliai – brošuotojui). Reikia sufotografuoti vietą ir pažeidimą iš karto. Negalima laukti, kol vairuotojas išvažiuos, o tada skambinti. Yra tam tikros procedūros pranešimams. Jei dėl biuro perkraustymo į Jungtinę Karalystę kaltė yra mūsų, mes atlyginame arba pakeičiame daiktą. Jei klientas blogai supakavo – tuomet atsakomybė jo.

Ar įmonėms taikomos baudos už vėlavimą?

Pačioms įmonėms ne, bet pervežėjui gali būti baudos už vėlavimą terminuose arba už neteisingus dokumentus. Pavyzdžiui, jei vairuotojas nebuvo pasirašęs darbo laiko apskaitos kortelės, gaus baudą Anglijoje. Tai gali būti perkelta į sąskaitą klientui. Planuodamas biuro perkraustymą į Jungtinę Karalystę, visada įskaičiuju ir šią riziką į kainą.

Ką daryti su pakuočių atliekomis po atvykimo?

Anglijoje labai griežta tvarka su atliekomis. Negali tiesiog mesti dėžių į gatvės šiukšliadėžę. Kai atvyksta furgonas su biuro perkraustymu į Jungtinę Karalystę, reikia susitarti dėl dėžių išvežimo. Dažnai vairuotojas gali juos sugrąžinti atgal (tuščius), arba reikia išsirasti vietinę bendrovę, kuri jas išveža. Niekada nepalik dėžių kieme – gausi skundą iš kaimynų.

Anglijos ypatumai ir smulkmenos (Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę)

Ar sunku važiuoti per Londoną su furgonu?

Labai sunku. Yra ULEZ zona (Ultra Low Emission Zone), kur senesniems furgonams reikia mokėti didelius mokesčius kasdien – galbūt net 100 svarų dienai (nežinau tiksliai, dabar jie kiek pakėlė, bet tikrai brangu). Be to, ten visur yra ribojimai aukščiui ir svoriui. Kai biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę baigiasi centrinėje Londono dalyje, mes dažnai iškrauname mažesnį furgoną už miesto ribų ir įvežame jį su „baltąsias rankomis“.

Ar reikia leidimų iškelti dalykus į gatvę?

Taip, daugelyje vietų (ypač Londone arba miestuose su siauromis gatvėmis) reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės stovėti iškrovimui. Jis kainuoja, bet jei jo nėra, gausi baudą, o furgoną gali atvežti statybos aikštelėn. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja šio detalaus planavimo, kitaip bus ne malonios staigmenos.

Kaip elgiasi vietiniai su uošvių vairuotojais?

Daugmaž taip pat kaip visur – kartos pagelbės, kartos pysis, jei užstoji kelią. Anglai yra labai mandagūs, bet kai jų spūstis užstringa, jie tampa nervūs. Geriau, kad vairuotojas žinotų maršrutą ir nešuktų į centrą per aukštos valandos. Sėkmės biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę priklauso ir nuo to, kiek vairuotojas atsargus.

Ar verta drausti daiktus Anglijoje ar Lietuvoje?

Geriau drausti tarptautiniu draudimu, kuris galioja visą maršrutą. Jei draudimas tik Lietuvoje, ir furgonas dega Prancūzijoje – gali būti problemų. Profesionalus biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę visada apima kelių rūšių draudimus: civilinę atsakomybę, krovinių draudimą ir netgi vairuotojo draudimą. Nedaryk tos klaidos ir pasitikėk „manau, kad turi“.

Ką daryti, jei naujieji biuro patalpos dar nebaigti?

Tai klasika. Pasirodo, kad darbas vėluoja, o jau duona atvyksta. Tada reikia ieškoti sandėlio (self-storage) Anglijoje. Tai papildomos išlaidos, bet nebegali pasilikti furgone – vairuotojai turi poilsio laiką. Jei biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę planuojamas, patikrink, ar statybininkai tikrai baigs laiku, arba turi „Plan B“ su sandėliu.

Ar galima pervežti augalus į biurą?

Negalima. Tiesiog ne. Anglija turi labai griežtas fitosanitarinių taisyklių. Net jei tai mažas kaktusas vadovo stalyje, gali būti konfiskuotas arba tu gausi baudą. Geriau nupirkti naujus augalus Anglijoje. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę nenumato augalų – nereikia to bandyti, tai neverta.

Kokia yra mokėjimo tvarka paprastai?

Paprastai prašome 30 proc. avanso, o likusią dalį – kai krovimas baigtas arba prieš išvykstant. Jei biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę yra didelis, galima susitarti dėl lankstesnių sąlygų, bet mažiems siuntimams visada imama iš karto. Nėra nieko blogiau nei atvežti daiktus ir gaudyti „ačiū, atsiųskime sąskaitą po mėnesio“.

Ar reikia mokėti už parkavimą prie biuro?

Taip, tai neįskaitoma į bazinę kainą. Jei biure yra privažiavimas, puiku, jei ne – reikia mokėti už parkavimo bilietus. Londono centre tai gali kainuoti nemažai. Viską reikia apgalvoti iš anksto, kad nereikėtų šokti už vairuotojo.

Kaip susisiekti, jei kyla bėdų kelyje?

Turi turėti vairuotojo numerį, o ne tik dispečerio. Kartais dispečeris sėdi biure Lietuvoje ir nežino, kas tikrai vyksta. Geriausia, kai vairuotojas turi „WhatsApp“ ir gali nusiųst nuotrauką. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę yra tarpusavio pasitikėjimas dalykas.

Galų gale, ar verta kviesti ekspertą ar bandyti patys?

Jei turi mažą biurą ir nedaug technikos – pabandyk. Jei tai rimtas verslas su serveriais ir brangiais baldais – neabejotinas ekspertas. Pinigai, kurius tau sumažins nervai ir sugadintų dalykų rizika, verti to. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę yra investicija į tavo ramybę.

Trumpai tariant, biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę nėra nieko tokio, ko neįmanoma įveikti, jei pasiruošiate. Nereikia bijoti muitinės, tiesiog reikia turėti tvarkingus popierius, o jei kas nors ne taip – visada galima išsiaiškinti susisiekus su žmonėmis. Pasitikėkite savo logistika, bet ir patikrinkite juos du kartus, o jei kils klausimų – geriau paklausti anksčiau nei gaišti laiką sienoje. Sėkmės naujamej biure!