Biuro perkraustymas į Angliją: minimalus verslo sutrikimas

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo smulkių butų perkraustymų iki milžiniškų gamyklų judinimo. Biuro perkraustymas į Angliją visada yra sudėtingas procesas, kuris gali sukelti daugiau streso nei įsivaizduojate, ypač jeigu verslas negali sau leisti ilgos pertraukos. Tikslas visada vienas – užtikrinti, kad komputeryrai įsijungtų kitą rytą, o klientai nepastebėtų jokių trūkumų. Čia nėra apie tą reklaminius užrašus ant svetainių, o apie realų gyvenimą su vėlavimais, muitinės nerašytais taisyklėmis ir tuo, kaip viskas iš tikrųjų veikia kelyje. Turiu pareikšti, kad gerai suplanuotas biuro perkraustymas į Angliją gali būti net gana smagus nuotykis, jeigu žinote, ką tiksliai reikia pasakyti vairuotojams prieš jiedu išvažiuoja.

Kaip viskas prasideda – planavimas ir chaosas

Kiek laiko iš tikrų reikia planuoti biuro perkraustymą į Angliją?

Nebūkite naivūs, tą reikia daryti ne prieš porą savaičių. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį, o jei turite daug įrangos – tai net prieš du. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja ne tik tiesiog užsakyti sunkvežimį, bet ir suderinti vizitus, gauti pažymas iš savivaldybės (jei pervežate archyvus). Kartais klientai mano, kad tai užtrunka dvi dienas, bet iš tiesų visas suvedimas su dokumentais ir aikštelės rezervavimu Londono centre gali užeiti ilgai. Neskubėkite, laikas čia yra geriausias draugas, kitaip gali tekti mokėti už saugyklaš Anglijoje, o tai pinigai į vėją.

Ar tikrai reikia to detalaus inventoriaus sąrašo, kurio prašo?

Galvojate, kad tai tikslinga? Muitininkai Anglijoje dabar yra labai griežti, ypač po „Brexit“. Jei pateiksite sąrašą tiesiog „biuro baldai“, jums gali neleiti įvežti arba pradės kruopščiai tikrinti kiekvieną dėžę. Biuro perkraustymas į Angliją be detalaus sąrašo, kur nurodytas net monitoriaus serijinis numeris (toks ypač griežtas reikalavimas elektronikai), yra beveik neįmanomas. Nereikia meluoti, nes jie turi savo metodus, kaip patikrinti, ką vežate. Taip, tai bukinys, bet tai taupo nervus vėliau, kai sulaikys krovinį Tilbury uoste.

Kas dėl IT įrangos – ar jūsų komanda ją išmontuoja?

Aš nebūčiau tikras, kad mūsų vairuotojai turėtų atjungti jūsų serverius. Mes esame logistika, ne IT specialistai, ir kartais tas kabelių chaosas už biuro stalo gali baigtis tragiškai. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja, kad jūsų žmonės viską išjungtų, padėtų į dėžes ir pažymėtų. Vieną kartą (ai, prieš kokius penkerius metus) vairuotojas bandė ištraukti spausdintuvą, nutraukė kabelį, ir teko mokėti atlyginimą už dingusį darbo laiką. Pasitarkite su savo administratoriumi, o mūsų užduotis – tik nuvežti tai saugiai į galo.

Ar verta kasdieniais važinėti į biurą ir tikrinti, kaip eina procesas?

Galbūt geriau nepulti ant nervų tų, kas daro savo darbą. Stebėjimas per petį nepadeda, o tik sulėtina procesą. Biuro perkraustymas į Angliją yra tame, kad vadybininkas turi žinoti, kur padėti, o ne tik stygti. Geriau pasikrauti arbata ir laukti pranešimo, kad dėžės pakrautos. Klientai, kurie bando valdyti kiekvieną judesį, dažnai patiria daugiau streso nei tie, kurie pasitiki proceso. Leiskite mums dirbti, mums taip pat patinka, kai viskas nueina sklandžiai be pašalinių akių.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis, pvz., spausdintuvo toneriais?

Tai dalykas, apie kurį dažnai pamirštama. Negalima tiesiog įmesti juos į bendrą krovinią su biuro baldais. Biuro perkraustymas į Angliją turi griežtas taisykles dėl cheminių medžiagų. Reikia tai paskelbti iš anksto arba išvežti atskirai, kartu su kitomis atliekomis. Vieną kartą teko laužyti krovinią Lietuvoje, nes išsilydęs toneris užteko visą krovinės dalį. Nekelkite savo darbuotojų ir mūsų rizikos, surinkite tai į atskiras dėžes ir uždarykite lipduku „Pavojinga“.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams ar tinka penkiolikos litrų?

