Biuro perkraustymas į Angliją: operatyvumas be trikdžių

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – teoriškai viskas atrodo gražiai popieriuje, bet praktikoje biuro perkraustymas į Angliją tampa tikru nervų išbandymu, jei nepasiruošiate tinkamai. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, ir tas laisvas judėjimas praeityje, dabad reikalingi dokumentai ir deklaracijos gali užstrigti dėl mažiausios klaidelės. Dažnai klientai sako: „ tiesiog paimkite ir vežkite“, tačiau realybėje tokio tipo pervežimas reikalauja logistikos, kurios nenumato net paprasti žemėlapiai. Kalbėsime tiesiogiai, be jokių „marketinginių“ apvalkalų, kas tikrai laukia jūsų kelionėje per Lamanšą ir kaip išvengti tų momentų, kai vairuotojas telefone skambina sakydamas, kad nieko nebeina.

Bendri pasiruošimo klausimai ir chaosas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka visas procesas?

Visada klausiu, ką klientas turi omenyje kalbėdamas apie laiką, ar tai patį važiavimą, ar viską kartu su pakavimu. Paprastai biuro perkraustymas į Angliją į takes apie 3–5 dienas nuo pakrovimo iki iškrovimo, jei viskas eina pagal planą. Bet turiu omenyje, kad tai yra laikas tarp pirmiojo ryto phone call’o ir paskutinio dėžės numetimo. Jei reikia specialių leidimų arba darbas vyksta savaitgaliais, gali užtrukti ilgiau, nes Anglijoje sandėliai dirba griežtai pagal grafiką. Niekada niekas nesakys, kad gali atsitikti spūsties Londono aplinkkeliai, kurios prideda kelias valandas.

Ar reikia patiems dėti viską į dėžes?

Sunku pasakyti, nes kiekviena įmonė turi skirtingus biudžetus, bet jei norite, kad būtų greita – geriausia mums palikti tai. Mūsų komanda atveža dėžes, viską pažymi, užklijuoja, o jums nereikia nuo savo darbo nukrypti. Kartais būna taip, kad klientai bando taupyti ir patys supako visą archyvą ėriukų dėžes, o tada keliasdešimt kilogramų sversios tokios dėžės, kurios tiesiog sutrūksta kelionės metu. Tada tenka brangiai remontuoti baldus arba siųsti dokumentų restauravimą, o tai tikrai nėra tas biuro perkraustymas į Angliją, kurio norite.

Kas daryti su svarbiaisiais dokumentais?

Jei tai yra originalai sutarčių arba buhalteriniai dokumentai, jokiu būdu neduokite jų į bendrą krovinių masę. Pasidėkite juos į specialią, užrakintą dėžę, kurią nešio site su savimi arba užfiksuokite kaip ypatingai vertingą krovinią. Yra girdėjęs istorijų, kai dėl blogo pririšimo atsidaro vartai ir visi popieriai užskrenda kelių metrų spinduliu. Biuro perkraustymas į Angliją yra daugiau apie atsakomybę nei apie fizinį kilnojimą, todėl tokios smulkmenos nulemia visos operacijos sėkmę arba fiasko.

Ar galima vežti augalus į ofisą?

Tai yra sudėtinga klausimas, nes Anglijos fitosanitarinės kontrolės taisyklės po „Brexit“ tapo griežtesnės. Esą, jei augalas turi žemės, gali būti problema, o jei dėžutėse be žemės – praeina. Aš asmeniškai nesiūlau rizikuoti, jei tai yra brangūs ar dideli augalai, nes gali juos sustabdyti sienoje ir sugaišti valandas aiškinimuisi. Geriau juos parsivežti savo automobiliu arba nusipirkti naujus Londone. Nėra verta dėl kelių palmių gabenti rizikuoti viso biuro perkraustymo į Angliją proceso sėkme.

Ką daryti su personalo daiktais?

Tai dažnai būna didžiausias chaosas – kavinukai, paveikslėliai, asmeninės kuprinės. Pasakykite žmonėms, kad viską turėtų paimti namo, kitaip mes tiesiog visą tai supakuosime į „nežinau kas“ dėžes. Buvau situacijose, kai vairuotojas atidaro dėžę ten randasi pusėvalgis sumuštinis arba dantų šepetukas, ir tai kelia sanitarinių problemų. Biuro perkraustymas į Angliją turi būti suplanuotas taip, kad nevežtume šiukšlių, o tik tai, kas būtina darbui.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Absoliučiai taip, ir tai nėra klausimas dėl to, ar mes norime daugiau dirbti. Muitinėje Anglijoje be detalaus sąrašo jums niekas nepraleis krovinių. Turi būti nurodyta ne tik „kėdės“, bet „4 vnt. juodos biuro kėdės su metalinėmis rankenėlėmis“. Be to, tai apsaugo jus, jei kas nors pasidings kelionės metu – kas nutinka retai, bet vis tiek nutinka. Kadaise turėjau klientą, kuris tikėjosi, kad mes iš galvos prisiminsime kiek buvo stalų, bet tai ne taip veikia.

