Biuro perkraustymas į Angliją – greitas ir lankstus: kaip viskas vyksta iš tikrųjų

Įvadas

Biuro perkraustymas į Angliją – greitas ir lankstus nėra tik sunkvežimis, kuris atvažiavo prie durų. Per 20+ metų tarptautinių pervežimų srityje mačiau, kaip maža klaida dokumentuose sustabdo krovinį Roterdame, kaip Londono biure laukiama liftą keturias valandas ir kaip klientas sako „tik kelios dėžės“, o iš tikrųjų ten serveriai, archyvas, virtuvė ir 36 darbo vietos. Todėl rašau paprastai: ką reikia žinoti, ką tikrinti, kur gali strigti ir kaip nesusimokėti du kartus.

DUK

Biuro perkraustymas į Angliją – greitas ir lankstus: planavimas ir terminai

Kodėl biuro perkraustymas į Angliją – greitas ir lankstus ne visada reiškia „rytoj vežam“?

Nes greitai nereiškia chaotiškai. Galima surasti mašiną rytoj, bet Anglija nėra ES, tad reikia dokumentų, muitinės procedūrų, pakrovimo plano, draudimo ir aiškaus plano, kas ką išpakuos. Kartais greičiausias variantas yra tas, kuris pradėtas prieš 2–3 savaites, o ne tas, kur visi bėga paskutinę dieną. Aš visada sakau: jeigu norite ramiai, duokite laiko bent planui.

Kiek laiko reikia normaliam ofiso kėlimui iš Vilniaus, Kauno ar Klaipėdos į Londoną?

Mažam biurui, tarkime, iki 10 darbo vietų, dažniausiai užtenka 5–8 darbo dienų pasiruošimui, jei popieriai tvarkingi. Vidutiniam biurui su baldais, kompiuteriais, spausdintuvais ir šiek tiek archyvo reikėtų 2–3 savaičių. Kelionė pati trunka apie 3–5 dienas, bet čia įeina pakrovimas, kelias iki uosto, keltas arba paromo maršrutas, muitinė. Londonas dar atskira istorija dėl spūsčių ir iškrovimo langų.

Ar galima perkraustyti biurą į Mančesterį, Birmingemą ar Bristolį per ilgąjį savaitgalį?

Galima, bet tik jei viskas suderinta iki smulkmenų. Reikia žinoti, ar Anglijos biuras atidarytas, ar yra kas priims krovinį, ar liftas veikia, ar leidžiamas sunkvežimis tam rajone. Ilgasis savaitgalis atrodo patogus, kol pamatai, kad visi nori to paties laiko. Dažnai geriau vežti penktadienį vakare, šeštadienį iškrauti, sekmadienį montuoti, o pirmadienį tik tikrinti.

Ką daryti, jei nuomos sutartis Anglijoje vėluoja?

Tada reikia turėti atsarginį planą, ne tik gerus norus. Galima derėtis dėl laikino sandėliavimo Anglijoje, pavyzdžiui, prie Londono, Mančesterio ar Birmingamo. Tai kainuoja papildomai, bet dažnai pigiau nei mokėti už sunkvežimio laukimą prie uždarytų durų. Būna, kad klientas sako „tikrai bus raktai“, o paskui paaiškėja, kad raktus turi tik apsauga. Tokios smulkmenos kainuoja.

Ar reikia vienu metu išvežti viską, ar galima dalimis?

Galima dalimis, ir kartais tai protingiau. Pirmiausia vežamas mažiau svarbus archyvas, sezono nebereikalinga įranga, atsarginės kėdės, tada pagrindinė technika. Bet jeigu biurą reikia atiduoti vieną dieną, dalijimas gali sugriauti grafiką. Reikia nuspręsti, kas lieka senose patalpose iki paskutinės minutės. Geriausia turėti paprastą lentelę: dėžė, turinys, vieta naujame biure, atsakingas žmogus.

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Angliją – greitas ir lankstus variantas

Ar biuro perkraustymas į Angliją – greitas ir lankstus gali kainuoti pigiau nei lėtas?

