Biuro perkraustymas į Angliją: patikimos paslaugos ir realios patirties ataskaita

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Angliją niekada nevyksta taip, kaip jūs įsivaizduojate PowerPointe arba gražiame komerciniame pasiūlyme. Teiginys, kad tai „tik“ logistika, yra melagingas. Tai nervai, muitinės procedūros po Brexito, vairuotojai, kurie nekalba angliškai, ir Londono žiedas, kuris gali sukliudyti net pačiai tobuliausiai planuotai operacijai. Dažnai klientai klauso, kokia įmonė yra patikima, o kuri ne. Atsakymas paprastas: patikima yra ta, kuri nepasisako per daug, bet atvyksta laiku ir nepaveža jūsų serverių kaip bulvių maišų. Čia nebeliko tiesiogiai įvežti ir išlipti iš laivo – dabar tai sudėtingas mazgas, kuriame viena klaida dokumentuose gali užšaldyti visą krovinių gabenimo procesą.

Štai jums pilnas gidas, paremtas mano, ir mano kolegų, o ne teoriniais vadovėliais. Čia gausu realių situacijų, kai kas nutiko ne taip, kaip planuota, ir praktinių patarimų, kaip išvengti tų pačių klaidų, kurias darome mes visi. Nesvarbu, ar perkelsiate dvi kėdes, ar visą „open-space“ erdvę – principai vienodi.

Dokumentų chaosas ir muitinės naktys po Brexito

Ar dabar reikia daugiau popierių nei anksčiau?

Žinoma, reikia. Anksčiau biuro perkraustymas į Angliją praktiškai buvo tik vairuotojo reikalas – jį nuleidžia, ir važiuoji. Dabar, beveik kiekvienas siuntinys, net jei tai jūsų asmeniniai daiktai ar įrangos perkėlimas tarp savo padalinių, praeina pro muitinę. Jums reikės EORI numerio, kurį gavote... kaip gi? Beje, jei jo neturite, užtruksite. Be to, komercinės prekės (o biuro baldai dažnai laikomi komercinėmis prekėmis, jei nevyksta pilnas perkėlimas) reikalauja eksporto deklaracijos. Viską apsunkina tai, kad Anglija nebesąsajungoje, taigi tai trečioji šalis.

Kas yra tas EORI kodas ir kur jo gauti?

EORI kodas tai toks identifikatorius, leidžiantis prekėms judėti tarp šalių. Jūs jį gaunate iš Lietuvos Muitinės (jei esate iš Lietuvos) elektroniniu būdu. Procedūra pati savaime nėra sudėtinga, bet užtrunka keletą dienų. Esu matęs atvejų, kai visa kelią stovėjusi mašina dėl to, kad vadybininkas užmiršo patikrinti, ar klientas tą kodą turi. Neprašykite vairuotojo paskutinę minutę, kai jis jau yra prie sienos, nes niekas nieko padaryti negalės. Geriau pasidarykite dar prieš savaitę.

Ar galiu vežti kompiuterius be sertifikatų?

Tai pavojinga teritorija. Jei tai seni, naudojami kompiuteriai, dažniausiai problema nėra didelė, jei jūsų biuro perkraustymas į Angliją yra įvardijamas kaip turto perkėlimas. Tačiau jei vežate naują techniką, reikės CE ženklų (dabar dažnai UKCA), ir kai kurių elektronikos tipų gali reikėti papildomų leidimų. Aš nebūčiau 100 proc tikras dėl kiekvieno specifinio serverio modelio, todėl visada patariu su technine aparatūra kreiptis į brokerį. Nemanau, kad norite rizikuoti, kad jūsų duomenų serverius užfiksuos ir pasiims išorėje.

Ką daryti, jei dokumentuose įrašiau klaidą?

Nedarykite tą. Bet jei jau įvyko, skubėkite informuoti savo muitinės brokerį. Kartais klaidą galima ištaisyti „skrydžio metu“, kai krovinių gabenimas dar nebaigtas. Jei mašina jau pasiekė terminalą Anglijoje, gali tekti mokėti baudas arba pradėti viską iš naujo – importo deklaraciją atšaukti ir padaryti iš naujo. Tai brangu ir ilgai. Vieną kartą klientas parašė, kad tai dovana, nors buvo nuoma, ir anglai labai „mylėjo“ tą istoriją.

Ar reikia mokėti PVM arba muito?

