Biuro perkraustymas į Angliją – operatyvus ir sklandus proces: praktinis vadovas

Dažnai klientai klausia, kaip sudėtingai perkelti verslą į Didžiąją Britaniją po „Brexit“ atsivėrimo. Atsakymas paprastas: tai nėra tiesiog įkelti dėžes ir važiuoti, dabar viskas apauga muitinės formalumais, kuriuos reikia žinoti iš anksto. Esu pervežęs dešimtis biurų ir galiu pasakyti, kad biuro perkraustymas į Angliją – operatyvus ir sklandus procesas tik tada, kai turite gerą planą. Nuo dokumentų iki vairuotojo darbo valandų – viską reikia susiderinti, kitaip laukia dideli pavedimai ir laiko nuostoliai. Štai kas tikrai svarbu žinoti prieš pradedant.

Klausimai apie dokumentus ir muitines

Ar tikrai reikia tokio ilgio inventoriaus sąrašo?

Beveik visada taip. Anglų muitinė (HMRC) dabar labai griežta, ji nori matyti, ką vežate, be jokių dviprasmybių. Negalima rašyti „kompiuteriai“ ar „baldai“, turi būti modeliai, serijiniai numeriai ir vertė. Vieną kartą turėjau klientą, kuris parašė „biuro technika“, ir mus sustabdė Dover‘e trims dienoms, kol išaiškino. Geriau praleisti valandą parašant sąrašą, nei stovėti pasienyje su pilnu konteineriu. Dėl to, kad biuro perkraustymas į Angliją – operatyvus ir sklandus procesas, prasideda būtent nuo šio lapo.

Kas daryti su serveriais, ar jie kažkaip ypatingi?

Serveriai paprastai nekelia problemų, jei jie naudoti. Jei tai nauja įranga, į ją taikomi importo mokesčiai ir PVM, todėl reikės mokėti. Be to, duomenų saugumas – tai jūsų galvos skausmas, ne mūsų, mes tik vežame. Rekomenduoju išjungti juos gerai iš anksto ir užfiksuoti būklę prieš pakavimą, kad neliktų pretenzijų dėl vibracijos kelyje. Nors sakyčiau, jei duomenys neatsarginiu kopijavimu, tai jums ne vairuotojas kaltas. Kartais žmonės mano, kad mes esame IT specialistai, bet ne, mes esame tiesiog logistika.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų dėžėse?

Tai yra pilna galva (ne, pilna ašara), nepykite, bet nepatariu. Muitininkas pamato asmeninę drabužį ar kosmetiką tarp popierių ir gali pradėti kelti rūkes. Jei darbuotojas nori vežti savo daiktus, turi būti atskira dežė su atskiru sąrašu. Kitu atveju gali būti interpretuojama kaip prekės nelegaliam prekybai (kai nežinai kas viduje), o tai pavojinga. Geriau sakykite žmonėms, kad asmeninius daiktus vežia patys, o ne korporatyviniu reisu. Nereikia rizikuoti dėl poros drabužių.

Kas tas Brevet UK ar kaip ten?

Tai toks dokumentas, kuris leidžia vairuotojui įvažiuoti į UK teritoriją be papildomų leidimų kiekvienam gabenuojamui kroviniui. Be jo, ypač jei krovinys nėra TIR, gali būti didelių rūpesčių pasienio punkte. Lietuvoje jį išduoda asociacijos, ir tai trunka valandą ar dvi, ne ilgiau. Negalima važiuoti „tiktai taip“, manydamas, kad su CMR kontraktu viskas užbaigta. Vieniems mums be jo nepraeitum (aš turiu omenyje, kad be šio dokumento neina per tiltą).

Ką daryti su senų biuro stalų išvežimu?

