Biuro perkraustymas į Angliją: greitai ir be trikdžių

Biuro perkraustymas į Angliją: greitai ir be trikdžių skamba gražiai, bet realybėje tai visada šiek tiek chaotiška. Kompiuteriai, serveriai, kėdės, stalai, dokumentai, darbuotojų daiktai, kartais net kavos aparatas, be kurio ofisas miršta greičiau negu verslas. Aš matau savo darbą taip: ne tik atvežti baldus, bet sutvarkyti procesą, kad pirmadienį žmonės galėtų sėdėti ir dirbti, o ne ieškoti monitoriaus laiptinėje. (Tiksliau – be verslo sustabdymo, ne visada be prakaito.)

DUK apie biuro perkraustymą į Angliją

Kaip prasideda biuro perkraustymas į Angliją?

Viskas prasideda nuo apklausos: kiek darbuotojų, koks plotas, ar yra serverinė, ar reikia išmontuoti baldus, ar Anglijoje jau paruošta vieta. Be nuotraukų sunku duoti normalią kainą. Kartais klientas sako „mažas ofisas“, o ten trys kabinetukai ir sandėliukas. Kitas sako „didelis biuras“, bet viskas jau sutvarkyta. Todėl pirmas žingsnis – realus vaizdas.

Kiek laiko trunka biuro perkraustymas į Angliją?

Mažą ofisą galima sutvarkyti per vieną dieną, vidutinį – per dvi–tris, didelį – pagal grafiką. Bet svarbu ne tik vežimas. Reikia išmontuoti, sunumeruoti stalus, apsaugoti ekranus, sudėti dokumentus, atvežti, išdėlioti. Jei Anglijoje nėra liftų arba reikia laukti leidimo į pastatą, terminas ilgėja. Todėl aš visada palieku rezervą.

Ar galite perkraustyti biurą per savaitgalį?

Taip, ir dažniausiai tai geriausias variantas, jei reikia minimalių trikdžių. Penktadienio vakaras arba šeštadienis leidžia pirmadienį pradėti darbą naujoje vietoje. Tik savaitgalinis darbas Anglijoje gali kainuoti daugiau, ypač Londone, Birmingame ar Mančesteryje. Be to, kai kurie pastatai neleidžia triukšmauti šeštadieniais, tad tai reikia tikrinti iš anksto.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Kompiuterius reikia išjungti, atjungti, pažymėti laidus ir saugiai supakuoti. Serverius geriausia perkraustyti atskirai, su IT žmogumi arba pagal jo instrukcijas. Aš nesu programuotojas ir nenoriu liesti to, ko nesuprantu. Jei serveris brangus, atsakomybė turi būti aiški. Čia geriau būti nuobodžiam nei paskui klausyti, kodėl „nebeužsikrauna sistema“.

Ar dokumentus galima vežti together?

Lietuviškai sakytume „kartu“, bet supratau klausimą. Dokumentus vežame, tik reikia dėžių, etikečių ir, pageidautina, sąrašo. Konfidencialūs dokumentai turėtų būti uždaryti, sunumeruoti, o geriausia – vežami atskirai. Jei biure yra buhalterija, sutartys ar klientų duomenys, negalima jų tiesiog sumesti į maišą. Tai ne tik netvarka, bet ir rizika.

Ar galima perkraustyti tik dalį biuro?

Žinoma. Dažnai klientai perkelia vieną skyrių, archyvą, sandėlį ar IT įrangą. Tokiu atveju darome etapais, kad darbas nesustotų. Pavyzdžiui, pirmiausia išvežame archyvą, tada vieną kabinetą, tada bendrą zoną. Tai lėčiau, bet saugiau. Kartais lėčiau reiškia protingiau, nors klientui norisi viską „šiandien iki vakaro“.

Pakavimas, žymėjimas ir biuro perkraustymas į Angliją

Kaip žymėti baldus ir dėžes?

Baldai žymimi pagal kambarį, aukštą, stalą ar darbuotoją. Dėžės – numeriais ir trumpu turiniu. Jei Londone perkraustome biurą į Lidą, o dėžės pažymėtos tik „A1, A2, A3“, niekas ten nesigaus. Geriausia turėti paprastą lentelę: numeris, kam priklauso, kur statyti. Tai atrodo smulkmena, bet sutaupo valandas.