Jei tai perkėlimas, t. y. jūsų įmonės turtas keliauja į naują filialą, PVM mokėti nereikia (taikoma 0 proc. tarifas), tačiau reikia įrodymų – pirkimo sąskaitų, nuomos sutarčių. Jei gi parduodate techniką Anglijos partneriui arba tai yra naujos įrangos pirkimas, tuomet PVM (VAT) Anglijoje bus taikomas. Muitas dažniausiai netaikomas europinės kilmės prekėms, bet čia reikia labai tiksliai sekti kilmės sertifikatus.

Ar galiu vairuoti pats su nuoma automobiliu?

Galite, bet ar verta? Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja ne tik vairavimo, bet ir draudimo, kuris užtikrina krovinius. Jūsų standartinė Kasko (jei ji veikia užsienyje) gali nedengti komercinio krovinio. Be to, keliaujant per Europą, yra daugybė apribotų zonų sunkvežimių (pvz., Vokietijoje), o su lengvuoju automobiliu, pilnu daiktų, jūs tiesiog tapsite „bombos“ ant ratais su pažeidimais.

Krovinių gabenimo procesas: kas vyksta kelyje?

Kiek laiko užtrunka nuvažiuoti iki Londono?

Teoriškai su mašyna tai trunka apie 30–36 valandas, priklausomai nuo to, kiek pamiegos vairuotojas. Tačiau realybėje biuro perkraustymas į Angliją su visais krovimo ir iškrovimo darbais užima daugiau. Planuokite mažiausiai 3–4 dienas nuo to momento, kai mašina atvažiuoja pas jums iki to momento, kai ji iškrauna Londone. Užstrigimas prie sienos gali užtrukti nuo 2 valandų iki 2 dienų, ypač kalbant apie Didžiąją Britaniją.

Kaip suskaičiuojamas tūris? Kas yra kubinis metras?

Mes visada sakome – matuokite aukštį, plotį ir ilgį. 1 kubinis metras (m3) tai dėžė 1x1x1 metrą. Daugelis klientų sugalvoja: „aš turiu 10 stalų, tai tik 10 m3“. Ne, stalo tūris nėra tik stalviršio storis. Reikia įsivaizduoti, kad stalas yra supakuotas į dėžę. Rekomenduoju daryti atsarginį tūrio dydį, nes pakavimo medžiagos taip pat užima vietą. Geriau turėti 2 m3 daugiau laisvos vietos, nei stumti sofas į uždurintą sunkvežimį.

Ar mašina atvažiuoja tiesiai į biurą?

Dažniausiai taip, bet ne visada. Jei jūsų biuras yra Londone centre, prieš „City“ arba siaurame gatvėlėje, sunkvežimis negalės užvažiuoti. Tada tenka naudoti „pajėgumų keitimą“ – tas vairuotojas užkrauna į mažesnį sunkvežimį (Luton) ar net furgoną, kuris įvažiuoja į miesto centrą. Tai papildoma kaina, apie kurią dažnai nenusimąstoma iš karto.

Ką daryti, jei Anglijoje nėra keltės?

Tai klasikinė problema. Seni pastatai Anglijoje dažnai neturi lifto arba jis yra per mažas baldams. Biuro perkraustymas į Angliją gali pavirsti fiziniu darbu, jei neorganizuojate nešikų vietoje. Vairuotojas yra vairuotojas, jis gali padėti, bet nekelis 250 kg seifą į ketvirtą aukštą laiptais be papildomo pagalbininko. Pasakykite iš karto, jei ten nėra keltės.

Ar galima sekti kur yra mano krovinius?

Taip, šiuolaikinėse sistemose GPS yra standartas. Tiesa, kartais signalius prarandame, tik kai vairuotojas užvažiuoja į keltą arba tunelį. Nesijaudinkite, jei žemėlapyje mašina „stovi“ valandą. Tai gali reikšti, kad jis eina per muitinę arba tiesiog turi privalomą poilsį (tachografas). Vieną kartą klientas skambino kad dingo mašina, o ji tik sustojo pietauti prie greitkelio restorano Švedijoje.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje per naktį?

Mes visada stengiamės rasti saugią aikštelę, bet 100 proc. garantijos nėra nė Lietuvoje, nė Anglijoje. Biuro perkraustymas į Angliją ypač pavojus tuo, kad ten guli jūsų duomenys, serveriai. Todėl verta užtikrinti, kad mašina būtų aptverta arba pasirašyti draudimo polis. Nerekomenduoju į mašiną krauti daiktų, kurių nėra inventoriuje – jei dingsta, o jų nėra sąraše, draudikas nemokės.

Pakavimas, baldai ir „blondinės“ istorijos

Ar jūs pakuojate ar turiu pakuoti pats?

