Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir kokybiškas

Dirbu pervežimų srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip, kaip planuojame PowerPoint prezentacijose. Yra vėluojančių vairuotojų, užstrigusių siuntų, o kartais ir tiesiog blogai įvertinto baldų kiekio. Jeigu jums reikalingas biuro perkraustymas į Angliją, tai geriausia iš karto nuleiskite kojas ant žemės – tai ne kelionė atostogoms, o sudėtingas logistinis procesas. Čia ne tik apie tai, kaip įstatyti kompiuterius į dėžes, bet ir apie muitinę, dokumentus bei tai, kaip išvengti nereikalingo streso, kai prieš jūsų duris stovi vairuotojas, kuris nemoka kalbėti angliškai. Rašau tai paprastai, be jokių gražių žodžių, kad žinotumėte, į ką įsijungiate.

Bendri klausimai ir pradžios darbai

Kiek laiko užtrunka susitvarkyti su dokumentais?

Dokumentų reikalu visada užtrunka ilgiau, nei norėtumėte. Paprastai, jei viską turite paruošę iš anksto, tai trunka apie dvi dienas, tačiau jei trūksta kokių nors prekių specifikacijų ar vertės deklaracijos, galiu užtikrinti, kad užstrigsite. Anglijoje dabar, dėl visų tų naujųjų taisyklių po „Brexito“, muitininkai labai griežti. Vieną kartą turėjau klientą, kuris neparašė, kad dėžėse yra naudojama technika, ir mes praleidom tris dienas Londone, aiškindami, kas tas monitorius. Geriau užduokite klausimus iš anksto.

Ar reikia EORI kodas?

Taip, be EORI kodo niekur nepraeisite. Tai kaip pasas jūsų firmai, be kurio negali būti įvežta nė viena prekė į Jungtinę Karalystę. Užpildyti paraišką gali per pusvalandį, bet ji bus apdorota keletą dienų (arba ilgiau, jei pasidarys klaidą pavardėje ar įmonės kode). Nerekomenduoju laukti paskutinės minutės, nes vairuotojas gali tiesiog būti sustabdytas sienoje. O tada prasideda baudos, kurios, turiu pasakyti, ne mažos.

Kas daryti, jei neturiu visų inventoriaus sąrašų?

Geriausia jų sukurti. Jei neturite, teks susirūpinti dėl jų darymą dabar, o ne kai vairuotojas jau atvyks. Negalima tiesiog rašyti „biuro reikmenys“ – turi būti konkrečiai: kompiuteriai, stalai, kėdės, spausdintuvai. Kiekvienas daiktas turi turėti apytikslę vertę. Vieną kartą bandžiaume „praslysti“ su bendru sąrašu, ir anglai mums viską iškrautė į patalpą ir tikrino po vieną. Nemanau, kad jūsų darbuotojams norėtųsi taip praleisti savaitgalį.

Ar galima veži asmeninius daiktus?

Gi, taip ir ne. Oficialiai tai yra komercinis reisas, todėl turi būti deklaruojamos tik įmonės priklausantis turto. Jei kas nors nors pasislėps savo dviratį ar seną tėvo sofą, gali kilti problemų su muitine, nes tai bus laikoma prekyba. (Ai, turiu omenyje – jei tai nebus deklaruota kaip dovana ar asmeninis daiktas, bet čia jau per daug detalių). Geriau tokias paslaptis pasilikti namie arba vežti atskirai.

Kaip paruošti techniką?

Viską išjungti, susukti laidus, o jei galima – sudėti į originalią pakuotę. Jei originalios nebėra, tai geriau naudoti bobilių, o ne laikyti monitorių ant grindų po vieną. Vairuotojai dažnai būna užsiėmę ir gali tiesiog užmesti viską į krūvą, o tada jūs gaunate sulaužytus ekranus. Prisimenu vieną atveją, kai klientas paliko kompiuterius įjungtus, ir įkrovus atjungus, vaizdas pradingo visam laikui.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, didelius spintas, sekcijas reikia išardyti, nes jos tiesiog nepraeis pro duris ar neįlips į furgoną taip, kad būtų saugu. Jei neturite savo meistro, mes galime siųsti mūsų vyrus su įrankiais, bet tai papildomai kainuos. O jei bandysite jį išardyti patys be patirties, gali likti daug „liekanų“ – varžtų ir poveržlių, kurios niekur netilps.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Tonerius, tušus, chemines medžiagas reikia uždaryti į hermetiškus maišus. Negalima, kad jie išsilietų, nes jei užteršite kito kliento siuntą, turėsite mokėti už švariąją. Tai viena taisyklė, kurios mūsų vairuotojai labai griežtai laikosi. Ir prašom nedėti jokių benzino kanistrų – tai griežtai draudžiama ir be jokios diskusijos.

