Biuro perkraustymas į Angliją: kaip išvengti chaoso ir pasirinkti patikimą komandą

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Angliją niekada nevyksta taip lygiai, kaip piešia projektų vadovai PowerPointe. Visada kažkas pasikrausto ne ten, arba vairuotojas užstringa Anglijoje be interneto. Tačiau jeigu pasiruošiate tinkamai, visa tai gali būti tiesiog nepageidaujamas epizodas, o ne katastrofa. Dažniausiai klientams būna svarbiausia ne kaina, o ramybė, kad jų technika ir dokumentai nenukels į kitą pasaulį. Čia ir reikia patikimos komandos, kuri žino ne tik kelią, bet ir tai, ką daryti, kai pasibaigia degalai prieš Londoną.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia žinoti

Kiek laiko trunka standartinis biuro perkraustymas į Angliją?

S tiesa sakant, sunku pasakyti tiksliai, nes viskas priklauso nuo to, kur tiksliai Anglijoje važiuojame ir kokia orų situacija. Paprastai, jei vežame į Londoną arba pietų dalį, tai nuo įkrovos iki iškrovos praeina apie tris–penkias dienas. Jeigu reikia tik griežtai pagal grafiką, geriau derinti laiką iš anksto, nes kelyje visada pasitaiko staigmenų. Vieną kartą mūsų vairuotojas pramiegojo traukinių perėjoje Prancūzijoje ir prarado pusę dienos, todėl nereikia tikėtis, kad bus sekundę į sekundę.

Ar jūsų komanda pati susiruošia visus reikiamus dokumentus?

Taip, tai mūsų darbas, kad jums nereikėtų galvoti apie tuos visus muitinės popierius, kurie dabar po „Brexit“ yra tikras košmaras. Mes padarome eksporto deklaraciją Lietuvoje ir importo Anglijoje, tačiau reikia, kad jums suteiktumėte sąskaitas už vežamus daiktus. Jeigu trūksta kokių nors dokumentų, gali kilti nemaža rūkas, o muitininkai Anglijoje yra labai griežti. Geriau viską turėti parengta iš anksto, kad mums nebereikėtų jums skambinti vidurnaktį klausti gretimo įrenginio serijinio numerio.

Kaip suskaičiuojama kaina už biuro perkraustymą į Angliją?

Kainos formavimas gana painus, nes ne tik kilometrai lemia galutinę sumą. Žinoma, atstumas svarbus, bet taip pat vertiname, kiek darbo reikės įkrovai – ar reikės nešti nuo penkto aukšto be lifto, ar viskas stovės prie pat patalpos. Taip pat įeina kuro mokesčiai, kurių kainos šokinėja kaip neįprotis, ir Rinkos aikštės mokesčiai Londono centre (tai yra labai brangu). Todėl geriau atsiųsti nuotraukas arba vaizdo įrašą iš vietos, kad aš galėčiau pasakyti realią kainą be jokių nemalonių staigmenų pabaigoje.

Ar saugu vežti brangią kompiuterinę įrangą ir serverius?

Per daugelį metų esame pervežę viską – nuo senų rašomųjų mašinėlių iki pačių brangiausių serverių, kur kainuoja tiek, kiek nusipirkti butą. Žinoma, visada yra rizika, bet mes įpackuojame viską į specialias dėžes su burbuliukais, o serverius dedame ant vibracijos slopininimo platformų. Esu matęs, kaip kiti vežėjai įmeta monitorius į kėbulą kaip bulves – tai mūsų atveju neįmanoma. Tačiau visada rekomenduoju draudžiant brangią techniką pasidaryti papildomą draudimą, nes nelaimingų atsitikimų išvengti 100% negali niekas.

Ar reikia iš anksto užsakyti vietos iškrovai Anglijoje?