Galime pasiūlyti pilną pakavimą. Tai geriausia, nes mūsų komanda žino, kaip uždėti „bubble wrap“ (putplasčio) ant monitorių, kad jie neišlūžtų. Jei pakuoju pats, atsakingas už tai, kad dėžės neišsiriš. Turiu vieną istoriją, kai klientas pakavo savo brangų porcelianą į dėžes be užpildo... na, važiavo taip. Geriau mokėti už pakavimą nei daryti iš naujo.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį baldų (stalai, spintos, lentynos) reikia išmontuoti. Biuro perkraustymas į Angliją būna pigesnis, jei baldai yra išmontuoti, nes telpa daugiau daiktų į mašiną. Mūsų meistro komanda tai padaro greitai. Tik žiūrėkite, kad nebūtų prarasti varžtai – mes juos dedame į specialias maišelius ir prisegame prie baldų. Niekas nenori atvykti į Londoną ir surasti, kad turi lentyną, bet nėra kaip surinkti.

Kaip su el. instaliacija ir laidais?

Laidai – tai siaubas. Vieną kartą atvykome į vieną IT firmą Vilniuje, ten buvo tokis užspūrys, kad nėra proelio įsigyti. Visus laidus rekomenduoju pažymėti (nuotraukomis arba lipdukais) prieš išjungiant. Jei tiesiog nupjauksite kabelius, po to IT žmonėms užtruks valandas viską prijungti atgal. Mūsų vadybininkas gali padėti suorganizuoti nešėjus, bet su laidais geriau pasitiki savo IT administratoriumi.

Ar imate užnešti įrangą į aukštus?

Taip, jei yra keltuvas. Jei ne, tai kalbame apie nešimą rankomis. Anglijoje daug kur namų tipų ofisai, kur viršutiniai aukštai yra tiesiog mansardos be liftų. Biuro perkraustymas į Angliją tokiu atveju turi būti suplanuotas kaip sporto renginys. Pasakykite iš karto apie sunkius daiktus (pvz., didelį spintų bloką), kad mes galėtume numatyti nešikų skaičių.

Kas daryti su jautriais dokumentais?

Dokumentus geriau vežti su savimi rankiniame bagaže, jei įmanoma. Jei reikia vežti archyvus, juos reikia supakuoti į dėžes ir užklijuoti. Mes neatsiduodame krovinių be sąrašo, todėl visos dėžės turi būti sunumeruotos. Taip bus lengviau rasti reikalingą sutartį, kai jums reikės ją parodyti klientui jau po valandos nuo atvykimo.

Ar galima vežti augalus augalus į Angliją?

Dėl augalų yra griežtos taisyklės. Asmeniniai augalai gali būti vežami su šaknų drėgmės ir dirvos likučiais (kas ankstiau buvo draudžiama), tereikia „phytosanitary“ sertifikato? Ne, asmeniniams augalams jaus nebėra reikalingas, bet turi būti aišku, kad tai ne komercinė siunta. Biuro perkraustymas į Angliją dėl didelių biuro augalų (pvz., 2 metrų fikusų) gali būti sudėtingesnis – reikės patikrinti, ar jie nėra invazinių rūšių sąraše. Geriau pasilikti lietuviškas gėles.

Kainos, paslėpti mokesčiai ir nuogąstavimai

Nuo ko priklauso kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio (kiek vietos užims), atstumo (kur Anglijoje reikia važiuoti – Liverpulis arba Torkis), ir prieigos sąlygų. Taip pat įeina draudimas. Biuro perkraustymas į Angliją nėra pigu, jei norite kokybės. Pigiausi pasiūlymai dažnai yra tie, kurie „užmiršta“ pasakyti apie užtvarų mokestį Londono centre (Congestion Charge) arba ULEZ zonas.

Ar po traukinių/kaizerių kainos pakilo?

Žinoma. Degalai, tiltų mokesčiai viskas brango. Be to, Anglijoje dabar reikia mokėti užvažiavimą į šalį (angliškai kažkas panašaus į GVMS). Tai nėra milžiniška suma, bet ji pridedama prie sąskaitos. Mašinos, kurios važiuoja be užsakymo (grįžta tuščios), taip pat kainuoja pinigus, tad dalis šių išlaidų tenka klientui.

Kokia yra įmoka (avansas)?

Įprasta praktika yra 30–50 proc. avansas užsakymo patvirtinimui. Likusi dalis sumokama, kai krovinių gabenimas baigtas arba prieš iškrovą. Neimkite įmonių, kurios reikalauja 100 proc. iš karto – tai didelė rizika. Taip pat, jei kaina atrodo per maža, tikriausiai ji padidės kelio metu.