Brexit, muitinės ir dokumentacija (Burokratinis pragimas)

Ar tikrai reikia EORI kodo?

Jei jūsų įmonė registruota Lietuvoje ir vežate daiktai į Angliją (JK), tai taip, jums būtinas EORI kodas, prasidedantis nuo LT. Be šio kodo vairuotojas gali būti sustabdytas uoste ir priverstas grįžti atgal su viskuo. Tai nėra jokia komplikacija, jį gaunate per keletą dienų internetu, bet dažnai klientai apie tai sužinoja paskutinę dieną. Biuro perkraustymas į Angliją be EORI yra kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo – galima trumpam, bet pavojinga.

Kas yra T1 dokumentas ir kur jį gauti?

T1 reikalingas, kai keliaujate per Europos Sąjungos teritoriją (pvz., per Vokietiją ar Belgiją) į ne ES šalį. Jis rodo, kad prekės yra tranzito režimu ir mokesčiai nebuvo mokami ES šalyse. Mūsų komanda paprastai tai užtikrina, tačiau reikia tiksliai žinoti, iš kur išvažiuojame. Kartais būna, kad klientai bando tai padaryti patys ir pasidaro klaidas deklaracijose, dėl ko krovinius užklauso muitinės Karlsrūjėje. Biuro perkraustymas į Angliją tampa brangiu malonumu, jei tenka mokėti baudas už neteisingą tranzito dokumentą.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Tikriausiai ne, jei tai yra jūsų turto perkėlimas ir ne pirkimo-pardavimo operacija (t. y. ne prekyba). Anglijoje yra tokia schema kaip „Transfer of Own Goods“, kai leidžiama įvežti savo daiktus be mokesčių, jei jie buvo naudojami bent 6 mėnesius. Bet turi būti galima tai įrodyti, pavyzdžiui, pirkimo sąskaitomis faktūromis. Jei bandysite įvežti visiškai naujus kompiuterius su originalinėmis lipdukais, gali būti įtarinėjami prekyba. (Čia turiu omenyje, kad jei tai tikrai nauja įranga, geriau pasikalbėti su accountant’u prieš važiuojant).

Ar galima vengti muitinės patikros?

Niekada negali garantuoti, kad neišvengsite, net jei viskas tvarkoje. Angliškosios muitinės sistemos kartai pasirenka atsitiktines patikras, ir tą dieną tiesiog nesekmė. Gali būti, kad sustabdys tik dėl to, kad vairuotojas atrodo pavargęs arba sunkvežimis per daug apkrautas. Bet kai atliekame biuro perkraustymą į Angliją, stengiamės, kad visi dokumentai būtų 100 proc. tvarkingi, kad patikra truktų kiek įmanoma trumpiau, pavyzdžiui, 15 minučių vietoj 4 valandų.

Kas nutinka, jei pamiršu dokumentą vairuotojui?

Tada vairuotojas sėdi uoste ir laukia, o jums reikės skubiai skaneuoti ir siųsti viską el. paštu arba per specialias sistemas. Kartais užtenka pasirodyti telefonu, bet kartais reikia fizinio originalo. Geriausia viską padaryti dviejų kopijų – viena vairuotojui, kita pas mus biure. Būna situacijų, kur vairuotojas praranda dokumentus (nors tai retai), todėl turėti atsarginį variantą yra saugu.

Ar sunku susitvarkyti su angliškais muitininkais?

Jie tikrai yra labai griežti ir laikosi taisyklių prieš raštu, ne taip kaip pas mūsų, kur galima „susikalbėti“. Jei dokumente trūksta kabutės arba skaičiaus, jums gali neleiti įvežti daiktų. Nereikia jų bandyti „nukalbinti“ arba tarti, kad tai maža svarba. Dirbant su biuro perkraustymu į Angliją, geriausias būdas yra būti pernelyg pedantiškas ir užpildyti viską taip, tarsi būtum mokykloje.

Technika, baldai ir jautrūs daiktai

Kaip vežti serverius ir IT įrangą?