Ar galiu būti tikras, kad nieko nenukryps?

Niekas negali duoti 100 proc. garantijos. Mes stengiamės, kruopščiai užsegame viskas, tačiau kelionė per Lamanšą ar per blogus lietuviškus keliuos gali būti truputį... šiurkšti. Viskas priklauso nuo to, kaip gerai patys supakuojate dėžes. Jei ten bus tuščia vieta, daiktai pradės šokti. Tai kaip maišyti betoną – reikia konsistencijos.

Kaip susitarti dėl laiko?

Laikas yra reliatyvus, ypač kai kalbame apie biuro perkraustymas į Angliją. Mes sakome „antradienį“, bet tai gali reikšti ir antradienio vakarą, ar net trečiadienio ryta. Geriau planuokite savo darbą taip, kad turėtumėte atsarginio laiko. Nereikėtų skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti „kur jūs“, kai jis stovi spūstyje prie Kauno.

Ar galima sekti krovinių vietą?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas, tačiau kartais jos neveikia (technika – ji tokia). Tokiu atveju geriausia tiesiog susisiekti su dispečeriu. Jis tiksliau pasakys, kur mašina yra, negu jūs matysite ekrane, kuris atnaujinamas kas ketvirtį. Ir nepamirškite, kad Anglijoje laikas skiriasi viena valanda.

Ką daryti, jei įmonės adresas pasikeitė?

Būtina mums pranešti iš karto. Negalima važiuoti į seną adresą ir tik ten sužinoti, kad raktai pasikeitė. Tai kainuoja laiką ir pinigus. Ir vėlgi, dokumentuose adresas turi sutapti su tuo, kur vežame. Kitaip muitinė gali suklysti su pristatymo vieta.

Ar reikia draudimo?

Be abeo. Komercinis draudimas privalomas. Nemanau, kad norite rizikuoti savo įmonės turtu dėl to, kad ką nors užmiršote pasirašyti. Draudimo apimtis turi dengti viską, ką vežate, o ne tik dalį. Pasidomėkite, ar draudimas galioja ir už Lietuvos ribų, nes kai kurie „pigūs“ variantai baigiasi pasienio.

Kainos ir mokėjimai

Kiek vidutiniškai kainuoja toks reisas?

Kainos svyruoja labai stipriai. Jei tai tik keli dėžės ir kėdės, galima kalbėti apie šimtus eurų, bet jei judinate visą biurą su serveriais, tai kainos gali siekti kelis tūkstančius. Taip pat didelė įtaka turi degalų kaina, kuri, kaip žinote, dabar nėra stabili. Geriausia kreiptis dėl pasiūlymo, kad nustatytume tikslią sumą.

Ar kainuoja papildomai iškrovimas Anglijoje?

Taip, jei įeina į aukštą pastatą be lifto, arba jei reikia nešti per labai ilgą atstumą nuo mašinos. Angliški miestai dažnai siauri, sunku pristatyti tiesiai prie įėjimo. Tada reikia nešti per kelis šimtus metrų. Tas laikas ir fizinis darbas turi būti kažkam apmokėtas.

Kada reikia mokėti?

Įprasta praktika – 50 proc. avanso, likutį – atlikus darbą arba prieš išvykstant iš Lietuvos. Mes nesileidžiame į riziką vežti krovinius be apmokėjimo, nes jei klientas atsisako priimti prekes, mes liktume su jomis svetimoje šalyje. Tai mums buvo mokykla prieš dešimt metų, kai praradome pusę metų pajamų dėl vieno nepayingo kliento.

Ar galima atsiskaityti kortele?