Ar apima draudimas?

Taip, standartiškai apibrėžtas draudimas (pvz., 10 EUR už kg arba fiksuota suma). Bet patikrinkite, ar nėra „franchise“ (nuominės dalies), t. y. sumos, kurią nemoka draudikas (pvz., pirmi 500 eurų). Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja, kad būtų apdrausta ir technika, ir baldai. Pasakykite mums tikslią kiekvieno daikto vertę – jei nenurodysite, gausite tikStandartinę minimalią sumą.

Ar gali būti papildomų išlaidų vietosje?

Gali. Jei vairuotojas lauks ilgiau nei valandą (laukimo mokestis), jei reikės ilgo užkrovimo (pakilimo mokestis), jei keleivinis liftas neveikia. Tai ne mūsų pikta valia, o logistika. Geriausia suorganizuoti, kad vairuotojas atvyktų tuo metu, kai jūs jau pasiruošę. O dar tas Londonas – ten stovėjimas daugiau kainuoja nei važiavimas.

Ar galima atsiimti prekes iš sandėlio Lietuvoje?

Taip, tai darome dažnai. Sutvarkome sąrašą, atvažiuojame į jūsų sandėlą, paimame prekes ir vežame į Angliją. Svarbu, kad sandėlyje būtų pakankamai vietos manevruoti sunkvežimiui, o vartai būtų pakankamai aukšti. Esu matęs, kai sunkvežimis įstrigo „Technopolio“ sandėlyje, nes vairuotojas per daug prisipažino.

Ką daryti, jei prekės sugedo?

Skambinkite mums iš karto. Nufotografuokite pažeidimą, pakuotę. Rašykite pranešimą (Convention letter) vairuotojui. Draudimo išmokos gali trukti, bet jei viskas padaryta teisingai, gausite pinigus. Blogiausia – pažeistus daiktus iškrauti ir paskui nebegali įrodyti, kad tai nutiko kelyje.

Finaliniai patarimai ir „ar tikrai verta“

Kada geriausia planuoti kelionę?

Kuo anksčiau, geriau. Optimalus laikas – 2–3 savaitės prieš. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja vietos rezervacijos laive (keltuose), o ypač vasarą vietos baigiasi greitai. Jei planuojate rugpjūčio pabaigą – šaukite dabar. Vėliau gali tekti laukti savaitę.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Spalvas, cheminius skysčius taisyklės riboja. Negalima vežti daugiau kaip tam tikrą kiekį (pvz., 1000 ml) pavojingos medžiagos be specialios dokumentacijos. Biuro perkraustymas į Angliją dažnai įtraukia ir valymo priemones – patikrinkite etiketes. Jei matote degiojo raudonojo tribolo arba kažką panašaus – geriau palikti čia arba išmesti.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežiant?

Nebūtina steriliai, bet turi būti švaru. Purvinas kilimas gali sukelti problemų prie Anglijos muitinės (fitosanitarinė kontrolė). Niekas nenori, kad jų sandėlyje atsirastų vabzdžiai iš Lietuvos. Vieną kartą mus sustabdė dėl senos sofos, kuri buvo... tiesiug nešvari. Buvo nemalonu.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pagrindais, bet ne visi laisvai kalba. Jei reikalaujame sudėtingų dalykų arba specifinių instrukcijų Anglijoje, geriau, kad kontaktinis asmuo vietos būtų su jumis arba mūsų vadybininku telefonu. Biuro perkraustymas į Angliją gali sustoti, jei vairuotojas nesupranta, kur užsukti dėl raktų.

Ką daryti su raktais nuo biuro Anglijoje?

Jei raktai turi būti perduoti vairuotojui, turite juos užtikrinti. Geriausia susitikti tiesiogiai vietoje. Jei raktai pasiklysta kelyje (kas nutiko kartą Italijoje, ne mums, bet girdėjau), tada jums teks skambinti meistrams atidaryti duris.

Ar galima keliauti kartu su vairuotoju?

Dauguma firmų to neleidžia dėl draudimo. Mūsų galimybės ribotos, bet kartais galima susitarti, jei tai kelionės keleivis (ne darbuotojas). Tačiau tai nebus pigiausia „bilieto“ kaina. Biuro perkraustymas į Angliją nėra turistinė kelionė.

Ar galima pasilikti daiktų Lietuvoje sandėlyje?