Tai yra pačios brangiausios ir pačios jautriausios dalys. Serverius reikėtų išjungti gerai iš anksto (ne paskutinę minutę), kad išvengtumėte duomenų praradimo arba perkaitimo. Patartina juos supakuoti į specialias „anti-static“ dėžes su putomis. Kartais klientai sako, „tiesiog padėkite ant sėdynės“, tačiau po 2000 km vibracijos standus diskas gali tiesiog nustoti veikti. Biuro perkraustymas į Angliją be veikiančios IT – tai tiesiog tuščios patalpos.

Ar galima išardyti didelius stalus?

Žinoma, net ir reikia, jei jie neperkelia pro duris arba yra per sunki. Mūsų meistrai žino, kaip tai padaryti nepažeistant fasado. Tiesa, vėliau reikia laiko tai surinkti, todėl paprašykite, kad klientas turėtų schemą arba instrukciją. Kartą teko surinkti labai sudėtingą stalo sistemą, kurios nebėra gamintojo, tai laimėjome, bet užtrukome pusę dienos. Geriau pasirūpinkite, kad dalys būtų pažymėtos (pvz., „kairė koja A“).

Kas daryti su „ergonomic“ kėdėmis?

Jos yra brangios ir dažnai turi mechanizmų, kurios gali sugesti jei jas nešiojasi už rankenos. Stengiamės jas uždėti ant kėdžių vežimėlių arba uždengti. Niekada nelipdykite lipdukų tiesiai ant odos arba aksomo, nes vėliau nesivalys. Tiesiog padėkite jas viena ant kitos su atstumu arba apvyniokite stretch plėvele.

Ar saugu vežti pavogiamus daiktus?

Krovininiai sunkvežimiai turi įrangą, tačiau niekas neduoda 100% garantijos, jei stovite prie nereguliuojamo aikštelėlės naktį. Vertingus daiktus (nešiojamus kompiuterius, projectorius) geriau vežti kabinete arba užrakintoje dėžėje, kurios nepasieks „atsitiktinis“ keleivis. Biuro perkraustymas į Angliją yra ilgas kelias, ir stovėjimai poilsio aikštelėse yra neabejotini. Geriau saugokite save iš anksto.

Ar turiu apleisti senus spausdintuvus?

Jei jie nebeveikia, turbūt taip ir verta, nes juos vežti svorio atžvilgiu brangu. Anglijoje yra specifinių nuostolių elektronikos atliekų supirkimo punktų (WEEE), todėl reikia tai suplanuoti. Negalima tiesiog juos palikti prie angliško biuro šiukšliadėžės, nes jums gali uždėti didelę baudą. Mes galime padėti išvežti tai į perdirbimo centrą Lietuvoje prieš išvykstant.

Kaip apsaugoti grindis pervežimo metu?

Tiek Lietuvoje, tiek Anglijoje reikia pasirūpinti grindų danga – kilimėliais arba plokštėmis, ypač jei turime ratus. Vairuotojai turi pasiduoti, bet jie ne visada žino, kur yra pačios jautriausios vietos. Kartais klientai sako, „nieko nenuplėšite“, o tada atsiranda įbrėžimas nuo stalo kojos, kurią atsisėdęs vairuotojas stumė. Geriau per daug nei per mažai apsaugos.

Kainos, laikas ir logistikos realybės

Nuo ko priklauso kaina?

Kiekvienas biuro perkraustymas į Angliją yra skaičiuojamas individualiai pagal kubinius metrus (m3). Taip pat įtakoja kuro kaina (kuri, žinoma, šokinėja), keltų kainos (Eurotunelis arba keltas) ir darbo jėgos Anglijoje. Jei reikia iškrovinėti į 4 aukštą be lifto – tai kainos brangmena. Negaliu pasakyti „nuo 500 eurų“, nes tai gali būti ir 2000, ir 5000, priklausomai nuo to, ar tai tik kelios dėžės, ar pilnas biuras.

Ar pigiau važiuoti keltu ar tuneliu?

Tunelis (Eurotunnel) paprastai greitesnis, nes važiuoji 35 minutes, o keltas – maždaug 1.5–2 valandos. Kaina gali būti panaši, tačiau su keltu reikia atsižvelgti į išvykimo laikus, kurie gali būti nesubalansuoti su jūsų darbu. Be to, keltuose daugiau eilės, o vairuotojas gali pavargti. Biuro perkraustymas į Angliją su tuneliu dažnai leidžia taupyti laiką, kas svarbu, jei reikia iškrovėti tą pačią dieną.

