Biuro perkraustymas į Angliją: minimalūs nepatogumai

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – tas „idealus“ perkraustymas egzistuoja tik YouTube reklamose. Gyvenime, ypač kai kalbame apie biuro perkraustymas į Angliją, visada kažką nuslysta. Ar tai bus vairuotojas, kuris užstrigs Doverio uoste, ar muitinė, kuriai nepatiks jūsų siuntos deklaracija, nenužinosite iki pat paskutinės akimirkos. Bet nesuokart, aš čia ne kad bauginti. Tik noriu pasakyti, kad su tinkama pasiruošimu, netgi šis chaosas gali būti pakeliamas. Turime sukurti sistemą, kuri leistų jums dirbti toliau, o mums – susidoroti su rąstais ir vairuotojais. Svarbiausia yra nepaisyti tų smulkių nesklandumų, kurie tiesiog yra šio verslo dalis, ir sutelkti dėmesį į tai, kad jūsų komanda kitą ryto Londone ar Mančesteryje turi pradėti darbą. Biuro perkraustymas į Angliją gali būti netgi beveik malonus, jei žinote, kur gali užkisti kanda.

Kas per čia su dokumentais ir muitine?

Kiek laiko užtrunka paruošti visus reikalingus dokumentus?

Viskas prasideda ne nuo dėžių lipinimo, o nuo popierių. Jei manote, kad užtenka parašyti „stalai ir kėdės“ ant lapo, tai esate labai klaidingi. Muitinės deklaracijos dabar yra griežtesnės nei bet kada. Paprastai reikia nuo 3 iki 5 darbo dienų, kad viskas būtų sutvarkyta taip, kad vairuotojas nebutų sustabdytas pirmoje patikrinimo vietoje. Ir tai jei neturite jokių specialių, pavojingų krovinių ar technikos. Geriau pradėti ruoštis bent savaitę iki išvykimo, o dar geriau – dviems, jei biuro perkraustymas į Angliją numatomas didelio masto. Neskubėkite su popieriais, tai viena didžiausių klaidų, kurią matau.

Ar būtinas EORI kodas, jei pervežame tik biuro įrangą?

Žinoma, kad būtinas. Be EORI kodo jūsų prekės tiesiog nepravažiuos per sieną. Dabar, po Breksito, Anglija yra trečioji šalis, net jei ji yra tik per Lamanšą. Daugelis klientų mano, kad jei tai ne prekyba, o perkraustymas, tai kodas nereikalingas, bet muitinė to nenoriu girdėti. Be to, kodas turi būti patikimas ir aktyvus. Vieną kartą turėjome situaciją, kai kliento buhalteris nurodė seną, nebegaliojantį kodą, ir mums teko laukti uoste dvi dienas, kol jie ištaisė. Tai nėra smagu.

Kas nutinka, jei klaidingai nurodau krovinio vertę muitinėje?

Tai gali baigtis baudomis ar papildomu mokesčių tarifikavimu. Muitinės sistemos yra automatizuotos, ir jei joms kažkas atrodo įtartai, pradeda žiūrėti po mikroskopu. Nurodykite realią rinkos vertę. Jei bandysite nurodyti per mažą, kad sutaupyti mokesčių, ir tai bus pastebėta, delsas bus didesnis nei ta sutaupyta suma. Kai kurioms įmonėms patinka „užžebti“, bet manau, kad čia ne toks atvejis. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau legaliai, nei vėliau spręsti problemas su Londono muitininkais, kurie, turiu pripažinti, yra labai išsamūs.

Ar galima pervežti kompiuterius be individualių serijinių numerių sąrašo?

Techniškai – galima, bet tikrai nerekomenduoju. Būtent elektronika dažniausiai patenka į rizikos grupę. Jei vairuotojui bus įsakoma atidaryti sunkvežimį ir jis nematys išsamaus inventoriaus su serijiniais numeriais, gali būti laikoma kontrabanda arba pavogta technika. Rašykite viską. Serijinis numeris, modelis, būklė. Tai uzsims porą valandų, bet sutaupys dienų, jei kas nors nueis ne taip. Nemanau, kad jūsų IT specialistas norės vežti grįžti techniką atgal į Lietuvą.

Ar turiu mokėti PVM importuojant biuro turtą?

Čia viskas priklauso nuo to, kaip jūsų įmonė yra registruota Anglijoje ir Lietuvoje. Dažnai taikomas atvirkštinis PVM apmokestinimas (reverse charge), kai jūsų JK įmonė apskaito PVM savo mokesčių deklaracijoje. Bet aš nebuhalteris, todėl geriau pasitarkite su savo finansų skyriumi. Esu girdėjęs istorijų, kai įmonės mokėdavo PVM tiesiog uoste, kad tik nuspręstų kuo greičiau važiuoti toliau, nors galbūt to nereikėjo. Pinigai dings, o dokumentai bus sudėlioti. Venkite tokių sprendimų emociškai.