Absoliučiai taip, ypač jeigu perkraustote biurą į miesto centrą, pvz., į Birmingamą ar Mančesterį. Anglijoje labai griežtos taisyklės dėl stovėjimo sunkiasvoriams mašinom, o jeigu užsuksite į gatvę, kurioje negalite stovėti – gausite didžiulį baudą. Mes paprastai iš anksto susitvarkome leidimus arba susirandame saugią vietą netoli, iš kur galima lengvai pernešti daiktus. Vienas klientas neatsižvelgė į tai ir mums teko iškrauti mašina po 2 km nuo biuro, kas padidino sąskaitą dvigubai (nors ir jo kaltė).

Kas daro įtaką tai, kad biuro perkraustymas į Angliją būtų greitas?

Greitis priklauso nuo to, kaip gerai paruošiate daiktus. Jeigu visi failai sudėti į dėžes ir pažymėti, įkrova trunka valandą, jeigu ne – gali užtrukti visą dieną. Taip pat labai svarbu, ar reikia išmontuoti baldus, ar ne. Dar didelę įtaką turi keltų darbo laikas – jeigu praleisime suktuką Lamanše, tai laukimas gali trukti ir parą. Geriau nieko nesitikėti ir būti nustokintam, kad viskas įvyko greičiau nei planavote.

Kainos ir mokesčiai

Kiek maždažai kainuoja biuro perkraustymas į Angliją jeigu tai mažas biuras?

Už mažą biurą, tarkime, 10–15 kėdžių ir keletą stalų, kaina gali svyruoti nuo 1200 iki 2000 eurų, priklausomai nuo to, kur tiksliai važiuojame. Jeigu tik į Londoną ar netoliese, pigiau, jeigu į Škotiją – brangiau. Taip pat įtakoja ar tai yra pilnas kėbulas, ar galima sutalpinti į bendrą krovininę mašiną su kitais klientais. Verta prisiminti, kad pigiau nebūtinai reiškia geriau, ypač kai kalba eina apie jūsų verslo turtą.

Ar kaina įtraukia ir draudimą nuo sugadinimo?

Standartinėje kainoje yra įtrauktas pagrindinis transporto draudimas, kuris dažniausiai dengia labai nedidelę sumą, pvz., 10 eurų už kilogramą. Tai reiškia, jeigu sudaužote 1000 kg svarbių dokumentų, gausite nedaug. Todėl visada siūlau pasidaryti „All Risk“ draudimą, kuris padengs viską nuo ir iki. Tai kelia kainą, bet suteikia ramybės, o ramybė verslininkui brangiau už pinigus.

Kokius papildomus mokesčius gali tekti mokėti Anglijoje?

Anglijoje yra daugybė įvairių mokesčių, apie kuriuos lietuviai net nebegalvoja. Pavyzdžiui, ULEZ zona Londone, kur reikia mokėti už kiekvieną dieną, jeigu mašina neatitinka standartų. Taip pat gali būti mokesčiai už miesto važiavimą (Congestion Charge) arba už iškrovos leidimus priešais namą (suspension of parking bays). Visus šitkus dalykus mes įskaičiuojame į sąskaitą, tačiau reikia apie tai kalbėti iš anksto, kad nekiltų nesusipratimų.

Ar galima gauti nuolaidą, jeigu užsakome ir pervežimą atgal?

Žinoma, jeigu turite ilgalaikį projektą arba planuojate vežti daiktus ten ir atgal, mes visada galime pasiūlyti geresnę kainą. Logistikoje svarbu užtikrinti pastovumą, todėl mums naudingiau turėti patikimą klientą, kuris reguliariai veža. Pavyzdžiui, jeigu biuro perkraustymas į Angliją vyksta kartu su grįžtančiu krovininiu mašina užpildymu, mes galime sumažinti kainą iki 15 %. Tiesa, tai ne visada įmanoma surasti grįžtantį krovinį tiksliu laiku.

Kada reikia apmokėti avansą ir kiek jis yra?

Įprasta praktika yra pasiimti apie 30–50 % avansą, kai tik sutartis pasirašoma, kadangi mes turime užsidėti kuro, keltų bilietų ir darbo jėgos. Likusią dalį mokate, kai daiktai yra sėkmingai atvežti ir iškrauti Anglijoje. Niekada neprašome mokėti viso iš karto, nes tai būtų keista ir jums rizikinga. Mes norime, kad jūsų pasitikėjimas mūsų komanda būtų stiprus.