Jeigu baldai seni, juos galima išvežti kaip atliekas arba naudotus daiktus, bet svarbu tai pažymėti dokumentuose. Anglijoje labai griežtai tikrinama, ar nevežama šiukšlių be leidimo. Jums gali tekti sumokėti užutilizavimą vietoje, o tai kainuoja brangiai. Geriau pasikalbėti su mūsų partneriais ten, kurie gali jį paimti ir išmontuoti. Nekelkite senų daiktų, jei tikrai nežinote, kur juos dėti, nes gali baigtis tokia situacija, kad vairuotojas su jais parsiveža atgal.

Ar reikia vertimo į anglų kalbą dokumentų?

Dažniausiai ne, jei sąrašas yra anglų kalba arba dvikalbis. Jei viskas lietuviškai, anglų muitininkai gali būti piktai nusiteikę. Mes patariame daryti dvejopą versiją – tai nėra brangu, bet greitina patikrinimą. Be to, jei ten yra specifinė technika, turi būti techniniai pavadinimai angliškai. Nebūkite tingūs, „Google Translate“ čia padeda daug, tiesiog reikia patikrinti ar važiuoja kontekstas.

Kainų ir mokesčių klausimai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Kainos svyruoja labai stipriai – nuo tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų, priklauso nuo tūrio ir vietos. Biuro perkraustymas į Angliją – operatyvus ir sklandus procesas kainuoja pigiau, jei viskas suderinta mėnesį iki kelionės. Bet jei jums reikia važiuoti „vakar“, kaina šoka į dangų. Taip pat įtakos turi kur Anglijoje važiuojame – į Londoną patekti sunkiau ir brangiau dėl ULEZ zonų ir rūpesčių. Geriau kreiptis su užklausą anksčiau, gautumite tikrą skaičių, ne spėliojimus.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, kurių nepasakote?

Mums nesinori gąsdinti klientų, bet kartais atsiranda "ferries" mokesčiai uoste arba už laikiną sandėliavimą, jei vairuotojas pavėluoja. Tai ne mūsų mokesčiai, tai uosto paslaugos. Kita vertus, jei gerai suderiname grafiką, jų išvengiame. Muitinės mokesčius taip pat reikia mokėti, jei krovinys naujas, tai nėra paslėpta, tai tiesiog ES ir JK taisyklės. Visada sakau, kad žiūrėkite į sutartį, ten turėtų būti parašyta, kas įeina į kainą, o kas ne.

Ar verta rinktis DDP ar EXW sąlygas?

Tai techninės detalės, bet svarbios. DDP reiškia, kad mes atliekame viską iki jūsų durų Anglijoje – mums patogu, jums taip pat. EXW reiškia, kad jums reikia susitvarkyti dokumentais Lietuvoje, o mes tik vežame. Dažniausiai klientai renkasi DDP, kadangi nenori dirbti su muitinės tarpininkais Anglijoje. Jie tiesiog nori atsidaryti duris ir rasti dėžes vietoje. Biuro perkraustymas į Angliją – operatyvus ir sklandus procesas yra būtent DDP variante aiškiausias.

Kokia įmoka už dokumentų parengimą?

Jeigu pas jus darbuotojas sugeba užpildyti Excel lentelę be klaidų, tai tai nėra brangu. Jeigu mums reikia siųsti vadybininką ir jis viską daro vietoje jūsų, tai tai kainuoja, bet taip sutaupote nervų. Dokumentų kompleksas, įskaitant EX1 ar išankstinį deklaravimą, paprastai kainuoja nuo šimto eurų. Atrodo daug, tačiau klaida deklaracijoje gali atsilyginti tūkstančiais baudų. Geriau sumokėti specialistui už valandą darbo nei bandyti išmokti muitinės kodus per naktį.

Ar galima mokėti atidėliotai, po atvykimo?

Su naujais klientais mes to nedarydavame – reikalaujame avanso arba pilno mokėjimo prieš išvykstant. pervežimo srityje per daug buvom apgauti, kai krovinys atvyksta, o klientas "nepasiėmė pinigų". Esamiems klientams galime pasiūlyti atidėjimą 7-30 dienų, pagal susitarimą. Bet pradiniam etape tik grynji arba pavedimas prieš išvežimą. Tai mūsų apsauga, o nepasitikėjimas jumis. Verslas yra verslas.