Koks yra standartinis terminas?

Tarkime, kad užsakymate pirmadienį. Antradienį ar trečiadienį galime užimti, ketvirtadienį važiuojame, penktadienį – atvykstame. Tačiau tai yra idealus variantas. Jei reikia spec. leidimų arba laukia dėžių, tai gali užtrukti iki savaitės. Nerekomenduojama planuoti, kad vairuotojas atvyks ryte ir vakare jau viskas bus stovėjime naujoje vietoje – taip nebus.

Ar galima užsakyti ekspress pervežimimą?

Galima, bet tai kainuos dvigubai arba trigubai. Tada reikia rasti vairuotojų porą (vienas vairuoja, kitas ilsisi), kad važiuotume be sustojjimų. O ir Anglijoje reikia gauti laiką iškrovimai, kur gali būti pilna. Įprastas biuro perkraustymas į Angliją nėra lenktynės, todėl planuokite bent savaitės atsargą.

Ar kaina gali pasikeisti važiuojant?

Techniškai – ne, jei mes pasirašome sutartį. Bet jei jūsų poreikiai pasikeičia (pavyzdžiui, vietoj 10 dėžių atsiranda 30), tai taip, kainos bus didesnės. Taip pat, jei uoste reikalauja papildomų muitinių paslaugų arba krovinių patikros, tai mums tai tenka permokėti, o paskui tai sąskaitoje atsispindi. Mes neįsivaizduojame padaryti darbą ir prarasti pinigus.

Ar reikia mokėti už laukimą Anglijoje?

Jei vairuotojas atvyksta į vietą laiku, o jums nėra raktų arba patalpos paruoštos, taip – laukimas mokamas. Angliškas „waiting time“ yra brangus dalykas. Todėl labai svarbu suderinti laiką su žmonėmis, kurie priims krovinius. Negalima tiesiog pasakyti „būkite ten 10 valandą“, jei darbininkai ateina tik 12 valandą.

Pavojai, problemos ir „nepatogūs“ dalykai

Kas nutinka, jei susidaužia kažkas brangaus?

Turiame draudimą, bet jis visada neapima visko. Būtinai perskaitykite draudimo sąlygas, ypač dėl duomenų. Jei susidaužia 100 eurų kėdė – tai viena, jei dingsta serveris su 10 metų duomenų – tai kita. Geriausia viską užfiksuoti prieš išvykstant (nuotraukomis), kad būtų įrodymų. Biuro perkraustymas į Angliją yra rizikingas dalykas tuo požiūriu.

Ar buvote atvejų, kai vairuotojai sugedo?

Žinoma, varikliai suyksta, padangos plyšta. Kartais buvo atvejis, kai vairuotojas susirgo kelionės metu. Tada reikia rasti replacement’ą (pakeitimą) arba siųsti kitą automobilį. Tai užtrunka. Mes stengiamės turėti patikimus vairuotojus, bet mes taip pat ne esame stichijos valdovai.

Kaip elgtis su blogais įmonėmis Anglijoje?

Yra daug „cowboy“ firmų, kurios siūlo pigiai, tada ima kelti papildomai mokesčius. Būkite atidi. Jei kaina atrodo per maža, tai greičiausiai yra. Naudokitės patikimais partneriais. Aš asmeniškai niekada neduodu krovinių firmoms, kurios neturi normalaus svetainės arba adresas rodo kai kur gatvės kampe.

O dėl šiukšlių išvežimo?

Anglijoje tai gana brangu. Jei turime išvežti spausdintuvų dėžes arba išpakuotas medžiagas, tai reikia specialių konteinerių (skips). Geriau išpakuoti Lietuvoje ir medžiagas palikti čia, jei įmanoma. Tenkas taupo pinigus.

Ar galiu važiuoti su kroveju?

Galite, bet tai nėra rekomenduojama dėl draudimo (jei įvyks avarija). Jei labai reikia, galime susitarti, bet tada jis turi būti įrašytas į dokumentus kaip keleivis. O darbas Anglijoje su savo kroveju gali būti problematiškas dėl vizų (jei jis ne ES pilietis). Geriau pasitiki mūsų žmonėmis.

Ką daryti, jei Anglijoje biuras dar nebaigtas remontu?

Tai nėra mūsų problema, bet ji tampa jūsų problema, nes kur dėsime dėžes? Jei ten dažoma grindys, negalime jų dėti ant šlapko dažo. Reikia laukti. Todėl derinkite terminus su remonto darbų vadovu, o ne su mumis paskutinę minutę.