Keista, bet kartais taip. Greitas variantas gali būti pigesnis, kai krovinys telpa į vieną reisą, nėra papildomo sandėliavimo, o Anglijos biuras paruoštas iškrovimui. Lėtas variantas dažnai brangsta dėl dviejų vizitų, laikino saugojimo ir ilgesnio projekto valdymo. Bet jeigu „greitai“ reiškia paskutinę minutę, kaina šauna į viršų. Realybėje kaina dažniausiai priklauso nuo tūrio, rizikos ir organizacijos.

Kodėl viena kaina būna 1 800 €, o kita 4 500 € už tą patį biurą?

Nes „tas pats biuras“ popieriuje ir realybėje nėra tas pats. Vienas pasiūlymas gali būti tik transportas iki durų, be pakavimo, be draudimo, be muitinės formalumų. Kitas gali įtraukti dėžes, apsaugines plėveles, baldų išardymą, liftgate, draudimą, CMR, EORI ir montavimą. Blogiausia, kai pigus pasiūlymas atrodo gražiai, o paskui atvažiavus prašoma pinigų už laiptus. Taip, taip, būna ir taip.

Kas yra „waiting time“, ir kodėl Londone už jį moka net geri klientai?

„Waiting time“ yra laikas, kai mašina ir komanda laukia, nors turėjo jau krauti arba iškrauti. Londone tai labai dažna tema: spūstys, kongestion charge, parkavimo leidimai, vėluojantis liftas, apsauga, kuri nežino, kas atvažiavo. Kartais 4 valandos laukimo kainuoja tiek, kiek pusė mažo krovinio. Todėl prieš užsakant reikia pasitikrinti iškrovimo langą, kontaktą vietoje ir ar vairuotojas turės kur stoti.

Kokios papildomos išlaidos dažniausiai pamirštamos?

Dažniausiai pamirštamos dėžės, lipdukai, pakavimo medžiagos, baldų išardymo įrankiai, draudimas, muitinės dokumentai ir montavimas vietoje. Dar būna mokestis už laukimą, jei Anglijos biuras nėra paruoštas. Mažiems biurams nustebina ir tai, kad serverius, monitorius ar brangius kėdžių mechanizmus reikia pakuoti atskirai. Jeigu norite tiksliau, reikia inventorizacijos, ne „na, apie 20 dėžių“.

Ar verta rinktis dalinį krovinį, kai biuras mažas?

Mažam biurui dalinis krovinys dažnai tinka, ypač jei vežate kelias dėžes, porą stalų, kėdes ir kompiuterius. Bet jis gali užtrukti ilgiau, nes krovinys keliauja kartu su kitais klientais. Jei reikia atvykti konkrečią dieną, geriau skirti atskirą mažą transportą. Dalinis variantas tinka tada, kai galite palaukti 1–2 dienas. Jei pirmadienį reikia dirbti naujame biure, geriau nemeluoti sau.

Pakavimas, draudimas ir biuro įrangos apsauga

Ar stalus ir kėdes galima krauti be dėžių?

Stalus ir kėdes galima krauti be dėžių, bet „galima“ nereiškia „gera“. Stalų paviršius greitai įbrėžiamas, kampai daužomi, o kėdžių ratukai daužo kitus baldus. Normalu naudoti plėvelę, kampuočius, dėžes smulkioms dalims ir etiketes. Jei baldai nauji arba labai geri, verta juos pakuoti kaip vertingą krovinį. Pigiausias pakavimas dažnai išeina brangiausias, kai naujame biure visi žiūri į įbrėžimus.

Kaip saugiai paruošti kompiuterius, monitorius ir serverius tarptautiniam pervežimui?

Pirmiausia reikia išjungti, pažymėti laidus, išimti diskus, jei jų yra, ir atskirai supakuoti kiekvieną įrenginį. Monitoriai turi būti dėžėse arba specialiose apsaugose, serveriai – vertikaliai, pritvirtinti, ne tiesiog gulintys kampe. Pataisau: ne tik serveriai, bet ir UPS, maršrutizatoriai, komutatoriai. Jei IT skyrius sako „nieko nereikia daryti“, geriau dar kartą paklausti. Duomenys ir technika dažniausiai brangesni už visus baldus kartu.

Ar draudimas padengia viską, jei Anglijoje kažkas įbrėžiama?

