# Biuro perkraustymas į Angliją: minimalūs verslo trikdžiai

Įvadas

Per 20 metų tarptautinių pervežimų mačiau visko: nuo biurų, kur viskas važiuoja kaip laikrodėlis, iki tokių, kur serveris dingsta iš inventorizacijos ir visi staiga „dirba nuotoliniu būdu“. Kai sakau „Biuro perkraustymas į Angliją: minimalūs verslo trikdžiai“, aš turiu omenyje ne stebuklą, o tvarką, kuri nepalūžta nuo vieno vėluojančio keltą ar Londono sandėlio durų. Reikia planuoti dokumentus, IT, baldus, darbuotojus, prieigą ir draudimą. Be to, reikia būti sąžiningam: ne viskas bus gražu. Bet jei žinai, kur gali užstrigti, Anglija nėra kosmosas.

DUK

Biuro perkraustymas į Angliją: minimalūs verslo trikdžiai prasideda nuo plano

Kiek laiko prieš perkraustymą reikia pradėti?

Pradėčiau bent prieš 10–14 savaičių, ypač jei keliate iš Lietuvos, Lenkijos tranzitu arba jau esate Vokietijoje ir tik planuojate UK filialą. Ne dėl popierizmo, o todėl, kad reikia sutvarkyti inventorių, kompiuterių numerius, nuomos sąlygas, liftų rezervacijas ir muitinės duomenis. Bent kartą teko matyti, kaip gražus planas griuvo, nes niekas nepaklausė Londono pastato administratoriaus apie krovimo langą. Paprasta tarptautinių perkraustymų planavimas lentelė išgelbsti dažniau nei gražus prezentacinis failas. Ji turi gyventi, ne dulkėti.

Ar galima perkelti biurą per savaitgalį?

Galima, bet čia prasideda smagus gyvenimas. Anglijoje savaitgaliais kai kurie pastatai dirba tik pagal išankstinį leidimą, o krovikai ima papildomus mokesčius. Jeigu biuras yra Londone, reikia žiūrėti ULEZ zoną, stovėjimo leidimus, liftų rezervaciją ir ar pastato apsauga tikrai bus vietoje. Kartą klientas sakė: „Perkelsime šeštadienį, niekas nepastebės.“ Pirmadienį niekas negalėjo prisijungti prie tinklo, nes serverio laikas neatitiko nustatymų. Smulkmena, bet skaudi.

Kas yra dalinis perkraustymas arba „rolling move“?

Tai kai keliate ne viską vienu šuoliu, o etapais: pirmiausia archyvą, tada retai naudojamą įrangą, vėliau IT branduolį, galiausiai darbuotojų darbo vietas. Toks modelis dažnai tinka biurams, kurie perkelia skyrius iš Vilniaus į Londoną arba iš Kauno į Mančesterį. Minusas tas, kad kelias savaites žmonės gyvens pusiau dėžėse. Pliusas tas, kad pardavimai, klientų aptarnavimas ir apskaita gali tęstis. Aš mėgstu šitą būdą, kai yra bent vienas žmogus, kuris priima sprendimus, o ne tik klausia „ką daryti?“.

Ką daryti, jei nuomos sutartis Anglijoje vėluoja?

Turėti laikino saugojimo variantą. Geras. Ne „kažkur prie kelio“. Jei Londono biuras neužsikrauna, krovinys gali stovėti muitinės sandėlyje arba privačiame warehous’e, bet tada auga kaštai. Esu matęs situaciją, kai įmonė sutaupė 400 svarų sandėliavimui, o paskui mokėjo dvigubai už skubų perkėlimą ir papildomus krovikų etus. Prieš išvažiuojant reikia žinoti, kur krovinys lauks. Ir kas pasirašys priėmimą, jei jūsų vadybininkas skrenda kitu reisu.

Kaip suderinti IT, darbuotojus ir baldus viename plane?