Ar saugu duoti vairuotojui raktus?

Geriau, kad atvykstant jau kas nors būtų vietoje. Vairuotojai dažnai nemoka angliškai pakankamai gerai, kad kalbėtų su apsauga arba reception’istu. Jei duosite raktus ir jų praras – bus didelis vargas. Geriau susitikti tiesiogiai.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinius?

Mes galime duoti tracking nuorodą, kuri rodo, kur yra sunkvežimis (GPS). Tačiau ne visada yra signalas tunelyje arba kalnuose. Nebekryžiuokite kas valandą, vairuotojui negalima kalbėti telefonu važiuojant (JK įstatymai griežti). Turėkite kantrybės.

Ar galima įvežti maisto prekių (kavos, cukraus)?

Tai yra sudėtinga dėl veterinarijos taisyklių. Jei tai yra uždarytos pakelės verslo reikmėms (kavos pupelės), gali praeiti, bet jei atidarytas, gali būti sunaikintas. Geriau nusipirkti vietos „Costco“ ar „Tesco“. Nėra verta rizikuoti dėl 10 kg cukraus.

O jei reikia padaryti kelis sustojimus?

Galima, bet kiekvienas sustojimas – tai laikas ir pinigai. Jei reikia numesti dėžes sandėlyje, o turi važiuoti į ofisą, tai planuokite papildomą 2-3 valandas. Anglijoje eismo sąlygos gali būti neprognozuojamos.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriais)?

Toneriai yra pavojingi, jei jūs juos sudeginsite arba išpilsite. Jie turi būti supakuoti į hermetiškas dėžes. Negalima jų mesti į bendrą krovą neapsaugotus. Muitinė gali uždaryti visą sunkvežimį, jei pastebės liejančias medžiagas.

Ar reikia gauti leidimą stovėti prie biuro Anglijoje?

Didžiuosiuose miestuose (Londonas, Birmingemas) taip. Reikia „Bay suspension“ leidimo iš savivaldybės, kuris kainuoja. Jei sustosite be leidimo, gausite baudą, kurią mums reikės sumokėti, o paskui ją atiduoda jums. Patikrinkite iš anksto.

Kaip elgtis su dideliu aukščiu (liftu)?

Jei lifte netelpa kėdė, teks nešti laiptais. Tai už papildomą mokestį. Angliški pastatai dažnai turi siaurus liftus arba neturi jų išvis senose industriinėse patalpose. Sužinokite tai prieš išvykdami.

Ar reikia gerti arba maitinti vairuotoją?

Nebūtina, bet jei jums svarbu, kad jis būtų nuotaikingas ir greitesnis, arbata arba sandėlis nieko nekainuoja. Tačiau nereikia jį girti. Vairuotojas turi būti atsakingas.

Ką daryti, jei pamečiu raktus nuo dėžių?

Tada teks laužti spynas. Geriau turėti bent 2 raktų komplektus – vieną pas save, kitą vairuotojui. Yra buvę atvejų, kai vairuotojas užeidavo į parduotuvę ir užraknino raktus kabyje. Tai kasdienybė.

Ar galima užsisakyti pakavimo medžiagas?

Taip, atvežame dėžes, lipdukus, popierių. Tai paprastai įskaičiuojama į kainą arba parduodama atskirai. Nenaudokite senų maisto prekių dėžių, jos gali būti nešvarios arba silpnos.

Pabaigoje – ar verta rinktis pigiausią?

Kaip sakau, biuro perkraustymas į Angliją – tai ne vienas kartą gyvenime įvykstantis dalykas, todėl geriau sumokėti šiek tiek daugiau už ramybę, nei taupyti ir gaudyti nervų išsigijimą. Pasitikėkite profesionalais, kurie žino, ką daro, ir nebandykite šio proceso valdyti patys, jei neturite patirties.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Angliją yra sudėtingas procesas, kurį galima sėkmingai įgyvendinti tik turint gerą planą ir patikimus partnerius. Nors dažnai atrodo, kad viskas vyksta chaotiškai ir be aiškios schemos, bet tiesiog reikia pasitikėti tiems, kurie šia sritimi užsiima kasdien. Svarbiausia yra ne paskubėti su dokumentais ir tikrai tikrinti du kartus, kas yra įdedama į dėžes, kad išvengtumėte nemažų nuostolių ir nereikalingo streso. Gerai suplanuotas perkraustymas leis jums susitelkti ties verslu, o ne ieškoti dingusių dėžių naujoje vietoje.