Ar reikia pirkti specialias dėžes biurui?

Geriausia taip, ypač dokumentams, kompiuterinei technikai ir trapiems daiktams. Arklinės dėžės, dėžės su dangčiais, plėvelė, kampai – tai ne dekoracijos. Tai apsauga. Vieną kartą Mažame ofise prie Kembridžo klientas naudojo senas dėžes iš sandėlio, ir pusė jų atsivėrė kelyje. Po to visi staiga suprato, kodėl mes taip kalbame apie pakavimą.

Kas atsako, jei darbuotojas palieka asmeninius daiktus stalčiuje?

Geriausia, kad darbuotojai išsineštų asmeninius daiktus patys. Jei stalčiuje lieka puodeliai, dokumentai, vaistai ar keistas rinkinys „gal kada nors prireiks“, tai tampa mūsų galvos skausmu. Mes galime dėžes perkelti, bet negalime garantuoti, kad kiekvienas daiktas bus atpažintas. Todėl prieš biuro perkraustymą į Angliją reikia vidinio pranešimo darbuotojams.

Ar galite išmontuoti biuro baldus?

Taip, jei baldai tam skirti ir turime įrankių. Daugumą stalų, lentynų, posėdžių stalų galima išmontuoti. Ypač sudėtingi moduliniai baldai kartais reikalauja gamintojo instrukcijos. Jei baldas senas, trapus ar jau laikosi „ant sąžinės“, mes apie tai įspėsime. Kartais geriau vežti neišmontavus, kad paskui nesurinktumėte konstrukcijos su trimis papildomomis detalėmis.

Ar kavos aparatas, virtuvėlė ir augalai taip pat vežami?

Vežami, jei taip sutarta. Kavos aparatas turi būti išjungtas, išvalytas, vanduo išleistas. Augalai – atskira istorija. Ne visi augalai gerai pakelia kelionę, ypač žiemą. Jei tai brangus vazonas, reikia aptarti. O kavos aparatas... na, be jo biure prasideda tikra drama, todėl jį dažniausiai stengiamės išgelbėti pirmą.

Ar galite palikti baldus Anglijoje sandėlyje?

Taip, kartais reikia laikino saugojimo, ypač jei naujos patalpos dar neparuoštos. Sandėliavimas kainuoja papildomai, nes reikia vietos, apsaugos, įrašų ir vėlesnio pristatymo. Jei biuras perkeliamas iš Lietuvos į Londoną, o nuoma prasideda tik po dviejų savaičių, tai gali būti geras sprendimas. Tik reikia viską fiksuoti popieriuje.

Terminai, komanda ir biuro perkraustymas į Angliją

Kiek žmonių reikia biurui perkraustyti?

Mažam biurui gali užtekti dviejų–trijų žmonių, vidutiniam – keturių–šešių, dideliam – daugiau arba keli reisai. Viskas priklauso nuo tūrio, aukštų, liftų, atstumo iki automobilio ir to, ar baldai išmontuojami. Jei Londone reikia nešti stalus per požeminį garažą, tai nėra tas pats, kas turėti kiemą prie pat durų.

Ar reikalingas projektų vadovas?

Didesniam biurui – labai pageidautina. Projektų vadovas arba atsakingas asmuo iš kliento pusės turi žinoti planą, kambarių numeraciją, prioritetus. Be tokio žmogaus viskas virsta klausimais: „Kur šitas stalas?“, „Kam ši dėžė?“, „Kodėl serveris ne čia?“ Mes galime organizuoti, bet klientas turi turėti savo vidinį sprendimų priėmėją.

Kodėl kai kurie biuro perkraustymai vėluoja?

Dažniausiai dėl nerealistiško plano. Pavyzdžiui, penktadienį 17 val. dar žmonės dirba, dokumentai nesudėti, kompiuteriai neatjungti, o mes turime „greitai viską išvežti“. Kitas atvejis – Anglijoje pastato apsauga neišduoda leidimo į garažą. Todėl biuro perkraustymas į Angliją: greitai ir be trikdžių įmanomas tik tada, kai abi pusės ruošiasi.

Ar galima dirbti biure perkraustymo dieną?