Laikas ir maršruto specifika

Kelias iki Londono užtrunka kokius 2 dienas?

Teoriškai taip, jei nėra eismo įgūrių ties Kalais arba netikėtų patikrinimų. Dažniausiai tai trys dienos – viena į pakrovimą, viena keliui ir viena iškrovimui. Vairuotojas negali važiuoti 24 valandas, jam poilsis reikalingas pagal tachografą. Jei jūsų biuras yra kažkur toli šiaurėje, pavyzdžiui, netoli Glazgo, tai pridėkite dar dieną. Geriau planuoti su rezervu, kad žmonės nebėgtų tuščio biuro ieškodami stalo.

Ar garantuojate, kad viskas atkeliauja nustatytą dieną?

Būtų melas sakyti, kad garantuojame 100%, nes yra faktoriai, kurių mes negalime kontroliuoti – vėjas, jūros bangos ar muitinės sistemos gedimai. (Neseniai visa sistema sustojo dėl kibernetinio puolimo, viskas stovėjo). Tačiau 95% atvejų mes laikomės terminų. Jei pavėluojame dėl mūsų kaltės, pradedame skaičiuoti baudas arba kompensuojame. Reikėtų turėti galvoje, kad jūra – tai neprognozuojama.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa ant sienos?

Tai reiškia, kad jis praranda daug laiko. Mums tenka siųsti kitą automobilį arba samdyti vietinį statybinę techniką, kad ištrauktų sunkvežimį. Visa tai kainuoja ir dažniausiai tenka mokėti klientui, jei vairuotojas nenusprendė važiuoti per sniegą be grandinų. Tokių istorijų yra, ypač žiemą per Angliją, kur sniegas jiems yra stebuklas. Mes visada įspėjame vairuotojus apie orus, bet kartais jie vis tiek rizikuoja.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys realiu laiku?

Žinoma, dabar be to nebeįsivaizduojame darbo. Mes duodame nuorodą prie GPS sekimo sistemos, kur matote kur vairuotojas, kiek jis vairuoja ir kiek degalų liko. Tai padeda susiplanuoti darbuotojus naujame biure – jie žino, kad turi 2 valandas laisvo. Kartais sistema kyla, bet tai retai. Be to, galite tiesiog rašyti vadybininkui „kur jis?“ ir jums išsiųs koordinates. Patogu.

Ar vežate savaitgaliais arba švenčių dienomis?

Galime, bet Anglijoje taisyklės kitokios. Kai kurie sandėliai ar biurai nedirba, ir sunku rasti vietą iškraičiai. Be to, vairuotojų poilsio laikas gali sutapti, o tai vėl pavėluoja. Geriausia derinti pirmadienį-ketvirtadienį iškrovą, o penktadienį jau grįžti. Tačiau jei skubus biuro perkraustymas į Angliją – operatyvus ir sklandus procesas reikalauja, mes dirbame ir naktį, ir savaitgalį. Tik tada reikia už tai mokėti papildomai.

Pakavimo ir įrangos niuansai

Ar jūs atvykstate su dėžėmis ir juos supakuate?

Taip, turime savo komplektus – nuo mažų dėžių dokumentams iki didelių kelių kubinių metrų dėžių baldams. Mūsų komanda gali atvykti diena anksčiau ir viską sudėlioti. Tai kainuoja, bet taip sutaupote biuro darbuotojų laiko, kurie turėtų dirbti, o ne nešiotis dėžes. Beje, dėžės gali būti su grąžinimu arba be, priklausomai nuo to, kiek jums jų reikia. Rekomenduoju pasirinkti „su pilnu pakavimu“ paslaugą.

Ką daryti su labai brangia technika, kameromis, serveriais?