IT turi būti plano centre, ne pabaigoje. Pirmiausia nusprendžiate, kurie kompiuteriai, monitoriai, telefonai, serveriai, spausdintuvai ir tinklo įranga važiuoja kartu. Tada darbuotojai gauna etiketes, dėžių numerius ir instrukciją, ką vežtis patiems. Baldai dažniausiai atrodo paprasta dalis, kol paaiškėja, kad 12 stalų netelpa į liftą. Čia reikia biuro įrangos inventorizacijos ir žmogaus, kuris mąsto ne „tilps“, o „kaip išlips“. Skamba nuobodžiai, bet gelbsti.

Biuro perkraustymas į Angliją: dokumentai po „Brexit“

Kokie dokumentai reikalingi biuro įrangai iš Lietuvos į Angliją?

Reikia bent inventorizacijos sąrašo, komercinės sąskaitos arba pro forma, CMR važtaraščio, eksporto deklaracijos ir importo dokumentų Jungtinėje Karalystėje. Jei vežate naudotus stalus, kėdes, kompiuterius ir monitorius, vis tiek reikia aprašymo, kiekio, svorio, vertės ir HS kodų. Gerai, kai yra nuotraukos ir serijiniai numeriai. Blogai, kai sąraše parašyta „office stuff“. Muitinė to nemėgsta, o aš irgi. Jei norite ramiau, pasidarykite muitinės dokumentus pervežimui į Jungtinę Karalystę.

Ar reikia EORI numerio?

Dažniausiai taip, jei įmonė pati dalyvauja importo ar eksporto procese. EORI reikalingas deklaracijoms, ryšiui su muitine ir kai kuriems brokerio veiksmams. Jei dirbate per freight forwarderį, jis gali padėti su procesu, bet numerio vis tiek gali prireikti. Yra atvejų, kai dokumentus tvarko tarpininkas, o klientas sako: „Mes nieko nedarėm.“ Tada klausimai ateina vėliau, kai reikia patvirtinti prekių kilmę arba vertę. Geriau sutvarkyti anksčiau, kol niekas nekvepia gaisru.

Kas nutinka su PVM ir importo mokesčiais?

Čia reikia būti atsargiam, nes PVM, importo PVM ir muito mokestis nėra tas pats dalykas. Naudotai biuro įrangai muito tarifas gali skirtis nuo kodų, o kai kuriais atvejais mokestis gali būti 0%, bet deklaravimas vis tiek lieka. Nesu 100% tikras dėl kiekvieno konkretaus daikto be HS kodo ir vertės, todėl čia ne spėliojimas, o brokerio darbas. Jeigu įmonė turi VAT deferment account, procesas gali būti sklandesnis. Be dokumentų Anglijos pusėje krovinys gali sėdėti terminalėlyje, o tai niekam nedaro laimingesnį.

Kodėl CMR neužteninka?

CMR yra važtaraštis, įrodantis, kad krovinys buvo paimtas ir perduotas. (Pataisau: CMR visada reikia, tik neužteninka.) Jis neparodo, ar kompiuteriai yra legaliai deklaruoti, kokia jų vertė, kas yra importuotojas ir kokie muitinės kodai. Po „Brexit“ ES–UK judėjimas tapo ne tik kelionė per jūrą, bet ir popierinis koridorius. Esu matęs, kaip mašina stovėjo Doverio zonoje, nes trūko vieno kodo deklaracijoje. Tokios smulkmenos kainuoja nervus, laiką ir kartais pinigus.

Ar reikia ATA Carnet?

Ne visada, bet kartais labai pravartu. ATA Carnet tinka laikinam įvežimui: parodoms, demonstracinei įrangai, bandymams, įrankiams, kurie po to grįš atgal. Jei perkraustote visą biurą į Angliją ir ten jis liks, paprastai einate importo keliu. Jeigu vežate kelis brangius įrenginius į Mančesterį testuoti ir grąžinate į Lietuvą, verta pasitikrinti šią opciją. Aš ne visada ją siūlau, nes popierizmas brangus. Bet kai situacija tikrai laikina, ji gali išgelbėti.