Ką daryti, jei trūksta originalių pirkimo sąskaitų technikai?

Geriausia turėti, bet jei trūksta, rašykite pažymą (declaratio of value). Turi būti nurodyta, kada, kur ir už kiek buvo nupirkta, arba dabartinė vertė. Muitinė dažnai priima tokias pažymas, jei jos atrodo kredencingai. Tiesa, kai buvome Birmingeme, vienas klientas buvo pamiršęs visus dokumentus seniems serveriams. Teko daug kalbėti ir paaiškinti, kad tai ne parduodami daiktai, o įrangos perkėlimas. Niekada nežinai, ką iš jų reikalaus. Geriausiai užtikrinti save gerai parašyta pažyma.

Ar galiu įtraukti į siuntą ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Asmeninių daiktų biuro perkraustyme reikėtų vengti. Jei darbuotojai nori vežti savo dalykus, tai turi būti aiškiai atskirta ir deklaruojama kaip asmeninis turtas, o ne įmonės. Kartais tai sukelia painiavas. Vienas kartą vairuotojas rado moterišką rankinę tarp dėžių su serveriais. Niekas nežinojo, kur ji atsirado. Teko laikyti visą siuntą kol paaiškėjo, kad tai vadovės žmonos palikimas. Tokios smulkmenos gali uždelsti visą procesą.

Logistika: kaip visa tai nutenka į furgoną?

Kokio dydžio sunkvežimį rinktis?

Nesistenkite sutaupyti pasirinkdami per mažą. Biuro perkraustymas į Angliją nėra tas atvejis, kai reikia „taupyti vietą“. Geriau paimti 20 tonų sunkvežimį ir važiuoti vieną kartą, nei 10 tonų ir tris kartus. Kuro kainos uosto mokesčiai didėja, o laukimas – tai pinigai. Be to, dėžių dėjimas į per mažą erdvę yra pavojingas – gali nukristi ant brangios technikos. Aš dažniausiai siūlau didesnę mašiną, net jei ji bus pusiau tuščia – saugiau ir greičiau. (Beje, praėjusią savaitę vienas klientas bandė sutaupyti ir teismo vėliau teko įrodytinėti, kad jis buvo teisus – nepavyko).

Kiek paprastai trunka kelionės nuo Lietuvos iki Anglijos?

Standartiškai, jei niekas neblogai, tai apie 3–4 dienas. Tai priklauso nuo to, kur reikia važiuoti – į Londoną ar į šiaurę. Jei kelias eina per Belgiją ar Prancūziją, gali užstringti uždarbiuose. O Doverio uostas... ten gali būti eilės po 5 valandas. Niekada negaliu garantuoti tikslios datos. Sakau klientams: planuokite darbą tik tada, kai daiktai jau stovi sandėlyje Anglijoje, o ne tada, kai sunkvežimis tik išvažiuoja iš Vilniaus. Tai išsaugos jūsų nervus.

Ar geriau važiuoti keltu arba per Eurotunelį?

Eurotunelis yra greitesnis, 35 minutes ir jūs esate šioje pusėje. Tačiau jis brangesnis ir reikalauja griežtesnio tvarkaraščio. Keltas gali būti pigesnis, bet ten daugiau judėjimo, laukimo, vėjo. Jei biuro perkraustymas į Angliją yra didelis, o vairuotojas pavargęs, tunelis gali būti geriausias variantas, nes nereikia išlipti iš mašinos. Bet kai uostai streikuoja (kas nutinka dažnai), tunelis yra vienintelis išsigelbėjimas. Verta pasidomėti, kas tą dieną vyksta prieš pasirinkiant.

Kas daryti, jei įmonė neturi pakėlėjo Anglijoje?

Tai dažna problema. Vairuotojas gali padėti su iškrovimu, bet jis vienas, o jei yra 3 aukštai be lifto? Tada bus bėda. Geriausiai iš anksto užsakyti vietinius krovikus Anglijoje. Žinau kelias firmas Londono apylinkėse, kurios dirba pigiai ir greitai. Neskubėkite tikėtis, kad Lietuvoje dirbantis vairuotojas lietuvių kalba ras pagalbą Mančesterio centre. Planuokite vietinę pagalbą iš anksto, kitaip įmonės darbas gali stovėti dieną dėl to, kad niekas nepaleidžia dėžių.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Mes įdiegiame tokias programėles klientams. Tačiau signalas kartais dingsta tunelyje arba tiesiai Anglijoje, kai vairuotojas užmiega poilsio aikštelėje. Nesuokart, jei rodo, kad mašina stovi vietoje 4 valandas – gali būti ir įstrigusi, ir tiesiog poilsis. Geriausia tiesiog paskambinti vairuotojui, jei jūsų neramumas didėja. Jis žino daugiau nei kokios programėlės.