Ar kaina gali pasikeisti kelionės metu?

Tai gali nutikti tik ekstremaliomis aplinkybėmis, pavyzdžiui, jeigu staiga pakyla kuro kaina labai stipriai arba jeigu tenka stovėti ilgiau dėl eismo įvykių, kurie nėra mūsų kaltė. Tačiau mes visada stengiamės įspėti iš karto, jeigu matome, kad sąnaudos gali padidėti. Paprastai, nustatyta kaina lieka tokia pati, nebent jūs patys papildysite krovinių sąrašą paskutinę minutę (o tai nutinka dažnai).

Muitinės formalumai ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia tur�ti išsiregistravus Anglijoje?

Čia dabar po „Brexit“ viskas yra sudėtingiau nei buvo anksčiau. Jums būtinai reikės EORI numerio, kuris pradedamas nuo GB, jeigu esate registruota Anglijoje įmonė. Taip pat reikia turėti prekių sandėlio kvitą arba eksporto sąskaitą faktūrą. Be šių dokumentų muitinė neišleis jūsų daiktų, ir mes turėsime laukti laisvai, o tai laiko pinigai.

Ar reikia mokėti PVM bei muito mokesčius perkraunant įrangą?

Jei esate registruota Anglijoje įmonė ir turite VAT numerį, dažniausiai galima taikyti 0 % PVM tarifą vidaus prekybos procedūromis (acquisition), tačiau tai reikalauja teisingų dokumentų. Muito mokesčiai paprastai netaikomi, jeigu įranga buvo naudojama Lietuvoje ir perkeliama į tą pačią įmonę Anglijoje (perkelimas nuosavybės). Bet jeigu atvežate naują techniką, ką tik nusipirktą, gali tekti mokėti muitą ir PVM. Geriau pasikalbėti su buhalteriu prieš vežiant.

Kas nutinka, jeigu dokumentuose nurodyta neteisinga vertė?

Tai labai pavojingu situacija, nes Anglijos muitinė labai mėgsta tikrinti, ar deklaracinė vertė atitinka rinkos kainą. Jeigu nurodysite per mažą vertę, gali būti bauda ir papildomas apmokestinimas. Vienas kartas buvo, kad klientas norėjo sutaupyti ir parašė, kad seni kompiuteriai kainuoja 1 eurą – muitininkai juos užfiksavo ir padarė didžiulę problemą. Rašykite tikrąją vertę, taip bus ramiau.

Ar jūsų komanda užpildo Muitinės deklaracijas už mane?

Taip, mes dirbame su patikimais brokeriais tiek Lietuvoje, tiek Anglijoje, kurie profesionaliai užpildo visas deklaracijas. Jums reikia tik pateikti sąrašą daiktų su jų verte ir svoriu. Mūsų tikslas yra padaryti taip, kad jums nereikėtų kalbėti su jokiais muitininkais arba rūpintis šiais sudėtingaisiais kodais. Mes viską atliekame už jus, kad jūs galėtumėt rūpintis savo verslu.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūros?

Jei visi dokumentai tvarkingi ir nėra jokių „raudonų vėliavų“, tai viskas paprastai užtrunka kelias valandas. Tačiau jeigu sistema užstringa arba pareigūnas nusprendžia patikrinti krovinią fiziškai, tai gali užtrukti ir dieną ar dvi. Anglijoje dabar didelės eilės, ypač Doverio uoste, todėl reikia kantrybės. Negaliu garantuoti, kad bus greita, bet stengiamės padaryti viską, kad įvyktų kuo greičiau.

Ar reikia specialių leidimų elektroninei technikai?

Įprastai ne, jeigu tai ne ypač jautri technologija arba karinės paskirties daiktai. Tačiau jeigu vežate daug duomenų laikmenų arba serverių, verta patikrinti, ar nėra jokių apribojimų duomenų išvežimui. Paprastai biuro technika (kompiuteriai, spausdintuvai) eina kaip standartinis krovinys be jokių specialių leidimų. Bet geriau klausti, jeigu abejojate.