Nesigdukite ant to mažų dėžių. Monitorius vietoj stovi geriau ant specialios pufiros, o ne spaudžiamas dėžėje. Biuro perkraustymas į Angliją tampa brangiu, jei ten atvyksta suskaldyta technika. Naudokite „antikvarines“ dėžes, kurias dažnai išduodame su nuoma, arba užsisakykite specialias. Tai nedidelis palyginus su tuo, ką kainuoja naujas „iMac“. Nemanau, kad jūsų vadybininkas norės dirbti su sutruptu ekranu pirmąją dieną Londone.

Kainos ir biudžeto "juodosios skylės"

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Negaliu pasakyti tiksliai be matavimų. Vienkam biurui užtenka vieno sunkvežimio, kitam reikia trijų. Biuro perkraustymas į Angliją taip pat priklauso nuo to, kur būsite arba Mančesterio priemiestyje arba pačiame Londono „City“ rajone. Kainos svyruoja, bet žiūrėkite į tą, kas įeina – ar apima tai iškrovimą, ar tą, kad reikia leidimą patekti į uždarą aikštelę. Paprašykite išsamią sąmatą, o ne tik galutinę skaičių telefonu. Skambučiai dažnai klysta.

Kokie yra tie paslėpti mokesčiai, apie kuriuos niekas nesako?

Oi, ten yra tokių dalykų... Pavyzdžiui, užkrovimo leidimas Anglijoje (Congestion Charge), kai važinėjate per Londoną. Arba mokestis už tiltus ar tunelius (Dartford Crossing), kuris tada buvo nemokamas (ai, jau seniai). Beje, tarpininkai Lietuvoje taip pat ima savo mokestį už muitinės deklaravimą, kuris kartais būna didesnis nei pati pervežimo kaina. Biuro perkraustymas į Angliją taps brangiu, jeigu neapsiskaičiuosite su šiais „detales“. Būtinai paklauskite apie papildomus išlaidas.

Ar kainą veikia degalų kaina tuo momentu?

Žinoma, ji šokinėja kaip kiškys. Mes stengiamės fiksuoti kainą kuo ilgiau, bet kai degalai pakyla 20%, kažkas turi tai sumokėti. Biuro perkraustymas į Angliją – tai ne tik vairuotojo atlyginimas, bet ir kuro sąnaudos per 2000 kilometrų. Jeigu sutartis pasirašoma anksti, įtraukiame kuro priedą, jei ne – tikėkitės, kad kaina gali keistis pagal rinkos situaciją. Tai nėra mūsų kaltė, tiesiog tokia ekonomika dabar.

Ar galima gauti nuolaidą už darbą ne darbo laiku?

Galima, tačiau Anglijoje naktinis darbas yra griežtai reglamentuotas. Negalima tiesiog atvykti į Londoną vidurnaktį ir pradėti barstyti dėžių jeigu neturite leidimo. Biuro perkraustymas į Angliją dažniausiai vyksta dienomis, nes taip pigiau bei saugiau. Bet jei jūsų verslas tą dieną turi dirbti, galima susitarti dėl savaitgalių, tada kainuos brangiau. Vairuotojai taip pat turi savo poilsio laikus, kuriuos negalima laužyti, net jei jūs skubate.

Kelionės mechanika ir ką daro vairuotojai

Kiek laiko užtrunka kelionė iki Londono ar Mančesterio?

Paprastai tai yra apie 3–4 dienas, jei viskas vyksta be stabdymų. Biuro perkraustymas į Angliją nėra lenktynės, čia svarbiau saugumas. Vairuotojas turi ilsėtis, o muitinėse gali būti eilės, ypač po švenčių ar vidurnakčio. Jei važiuojame į šiaurę, į Škotiją, pridėkite dar dieną. Nepaisykite to, kad Google Maps rodo 30 valandų – tai realus gyvenimas su ferma užkeliuose ir tikrinimais.

Kas nutinka, jei vairuotojas pasigailauja kelyje?

Tai retai nutinka, kadangi mūsų vairuotojai yra patikimi, bet technika yra technika. Biuro perkraustymas į Angliją gali užstrigti, jei lūžta puspriekabė arba variklis. Tada mes gauname signalą ir siunčiame pagalbą iš artimiausios bazės. Kartais tai gali užtrukti valandą, kartą dieną. Jums nereikės rūpintis tuo, tiesiog gausite pranešimą, kad vėluojame. Būkite kantrūs, tokios yra logistikos paslaptys.