Kokia tikimybė, kad bus avarija arba techninis gedimas?

Statistiškai maža, bet ji egzistuoja. Per 20 metų buvome keletą kartų. Vieną kartą padūrė ratą Vokietijoje su pilnu įkrovu biuro baldų. Viską teko perkrauti į kitą mašiną. Dėl to labai svarbus yra draudimas. Įsitikinkite, kad jis dengia ne tik turtą, bet ir atsakomybę trečiesiems asmenims. Anglijoje keliai siauri, ir jei nuplėšite kaimyno tvorą su konteineriu, be gero draudimo gausite didelę sąskaitą.

Ar vairuotojas gali pristatyti siuntą savaitgaliu?

Gali, bet už papildomą mokestį. Anglijoje yra griežti darbo laiko taisyklės vairuotojams. Jei jis atvyks į Londoną penktadienį vakare ir negalės iškrauti dėl poilsio laiko, teks laukti iki pirmadienio arba mokėti už neplaninį iškrovimą. Geriausiai derėtis dėl pristatymo darbo dienomis. Nėra nieko blogiau nei vairuotojas, kuris sėdi prie uosto vartų ir laukia, kol atsidarys pirmadienio ryte.

Kainos ir pinigai: kiek kainos nerimas?

Kiek vidutiniškai kainuoja toks reisas angliškai kalbančiose šalyse?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 2 tūkstančių eurų už mažą biurą iki 10 tūkstančių ir daugiau už didelius. Dabar, kai kuro kainos nėra tokios žemos, biuro perkraustymas į Angliją turi būti tiksliai paskaičiuotas. Pridėkite keltų bilietus, draudimą, galbūt vietinius krovikus. Neklauskite manęs „kiek“ be išsamių duomenų. Aš galiu pasakyti tik tada, kai žinau, kiek dėžių ir kiek svorio. Jokio fiksuoto katalogo čia nėra.

Ar mokama už laukimą, jei klientas vėluoja paimti siuntą?

Taip, žinoma. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Jei jums pasako, kad atvyksta 10:00, o jūsate tik 14:00, tą 4 valandas turėsite sumokėti. Anglijoje uoste taip pat mokamas laukimas, jei vairuotojas atvyksta anksčiau ir turi laukti laiko lango. Būkite punktualūs. Mano patirtis rodo, kad didžioji dalis problemų kyla ne iš technikos gedimų, o iš to, kad klientas nėra pasiruošęs priimti krovinių laiku. Nekelkite sau problemų.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Kartais pasitaiko mokesčiai už uosto tvarkymą (port handling charges), kuriuos ima britų agentai. Jie nedideli, bet gali nustebinti. Taip pat, jei krovinys turi būti customizuojamas (išimamas iš konteinerio), tai mokama už kėlimą. Visada prašykite išsamių sąskaitų. Gera firma nieko neslėps. Blogos – bandys „užkabinti“ už kas antrą judesį. Aš stengiuosi visada aiškiai pasakyti, kas įeina į kainą, o kas ne.

Ar mažesnis krovinys pigiau įsigyti daline (LTL) siunta?

Kartais taip, bet biuro perkraustymas į Angliją su daline siunta yra rizikinga. Jūsų dėžės gali važiuoti su kieno nors chemikaliais ar drabužiais. Yra rizika, kad kažkas bus sugadinta ar sudrėkinta. Jei tai tik kelios dėžės su dokumentais, gerai. Bet jei tai jautri įranga, geriau nuomoti pilną mašiną (FTL). Saugiau pigiau.

Kaip mokėjimas vyksta – iš karto ar po pristatymo?

Įprasta yra 50% avansas, likęs 50% – gavus prekes arba prieš išvykstant iš Lietuvos. Tačiau viskas derinama individualiai. Esu girdėjęs istorijų apie firmines, kurios išsivežė viską ir nebegalėjo susisiekti su klientu dėl mokėjumo. Todėl dabar mes reikalaujame visiško apmokėjimo prieš išvykstant, jei nėra ilgalaikio pasitikėjimo. Niekas nenori dirbti nemokamai.

Ar draudimas įeina į pagrindinę kainą?