Galima, tačiau mums patinka pavedimai, nes nereikia mokėti banko mokesčių. Kortelės mokesčiai dideli, ir juos turėtų padengti klientas. Jei suma didelė, pavedimas yra saugesnis ir paprastesnis abiem pusėms. O taip pat, grynaisiais pinigais vairuotojams niekas neduoda – tai pavojinga.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Mokesčiai už tiltą Anglijoje, už tunelį – tai standartiniai dalykai, kurie yra įtraukti į sąskaitą, nebent sutarta kitaip. Muitinės mokesčiai (jei tokių yra) mokami kliento sąskaita, mes tik padedame juos susitvarkyti. Mes neslėpiame nieko, tiesiog kartais užmirštame paminėti, kad už ką nors reikia sumokėti tiesiogiai vietinėms tarnyboms.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei vežate reguliariai, pavyzdžiui, kas mėnesį prekių, taip, mes galime pasiūlyti geresnę kainą. Bet vienkartinis biuro perkraustymas į Angliją be jokios istorijos – čia kaina yra tokia, kokia yra. Negalima derėtis kaip turguje, degalų kaina visiems vienoda.

Kas nutinka, jei aš atsisakau?

Jei atsisakote prieš pat išvykstant, avansas negrąžinamas, nes mes jau esame susiruošę, pasamdyti vairuotojai, planuotas maršrutas. Jei atsisakote savaitę iki – tai galima aptarti, bet tikrai nebus pilnas grąžinimas. Verslas yra verslas.

Ar brangiau vežti į Londoną nei į šiaurę?

Londonas visada brangesnis. Ten ir ULEZ zonos, ir kelių mokesčiai, ir spūstys, kurios valgomas degalus. į Šiaurės Angliją, pavyzdžiui, į Mančesterį ar Liverpulį, važiuoti paprasčiau, tad ir kaina gali būti šiek tiek mažesnė. Bet skirtumas nėra milžiniškas, svarbiau – konkreti vieta.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Įprastai ne. Dėžės, juostos, burbuliukai – tai viskas papildomai. Jei norite, kad mes visą tai nuveštume ir supakuotume, tai tai kainuos kaip atskira paslauga. Tačiau dauguma firmų patys perka dėžes iš sandėlių, ten pigiau.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Kuro kaina, kelių mokesčiai, keleivių kainos (jei reikia grįžti tuščia), darbo užmokestis Anglijoje. Dabar, kai infliacija aukšta, viskas brangsta. Praėjusiais metais buvo pigiau, šiais metais – brangiau. Tai realybė, su kurią reikia susitaikyti.

Ar galima mokėti atidėtinai?

Su naujais klientais – ne. Per daug kartą esime „nudegę“. Su ilgalaikeiais partneriais galima kalbėti apie sąskaitas-faktūras su 30 dienų apmokėjimo terminu, bet tai tik tada, kai jau įgyjame pasitikėjimą.

Muitinės ir Anglijos specifika

Ar sunku praeiti muitinę?

Dabar, po „Brexito“, tai tikrai sudėtingiau. Reikia teisingai užpildyti eksporto ir importo deklaracijas. Vien klaida skaičiuose gali sustabdyti visą procesą. Mums tai kasdienybė, bet jei bandytumėtės tai daryti patys be patirties, būtumėt naktį neįmigę.

Kokius dokumentus reikia tur�ti sienoje?

Sąskaita-faktūra, prekių pirkimo-skyrimo sandorio sutartis (jei tokią turite), transporto dokumentas (CMR). Visi ši dokumentai turi būti anglų kalba arba su oficialiu vertimu. Muitininkai mėgsta, kai visai aišku ir nebereikia nieko aiškinti.

Ar dažnai patikrina krovinius?

Statistiškai – ne, dažniausiai tiesiog patikrina dokumentus elektroniniu būdu. Bet jei sistema „pajuodo“ arba atrodo įtartai, gali būti fizinė patikra. Tada viskas iškraunama ir tikrinama po vieną dėžę. Tai trunka valandas, o kartais ir dienas.

Kas daryti, jei pradeda klausti apie kilmę?