Ar galima sekti kurį realiu laiku, ar tai tik skambučiai?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Taip, atsiprašau, ne visada tai veikia taip, kaip vaizduoja filmuose – kartais signalas dingsta tuneliuose arba kalnuose Vokietijoje. Tačiau dažniausiai galite pamatyti, kur yra jūsų krovinys. Tai duoda ramybės, kai biuro perkraustymas į Angliją vyksta su svarbiais dokumentais. Galite susėsti prie kompiuterio ir stebėti, kaip jis judės per Europą iki Britanijos.

Kaip elgiamasi su dėžėmis, jei pradeda pūti tarpinės?

Tokia problema kyla tik su senais sunkvežimiais, kurių mes nenaudojame (nors kartais nuomą imame, tai tiesa). Biuro perkraustymas į Angliją turi būti sausas. Tačiau jei užsideja lietus Doveriuje, o krovinių skyrius neturi įtrūkimų, viskas turėtų būti gerai. Vis tiek patariu dėti dėžes palei siūles ir ant grindų padėti plėvelę, kad net nešlapia koja neperneštų drėgmės. Geriau užtikrinti, nei vėliau džiūvinti popierius.

O jeigu vairuotojas negali rasti įėjimo į jūsų naują būstinę?

Tai įvyksta dažniau, nei manote. Angliški adresai kartais būna paslėpti siaurose gatvelėse su viena kryptimi. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja, kad kas nors iš jūsų būtų vietoje ir sutiktų vairuotoją. Neleiskite jam važinėti ratu ir klausti praeivių. Vadybininkas ar biuro administratorius turi būti pasirengęs nukreipti jį į tinkamą angą arba užstatyti vietai. Bendradarbiavimas čia – pusė sėkmės.

Muitinė Anglijoje ir dalykai, dėl kurių verkiame

Kas tas EORI numeris ir ar jis būtinas mums?

Tai vienas iš tų dalykų, be kurio neprasversite. EORI (Economic Operator Registration and Identification) numeris yra privalomas, norint importuoti prekes (o jūsų baldai yra prekės) į JK. Biuro perkraustymas į Angliją be šio kodo gali būti sustabdytas pasienyje. Jį gauti nėra taip sunku, tai reiškia užeiti į britų mokesčių tarnybos puslapį ir užpildyti formą. (Nors, atsiprašau, paskutini kartą jiems keitė sistemą, dabar gali trukti ilgiau). Nežiūrėkite, kad tai valstybinė įstaiga, jiems daro prielaidas, kad tai neprivaloma.

Ar mums reikia mokėti PVM importuojant įrangą į Angliją?

Čia viskas priklauso nuo to, ar turite registracą Anglijoje. Jei perkraustote biurą, bet registruotas Lietuvoje ir neturite VAT numerio JK, gali tekti mokėti importo PVM. Biuro perkraustymas į Angliją gali būti brangesnis dėl to. Bet yra procedūrų, kaip tai galima susigrąžinti, nors tai užtrunka. Geriau pasikalbėti su buhalteriu priešKelionę, kad nesiųstumėte pinigų be grąžinimo. Muitinės sistemos yra sudėtingos, nebandykite jų įveikti patys.

Kas dėl „Brexit“ – ar vis dar taip sudėtinga kaip buvo 2021-aisiais?

Nebėra taip chaotiška, kai buvo tą pirmąjį metų, kai žmonės stovėjo po 24 valandas. Tačiau dokumentinis formalumas išliko. Biuro perkraustymas į Angliją dabar reikalauja tikslumo. Jeigu prieš dešimt metų tekdavo primušti, dabar britai turintys savo nepriklausomybę jaučiasi labai griežti. Jie tikrina kilmės sertifikatus, jeigu perkrate naują įrangą. Nesiruoškite, kad tiesiog nuvažiuosite ir viskas užveis.

Kas nutinka, jei dokumentuose įrašysime neteisingą svorį?

Tai blogiausia situacija. Gali būti bauda arba krovinio sulaikymas tol, kol bus atsakyti klausimai. Biuro perkraustymas į Angliją turi būti paremtas tikrais skaičiais. Vieną kartą klientas numanomai parašė 500 kg, o realiai buvo 2 tonos – buvo didelis skandalas prieš sulaikymo aikštelę. Nebandykite meluoti dėl svorio, sunkvežimis buvo pasvertas tiksliai. Muitininkai mėgsta tikrumą, o ne spėjimus.