Taip, galime laikinai pasidėti dalį daiktų mūsų sandėlyje, jei vienoje mašinoje netelpa arba dar neturite vietos Anglijoje. Tai papildoma paslauga, bet dažnai būtina, kai permokėjote erdvės arba tiesiog dar nesuspėjote išsinuomoti biuro.

Ar imatė gabenti į Škotiją, Velsą?

Taip, biuro perkraustymas į Angliją (ir toliau) yra mūsų kasdienybė. Tiesiog reikia nurodyti tikslų miestą, pvz., Edinburgas ar Kardifas. Kiek toliau į šiaurę, tuo brangiau (daugiau degalų ir laiko).

Kaip atrobi tipiškas dienos grafikas?

Ryte išsikrauname iš Lietuvos (tarkime 8:00), važiuojame iki Klaipėdos arba Kaliningrado (priklausomai nuo maršruto), pereina muitinę, važiuojame keltu. Po to Vokietija, Olandija, Belgija, Prancūzija arba tiesiai pro tunelį. Atvykstame į Angliją kitą dieną arba po dviejų. Toliau važiuojame į paskirties vietą. Biuro perkraustymas į Angliją yra lenktynės su laiku.

Ar reikia atsiskaityti grynaisiais?

Ne, viskas vyksta bankiniu pavedimu, sąskaitą-faktūrą išrašome iš karto. Grynaisiais galima mokėti tik vairuotojui išlaidoms (pietauti ir t.t.), bet tai jūsų neįpareigoja.

Ką daryti, jei Londono biure nėra vietos iškrauti?

Reikia rasti artimiausią vietą (galbūt „loading bay“ gatvėje). Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja, kad klientas iš anksto išnagrinėtų vietą. Angliški pareigūnai labai greitai užrašo baudą už neteisingą stovėjimą.

Ar galima vežti maistą?

Asmeniniam naudojimui – taip, ribotais kiekiais. Bet jei tai biuro „pantry“ (virtuvėlės) atsargos, tai jau gali būti komercinės prekės ir mokesčiai bus didesni. Geriau išgerti visą kavą čia ir nusipirkti naujos Londone.

Ar reikia tikrinti vairuotojo dokumentus?

Mes tai darome už jus. Vairuotojas turi turėtį visas licencijas (ADR, CPC), kabinę turi būti tvarkinga. Nenaudokite „nikakų“ firmų, kurios siūlo važiuoti su senais sunkvežimiais ir be dokumentų.

Ką daryti, jei atvykusi mašina yra per aukšta?

Tai reta problema, nes matuojame aukštį. Bet jei įvažiavimas į požeminį garažą Anglijoje yra 2.1 metro, o mūsų mašina 2.6 – turime problemą. Biuro perkraustymas į Angliją prasideda ne nuo pakrovimo, o nuo matavimų vietos.

Ar turite atsiliepimų?

Taip, galite rašyti mums. Esu matęs ir blogų atsiliepimų apie mus (vieną kartą vairuotojas buvo nervingas), bet stengiamės taisyti klaidas.

Kas nutinka, jei aš atšaukiu kelionę?

Jei atšaukiate prieš 2 savaites, grąžiname avansą (išskyrus admin mokestį). Jei atšaukiate prieš dieną, kai mašina jau pakrauta – mokėsite 100 proc. Mums reikia padengti išlaidas.

Ar dirbate šventinėmis dienomis?

Dirbame, bet kainos didesnes. Biuro perkraustymas į Angliją per Kalėdas arba Naujuosius metus yra galimas, bet sunkiau risti keltų bilietus. Planuokite darbo dienomis.

Kokia galutinė išvada?

Jei norite ramybės, pasirinkkite patikimą logistikos partnerį. Biuro perkraustymas į Angliją – tai ne tik fizinis darbas, bet ir psichologinis. Mums patikėkite, o patys rūpinkitės verslo plėtra. Mes išvežime, o jūs tiesiog kvėpuokite.

Biuro perkraustymas į Angliją gali būti lengvas ir sklandus procesas, jei viskas suplanuota teisingai ir laiku. Esu matęs nemažai sėkmės istorijų, kai įmonės iš Lietuvos sėkmingai startavo Londone ar Birmingeme, nes jų inventorius atvyko sausas ir nepažeistas. Nors šiuo metu rinka yra chaotiška, o kainos svyruoja, profesionalios komandos pasirinkimas visada apsiperka. Svarbiausia – nebijoti klausti ir neikti į puolimą be pasiruošimo. Gerai suplanuotas biuro perkraustymas į Angliją tai jau pusė sėkmės. Linkiu jums sėkmės ir šviesių biurų užsienyje, o technines problemas palikite mums.