Biuro perkraustymas į Angliją: kainos, rizikos ir draudimas

Kiek kainuoja Biuro perkraustymas į Angliją: minimalūs verslo trikdžiai?

Jei kalbame apie Biuro perkraustymas į Angliją: minimalūs verslo trikdžiai, kaina labai priklauso nuo tūrio ir rizikos. Mažam biurui su 30–50 dėžių, keliais stalais ir kompiuteriais galima matyti orientyrą nuo 2 800 iki 6 500 eurų. Vidutiniam biurui su 15–25 darbo vietomis, serveriu ir baldais dažniau būna 8 000–18 000 eurų. Jei reikia demontuoti specialius baldus, saugoti krovinį arba dirbti naktį, kaina kils. Pigiausias pasiūlymas ne visada yra geriausias, ypač kai jis neįskaičiuoja keltų, muitinės brokerio ar Londono prieigos.

Kas dažniausiai pakelia kainą?

Dažniausiai pakelia ne pats kelias, o netikėtumai aplink jį. Pavyzdžiui, biuras Birmingame priima tik nuo 8 iki 10 val., o jūsų sunkvežimis atvažiuoja po eismo spūsties. Arba Londono pastatas reikalauja dviejų krovikų, apsaugos patvirtinimo ir specialių batų. Kaina auga ir tada, kai reikia pakavimo, etiketavimo, baldų išrinkimo, IT atjungimo ir grąžinimo. Dar vienas nemalonus dalykas – laikinas saugojimas. Kai kuriuose sandėliuose savaitė gali kainuoti 600–1 500 svarų, priklausomai nuo vietos ir tūrio.

Ar verta drausti stalus ir kėdes?

Stalai ir kėdės atrodo kvailai drausti, kol pamatai, kaip brangiai kainuoja ergonominės kėdės arba dizaineriniai baldai. Dažniausiai draudimas skaičiuojamas nuo deklaruotos vertės, o ne nuo sentimentų. Jei vežate 40 senų kėdžių, galbūt rizika maža. Jei vežate serverius, monitorius, brangius stalus ir įmonės duomenų laikmenas, draudimas nėra prabanga. Peržiūrėkite krovinių draudimą tarptautiniams pervežimams. Ir prašau, nepasirašinėkite sutarties, kur draudimas „kaip visada“, be sumos ir sąlygų.

Ką daryti, jei sugenda serveris?

Pirmiausia ne kaltinti vairuotojo, nors visi taip nori. Serverį reikia išjungti pagal procedūrą, apsaugoti diskus, pažymėti, kas atsakingas už duomenų atsargines kopijas ir nuspręsti, ar jis važiuos bendru kroviniu. Brangesniems ar kritiniams serveriams geriau naudoti specialų vežimą, oro pagalbinę pakabą, papildomą pakavimą ir atskirą draudimą. Kartais paprasčiau pasiųsti serverį specializuotu IT logistikos maršrutu, o baldus vežti įprastai. Žinau, kad tai skamba brangiai. Bet viena sugadinta duomenų bazė gali kainuoti daugiau nei visas perkraustymas.

Kodėl kai kurios įmonės siūlo pigiau, bet paskui prašo daugiau?

Nes pasiūlyme dažnai būna tik gražioji dalis: vienas sunkvežimis, vienas krovimas, vienas iškrovimas. O realybėje atsiranda keltas, terminalo mokestis, muitinės brokeris, Londono Congestion Charge, papildomi krovikai, saugojimas, pakavimas ir naktinis darbas. Kartais tai sąžininga, nes iš pradžių nebuvo pilnos informacijos. Kartais ne. Blogos įmonės mėgsta pasakyti „taip, taip“, o paskui sąskaitoje pridėti „specialų valdymą“. Prieš pasirašant reikia klausti, kas įskaičiuota, kas neįskaičiuota ir kas nutiks, jei krovinys stovės.

Biuro perkraustymas į Angliją: logistika, prieiga ir Anglijos realybė

Kur geriau krauti: Vilniuje, Kaune, Klaipėdoje ar tiesiai į keltą?