Brangiausią įrangą patariame vežti ne sunkvežimyje, o tikrinta krovinių automobiliu arba netgi traukiniu, jei tik tai įmanoma. Jei visgi važiuoja su mumis, dedame ją į specialią stogo dėžę (stogo liftą), kad niekas ant jos neitužlįstų. Draudimas šiuo atveju būtinas. Kartais klientai sako, kad tai „nedidelė vertė“, o tada gauname pretenziją už 10 000 eurų sugedusią kamerą. Geriau būti sąžiningu iš pradžių.

Ar saugu vežti tą „vitriną“ ar stiklinius stalus?

Stiklas – tai mūsų blogiausias sapnas. Jis visada lūžta pačiu netikėčiausiu momentu. Mes juos dedame į specialias medines dėžes su putomis ir užsegam. Jei lūžta – mokame. Tačiau jei jūsų darbuotojas pats bandė nešti ir numetė – tai jūsų problema. (Vienas kartą važiavome su dideliu akvariumu, viską teko aptepti putomis, netgi viduje). Būtinai pasakykite apie stiklą iš anksto, ne prieš pat pakrovimą.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas, pavyzdžiui, dažus ar chemiją?

Chemija reikalauja specialių leidimų ADR. Paprastus biuro dažus galima, bet užrakintose dėžėse, kad neišsilietų. Jei turite didelį kiekį chemikalų, tai jau neįtraukiama į standartinį biuro perkraustymas į Angliją – operatyvus ir sklandus procesas. Reikės atskiro transporto. Nedarykite to, ką vienas klientas padarė – užpylė benzino kanistra į pilną dėžę popierių. Buvo katastrofa, visa komanda kvėpavo dūmais.

Turite ką nors padaryti su baldų išmontavimu?

Taip, turime meistrus, kurie išmontuoja stalus, sekcijas ir juos vėl surenka vietoje. Svarbu, kad jūsų baldai turiu varžtus ir priedus – be to jūs net nusipirkti naujų nepadės. Kartais seni baldai sugenda išmontuojant, tiesiog lūžta varžtas, tai normalu. Mes turiame paservizuoti, bet jei baldas sugrioventas, tai jo nebesurenkame. Tai reiškia, kad jis eina į šiukšles.

Ar galima numesti dėžes tiesiog ant grindinio iš karto?

Vairuotojai dažnai nori taip daryti, kad greičiau išsivalytų, bet jei grindinys neapsaugotas, gali likti įbrėžimai. Rekomenduoja tur�ti nelistą arba stendus, ant kurių statyti sunkius dėžes. Vieną kartą klientas liepė statyti ant naujo parketo, o vėliau šaukėsi dėl įbrėžimų. Būkite atsargūs su naujais biurais – geriau pasirūpinkite apsauga iš anksto, nei ieškoti kaltininkų po to, kai visi išsikraustys.

Rizikos ir problemos (ir kaip išvengti)

Kas jei kas nors susidaužo kelyje?

Tuomet veikia draudimas. Mes turime atsakingą krovinio draudimą, kuris dengia žalą iki tam tikros sumos (paprastai tai 10-20 tūkst. eurų, galima padidinti). Reikia nedelsiant fiksuoti žalą – nufotografuoti ir parašyti aktą su vairuotoju. Negalima laukti, kol vairuotojas išvažiuos, tuomet mums nieko nebeįrodysite. Žinoma, geriausia, kad to nebūtų, bet mes pasiruošę blogiausiam variantui. (Neseniai vienas vairuotojas užkabino vartus, viskas buvo apdrausta).

Ar dirbate tik su įmonėmis ar su tiesiog žmonėm?

Pagal nutylėjimą su juridiniais asmenimis (įmonėmis), nes ten yra dokumentai, sutartys, aiškus atsiskaitymas. Su fiziniais asmenimis taip pat dirbame, jei jie perkelia didelį namų biurą, bet tada reikalaujame geresnio užmokesčio už išankstinį apmokėjimą. Žmonėms kartais sunkiau suprasti, kokia yra atsakomybė. Mums patogiausia kalbėtis su logistika vadovu, kuris supranta terminus EXW ar DDP.

