Biuro perkraustymas į Angliją: kaip išvengti chaoso, nesusipratimų ir permokėjimo?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir matytų turėčiau viską, bet kiekvienas kartas naujas. Žmonės visada klausia to paties – kaip padaryti, kad biuro perkraustymas į Angliją nebaigtųsi nervų priepuoliu ir tuščiais banko sąskaitomis? Tiesą sakant, paprastumo čia ieškoti neverta, nes logistika – tai gyvas organizmas, kuris gaišta. Tačiau galiu pasakyti vieną: jei pasiruošiate ankstyvai ir nežaidžiate su muitinės dokumentais, viskas gali būti net... malonu. Ne, meluoju, malonu nebūna niekada, bet bent jau nebus tragedijos.

Pradžia: kodėl visada prasideda su planavimu?

Nuo ko tiksliai reikia pradėti?

Ne nuo dėžių, tai tikrai. Pradėkite nuo to, ką tiksliai vežate. Buvo atvejis, kai viena firma norėjo pergabenti visą archyvą, kurį buvo kaupusi 30 metų. Biuro perkraustymas į Angliją tampa košmaru, kai suprantate, kad pusė dalykų yra šiukšlės. Padarykite inventorizaciją. Surašykite, ką norite pasilikti, o ką – išmesti. Jei to nepadaręs, tuomet vėliau mokėsi už pervežimą senų, dulkėtų popierių, kurių niekas niekada neatvers. Tai švarus pinigų švaistymas.

Ar verta samdyti vadovą?

Jei turi tokį žmogų – dėk Dievą. Dažnai vadovai mano, kad gali tai valdyti patys, tarp kitų darbų. O rezultate? Vairuotojas stovi kieme ir laukia, kol kas nors nuspręs, kur dėti serverius. Profesionalus perkraustymo vadovas užtikrina, kad procesas nezuva. Be jo, tai tampa chaosu. Tačiau jei biuras mažas, gali susitvarkyti pats, tik būk tikras, kad turi laiko. Laiko visada trūksta, o vairuotojų valandos kainuoja.

Kiek laiko reikia skirti planavimui?

Nemanau, kad mėnesis per daug. Idealu – pradėti rengtis prieš 6-8 savaites. Ypač jei kalbame apie biuro perkraustymą į Angliją, kur reikia susitvarkyti su muitinės formalumais. Paskubos režimu viskas kainuoja dvigubai. Vienas klientas skambino trečiadienį ir norėjo važiuoti penktadienį. Mes išvykom, bet jis permokė už greitąjį režimą ir beveik viską pakraudėme paskutiniąją minutę. Nespėjame nieko, tiesiog įmetame į masinę. Geriau nedaryk taip.

Kainos ir pinigai: apie ką nemeluoja brokeriai?

Ar galiu gauti tikslų įkainį iš karto?

Galiu pasakyti apytikslę sumą, bet tikslų? Tik tada, kai pamatysiu, kiek turiu krovinių. Dažnai žmonės sako "turime keletą dėžių", o atvyksta ir ten dėžių yra šimtas. Biuro perkraustymas į Angliją kainuoja pagal tūrį metrais arba svorį. Jei sulaikai informaciją, laukia nemalonumai. Aš visada prašau nuotraukų ar vaizdo įrašo. Jei brokeris sako kainą nepamatęs krovinių – bėkite. Jis tikrai už ją uždirbs iš jūsų papildomai vėliau.

Kas yra "ilgalaikis krovinys"?

Tai toks dalykas, kurį dažnai pamirštame. Jei tu veži ne prekes, o įrangą, kuri bus naudojama ilgiau kaip 12 mėnesių, tai jau nebe paprastas eksportas-importas. Tai yra perkėlimo (transfer of goods) procedūra. Čia gali būti kitokių PVM (VAT) taisyklių. Anglijoj mokesčiai gali skirtis priklausomai nuo to, ar tai nuosavybės perdavimas, ar ne. Sunku paaiškinti trumpai, bet svarbu, kad apie tai praneštum brokeriui, kitaip gali tekti mokėti importo mokestį.

Kiek kainuoja vairuotojo laukimas?