Ne visada, ir čia daugelis nusivilia. Draudimas dengia tai, kas parašyta sąlygose, o ne tai, ką klientas įsivaizdavo telefonu. Jei baldai buvo seniai naudoti, be inventorizacijos nuotraukų, sunkiau įrodyti žalą. Jei krovinys pakrautas blogai arba dokumentuose nurodyta mažesnė vertė, gali kilti problemų. Dėl brangesnės įrangos verta peržiūrėti krovinių draudimą. Popierius nėra malonus, bet jis gelbsti.

Ką daryti su popieriais, archyvu ir konfidencialiais dokumentais?

Popierius reikia suskirstyti: kas vežama, kas skenuojama, kas naikinama. Konfidencialiems dokumentams geriau naudoti užplombuojamas dėžes ir sąrašą, kas jas priima. Jei archyvas didelis, kaina gali augti ne dėl vertės, o dėl svorio ir tūrio. Kartais klientai pamiršta, kad popierius sunkus, o sunkvežimiui svoris svarbus. Beje, kavos aparatai irgi sunkūs, paliksiu šoną. Svarbiausia – nepainioti dėžių tarp skyrių.

Ar galima vežti kavos aparatą, virtuvės baldus ir asmeninius daiktus kartu?

Galima, bet reikia atskirti biuro turtą nuo asmeninių daiktų. Kavos aparatas, vandens filtras, mikrobangė, virtuvės spintelės – viskas turi būti sąraše, ypač jei krovinys kerta muitinę. Asmeniniai daiktai kartais painiojasi su įmonės inventoriumi, o paskui visi klausia, kas atsakingas. Jei vežate ir darbuotojų daiktus, padarykite atskirą sąrašą. Nes paskui prasideda „mano puodelis dingo“ istorijos, o jos niekam nepadeda.

Biuro perkraustymas į Angliją – greitas ir lankstus: dokumentai, muitinė ir IT

Kokių dokumentų reikia biurui kelti iš Lietuvos į Angliją po „Brexit“?

Po „Brexit“ Anglija nėra ES rinka, todėl reikia eksporto ir importo dokumentų, net jei vežate tik savo biurui skirtus baldus. Dažniausiai reikia komercinės sąskaitos arba pro forma, packing list, CMR, EORI numerio, prekių kodų ir kartais Incoterms sąlygų. Jei įranga nuosava, vis tiek reikia aprašymo ir vertės. Ne visada žinau 100%, ar konkrečiam daiktui bus taikomas koks nors lengvatinis kodas, todėl tokius klausimus geriau tikrinti su brokeriu.

Kas yra EORI, CMR, packing list ir kodėl jie svarbūs?

EORI yra įmonės identifikatorius muitinei, CMR – tarptautinis važtaraštis, o packing list – krovinio sąrašas pagal dėžes, palečius ar vienetus. Skamba nuobodžiai, bet be šių popierių krovinys gali stovėti uoste. Ypač jei sąraše parašyta „office stuff“, tai beveik kvietimas sustabdyti tikrinimui. Geriau iš anksto parašyti: 12 darbo stalai, 24 kėdės, 10 monitoriai, 2 spausdintuvai. Nuobodu, bet veikia.

Ar senus baldus ir naudotą įrangą muitinė vertina kaip naują prekę?

Ne kaip naują, bet vertė vis tiek turi būti realiai nurodyta. Senas stalas nėra naujas stalas, tačiau kažkokią likutinę vertę jam priskirti reikia. Tas pats su naudotais kompiuteriais, kėdėmis ar spintomis. Jei parašysite 0 eurų, muitinė gali kelti klausimų. Jei parašysite per didelę vertę, gali augti mokesčiai. Čia geriausiai tinka sąžininga, dokumentuota likutinė vertė, ne fantazijos iš lubų.

Kodėl sąskaitoje negalima parašyti tiesiog „office stuff“?

Negalima todėl, kad muitinė nemoka skaityti bendrų frazių. Jai reikia suprasti, kas važiuoja, iš kokios medžiagos, kokiam tikslui, kokia vertė ir kodas. „Office stuff“ gali reikšti viską: nuo sąvaržėlės iki serverio. Kuo neaiškiau, tuo didesnė tikimybė, kad krovinys bus tikrinamas, o tikrinimas reiškia laiką ir pinigus. Turėjome situaciją, kai dėl tokio aprašymo krovinys stovėjo ilgiau nei norėtu.

Kas nutinka, jei muitinė sustabdo krovinį Doverio uoste ar Roterdame?