Mažame biure – sunku. Vidutiniame – galima dalimis, jei darome etapais. Dideliame – dažniausiai taip, bet reikia aiškios zonos, kurią liečiame pirmiausia. Darbuotojai negali nuolat vaikščioti pro krovėjus su kavos puodeliais ir klausti, ar greitai baigsime. Saugumas svarbesnis už norą paspartinti.

Ar reikia pranešti pastato administracijai?

Anglijoje dažnai taip. Ypač Londono biuruose, Birmingamo verslo centruose, Mančesterio pastatuose. Gali reikėti leidimo automobiliui, draudimo dokumentų, darbo laiko lango, apsaugos kontaktų. Jei to nepadarote, vairuotojas gali stovėti gatvėje ir laukti, o laikas eina. Tai viena tų smulkmenų, kuri kainuoja pinigus.

Ką daryti, jei naujame biure dar nėra visko paruošta?

Tada reikia plano B: kur laikinai dėkite dėžes, kuris kambarys priima pirmiausia, kur statyti IT įrangą. Dažna klaida – manyti, kad naujame ofise „kažkaip bus“. Ne visada bus. Jei grindys dar dažomos, o internetas neįvestas, perkraustymas tampa chaosu. Todėl prieš atvykimą reikia patikrinti elektros lizdus, duris, liftus ir parkavimą.

Kainos ir garantijos

Nuo ko priklauso biuro perkraustymo į Angliją kaina?

Nuo tūrio, atstumo, darbuotojų skaičiaus, pakavimo medžiagų, išmontavimo, aukštų, liftų, parkavimo, draudimo ir termino. Jei reikia dirbti naktį ar savaitgalį, kaina didesnė. Jei Londono centre reikia rezervuoti leidimą furgonui, irgi. Pigiausias variantas dažnai išeina brangiausias, kai viskas daroma be plano.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, jei informacija pilna ir niekas nekeičia sąlygų. Jei po pasiūlymo paaiškėja, kad yra dar 40 dėžių dokumentų, serverinė ir penktas aukštas be lifto, kaina keičiasi. Tai ne žaidimas. Aš geriau iš pradžių pasakysiu nemalonų dalyką, negu paskui aiškinsiu sąskaitą.

Kokia garantija taikoma biurui perkraustyti?

Garantija turi būti aiški: kas atsako už baldus, techniką, dokumentus, vėlavimą, papildomus darbus. Mes stengiamės viską fiksuoti prieš darbą ir po jo. Jei baldas buvo įbrėžtas prieš vežimą, tai reikia matyti nuotraukose. Jei ne, prasideda ginčai. Todėl nuotraukos nėra paranoja, tai normalus darbas.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Ne visada. Pigiausias pasiūlymas kartais reiškia, kad neįskaičiuotas išmontavimas, parkavimas, dėžės ar draudimas. Yra įmonių, kurios duoda gražią kainą telefonu, o vietoje pradeda skaičiuoti kiekvieną lipduką. Biuro perkraustymas į Angliją: greitai ir be trikdžių turi būti ne tik pigus, bet ir suprantamas.

Ar galima susiderėti kainą?

Kartais galima, jei keičiamas terminas, sumažinamas paslaugų kiekis arba klientas pats dalį paruošia. Bet jei prašote tos pačios apimties už dvigubai mažiau, tai ne derėjimas, o fantazija. Mes matome darbo valandas, kurą, žmones, riziką. Gera kaina turi būti sąžininga abiem pusėm.

Ką klientas gali padaryti, kad sumažintų kainą?

Iš anksto išrinkti nereikalingus daiktus, išmesti senus baldus, sutvarkyti dokumentus, paruošti kompiuterius, pažymėti dėžes. Kuo mažiau sprendimų perkraustymo dieną, tuo pigiau. Jei mes gaištame laiką rūšiuodami jūsų senus katalogus nuo 2014 metų, tai kainuoja. Paprasta, bet daugelis apie tai pamiršta.

Išvada

Biuro perkraustymas į Angliją: greitai ir be trikdžių įmanomas, kai yra realus planas, aiškus kontaktas ir paruošti daiktai. Greitis be organizacijos greitai tampa problemomis. Todėl geriausia pradėti ne nuo kainos, o nuo sąrašo: kas vežama, kada, kur statoma ir kas priima Anglijoje.