Ar turi būti draudimas, kas jis padengia?

Privalomas, be abejo. Tarptautinis krovinio draudimas yra standartas. Biuro perkraustymas į Angliją apima rizikas – avarijos, gaisrai (nors retai, bet būna) arba vagystės. Kai krovinys stovi viešoje aikštelėje prieš išplaukiant keltu, visada yra rizika. Įsitikinkite, kad draudimo suma atitinka jūsų įrangos vertę. Nereikia taupyti čia, nes jei dingsta brangus serveris, draudimas bus vienintelis gladius.

Atvykimas: verslo sutrikimų minimizavimas

Kaip suorganizuoti iškrovimą Anglijos mieste centre, kur yra poilsio zonų?

Tai iššūkis. Londono centre daug vietų, kur sunkvežimiui negalima stovėti ilgiau nei 20 minučių. Biuro perkraustymas į Angliją į centre reikalauja specialių leidimų (suspended parking bay). Reikia kreiptis į savivaldybę (council) ir gauti vietos. Tai kainuoja, bet jei ne padarysite, gausite baudą 130 svarų ir girdėsite ragelius. Mums dėl to ne rūpės, mums tiesiog reikia atiduoti krovinius.

Ką daryti, jei nėra kur pastatyti sunkvežimio prie pat pastato?

Tada reikia organzuoti „paleidimą“ – mažesnį sunkvežimį su kranu arba tiesiog vairuotojas nešioja rankomis (jei dėžės lengvos). Biuro perkraustymas į Angliją į siauras gatves gali reikalauti daugiau fizinio darbo nei planavote. Pasirūpinkite, kad kas nors padėtų gabenti dėžes nuo sankryžos iki įėjimo, kitaip vairuotojas nusivels ir tai užtruks amžinai. Anglijos miestai nebuvo suprojektuoti 18 metrų puspriekabėms.

Ar vairuotojas suturs sudėti baldus atkal, kaip buvo?

Jis gali padėti, bet jis ne baldų meistras. Biuro perkraustymas į Angliją dažnai baigiasi tuo, kad vairuotojas padeda dėžę ant grindų ir išvažiuoja. Jeigu norite, kad stalo kojos būtų pritvirtotos, geriau tą padaryti jūsų komandai arba užsisakyti papildomą montuotoją Anglijoje. Nereikalaukite nuo vairuotojo, kuris tris dienas neviegojo, kad jis montuotų kompleksinius sisteminus blokus. Netaisykite to, kas nebuvo sugadinta.

Kas dėl šiukšlių – ar juos išveža atgal?

Jokia būd! Mes nevežame atgal tuščių dėžių ir pakuočių, nebent susitarta išskirai. Biuro perkraustymas į Angliją numato tą, kad jūs turite susitvarkyti su atliekomis vietoje. Anglijoje yra tvarkos dėl recyclable (perdirbamo) šiukšlių. Išsirinkite dėžės ir sudėkite į konteinerius. Jei paliksite tai ant gatvės, vietinis „council“ gali būti labai neryžtingas. Žinoma, už papildomą mokestį galime atsiimti, bet ar verta?

Kas jei kažkas susilenkia kelyje, pvz., monitorius ar fotelis?

Tai blogai... Turiu pripažinti, kad keliai Anglijoje kartais būna blogi, o „sleeping policemen“ (tai tokia greičio mažinimo kliūtis) yra žiaurios. Biuro perkraustymas į Angliją gali baigtis įbrėžimu. Jeigu pastebite pažeidimą iš karto, praneškite vairuotojui ir užfiksuokite nuotrauką. Draudimo kompanija reikalauja įrodymų. Negalėsite po savaitės skambinti ir sakyti, kad stalo koja laužta – gali būti, kad jūs patys ją užlaužėte perkeldami.

Ar galima palikti dalykus vairuotojui savaitei ilgiau, jei biuras dar nebaigtas?

Kartais taip nutinka, kad biuras dar nebaigtas remontuoti. Galime laikinai padėti krovinius į mūsų sandėlį Anglijoje (jei tokį turime partnerių). Biuro perkraustymas į Angliją gali tapti lanksčiu procesu, jeigu užsisakote sandėliavimą. Tačiau tai kainuoja – kas diena tenkų mokėti už vietą. Nerašykite manęs, kad aš nieko nepasakiau. Geriau atidėlioti išvyką, nei mokėti už laiką tarpukalyje.