Techniniai niuansai ir įranga

Kaip tinkamiausia supakuoti serverius ir IT įrangą?

Serveriai turi būti supakuoti į originalias dėžes, jeigu jos dar išlikusios, jei ne – tai į specialias kietas dėžes su putomis. Labai svarbu užfiksuoti, kad jie stovi statmenai, o ne guli, nes kelyje gali būti didelių vibracijų. Aš asmeniškai visada patariu daryti duomenų atsarginę kopiją (backup) prieš vežimą, nes net ir geriausiai supakuotas serveris gali nukristi, jeigu vairuotojas staigiai stabdys (o kelyje Anglijoje tokios situacijos būna dažnai).

Ar atsakote, jei pervežimo metu sulūžta technika?

Taip, mes turime civilinę atsakomybės draudimą, tačiau, kaip jau minėjau, reikia pasirūpinti, kad draudimo suma būtų pakankama. Jeigu dėl mūsų kaltės sulūžta kažkas brangaus, mes padengame žalą. Bet jeigu jūs pats blogai supakavote monitorių į šiukšlių maišą ir jis nukrito, tuomet atsakomybės neimame. Svarbiausia yra sąžiningumas ir kruopštumas pakavime.

Ar reikia išjungti visus aparatus prieš įkrovą?

Būtinai taip. Ne tik dėl saugumo, kad ne trumpotų, bet ir dėl to, kad įrenginiai gali įkaisti. Ypač tai svarbu spausdintuvams ir kopijavimo mašinoms – jose gali likti toneris, kuris, jeigu išsiliečia, gali užtepti visus baldus kelyje. Vieną kartą teko valyti visą kėbulą po to, kai klientas palijo įjungtą faksą (tai jau seniai, bet atsimenu).

Kaip elgiamės su dideliais biuro baldais?

Dideli baldai, pvz., konferencijos stalai arba skydelių sistemoms, dažniausiai išmontuojame į dalis. Taip patogiau juos transportuoti ir mažiau tikėtina, kad jie bus subraižyti. Anglijoje biurai dažnai yra maži, o liftai siauri, todėl didelį stalą įnešti neįmanoma be išmontavimo. Mes turime savus meistrus, kurie sugeba viską surinkti atgal taip, kad nebeliktų atsarginių varžtų (kas, tiesa sakant, būna dažna problema).

Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, bet tai nėra paprasta. Augalams reikalingas fitosanitarinis sertifikatas, be kurio Anglijos muitinė juos nesileis. Be to, augalams ilgam laikui be šviesos ir vandens sunku, todėl jie gali pavargti arba išdžiūti kelyje. Jei tai labai brangūs ar dideli augalai, verta pagalvoti, ar ne vertesnis juos nusipirkti naujų Anglijoje. Mažus kaktusus galima paslėpti tarp dėžių (tai šipulis), bet aš to nedariau.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis, pvz., valymo priemonėmis?

Valymo priemonių, dažų ar kitų cheminių medžiagų vežti negalima be specialios leidimų, nes tai yra pavojingas krovinis (ADR). Dažniausiai patariu klientams palikti tas priemones Lietuvoje arba atsisakyti jų, nes jų pervežimas kainuoja brangiau nei pačių priemonių vertė. Negerai kai vairuotojas užuodo kažką bjaurumo kelyje ir nebežino, kas tai – o tai būna dažnai, kai kas nors slepia balionus su dažais.

Problemos ir jų sprendimai

Kas darote, jei vairuotojas sugenda Anglijoje?

Mes turime techninę pagalbą visoje Europoje, tačiau Anglijoje tai gali užtrukti ilgiau dėl specifinių detalių. Jei įvykda gedimas, mes stengiamės perkrauti krovinią į kitą mūsų mašiną arba pasamdyti vietinį pervežėją. Svarbiausia yra informuoti klientą iš karto, kad jis žinotų, kas vyksta. Esu matęs, kaip kiti tiesiai „dingsta“ su telefonu – mes taip nedirbame.