Tada prasideda laukimas, papildomi dokumentai, brokerio skambučiai ir kartais nervai. Gali paprašyti patikslinti prekių kodus, vertę, paskirtį arba įmonės duomenis. Jei viskas tvarkinga, dažniausiai klausimas išsprendžiamas per dieną ar kelias. Jei dokumentai painūs, gali užtrukti ilgiau ir atsirasti sandėliavimo bei demurrage mokesčiai. Biuro perkraustymas į Angliją – greitas ir lankstus prasideda ne Anglijoje, o dar prieš pakrovimą.

Atvykimas, išsikrovimas, montavimas ir nemalonūs siurprizai

Ar komanda gali iškart išrinkti darbo vietas Anglijos biure?

Gali, jei tai buvo sutarta prieš kelionę. Baldų išrinkimas, stalų montavimas, pertvarų tvirtinimas ir kėdžių pastatymas nėra tas pats kaip iškrovimas. Reikia žinoti, ar atvyksta tik vairuotojas, ar montuotojų komanda. Mažame biure viskas greitai, dideliame – reikia plano pagal zonas. Jei pirmadienį žmonės turi sėsti prie stalų, geriau dalį montavimo atlikti sekmadienį.

Ką tikrinti Anglijos patalpose prieš atvažiuojant sunkvežimiui?

Reikia patikrinti durų plotį, lifto matmenis, aikštelę sunkvežimiui, leidimus stovėjimui ir ar yra rampa. Dar reikia žinoti, kuris įėjimas skirtas kroviniams, nes kai kurie Londono pastatai turi visai kitą įvažiavimą negu žmonės naudoja kasdien. Gera idėja – nusiųsti nuotraukas ir vaizdo įrašą prieš užsakant transportą. Vieną kartą klientas sakė „lengva prieiga“, o realybėje reikėjo nešti baldus per vidinį kiemą.

Kaip elgtis, jei liftas per mažas, o durys per siauros?

Tada reikia anksti žinoti alternatyvą: laiptus, keltuvą, dalinį baldų išardymą arba kitą įvažiavimą. Jei tai paaiškėja atvykus, kaina ir laikas keičiasi labai greitai. Senesniuose Anglijos biuruose durys kartais siauros, o koridoriai tokie, kad sunku pasukti stalą. Todėl matavimai prieš kelionę nėra formalumas. Tai ta vieta, kur „atrodo tilps“ dažniausiai netelpa.

Ar galima derinti IT specialistus, elektrikus ir baldų montuotojus tą pačią dieną?

Galima, ir dažnai tai geriausias sprendimas, bet grafiką reikia suderinti kaip traukinio расписание. IT žmonės turi atvykti tada, kai stalai jau stovi, laidai pažymėti, o elektra paruošta. Jei elektrikas vėluoja, IT laukia, o komanda moka už laiką. Todėl reikia plano: baldai, elektra, tinklas, testavimas, šiukšlių išvežimas. Skamba kaip biurokratija, bet be to pirmadienį visi sėdi su neįjungtais kompiuteriais.

Po ko suprasti, kad perkraustymo įmonė yra silpna, nors skamba gražiai?

Jei klausiate apie dokumentus, draudimą, pakrovimo planą, o jums atsako tik „nesijaudinkit, mes viską sutvarkysim“, aš jau įsitempiu. Silpna įmonė vengia detalių, nes detalių neturi. Ji gali žadėti labai mažą kainą, o paskui vietoje aiškinti, kad laiptai, dėžės ar muitinė buvo „neįskaičiuota“. Geros įmonės klausinėja daug, kartais net per daug. Tas ir yra skirtumas. Dar verta pasitikrinti tarptautinį krovinių pervežimą ir atsiliepimus, ne tik gražią svetainę.

Išvada

Geriausias biuro perkraustymas į Angliją – greitas ir lankstus yra tas, kuris atrodo ramus, nors užkulisiuose viskas tiksliai suplanuota. Reikia inventorizacijos, dokumentų, realaus grafiko, pakavimo, draudimo ir žmogaus Anglijoje, kuris tikrai gali priimti krovinį. Kaina be šių dalykų dažnai būna tik pirmas skaičius, ne galutinis. Jei norite be dramų, pradėkite nuo sąrašo ir sąžiningo pokalbio su pervežėjais.