Jei biuras yra Vilniuje arba Kaune, dažniausiai geriau krauti vietoje, gerai supakuoti ir vežti iki Klaipėdos, tada keltu arba per sausumą į Vokietiją, Nyderlandus ir toliau. Jei krovinys jau surenkamas sandėlyje prie uosto, galima krauti ten, bet rizikuojate su kontrole. Klaipėda patogi, kai reikia greitai sujungti krovinius. Keltas į Harwich arba Felixstowe gali būti patogus, bet grafikai keičiasi. Kartais pigiau ir stabiliau važiuoti per Doverį, kartais ne. Čia reikia žiūrėti ne tik kilometrą, bet ir langus.

Ką reiškia ULEZ, Congestion Charge ir prieigos leidimai?

Londonas nėra tiesiog miestas su daug mašinų. ULEZ zona reikalauja, kad transportas atitiktų emisijų reikalavimus, o Congestion Charge gali kainuoti apie 15 svarų dienai, jei patekote į zoną tam tikru laiku. Dar yra parking suspension, kai reikia rezervuoti vietą gatvėje krovimui. Be šių dalykų vairuotojas gali gauti baudą, o krovinys stovėti. Beje, kava Londone per tą laiką atšąla, bet tai ne pagrindinė problema. Prieiga prie pastato Anglijoje dažnai svarbesnė nei pats atstumas.

Kaip tvarkomasi su liftais, rampomis ir parkingais?

Prieš perkraustymą reikia gauti loading bay informaciją: aukštį, plotį, keliamąją galią, darbo laiką ir ar reikia rezervacijos. Jei biuras yra 8 aukšte, o liftas mažas, 6 metrų stalas taps filosofiniu klausimu. Kai kuriose vietose reikia RAMS dokumento, t. y. risk assessment ir method statement. Tai nėra biurokratijos fantazija, tai saugumo popierius, kurio gali paprašyti pastato valdytojas. Jei jo nėra, krovimas gali būti sustabdytas. Tada visi stovi, žiūri vienas į kitą ir laukia papildomų mokesčių.

Ar galima vežti kompiuterius, monitorius ir baterijas?

Taip, galima, bet reikia žinoti, kas viduje. Kompiuteriai, monitoriai, dokai, telefonai, planšetės, UPS baterijos ir belaidės klaviatūros nėra tik „elektronika“. Kai kurios baterijos turi transportavimo taisykles, ypač jei jos pažeistos arba labai galingos. Duomenų laikmenos ir kieti diskai turėtų būti apsaugoti pagal GDPR ir vidines saugumo taisykles. Geriausia, kai darbuotojai išsiveža savo darbo kompiuterius patys, o įmonė veža tik inventorizuotą turtą. Taip mažiau ginčų, mažiau laidų dėžėse ir mažiau „kur mano pelė?“.

Ką daryti, jei sandėlis Anglijoje priima tik tam tikromis valandomis?

Tada tai tampa pagrindiniu grafiko elementu, ne smulkmena. Jei warehouse priima tik 9–11 val. darbo dienomis, o krovinys atvažiuoja penktadienį 16 val., jis gali laukti iki pirmadienio. Kai kuriose vietose reikia booking number, vairuotojo paso duomenų, CMR kopijos ir išankstinio ASN. Jei dokumentai neatitinka, priėmimas gali būti atmestas. Esu matęs, kaip dėl vienos netikslios palečių etiketės krovinys praleido savaitgalį. Smagu tik tiems, kas nemoka už saugojimą.

Biuro perkraustymas į Angliją: minimalūs verslo trikdžiai realybėje

Kada Biuro perkraustymas į Angliją: minimalūs verslo trikdžiai nėra tik reklaminė frazė?