Tai vienas brangiausių dalykų. Vairuotojas gali laukti 1-2 valandas nemokamai (priklausomai nuo sutarties), bet vėliau kaina šokinėja į 50-100 svarų per valandą. Londonas yra miestas, kuriame neįmanoma nieko nuveikti greitai. Jei turi liftą – puiku. Jei ne... turgavietės. Taigi, apgalvok krovinio iškrovimo vietą. Negaliu garantuoti, kad vairuotojas bus kantrus, jei jis laukia jau tris valandas prieš uždarytas duris, kurios turi kodą, kurio niekas nežino.

Ar galiu sutaupyti ant dėžių?

Nupirkti naudojamas dėžes? Taip, galima, bet rizikuoji. Jei dėžė sugenda, tu prarandi dalį biuro turto. Naujos dėžės kainuoja, bet jos suteikia saugumo. Ypač jei biuro perkraustymas į Angliją vyksta per žiemą. Drėgmė gali sugadinti popierius. Vienas kartas matėme, kaip klientas dėžioj knygas supako į senas, drėgnas kibirus. Po kelias šimtus knygų teko išmesti. Sutaupyti 50 eurų ir prarasti vertingą archyvą? Nebent vertingi.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia nešti laiptais?

Žinoma. Kiekvienas vairuotojas myli liftą. Jei turi penktą aukštą be lifto – tai papildomas darbas. Paprastai tai įtraukiama į sutartį, bet kartais užmirštama paminėti. Geriau pasakyti iš karto. Aš turiu vieną klientą, kuris tik pasakė "mums reikia nešti į ofisą", o pasirodė, tai buvo butas ant penkto aukšto be lifto centre Londone. Vairuotojas beveik išprotėjo. Tuomet reikia samdyti papildomus krovikus. Tai pinigai.

Dokumentai ir Anglija: Brexit niekur nedingo

Kokius dokumentų reikia?

Pagrindinis dalykas – EORI numeris. Be jo negali nieko vežti į JK (Jungtinę Karalystę). Turi būti ir prekių sąrašas (packing list), ir komercinė invoice. Be šių dalykų tiesiog nepraeisi per sieną. Muitinės pareigūnai gali neleisti net įplaukti į keltą. Biuro perkraustymas į Angliją dabar yra susietas su griežtomis taisyklėmis. Negali tiesiog užvežti dėžių ir sakyti "tai mano daiktai". Turi būti įformalinta kaip prekių judėjimas.

Kas tas EORI numeris?

Tai Europos Registracijos ir Identifikacijos numeris. Dabar jums reikalingas JK EORI numeris (pradedasi GB...). Jeigu jo neturite, gausite baudas arba kroviniui teks laukti sandėlyje, kol jį gausite. Tai nėra sudėtinga gauti, bet trunka laiko. Užpildai formą internete ir lauki. Vienas klientas galvojo, kad Lietuvos EORI užtenka. Neužtenka. Nuo 2021 metų viskas pasikeitė, reikia abiejų, jei vežate iš EU į JK, bet svarbiausia – JK pusės.

Kas daryti su PVM?

Tai sudėtingiausia dalis. Jei įmonė PVM mokėtoja Lietuvoje, dažnai gali taikyti 0% PVM eksportui. Tačiau importuojant į Angliją, tenka mokėti JK PVM (VAT), jei nesate užsiregistravę kaip PVM mokėtoja ten. Yra galimybė naudoti "Postponed VAT accounting", kai mokesčius apskaito savo apskaitoje, bet neperka pinigų iš karto. Geriau pasitarti su buhalteriu, aš čia ne ekspertas, tik žinau, kad dažnai suklystama. (Nors sakau "ne ekspertas", bet matau klaidas kasdien).

Ar tiriama technika?

IT įranga – tai jautrus dalykas. Kompiuteriai, serveriai gali būti tikrinami dėl duomenų saugumo arba dėl radijo triukšmų. Bet dažniausiai problema yra ta, kad tai brangūs daiktai. Muitinėje gali klausti apie serijinius numerius. Geriau juos surašyti iš anksto. Ypač jei vežate neįrengtus kompiuterius ar didelius kiekius. Nes taip atrodo, kaip prekyba, o ne biuro perkraustymas. O prekybai reikia licencijų ir visokio šlamšto.