O galima tiesiog užsakyti keletą kurybinių dėžių vienam asmeniui?

Žinoma, jei turite labai mažą biurą arba tik keletą darbuotojų dirbančių nuotoliniu būdu. Biuro perkraustymas į Angliją gali būti atliekamas dalimis – pirmiausia įranga, vėliau baldai. Tai leidžia išvengti didelio chaoso vienoje vietoje. Tik susiderinkite su mumis grafiką, kad vairuotojai nevažiuotų tuščiai. Dalinis krovinys (Less than Truckload) yra brangesnis, bet kartais būtina.

Ar reikia maitinti vairuotoją, jeigu jis dirba ilgiau?

Angliškas įstatymai nereikalauja, kad klientas maitintų vairuotoją, tačiau geri etiketo standartai... Biuro perkraustymas į Angliją trunka ilgai, ir jei vairuotojas išsilaikyti 12 valandų ir atsidurs be pusryčių, jis gali būti piktas. Nereikia šurmuliuoti, pakanka paprašyti, ar jis nori kavos ar duonos. Tai padarys dirbti greičiau ir geranoriškiau. Nemažai klientų taip daro ir tai labai vertinama.

Ar reikia bijoti vagysčių Anglijoje?

Nebuvo tų laikų, kai tiesiog atidaro užrakta ir viską išima. Tačiau ypač jei paliekate krovinius nenaudojamoje patalpoje per naktį, rizika yra. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja, kad patalpa būtų uždaryta arba turėtų apsauga. Elektronika yra labai „kissing“ (patraukli) vagims. Užsidarykite duris ir pasidarykite nuotraukas, ką paliekate, jei reikės eiti miegoti.

Ką mes išmokome per šiuos metus

Kas yra svarbiausia sėkmės dalis?

Komunikacija. Jeigu nesakykite mums apie tai, kad įėjimas yra per 2 metrus aukščio, mes pasiūlysime per aukštą sunkvežimį. Biuro perkraustymas į Angliją yra komandinis darbas. Pasidalykite info su mumis – apie parkavimą, apie lifto dydį, apie tai, kad gatvė bus uždaryta remonto. Mažiau paslėptų detalių – mažiau nereikės atsiprašinėti.

Ar verta rūpintis draudžiamaisiais daiktais (alkoholis, cigaretės)?

Prašau, jums nereikia vežti alkoholio biuro siuntoje. Biuro perkraustymas į Angliją be jokių išimčių neleidžia vežti prekių, kurių nebuvo deklaruota. Jeigu bandysite paslėpti dešimtą butelį viskio tarp failų, muitinė tai pastebės. Ir tai gali baigtis tuo, kad visa siunta bus sulaikyta. Negerai sau prisileisti problemų dėl tokio smulkesnio.

O kas jeigu reikia atvežti asmeninio automobilio?

Tuomet tai jau nebiuro perkraustymas, o automobilio transportavimas. Reikia kitos dokumentacijos. Biuro perkraustymas į Angliją nėra susijęs su automobilių gabenimu (nors, žinoma, galima susitarti dėl dviračių). Jeigu darbuotojas turi nuosavą mašiną, geriau jis pats ją nuvažiuoja arba naudoja kitą paslaugą. Nesimaišykime dalykų, tai dažnai baigiasi biurokratiniais kankinimais.

Galų gale – ar verta viską daryti patiems?

Galbūt, jeigu turite tik kelias kėdes. Bet jei kalbame apie pilną verslo perkėlimą, biuro perkraustymas į Angliją patikėti profesionalams yra pigiau nei laikyti verslą sustabdytą dvi savaites. Išmatuokite savo laiką – jūsų valandos kaina yra didesnė nei mūsų. Leiskite mums keliauti, o jūs dirbkite toliau. Tai yra vienintelis būdas išlaikyti verslo srautus per tokį judesį.

Biuro perkraustymas į Angliją nėra taip baisinga, kaip atrodo iš pradžių, jeigu turite patirties partnerį šioje srityje. Pagrindas yra ne tik užsisakyti sunkvežimį, bet ir suprasti visas britų specifikas nuo EORI numerio iki parkavimo leidimų mieste. Nuoširdžiai tikiuosi, kad šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kuriuos aš mačiau per savo dvidešimt metų. Sėkmės naujoje vietoje, tegu verslas vystosi be nereikalingų stabdžių.