Prekės kilmė (Origin) dabar labai svarbi. Jei gamyba vyko Kinijoje, o tiesiog pervežėte per Lietuvą, tai mokesčiai bus didesni. Jei tai ES gamyba, gali būti lengvatinės sąlygos. Reikia turėti dokumentus, kurie įrodo, kur daiktas pagamintas. (Man atrodo, to reikalauja tik brangesniems daiktams, bet geriau turėt viskam).

Ar reikia mokėti PVM?

Jei jūsų įmonė yra registruota PVM mokėtoja Anglijoje, tai galima taikyti 0 proc. tarifą (intra-community supply). Jei ne, teks mokėti importo PVM, kurį vėliau galima grąžinti kaip mokesčio grąžinimą. Tai biurokratinis procesas, bet pinigai grįžta.

Kas nutinka su maistu ar gėrimais?

Biuro maistas (kava, arbata, sausainiai) dažniausiai draudžiamas arba reikalauja specialių leidimų, ypač jei tai mėsos ar pieno produktai. Geriau nepabandyti vežti kelių kilogramų dešrų, jas tiesiog konfiskuos. Geriau nusipirkti vietinių Anglijos produktų.

Ar galima veži elektronines cigaretės?

Labai griežtai reguliuojama. Jas galima veži tik tam tikrą kiekį asmeniniam naudojimui, o ne dideles partijas prekybai. Jei radome vairuotoje dėžę su „vaipais“ be dokumentų, teko išmesti viską, kad nebūtume baudžiami.

Kas yra EORI numeris ir kur jį gauti?

Jau minėjau, bet pakartuosiu – tai unikalus numeris, kurį išduoda Muitinės departamentas. Jis reikalingas visoms operacijoms su trečiosiomis šalimis. Užpildote formą internete, laukiate patvirtinimo. Jei jo nėra, krovinys nepraeis.

Ar galima veži naudotus daiktus be mokesčių?

Naudojami biuro baldai ir technika gali būti įvežami be importo muito, jei tai ne prekybai, o ožems reikmėms. Reikia įrodymų, kad tai buvo naudojama jūsų biure Lietuvoje (pavyzdžiui, inventoriaus sąrašai su data). Bet PVM vis tiek gali būti taikomas.

Kaip elgtis, jei dokumentuose yra klaida?

Skambinti mums iš karto. Mes galime pataisyti deklaraciją prieš pat patikrinimą arba jai vykstant. Jei pataisome vėlai, gali būti bauda už neteisingą duomenų pateikimą. Anglai šiuo atžvilgiu labai griežti – jie myli teisingus popierius.

Ar reikia draudimo muitinės atžvilgiu?

Draudimas apima ir praradimą muitinėje (jei kas nors nusprendžia konfiskuoti dėl klaidų), bet čia jau labai reti atvejai. Svarbiau užtikrinti, kad dokumentai būtų teisingi, nei rūpintis draudimu iš tolesnės pusės.

Kuo skiriasi Anglijos muitinė nuo Lietuvos?

Anglijos daugiau fokusuoja į saugumą ir kilmę, Lietuvos – daugiau į techninius dalykus. Be to, Anglijoje viskas vyksta angliškai, todėl reikia žodynų arba gerų vertėjų. Ir jie nieko neleidžia „aklu“, viską tikrina.

Ar galiu veži vaistus?

Tik asmeniniam naudojimui ir su receptu. Jei būsite vežami dideli kiekiai vaistų be dokumentų, tai bus laikoma kontrabanda. Biuro first-aidės apyvarta turi būti standartinė ir neviršyti leidžiamų normų.

Rizikos ir nepageidaujamos situacijos

Kas daryti, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes siunčiame pagalbą – kitą vairuotoją arba techniką. Jūsų krovinys gali vėluoti, bet mes visada pranešame. Vieną kartą vairuotojas užkibo į duobę netoli Birmingamo, buvo baisus šurmulys, bet viską išsivežėme per dieną.

Ar dažnai dingka daiktai?

Labai retai. Mes turime inventorizaciją, kai užkrauname ir kai iškrauname. Jei ko nors trūksta, ieškome. Dažniausiai pasitaiko, kad dėžė nukrito po kito arba buvo palikta sandėlyje. Nieko niekur neišnyksta stebuklingai.

Kas nutinka, jei sulūžta taisymo metu?