Ar reikia draudimo?

Būtinai. Kasko (transporto draudimas) dengia techniką tik dalinai, o dažnai visai nedengia, jei kelyje niekas neįvyko, bet sugedo dėl blogo pakavimo. Geriausia turėti "All risk" draudimą. Biuro perkraustymas į Angliją yra ilgas kelias. Keltai, audros, blogi keliai Anglijoje... viena staigia stabdymas gali padaryt didelių žalų. Draudžiasi dauguma, bet ne visi tiksliai perskaityta, kas yra draudžiama.

Kelionės ir praktiniai patarimai: ką laukti kelyje?

Kiek laiko trunka važiuoti?

Teoriškai – 2-3 dienas. Realiai? Žiūrėk, ką reikia vežti. Jei mažas krovinys, gali važiuoti express autobusu (keltu). Jei didelis – eina 40 tonų sunkvežimis, kuris negali važiuoti visais keliais. Be to, Dover'io uostas gali būti užstrigęs. Buvo atvejis, kai klientas laukė savo krovinių penkias dienas, nes buvo eilės ir problemų su migrantų patikra. Tai ne mūsų kaltė, bet stresas didelis.

Ką daryti su transporto priemonėmis?

Jei turi kompanijos mašinas, jas reikia vežti atskirai. Jos negali būti įkrautos į sunkvežimį su įranga, jei jos turi degalų bakuose (pavojinga krovinio kategorija). Ypatingai jei vežate daug mašinų, reikia specialios leidimų. Ir tada viskas labai brangu. Geriau parduoti čia ir nusipirkti ten, arba vežti savo vairuotojais. Su biuro perkraustymu į Angliją dažnai painiojamos ir asmeninės mašinos darbuotojų, o tai daro chaosą dokumentuose.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Ne visada. Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ar lietuviškai, su angliškais žodžiais "sorry" ir "ok". Jei jums reikia kalbėti su anglų pareigūnais ar sandėlio darbuotojais, geriau turėti kontaktinį asmenį Anglijoje. Vairuotojas gali tiesiog neišsigąsti ir nesiūlyti nieko, jei nemoka kalbėti. Buvo atvejų, kai vairuotojai tiesiog išlipo iš mašinos ir stovėjo, nes nesuprato, ką klausiama.

Kas yra "keltas" ir kodėl jie brangūs?

Keltas – tai tai, kas perkelia mašiną per kanalą. Kainos svyruoja kaip nutinka. Kartais pigu, kartais brangu (ypač vasarą ar švenčių metu). Į kainą įeina ir bilietas, ir keltuvininko mokestis, ir dažnai kuro priedlaida. Negaliu pasakyti tiksliai, kiek kainos šiandien, nes rytoj gali pasikeisti. Biudžetą geriau daryti su atsarga. 10-15 proc. atsarga būtina.

Ar galiu sekti savo krovinių?

Technologiškai – taip, tų GPS sistemų gausa. Bet ar tai reiškia, kad žinosi, kur yra tavo dėžė? Nežinojai. GPS rodo mašiną. O mašina gali stovėti prie uosto 10 valandų. Aš visada sakau klientams – nesikrapštykite kas valandą. Skambinkite tik tada, kai vėluoja. Vairuotojų verčianti skambinti nekelia geriausių rezultatų. Jie turi vairuoti, o ne kalbėti.

Kas nutinka, jei sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes turim skubiai ieškoti kitos mašinos ir perkrauti. Tai brangu ir ilgai trunka. Užtikrintas biuro perkraustymas į Angliją visada turi planą B. Bet kai mašina sugenda vidury Lenkijos, planas B ne visada veikia greitai. Tada gali tekti laukti. Geriausia, jei turi patikimus partnerius kelyje, kurie gali padėti, bet ne visos firmos turi tokį tinklą.

Paslaptys ir problemos: apie ką niekas nepasako

Ar visos firmos sąžiningos?

Oi, čia klausimas. Rinkoje yra daug "paveržėjų". Jie pasiima užstatą ir dingsta. Arba paima pigų vairuotoją, kuris neturi licencijos. Kaip atpažinti? Jei kaina peržemoja rinkos vidurkį 30 proc., tai bėkite. Jie tau tiesiog nevežs. Aš girdėjau istoriją, kai viena firma išvežė kliento biuro įrangą ir reikalavo papildomo pinigų prieš pat iškrovimą. Toks šantažas. Tikrinkite atsiliepimus ir, svarbiausia, juridinį adresą.