Tada, kai turite realų perėjimo planą, o ne tik sunkvežimio numerį. Minimalūs trikdžiai reiškia, kad darbuotojai žino, kur sėdės, IT žino, kas jungiama pirmiausia, o vadovybė žino, kas sprendžia problemas. Reikia testų: internetas, telefonai, spausdintuvai, prieiga prie sistemų, durų kortelės. Jei viskas paleidžiama pirmadienį 8:30 be bandymo, tai ne perkraustymas, o loterija. Gera praktika – perkelti vieną pilotinį skyrių arba vieną darbo zoną prieš pagrindinį judėjimą. Taip pamatote spragas, kol jos nedega.

Kaip paruošti darbuotojus, kad niekas neprarastų dokumentų?

Darbuotojams reikia labai paprastos instrukcijos, ne 18 puslapių romano. Kiekviena darbo vieta gauna dėžių numerius, etiketes ir sąrašą, ką vežti pačiam. Asmeniniai daiktai, dokumentai su asmens duomenimis ir brangi įranga neturi keliauti bendroje dėžėje be atsakomybės. Gerai veikia spalvų sistema: mėlyna – IT, geltona – archyvas, raudona – skubu pirmadienį. Prieš išvykstant verta padaryti biuro inventorizacijos patikrinimą. Ir prašau, neleiskite žmonėms rašyti markeriu ant dėžių „svarbu“, nes visiems viskas svarbu.

Ar geriau perkraustyti viską vienu ypu ar etapais?

Viskas vienu ypu skamba gražiai, bet tinka tik gerai supakuotam ir ne per dideliam biurui. Etapais saugiau, kai turite daug dokumentų, serverių, skyrių arba naujas patalpas dar nepilnai paruoštas. Minusas tas, kad žmonės kurį laiką dirba chaoso zonoje. Pliusas tas, kad rizika išdalinta. Aš dažnai siūlau hibridą: retai naudojami daiktai ir archyvai važiuoja pirmi, IT ir vadovų zonos – kontroliuojamai, o kasdienė įranga – paskutinė. Taip verslas mažiau stringa.

Kas daro Biuro perkraustymas į Angliją: minimalūs verslo trikdžiai neįmanomu?

Neįmanomu jį daro vėlyvas startas, melas apie inventorizaciją ir žmogus, kuris sako: „Nieko, sutvarkysime vietoje.“ Taip nesutvarkysite, nes vietoje bus krovikai, pastato apsauga, muitinės klausimai ir pavargęs IT specialistas. Neįmanoma ir tada, kai nepasakyta, kad vežate senus dažų kasetes, chemiją ar baterijas. Dar viena problema – kai į Angliją vežama įranga, bet nėra aišku, kas ją importuoja. Jei nėra atsakingo asmens, visi laukia, kol kažkas „pasiskambins“. Tokiu atveju trikdžiai bus ne minimalūs, o garsūs.

Ko paprašyčiau prieš pasirašydamas sutartį?

Prašyčiau pilno pasiūlymo su apimtimi: kiek dėžių, kiek palečių, koks tūris, kokia vertė, kokie terminai ir kas atsakingas už muitinę. Taip pat prašyčiau parodyti, kas neįskaičiuota. Jei siūloma „viskas įskaičiuota“, klausičiau, ar tikrai įskaičiuotas keltas, Londono mokestis, saugojimas, pakavimas, draudimas ir papildomas iškrovimas. Gera įmonė nepabėgs nuo klausimų. Bloga pradės kalbėti miglotai. Ir dar: įsitikinkite, kad sutartyje yra kontaktas žmogui, kuris atsako naktį, ne tik pardavimų vadybininkui, kuris miega.

Išvada

Geriausias Biuro perkraustymas į Angliją: minimalūs verslo trikdžiai yra ne tas, kur niekas neklysta, o tas, kur klaidos nesugriautų darbo. Reikia anksti planuoti, tiksliai inventorizuoti, sutvarkyti muitinės dokumentus, IT, draudimą ir prieigą prie patalpų. Anglija, ypač Londonas, Mančesteris, Birmingamas ar Lidsas, reikalauja ne tik gero sunkvežimio, bet ir ramios galvos. Jei žinote rizikas prieš išvykstant, perkraustymas tampa valdomu projektu, o ne nuotykiu su dėžėmis.