Jei tai mūsų kaltė, draudimas padengia žalą. Reikia tik nuotraukų ir protokolo. Jei jūsų kaltė – pvz., blogai supakavote ir dėžė sužlugo nuo svorio – tada atsakomybė jūsų. Nereikia kaltinti vairuotojo už tai, kad jis perkėlė dėžę, kuri tiesiog išsilydo.

Ar galiu būti tikras, kad vairuotojas geražmogis?

Stengiamės dirbti su patikimais žmonėmis, bet mes ne psichologai. Kartais būna ir iššūkių. Jei vairuotojas elgiasi negerai, prašome skambinti mums iš karto. Mes su juo kalbėsime. Bet dažniausia jie tiesiog pavargę ir nori greitai baigti darbą.

O dėl pandemijos ar kitų krizių?

Dabar viskas jau normalizuojasi, bet visada egzistuoja rizika, kad sienos užsidarys (kaip buvo su Covidu). Tada mes stovime ir laukiame. Negalima nieko daryti, tik laukti. Tokios išlaidas ne dengia niekas, tai tiesiog likimas.

Kas daryti, jei klientas Anglijoje atsisako priimti prekes?

Tai baisiausia naktmarė. Mes turime vežti atgal arba sandėliuoti Anglijoje už didelius pinigus. Todėl visada tikriname, ar tikrai tas žmogus laukia ir ar tikrai jis turi galimybę priimti krovinią. Ne kartą girdėjau „aš pamiršau, aš ne Lietuvoje“.

Ar saugu veži brangius serverius?

Taip, jei jie supakuoti ant vibracijos slopinimo pagalvių. Serveriai jautrūs smūgiams. Vienas klientas neleido mums supakuoti serverio, tik uždengė pledu. Rezultatas – kietasis diskas nužuvo. Dabar mes draugiškai, bet tvirtai reikalaujame daryti pagal taisykles.

Kaip elgtis su dėmėmis ant grindų iškrovimo metu?

Jei vairuotojas nešia purvinus batus, tai problema. Mes turiame turėti suolelius arba dėti apsaugą. Jei padaroma žala kliento patalpose, tai taip pat draudžiama. Bet dažniausiai viskas vyksta tvarkingai, jei tik klientas paruošia erdvę.

Ar gali būti, kad dingsta kontaktas su vairuotoju?

Kartais jie važiuoja per „mirusiųjų zoną“, kur nėra ryšio. Nelikti panikos – po valandos jis pasirodys. Jei ne – skambinkite mums. Mes turime alternatyvius ryšio kanalus su dispečeriais.

Kas daryti, jei pasirodo, kad kroviniu per daug?

Ji telpa į mašiną, tačiau labai sunku uždaryti duris. Tai saugumo rizika. Tokiu atveju gali tekti palikti dalį krovinių ir vežti antruoju reisu (už jūsų sąskaitą). todėl geriau tiksliai nurodyti kiekį užsakyme.

Ar yra rizika, kad vairuotojas pavargsta?

Yra darbo laiko apribojimai tachografais. Jie negali važiuoti be poilsio. Jei reikia skubėti, gali tekti keisti vairuotojus pusiaukelėje. Tai normalu, saugumas pirmiausia. Nereikėtų spausti jų pašaukiant „važiuok greičiau, mes jau laukiam“.

Ką daryti, jei sužinojau, kad pamiršau kažką Lietuvoje?

Jei mašina dar neišvažiavo, greitai. Jei jau važiuoja – teks vežti kitaip. Galime padėti surasti kurjerį Lietuvoje, kuris nuneigtų tą dalyką į mūsų bazią, jei dar spėjame įkrauti. Bet už tai imamas mokestis.

Išvada

Viskas susumavus, sėkmingas biuro perkraustymas į Angliją priklauso ne nuo stebuklų, o nuo gero planavimo ir realaus požiūrio. Pasiruoškite dokumentus, užpildykite inventorių ir pasitikėkite savo pervežėju, o ne kiekvieną žingsnį bandykite kontroliuoti patys. Nėra idealios situacijos, visada kažkas nutinka – vėluoja, trūksta arba lūžta, bet su patirtimi tai tampa tik darbo dalimi. Mes jau matėm viską, tad jūsų biuras tikrai atkeliaus į naują vietą, jei tik išliksite kantrūs.