Kodėl Londonas yra specialus?

Londonas ne Anglija. Ten yra ULEZ zona (ultražemos emisijos zona). Jei tavo sunkvežimis neatitinka standartų, gausi didelę baudą – 100-200 svarų per dieną. Be to, Londono viduryje sunkvežimiai negali važiuoti be leidimo. Daugelis firmų to nežinoo ir važiuoja. Tuomet klientas gauna bilietą po mėnesio. Reikai viską apskaičiuoti iš anksto. Biuro perkraustymas į Angliją, ypač į Londoną, reikalauja gerų žinių apie miesto ribojimus.

Ar galiu vežti augalus?

Negalima (arba labai sunku). Anglijoj yra griežtas fitosanitarinis kontrolė. Jei turi vazą su žeme, ją gali konfiskuoti. Tiesa, kai kurie vairuotojai praeina, jei nedelsia, o kai kurie sustabdomi. Nerašiau, kad ne, bet aš asmeniškai nebūčia laimės. Biuro augalus geriau palikti arba duoti draugams. Nėra verta rizikuoti dėl vieno fikuso, kad galėtum gauti baudą arba uždelsti visą krovinį patikroje.

Kas daryti su maistu sandėlyje?

Jeigu turi biure kavinę ir sandėlyje liko maisto produktų (kava, arbata, cukrus), juos reikia išmesti arba suvartoti. Muitinė labai neleidžia vežti maisto produktų iš ES į JK be specialių licencijų. Vienas klientas norėjo vežti dėžę pieno miltelių. Mums teko juos išmesti prie pat sienos. Gaila, bet taisyklės yra taisyklės. Gyvūnų maistas irgi draudžiamas be sertifikatų.

Ar saugu palikti daiktus vairuotojui?

Vairuotojai yra žmonės, kai kurie geri, kai kurie... Nevisi. Jei paliksi ne užrakintoje mašinoje brangius daiktų per naktį, gali dingsi. Nors didelės firmos turi draudimą, bet nervų praradimas negrąžinamas. Geriau, jei vairuotojas užsimato saugumo aikštelėje. Taip kainuoja šiek tiek daugiau, bet užtikrinu, kad tų naujųjų "MacBook" nebus rasta parduotuvėje prie Lenkijos sienos.

Kaip elgtis su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai dažna problema. Darbuotojai mėgsta susipilti dėžėse savo dalykus: drabužius, kosmetiką, net maistą. Tai ne biuro turtas. Muitinėje tai atrodo kaip asmeninis importas, o ne įmonės perkraustymas. Gali kilti pavojus, kad bus mokama mokesčiai už asmeninius daiktus. Prašyk darbuotojų nevežti nieko asmeninio, arba tai turi būti aiškiai pažymėta sąraše kaip "asmeninis daiktas, be vertės".

Ar verta daryti išankstinę apžiūrą?

Absoliučiai taip. Aš arba mano atstovas turi atvykti pas tave pažiūrėti, ką reikia vežti. Telefono skambučiu nėra įmanoma įvertinti, ar reikia lifto, ar galiu privažiuoti prie durų. Vienas kartas teko vairuoti 100 metrų rankomis sunkvežimį, nes sunkvežimis neprilipo prie kiemo vartų. Tai dėl to, kad niekas nepažiūrėjo iš anksto. Biuro perkraustymas į Angliją prasideda ne nuo to, kai įsijungia variklis, o kai aš įėjau į tavo biurą.

Išvada

Visa šita istorija apie tai, kad biuro perkraustymas į Angliją yra paprasta – melas. Jis sudėtingas, brangus ir reikalauja daug dėmesio. Bet jei susirandi normalų brokerį, pasirūpini dokumentais ir nesi alkanas, viskas gali būti gerai. Nenuvilk nuo kelių laiko, nesangiškai mokėk už gerą paslaugą ir tikėkis geriausio. O jei kas nors nueina ne taip – nepyruk, šitaip būna.