Įprastai įeina bazinis draudimas, pvz., 10 eurų už kilogramą arba fiksuota suma. Bet jei vežate brangią serverių įrangą vertą 50 tūkstančių, turėsite papildomai ją apdrausti. Neklauskite, kodėl jis neįeina automatiškai – tai kaip kasko su automobiliu. Brangesnis daiktas – didesnė rizika. Verta pasidomėti, ar draudimas dengia ir perkėlimą iš mašinos į biurą, o ne tik važiavimą keliu.

Pakavimas: dėžės, lipdukai ir chaosas

Ar reikia rūpintis pakavimo medžiagomis ar jūs tai atvežate?

Paprastai mes pristatome dėžes ir lipdukus iš anksto. Jūs turite juos užpildyti. Bet jei reikia kompleksinio paslaugos (mums visi padaryti), tai taip pat galime. Nors turiu pripažinti, kad klientai dažnai pakuoja blogiau nei mūsų komanda. Vienas kartą radau vitriną supakuotą į vieną dėžę be jokio popieriaus viduje. Stebuklu buvo, kad ji nenužlugo kelio metu.

Kaip tinkamai pažymėti dėžes su įranga?

Naudokite spalvotus lipdukus. Raudonas – „laužyti“, žalias – „atidaryti pirmiausia“. Ant kiekvienos dėžės turi būti numeris ir kambarys, į kurį ji turi patekti. Ką daryti be to? Tada gausite chaosą Anglijoje. Vairuotojai negalės spėlioti, kur dėti ką. Jei norite, kad biuro perkraustymas į Angliją vyktų sklandžiai, užsirašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra. Nekantraujimo ženklai – jūsų geriausi draugai.

Ar galima pakrauti baldus be išmontavimo?

Galima, bet tik jei jie telpa į duris ir liftus. Anglijoje seni biurai dažnai turi siaurus koridorius. Aš mačiau, kaip teko išmontuoti ofiso stalą prie pat patalpos, nes jo neįmanoma įnešti sujungto. Geriausiai išmontuoti visą, kas įmanoma. Detales suglumia dažniausiai, bet jas galima pažymėti (pvz., „kairė koja“). Sutaupysite vietos mašinoje ir išvengsite nubrodytų kampų.

Kaip apsaugoti jautrią techniką (serverius, monitorius)?

Originalios dėžės yra geriausios. Jei jų nėra, reikia stiprios putos, burbuliukų plastiko ir medinių rėmų. Monitorius negali būti padėtas ant grindų vienas ant kito – tą pažadėjau vienam IT vadovui, kuris rado savo 30 monitorių sudaužytus. Būkite atsargūs. Technika yra brangiausia dalis perkraustyme, o jos trūkumas Anglijoje sustabdys verslą.

Ar reikia tuščinti spintoves ir stalus?

Būtinai. Niekada neleiskite vairuotojams kelti pilnų stalų ar spintų. Jų konstrukcija nėra skirta tokiai apkrovai kelyje. Viskas kas gali iškristi – iškris. Tegul spinta būna tuščia. Stalų stalų lentos – atskirai. Tai atrodo daugiau darbo, bet tikrai taip yra. Nenoriu, kad po atidaryti sunkvežimio matytumėte biuro chaosą, panašų į griuvėsius.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai, dažai)?

Jos negali būti vežamos paprastame furgone be specialios leidimų. Toneriai dažnai laikomi pavojingais, jei yra dideli kiekiai. Geriausia juos išsiųsti kurjeriu arba įsigyti naujus Anglijoje. Neverta rizikuoti dėl keleto kasetų, kad visa mašina būtų sustabdyta ir patikrinta chemikų. Tai atima daug laiko.

Ar verta rūpintis išankstiniu įrangos išjungimu?

Taip, būtinai. Serveriai turi būti išjungti teisingai, o ne tiesiog ištrauktus iš lizdo. Jūsų IT specialistas turi tai padaryti prieš mūsų atvykimą. Jei atvyksime ir jis tik pradės išjunginėti, mums teks laukti už valandą. Laikas – pinigai, ir mums neįdoma stovėti kieme, kol jis „uždaro programas“. Planuokite tai iš anksto.

Bėdos ir nesklandumai: kas gali nueiti ne taip?

Kas nutinka, jei užeina į negeras kvartalą Anglijoje?

Vairuotojai yra įspėjami, kad reikia uždaryti mašiną ant raktų. Anglijoje, ypač dideliuose miestuose, gali būti nusikalstamumo. Mažiau nei Lietuvoje, bet vis tiek esame. Reikia pasirūpinti, kad įėjimas į biurą būtų saugus arba kad būtų saugumo sistema. Nenorime, kad jūsų turtas dingtų dar prieš pasiekiant sandėlį. Vieną kartą mums bandė išlaužti furgoną Mančesteryje laukiant raudono šviesoforo. (Tiksliau, ne mums, o mums pažiūrėjusiam vairuotojui iš kaimyninės firmos).