Kas daryti, jei anglų muitininkas nenori paleisti?

Tada reikia kvieti vietinį brokerį. Kartais mūsų deklaracija jiems netinka arba yra klaida, kurią mums sunku ištaisyti toli esant. Vietinis brokeris gali kalbėtis su jais tiesiogiai, išspręsti problemą per valandą. Tai kainuoja papildomai, bet sutaupo dienas. Negalima būti pernelyg arogantiškas muitinėje – reikia derybų, ne pykčio. Mums tokios situacijos įprastos, ypač su sudėtinga technika.

Ar galiu pasitiki savo duomenimis jums?

Turime pasirašyta galiojantis NDA (nepaskelbimo sutartis), bet tiesiogiai sakant – mūsų vairuotojai neįdomūs jūsų kontraktai. Jie matysis tik dėžės numerį. Duomenų saugumas daugiausia priklauso nuo to, kaip jūs pats uždarykite kompiuterius ar failus. Mes neanalizuojame jūsų verslo, mes juos fiziškai perkeliam iš taško A į tašką B. Tačiau jei labai bijosite, pasilikite svarbiausius failus sau su savimi.

Kokios dažniausios problemos su blogomis pervežimo įmonėmis?

Pagrindinė problema – jie pasako vieną, o daro kita. Pasiima užmokestį, o paskui reikalauja daugiau prieš pat sieną. Arba atiduoda krovinią kitiems neaiškiems carrieriams. Mes stengiamės dirbti savo transportu, su savo vairuotojais, kuriuos pažįstame 10 metų. Taip pat žiūrėkite, ar įmonė turi realų adresą. Yra daug „pavienčių vadybininkų“, kurie turi tik pasidarytą svetainę. Pasitikėkite patirtimi, ne žodžiais.

Ar reikia rūpintis vairuotojo pragyvenimu Anglijoje?

Jeigu tai ilgai trunkantis reisas, taip, vairuotojai turi poilsio reikalavimus. Bet trumpi reisai 1-2 dienai paprastai įtraukia nakvynę kabinoje arba viešbutyje, jei leidžia laikas. Mums tai ne problema, mes tai apmokame. Jums nereikia nieko daryti, nebent jūs norite pavaišinti jį pietų. Vieną kartą klientas nupirko vairuotojui pietus, ir vairuotojas buvo taip laimingas, kad nešiojo dėžes net su šypsena, nors tai jo pareiga nebuvo. Smulkmenos svarbios.

Kas daryti, jei naujame biure dar nebaigta remontas?

Tai dažna problema. Vairuotojas atvyksta, o ten dulkių ir dažų kvapas. Mes galime laukti keletą valandų, bet ne dieną. Jums reikės arba nuomoti laikiną sandėlį netoliese, arba nukelti iškrovą. Kalbėkite su mumis iš anksto, jei statybos vėluoja. Biuro perkraustymas į Angliją – operatyvus ir sklandus procesas gali tapti košmaru, jei nėra kur padėti dėžių. Geriau palikti jas vairuotojui ir jam mokėti už laukimą, negu švaistyti laiką.

Apibendrinant, sėkmingas persikėlimas priklauso ne tik nuo vairuotojo, bet ir nuo jūsų pasiruošimo. Pasidarykite sąrašus, susitarkite dėl laiko ir būkite sąžiningi apie tai, ką vežate. Nors po "Brexit" viskas tapo sudėtingiau, biuro perkraustymas į Angliją – operatyvus ir sklandus procesas vis dar įmanomas su ta pačia kokybe, kaip ir anksčiau. Jei viską suplanuosite protingai, kitą dieną jūsų komanda jau galės dirbti naujoje vietoje be jokių stresų ir trikdžių.