Ar buvo atvejų, kai praradote kliento daiktus?

Per 20 metų buvo vienas ar du epizodai, kai dingo smulkmenos – pvz., kelios dėžės su popieriais, kurios buvo nepažymėtos ir nukrito į neteisingą sunkvežimį sandėlyje. Buvo nepatogu, bet viską atsimokėme. Dabar mes naudojame griežtesnę kontrolę – kiekviena dėžė fotografuojama ir žymima brūkšniniais kodais, kad tokios situacijos nesikartotų. Bet apie 100 % garantiją negaliu kalbėti.

Kaip elgiamės, jei klientas Anglijoje nepasiruošęs priimti krovinių?

Tai nėra mūsų problema, bet mes stengiamės padėti. Jeigu vairuotojas atvyksta, o nėra kam priimti, mes laukume iki 2 valandų nemokamai. Jei ilgiau – imamas mokestis už vairuotojo laiką. Kartais reikia iškrauti į sandėlį Anglijoje laikinai, tai kainuoja, bet gelbsti situaciją. Geriau derinti laiką su žmonėmis vietoje, kad mašina nešiotųsi tuščia.

Ar dirbate savaitgaliais ir švenčių dienomis?

Taip, dirbame, kai reikia, nors vairuotojai irgi yra žmonės, norintys poilsio. Jeigu biuro perkraustymas į Angliją turi būti atliktas sekmadienį, kad pirmadienį jau dirbtumėte – tai galima už papildomą mokestį. Anglijoje pirmadieniais rytais eismas yra baisus, todėl kartais geriau važiuoti naktį arba sekmadienį, kad išvengtumėt spūsčių.

Kokias problemas dažniausiai sukelia klientai patys?

Daugiausia problemų kyla dėl to, kad klientai paskutinę minutę prideda daugiau daiktų, nei buvo planuota, arba nesugeba susirūpinti prieiga prie įėjimo sunkiasvoriui mašinai. Taip pat dažnai būna, kad dokumentuose nurodytas adresas yra senas, o vairuotojas važiuoja į niekur. Rekomenduoju viską tikrinti du kartus ir turėti kontakto telefoną Anglijoje, kuris nebus išjungtas.

Ką daryti, jei daiktai atvykta su defektu, kurio nebuvo?

Reikia iš karto fotografuoti žalą ir pranešti mums per 24 valandas. Mes tikrinsime vaizdo įrašus iš vaizdo kameros (jeigu tokių turime) ir spręsime, kas nutiko. Jei mes kalti – atstausime. Jei dėl blogo pakavimo – gaila, bet mes įspėjome. Svarbu neišmesti sugadintų dalykų, kol neatliktas tyrimas, kitaip draudimas neatsiskaitys.

Galutinės rekomendacijos

Kodėl verta rinktis būtent mūsų komandą?

Nesu tikras, ar aš galiu objektyviai įvertinti kitus, bet žinau, kad mes niekada nepaliekame klientų pačių su problemomis. Mūsų vairuotojai yra patyrę, mūsų logistika tikrinama, o odis yra tiesus. Esu matęs daug „firminių“ pervežėjų, kurie tiesiog pasirašo sutartį ir tada dingia. Mes dirbame taip, kad po perkraustymo norėtumėte mus pasiūlyti draugams (ar bent jau nekeiktumėte).

Ar turite patarimų tiems, kurie dar tik planuoja biuro perkraustymą į Angliją?

Planuokite anksčiau. Ne tik šiandien, o ir mėnesį prieš. Susiraskite geras dėžes, atsikraukyk nereikalingų daiktų (nereikia vežti senų laikraščių į Londoną). Pasikalbėkite su mumis apie dokumentus iš anksto. O svarbiausia – nepykite ant vairuotojų, jei jie vėluoja, nes jie taip pat nori grįžti namo. Biuro perkraustymas į Angliją yra procesas, kurį reikia išgyventi ramiai, tada viskas bus gerai.