Ar dažnai pasitaiko sugedusių daiktų?

Statistiškai mažai, apie 1-2% viso krovinio. Dažniausiai tai suskyla stiklai, veidrodžiai arba lūžta kojos nuo baldų, jei blogai užfiksuotos. Dėl to ir reikalingas inventoriaus sąrašas su būklės aprašymu prieš išvykstant. Jei atvykstate ir matote, kad stalo kampas buvo sveikas, o dabada – sulūžęs, galime ieškoti kaltės. Bet jei nėra nuotraukų – žodžius prieš žodžius. Darykite nuotraukas.

Kaip elgtis, jei klientas Anglijoje atsisako priimti siuntą?

Tai blogiausias scenarijus. Mums teks vežti atgal arba sandėliuoti Anglijoje už kliento sąskaitą. Sandėliavimas ten brangus. Todėl taip svarbu iš anksto patikrinti, ar biuras pasiruošęs. Ar yra elektros, ar veikia liftas. Neklauskite manęs, kodėl tai nutinka – žmonių neryžastingumas daro savo. Pasirašykite sutartį, kur aiškiai parašyta, kas nutinka tokiu atveju.

Ar yra kur kas nors uždraudžia pervežti?

Žinoma, negalima vežti ginklų (be leidimų), narkotikų, kai kurių maisto produktų (mėsos, pieno). Taip pat, jei turite senų, sukuriamų ozono dujų buitinės technikos (šaldytuvai), jų negalima tiesiog išmesti Anglijoje – turi būti specialiai išvežamos. Pasitikrinkite, ką vežate. Nenoriu, kad vairuotojas būtų areštuotas dėl to, kad jūs įmetė seną šaldytuvą į krovinį.

Kas daryti, jei dingsta dėžė?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Dažniausiai jos pasilieka tame tame krovimo punkte arba nukrypa į kitą mašiną, jei kraunate daline siunta. Viskas turi būti numeruota. Jei trūksta vienos dėžės iš 50, mes žinome, kur ieškoti. Jei jokių numerių nėra – čia bėda. Todėl taip stengiuosi įspęsti klientams apie numeravimą. Jis sutaupo nemažai nervų.

Ar gali būti problemų su kalba vietinėse tarnybose?

Dauguma Britų kalba angliškai, bet jų akcentas kartais būna sunkiai suprantamas net man. O jei vairuotojas nemoka angliškai? Tada būna įdomu. Aš stengiuosi siųsti tuos, kurie bent trumpai pasikalbės. Bet jei įvykia avarija ar policijos sustabdymas, mums tenka skambinti mūsų agentui. Todėl reikalingi geri kontaktai vietoje.

Ką daryti, jei vairuotojas suserga arba dingsta?

Tai labai retai, bet įvyksta. Mes turime atsarginius vairuotojus arba galimybę pakeisti mašiną kelyje. Jei jis neprisileidžia telefoną 4 valandas, pradedame ieškoti. Tokios situacijos išbando mūsų ryšių centrą. Bet jums tikrai nereikia su to susidurti – mes sprendžiame. Jums tiesiog reikia žinoti, kad mes visada žinome, kur yra mūsų žmonės (arba bent jau turime būti tikri).

Ar verta vėl vežti viską atgal, jei verslas Anglijoje nepasiseks?

Tai jau kitas istorijos galas. Taip, galime padaryti ir grįžtamąjį perkraustymą. Kainos bus panašios. Tiesa, tada jūs jau žinosite, kokių klaidų padarėte pirmą kartą, ir antrą kartą biuro perkraustymas į Angliją (arba iš jos) gali būti kur kas smagiau. Niekada nesakyk niekada – verslas yra judantis.

Išvada

Viskas susideda iš smulkmenų. Jei jas praleisite, biuro perkraustymas į Angliją taps košmaru. Jei visa užteksite, tai bus tiesiog dar viena savaitė darbe. Geriausia patirtis – tai pasitikėjti savo logistikos partneriu ir leisti jam dirbti, o patiems užsiimti verslo strategija, o ne dėžių lipdymu. Nepaisant to, kad aš čia parašiau daug problemų, dauguma perkraustymų vyksta be jokių didelių incidentų. Tiesiog būkite atsargūs ir tikėkite savo jausmais, kai renkatės pervežėją. Ir viskas bus gerai.